TÜRK NÖROŞİRURJİ DERNEĞİ 36. BİLİMSEL KONGRESİ KONGRE ORGANİZASYON HİZMET ALIMI VE GELİR SAĞLAMA ŞARTNAME VE SÖZLEŞMESİ

16

Shape1

TÜRK NÖROŞİRURJİ DERNEĞİ 36. BİLİMSEL KONGRESİ

KONGRE ORGANİZASYON HİZMET ALIMI VE GELİR SAĞLAMA ŞARTNAME VE SÖZLEŞMESİ


Madde 1. Taraflar


1.1 Türk Nöroşirürji Derneği

Xxxxxxx Xxxxxxx 00/0Xxxxxxxxxxxx-00000 XXXXXX


1.2 Türk Nöroşirürji Derneği İktisadi İşletmesi

Taşkent Caddesi 13/4Bahçelievler-06500 ANKARA


1.3………………………………...(YÜKLENİCİ)

ADRES


Madde 2. Tanımlar


2.1 DERNEK; Türk Nöroşirürji Derneği’ni ifade eder.


2.2 İŞLETME; Türk Nöroşirürji Derneği İktisadi İşletmesi’ni ifade eder.


“DERNEK ve İŞLETME iş bu Sözleşmede müşterek ve müteselsil sorumlu olup, kendi aralarındaki yetkilendirme ve iş bölümü YÜKLENİCİ’yi bağlamaz; DERNEK ve/veya İŞLETME tanımlı aşağıdaki düzenlemeler sözleşmenin uygulanması usulü bakımından muhatabı belirmek maksatlı yapılmıştır.”


2.3 KONGRE BAŞKANI; TND Yönetim Kurulu Başkanı Prof. Dr. Xxxx XXXX dır.


2.4 KONGRE KOMİTESİ; KONGRE BAŞKANI başkanlığında olacak ve işbu Sözleşme’nin Madde 3’e uygun olarak yürürlüğe girmesi üzerine 10 gün içerisinde DERNEK tarafından YÜKLENİCİ’ye yazılı olarak bildirilecek olan kongre yönetim ve yürütme komitesini ifade eder.


2.5 YÜKLENİCİ; DERNEK ve/veya İŞLETME’ye teknik ve sosyal anlamda organizasyon hizmeti sunan ve gelir sağlayan …………………………….’dir.


2.6 KONGRE; Türk Nöroşirurji Derneği 36. Bilimsel Kongresi’dir.


2.7 KAYITLI VE KONAKLAMALI KATILIMCI; (PAKET ÜCRETİ) OTEL’de konaklama ve her şey dahil yeme/içme hizmetleri ile KONGRE kayıt ve KONGRE nedeni ile düzenlenen tüm hizmet ve organizasyonlardan faydalanma hakkı olan kişidir.


2.8 KAYITLI KATILIMCI; (KAYIT ÜCRETİ) OTEL’de konaklama hariç olmak üzere her şey dahil yeme/içme hizmetleri ile Kongre kayıt ve Kongre nedeni ile düzenlenen tüm hizmet ve organizasyonlardan faydalanma hakkı olan kişidir.


2.9 OTEL; KONGRE’nin yapılacağı ve gerçekleştirileceği ……….. otelini ifade eder.


2.10 SPONSOR; KONGRE organizasyonuna nakdi ve/veya ayni destek veren ve/veya katılımcıların KONGRE’ye katılımını finanse eden kurum ve kuruluşlardır.


2.11 KONGRE GELİRİ; KAYIT ÜCRETİ, PAKET ÜCRETİ, konaklama ücreti, basılı malzeme (yaka kartı, oda kartı, KONGRE duyuruları, poster, sertifika vb.), KONGRE çantası, stand bedeli, konuk evi, uydu sempozyumu, çalıştay, açılış kokteyli, tüm yiyecek içecek (kahvaltı, öğle yemeği, çay kahve molaları) sponsorlukları, KONGRE. mobil uygulamalar, ulaşım/transfer, sponsorluklardan vb. neden ile elde edilen gelirler ve diğer sponsorluk gelirleridir.


2.12 KAYIT ÜCRETİ; Otelde konaklama ve transfer/ulaşım hizmetleri hariç olmak üzere her şey dahil yeme/içme hizmetleri ile KONGRE kayıt ve KONGRE nedeni ile düzenlenen tüm hizmet ve organizasyonlardan faydalanacak katılımcı tarafından ödenecek bedeli ifade eder.


2.12 PAKET ÜCRETİ; Otelde konaklama, her şey dahil yeme/içme hizmetleri ile KONGRE kayıt ve KONGRE nedeni ile düzenlenen tüm hizmet ve organizasyonlardan faydalanacak katılımcı tarafından ödenecek bedeli ifade eder.


“İş bu Sözleşmede kullanılan kavramlar, iş bu maddenin tanımlanmış karşılığında kullanılmış olup, iş bu maddede karşılığı bulunmayan kavramlar için Türk Dil Kurumunun Büyük Türkçe sözlüğündeki karşılıkları geçerlidir.”


Madde 3. Sözleşmenin Konu Ve Süresi


3.1 Sözleşmenin Konusu


Sözleşmenin konusu; 27-30 / Nisan / 2023 tarihleri arasında veya tarafların yazılı mutabakatıyla belirlediği diğer bir tarihte DERNEK gözetim ve denetiminde OTEL’de (konaklamanın asgari 400-600 adet oda olmak üzere bu otelde gerçekleşeceği YÜKLENİCİ tarafından taahhüt edilmiştir.) gerçekleştirilecek olan Türk Nöroşirurji Derneği 36. Bilimsel Kongresinin ve işbu Sözleşmenin 7.1 maddesinde belirtilen “Ek Hizmet”’in YÜKLENİCİ tarafından gerçekleştirilmesi ve bunun için YÜKLENİCİ’nin sunacağı gerekli tüm mal ve hizmetlerin, bu mal ve hizmetlerin niteliklerinin, KONGRE finansmanı için gerekli olan gelirin elde edilmesi ve tüm organizasyonunun yapım, yürütülmesi ve sorumlulukları ile DERNEK ve İŞLETMENİN sorumluklarına dair şekil ve şartların belirlenmesi ile iş bu Sözleşme Taraflarının hak ve yükümlülüklerinin düzenlenmesidir.


3.2 Sözleşmenin Süresi


İşbu Sözleşme Taraflar’ca usulüne uygun olarak imzalandığı tarihten sonra işbu Sözleşmenin 5.3.1 maddesine konu teminat mektubunun DERNEK’e teslimini müteakip yürürlüğe girer ve kural olarak DERNEK’in YÜKLENİCİ’yi ibra etmesi ile sona erer.


Madde 4. Temsil, İletişim, Adres ve Banka Bilgileri


4.1 Temsil


DERNEK ve İŞLETME adına KONGRE BAŞKANI Prof. Dr. Xxxx XXXX; iş bu sözleşme kapsamında YÜKLENİCİ ile iletişime geçme ve YÜKLENİCİ’ye talimat verme konusunda münhasır olarak yetkili kişi olup, her defasında elektronik posta (xxxxxxxx@xxxxxxx.xxx) aracılığı ile bildirmek üzere Prof. Dr. Xxxx XXXX ’nın yetkilerini kişi veya kişilere devretmesi veya kişi veya kişiler ile paylaşması mümkündür.


XXXXXXXXX adına KONGRE BAŞKANI ve/veya yetkilendirdiği kişilerle ve/veya KONGRE KOMİTESİ ile muhatap olacak kişi(ler);……………………….’dir.

