DOKA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

DOKA

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

1VERİ SORUMLUSU

Veri Sorumlusu, yönetim ofisi Xxxxx Xxx. Xxxxxxx Xxx. Xx:000 Xxxxxxxxxx / Xxxxxxxx adresinde bulunan Doka Endüstri Ltd. Şti. (bundan sonra “Veri Sorumlusu” olarak anılacaktır) dir. Veri Sorumlusuna xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx adresindeki internet sitesinde gösterilen iletişim bilgilerinden ulaşılabilmektedir.

2KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ (AMAÇLARI)

Veri Sorumlusu olarak tarafınızdan sağlanan verileri aşağıdaki amaçlar için toplamakta ve işlemekteyiz;

2.1Eğer Çalışan, Çalışan adayı veya stajyer iseniz

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• İç Denetim/Soruşturma/İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Ücret Politikasının Yürütülmesi,

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi,

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

2.2Eğer tedarikçimiz veya tedarikçi adayı iseniz

• Veri Sorumlusunun prosedürlerine uygun olarak Tedarikçi'nin yeterlilik sürecine devam etmek;

• Tedarikçinin hizmetleri ve / veya malları için tedarik sözleşmeleri yapmak;

• Tedarikçi ile yürürlükte olan ilişkilerden kaynaklanan sözleşme öncesi, akdi ve mali yükümlülükleri yerine getirmek;

• Yasa ya da yetkili makamlar tarafından uygulanan yükümlülükleri yerine getirmek;

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• İş Sağlığı ve Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mal/Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

• İş sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliği

• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

2.3Eğer müşterimiz iseniz

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Süreçlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Talep / Şikayetlerin Takibi

• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

2.4Ziyaretçi olarak Doka Endüstri’ye geldiyseniz

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

• Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

• Veri Sorumlusu Operasyonlarının güvenliği

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

2.5Salgın Hastalık Dönemlerinde Doka Endüstri’ye Giriş Yaptıysanız

Özel Nitelikli Kişisel verileriniz;

• Salgın hastalığın (Örn. Covid-19) şirket içinde yayılmasının önlenmesi ve

• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Salgın hastalığa yakalanmanız durumunda temas ettiğiniz çalışanlara bilgi verilmesi

• Salgın hastalığa yakalanmış birine temas ettiğinizin tespit edilmesi durumunda, sağlık kuruluşlarına bilgi verilmesi

amaçlarıyla toplanacak ve gerekli olduğu durumlarda ilgili kişiler ile paylaşılacaktır.

Salgın devam ettiği sürece yukarıda belirtilen kişisel verileriniz “Doka Endüstri” bilgisayarlarında ve sunucularında saklanır. Salgın sona erdikten sonra “Doka Endüstri” çalışanı iseniz sağlık ile ilgili kişisel verileriniz kanunun 6. maddesinde belirtildiği şekilde, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmeye devam edecektir.

2.6İŞLEME YÖNTEMLERİ

Veri sorumlusu, kişisel verileri meşru amaçlar için, yasalara uygun olarak, amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, adalet ve şeffaflık ilkelerine uygun olarak sınırlandırılmış süreler boyunca işleyecektir. Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Anayasa, KVKK ve ilgili mevzuat ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranılacaktır.

Kişisel verileriniz aşağıdaki işlemler yoluyla işlenir: toplama, kayıt, organizasyon, yapılandırma, depolama, danışma, uyarlama veya değiştirme, kullanma, yayma, aktarım yoluyla iletme, alma, hizalama veya kombinasyon, kısıtlama, silme veya verilerin imha edilmesi . Kişisel bilgileriniz hem basılı hem de elektronik işleme tabi tutulur.

Veri toplama için otomatik veya otomatik olmayan yöntemler kullanılmaktadır.

• Elden, elektronik postayla, postayla, referanslar aracılığıyla veya danışmanlık şirketleri ve/veya internet siteleri aracılığı ile

• Şirket’in çalıştığı istihdam ve danışmanlık şirketlerinden aday ile ilgili iletilen diğer bilgiler ile,

• Farklı şekillerde (yüz yüze, telefon vb) yapılabilecek mülakatlar sırasında edinilen bilgiler ile,

• İlgili kişilerin iletmiş olduğu bilgilerin doğruluğunu kontrol amacı ile yapılan araştırmalar vasıtası ile.

• Görüntü kaydı yapabilen elektronik veri toplama sistemleri ile

Veri sorumlusu, kişisel verileri, önceki maddede belirtilen amaçların ifası için gerekli olan yasal süreler boyunca işleyecektir.

3KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Verileriniz Madde 2'de belirtilen amaçlar için aşağıdaki alıcılara erişilebilir hale getirilebilir:

• Veri Sorumlusu tarafından benimsenen bağlayıcı kurumsal kurallara uygun olarak işlenmesi için gerekli olduğu ölçüde, bağlı şirketler veya iştirakleri;

• Veri sorumlusu adına, dış kaynak bazında faaliyet yürüten şirketler veya diğer üçüncü kuruluşlar (danışmanlar, denetim şirketleri, denetleyici kurumlar, akreditasyon kurumları vb.);

• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek için kamu kuruluşları.

Açık onayınızı gerektirmeden, veri sorumlusu verilerinizi bahsedilen amaçları gerçekleştirmek için yasaca zorunlu olan kurumlar dahil Madde 2’de belirtilen amaçlar için denetleyici kurumlara, adli makamlara, sigorta kurumuna veya sigorta hizmetleri sağlayan sigorta şirketlerine, sağlık kuruluşlarına verebilir.

3.1SAKLAMA ORTAMLARI

Elektronik ortamda bulunan kişisel veriler Türkiye içindeki sunucularda saklanır. Her durumda ve gerekli olması halinde, veri sorumlusunun sunucuları Türkiye dışına taşınması hakkına sahip olacağı anlaşılmalıdır. Böyle bir durumda, veri sorumlusu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından sağlanan standart sözleşme hükümlerinin de dahil edilmesi ve ayrıca grup içi şirketler için bağlayıcı kuralların kabul edilmesi yoluyla AB dışındaki verilerin aktarımının yürürlükteki yasalara uygun olarak yapılmasını garanti etmektedir.

Elektronik ortamda bulunmayan kişisel veriler, erişim yetkisi olan Doka Endüstri personeli tarafından (kilitli dolaplar, kilitli odalar gibi) kontrollü ortamlarda saklanmaktadır.

Veriler bulundukları ortamdan bağımsız olarak belirlenen saklama süreleri boyunca saklanırlar.

4KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Şirket’imiz tarafından farklı kanallarla ve mevzuata ve Şirket politikalarına uyumun sağlanması hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

5İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Veri sahibi olarak, Kişisel verileri koruma kanunun 11. Maddesinde ifade edilen aşağıdaki konularda hak sahibisiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

6. Amaç, süre ve meşruiyet prensipleri dâhilinde değerlendirilmek üzere Kişisel Verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7. Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

8. İşlenen Kişisel Verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi durumunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi ve bu sebeple zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

Burada ifade edilen haklarınızı kullanabilmeniz için aşağıda tanımlanan iletişim yöntemlerinden birini kullanmanız gerekmektedir.

5.1VERİ SORUMLUSU İLE İLETİŞİME GEÇME YÖNTEMLERİ

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu, aşağıdaki yöntemler ile yapabilirsiniz:

Başvuru Yöntemi	Başvurunun Yapılacağı Adres	Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Başvuru formunun imzalı bir kopyasının Elden Başvuru ile teslim edilmesi (Başvuru sahibinin bizzat gelip kimliğini ibraz ederek başvurması gerekmektedir. Vekaleten başvuru yapılması durumunda noter tasdikli vekaletnamenin sunulması gerekmektedir.)	Merve Mahallesi Atatürk Caddesi No:322 Sancaktepe /İstanbul	Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Başvuru formunun imzalı bir kopyasının Noter vasıtasıyla ya da iadeli taahhütlü posta ile gönderilmesi	Merve Mahallesi Atatürk Caddesi No:322 Sancaktepe /İstanbul	Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Başvuru formunun imzalı bir kopyasının güvenli elektronik imzalı e-posta vasıtasıyla gönderilmesi	xxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx	Elektronik postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.

Veri sahibi adına 3. Kişiler tarafından yapılacak olan başvurularda, işbu Form ile birlikte noterce onaylanmış vekaletnamenin, velayet/vesayet altında bulunan çocuklar adına yapılacak başvurularda ise işbu form ile birlikte velayet/vesayet ilişkisini gösteren belgelerin bir suretinin tarafımıza gönderilmesi gerekmektedir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

Şirket, talebin niteliğine göre ilgili talebi Şirkete ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak yanıtlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Şirket tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret başvuru sahibinden alınacaktır. Şirket, gerektiğinde başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi veyahut belge talep edebilir.

Değerlendirme sonucunda DOKA, başvuruları kabul eder veya gerekçesini belirterek reddeder. Cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik posta yolu ile bildirilir.

Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.