ICAS HELAL BELGELENDİRME USUL VE ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM

ICAS HELAL BELGELENDİRME USUL VE ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Kısaltmalar ve Tarifler

PROCEDURES AND PRINCIPLES OF ICAS HALAL CERTIFICATION FIRST PART

Objective, Scope, Reference, Abbreviations and Definitions

Amaç/ Objective

MADDE 1- Helal Belgelendirme Usul ve Esasları, ICAS’ın, TS OIC SMIIC 1:20219 standardına uygun olarak, Türkiye’de ve uluslararası alanda yapmakta olduğu helal belgelendirme faaliyetlerinin yürütülmesi, bu faaliyetler kapsamında düzenlenen ve ekte belirtilen belgeler varsa bunlarla ilişkilendirilmiş markaların kullanılma usul ve esaslarının düzenlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

ARTICLE 1- Procedures and Principles of Halal Certification has been prepared for the conducting halal certification activities that ICAS is carrying out in Turkey and internationally in accordance with TS OIC SMIIC 1:20219 standard, and regulating the procedures and principles of using the logo, if any, associated with the certificates issued within the scope of these activities and specified in the annex.

Kapsam/ Scope

MADDE 2- Helal Belgelendirme Usul ve Esasları, ICAS ’ın helal belgelendirme faaliyetlerinin yürütülmesiyle ilgili usul ve esasları kapsar. Bu usul ve esaslar kapsamına giren helal belgelendirme markaları ve belgeleri ilgili kuruluşlara verilmiştir.

ARTICLE 2- Procedures and Principles of Halal Certification contains the procedures and principles regarding the execution of halal certification activities of ICAS. Halal certification logo and certificate which are within the scope of these procedures and principles, have been given to the relevant companies.

Dayanak/ Reference

MADDE 3- Helal Belgelendirme Usul ve Esasları, TS OIC SMIIC 1:2019 standardına dayanılarak hazırlanmıştır.

ARTICLE 3- Procedures and Principles of Halal Certification has been prepared based on the TS OIC SMIIC 1:2019 standard.

Kısaltmalar ve tarifler/ Abbreviations and Definitions

MADDE 4- Helal Belgelendirme Usul ve Esaslarında geçen/ Definitions stated in Procedures and Principles of Halal Certification;

a. Kuruluş/ Company: ICAS tarafından sunulan helal belgelendirme hizmetini talep ederek başvuruda bulunmuş/ Belgelendirme Tetkikinden geçmiş/ belge sahibi/belgesi askıya alınmış/belgesi geri çekilmiş veya belgesi iptal edilmiş olan işletmeler

Establishment that have applied for the halal certification service offered by ICAS / passed the Certification Audit / certificated / whose certificate has been suspended / whose certificate has been withdrawn or whose certificate has been cancelled.

b. Belgelendirme Planı/ Certification Plan : Belgelendirme faaliyeti bazında, başvurunun alınmasından belge kararı ve ara kontrol dahil belgelendirme sonrası işlemlere ait uygulamaların tanımlandığı dokümandır.

It is the document that defines process from the application related on the certification activity to the post-certification processes, including the certificate decision and the survelliance audit, after the receipt of the application.

c. Belgelendirme Kriteri/ Certification Criteria: Belgelendirme amacıyla kullanılabilecek standartın bulunmadığı konularda, yayınlanıncaya kadar belgelendirmeye esas teşkil etmek üzere, mevcut teknolojik bilgi seviyesi, sistemün özellikleridir.

In cases where there is no standard that can be used for certification purposes, the current level of technological knowledge and the characteristics of the system to form the basis for certification until its issue date.

d. Tetkik bulguları tanımlamaları/ Definitions of Audit Findings

- Uygunsuzluk; Standard maddelerinden herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya uygulanmamasıdır. Sistemin sağlıklı çalışmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır.

Non-conformities; When any of the standard article or sub-headings are not adequately defined and/or implemented, it is occured at the presence of deficiencies and malfunctions that will affect the competency of operation and the system.

- Gözlem; tetkik heyetinin bir sonraki tetkike de yardımcı olması amacıyla

belgelendirmeye esas Yönetim Sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz görüşlerdir. Observation; It is the positive or negative opinions of the audit team regarding the management system that is the basis for certification, in order to assist the next audit.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

SECOND PART

General Provisions

MADDE 5- ICAS tarafından yürütülen Helal belgelendirme faaliyetleri, ekte belirtilen belgeler varsa bunlarla ilişkilendirilmiş markalar için uygulama dokümanlarını içeren ilgili yönetim sistemi dokümanlarına uygun olarak yürütülür.

ARTICLE 5- Halal certification activities by ICAS are carried out in accordance with the relevant management system documentation, which include the implementation documents for the brands stated with the attached certificates, if any.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Belgelendirme Organları

THIRD PART

Certification Organs

Karar organı/ Decision Organ

MADDE 6- Karar Komitesi/ Decision Committee

Tarafsızlık, bağımsızlık ve şeffaflık ilkesini sağlayabilecek şekilde, helal belgelendirme faaliyetleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerden oluşturulan, başkan ve üyelerinin ICAS personeli içinden veya dışarıdan seçilebilen ve ICAS Genel müdürü tarafından atanan karar organıdır. Karar Komitesi görev ve yetkileri ilgili görev tanımında belirtilmiştir.

In a manner that can provide the principles of impartiality, independence and transparency; it is the decision organ, which consists of member who have knowledge and experience in halal certification activities, whose chairman and members can be selected from within or outside the ICAS staff, and appointed by the ICAS General Manager. The duties and authorities of the Decision Committee are specified in the relevant job description.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Belgelendirme İşlemleri

FOURTH PART

Certification Process

Başvuru şartları ve kabulü/ Requirements and Acceptance of Application

MADDE 7- ICAS’ de yürütülen Helal Belgelendirme faaliyetlerine ilişkin kuruluşların başvuruları için gerekli belgeler Başvuru Formunda tanımlanmıştır.

ARTICLE 7- The documents required for the applications of the companies regarding the Halal Certification activities carried out in ICAS are defined in the Application Form.

Bu kurallar kapsamındaki yönetim sistemleri belgelendirme faaliyetleri için başvuru şartları ve kabulü aşağıdaki usullerle yapılır:

Requirements and acceptance of application for halal management systems certification activities within the scope of these rules are made by the following process:

a) Başvuru formunun kuruluşun gerçek durumunu gösterecek şekilde doğru ve eksiksiz olarak doldurulması gerekir

Filling the application form should be accurately and completely in a way that shows the actual situation of the company.

b) Helal belgelendirme sistemine ait başvuru için gerekli belgeler listesindeki belgelerin tamamının ibraz edilmesi gerekir.

Submission of all the documents should be in the list of required documents for the halal certification system application.

c) ICAS Helal Belgelendirme Başvuru Formunun doldurulması, başvuruda bulunulması, Helal Belgelendirme Usul ve Esasları tüm şartlarının kuruluşlar tarafından kabul edildiğini gösterir. Kuruluş farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri için ayrı başvuru formları doldurur ve ayrı başvuru ücretlerini öder.

Filling the ICAS Halal Certification Application Form and making an application indicates that all conditions at Procedures and Principles of Halal Certification are accepted by the companies. The company fills out separate application forms for facilities with different legal entities and pays separate application fees for them.

d) Başvurunun ön değerlendirilmesi sonucunda, Başvuru formunda belirtilen dokümanlar yeterli bulunduğunda, kuruluşların başvuru dosyaları kabul edilir. Başvuru dokümanları yeterli bulunmadığında, kuruluşa bilgi verilir. 6 ay içinde eksiklikler giderilmediği takdirde başvuru iptal edilir.

As a result of the pre-evaluation of the application; when the documents specified in the application form are found sufficient, the application files of the companies are accepted. When the application documents are found insufficient, the company is informed. If the deficiencies are not corrected within 6 months, the application will be cancelled.

e) Belgelendirme yapma imkânı olmadığı hallerde Helal belgelendirme sorulusu onayıyla belgelendirme başvurusu reddedilebilir.

In cases where certification is not possible, the certification application may be rejected with the approval of the Halal certification technical specialist.

Tetkik/ Audit

MADDE 8- Belgelendirme tetkikleri Aşama I ve Aşama II (Belgelendirme) olarak gerçekleştirilir. Aşama I tetkikler başvurulan standard ve başvuran kuruluşun risk gurubuna göre masa başında veya kuruluşun sahasında gerçekleştirilebilir. OIC SMIIC 2 2019 standardında belirtilen kategorilerden, A, B, G, H, I, J ve K kategorilerinde, denetimin 1. aşamasının yerinde denetim olması zorunluluğu yoktur. Ancak, denetimi yerinde yapma kararı tamamen denetim ekibine aittir. C, D, E, F, L, M ve N kategorilerinde ise denetimin 1. aşamasının yerinde denetim olması şarttır. Aşama I ve Aşama II (Belgelendirme) tetkikleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. Ancak Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, tespit edilen uygunsuzluğun kapatılması için öngörülen süre sonuna kadar Aşama II (Belgelendirme) tetkiki gerçekleştirilmez. ARTICLE 8- Certification audits are carried out as Stage I and Stage II (Certification). Stage I audits can be carried out at the desk or on-site, depending on the standard applied and the risk group of the applicant companies. In the categories A, B, G, H, I, J and K from the categories specified in the OIC SMIIC 2: 2019 standard, the stage 1 audit does not have to be an on-site audit. However, the decision to conduct the on site audit is entirely up to the audit team.

In the categories C, D, E, F, L, M and N from the categories specified in the OIC SMIIC 2: 2019 standard, the stage 1 audit must be on-site inspection. Stage I and Stage II (Certification) audits can be scheduled sequentially. If non-conformity is detected during the Stage I audit, the Stage II (Certification) audit is not performed until the end of the period for closing the detected nonconformity

(3) Masa Başında Yapılabilecek Aşama I Tetkiki/ Stage I Audit that can be conducted at the desk

OIC SMIIC 2 2019 Helal belgelendirme tetkiklerinde düşük ve orta risk guruplarında olanlar için belgelendirme tetkiklerinin tümünde Aşama I tetkikleri masa başında yapılabilir.