4.2 İletişim


Taraflar arasındaki iletişimin ivedilik gerektirdiği hallerde; DERNEK ve temsilcileri ile (0000) 000 00 00 numarası üzerinden faks yolu ile ve her halükarda xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx adresi üzerinden elektronik posta yolu ile, YÜKLENİCİ ile ise ……….. numarası üzerinden faks yolu ile ve her halükarda ……………….adreslerinden biri üzerinden elektronik posta yolu ile iletişime geçilebilir.


4.3 Tebligat Adresleri


DERNEK ve XXXXXXX’xxx xxxxxxxx xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx 00/0Xxxxxxxxxxxx-00000 XXXXXX, YÜKLENİCİ’nin tebligat adresi …………………………..’dur. Bu adresler tarafların tebligat adresleridir ve taraflar kural olarak tüm iletişimlerini bu adresler üzerinden sağlar. Tarafların, adres değişikliklerini 15 gün içinde karşı tarafa yazılı olarak bildirmemeleri halinde, bu adreslere gönderilecek her türlü tebligat, karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığına bakılmaksızın, kanunen geçerli bir tebligatın bütün yasal sonuçlarını doğurur.


4.4 Banka Bilgileri


İŞLETME Türk Lirası banka hesap bilgisi; IBAN TR ………………….dir.

İŞLETME Euro banka hesap bilgisi; IBAN TR ………………….dir

KONGRE Türk Lirası banka hesap bilgisi; IBAN TR …………………..dir

KONGRE Euro banka hesap bilgisi; IBAN TR …………………..dir

YÜKLENİCİ Türk Lirası banka hesap bilgisi; IBAN TR…………………..dir


Xxxxxxxx’xx banka hesap bilgilerinin işbu Sözleşme’de belirtilmemesi halinde, Taraflar işbu Sözleşme’nin Madde 3’e uygun olarak yürürlüğe girmesi üzerine 10 gün içerisinde banka hesap bilgilerini karşı tarafa yazılı olarak bildirecektir.


Şüpheye mahal vermemek adına; Taraflar, KONGRE banka hesabının münhasıran DERNEK veya İŞLETME tarafından açılacağını kabul, beyan ve taahhüt ederler.


Madde 5. Tarafların Hak Ve Yükümlülükleri


5.1 DERNEK’in Hak ve Yükümlülükleri


5.1.1 DERNEK, YÜKLENİCİ tarafından talep edilmesi halinde KONGRE’nin gerçekleştirilmesi için zaruri olan KONGRE’ye ilişkin uhdesinde yer alan tüm makul bilgi ve belgeleri, makul süre içerisinde YÜKLENİCİ’ye iletir ve DERNEK, üyeleri de dâhil ancak bununla sınırlı olmamak üzere sektörden Kongreye katılımının en üst seviyede gerçekleşmesi için elinden gelen azami gayreti sarf eder.


5.1.2 KAYIT ÜCRETİ ile PAKET ÜCRETİ ve üçüncü kişilere sunulan hizmetlere uygulanacak diğer ücretler, münhasıran DERNEK tarafından belirlenir.


PAKET ÜCRETİ; YÜKLENİCİ tarafından teklif edilecek otele göre değişebilecek olup; işbu ücret KDV dâhil toplam fiyatı 700 EURO’yu geçmeyecek şekilde (transfer ayrıca belirtilerek) DERNEK tarafından belirlenecektir. PAKET ÜCRETİ’n erken-geç kayıt fiyatları YÜKLENİCİ ile KONGRE KOMİTESİ’nin yazılı anlaşmasıyla belirlenecek olup belirlenen meblağ üzerindeki teklifler dikkate alınmayacaktır.


5.1.3 KAYIT ÜCRETİ aşağıdaki şekilde olacaktır.

Kayıt Tipi

Xxxx 2023 ve öncesi

Xxxx 2023 sonrası

Uzman (Üye)



Uzman (Üye Olmayan)



Refakatçi



Asistan/Hemşire/Stand Açan Firma Yetkilisi



Stand Açmayarak Katılan Firma Yetkilisi



5.1.4 PAKET ÜCRETİ aşağıdaki şekilde olacaktır.

Kayıt Tipi

Xxxx 2023 ve öncesi

Xxxx 2023 sonrası

Uzman (Üye)



Uzman (Üye Olmayan)



Asistan/Hemşire/Stand Açan Firma Yetkilisi



Refakatçi





5.2 YÜKLENİCİ’nin Hak ve Yükümlülükleri


5.2.1 YÜKLENİCİ, KONGRE’yi iş bu sözleşmede belirtildiği şekilde, eksiksiz ve profesyonel organizasyon standartlarına olarak derneğin saygınlığına uygun ve kaliteli şekilde ve süresinde düzenler, yürütür ve sonlandırır. Ancak YÜKLENİCİ, KONGRE’nin amacına ulaşması için gerekli teknik altyapıyı ve profesyonel organizasyon standartlarını eksiksiz sağlamak dışında KONGRE’nin bilimsel ve eğitimsel içeriğinin hazırlanmasından sorumlu tutulamaz.


YÜKLENİCİ, KONGRE sonucunda ve iş bu sözleşmedeki taahhütlerinin gerçekleşmesi sürecinde; DERNEK ve katılımcıların en üst seviyede sosyal ve kurumsal mutluluğunu sağlamayı ve KONGRE’nin sorunsuz ve eksiksiz bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için gerekli tüm konaklama, transfer/ulaşım, yeme/içme ve kongre materyallerinin temininin ve teknik altyapının mevcudiyetinin zamanında, profesyonel organizasyon standartlarına uygun ve eksiksiz sağlanmasını iş bu sözleşmenin temel ilkesi olarak kabul ve taahhüt etmiştir.

5.2.2 Konaklama ve ilgili hizmetler:


  1. YÜKLENİCİ, KONGRE’nin OTEL’in tüm salonlarında ve DERNEK’in onayı ile belirlenecek sair açık ve kapalı alanlarında ve Kongre kapsamındaki tüm konaklamaların OTEL’de gerçekleştirilmesi sağlar. Katılımcı sayısının 500 odayı aşması halinde aynı otelde konaklamanın mümkün olmaması kapsamında tarafların yazılı mutabakatı sağlanarak; katılımcıların fazla kısmının YÜKLENİCİ tarafından, KONGRE’nin gerçekleştiği otelin hizmet standartları ile aynı şartları taşıyan otel seçenekleri değerlendirilerek DERNEK tarafından kabul edilecek farklı otel veya otellerde konaklamalarının sağlanması mümkündür. Bu halde; iki ve/veya diğer oteller arasında KONGRE süresince DERNEK tarafından belirlenecek sıklıkla ve yine DERNEK tarafından uygun görülecek nitelikteki araçlarla ücretsiz ulaşım YÜKLENİCİ tarafından sağlanır.


  1. YÜKLENİCİ tarafından Kongre süresince; 6 kişilik ‘’welcome desk’’ personeli 4 gün, 6 kişilik kayıt masası personeli 4 gün, 10 kişilik toplantı salonu personeli 4 gün, ……….. havaalanında 6 kişilik karşılama personelik ilk 3 gün, OTEL’de transfer deskinde çalışacak 2 personel 4 gün, 15 kişilik teknik personel 5 gün boyunca görevlendirilir. Kongre bitiş filmi ve fotoğraflar için 2 kişilik kameraman ve 1 fotoğrafçı 4 gün, Sekreterya için 1 personel 5 gün, VIP davetliler için 1 kişi 4 gün, KONGRE yönetimi için YÜKLENİCİ merkez kadro 6 kişi 5 gün, ekip yönetimi için 2 süpervizör 5 gün, depo ve taşıma için 4 kişi 5 gün, stand ve poster alanı için 2 kişi 5 gün boyunca görevlendirilir. Bir personel, tüm katılımcılara telefon ile yol yardımı ve acil konularda kongre süresince destek verecektir. YÜKLENİCİ, KONGRE merkezinde katılımcılar için tur, dış mekan rezervasyon vb. ihtiyaçlar için bir concierge hizmeti sağlayacaktır. Tüm personel KONGRE logolu DERNEK tarafından onaylanacak tasarım baskılı özel t-shirt giyecektir. Personelin eksik işlem ve hatalarından münhasıran YÜKLENİCİ sorumludur.


