HALTER FEDERASYONU BAŞKANLIĞI SATINALMA TALİMATI
HALTER FEDERASYONU BAŞKANLIĞI SATINALMA TALİMATI
(Karar Tarihi : 25.12.2007 Yayın Tarihi : 12.03.2008)
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1- Bu Talimatın amacı; Türkiye Halter Federasyonunun ulusal ve uluslararası sportif faaliyetlerine ilişkin yurtiçinden veya yurtdışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet satın alma işlemleri ile bu işlemlere ilişkin yetki ve sorumluluklar ile usulleri belirlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Talimat, Türkiye Halter Federasyonu Başkanlığının yurtiçi ve yurtdışı tüm mal ve hizmet alımlarını kapsar.
Dayanak
Madde 3- Bu Talimat, 3289 sayılı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun Ek 9. maddesi, 22/1/2002 tarihli ve 24628 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 4734 sayılı kanunun 3. maddesi (k) bendi, 14/7/2004 tarihli ve 25522 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Özerk Spor Federasyonları Çerçeve Statüsü ile 18.11.2006 tarihli ve 26350 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Türkiye Halter Federasyonu Ana Statüsü’ne dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- Bu Talimattaki;
Genel Müdürlük : Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünü,
Ana Statü : Türkiye Halter Federasyonu Ana Statüsü’nü, Federasyon : Türkiye Halter Federasyonu’nu,
Yönetim Kurulu : Türkiye Halter Federasyonu Yönetim Kurulunu, Başkan : Türkiye Halter Federasyonu Başkanını,
Komisyon : Satınalma Komisyonunu, ifade eder.
İKİNCİ KISIM
Uygulama Esasları
Organizasyon
Madde 5- Federasyon adına her türlü mal ve hizmet alımında yetkili, Başkan veya yetkilendirdiği Yönetim Kurulu Üyesidir. Ulusal ve uluslar arası sportif faaliyetlere ilişkin her türlü mal ve hizmet alımı Satınalma Komisyonu tarafından yapılır.
Satınalma Yetkisi
Madde 6- Başkan onayıyla satınalma kararı kesinleşen mal ve hizmetleri satın almaya Satınalma Komisyonu yetkilidir. Bu talimatın kapsamadığı yetki devirleri Yönetim Kurulu kararı ile yapılır.
Satınalma Talebi ve Onaylar
Madde 7- Satın alınması talep edilen mal ve hizmetler için, varsa ihtiyaç raporu, numune, şartname, plan, proje ve referanslar sunularak Genel Sekreterin teklifi ile Başkanın onayı alınır.
Harcamaları yapmaya Başkan yetkilidir ve Tahakkuk Memuru sıfatıyla Genel Sekreter tarafından sunulan talepleri İta Amiri olarak onaylar.
Satınalma Kararının Oluşturulması
Madde 8- Satın alma kararları; Federasyon ihtiyaçlarının en uygun şartlarda, en iyi şekilde ve zamanında karşılanması için, alınacak mal ve hizmetlerin değerine, özelliğine, piyasa şartlarına ve onay limitlerine göre aşağıdaki şekilde oluşturulur:
a) Doğrudan temin cari ihtiyaçlara ilişkin satınalımlar. Organizasyonlar esnasında doğabilecek; doping odası için meşrubat, elektrik ve elektronik cihaz parçaları, pil ve benzeri mal alımları, hamaliye ve nakliye giderleri ile toplam değeri 1.000.-YTL.nı geçmeyen malzeme alımları Başkan veya Genel Sekreterin onayı alınarak, organizasyonun genel onayı çerçevesinde, doğrudan yapılır.
b) Satınalma Komisyonu kanalıyla yapılacak satınalımlar.
Satınalma Komisyonu
Madde 9- Federasyonun organizasyonlar için ihtiyaç duyacağı mal ve hizmet alımları için Genel Sekreterin başkanlığında Satınalma Komisyonu kurulur.
Satınalma Komisyonu kararları Başkanın onayı ile kesinleşir.
Komisyon Federasyon personelinin katılımı ile en az üç en fazla beş kişiden oluşur.
Komisyonunun Satınalma Usulleri
Madde 10- Satın alma komisyonu Başkanın uygun göreceği, aşağıdaki usullerden birini veya bir kaçını bir arada uygular:
1- Kapalı zarfla teklif alma usulü 2- Açık eksiltme usulü
3- Pazarlık usulü.