According to the OIC SMIIC 2:2019 standard, Stage I audits can be done at the desk for those in low and medium risk groups in Halal certification audits.

Aşama I tetkikleri baş tetkik görevlisi tarafından gerekli görüldüğünde ilgili belgelendirme biriminin onayı ile sahada da yapılabilir.

Stage I audits can also be conducted as on-site with the approval of the relevant certification unit, when deemed necessary by the lead auditor.

Masa başında yapılan Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, önceden planlanmış olan Aşama II (Belgelendirme) tetkiki gerçekleştirilmez. Uygunsuzluklar ile ilgili verilecek termin 6 (altı) ayı aşamaz. Tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için öngörülen süre sonunda Aşama II (Belgelendirme) tetkiki planlanır. Aşama I ve Aşama II (Belgelendirme) tetkiki arasındaki süre 6 (altı)ayı aşamaz. 6(altı) ayı aşan durumlarda başvuru iptal edilir. Aşama I tetkik sırasında tespit edilen uygunsuzlukların takibi ve kapatılması Aşama II (Belgelendirme) tetkiki sırasında yapılır. Masa başında yapılan Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edilmediği takdirde, Aşama I tetkikini gerçekleştiren Baş Tetkik Görevlisi kararı ile daha önceden planlanmış olan Aşama II (Belgelendirme) tetkiki gerçekleştirilir.

If any nonconformity is detected during the Stage I audit conducted at the desk, the previously planned Stage II (Certification) audit will not be performed. The deadline for nonconformities cannot exceed 6 (six) months. The Stage II (Certification) audit is planned at the end of the estimated period in order to eliminate the detected nonconformities. The period between Stage I and Stage II (Certification) audit cannot exceed 6 (six) months. In cases exceeding 6 (six) months, the application is cancelled. The follow-up and closing of nonconformities detected during the Stage I audit is done during the Stage II (Certification) audit.

If no non-compliance is detected during the Stage I audit conducted at the desk, the previously planned Stage II (Certification) audit is carried out with the decision of the Lead Auditor performing the Stage I audit.

Sahada Yapılacak Aşama I Tetkikleri/ Stage I Audit that can be conducted as on-site

OIC SMIIC 1 2019 Helal Belgelendirme tetkiklerinde özel ve çok yüksek risk guruplarında, Sahada yapılan Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, önceden planlanmış olan Aşama II (Belgelendirme) tetkiki gerçekleştirilmez, uygunsuzluklar ile ilgili verilecek termin 6 (altı) ayı aşamaz. Kuruluşta tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için öngörülen sure sonunda Helal teknik sorumlusu tarafından Aşama II (Belgelendirme) tetkiki planlanır.

According to the OIC SMIIC 2:2019 standard, Stage I audits is conducted as on-site for special and very high risk groups in Halal certification audits. If any non-conformity is detected during the Stage I audit, the previously planned Stage II (Certification) audit is not carried out, and the deadline for nonconformities cannot exceed 6 (six) months. The Stage II (Certification) audit is

planned by the Halal certification technical specialist at the end of the estimated period in order to eliminate the nonconformities identified in the company.

Aşama I ve Aşama II (Belgelendirme) tetkikleri arasındaki süre 6 (altı) ayı aşamaz. 6 (altı) ayı aşan durumlarda Aşama I tetkiki yeniden planlanır. Sahada yapılan Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edilmediği taktirde, Aşama I tetkikini gerçekleştiren Baş Tetkik Görevlisi kararı ile, daha önceden planlanmış olan Aşama II (Belgelendirme) tetkiki gerçekleştirilir. Aşama I tetkik sırasında tespit edilen uygunsuzlukların takibi ve kapatılması Aşama II (Belgelendirme) tetkiki sırasında yapılır. Aşama I ve Aşama II (Belgelendirme) tetkiklerinin birbiri ardına planlanması, Aşama II (Belgelendirme) tetkikinin kesin olarak gerçekleştirileceği anlamına gelmez. Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği takdirde Aşama II (Belgelendirme) tetkiki, tespit edilen uygunsuzluğun giderilmesi ön görülen süre sonuna kadar ertelenir. Bu süre hiçbir zaman 6 (altı) ayı aşamaz.

The period between Stage I and Stage II (Certification) audits cannot exceed 6 (six) months. In cases exceeding 6 (six) months, the Stage I audit is planned again. If there is not any non- conformity during the Stage I audit conducted on site, the previously planned Stage II (Certification) audit is carried out with the decision of the Lead Auditor who performed the Stage I audit. The follow-up and closing of nonconformities detected during the Stage I audit is done during the Stage II (Certification) audit. The planning of Stage I and Stage II (Certification) audits does not necessarily mean that the Stage II (Certification) audit will be performed. If there is any non-conformity is detected during the Stage I audit, the Stage II (Certification) audit is postponed until the end of the stipulated period to resolve the detected nonconformity. This period can never exceed 6 (six) months.

Kuruluş tarafından heyet ve taslak programın kabul görmesi durumunda tetkik gerçekleştirilir. Tetkik Heyetinin veya taslak programın kabul görmemesi durumunda, kuruluş nedenlerini yazılı olarak açıklar. Kuruluşun gerekçeleri İlgili Belgelendirme birimi tarafından değerlendirilir. Gerekçelerin haklı bulunması durumunda, heyette değişiklik yapılır. Kuruluşun tetkik planındaki değişiklik önerisi baş tetkikçi tarafından değerlendirilir. Tetkik Heyeti ve tetkik Planı için kuruluştan teyit gelmeden tetkik gerçekleştirilemez. ICAS ’dan kaynaklanan herhangi bir nedenle teyit alınan tetkik heyeti üyelerinde değişiklik söz konusu olduğunda yeni özgeçmişler için tekrar teyit alınır. Gerek duyulduğunda üzerinde anlaşma sağlanan tetkik tarihleri her iki tarafın da talebiyle değiştirilebilir.

After the audit team and the draft audit plan are approved by the company, the audit is carried out. If the Audit team or the draft audit plan is not accepted, the company explains its reasons in writing. The reasons of the company are evaluated by the Relevant Certification Unit. If the reasons are found to be justified, a change is made in the team. The proposal for a change in the audit plan of the company is evaluated by the lead auditor. An audit cannot be carried out without approval from the company for the audit team and the audit plan. In case of a change in the members of the audit team, which has been confirmed for any reason arising from ICAS, approval

is taken again for new CVs. When necessary, the agreed audit dates can be changed at the request of both parties.

Kuruluşun başvuruda bulunduğu tarih itibari ile Aşama I tetkiki (saha) 6 (altı) ay içinde kuruluş tarafından kabul edilmez ve/veya Aşama I tetkikinden (saha veya masa başı) itibaren 6 (altı) ay içinde Aşama II (Belgelendirme) kuruluş tarafından kabul edilmeyerek ertelenir ise kuruluşun başvurusu iptal edilir. Başvurusu iptal Kuruluş talebi ile de yapılabilir. Başvuru iptal edilen kuruluşların dosyaları iade edilir.

In case the Stage I audit (on-site) is not accepted by the company within 6 (six) months as of the application date and/or the Stage II (Certification) audit is not accepted by the company and is postponed within 6 (six) months from the Stage I audit (on-site or desk); the application of the company is cancelled. The company whose application has been cancelled can also withdraw its request. The files of the company whose application has been cancelled are returned.

Tetkik Heyeti, tetkik sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir; standart şartlarına göre uygunsuzluklar tespit edilir ise uygunsuzluğu tanımlayan Uygunsuzluk Raporu/Raporları hazırlar Uygunsuzluk Raporlarında tespit edilen uygunsuzluğun kategorisi belirtilir.

The Audit team reviews the findings obtained as a result of the audit; If nonconformities are detected according to the standard articles, it prepares nonconformity reports for detected the nonconformities. The category of the detected nonconformity is specified in the nonconformity report.

Uygunsuzluk Raporlarında, Düzeltici Faaliyetlerin kapsamı ve tamamlama süreleri Tetkik Heyeti ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir. Tetkik Raporu ve ekleri Tetkik Heyeti ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır. Kuruluşun imzadan imtina etmesi durumunda Baş Tetkikçi bu durumu Denetim Raporunda belirtir. Konu ile Karar Komitesi kararı kuruluşa bildirilir. Kuruluşun karara itirazı, Karar Komitesi kararının tebliğ tarihini takip eden 15 (onbeş) gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirilmek üzere ilgili İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur.

In the Non-conformity reports, the scope and completion times of the corrective actions are determined by the audit team and management representative of the company. The audit report and its annexes are mutually signed by the Audit Team and management representative of the company to show that the nonconformities are accepted. If the company refrains from signing to nonconformity audit, the lead auditor will indicate this situation in the audit report. The decision of the decision committee on the relevant subject is notified to the company.

If the organization's complaint to the decision is made within 15 (fifteen) days following the notification date of the decision, the complaint is submitted to the relevant Objection, Complaint and Incompatibility Committe for consideration.

Baş Tetkik Görevlisi tetkik esnasında tetkik süresini etkileyebilecek durumlarla karşılaştığında Teknik Birim Müdürlüğü ile koordineli olarak kuruluşun teyidini almak koşulu ile tetkik süresini değiştirebilir.

When the Lead Auditor realizes situations that may affect the audit time, he/she can change the audit time in coordination with the Technical Manager, with providing that he/she receives the confirmation of the company.

Kuruluşta gerçekleştirilen tetkike ait Tetkik raporlarındaki uygunsuzluklar için verilen düzeltici faaliyet süresi 6 aydan uzun tutulamaz. Uygunsuzluklar için Takip Tetkiki önerilmemişse, kuruluş düzeltici faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri uygunsuzluğun kapatılabilmesi amacıyla Karar Komitesine sunulmak üzere ilgili Baş Tetkik Görevlisine veya ilgili Teknik Birim Müdürlüğü’ne göndermekle yükümlüdür.