  1. YÜKLENİCİ tarafından Kongre’de görevli tüm çalışanların SGK kayıtları yaptırılır ve gerektiği koşullarda SGK işyeri bildirimi gerçekleştirilir, bu çalışmaya bağlı tüm sosyal güvenlik ve vergisel yükümlülükler, ücretler ve varsa hakedişler eksiksiz ve süresinde münhasıran YÜKLENİCİ tarafından ödenir. YÜKLENİCİ tarafından görevli tüm çalışanlara iş güvenliği, KVKK eğitimleri verilecektir. DERNEK, İŞLETME, KONGRE BAŞKANI veya KONGRE KOMİTESİ’nin YÜKLENİCİ’nin işbu maddeden doğan yükümlülüğünü yerine getirmemesi nedeniyle ve YÜKLENİCİNİN çalışanlarının verdiği zararlarda dahil herhangi bir ödemede bulunması halinde, YÜKLENCİ söz konusu kişi ve kuruluşların zarar ve kaybını derhal nakden tazmin edecektir.

  1. DERNEK tarafından belirlenecek ve YÜKLENİCİ’ye yazılı olarak bildirilecek toplam 50 kişiye kadar dernek görevlisinin ve sponsorsuz konuşmacının konaklama, kayıt, ve transfer hizmeti DERNEK tarafından belirlenecek şartlarda, YÜKLENİCİ tarafından karşılanır. Bu kişiler arasında DERNEK kurucuları ve eşleri, DERNEK Yönetim Kurulu üyeleri ve eşleri, DERNEK eski başkanları ve eşleri ve Dernek Sekreteryası olan 2 kişi bulunmaktadır. Anılanlar dışında herhangi bir kişinin bu maddede öngörülen imkandan faydalanabilmesi KONGRE BAŞKANI ve KONGRE KOMİTESİ’nin yazılı onayı alınmadan yapılmaz.


  1. DERNEK yönetim kurulu üyelerinin ve yönetim kurulu tarafından belirlenecek yurtiçinde bulunan konuşmacıların yurtiçi gidiş-dönüş uçak biletleri YÜKLENİCİ tarafından ekonomi sınıftan alınır. Toplamda 30 kişinin uçak bilet karşılanacaktır.

  1. 5 yurtdışı konuşmacının; yurtdışı ve yurtiçi gidiş-dönüş uçak biletleri, YÜKLENİCİ tarafından ekonomi sınıftan alınır. Tüm yabancı davetliler için KONGRE süresi içinde DERNEK tarafından belirlenecek tarihte tüm masrafları YÜKLENİCİ tarafından ödenmek şartıyla ücretsiz VIP şehir turu yapılacaktır.

  1. DERNEK tarafından belirlenecek dernek görevlilerinin gidiş-dönüş havaalanı transferleri “normal statüde” YÜKLENİCİ tarafından karşılanır. Ancak; Yurtiçi/Yurtdışı konuşmacıların (40 kişi) gidiş-dönüş havaalanı transferleri, YÜKLENİCİ tarafından “VIP statüsünde ve koşullarına uygun” sağlanır.

  1. DERNEK tarafından belirlenecek dernek görevlisi veya görevlileri için DERNEK tarafından belirlenecek tarihlerde 5 gün süresince, DERNEK tarafından uygun görülecek bir adet şoförlü binek araç, YÜKLENİCİ tarafından tahsis edilir. Bu kullanıma ilişkin fiş veya fatura ile belgelendirilen akaryakıt harcamaları, kendisine sunulduğu gün içinde YÜKLENİCİ tarafından nakit olarak, belgeyi ibraz eden DERNEK görevlisine ödenir.



  1. YÜKLENİCİ, tüm kongre katılımcılarının iş bu sözleşme veya eki niteliğindeki diğer yazılı mutabakatlarda belirtilen otellerde ve belirtilen şartlarla konaklaması haricinde; 1 akşam, menüsü ve programı DERNEK tarafından belirlenecek açılış kokteyli düzenlenmesini; 1 akşam, menüsü ve programı DERNEK tarafından belirlenecek kapanış-dostluk yemeği düzenlenmesini; bu yemekte DERNEK ve YÜKLENİCİ tarafından yazılı olarak uzlaşılarak belirlenecek sanatçı veya sanatçıların sahne almasını ve bu etkinlikler esnasında ileri teknoloji ürünü ses ve ışık sistemi ile dekorasyonun kullanılmasını masrafları YÜKLENİCİ’ye ait olmak üzere sağlar. YÜKLENİCİ, DERNEK Yönetim Kurulu’nun onaylayacağı 5 alternatif sanatçı sunacaktır.

  1. Açılış kokteyli YÜKLENİCİ tarafından düzenlenecektir. Cips, çerez, ara sıcaktan (köfte,sosis vb.) oluşan ikramlar 1.5 saat boyunca limitsiz içki ile katılımcılara verilecektir. Belirlenen mekana göre trio veya oda orkestrası canlı müzik yapacaktır. Ulusal TV kanalları ve basılı medya (dergi, gazete) haberi yapılması sağlanacaktır. Basın toplantısı buna uygun şekilde gerçekleştirilecek olup, basın toplantısı gündemi YÜKLENİCİ ve DERNEK tarafından ortak olarak yaratılacak, basının ilgisini çekecek ve haber değeri olan konular gündeme alınacaktır. YÜKLENİCİ bu maddedeki işlemlerin giderlerini karşılayacaktır.

  1. CME ve TTB akreditasyon hizmetleri YÜKLENİCİ tarafından sağlanacak olup, Kongre süresince form tasnif, dağıtım ve toplanıp ilgili merkezlere gönderilmesi YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır. Salon girişlerinde akıllı kapı veya DERNEK isteğine göre barkod sistemi kullanılacaktır.

  1. YÜKLENİCİ, 4 gün boyunca OTEL’in tüm salonlarını KONGRE amacına uygun şekilde olmak üzere hazır edecektir. 6 adet uydu sempozyumu belirlenen ana salonlarda program dahilinde gerçekleştirilecektir. 6 gün boyunca 1 adet sekreterya ofisini (4 adet bilgisayar, 2 adet renkli ve siyah beyaz yazıcıve fotokopi makinası ) KONGRE KOMİTESİ ve/veya DERNEK Yönetim Kurulu hizmet ve kullanımına sunar. DERNEK tercihine göre toplantı salonu veya villa tahsis edilecektir.

  1. XXXXXXXXX tarafından, Kongre süresince sabah ve öğleden sonra olmak üzere sürekli çay, kahve, tatlı ve tuzlu kurabiye, meyve ikramı yapılacak ve yeterli sayıda içme suyu servisi etkinlik süresince katılımcıların kullanımı amacıyla KONGRE ve fuaye alanlarına konulacaktır.


  1. Her gün katılımcılara xxxx xxxx şeklinde kahvaltı, öğle ve akşam yemeği verilecek ve limitsiz yerli alkollü, alkolsüz ve sıcak içecek dahil olacaktır. Otele giriş ve çıkış yapılan günlerde isteyen katılımcılara ek ücret istenmeden öğle yemeği verilecektir.

  1. KONGRE Merkezi olarak kullanılacak tesisteki hizmet süreleri, ikramlar ve yemekler; asgari şekilde otelin genel uygulamaları, teamül ve standartları dâhilinde olacak şekilde sağlanacaktır. Minibar ikramları ücretsiz olacaktır. Geç büfe sabah kahvaltısına kadar hazır bulunacak olup kahvaltı öncesi 1 saat temizlik arası verilecektir. A’lacarte restoranlarda katılımcılar rezervasyon yapılarak kişi başı günde 1 kez müsaitlik durumuna göre yemek alabilirler.


