AMAÇ

AMAÇ

ATATÜRKÇÜ DÜŞÜNCE DERNEĞİ SATIN ALMA VE XXXXX YÖNERGESİ

Madde 1: Bu yönergenin amacı derneğin faaliyetlerini yürütürken gereksinim duyduğu her türlü mal, hizmet, taşınır ve taşınmazların satın alınmasındaki yöntem esas ve usulleri belirlemek, satın almaya ilişkin işlerin düzenli ve aksamadan yürütülmesini sağlamaktır.

KAPSAM

Madde 2: Bu yönerge ADD Genel Merkezi ve şubelerini kapsar

TANIMLAR

Madde 3:

Dernek: Atatürkçü Düşünce Derneğini (ADD)

Genel Başkan: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Yönetim Kurulu Başkanı’nı,

Genel Yönetim Kurulu: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Merkez Yönetim Kurulu’nu (GYK)

Genel Merkez: Atatürkçü Düşünce Derneği’nin Ankara’daki yönetim yerini, Genel Sekreterlik: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Sekreterliği’ni Genel Sekreter: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Sekreteri’ni

Genel Sekreter Yardımcısı: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Sekreter Yardımcılarını

Genel Sayman: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Saymanı’nı

Genel Sayman Yardımcısı: Atatürkçü Düşünce Derneği Genel Sayman Yardımcılarını

Şube: Atatürkçü Düşünce Derneği Şubelerini,

Şube Başkanı: Şube Yönetim Kurulu Başkanı’nı,

Genel Merkez Kurulları: GYK, Yüksek Disiplin Kurulu ve Genel Denetleme Kurulu’nu ifade eder.

Satın Alma : Derneğin ihtiyaçlarını en uygun fiyat, kalite ve teslim süresiyle temin etme işlemini,

Satın Alma Personeli: Genel Başkan, Genel Sekreter veya Genel Xxxxxx’xx teklifi ve GYK kararı ile Satın Alma Komisyonu’nda görevlendirilen gönüllü üye veya ücretli çalışanları,

Tedarikçi : Derneğin ihtiyacı olan mal ve hizmetler ile kiralama ve yapım işlerine talip olan yasal kişiler veya teklif alınan kamu ve özel sektör temsilcilerini,

Harcama Belgesi : Yasal mevzuat içerisinde yer xxxx xxxx fişi, fatura, tutanak vb. belgelerdir.

Yaklaşık Maliyet Çizelgesi: Proje aşamasındaki bir işin yaklaşık olarak ne kadar bir maliyet gerektirdiğini tespit etme sürecinin genel adıdır. Kamu İhale Kanununun ilgili maddesinde belirtildiği şekilde hazırlanır.

GENEL HUSUSLAR

Madde 4:

A-SATIN ALMA EŞİK DEĞERLERİ;

Satın Almanın alt ve üst sınırları dört ayrı grup altında ilki seçimli Genel Merkez Genel Kurulu’nun ardından yapılacak ilk toplantıda olmak üzere her yıl sene başında GYK

tarafından belirlenir. Aşağıda yer alan eşik değerler 2021 yılı başlangıç değerleri olarak kabul edilerek 2021 yılı Aralık ayından önce değiştirilemez.

B-SATIN ALMA SÜRECİNİN BAŞLATILMASI;

Yetkili kişilerin, Genel Merkez Kurullarının, GYK tarafından onaylanmış proje ve proje ön çalışmalarının GYK tarafından belirlenen proje sorumlularının, Harcama Yetkilisi veya Satın Alma Görevlisi olarak belirlenen kişilerin talep formlarını onaylatması ile satın alma süreci başlar.

Birinci grup dışında GYK kararı olmadan satın alma sürecinin başlatılabilmesi için talebin acil, öncelikli, tarihe bağlı yada temin edilemediğinde derneğin maddi ve manevi zarar görmesine sebep olacak bir alım olması gerekir. Yapım işlerinde büyük onarımlar, taşınmaz alımları, yıllık sözleşme bedelleri GYK kararı olmadan yapılmaz, yapılanlar ödenmez.