Kapalı Zarfla Teklif Alma
Madde 11- Kapalı zarfla teklif alma usulünde, konu ile ilgili en az üç firmadan teklif istenir. Bu usulde teklifler, varsa idari şartnamede istenen diğer belgelerle birlikte, bir zarfa konur, zarfın üzerine teklifin hangi işe ait olduğu belirtilerek kapalı bir şekilde, belirtilen gün ve saatte Federasyona elden teslim edilir.
Belirtilen tarih ve saatten sonra gelen teklif mektupları dikkate alınmaz. Gönderilen zarflar Federasyon birimince geldikleri gün ve saat belirtilmek suretiyle kayda alınarak, açılmaksızın Komisyona verilir. Bu şekilde kayda alınmamış ve Komisyona verilmemiş zarflar işleme konmaz.
Tekliflerin İncelenmesi
Madde 12- a) Kapalı zarflar, Federasyonda Komisyon toplantısının gün ve saatine kadar saklanır ve toplantı günü Komisyon Başkanına teslim edilir.
b) Zarflar, tüm zarflar gelmedikçe, belirtilen son teklif verme gün ve saatinde, ya da tekliflerin tamamının gelmiş olması koşulu ile Komisyonca belirlenen gün ve saatte gerekli görüldükçe isteklilerin huzurunda açılır.
c) İstenen belgelerin tam ve hatasız olduğu incelenir. Evrakları eksik ve hatalı olduğu tespit edilen teklif sahiplerine, varsa teminatları geri verilerek, ihaleye alınmayacakları bildirilir ve ihale salonundan dışarı alınırlar.
ç) Usulüne uygun tekliflerin açılmasından sonra, teklif sahipleri salonun dışına alınır. Komisyon gerekli incelemeyi yaptıktan sonra, mümkün olması halinde Başkanın onayını alarak kararını verir ve teklif sahiplerine hemen bildirir. Başkanın onayının alınamaması durumunda sonuçlar daha sonra bildirilir.
d) Şartnamede yer almasa dahi, ihale teklif sunan taliplerden biri ile pazarlık veya bir fazlası ile açık eksiltme usulü ile tamamlanabilir.
Açık Eksiltme Usulü
Madde 13- Açık eksiltme usulünde Komisyon, teklif sahiplerinden talep edilen evrakları inceler ve eksiltmeye katılmayacaklar salonun dışına alınarak eksiltme işlemine başlanır. Eksiltmeye, tek istekli kalıncaya kadar devam edilir. Çekilenlerin eksiltme kağıdına imzaları alınır. İmzadan kaçınılması halinde komisyon durumu tutanakla tespit eder. Tek kalan istekli, daha fazla eksiltme yapamaz ise eksiltme tutanağı tek kalan istekli ve Komisyon üyeleri tarafından imzalanır.
Komisyonun tespiti Başkanın onayı ile kesinleşir ve satınalma işlemi bu karara uygun olarak gerçekleştirilir.
Pazarlık Usulü
Madde 14- Satınalmanın fiyat ve şartlarında karşılıklı görüşme ve pazarlık yapılmak sureti ile anlaşılarak yapılmasını ifade eder.
İlan Verme
Madde 15- Yeterli sayıda ve kalitede teklif almayı temin edebilmek amacıyla kapalı zarf veya açık eksiltme usullerinde Başkanın onayı ile ilan verme yoluna başvurulabilir
Teminatlar
Madde 16- Satınalma Komisyonu kanalıyla yapılan satınalma işlemlerinde teklif sahiplerinden teminat alınabilir.
a) Geçici teminatlar; teklifle birlikte verilir ve zarf içinde, İdari Şartnamede belirtilen belge ile belgelenir. Bu teminat tutarı, idari şartnamede belirtilir ve tutarı tahmini bedelinin % 5’ini aşamaz. Tahmini bedel içermeyen şartnamelere ilişkin tekliflerde federasyon tarafından belirlenen tutarda teminat verilir. Geçici teminat, ihaleyi kaybeden firmalara 15 gün içinde iade edilir. Teklif sahibinin teklifinden vazgeçmesi veya kati siparişten sonra sipariş şartlarına uymaması halinde, geçici teminatı kısmen veya tamamen Federasyona irat kaydedilebilir.
b) Kati teminat; ihaleyi kazanan firmadan, sipariş verilmesi halinde, sipariş tutarının % 10’u tutarında kati teminat istenilebilir. Kati teminat süresizdir ve işin tümüyle istenen nitelikte tamamlanmasından sonra iade edilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra, firma yükleniminden vazgeçtiği veya her ne sebeple olursa olsun sözleşme hükümlerini ihlal ettiği veya sözleşmenin ihlaline sebebiyet verdiği takdirde ayrıca protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın, sözleşme iptal edilerek teminat Federasyona irat kaydedilir.