  1. YÜKLENİCİ, katılımcılar için KONGRE’nin düzenleneceği il merkezinden OTEL’e günlük düzenli olarak DERNEK tarafından belirlenen saatlerde mekik servis hizmeti sağlayacaktır.




  1. KAYITLI VE KONAKLAMALI KATILIMCI’ların ……. Havalimanı’ndan OTEL’e ve OTEL’den …… Havalimanı'na transferleri ücret karşılığı YÜKLENİCİ tarafından yapılacaktır. Katılımcıların karşılanarak havalimanından uğurlanmaları, diğer bir uçağın inişi beklenmeksizin o uçakta yer alan katılımcılar için müstakilen yapılacak olup, en son bavul tesliminden itibaren en geç 15 dakika içinde transfer aracının hareketi sağlanacaktır. Dönüşte yine her bir uçak için ayrı ayrı olmak üzere en geç 1 saat en erken 1,5 saat öncesi havalimanında olacak şekilde transferler sağlanacaktır.(Transfer araçları D2,İSO9001 ve TS niteliklerine havi olacaktır.) Otele kabulde katılımcılara soğuk alkolsüz içecek ikramı ile karşılama yapılacak, öncesinde DERNEK’İN onayladığı şekilde dağıtımı yapılmış odalara katılımcıların kabulü, kaydı, oda anahtarlarının, kongre belge, çanta v.b.’nin teslimi ile katılımcı eşyalarının odalarına nakli en geç 30 dakika içinde yapılmış olacaktır. Oda teslimi katılımcı giriş günü saat 14.00 ten sonra yapılacak, öncesinde ise otelin müsaitliğine göre oda teslimi yapılacaktır. KONGRE merkezinde sürekli bir sağlık personeli ve ambulans hizmeti YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır. Ayrıca olası sağlık komplikasyonları durumunda otele azami 3 km mesafede anlaşmalı bir özel hastanede sağlık hizmeti verilecektir.


5.2.3 Kongre materyalleri:


  1. YÜKLENİCİ, KONGRE’ye ait olacak ve tüm dokümanlarında kullanılacak logolu her türlü basım için, profesyonelce hazırlanmış logo alternatiflerini, iş bu sözleşmenin imzalanmasını takip eden 7 gün süre içinde DERNEK’in bilgisine sunacak ve KONGRE öncesi ve süresince DERNEK tarafından onaylanan logolu basımlar kullanılacaktır.

  1. YÜKLENİCİ, ana temaları DERNEK’in isteği doğrultusunda hazırlanacak olan, KONGRE’ye ait online kayıt ve bildiri kabul işlemlerinin de yapılabileceği ve KONGRE ile ilgili her türlü bilgi ve duyuruların yer alabileceği bir web sayfasını İngilizce ve Türkçe olarak 2 dilde internet ortamında yapılandıracaktır. YÜKLENİCİ, hakları ve şifreleri DERNEK’e ait olacak ve tüm KONGRE için kullanılacak web sayfası alternatiflerini, iş bu sözleşmenin imzalanmasını takip eden 15 gün süre içinde DERNEK’in bilgisine sunacak ve onaya müteakip kullanıma açılacaktır. Web sayfasına konulacak reklam ve tanıtım eklentileri DERNEK onayına tabiidir.

  1. Tüm KONGRE yazışmalarında kullanılmak üzere KONGRE logosu ve DERNEK logosunun bulunduğu 2000 adet antetli kağıt ve antetli zarflar YÜKLENİCİ tarafından hazırlanacak/hazırlatılacaktır. DERNEK’in takdirinde olmak üzere DERNEK’in talebi üzerine YÜKLENİCİ, söz konusu antetli kağıt ve zarfların üzerine DERNEK üyelerinin isimlerini ve yazışma adreslerini de yazdıracaktır.


  1. YÜKLENİCİ, KONGRE bildirilerini içeren birer adet CD’nin eklenmesi ve dağıtılmasıyla sorumlu olup bunlardan dolayı ek bir ücret talep etmeyecektir.


  1. KONGRE duyurularında kullanılmak üzere YÜKLENİCİ tarafından tasarlanıp, DERNEK’in uygun bulması üzerine hazırlanıp çoğaltılacak olan KONGRE poster, afiş, el ilanı, broşürlerinde vs. KONGRE adı, tarihi, yeri, DERNEK ve KONGRE logosu, yazışma adresleri ve KONGRE web sayfası gibi bilgiler bulunacak,. Kongre poster, afiş, el ilanı, broşürlerinin KONGRE’nin duyurulması ve katılımcı sayısının arttırılması amacı ile KONGRE KOMİTESİ’nin istediği tüm devlet, üniversite hastaneleri ve polikliniklere asılması ve DERNEK tarafından talep edilen kişi ve adreslere posta yolu ile gönderilmesi masrafı YÜKLENİCİ’ye ait olmak üzere YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır.


  1. YÜKLENİCİ tarafından yapılacak birinci duyurunun kapağında, KONGRE’nin adı, tarihi, yeri, dernek ve Kongre logosu, yazışma adresleri ve KONGRE web sayfası gibi bilgiler bulunacaktır. Duyurunun iç sayfalarında KONGRE’nin ana konuları, KONGRE KOMİTESİ, bilimsel sekreterya adresi, erken ve geç kayıt ile bildiri gönderme tarihleri ve diğer bilgiler yer alacaktır.

  1. YÜKLENİCİ tarafından yapılacak ikinci duyuru, birinci duyuruya bağlı ve uygun, içeriği aynı ancak daha kapsamlı bir duyuru olacaktır. Duyuruda KONGRE bilimsel programına, tarih ve saatlerine, bildiri gönderme kuralları, son kabul tarihleri, kayıt ve konaklama ücretleri ve KONGRE’nin yapıldığı bölge ile ilgili ulaşım, lojistik ve tarihi/kültürel zenginlikler ile ilgili bilgilere yer verilecektir.



  1. KONGRE duyuru tarihleri DERNEK tarafından belirlenip, YÜKLENİCİ ile paylaşılacaktır.

  1. YÜKLENİCİ tarafından KONGRE’de yapılacak sunumların başlıklarının, sunucu isimlerinin ve KONGRE alanının krokisinin ve programının bulunduğu el kitabı şeklinde küçük boyutlarda cep kitapçıkları hazırlanacak ve katılımcılara sunulacaktır. Söz konusu cep kitapçıklarının şekli ve içeriği DERNEK’in onayına tabidir.


  1. Bildirilerin özetlerinin yer aldığı niteliği, içeriği ve şekli dernek tarafından onaylanmış kitap yine DERNEK onayı ile hazırlanacak ve katılımcılara sunulacak, artık 50 adet kitap da DERNEK’e ibraz edilecektir. Bu kitaplarda konuşmacı ya da bildiri sahiplerinin ismi ve bildirilerin sayfaları arka sayfalardaki fihristte ayrıntılı olarak yer alacaktır. KONGRE Bildiri kitapçığının basılması ve hazırlanmasıyla ilgili tüm masraflar YÜKLENİCİ’ye aittir. Bildiri özetlerinin yer aldığı kitap Türk Nöroşirürji Dergisi eki olarak masrafları YÜKLENİCİ’ye ait olmak üzere basılacaktır. (Türk Nöroşirurji Dergisi’ni basan matbaa tarafından basılmak kaydıyla)


  1. Niteliği ve şekli öncesinde DERNEK tarafından onaylanmış KONGRE çantaları, etkinlik öncesinde, içine; program kitapçığı, bildiri kitabı, kalem, defter, bildiri özet kitabı, sponsor firmaların kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler, materyaller ile KONGRE esnasında verilecek olan kokteyl ve yemek davetiyeleri koyularak, katılımcılara verilmek üzere hazırlanacak ve kayıt esnasında katılımcılara verilecektir. Kongre çantalarının hazırlanması ve masrafı YÜKLENİCİ’ye ait olacaktır.