The corrective action period given for the nonconformities in the audit reports cannot be longer than 6 months. If a follow-up audit is not recommended for nonconformities, the company is obliged to send the evidences regarding its corrective actions to the relevant Lead auditor or Technical Manager to be submitted for the Decision Committee in order to close the nonconformity.

Tetkiklerde uygunsuzluk bulunması hali gerçekleştirilecek işlemler ve Takip tetkiki gerçekleştirilmesi, Helal Belgelendirme Usul ve Esaslarının ilgili maddesine göre gerçekleştirilir. The actions to be taken in case of nonconformity in the audits and the follow-up audit are carried out according to the relevant article at procedure and principles of halal certification

Kuruluş Karar Komitesi karar tarihini takiben 6 (altı) aylık süre içinde takip tetkiki yapılabilmesi için teyit vermez ise başvurusu iptal edilir.

If the company does not approve the follow-up audit within 6 (six) months following the decision date of the decision committee, its application is cancelled.

Gözden geçirme ve değerlendirme/ Review and Evaluation

Madde 9- Tüm denetim çıktılarının (denetim raporları, uygunsuzluk raporları ve kapama kayıtları ile laboratuvar analiz sonuçları) kontrolü Helal belgelendirme teknik sorumlusu tarafından yapılır. Gözden geçirildikten sonra eksiklik bulunmaması halinde karara bağlanmak üzere yetkili karar organına sunulur. Tüm değerlendirmeler BL-H-PR-004 HELAL BELGELENDİRME PROGRAMI SONUÇ DEĞERLENDİRME VE KOMİTE İŞLEMLERİ PROSEDÜRÜ ‘ne göre

gerçekleştirilir.

Article 9- All audit outputs (audit reports, non-conformity reports and closing records and laboratory analysis results) are controlled by the Halal certification technical specialist. If there is no deficiency after the review, it is submitted to the authorized decision committee for decision. All evaluations are carried out according to BL-H-PR-004 Halal Certification Programme Result Evaluation and Committee Process Procedure

Belgelendirme işlemlerinin durdurulması ve işlemden kaldırılması/ Suspension and withdrawal of certification processes

MADDE 10- Belgelendirme birimleri, başvuru sahibi tarafından talep edilen belgelendirme faaliyeti hakkında gerekli bilgi ve belgeyi temin edemediği takdirde belgelendirme işlemlerini durdurabilir veya başvuruyu işlemden kaldırabilir.

Kuruluşta Tetkiki gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa, Baş Tetkik Görevlisi bunun nedenlerini kuruluş Yönetim Temsilcisine bildirir ve tetkiki durdurarak tutanak düzenler. Teknik Birim Müdürlüğü tarafından ön yazı, fatura ve tutanağın bir nüshası kuruluşa gönderilir.

Article 10- If the certification unit cannot provide the necessary information and evidences about the certification activity requested by the applicant, it may suspend the certification process or withdrawal the application.

In cases where it is not possible to carry out the audit in the company, the Lead Auditor reports the reasons for this to management representative of the company and stops the audit and writes the minute. Each copy of the cover letter, invoice and minute are sent to the company by the Technical Manager.

Sözleşmenin akdi ve belgenin düzenlenmesi/ Conclusion of Contract and Arrangement of Certificate

MADDE 11- Belgelendirme kararının olumlu verilmesi halinde, bu karar başvuru sahibine bildirilir. Başvuru sahibi veya yetkili temsilcisi ile kullanma hakkı verilen markalar ile ilgili olarak düzenlenen belge kapsamında sözleşme imzalanır. Belge ve belge ile ilişkilendirilmiş marka kullanma hakkı, aksi sözleşmede veya belgelendirmeye esas dokümanlarda belirtilmemiş ise sözleşmenin imza tarihinden itibaren kazanılır. Belge sahibinin yazılı talebi halinde, belge yabancı dil(ler)de de tanzim edilebilir.

Article 11- In case the certification decision is positive, this decision is notified to the applicant.A contract is signed with the applicant or its authorized representative regarding the logos that are given the right to use, according to the scope of the certificate. The certificate and the right to use the logo associated with the certificate will be valid from the date of signature of the contract, unless otherwise specified in the contract or the certificate that are the basis for certification. Upon the written request of the certificated company, the certificate can also be issued in a foreign language(s).

Başvuruda bulunan kuruluş gerçekleştirilen tetkik sonucu ilgili standard şartlarına uygun olduğunun veya takip denetimi gerekmeden uygun hale getirileceğinin belirlenmesi ve ICAS Karar Komitesinin olumlu karar vermesi ile belge almaya hak kazanır. Belge tarihi olarak ilgili Karar Komitesi karar tarihi esas alınır.

The applicant company is entitled to receive a certificate as a result of the audit performed, as a result of the determination that it complies with the relevant standard requirements or that it will be made suitable without any follow-up audit and the positive decision of ICAS Decision Committee. The date of the relevant decision by the Decision Committee is taken as the certificate issue date.

ICAS ve kuruluş yetkililerince ICAS Belge Ve Xxxxx Xxxxxxma Sözleşmesinin imzalanması ve kuruluşa gönderilen fatura bedelinin yatırıldığını gösteren dekontun ilgili Teknik Birim Müdürlüğü’ne ulaştırılmasından sonra Helal Belgesi kuruluşa teslim edilir. Belgenin geçerlilik

süresi 3 (üç) yıldır. Kapsam değişikliği, adres değişikliği ve unvan değişikliği tetkiklerinde belge süresinde herhangi bir değişiklik yapılmaz, ilk belge tarihi, belgenin geçerlilik süresi için baz alınır ve yapılan değişiklikle ilgili yeni belge sözleşmesi imzalanır. Kapsam Değişikliği yapıldığında Belgelendirme Tetkiki veya Belge Yenileme Tetkiki sonucu hazırlanan sözleşme hükümleri aynen geçerlidir. Ancak yeniden sözleşme yapılarak kapsam değişikliği tarihi belirtilir.

The Halal Certificate is delivered to the company after the ICAS and the company authority sign ICAS Usage of Certıfıcate and Logo Contract and the receipt showing the invoice amount has been paid to the Technical Department. The validity period of the certificate is 3 (three) years. Any change is not needed in the certification period in scope change, address change and title change audits. The first certificate date is taken as a basis for the validity period of the certificate and a new certificate contract is signed regarding the change made. When the Change on scope is made, the provisions of the contract prepared as a result of the Certification Audit or Certificate Renewal audit are valid. However, date of change on the scope is specified by re-contracting.

ICAS ile sözleşme akdeden kuruluş, belgeyi ancak tetkik edilen ve belgede adı geçen üretim/hizmet yeri/yerleri için kullanılabilir. Başvuran kuruluşun organizasyonunda farklı yerlerde teşkilatlanma var ise Teknik Birim Müdürlüğü tarafından tetkik, tüm sistemin uygunluğunu tespit edebilecek şekilde örnekleme yapılarak ilgili dokümanlar çerçevesinde planlanır ve gerçekleştirilmesi sağlanır. Düzenlenen belgede kuruluşun Merkez adresi veya kuruluş tarafından belirtilecek irtibat adresi esas alınır.

The organization that has signed a contract with ICAS can only use the certificate for the production/service place(s) that are audited and mentioned in the certificate. If the applicant company operates in different locations, the audit is planned and carried out according to the sampling method in a way to determine the suitability of whole system by the Technical Department. The central address of the company or the contact address to be specified by the company are taken as basis in the certificate issued.

Belge almaya hak kazanılması sonrasında başvuru sahibi veya yetkili temsilcisinin, yapılacak yazılı bildirime rağmen, 3 (üç) ay içerisinde sözleşme imzalamak üzere müracaatta bulunmaması durumunda, belge verilme kararı ilgili karar organı tarafından iptal edilebilir. Söz konusu başvuru işlemi, sonuçları ile birlikte ilgili birim tarafından işlemden kaldırılabilir. Yapılan iptal nedeni ile başvuru sahibi herhangi bir maddi ve manevi hak talep edemez. Yeniden başvuruda bulunması halinde, ilk başvuruda aranan belge, bilgi ve raporların tekrar istenip istenmeyeceği hususu belgelendirme işleminin özelliğine göre ilgili belgelendirme birimi tarafından karara bağlanır.

After the company is entitled to receive the certificate, in case the company or its authorized representative does not sign a contract within 3 (three) months despite the written notification, the decision to issue the certificate may be canceled by the decision committee. The relevant application, together with its results, can be removed from the process by the technical department. The applicant cannot claim any material or moral rights due to the cancellation. In case of re-application, the certification unit decides whether the documents, information and reports requested in the first application will be requested again, according to the details of the certification process.

Tüm belgelendirme işlemlerinde, temel hususları içeren tanımlanmış sözleşmeye uyulur. Ancak, gerekli görüldüğü takdirde her bir belgelendirme faaliyeti için farklı veya ilave hükümler

konulabilir. Hazırlanan sözleşmelerde varsa yurt dışında yerleşik başvuru sahipleri ile ilgili hususlar da dikkate alınır.

It is performed in accordance with the defined contract, which includes the basic issues for all certification processes. However, if deemed necessary, different or additional provisions can be made for each certification activity. In the prepared contracts, the issues related to the applicants operating abroad, if any, are also taken into consideration.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Belgelendirme Sonrası İşlemler

FIFTH PART

Post Certification Processes

Kapsam değişikliği/ Change of Scope

MADDE 12– Belge sahibinin, sahip olduğu belge kapsamının değiştirilmesini belgelendirmeye esas doküman dahilinde talep etmesi durumunda, talep belgelendirme birimince değerlendirilerek yetkili karar organının kararına göre işlem yapılır.

Kuruluş sahip olduğu belgenin kapsamında genişletme veya daraltma talebinde bulunabilir.