C-SATIN ALMA KOMİSYONU;

Üçüncü grupta yer alan ve kendisine gönderilen taleplere göre alınan teklifler ile dördüncü grupta yer alan ihale usulü ile yapılacak alımlarda ihale dosyalarının kontrolünü yaparak alınan tekliflere göre süreci sonlandıracak heyettir.

GYK kararı ile seçimli genel kuruldan sonraki bir ay içinde seçilen 1 Başkan, 1 Başkan Yardımcısı, 1 Yazman ve 2 Üye ile Satın Alma Görevlisi veya Görevlileri ile satın almanın nevine göre uzman personelden oluşur. Teklifler alındıktan sonraki karar aşamasında satın alınan veya kiralanan mal, hizmet veya yapım işleri için uzman görüşü alır. Komisyon kararları en az 5 kişi ile alınır.

Satın Alma kararlarına onay veren Genel Başkan, Genel Başkan Yardımcıları ile Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları, onay verdikleri satın alma işlemi için Satın Alma Komisyonunda görev alamazlar.

Satın Alma Komisyonu Genel Sekreterliğin talebi ile toplanır. Kendilerine toplantı için oda ile kayıtlar için dolap ve gerekli malzeme tahsisi yapılır.

D-SATIN ALMA TALEPLERİ;

Satın alma taleplerinde kullanılan Teklif veya Sipariş Talep Formlarında, talebi yapan birimin bilgileri, talep edilen mal ve hizmet ile yapım işlerine ait satın alma ve kiralamanın maksadı, varsa ilgili kurul kararlarının tarih ve sayıları, ivedilik durumu, satın alınacak miktar, yaklaşık maliyet veya ön keşif bedelleri mutlaka yer alır, varsa örnek muaddeller ve şartnameler eklenir.

Avans ödemelerinde avans talep formuna avansı kullanacak kişi, bağlı olduğu birim, avansın ne maksatla kullanılacağı ve avansın süresi açıkça yazılır. Avanslar Genel Saymanlık tarafından takip edilir. Süresi biten ödemelerin muhasebeleştirilmesi ya da iadesi istenir.

E-TEDARİKÇİ SEÇİMİ ;

Satın Alma Komisyonu veya Satın Alma Görevlilerinin “Tedarikçi” seçiminde dikkat etmesi gereken hususlar,

*Firma güvenirliği ve tecrübesi,

*Referansları, derneğe önceden yaptığı işler,

*Fiyat aralığı,

*Tedarikçiye ulaşabilme kolaylığı,

*Kataloglardaki bilgilerin yeterliliği ve değeri,

*Teslimat süreleri,

*Ambalaj görünümü ve dayanıklılık,

*Satış sonrası hizmetler ve servis olanakları,

*Sigorta ve garanti süreleridir.

F-MAL VE HİZMET KABULÜ İLE MUAYENELER ;

Birinci grupta yer alan satın alımların muayenesi; mal veya hizmeti bizzat kullananın onayı ile tamamlanmış olur.

İkinci grupta yer alan satın alımların muayenesi; mal veya hizmeti bizzat kullanacak olan kişi veya birimin temsilcisi ile alıma onay verenlerin dışında olmak kaydıyla Genel Sekreter veya Yardımcılarından birinin birlikte onayı ile tamamlanmış olur.

Satın Alma Komisyonu vasıtasıyla alınan üçüncü ve dördüncü gruptaki mal ve hizmetler için Genel Başkanın imzasıyla meslek yaşamında bu görevleri almış veya eğitimini görmüş kişilerden oluşan Muayene Kontrol Görevlileri Listesinden Genel Sekreterlikçe seçilen Başkan ve Xxxxxx ile satın alınan mal veya hizmeti kullanacak birimden bir temsilcinin Başkan Yardımcısı olarak yer aldığı Muayene Komisyonu oluşturulur. Seçimlerde görevlendirme sayılarının dengeli olmasına dikkat edilirken, görev verilen kişilerin üst üste üç defa yada bir dönemde toplam beş defa göreve icabet etmemesi halinde o kişi Genel Sekreterlikçe listeden çıkartılarak GYK’ya bilgi verilir.