  1. Niteliği ve şekli öncesinde DERNEK tarafından onaylanmış, KONGRE’nin logosunun, isminin ve tarihinin bulunduğu yaka kartları hazırlanacaktır. Yaka kartlarının içine, KONGRE programının, yapılacak sunumların başlıklarının, sunucu isimlerinin ve KONGRE alanının ve sponsor firmaların krokisinin de bulunduğu ince kâğıda basılı mini cep programı hazırlanacak ve kayıt esnasında katılımcılara verilecektir. Söz konusu materyallerin hazırlanması ve masrafı YÜKLENİCİ’ye aittir.




  1. Niteliği ve şekli öncesinde DERNEK tarafından onaylanmış; katılımcılara dağıtılacak olan katılım sertifikası, KONGRE’nin logosu, ismi ve tarihiyle birlikte yetkili imzaları içerecektir. Konuşmacıların tamamına adlarına düzenlenmiş teşekkür belgeleri ve KONGRE plaketi masrafları YÜKLENİCİ’ye ait olmak üzere hazırlatılacak ve verilecektir. Yabancı konuşmacılar için bunların Türkçe ve İngilizceleri basılı olacaktır.


  1. KONGRE sırasında katılımcıların kullanımına sunulacak mobil uygulamalar, kiosklar geliştirilecek, bu mobil uygulamalar ile entegre biçimde çalışacak ve KONGRE sunumları ve Kongre programını katılımcıların izleyebilmesi için akıllı telefon yada android mobil uygulamaları hazırlanacak, OTEL’in mevcut alanı dışında en az 10 terminal olarak hizmet verecek internet köşesi hazır tutulacaktır.

  1. KONGRE Merkezindeki salonların süsleme ve dekorasyonunu DERNEK onayı doğrultusunda YÜKLENİCİ tarafından gerçekleştirecektir. Ana salonlarda KONGRE’nin logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahne, headtable ve kürsü kurulacaktır. Yan salonlarda yine KONGRE’nin logosunun ve isminin yer aldığı headtable ve kürsü olacaktır. Yan salonların büyüklüğüne göre KONGRE’nin logosunun ve isminin bulunduğu daha küçük dekor olarak özel tasarımlı salonlar kurulacaktır. KONGRE merkezine kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için KONGRE’ye özel dekorlu kayıt ve konaklama masası ve KONGRE görselinin bulunduğu plazma kurulacaktır. KONGRE’nin adının ve logosunun yer aldığı KONGRE afişi, kırlangıç flamalar ve sololar YÜKLENİCİ tarafından hazırlanacak ve KONGRE merkezine astırılacaktır.


  1. KONGRE süresince gerekli tüm mekanlara yönlendirme plazmaları koyulacaktır. İlgili görülen ve DERNEK tarafından uygun bulunan yerlere program panoları asılacak, toplantı kürsüleri, konuşmacılar ve oturum başkanlarına masa isimlikleri hazırlanacaktır. Bu isimlikler salon görevlileri tarafından etkinlik programı doğrultusunda ilgili yerlere yerleştirilecektir. Havalimanında ayrıca 2 adet iç bölümde karşılama masası 3 gün boyunca YÜKLENİCİ tarafından tayin edilecek personel ile hizmet verecektir.


  1. Ana Salonda kullanılacak malzeme detayları aşağıdadır.

• LCD monitör ve bilgisayar; 1 adet dijital konuşmacı kürsüsü, oturum başkanı sayısı kadar dijital “headtable” ve sunum kontrolü için oturum başkanı sayısı kadar LCD ekran, konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için 2 adet kürsü plazması YÜKLENİCİ tarafından hazır bulundurulacaktır. Moderatörlerin ve sunucuların adı ,moderatör masasında digital olarak yansıtılacaktır.

Sunum Ekipmanları:

• Projeksiyon; Geniş perde (20 x 4metre) watchout sunum sistemi için 4 (birisi konuşmacı görüntü nakli için) adet en az 20.000 ANS lümen değerinde ve konuşmacı görüntüsü için 1 adet en az 20.000 ANS lümen değerinde projeksiyon aleti kullanılacaktır. Asmalı truss sistemi ve sistem üzerinde; yeterli sayıda ışık robotu, fressnel, ledwash, ETC ışık yer alacaktır. Ayrıca 40 Sn. Açılış Animasyonu, 8 adet ara animasyon ve genel senaryo çalışması YÜKLENİCİ tarafından yapılacaktır. DERNEK görsel ve yazılı arşivinin temin edilmesi durumunda 5 - 7 dakikalık TND 36 YIL FİLMİ YÜKLENİCİ tarafından hazırlanacaktır.

• Perde; 1 adet en az 30*5 metre özel dekor içinde 20*4 metre ebatlarında sunum perdesi bulunacaktır.

• Plazma Ekran; 3 adet en az 42 inç plazma ekran bulunacaktır.

• Ses Sistemi; 1 adet en az 32 kanal kapasiteli ses mikseri,8.adet speaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulunacaktır.

• Mikrofon (kablosuz); headtable için oturum başkanı sayısı kadar adet, kürsü için 1 adet kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 4 adet ayaklı ve kablolu mikrofon, 4 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacılar için 1’er adet yaka ve headset telsiz mikrofonu bulunacaktır.

• Timer; konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak; ayrıca konuşmacının kalan süresini görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacının sunumu sırasında, kürsüden slaytlarını kontrol edebilmesi sağlanacaktır.


  1. Yan salonda kullanılacak malzeme detayları aşağıdadır.

• LCD monitör ve bilgisayar; 1 adet dijital konuşmacı kürsüsü, oturum başkanı sayısı kadar dijital “headtable” ve sunum kontrolü için oturum başkanı sayısı kadar LCD ekran, konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için 1adet kürsü plazması YÜKLENİCİ tarafından hazır bulundurulacaktır.

Sunum Ekipmanları:

• Projeksiyon; sunum için 1 adet en az 15.000 ANS lümen değerinde ve konuşmacı görüntüsü için 1 adet en az 15.000 ANS lümen değerinde projeksiyon aleti kullanılacaktır.

• Perde; 2 adet en az salon ölçülerine uygun ebatlarda, (boydan boya dekor içerisinde) en küçük 3,4x5 metre ebatlarında sunum perdesi bulunacaktır.

• Plazma Ekran; 1 adet en az 42 inç plazma ekran bulunacaktır.

• Ses Sistemi; 1 adet en az 16 kanal kapasiteli ses mikseri, 6adetspeaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulunacaktır.

• Mikrofon (kablosuz); headtable için oturum başkanı sayısı kadar, kürsü için1 adet kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 2 adet ayaklı ve kablolu mikrofon, 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacılar için 1’er adet yaka ve head set telsiz mikrofonu bulunacaktır.

• Timer; konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak; ayrıca konuşmacının kalan süresini görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacının sunumu sırasında, kürsüden slaytlarını kontrol edebilmesi sağlanacaktır.



  1. Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için kurulacak olan Sunum Kontrol odasında kullanılacak malzeme detayları aşağıdadır.

• Bu odada 6 adet son sistem laptop bilgisayar ile bir adet lazer renkli yazıcı hazır bulunacaktır.