Kapsam Değişikliği Tetkiklerinde, dokümanların incelenmesi helal teknik sorumlusu tarafından yapılır. Kapsam Değişikliği Tetkiki sonucunda; Karar Komitesi kararı doğrultusunda kapsam genişletme veya daraltmaya karar verilir ise, eski belge kuruluştan geri istenerek yeni belge hazırlanır.

Article 12- In case the certificated company requests the change of the certificate scope within the document that is the basis for the certification, the request is evaluated by the certification unit. Action is taken according to the decision of the decision committee.

The company may request to extension or reduction the scope of the certificate it has.

In Scope Change Audits, the review of the documents is done by the halal certification technical specialist. As a result of the Scope Change Audit; If it is decided to extension or reduction the scope in line with the decision of the Decision Committee, the certificate is requested back from the company and a new certificate is issued.

Belge üzerindeki bilgilerde değişiklik, belge sahibinin marka, adres, unvan ve/veya statü değişikliği

Change about the information on the certificate, Change on the brand, address, title and/or status of the certificated company

MADDE 13- Belge/başvuru sahibi her ne sebeple olursa olsun başvuru formu ve eklerindeki bilgilerde değişiklik olması durumunda, bunu en geç 30 (otuz) gün içinde belgelendirme birimine bildirmek ve bununla ilgili belgeleri göndermekle mükelleftir.

ARTICLE 13- The certificated company /applicant is obliged to notify the certification unit within 30 (thirty) days at the latest and to send the relevant documents, in case of any change in the information in the application form and its annexes, for whatever reason.

Kuruluş helal sistemi uygulamalarındaki, organizasyonel değişiklikleri, ünvan değişikliklerini, adres değişikliklerini, tüzel kişilik değişikliklerini ve Başvuru Formunda yer alan bilgilerden herhangi birindeki her türlü değişikliği takip eden bir ay içerisinde ilgili Müdürlüğe bildirmek zorundadır. Yapılan değişiklikler kapsamında;

- Yeniden yapılanma (kuruluş üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, tüzel kişilik değişikliği, şirket evlilikleri, üretim/hizmet kapsamının tamamen değişmesi)

- Adres değişikliği, unvan değişikliği

The company is obliged to notify the Technical manager within one month following the organizational changes, title changes, address changes, legal entity changes and any changes in any of the information in the Application Form in the halal system applications.

Within the scope of the changes made;

- Corporate reorganizations (change of top management, organizational changes, change of legal entity, mergers, complete change of production/service scope)

- Change of address, change of title

Durumlarında ve bu değişikliğin ürün/hizmet sunumunu etkilemesi söz konusu olduğunda tetkik gerçekleştirilir. Kuruluşta gerektiğinde tam tetkik gerçekleştirilir ve eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir. Yapılan değişiklikler neticesinde yeni bir tetkik gerekip gerekmediği ilgili Teknik Birim Müdürlüğü tarafından karara bağlanarak kuruluşa bildirilir.

Kuruluş adres değişikliğinin gerektirdiği dokümantasyon değişikliklerini, ICAS ’a ibraz etmek zorundadır.

In cases where this change affects the product/service, an audit is carried out. When necessary, a full audit is carried out in the company and the certificate is canceled and a new certificate is issued. As a result of the changes made, whether a new audit is required or not is decided by the Technical Manager and notified to the company. The company has to submit the documentation changes required by the address change to ICAS.

Adres değişikliğinin faaliyet alanını etkilemesi durumunda kuruluşta tam tetkik gerçekleştirilir ve eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir. Adres değişikliğinin faaliyet alanını etkilememesi durumunda Karar komitesi kararı ile belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir.

In case the address change affects the activity, a audit is carried out in the company and the certificate is canceled and a new certificate is issued. In case the address change does not affect the activity, the certificate is canceled and a new certificate is issued with the decision of the Decision Committee.

Belge sahibinin, belge kapsamındaki üretim/hizmet sunum/sistem uygulama yerinin başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından tamamen satın alınması halinde, bu durum belge sahibi ve/veya yeni yer sahibi tarafından en geç 30 (otuz) gün içinde ICAS’a bildirilir. Bu durumda, üretim/hizmet sunum/sistem uygulama yeri ve tescilli markası değişmemek kaydıyla, yeni sahibi başvuruda istenen belgeleri yeni unvanı ve/veya hukuki statüsü için düzenlenmiş olarak sunması ve ICAS’a

karşı mali yükümlülükleri üstlendiğini taahhüt etmesi halinde; belgelendirme birimi tarafından gerekli görülmesi halinde üretim/hizmet sunum yerinde yeniden inceleme yapılarak, yetkili karar organı kararı ile yeni belge düzenlenebilir ve yeni sözleşme imzalanabilir.

In case the production/service/ system implementation site of the certificated company is completely purchased by another real or legal person, this situation is notified to ICAS by the certificated company and/or the new owner within 30 (thirty) days at the latest. Provided that the place of production/service /system implementation and registered trademark do not change, the new owner must submit the documents requested in the application as arranged for the new title and/or legal status and undertake to ensure the financial obligations towards ICAS. In this case, if deemed necessary by the certification unit, a new certificate can be issued and a new contract can be signed by making an audit again at the production/service site, with the decision of the decision committee.

Sistem uygulama yeri ve tescilli markası değişmemek kaydıyla, adres, isim, unvan ve/veya hukuki statüsü değişen belge sahibinin, başvuruda istenen belgeleri yeni unvanı ve/veya statüsü için düzenlenmiş olarak sunması halinde; üretim/hizmet sunum yerinde yeniden inceleme, yetkili karar organı kararı ile belge sahibinin yeni adresi, unvanı ve/veya statüsü adına yeni belge düzenlenebilir ve yeni sözleşme imzalanabilir.

Provided that the system application place and registered trademark do not change, If the certificated company whose address, name, title and/or legal status has changed, submits the documents requested in the application as arranged for the new title and/or status; renewal audit at the production/service siteand a new certificate can be issued and a new contract can be signed in the name of the new address, title and/or status of the certificated company, with the decision of the decision committee.

Gözetim tetkiki/ Surveillance Audit

MADDE 14 – Belgelendirme birimleri, görevlendirildikleri belgelendirme faaliyeti kapsamında gerekli şartlara uygunluğun sürekliliğini kontrol etmek amacıyla gözetim yapabilirler. gözetim ile ilgili ek hususlar belgelendirme birimlerince düzenlenir.

ARTICLE 14 – Certification units may conduct surveillance in order to control the continuity of compliance with the necessary conditions within the scope of certification activity. Additional issues related to surveillance are organized by certification units.

Gözetim tetkikleri, belgeli kuruluşun Helal belge tarihi temel alınarak en az yılda bir kez gerçekleştirilir. Belgelendirme (Aşama II) tetkikleri sonrasında yapılan 1.Gözetim tetkikleri Belgelendirme (Aşama II) tetkik tarihinin son günü esas alınarak aşağıda açıklanan geçici veya mücbir haller dışında 12 (oniki) ay içerisinde yapılır.

Surveillance audits are carried out at least once a year, based on the Halal certification date of the certificated company. The 1st Surveillance audit conducted after the Certification (Stage II) audits is carried out within 12 (twelve) months, based on the last day of the Certification (Stage II) audit date, except for the temporary or force majeure situations described below.

Gözetim Tetkiki, Yönetim Sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir. Gözetim Tetkiklerinin sayısı Teknik Birim Müdürlüğüne ulaşan müşteri şikayetleri, Gözetim Tetkiki

sırasında bulunan uygunsuzluğun derecesine göre veya Tetkik Heyetinin, Tetkik Raporunda belirttiği görüş doğrultusunda artırılabilir.

The surveillance audit may cover all or parts of the Management System.The number of surveillance audit may be increased according to the customer complaints reported to the Technical department or the degree of nonconformity found during the survelliance audit or in line with the opinion of the audit team in the audit report.

Bir belge kullanma döneminde (3 yıl) en az bir habersiz denetim yapılmak şartıyla en az iki gözetim tetkiki yapılır. Bu süre içinde referans standardın tüm maddeleri en az bir kez incelenir.

Gözetim tetkikleri için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri gerekçesi belirtilmiş olmak kaydı ile, geçici durumlar için (örneğin Fuar, Konferans, İş Gezisi, Yoğun İş Yükü, Geçici Sağlık Sorunları, Salgın hastalıklar, Geçici Olarak Üretim ve Hizmetin Durması gibi) en fazla üç aya kadar, mücbir sebepler için (örneğin doğal afetler, ekonomik kriz, terörist faaliyetler, ağır sağlık sorunları, vb. durumlarda) en fazla 6(altı) aya kadar (tek seferde 6(altı) ay olmaması kaydıyla) ilgili Müdürlük tarafından (Karar Komitesine sunulmaksızın) erteleme yapılabilir. Erteleme durumunda yapılan gözetim tetkikine ait tarih, bir sonraki tetkik tarihini bağlamaz.

At least two surveillance audits are carried out in a certificate usage period (3 years), provided that at least one unannounced audit is conducted. During this period, all articles of the reference standard are reviewed at least once. Provided that the reason for the postponement requests from company for surveillance audits is stated; for temporary situations (such as Fair, Conference, Business, Workload, Temporary Health Problems, Epidemics,Temporary Suspension of Production and Service) up to a maximum of 3 (three)months, for force majeure (for example, natural disasters, economic crisis, terrorist activities, serious health problems, etc.) up to a maximum of 6 (six) months (provided that it is not 6 (six) months at a time).

Postponement for audit can be made by the Technical Manager (without submission to the Decision Committee). In case of delay, the date of the surveillance audit conducted does not affect the date of the next audit.

Gözetim tetkiklerinde bulunan uygunsuzluklardan dolayı askıya alma hali dışındaki durumlarda askı halinin kaldırılabilmesi için kuruluş talebi ile yapılacak tetkik, standardın tüm maddelerini kapsayacak şekilde “Gözetim + Askı Takip” tetkiki olarak yapılır.

In order to remove the suspension in cases other than suspension due to nonconformities found in surveillance audits, the audit to be carried out upon the request of the company is made as "Surveillance + Suspension Follow-up audit" covering all the articles of the standard.