Muayene Kontrol Görevlileri Listesi GYK üyelerinin teklifleriyle seçimli genel kuruldan sonraki bir ay içinde tespit edilerek Genel Sekreterlikçe hazırlanır ve kendilerine tebliğ edilir. Komisyon Genel Sekreterliğin talebi ile toplanır. Kendilerine toplantı için oda ile kayıtlar için dolap ve gerekli malzeme tahsisi yapılır.

UYGULAMA

Madde 5:

A-1.000,00 TL VE ALTINDA KALAN SATIN ALMALAR;

Satın alınacak mal veya hizmet bedeli 1.000,00 TL ve altında ise teklif alma şartı aranmaksızın, ancak gerekli pazar araştırmasının yapılması ve harcama belgesi karşılığı olması kaydıyla, ticari usullere uygun olarak doğrudan satın alma yapılabilir. Söz konusu satın alım kararını, Genel Yönetim Kurulu ve Genel Başkan ile Genel Merkezde çalıştıkları süre içinde olmak kaydıyla Genel Başkan Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ile Genel Sayman ve Genel Sayman Yardımcılarından herhangi biri verebilir.

Yurt içindeki herhangi bir etkinlik, davet, ziyaret, toplantı vb. faaliyetlere ADD Genel Merkezi’ni temsilen katılan GYK üyelerinin “Ödeme Talepleri” Genel Başkan’ın onayı ile karşılanır, ihtiyaç halinde bu faaliyetlere katılmadan önce GYK üyeleri dışında görevlendirilen dernek üyesi ya da üyelerinin “Avans Talepleri” de Genel Başkan’ın onayı ile karşılanır.

Yurt dışında yapılacak benzer faaliyetler için Genel Başkan veya dernek adına GYK tarafından görevlendirilecek kişiye ödenecek avans miktarı veya sonradan onaylanacak ödeme talebi için üst sınır GYK kararı ile belirlenir.

Satın alım, Genel Sekreter tarafından harcama belgesinin arkası imzalanarak onaylanır. Harcama belgesinin arkasında satın almayı bizzat yapan kişinin imzası da bulunur. İşin tam, eksiksiz ve doğru olduğuna ilişkin kanaat getirildikten sonra Genel Sekreter tarafından onaylanan ödeme belgesi ödemenin yapılması için Genel Saymana gönderilir.

GYK Kararı olmadan zorunlu durumlarda yapılan satın alma tutarlarına ilişkin bilgiler her ay Genel Sayman tarafından Mali Tablo ile GYK ya sunularak onaya bağlanır. GYK onayından önce muhasebeleştirme yapılamaz.

B-1.000,00 TL ÜSTÜ- 3.000,00 TL VE ALTINDA KALAN SATIN ALMALAR;

Satın alınacak mal veya hizmetin bedelinin 1.000,00 TL üstü ve 3.000,00 TL altında olması halinde teklifler elektronik ortamda mail yoluyla veya faks ile alınabilir. Alınan teklifler yetki limiti dahilinde ilgili makamın onayına sunularak satın alma işlemi yapılır. Rayiç bedeli 3.000,00 TL ve altında kalacağı tahmin edilen satın alma tekliflerinin Satın Alma Komisyonuna girmesi zorunluluğu bulunmamaktadır.