• Sunum kontrol odasında toplanan ve bilgisayarlara yüklenen sunumların, network aracılığı ile ait oldukları salonlara, doğrudan sunum kontrol odasından gönderilmesi için gerekli alt yapı sağlanacaktır. Ayrıca Mac biligisayar kullanan konuşmacılara sunumun sağlıklı yapılabilmesi için gereken teknik destek sağlanacaktır.

• Salonlar ve slayt merkezi arasında gerekli olan teknik altyapı organize edilecektir.


  1. Kongre öncesi bilimsel sekretarya hizmetleri, XXXXXX tarafından belirtildiği şekil ve şartlarda YÜKLENİCİ tarafından sunulacaktır.


  1. Basın toplantısı organize edilecek ve basın mensupları için özel bir oda tahsis edilecektir. Bu amaçla basın mensuplarına önceden çağrı yapılacak ve onlar için basın bülteni hazırlanacaktır.

“Teknik hizmetlerin yukarıda belirlenen şekli asgari unsurları içermekte olup KONGRE’nin gerçekleşme sürecinde ihtiyaç duyulan tüm teknik ekipman ve hazırlıklılar KONGRE’nin yürütülmesini sağlayacak ve herhangi bir aksaklığa ve/veya sunum/dinlenti ertelemesine neden olmayacak şekilde en üst seviyede hazır bulundurulacaktır”


  1. DERNEK tarafından gerekli görülmesi durumunda İstanbul’da 5 yıldızlı bir otelde ve Ankara’da dernek merkezinde olmak üzere toplam 2 defa 2’şer gün sponsorluk ve KONGRE tanıtım toplantısı ve 2 kez yapılacak Yönetim kurulu toplantılarının masrafları YÜKLENİCİ’ye ait olmak üzere YÜKLENİCİ tarafından organize edilecektir

  1. KONGRE zamanına kadar Türkçe ve İngilizce davet yazıları, duyuruları DERNEK tarafından YÜKLENİCİ’ye sağlanan yerli ve yabancı tüm Nöroşirurji Dernek/Platform üye veri bankalarına gönderilecektir. Aylık e-bülten çalışmaları YÜKLENİCİ tarafından yapılarak aynı yolla duyurusu yapılacaktır.

  2. Sosyal medyada (facebook, twitter vb.) oluşturulacak profesyonel sayfa ve gruplarla KONGRE tanıtımı yapılacak, tüm ajans giderleri YÜKLENİCİ tarafından karşılanacaktır.


  1. KONGRE başlangıcında düzenlenecek olan 3 adet kurs, premeeting kurs ( Toplam 100 kişi civarı KONGRE merkezinde) ile ilgili teknik destek, ve kumanya ve sertifika hazırlanması gibi masraflar YÜKLENİCİYE ait olmak üzere gerçekleştirilecektir.


  1. KONGRE ile eşzamanlı başlayacak olan Nöroşirurji Hemşireliği Kongresi ile ilgili olarak; KONGRE merkezinde ortalama 150 kişi kapasiteli bir salonun temini ve bu salonla ilgili tüm teknik ekipmanın sağlanması sorumluluğu YÜKLENİCİ ye ait olacaktır. Ayrıca NÖROŞİRURJİ HEMŞİRELERİ DERNEĞİNİN belirleyeceği isimler için 7 oda (14 kişi) kayıt ve konaklaması YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır.


  1. Yabancı konuşmacılara verilmek üzere hazırlanacak ve DERNEK tarafından onaylanacak ortalama mali değeri 40 Euro’yu geçmeyecek şekilde olacak hediyelerin gideri YÜKLENİCİ tarafından karşılanacaktır.


5.2.4 Hizmetin Sunumu:


  1. İşbu sözleşmede YÜKLENİCİ tarafından sağlanması belirtilen tüm hizmetler profesyonel organizasyon standartlarına uygun olarak eksiksiz ve zamanında, katılımcı sayısı önem taşımaksızın, tüm katılımcıların ulaşabileceği nitelikte ve sayıda ifa edilecek olup, sayı ile belirlenebilen yemek menüsü, KONGRE çantası, gazete ve diğerleri gibi hizmetler katılımcı başına en az bir mal veya hizmet düşecek biçimde sunulacak ve gerçekleştirilecektir.


  1. İşbu sözleşmede YÜKLENİCİ tarafından sağlanacağı belirtilen personel sayısı asgari olarak ifade edilmiş olup, bu sayının Kongre organizasyonunun sorunsuz olarak yürütülmesi için DERNEK tarafından yeniden belirlenmesi mümkündür. Bu halde YÜKLENİCİ bu talebi en geç bir gün içinde karşılayacak ve fazladan belirlenen personel sayısına ilişkin olarak ek bedel talep etmeyecektir.


5.3 Mali hükümler:


5.3.1 YÜKLENİCİ, DERNEK’in işbu Sözleşme kapsamındaki alacak ve işbu Sözleşmenin uygulanmasından doğabilecek zararlarının karşılanmasını, işbu sözleşmeye konusunu ve sunulacak hizmetlerin süresini ve kalitesini de güvence altına almak adına, işbu sözleşmenin imzalanmasının ardından 5 iş günü içinde 2.000.000,00 TL (İki Milyon Türk Lirası) bedelli, kesin, ilk talep üzerine ödenecek ve süresiz gayri kabili rücu banka teminat mektubunu DERNEK’e teslim eder. (Teminat mektubu metni DERNEK tarafından belirlenip YÜKLENİCİ’ye verilecektir.)


DERNEK’in, YÜKLENİCİ’nin işbu sözleşme konusu hizmetin sunumu esnasında doğrudan ya da dolaylı şekilde zarara uğraması halinde; söz konusu teminat mektubu, başkaca herhangi bir ihtara ya da Mahkeme kararına gerek duyulmaksızın DERNEK tarafından nakde çevrilecek ve tamamı DERNEK tarafından irat kaydedilecektir. YÜKLENİCİ, sebebiyet verdiği zararların teminat mektubunun nakde çevrilmesi suretiyle karşılanamayan kısmını ayrıca tazmin edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

5.3.2 Banka teminat mektubu, işbu sözleşmenin herhangi bir şekilde sona ermesi durumunda ve DERNEK’in YÜKLENİCİ’yi ibra etmesi şartıyla; YÜKLENİCİ’nin yazılı talebinin DERNEK’e ulaşmasını takip eden 7 gün içinde YÜKLENİCİ’ye iade edilir.


5.3.3 KONGRE’nin mücbir sebepler veya DERNEK’ten kaynaklanan sebepler ile yapılmaması hali hariç olmak üzere, her halükarda YÜKLENİCİ tarafından DERNEK’e işbu maddede belirtilen ödeme planı çerçevesinde gayri kabulü rücu ……minimum 350.000 euro……………………. + KDV ödenir.


İş bu ödeme; YÜKLENİCİ tarafından DERNEK’e iş bu sözleşmenin imzalanmasından itibaren 5 iş günü içinde;

….………. + EURO (……….. Euro) + KDV 10/09/2022

….………….+ EURO (……….. Euro) + KDV 10/11/2022

….………….+ EURO (……….. Euro) + KDV 10/01/2023

….………….+ EURO (……….. Euro) + KDV 10/03/2023


olacak şekilde belirlenen tarihlere göre tanzim edilmiş kambiyo banka çeklerinin DERNEK’e teslim, ile yapılır. DERNEK çeklerin tahsil edildiği her bir gün, tahsil ettiği miktarın faturasını düzenleyerek YÜKLENİCİ’ye teslim edecektir.


5.3.4 Katılımcı sayısının 1200 kişinin üzerinde olması halinde Madde 5.3.3.’de belirtilen tutara ek olarak sonraki kişilerden elde edilen katılım ve konaklama bedellerinden elde edilen net gelirin %50’si DERNEK tarafından tahsil edilecektir.