Kuruluş, referans standardın Yönetimin Gözden Geçirmesi ve İç Tetkik maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, Tetkik Heyetine bu uygulamalara ait kayıtları Gözetim Tetkiklerinde ibraz etmek zorundadır.

The company is obliged to carry out the articles of the reference standard regarding the Management Review and Internal Audit article at least once a year. The company has to submit the records of these studies to the Audit team at the Surveillance Audit.

Tetkiklerde uygunsuzluk bulunması hali gerçekleştirilecek işlemler ve Takip tetkiki gerçekleştirilmesi, bu Helal Belgelendirme Usul ve Esaslarının ilgili maddesine göre gerçekleştirilir.

The actions to be taken in case of nonconformity in the audits and the follow-up audit are carried out according to the relevant article of these Procedures and Principles of Halal Certification.

Belge yenileme tetkiki/ Certificate Renewal Audit

MADDE 15- Helal Belgesinin 3 (üç) yılsonunda geçerliliğinin sona ermesi nedeni ile kuruluşun yazılı talebi doğrultusunda 3 (üç) yıllık belge süresi dolmadan belge yenileme tetkiki gerçekleştirilir. Bu süre hiçbir gerekçe ile ertelenemez.

ARTICLE 15- Since the validity of the Halal Certificate expires at the end of 3 (three) years, a certificate renewal audit is carried out in line with the written request of the company before the validity period of the certificate expires.This period cannot be postponed for any reason.

Belge yenileme tetkiki başvurusu, belgegeçerlilik süresi içerisinde ve belgegeçerlilik süresinden 3 (üç) ay öncesinden başvuru yapılmalıdır. Başvuru formundaki bilgilerde bir değişiklik varsa bu form kuruluş tarafından yeniden doldurulur. Belge yenileme tetkikleri; kuruluşun ürün yelpazesi, yapılanması vb. durumlarda büyük değişmeler olması halinde ilgili müdürlük kararı ile iki aşamalı olarak planlanabilir.

The application for certificate renewal audit must be made within the validity period of the certificate and 3 (three) months before the certificate validity period. If there is a change in the information in the application form, this form is filled again by the company. In case of major changes such as organization's product range, structuring, etc., certificate renewal audit can be planned in two stages with the decision of technical department.

Kuruluş, Belge Yenileme Tetkiki başvurusunda bulunmaz ise yazışmaları Teknik Birim Müdürlüğü arşivinde muhafaza edilmek kaydıyla dokümanları iade edilir. Kuruluş belge süresi bitiminden sonra yeniden belgelendirme talebinde bulunursa, yeni Başvuru dosya numarası verilerek işlemler yürütülür.

If the company does not apply for Certiifcate Renewal Audit, its documents are returned, provided that their correspondence is kept in the archive of the Technical Department. If the organization requests certificate renewal after the expiry of the certificate period, the procedures are carried out by giving the new application file number.

Takip tetkiki/ Follow-up Audit

MADDE 16- Belgelendirme Tetkiki neticesinde kuruluşun belge almaya hak kazanamaması durumunda, gözetim tetkiki sonucunda sahada tetkik yapılarak kapatılması gereken uygunsuzluklar tespit edildiği taktirde veya kuruluşun Helal Belgelendirme Usul ve Esasları Askıya Alma maddesinde belirtilen nedenlerden dolayı belgesinin askıya alınması durumunda takip tetkiki gerçekleştirilir. Belgelendirme (Aşama II) Tetkiki sonrası Takip Tetkiki söz konusu olduğunda, uygunsuzlukların önemi dikkate alınarak tetkik, tam tetkik olarak gerçekleştirilebilir.

ARTICLE 16- In the event that the company is not entitled to receive a certificate as a result of the Certification Audit, or non-conformities that need to be closed are detected by conducting as on- site audit as a result of the surveillance audit, or the certificate is suspended due to the reasons specified in the Suspension article at Procedures and Principles of Halal Certification, a follow- up audit is carried out.

In the case of a Follow-up Audit after the Certification (Stage II) audit, the audit may be performed as a full audit, taking into account the significance of the nonconformities.

Tetkiklerde uygunsuzluk bulunması hali (Aşama 1 tetkiki hariç)/ Finding nonconformities in audits (except for Stage 1 audit)

MADDE 17- Tetkik sonucunda uygunsuzluk tespit edildiği takdirde uygunsuzluklar kapatılana kadar kuruluşa belge düzenlenmez. Belgenin askı halinin kaldırılması veya belgenin düzenlenebilmesi için tespit edilen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması en geç 6 ay içerisinde doküman incelemesi veya takip tetkiki ile yapılabilir.

ARTICLE 17- If non-conformity is detected as a result of the audit, any certificate is not issued to the company until the non-conformities are closed. Removal of the suspension or the elimination of the nonconformities determined in order to issue the certificate can be done by document review or follow-up audit within 6 months at the latest.

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı tetkik esnasında teslim edilemez ise, tetkik raporu BTG tarafından en fazla 15 gün bekletilir. Bu süre içerisinde kuruluş tarafından gerçekleştirilecek Düzeltici faaliyet planı ilgili müdürlüğe iletilir. Bu plan tetkikte görevli BTG tarafından uygunsuzluğun nedenlerini ortadan kaldırmak için makul olduğu değerlendirilir ise Karar komitesine belgenin geçerliliğinin devamı yönünde tavsiye kararı sunulur. Uygunsuzluklar bir sonraki tetkikte takip edilir gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet termini 6 (altı) ayı aşamaz.

If the corrective action plan to be carried out by the company cannot be submitted during the audit, the audit report is kept by the lead auditor for a maximum of 15 days. Corrective action plan to be carried out by the company within this period is forwarded to the technical department. If this plan is considered reasonable by the lead auditor in charge of the audit in order to eliminate the causes of non-conformity, a recommendation is given to the Decision Committee regarding the continuation of the certificate validity. Nonconformities are followed up in the next audit. The corrective action deadline to be carried out cannot exceed 6 (six) months.

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı en geç 15 gün içerisinde ilgili müdürlüğe iletilmez ise ilgili Karar komitesine belgenin geçerliliğinin devamı ve en geç 6 (altı) ay içerisinde takip tetkiki gerçekleştirilmesi yönünde tavsiye kararı iletilir.

If the corrective action plan to be carried out by the company is not shared with the technical department within 15 days at the latest, a recommendation is sent to the Decision Committee regarding the continuation of the certificate validity and a follow-up audit within 6 (six) months at the latest.

Tetkik Heyetinin tetkik raporunu tüm eksiklikler giderildikten sonra (uygunsuzlukların kapatılması, analiz sonuçlarının çıkması vb.) Karar Komitesine sunma süresi 15 (onbeş) gündür. After all deficiencies are completed (closure of non-conformities, analysis results etc.), the submission period of the audit report to the Decision Committee by the audit team is 15 (fifteen) days.

Belge kullanım süreleri/ Durations of Certificate Usage

MADDE 18- Belge sahibinin mevcut belgesine esas teşkil eden temel belgelendirme şartlarında bir değişiklik söz konusu olduğunda, talebi halinde, belgelendirmeye esas dokümanın yürürlükten kalkış süresi içinde olmak kaydıyla belge yenilenebilir. Bu durumda belgenin geçerlilik süresi, belgelendirmeye esas dokümanın yürürlükten kalkış süresi ile sınırlıdır.

Kuruluşun OIC SMIIC 1:2019 standardına uygun bulunduğunu gösteren belgenin geçerlilik süresi 3 (üç) yıldır.

ARTICLE 18- In case of a change in the basic certification conditions that form the basis for the current certificate of the certificated company, the certificate can be renewed upon request, provided that the document that is the basis for the certification is in force. In this case, the validity period of the certificate is limited to the expiry date of the document that is the basis for certification.

The validity period of the certificate showing that the company is in compliance with the OIC SMIIC 1:2019 standard is 3 (three) years.

Belgelendirmeye esas teknik dökümanda meydana gelen değişiklikler/ Changes in the technical document that is the basis for certification

MADDE 19- Belgelendirmeye esas dokümanda değişiklik olması halinde, yapılacak yeni uygulamalar, değişen belgelendirmeye esas dokümanın yürürlüğe giriş tarihi ve içeriğinde bulunan teknik şartlar dikkate alınarak belirlenir. Söz konusu uygulamalar ICAS’ın resmi internet sitesinde yayımlanır.

Belgelendirmenin esas alındığı standard şartlarındaki değişiklikler belgeli kuruluşlara yazılı olarak bildirilir. ICAS, kuruluşların yeni şartları uygulayabilmesi için mevzuat hükümlerine aykırı olmamak ve haksız bir rekabet ortamı yaratmamak kaydıyla uygun bir geçiş süresi tanımaya yetkilidir ve geçiş süresi sonuna kadar belgenin geçerliliği devam eder.

ARTICLE 19- In case of a change in the document/standard that is the basis for certification, the new implementations to be made are determined by taking into consideration the effective date of the changed documentation/standard and the technical conditions in its content. These implementations are published on the official website of ICAS.

Changes in the document/standard conditions on which certification is based are notified in writing to certificated companies. ICAS is authorized to grant an appropriate transition period for companies to apply according to new conditions, provided that it does not contradict the provisions of the legislation and does not create an unfair competition. The validity of the certificate continues until the end of the transition period.

Marka ve logo kullanımı/ Usage of Trademark and Logo

MADDE 20- Belge sahibi, belgesini ve kullanma hakkını aldığı ilgili ICAS’a ait markasını, sadece belge üzerinde yazılı üretim/hizmet sunum yerinde ürettiği ürünleri/sunduğu hizmetleri için kullanabilir.