Bu kategorideki satın almalara ilişkin kararlar, XXX tarafından alınabildiği gibi Genel Başkan ve Genel Sekreterin ortak imzası ile de alınabilir. Genel Başkanın yokluğunda Genel Başkan’ın yetki verdiği Genel Başkan Yardımcısı, Genel Sekreterin yokluğunda da Genel Sekreterin yetki verdiği Genel Sekreter Yardımcısı, satın alma kararını birlikte almaya yetkilidir.

Bu usule göre yapılan satın almalarda en az 3 firmadan teklif alınması şarttır.

Satın alım, Genel Sekreter tarafından harcama belgesinin arkası imzalanarak onaylanır. Harcama belgesinin arkasında satın almayı bizzat yapan kişinin imzası da bulunur. İşin tam, eksiksiz ve doğru olduğuna ilişkin kanaat getirildikten sonra Genel Sekreter tarafından onaylanan ödeme belgesi ödemenin yapılması için Genel Saymana gönderilir.

Bu yönteme göre de GYK Kararı olmadan zorunlu durumlarda yapılan satın alma tutarlarına ilişkin bilgiler her ay Genel Sayman tarafından Mali Tablo ile GYK ya sunularak onaya bağlanır. GYK onayından önce muhasebeleştirme yapılamaz.

C- 3.000,00 TL ÜSTÜ – 10.000 TL ALTI SATIN ALMALAR:

GYK tarafından kararı alınan ve bu gruba giren satın almalara ait belgeler bir hafta içinde genel sekreterlikçe düzenlenerek Satın Alma Komisyonuna teslim edilir.

Dernek birimleri, genel merkezin GYK dışındaki kurulları, genel merkezin sözleşmeli veya gönüllü çalışan personeli yada organ üyelerinin satın alma talepleri, talepte bulunan kişilerce “Teklif veya Sipariş Talep Formu” ve buna iliştirilen “Yaklaşık Maliyet yada Ön Keşif Çizelgesi” ile Genel Başkan ile ve Genel Sekretere sunulur.

Genel Başkanın yokluğunda Genel Başkan’ın yetki verdiği Genel Başkan Yardımcısı, Genel Sekreterin yokluğunda da Genel Sekreterin yetki verdiği Genel Sekreter Yardımcısı, satın alma kararını birlikte almaya yetkilidir. Genel Başkan veya Genel Sekreterden en az birinin satın alma kararında onayı olması şarttır.

Şubelerin talepleri için mutlaka GYK kararının alınmış olması aranır.

Genel Başkan ve Genel Sekreter tarafından satın alma talebinin birlikte onaylanmasının ardından, satın almaya ilişkin ihtiyaca göre ihtiyaç sahibi birim tarafından “İdari ve Teknik Şartname” hazırlanır.

Firmalardan teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından GYK kararı ile daha önce Satın Alma Komisyonu içinde görevlendirilen bir veya daha fazla Satın Alma Görevlisine piyasa araştırması yaptırılarak alınabileceği gibi elektronik ortamda mail yoluyla veya faks ile alınabilir. Bu usule göre yapılacak satın almalarda en az 5 firmadan teklif alınması şarttır.

Alınan bu teklifler Satın Alma Komisyonuna sunulur. Satın Alma Komisyonunun onayının ardından satın alma gerçekleştirilir. Satın Alma Komisyonu fiziken toplanarak karar alabileceği gibi elektronik ortamda tekliflerin değerlendirmesini yapıp, üyelerin e- posta yolu ile görüşlerini bildirmesi ile çoğunluğun görüşüne göre karar da alabilir.

Satın Alma Komisyonu bu görevi Satın Alma Xxxxxxxxx tarafından bu epostaların çıktıları alınarak, Satın Alma Komisyonu kararı oluşturulur ve Genel Sekreter veya yokluğunda yardımcılarından birisine imzalattırılarak tutanak altına alınır.

Satın alım, Genel Sekreter tarafından harcama belgesinin arkası imzalanarak onaylanır. İşin tam, eksiksiz ve doğru olduğuna ilişkin kanaat getirildikten sonra Genel Sekreter tarafından onaylanan Harcama Belgesi, ödemenin yapılması için Genel Saymana gönderilir.