KONGRE kapsamında kurulacak ücretli birim stand sayısının 90 birimin üzerinde olması halinde Madde 5.3.3.’de belirtilen tutara ek olarak sonraki stantlardan elde edilen stand bedellerinin %50’si DERNEK tarafından tahsil edilecektir.


5.3.5 Kongre kapsamında kurulacak olan stand, uydu sempozyumu, konukevi ve öğle yemekli workshop gelirlerinin tamamı YÜKLENİCİ’ye ait olacak olup bunlar arasından stand ücretleri TL bazında olacaktır. Bu kapsamda bir birim stand (3 metre x 2 metre ebatlarında) ücreti , sempozyumu ücreti, konukevi ücreti , öğle yemekli çalıştay ücreti ve diğer Çalıştay ücretleri Taraflarca yazılı olarak belirlenecektir.

5.3.5a: Her 2 birim stand alan firma temsilcilerinden 1 kişi için kayıt ücreti alınmayacaktır. Xxx xxxx sayısı 4 ü geçmemek kaydıyla.

5.3.6 Katılımcı sayısının azlığı vb. nedenlerle iş bu sözleşmenin 5.3.3. maddesinde belirtilen meblağda indirime gidilmesi ve/veya ödeme planında değişikliğe gidilmesi mümkün değildir. DERNEK, KONGRE’nin düzenlenmesinden ve gerçekleştirilmesinden doğacak olan herhangi bir zarardan da sorumlu olmayacaktır.

5.3.7 Ödemelerde esas olan Euro olarak yapılmasıdır, ancak Türk Lirası karşılığı yapılan ödemelerde ödeme günündeki T.C. Merkez Bankası döviz efektif satış kuru üzerinden ödeme gerçekleştirilecektir.


5.3.8 Stand, uydu sempozyumu, konukevi ve öğle yemekli workshop, KAYIT ÜCRETİ, PAKET ÜCRETİ, sponsorluk gelirleri, Ek Hizmet Paket Ücreti ve Ek Hizmet Gelirleri ve transfer ücretleri de dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü KONGRE GELİRİ, KONGRE web sitesinde ilan edilmiş olan DERNEK veya İŞLETME tarafından açılan ve kontrol edilen KONGRE banka hesabına yatırılacaktır.


KONGRE banka hesabına yatırılan ve YÜKLENİCİ’nin işbu Sözleşme çerçevesinde hak ettiği ödemeler ve gelirler söz konusu bedellere ilişkin fatura, dekont vb. mali belgelerin DERNEK’e sunulması üzerine DERNEK tarafından YÜKLENİCİ’nin banka hesabına yatırılacaktır.


5.3.9 İşbu sözleşmeden doğacak damga vergisi, bir nüsha sponsor asıl sözleşme için toplam olmak üzere YÜKLENİCİ tarafından ödenir.


5.3.10 Yüklenici bu sözleşmeden doğan hak ve borçlarını üçüncü kişilere devir ve temlik edemez.


6.1 Denetim ve Mutabakat


KONGRE katılımcı sayısına, konaklanılan günlere ve stand, uydu sempozyumu, konukevi ve öğle yemekli workshopa veya her türlü sponsorluk anlaşmasına ilişkin olmak üzere Yüklenici tarafından işbu Sözleşme çerçevesinde hak edilen KONGRE GELİRİ’ne ilişkin olarak YÜKLENİCİ’nin ticari defter ve kayıtları DERNEK tarafından masrafları DERNEK’e ait olmak üzere denetlettirilecektir.


Söz konusu denetimin tamamlanması akabinde 5 gün içerisinde Taraflar DERNEK merkezinde bir mutabakat toplantısı düzenleyecektir.


Taraflar, mutabakat toplantısı süresince birbirlerine KONGRE gelir ve giderlerini kapsayan tüm bilgi ve belgeleri ibraz etmekle yükümlüdür.


Mutabakat toplantısı, KONGRE KOMİTESİ ve YÜKLENİCİ’yi temsil ve ilzama yetkili azami 4 kişinin katılımı ile DERNEK sekretaryasının kâtipliğinde yapılacak olup, toplantı hazır bulunanlar cetvelinin imzalanması üzerine açılacaktır. Toplantıya ara verilmesi halinde her bir toplantı için ayrı bir hazır bulunanlar cetveli düzenlenecektir.


Mutabakata varılması veya varılmaması kâtibin hazırladığı mutabakat toplantısı tutanağı ile gerekçeli olarak sonlandırılır. Mutabakat toplantısı sonuç metninde imzadan imtina edenler asli olarak itirazlarını gerekçeli olarak kâtibe yazdırırlar.


Mutabakata varılması hiçbir şekil ve surette DERNEK’in YÜKLENİCİ’yi ibra ettiği anlamına gelmemektedir.


7.1 Ek Hizmet


Ayrıca YÜKLENİCİ Mart 2023 tarihinde İzmir Çeşme veya Antalya’da düzenlenmesi planlanan Türkçe Kurs (ortalama 100 katılımcılı) ile ilgili olarak, kendine münhasır açılış ve kapanış kokteyli ve bu sözleşmedeki yan hizmetlerde dâhil olacak şekilde sunar. YÜKLENİCİ tarafından sunulacak olan bu hizmet, bundan böyle “Ek hizmet” olarak anılacaktır.


7.2 Ek Hizmet Konusu (Türkçe Kurs ve Seçimli Olağan Genel Kurul)



7.2.1 Yüklenici Mart 2023 tarihinde yapılması planlanan TÜRKÇE KURS kapsamında 100 öğrencinin kayıt-konaklama ve transfer ücretlerini karşılar. YÜKLENİCİ Türkçe kurs için 30 öğretim üyesinin ve/veya DERNEK tarafından katılımı uygun görülecek başkaca kiş(ler)in “, “Yurtiçi Havaalanı Transfer Ücreti” ile “Ek Hizmet Paket Ücretini” karşılar. (İzmir / Çeşme veya Antalya Otelleri )


7.2.2. Kongre sırasında 00-00 Xxxxx / 2023 tarihleri içinde Dernek Seçimli Olağan Genel Kurulu yapılacaktır. YÜKLENİCİ Genel Kurulu bu tarihler içinde bir gün 8.00-22.00 saatleri arasında düzenleyecektir. Toplantı 400-500 kişi kapasiteli, kongre salonlarından ve kongre merkezinden bağımsız bir salonda düzenleyecektir. Toplantı süresince sabah ve öğleden sonra olmak üzere sürekli çay, kahve, tatlı ve tuzlu kurabiye, meyve ikramı yapılacak ve yeterli sayıda içme suyu servisi etkinlik süresince katılımcıların kullanımına sunulacaktır. Genel Kurulda seçim yapılacağı için yeterli sayıda seçim sandığı, paravan ve gerekli kırtasiye malzemesi YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır.



Madde 8. Rücu


KONGRE’nin organizasyonu ve işleyişi nedeniyle katılımcılara, organizasyon çalışanlarına ve/veya diğer üçüncü kişilere ödenmesi gereken tazminat, ceza ve sair nam altın her türlü maddi yükümlülük YÜKLENİCİ’nin sorumluluğundadır. DERNEK; bu sebeplerle üçüncü kişilere yapacağı her türlü ödemeyi YÜKLENİCİ’ye rücu eder.


Madde 9. Sözleşmenin Sona Ermesi


9.1 Kural Olarak


DERNEK, KONGRE’nin işbu Sözleşme’ye uygun olarak YÜKLENİCİ tarafından gerçekleştirilmesi üzerine KONGRE’nin bitiminin ardından YÜKLENİCİ’yi ibra eder. İbra sürecinde YÜKLENİCİ, ibraya ilişkin her türlü bilgi, belge ve kaydı en geç 15 gün içinde DERNEK’e iletir.