Belge almış kuruluşun, kuruluş adı ve belge numarası ile birlikte sadece iş tekliflerinde, reklam amacıyla ve tanıtım malzemesi üzerinde kullanabileceği başvuruya esas referans standard çerçevesinde tanımlanan monogramdır. Sembol, ürün birincil ambalajında ürünün belgelendirildiğini göstermek amacıyla kullanılabilir. Sembol, ürünün ikincil ambalajı (koli vb.) üzerinde kesinlikle kullanılamaz. ICAS helal belgelendirme faaliyetlerine ait patentli sembollerin kullanım şartları ICAS Belge Logo ve Marka Kullanım Talimatı ile belirlenmiştir.

Belge sahibi, kullanmaya hak kazandığı markayı ve ICAS tarafından öngörülen işaretleme bilgilerini haklı nedenlerle kısmen veya tamamen kulanmayı istememesi halinde, bu durumu gerekçeleri ile ICAS’dan talep eder. Bu talep üzerine, teknik birim müdürlüğü tarafından alınan karara göre işaretleme konusunda muafiyet tanınabilir.

Belge sahibi, kullanmaya hak kazandığı marka ve logoyu, BELGE LOGO VE MARKA KULLANIM TALİMATI ‘na uygun olarak kullanmakla yükümlüdür.

ARTICLE 20- The certificated company can use the certificate and the relevant trademark of ICAS, for which it has the right to use, only for the products/services it produces at the place of production/service provision written on the certificate.

The logo defined within the reference standard framework for the application, together with the name of the company and the certificate number can only be used in job offers, for advertising purposes and on promotional material. The logo can be used on the product primary packaging to show that the product is certified. The logo cannot be used on the secondary packaging (boxes, etc.) of the product. The terms of patented logo usage for ICAS halal certification activities are explained in the ICAS Certificate, Logo and Trademark Usage Instruction.

If the certificated company does not want to use the trademark it is entitled to use and the marking information stipulated by ICAS for justified reasons; It notifies this situation to ICAS with its justifications. It requests not to use it partially or completely. Upon this request, an exemption may be ensured in this regard according to the decision taken by the technical manager.

The certificated company is obliged to use the trademark and logo it is entitled to use in accordance with ICAS Certificate, Logo and Trademark Usage Instruction.

Askıya alma/ Suspension

MADDE 21- ICAS gerekli gördüğü takdirde kendi başına veya belge sahibinin gerekçeli talebi üzerine talebin uygun bulunması halinde, belge kullanımını ICAS tarafından belirlenecek muayyen bir süre için askıya alabilir.

ARTICLE 21- If ICAS deems it necessary, it can suspend the usage of the certificate for a certain period to be determined by ICAS, on its own or upon the reasoned and appropriate request of the certificated company.

ICAS, Helal Belgesi kullanımını, ilgili Müdürlüğün talebi veya Karar Komitesi’nin kararına göre, belirli bir süre için askıya alabilir. Askıya alma nedenleri;

- Kuruluşun sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemesi,

- Tetkikler sonucunda uygunsuzluklar bulunması neticesinde kuruluşun belirlenen düzeltici faaliyetleri öngörülen süre içerisinde (en fazla 6 ay) yerine getirmemesi,

- Belge verilen tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara vermesi sonucu kuruluşun talebi ile,

- Grev, lokavt, tevsi, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama veya benzeri mücbir sebeplerden kuruluşun üretimini durdurması gibi durumlarda kuruluşun talebi ile,

- Belgelendirme tetkik tarihi esas alınarak kuruluşun gözetim tetkiki tarihini mücbir sebepler dışındaki nedenlerle erteleme süresi 3 ayı geçtiğinde, mücbir hallerde ise 6 ayı geçtiğinde,

- Marka kullanım şartlarına uymadığında,

- Belge ve Xxxxx Xxxxxxma Sözleşmesi EK ‘inde bulunan katkı maddesi listesi dışında bir katkı maddesi kullanımının herhangi bir yol ile tespitinde

The usage of ICAS Halal Certificate can be be suspended for a certain period of time according to the request of the Technical Manager or the decision of the Decision Committee. Reasons for suspension;

- Failure of the company to fulfill its contractual obligations,

- For the nonconformities detected in the audits, the company does not carry out the determined corrective actions within the stipulated time (maximum 6 months),

- Upon the request of the company as a result of the interruption of the activity due to the change in the address of the facility for which the certificate was issued,

- Upon the request of the company in cases such as strikes, lockouts, expansions, re- organizations, natural disasters, shortage of raw materials, failure to receive orders or similar force majeure reasons,

- When the postponement period of the surveillance audit date for reasons other than force majeure, based on the certification audit date, exceeds 3 months, and/or in cases of force majeure, it exceeds 6 months,

- When the company does not comply with the terms of trademark usage.

- If it is determined that an additive is used other than the additive list in the appendix of the Usage of Certificate and Logo Contract by any means.

Kuruluş, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden itibaren belge ve marka kullanımını durdurur. Kuruluş, belge ve eklerini en geç 15 (onbeş) gün içerisinde ICAS ’a iade eder. İade etmediği takdirde öncelikle kuruluş uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise kanuni işlem başlatılabilir. Kuruluş belgesini, ekini veya sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile ilgili Teknik birim müdürlüğüne bildirmesi istenir.

After the notification of the decision to suspend the certificate, the compnay terminates the usage of the relevant certificate and logo. The company returns the certifictae and its annexes to ICAS within 15 (fifteen) days at the latest. If it does not return, the company is warned first, and legal action can be initiated in case the warning is not taken into account.

If the company declares that it has lost its certificate, annex or contract, it must report a published notice of loss and a petition to Technical Department.

Askıya alma süresince, kuruluş belgeye ait haklardan faydalanamaz. Bu sürede ICAS ’in her türlü hakkı mahfuzdur.

During the suspension, the company cannot benefit from the rights of the certificate. All rights of ICAS are reserved during this period.

ICAS, belgenin askıya alınmasına dair kararları ICAS web sitesinde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.

Belgenin askıya alınma nedeninin giderildiği (tetkiklerde, doküman inceleme ile vb.) kanıtlandığında, belge askıdan kaldırılır.

Belgenin askıda kalma süresi en fazla 6 aydır. Ancak bu süre Teknik birim müdürlüğü ile özel durumlar için (mevsimlik ürünler, doğal afetler, ekonomik kriz v.b. durumlarda) en fazla 6 ay daha uzatılabilir.

ICAS has the right to publish the decisions regarding the suspension of the certificate with reasons on the ICAS website.

When it is proven that the reason for the suspension of the certificate has been eliminated, the suspension is cancelled. The suspension period of the certificate is maximum 6 months.

However, this period can be extended by a maximum of 6 months more for special cases (seasonal products, natural disasters, economic crisis, etc.) with the decision of technical manager.

Kuruluşun marka kullanım şartlarına uymaması nedeniyle belge askıya alınmış ise marka kullanım şartlarının uygun hale getirildiği kuruluş tarafından beyan edildiği takdirde bu evraklar ICAS ’a iletilerek tetkik yapılmaksızın Karar Komitesi Kararıyla belge sözleşmesi askıdan kaldırılabilir. Belgesi askıda olan bir kuruluşun takip tetkiki neticesinde düzenlenen raporu Karar Komitesinde görüşülerek belgenin askı halinin kaldırılması, askı halinin devamı veya belgenin fesih edilmesi kararı verilebilir.

In case the certificate is suspended due to the company’s non-compliance with the terms of trademark usage, the suspension of the certificate may be canceled by decision of decision committee without an audit as a result of compliance the trademark usage within the conditions and submitting the relevant evidence/documents to ICAS

The report prepared as a result of the follow-up audit conducted to company whose certificate is suspend is shared with the Decision Committee. The decision committee organizes a meeting and a decision can be taken to cancel the suspension, to continue the suspension or to terminate the certificate.

Belge sahibi, askı süresince sahip olduğu belgeyi ICAS ’a iade eder. Bu süre zarfında, belge sahibi belge ve/veya marka kullanımına devam edemez. Aksi halde belgesi iptal ve sözleşmesi fesih edilir ve Hukuki işlem yapılır.

The certificated company returns the certificate during the suspension period to ICAS. The company cannot continue to use the certificate and / or trademark during this period. Otherwise, the certificate will be canceled, the contract will be terminated and legal action will be taken

Belge kullanımının askıda olması belge sahibinin maddi yükümlülüklerini ortadan kaldırmadığı gibi üçüncü kişilere karşı sorumluluklarını da bertaraf edemez.

Suspension of the use of the certificate does not eliminate the financial obligations of the certificated company, nor does not eliminate its responsibilities towards third parties.

Belgenin iptali ve sözleşmenin feshedilmesi/ Cancellation of the certificate and termination of the contract

MADDE 22- Belge sahibine verilen belge ve marka kullanma hakkının sona erdirilmesidir. Belge sahibi herhangi bir gerekçe gösterme zorunluluğu olmadan belgesinin iptali ve sözleşmesinin feshedilmesini talep edebilir. Bu durumda belge sahibi, marka kullanımını tamamen durdurur.

ARTICLE 22- It is the termination of the right to usage the certificate and trademark given to the certificated company. The certificated company can request the cancellation of the certificate and the termination of the contract without the obligation to show any reason. In this case, the certificated company completely stops using the trademark.

Kuruluşun ICAS Helal Belgesi’nin kullanımına dair sözleşmesi, ilgili Müdürlüğün talebi veya Karar Komitesi’nin kararına göre fesih edilebilir. Sözleşmenin feshinin ve belgenin geri alınmasının nedenleri;

- Verilen askı süresi (en fazla 6 ay) sonuna kadar kuruluşun tetkikin gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi,

- Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (tetkik, doküman inceleme vb) kuruluşun uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması (verilen askı takip süresinin 6 aydan az olması durumunda bu süre, Karar Komitesi tarafından 6 aya kadar uzatılabilir),

- Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyete son vermesi,

- Kuruluşun tetkikler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,

- Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,

- ICAS tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin ödenmemesi,

- Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan tetkiklerde kuruluşun helal yönetim sisteminin uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,

- Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması,

- Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,

- Kuruluşun bu Helal Belgelendirme Usul ve Esasları hükümlerine aykırı hareket etmesi,

- Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması,

- Herhangi bir sebepten dolayı Kuruluşun, ICAS tarafından bildirilen gözetim tetkik tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim tetkikinin iptali talebinde bulunması,

- Kuruluş talebi.