Bu yöntem ile yapılan satın alma tutarlarına ilişkin bilgiler her ay Genel Sayman tarafından Mali Tablo ile GYK ya sunularak onaya bağlanır. GYK onayından önce muhasebeleştirme yapılamaz.

D- 10.000 TL ve ÜSTÜ SATIN ALMALAR:

Bu satın almalar ihale usulü ile yapılır.

Dernek birimleri, personeli ya da organ üyelerinin satın alma talepleri, yazılı olarak Genel Başkan ile Genel Sekretere sunulur. Kayıtları yapılan talepler GYK’nın ilk toplantısında gündeme getirilir.

Genel Başkanın yokluğunda Genel Başkan Yardımcıları ile Genel Sekreterin yokluğunda da Genel Sekreter Yardımcıları bu talepleri alarak aynı işlemleri yaparlar. GYK’nın alımı onaylayan bir karar vermesi halinde satın alma süreci başlatılır.

GYK tarafından satın alma talebinin onaylanması ardından, satın almaya ilişkin ihtiyaca göre teklif formu veya idari ve teknik şartname, talebi yapan birim tarafından hazırlanarak Satın Alma Komisyonuna teslim edilir.

Söz konusu teklif formu veya idari ve teknik şartname satın alma komisyonu üyelerine yollanarak onayları alınır.

Komisyon üyelerinin onayladığı teklif formu veya şartname üzerinden ihaleye çıkılır. Hazırlanacak şartnamelerde zarfın içine koyulmak üzere hangi bilgi ve belgelerin isteneceği ayrıca belirtilir.

Bu prosedür kapsamında satın alınacak mal veya hizmetlerde rayiç bedelin 10.000 TL üzerinde kalacağı tahmin edilen tüm tekliflerin kapalı zarf usulü ile alınması esastır. Kapalı zarf usulünde en az beş firmadan teklif istenmelidir. Kapalı zarf usulü ile alınacak olan tekliflere ilişkin duyuru davet usulü ve/veya WEB sitesinde duyuru ve/veya sms ile duyuru yöntemleri kullanılarak yapılır.

Üçüncü gruptaki satın almalarda İhale duyurusunun başlangıcından sürenin bitimine kadar firmalara teklif verebilmeleri için en az 3 iş günü süre tanınır. Yeterli süre tanınması esas olmakla birlikte, işin niteliği ve sonuçlandırılma süresi dikkate alınarak istenmesi durumunda 3 günden daha kısa bir süre tanınması da mümkündür. 3 günden daha kısa süre tanınması hali ancak Genel Başkanın onay vermesi kaydıyla e-posta kullanılarak GYK üyelerinin salt çoğunluğunun onayının alınması ile mümkündür.

Dördüncü grupta yer alan alımlar için GYK kararı olması şarttır. Bu grupta yer alan mal ve hizmetlerin alımı için Kamu İhale Kanunu örnek alınarak yapılacak İhale Dosyaları Satın Alma Komisyonu tarafından hazırlandıktan sonra bir hafta içinde Genel Sekreterlikçe yayınlanarak ihaleye çıkılır. İlan süresi 15 günden az olamaz. Dosya teslimlerinin ilanın bitiminden sonra bir hafta içinde teslim edilmiş olmaları istenir. Bu tarihten bir hafta sonraya da ihale tarih, saati ve yeri verilerek şartlara uyan tedarikçi adaylarına gerekli tebligat yapılmış olur.