Kati teminat taahhüdün, idari ve teknik şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yapıldığı anlaşıldıktan; Federasyonun herhangi bir alacağının olmadığı tespit edildikten sonra geri verilir.
c) Teminat şekli; geçici veya kati teminat olarak tedavüldeki Türk parası, banka teminat mektubu, hisse senedi, Devlet tahvili, bloke çek kabul edilir. Kamu kuruluşlarından teminat alınmaz. Banka teminat mektupları, hisse senetler, tahviller ve bloke çekler doğrudan, nakitler ise federasyon hesabına yatırılarak alınacak makbuzların zarfa konulması suretiyle verilir. Tanzim edilecek makbuzlarda tahvillerin taşıdığı faiz kuponlarının hangi yıla ait olduğu belirtilir.
ç) Dış alımlarda teminatlar; dış ticaret rejimi hükümlerine ve sipariş şartlarına uygun olarak
alınır.
Şartnameler
Madde 17- Komisyon yoluyla yapılacak tüm satın alımlarda ortak veya ayrı ayrı idari ve
teknik şartnameler hazırlanır.
a) Teknik şartnameler; satın alınacak mal ve hizmete ait her türlü teknik nitelikler teknik şartnamelerde belirlenir. Teknik şartnameler talep edilen mal ve hizmeti en iyi şekilde tanımlayabilmek için çizim, numune, elde edilebilen her türlü görsel materyal ve referans gibi belgelerle desteklenirler.
b) İdari şartnameler; idari şartnamelerde en az şu bilgiler yer alır:
1. Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyeti, cinsi, miktarı.
2. İhale edip etmeme veya işi yaptırıp yaptırmamakta Federasyonun yetkili olduğu.
3. Teslim tarihi, yeri, tesellüm şekli ve uygulanacak usuller.
4. Ödeme şartları ve yeri.
5. Vergi, resim harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği.
6. Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları.
7. Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler.
8. Teklif sahiplerinden aranan şartlar ve istenilecek belgeler.
9. Satınalmanın hangi usulde yapılacağı.
10. Teklif sahibine ilişkin gerekli görülen belgeler.
11. Gerekli görülen diğer belgeler.
Bildirim
Madde 18- İhale Sonucu, Başkanın onayı ile kesinleşmesini müteakip derhal bildirileceği gibi, verilen opsiyon süresi içerisinde Xxxxxxxxxx tarafından, ihaleyi kazanan firmanın kanuni ikametgah adresine iadeli taahhütlü olarak bildirilebilir. Teklif sahibi, Federasyonunun gönderdiği mektubun taşıdığı tarihten itibaren bildirim ile öngörülen süre içerisinde, Federasyona başvurup varsa kati teminatını yatırmak ve sözleşme imzalamak zorundadır. Teklif sahibi bu süre içerisinde kati teminatını yatırıp sözleşmeyi imzalamadığı veya kati teminatı yatırarak siparişi kabul ettiğini yazılı olarak teyit etmediği takdirde ihale iptal edilerek geçici teminat Federasyonca irat kaydedilir. Alıma konu olan mal ve hizmet için yeniden teklif alma işlemi başlatılır.
Teklif sahibinin taahhüdünü kısa sürede yerine getirmesi durumunda, sözleşme imzalanmayabilir veya kati teminat alınmayabilir.
İhalelerde Federasyonunun Serbestliği
Madde 19- Federasyon özel hukuk hükümlerine tabi olup, işi ihale edip etmemekte, kısmen etmekte veya dilediğine vermekle serbesttir.
Federasyonunun yukarıda belirtilen ulusal ve uluslar arası faaliyetlerinin dışındaki her türlü mal hizmet alımları ile yapım işleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen ihale usullerine tabidir.
Teklif Alınmayacak veya Alım Yapılmayacak Kişi ve Kuruluşlar
Madde 20- Doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif alınmayacak kişi ve kuruluşlar şunlardır:
1. Yetkili mercilere geçici yada sürekli olarak Kamu Kuruluşlarının ihalelerine girmeleri yasaklanmış olanlar;
2. Federasyon Genel Kurulu, Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu, Tahkim Kurulu ve tüm Yan Kurul Üye ve Başkanları, Federasyonunun tüm çalışanları,