The contract of the company regarding the usage of the ICAS Halal Certificate may be terminated upon the request of the Technical department or the decision of the Decision Committee. The reasons for the termination of the contract and the withdrawal of the certificate;

- The company does not allow the audit to be carried out until the end of the given suspension period (maximum 6 months),

- The company does not close its non-compliances within the stipulated periods in the activities (examination, document review, etc.) carried out to cancel the suspension. (In case the suspended follow-up period is less than 6 months, this period may be extended up to 6 months by the Decision Committee),

- Bankruptcy of the company or termination of the activity within the scope of the certificate,

- The company gives incomplete and misleading information during the audits,

- Misleading and unfair usage of the certificate,

- Non-payment of fees accrued by ICAS,

- During the validity period of the certificate, it is determined that the company has completely lost its halal management system during the audit,

- The company is not located at the facility address specified in the certificate,

- Change of legal personality of the company,

- If the compnay violates the provisions of “Procedures and Principles of Halal Certification”,

- Falsification on the certificate and its annexes by the company,

- For any reason, the company requests the postponement of the surveillance audit date notified by ICAS without specifying a time period or requests the cancellation of the surveillance audit,

- Company request.

ICAS belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshine dair kararları ICAS web adresinde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.

Kuruluş, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren belge ve markanın kullanımını durdurur. Kuruluş, sözleşme ile kendisine verilmiş her türlü belgeyi kendisine tebliğ tarihinden itibaren en geç 15 (on beş) gün içerisinde ICAS ’a iade etmelidir.

Sözleşmesi fesih edilen kuruluşun yeniden başvurusunda fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan yeni başvuru işleme konulmaz.

Yukarıda anlatılan tüm belgelendirme faaliyetleri aşamaları ISO/IEC 17021-1:2015-08 de belirtilen Şekil E.1 e göre aşağıdaki çizelge hazırlanmıştır.

ICAS has the right to publish the decisions regarding the withdrawal of the certificate and the termination of the contract with reasons on the ICAS website. The company stops the usage of the certificate and trademark after the notification of the decision of withdrawal of the certificate and termination of the contract.

The company must return all kinds of certificate given to it under the contract to ICAS within 15 (fifteen) days at the latest from the date of notification.

The re-application of the company whose contract has been terminated shall not be processed before 30 days have passed from the date of termination.

All stages of certification activities described above are indicated in the table below according to Figure E.1 specified in ISO/IEC 17021-1:2015-08.

ALTINCI BÖLÜM

Başvuru/Belge Sahiplerinin Hak ve Yükümlülükleri

SIXTH PART

Rights and Obligations of Applicant/Certificated Company

Başvuru/belge sahiplerinin hak ve yükümlülükleri/ Rights and Obligations of Applicant/Certificated Company

MADDE 23- Başvuru sahibi sözleşme imzalamadan, ICAS ’a ait herhangi bir markayı ve belge sahibi de, sözleşme imzalanması suretiyle kullanma hakkı verilen marka dışında, hiçbir gerekçeyle ICAS ’a ait başka bir markayı kullanamaz.

Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgelerin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.

ARTICLE 23- The applicant cannot use any trademark belonging to ICAS without signing a contract, and the certificated company cannot use any other trademark belonging to ICAS for any reason other than the trademark granted the right to use it by signing the contract.

The certificate is the property of the compnay mentioned in the certificate and cannot be transferred to another company or legal entity in any way.

The responsibility arising from the unfair usage of certificate by third parties belongs to the company.

Tetkike Yardımcı Olmak: Başvuru yapan kuruluş, belgelendirme öncesi ve sonrası yapılacak tetkiklerde ilgili yönetim sisteminin değerlendirilmesine ilişkin tüm faaliyetlerini tetkik görevlilerine bildirmekle, onların isteyeceği bilgileri doğru ve zamanında vermekle, çalışmalarında her türlü kolaylığı sağlamakla yükümlüdür.

Assisting with the Audit: The applicant company is obliged to inform the auditors of all its activities regarding the evaluation of the relevant management system in the audits to be carried out before and after the certification, to provide the information requested by them accurately and in a timely manner, and to provide all kinds of convenience in their work.

İrtibat Kurulabilecek Personel Atamak: Başvuru yapan kuruluş, birisi Yönetim Temsilcisi olmak kaydıyla tetkikler sırasında rehber olabilecek özelliğe sahip kişi/kişileri belirler. Sorumlu personel, tetkik sırasında hazır bulunur ve gerekli bilgi ve dokümanlarla Tetkik Görevlilerine yardımcı olur.

Assigning Contact Personnel:

The applicant company determines the person(s) who can be a guide during the audits, one of which is the Management Representative. Assigned staff are present the necessary information and documents during the audit and assist the audit team.

Belgeyi Uygun Şekilde Kullanmak: Kuruluş belgesini, işlerinde, tekliflerinde, ihalelerde, reklam amacıyla, ürün sorumluluğu açısından anlaşmazlıklarda, ürününün / hizmetinin Başvuru esas olan yönetim sistemi kapsamında üretildiğini/sunulduğunu göstermek üzere kullanabilir. ICAS

tarafından Kuruluşlara verilen Helal Belgesi ancak üzerinde belirtilen kapsam ve yerleşim yeri/yerleri için kullanılabilir.

Belge hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Unvan ya da tüzel kişilik değişikliklerinde kuruluşun hakim ortaklık yapısı değişmediği taktirde tetkik gerekmeksizin yeni belge düzenlenir.

ICAS tarafından kuruluşlara verilen helal belgesi, kuruluşu kanuni zorunluluklardan muaf tutmaz.

Using the Certificate Properly:

It can use the certificate of company to show that its product / service is produced/offered within the scope of the management system, which is the basis of the application, in its works, offers, tenders, for advertising purposes, in disputes in terms of product liability.

The Halal Certificate given to company by ICAS can only be used for the scope and addresses of facility specified on it.

The certificate cannot be transferred to another company or legal entity in any way. If the partnership structure of the company does not change in the title or legal personality changes, a new certificate is issued without the need for an audit.

The halal certificate given to companies by ICAS does not exempt the company from legal obligations.

Geçersiz Belge Kullanmayı Durdurmak: Kuruluş sahip olduğu Helal Belgesini askıya alınması veya belge sözleşmesinin feshinden sonra belgesini kullanmayı ve ona atıf yapmayı durdurmakla yükümlüdür. Helal Belgeli olduğunu belirten her türlü dokümanı, tanıtım malzemesini, reklam faaliyetlerini ve ilgili Helal Belgelendirme sembolü (markası) taşıyanların kullanımını durdurmalıdır.

Stop Using Invalid Certificate:

The company is obliged to stop using and referencing its halal certificate after the suspension or termination of the certificate contract. The company shall stop the usage of any document stating that it is halal certificated as promotional material, advertising activities and documents bearing the relevant halal certification logo(trademark)

Müşteri Şikayet Kayıtlarının Tutulması Ve Değerlendirilmesi: Kuruluş, Helal Belgelendirme Sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün, hizmet, proses ve varsa servislerinin performansı ile ilgili müşteri şikayetlerinin kayıtlarını tutacak ve gerek duyulduğunda ICAS ’a ibraz edecektir. Teknik Birim Müdürlüğüne ulaşan, belgeli kuruluşların helal belgelendirme sistemi ile ilgili şikâyetler Teknik Birim Müdürlüğü tarafından belgeli kuruluşa yazılı olarak bildirilir ve şikâyetle ilgili görüş istenir. Gelen görüş Teknik Birim Müdürlüğü tarafından değerlendirilerek bir tetkik düzenlenebilir veya normal tetkik tarihinde kuruluşun tetkik edilmesi sırasında müşteri şikâyetlerine ilişkin kayıtların düzenli tutulup tutulmadığı kontrol edilir.

Keeping and Evaluation Customer Complaint Records:

The company shall keep records of customer complaints related to the performance of products, services, processes and, if any, services arising from nonconformities in the Halal Certification System and submit them to ICAS when necessary. Complaints about the halal certification system of certificated companies that reach the technical department are notified in writing by the Technical Manager and an opinion on the complaint is requested. An audit can be organized by evaluating the received opinion by technical manager, or it is checked whether the records of customer complaints are kept regularly during the audit of the company on the routine audit date.

Mali Yükümlülükleri Yerine Getirmek: Kuruluş, Helal Belgelendirmesi ile ilgili ücretleri, ICAS Helal Belgelendirme ücretlerinde belirtildiği şekilde fatura edilmesini takip eden en geç 1(bir) ay içerisinde ödemekle yükümlüdür. Bu süre zarfında ödeme yapılmamışsa mevzuata göre işlem yapılabilir.

Fulfilling Financial Obligations:

The company is obliged to pay the fees related to Halal Certification within 1 (one) month at the latest following the invoice as specified in the ICAS Halal Certification fees.

If the payment has not been made within this period, action can be taken according to the legislation

Başvuru/belge sahibi, ilgili belgelendirme ve sonrası hizmet ve işlemlerle ilgili olarak ICAS tarafından talep edilen tüm bilgi ve belgeleri doğru ve eksiksiz olarak vermekle, bunlarla ilgili kayıt ve dokümanlardan istenenleri derhal ibraz etmekle yükümlüdür.

The applicant/certificated company is obliged to provide all the information and documents requested by ICAS regarding the relevant certification, post-services and studies accurately and completely, and to submit the required records and documents immediately.

Başvuru/belge sahibi, belgelendirme çalışmalarında yapılan yazışmalarda, usulüne göre yetkilendirdiği temsilcisinin tüm beyan ve taahhütlerini kendi beyan ve taahhüdü olarak kabul eder.

The applicant / certificated company accepts all the declarations and commitments of its authorized representative as its own declaration and commitment in the correspondence made during the certification studies.