9.2 Tek Taraflı Fesih


YÜKLENİCİ’nin iş bu sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde DERNEK, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesini yazılı olarak, ivedi hallerde ise elektronik posta yolu ile talep eder. Bu talebin YÜKLENİCİ’ye ulaştığı tarihten itibaren işin gereği …3….. gün içerisinde derhal yerine getirilmemesi halinde DERNEK sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir. Bu halde ve diğer şartlardan ari YÜKLENİCİ’den alınan kati banka teminat mektubu irat kaydedilir.


9.3 Karşılıklı Mutabakatla Fesih


Taraflar iş bu sözleşmenin 9.1, 9.2 ve 9.4 maddeleri hükümleri saklı kalmak kaydı ile ancak karşılıklı ve yazılı olarak mutabakat sağlanması halinde iş bu sözleşmeyi feshedebilirler. Bu durumda taraflar, iş bu sözleşmenin gerçekleştirilmesi amacı ile fesih anına kadar yapılmış olan ödemelerden tek başlarına sorumludurlar. Taraflar birbirlerinden hak ve alacak talebinde bulunamazlar. Bu durumda teminat mektubu yükleniciye iade edilir.




9.4 Mücbir Sebep


9.4.1 Tarafların iş bu sözleşmeden doğan yükümlülüklerini, kısmen veya tamamen, mücbir sebepler nedeniyle yerine getirememeleri halinde, mağdur tarafın bu nevi mücbir sebebe yönelik olarak mücbir sebebin nedenleri, sonuçları ve tahmini hüküm süresi gibi tüm ayrıntıları vermek suretiyle mümkün olduğu kadar kısa bir süre içerisinde diğer tarafa söz konusu durumu yazılı olarak bildirecek, böylece, yazılı bildirimde bulunan tarafın yükümlülüğü, anılan mücbir sebep durumu hakimiyetini korudukça askıya alınacak ve anılan mağdur taraf hiçbir şekilde iş bu sözleşmeyi ihlal ediyor addedilmeyecektir.


9.4.2 Bununla birlikte, mücbir sebep durumu teşkil eden durumlar mümkün olduğu kadarıyla ve mümkün olan en makul biçimde giderilmeye çalışılacaktır.


9.4.3 Mücbir sebep durumu nedeniyle yükümlülüklerinden muaf tutulmayı talep eden taraf mümkün olan en kısa zaman zarfı içerisinde diğer tarafa mücbir sebebi oluşturan koşullar, ilgili vakıalar ve mücbir sebebin akibetleri ile mücbir sebep durumunu gidermek için gerekli olduğuna inandığı her çeşit hamle ve süre zarfını beyan edecek ve makulen karşı tarafın söz konusu durumu gerek görmesi halinde yerinde incelemesini sağlayacak olanaklara erişimini mümkün olduğunca olanaklı hale getirmeye çalışacak, bu tür bir durumda ortaya çıkacak her türlü risk ve masraf incelemeyi yapmak isteyen tarafa ait olacaktır. Her iki taraf da herhangi bir mücbir sebep durumunun etkilerini asgari düzeye indirmek için gerekli her türlü çabayı gösterecektir.


9.4.4 İşbu Sözleşmede yer alan “Mücbir Sebep”, tarafların makul kontrolü dışında gelişen aşağıdaki durumları içerir:

a) Hükümet eylemleri, toplum düşmanlarının eylemleri, savaşlar (açıklanmış olsun olmasın), blokajlar, ambargolar, askeri ayaklanma, sivil huzursuzluk, isyanlar, ayaklanmalar, terör faaliyetleri;

b) Darbeler, grevler, lokavtlar, kargaşa, iş yavaşlatma ve diğer endüstriyel eylemler, (taraflardan herhangi birinin çalışan veya acentesi tarafından neden olunmayan);

c) Yangın, sel, anormal derecede değişik hava koşulları, yıldırım, fırtına, tayfun, tornado, deprem, toprak kayması, erozyon, çökme, salgın veya diğer doğal afetler;

d) İhracat ve ithalat yasaklamaları.


9.4.5 Yukarıdaki (a), (b), (c) ve (d)’nin her biri,  bağımsız olarak okunup incelenecektir.


9.4.6 Böylesi bir mücbir sebep halinin ya da bunların etkilerinin altı aylık bir süreyi aşabileceği kanaatine varılması halinde, taraflar, tamamen iyi niyet esaslarına dayalı olarak ve her iki tarafça kabul edilebilir bir çözüm getirmek amacıyla her türlü gayreti sarf ederek müzakere ve uzlaşılarda bulunacaklardır.


9.4.7 Yukarıda belirtilen durumlardan herhangi birinin gerçekleşmesi halinde, hiçbir tarafın diğerinden herhangi bir muhtemel zarar için tazminat talep ve iddia etme hakkı yoktur.


Madde 10.Değişiklikler


Sözleşmenin kapsam ve hükümlerindeki herhangi bir değişiklik, iş bu sözleşmenin tarafları tarafından yazılı şekilde düzenlenip her ikisi tarafından da imzalanmadıkça, bağlayıcı olmaz.


Madde 11. Bölünebilirlik


Sözleşme hükümlerinden herhangi birisi herhangi bir yeni yasa hükmü dolayısı ile geçersiz kılınır veya dolayısı ile uygulanmaz hale düşer ise, söz konusu hüküm sözleşmenin esasını bozan bir hüküm olmadığı sürece, sözleşme bütünü ile geçerliliğini muhafaza edecek ve söz konusu hüküm sözleşmeden çıkarılmış addolunacaktır.


Madde 12. Feragat


Taraflardan birisinin rızası ile sözleşmede belirtilen haklardan ve yetkilerden veyahut müeyyidelerden birini uygulamaması, söz konusu hak ve/veya takip eden haklardan feragat ettiği anlamına gelmez ve bu yönde bir teamül oluşturmaz.


Madde 13. Cezai Şart


YÜKLENİCİ, iş bu sözleşmede belirtilen tüm şart ve koşullara uymayı kabul, beyan ve taahhüt ederler.


YÜKLENİCİ, mücbir sebepler dışında, bu sözleşme altındaki herhangi bir taahhüdü yahut garantiyi ihlal ettiği takdirde, bu ihlalden dolayı DERNEK’in uğradığı tüm zarar ve ziyanları karşılamayı kabul, beyan ve taahhüt eder.


YÜKLENİCİ, bu ödemeden bağımsız olarak ve herhangi bir ihtara gerek kalmaksızın, nakit olarak 350.000,00 EURO (Üç Yüz Elli Bin Euro) cezai şart tazminatını derhal DERNEK’e nakden ve defaten ödemeyi kabul ve taahhüt eder. YÜKLENİCİ, işbu cezai şart tazminatı tutarının fahiş olmadığını peşinen kabul, beyan ve taahhüt eder. İşbu cezai şart tazminatı tutarı hiçbir şekil ve surette YÜKLENİCİ tarafından DERNEK’in uğramış olduğu zarar ve ziyanların karşılanması için yapılan ödemeden mahsup edilmeyecektir.




Madde 14. Uyuşmazlıkların Çözümü


İşbu sözleşmeden kaynaklı tüm uyuşmazlıkların çözümlenmesinde Ankara mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.


Madde 15. Kabul Beyanı


17 sayfa ve 15 ana maddeden oluşan iş bu sözleşme, tarafların gerçek beyanlarına uygun şekilde …… tarihinde iki nüsha olarak tanzim ve imza altına alınmıştır.


TÜRK NÖROŞİRÜRJİ DERNEĞİ

adına



YÜKLENİCİ

adına



TÜRK NÖROŞİRÜRJİ DERNEĞİ İKTİSADİ İŞLETMESİ

adına





Ek: Yetki belgeleri aslı veya imza sirkülerleri aslı.



Document Metadata

Filed: April 28th, 2022