Kapalı zarf usulünde teklifler yazılı olarak alınır. Hazırlanacak olan şartnamelerde zarfın içerisine koyulmak üzere hangi bilgi ve belgelerin isteneceği ayrıca belirtilir. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firmanın veya şahsın ismi, teklif verdiği konu açıkça yazılır. Zarfın kapanan kısmının teklif veren tarafından imzalanması istenir. Teklif mektubu şartnameye uygun olarak hazırlanmalı, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenilen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka zarfın içerisinde verilmelidir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmalıdır. Teklif verenin idari ve teknik şartnamenin her sayfasını onaylaması gerekmektedir. Teklif mektupları teklif veren

tarafından imzalanmalıdır. Bu ölçütlere uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen teklifler değerlendirmeye alınmaz. Kapalı zarf ile gelen teklifler toplantıda açıldıktan sonra başka bir firmanın teklifi kabul edilemez.

Firmalardan kapalı zarfla gelen teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından açıldıktan sonra, şartnameye uygun olmak kaydıyla en uygun fiyatı veren firma ihaleyi kazanır.

Prensip en az beş firmadan teklif alınması olsa da en az 5 teklifin tüm duyuru ve çabalara karşın gelmediği durumlarda gelen tek teklif zarfı açılarak Satın Alma Komisyonunda değerlendirmeye alınır.

Satın Alma Komisyonunun kararı ilke olarak Genel Yönetim Kuruluna sunularak kesinleşir. Malın/hizmetin alınmasının acil olduğu durumlarda Genel Başkanın onayı ile Satın Alma Komisyonu kararına uygun olarak satın alma gerçekleştirilir. Bu satın almanın ilk GYK toplantısı gündemine alınarak onaylanması zorunludur. Bunu temin için süre kısıtı olan durumlarda GYK toplantısı beklenmeksizin, GYK üyelerinden eposta yoluyla onay alınarak satın alma gerçekleştirilebilir.

Satın Alma Personeli, satın alınan mal veya hizmetin teknik şartname esaslarına göre teslim edilmesinin takibini yapar. Genel Sekreterliğe bilgi verip onayını alır.

Gerek duyulduğunda mal veya hizmetin yerinde görülmesi yolu ile muayene ve kabul süreci de tercih edilebilir

Yönergeye uygun olarak satın alma kararı çıkan, onaylanan, satın alınan veya kiralanan, muayenesi yapılarak kabul edilen mal ve hizmetlere ait tüm belgeler, GYK kararı da dahil olmak üzere alımı yapan satın alma görevlisi veya yetkili kişilerce en geç bir hafta içinde Genel Saymanlığa teslim edilir. Genel Saymanlıkça bu belgeler kontrol edilerek ödemeleri yapılır. Kasa durumu nedeniyle ödemede gecikme olacağı tahmin edilen hususlar hakkında gecikmeksizin Genel Başkana bilgi verilerek kararı alınır. Gecikmenin uzaması halinde ilk toplantıda GYK’ya bilgi verilir.

Genel Sekreter, mal ve hizmetlerin istek formu, şartnameler ve sözleşme hükümlerine göre ve genel teamül, kural ve standartlara uygun olarak muayenesinden ve kabulünden sorumludur. Genel Sekreter bu görevini satın alma personeli kanalıyla da kuracağı bir komisyon ile de yerine getirebilir.

ŞUBELER

Madde 6:

Şubeler mal ve hizmet alımlarını bu yönergeye dayanarak Genel Merkez alımlarına uygun şekilde yapacaklar ve ilgili hususları Şube Devamlı Yönergelerine ithal edeceklerdir.

YÜRÜTME

Madde 7: Bu yönergeyi ADD Genel Başkanı yürütür.

YÜRÜRLÜK:

Madde 8:Bu yönetmelik GYK’nın 15/06/2021 tarih ve 06 nolu toplantısıyla kabul edilmiş ve 25/06/2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

KAYNAKÇA :

Kamu İhale Kanunu

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği

Satın Alma Tedarik Yönetimi Derneği Tüzüğü Dernekler İçin Yasal Mevzuat Rehberi

Uygun Tedarikçi Seçimi ve Satın Alma (Xxxxx Xxxxx) Yaklaşık Maliyet Hesaplama Semineri sunumları