Başvuru/belge sahibi, ICAS tarafından görevlendirilen Tetkik heyetine; sistemin kalitesini, etkileyen tasarım, üretim, kalite kontrol, kalite yönetimi, stok, dağıtım ve benzeri hususlarda fonksiyonu olan tüm birimlerinin ve mekânlarının ziyaret edilmesinde her türlü kolaylığı sağlamakla, kayıtları göstermekle, istenilen belge ve bilgileri doğru, eksiksiz ve zamanında vermekle yükümlüdür.

The applicant/certificated company is obliged to provide all kinds of convenience in visiting all departments and places that have a function such qas design, production, quality control, quality management, stock, distribution etc that affect the quality of the system, to show the records, and toprovide the requested documents and information in a correct, complete and timely manner for the audit team assigned by ICAS.

Belge sahibi, belge/marka kullanma hakkını aldığı marka ve belgesini, sadece ambalajı üzerinde ve bu ürüne/hizmete/sisteme ilişkin reklam amaçlı veya firmasına ait doküman ve medya üzerinde kullanabilir.

The certificated company can use the logo and certificate, for which it has the right to use them, only on the packaging and for advertising purposes related to this product / service / system or on the documents and media belonging to it company.

Başvuru/belge sahibi, sisteminin işleyişine ilişkin veya bunları etkileyecek kişisel durumundaki esaslı tüm değişiklikleri ve sistem işleyişinin geçici olarak veya tamamen durması veya aksaması halini 30 (otuz) gün içerisinde ICAS ’a yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür.

The applicant/certificated company is obliged to notify ICAS in writing within 30 (thirty) days about all changes regarding or affecting the functioning of the system and of the temporary or complete suspension or disruption of the system operation.

Belge sahibi, belgelerini eksik veya yanıltıcı bir biçimde çoğaltamaz ve kopyalayamaz ve /veya belge üzerinde tahrifat yapamaz. ICAS ’ın kontrolü ve yazılı izni olmaksızın yabancı dillere çeviremez.

The certificated company cannot reproduce and copy the certificate in an incomplete or misleading way and / or falsify the certificate. It cannot be translated into foreign languages without the control and written permission of ICAS.

Belgenin askıya alınması, iptali, sözleşmenin feshi ve her türlü belge/marka kullanımını durdurmayı gerektiren hallerde, belge sahibi, belge kullanımını ve sisteme ait ürün veya ambalajı üzerinde ve bu sisteme ilişkin reklam amaçlı veya firmasına ait doküman ve medya üzerinde marka kullanımını derhal durdurur. Gerekiyorsa ilgili mercilere yazılı bilgi verir.

In cases of suspension, cancellation, termination of the contract and stopping the use of all kinds of certificate/trademark; the certificated company immediately stops the usage of the certificate and the product or packaging and the usage of the trademark on the any documents and media of the company for advertising purposes related to this system. If necessary, it gives written information to the relevant authorities.

Belge sahibi; müşterileri, tüketici ve/veya üçüncü kişiler tarafından bildirilen şikâyet ve her türlü uygunsuzluğa ilişkin müracaatla ilgili aldığı önlemlerin ve bunlara ilişkin yapılan tüm işlemlerin kaydını tutmak ve talep edildiğinde ICAS ’ın incelemesine sunmakla yükümlüdür.

The certificated company is obliged to keep record of the measures taken and all transactions regarding the complaints and all kinds of nonconformities reported by the customers and/or third parties, and to submit them to ICAS for review when requested.

Başvuru/belge sahibi; ICAS tarafından verilen tüm hizmetlere ve her türlü belgelendirme işlemleri ile ilgili olarak adına tahakkuk ettirilen ücretleri belirtilen süre içerisinde defaten ödemekle yükümlüdür.

Applicant/certificated company is obliged to pay in full the fees for all services provided by ICAS and all kinds of certification processes, within the specified period.

Belge sahibi; belgesinin iptalini ve sözleşmenin feshini takiben, sistemin/kendisinin ICAS tarafından belgelendirilmiş olduğunu yazılı veya sözlü olarak beyan edemez, belge ve sözleşme ile verilen hiç bir hakkı kullanamaz, daha önce üretilen ICAS markalarından birini taşıyan ürünü/hizmeti piyasaya sunamaz.

Following the cancellation of the certificate and the termination of the contract, certificated company cannot declare in writing or verbally that the system / itself has been certificated by ICAS, cannot use any right given by certificate and contract, cannot offer the product/service that previously produced and contained one of the ICAS trademark to the market.

Belge sahibi, cezai veya diğer sebeplerle fesih halinde sözleşme ile kendisine verilmiş belgeyi en geç 30 (otuz) gün içerisinde ICAS’a iade eder. Belgenin iptali ve sözleşmenin feshi belge sahibinin mali yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

In case of termination for criminal or other reasons, the certificated company returns the certificate given to it under the contract to ICAS within 30 (thirty) days at the latest. Cancellation of the certificate and termination of the contract do not cancel the financial obligations of the company.

Başvuru/belge sahibi, belgelendirmeye esas dokümanlarını ve ilgili tüm mevzuat değişikliklerinin güncelliğini bizzat takip etmekle yükümlüdür.

The applicant/certificated company is responsible for tracking of the documents that are the basis for certification and the up-to-dateness of all relevant legislation changes.

Başvuru/Belge sahibi, ICAS tarafından talep edilen düzeltici ve önleyici faaliyetleri, ICAS tarafından belirlenmiş olan süre içinde yerine getirmekle yükümlüdür.

The applicant/certificated company is obliged to fulfill the corrective and preventive actions requested by ICAS within the period determined by ICAS.

YEDİNCİ BÖLÜM

ICAS ’in Yükümlülükleri

SEVENTH PART

Obligations of ICAS

MADDE 23- ICAS, helal belgelendirme faaliyetlerini, hizmet alan başvuru/belge sahibine karşı tarafsızlık, bağımsızlık, eşit muamele, dürüstlük, şeffaflık, gizlilik ilkelerine ve bunlar çerçevesinde şekillenen etik esaslara bağlı kalarak, mevzuat, Yönerge ve akreditasyon kuralları çerçevesinde profesyonel anlamda yürütür.

ARTICLE 23- ICAS carries out its halal certification activities in a professional manner, adhering to the principles of impartiality, independence, equal treatment, honesty, transparency, confidentiality and ethical principles shaped within the framework of these for the applicant/certificated company within legislation, directive and accreditation rules.

Belgeli kuruluşlar hakkında müşteri şikâyetlerinin bildirilmesi ve değerlendirilmesi/

Notification and evaluation of customer complaints about certificated companies

ICAS, ilgili kuruluşa yönetim sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ve ICAS ’a iletilen müşteri şikâyetlerini yazılı olarak bildirir. ICAS, hakkında şikâyet olan kuruluştan yapılan düzenlemelerle ilgili bilgi talep edebilir. Şikâyetin önemi esas alınarak kuruluşta tetkik yapılabilir. Bu şikâyetlerle ilgili müşteri taleplerinin karşılanmasından ICAS sorumlu değildir. Bu usul ve esasların ilgili maddesinde bulunan hususlar ile müşteri şikâyetlerine çözüm bulunamaması durumunda konu ilgili İtiraz Komitesine gönderilir. Mutabakata varılmış İtiraz Komitesi üyeleri ile belirlenen tarihte ilgili taraflar müşteri şikâyetini değerlendirmek için bir araya gelmek üzere toplantıya davet edilirler.

ICAS notifies the relevant company in writing of customer complaints arising from non- conformities in the management system and forwarded to ICAS. ICAS may request information about the arrangements made from the company about complaints. Based on the importance of the complaint, an audit can be carried out in the organization. ICAS is not responsible for meeting customer requests regarding these complaints. In the event that a solution cannot be found for

customer complaints in accordance with the relevant article of these procedures and principles, the issue is shared with the Objection Committee. The agreed-upon members of Objection Committee and the relevant parties are invited to the meeting to evaluate the customer complaint on the date determined.

Yönerge, usul ve esaslar ve müşteriye açık dokümanlardaki değişikliklerin bildirilmesi/ Notification of changes in directives, procedures and principles, documents published to customers

ICAS, Helal Belgelendirme Usul ve Esasları belgelendirmeye referans alınan aşağıda belirtilen dokümanların eklerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak değişiklikten önceki kazanılmış haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında dokümanların değişiklik tarihi esas alınır. İlgili Yönetim Sistemlerinde belgelendirmeye referans alınan dokümanlar ve ekleri aşağıda belirtilmiştir.

ICAS has the right to make changes in the Procedures and Principles of Halal Certification and the annexes of the documents listed below that are referenced to certification. However, the acquired rights before the change are valid, and the date of the change is taken as the basis for the implementation of the changes. The documents and their annexes, which are referenced to the certification in the relevant Management Systems, are given below;

a) Helal Belgelendirme Ücretleri/ Halal Certification Fee

b) Belge Logo ve Xxxxx Xxxxxxma Talimatı/ Usage of Certificate and Logo Instruction

c) İtiraz ve Şikâyet Değerlendirilmesi Prosedürü/ Assessment Of Objectıon And Complaınt Procedure

d) Başvuru Formu/ Application Form

Bu dokümanların yazılı kopyaları ilgili ICAS’tan temin edilebileceği gibi xxx.xxxxxxxxxxx.xxx web adresinden de ulaşılabilir.

Written copies of these documents can be obtained from ICAS or from ICAS website (xxx.xxxxxxxxxxx.xxx)

ICAS, yaptığı belgelendirme işlemleri ile ilgili olarak, mevzuat çerçevesinde yetkili otoritelerin veya adli makamların bilgi ve doküman talepleri hariç olmak üzere üçüncü taraflara bilgi vermez. Bunun haricinde gerektiğinde yapılacak sözleşmelerde paylaşılabilecek bilgiler açıkça belirtilir.

ICAS does not provide information to third parties regarding the certification processes it carries out, except for information and document requests from the competent authorities or judicial authorities within the framework of the legislation. Except for this, the information that can be shared is clearly stated in the contracts to be signed when necessary.