DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
Birim ve Kurum Arşivleri
Madde 5 - Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri”ni kurarlar.
Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ | |
Diploma Defteri | Okul,il veya ilçe MEM Süresiz |
Öğrenci Künye Defteri | Okulda-Süresiz |
Tasdikname Defteri | Okulda-Süresiz |
Sınıf geçme defteri | Okulda-Süresiz |
Sınıf geçme defteri | Xxxx,İl ve İlçe MEM-süresiz |
Karne Kayıt defteri | Okulda-Süresiz |
Okul Dışı Künye defteri | Okulda-Süresiz |
Ders Denetleme defteri | Okulda-Süresiz |
Günlük nöbet defteri | İlgili birimde-3 yıl |
Öğretmen,memur,hizmetli devam-devamsızlık defteri | Okulda-Süresiz |
Personel devam-devamsızlık cetveli | İlgili birimde-1 yıl |
Öğretmen not defteri | Okulda-1 yıl |
Sınıf Ders Defteri | Okulda-1 yıl |
Öğrenci yoklama defteri | Okulda-2 yıl |
Öğrenci Hasta Sevk Defteri | Okulda-1 yıl |
Hasta Kayıt Revir defteri | Okulda-1 yıl |
Revir İlaç Sarf Defteri | Okulda-5 yıl |
Disiplin Kurulu karar defteri | İlgili birimde-10 yıl |
Öğrenci Eşya dağıtımı defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Öğrenci Taksit Defteri | İlgili birimde-3 yıl |
Günlük tabela defteri | İlgili birimde-1 yıl |
Kurs Belgesi Defteri | İlgili birimde-süresiz |
Xxxxxxxx eşya defterleri(onay ile değiştirildikten sonra) | Bakanlık İlgili birimde-5 yıl |
Xxxxxxxx eşya özet defteri | İlgili birimde-süresiz |
Teftiş defteri | İlgili birimde-süresiz |
Gelen-Giden evrak defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Ortak Kayıt defteri (kooperatif) | İlgili birimde-süresiz |
Yönetim Kurulu karar defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Envanter ve Blanço defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Ortak Alışveriş defteri | İlgili birimde-3 yıl |
Temizlik malzeme sarf defteri | Okulda-5 yıl |
Takım dağıtım defteri | İlgili birimde-1 yıl |
Ruhsatname ve muadelet Vesikaları kütük defteri | İlgili birimde-süresiz |
Yoğaltım defteri | Okulda-5 yıl |
Ayniyat ve Yevmiye Defteri | Okulda-5 yıl |
Kasa Defteri | Okulda-5 yıl |
Ambar Esas defter | İlgili birimde-5 yıl |
Alacaklılar-borçlular defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Depo defteri | İlgili birimde-süresiz |
Üye kayıt defteri | İlgili birimde-süresiz |
Danışma Kurulu Kararı Defteri | İlgili birimde-10 yıl |
Kol faaliyetleri defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Ek ders ücretleri defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Ödenek,Avans-Kredi defteri | İlgili birimde-5 yıl |
Öğrenci Dosyası(Gündüzlü,yatılı, burslu) | Okulda-süresiz |
Yurtdışında öğrenim gören dövizli, dövizsiz Özel-resmi öğrenci dosyası | İlgili birimde-süresiz |
Kanaat Not çizelgesi dosyası | Okulda-3 yıl(denetim görmesi şartıyle) |
Maaş-Ücret defteri | İlgili birimde-süresiz |
Öğretmenler Kurulu Tutanakları dosyası | Okulda-5 yıl |
Disiplin Kurulu Belgeleri dosyası | Okulda-6 yıl |
Öğretmenlerin haftalık ders dağıtım çizelgesi | Okulda-3 yıl ilgili Dairede 1 yıl |
Gizli yazılar dosyası(yönetmeliğin 7.mad. göre gizliliği kaldırılmayan seferberlik dosyası) | İlgili birimde-süresiz |
Gider tahakkukuyla ilgili dosyalar | İlgili birimde-5 yıl(sayıştayda ilanı kesinleşmesi şartıyla) |
İnceleme-Soruşturma dosyası | Soruşturmayı yapan birimde süresiz. |
Yüksek Disiplin kurulu kararları | İlgili birimde-süresiz |
Sicil dosyaları | İlgili birimde 101 yıl saklandıktan sonra devlet arşivleri Xxx.Xx.xx gönderilecek |
Emeklilik dosyası | İlgili birimde-süresiz |
Mecburi hizmet takibat dosyası | İlgili birimde-5 yıl(takibat bittikten sonra) |
Personel Özlük dosyası | Son görev yaptığı yerde 66 yaş kadar |
Stajyerlik dosyası | Okulda-5 yıl |
Kapanan Özel Öğretim Kurumları dosyaları | İlgili birimde-5 yıl |
İdari dava dosyaları | İlgili birimde-10 yıl |
Konut tahsisi dosyası | İlgili birimde-süresiz |
Konut kirası dosyası | İlgili birimde-5 yıl |
Yurtdışı Teşkilatının avans kredi ve mahsup dosyaları | İlgili birimde-5 yıl(Sayıştayda ilamı kesinleşmesi şartıyla) |
Güneydoğu Anadolu Projesi ile ilgili dosyalar | İlgili birimde-5 yıl |
Eğitim-öğretim Yüksek Kurulu,Talim ve Terbiye Kurulu,Danışma Kurulları ve Sürekli kurulların kararları, Milletlerarası antlaşmalar projeler, kararlar | Terİlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde10 yıl saklandıktan sonra DAGM devre dilecek |
Resmi burslu yüksek öğrenim öğrencilerinin tespit edilmesine ait Bakanlar Kurulu Kararları | İlgili birimde-süresiz |
Şura toplantılarıyla ilgili karar,plan ve dokümanlar | İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz |
Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile bunlara ait programlar ve şartnameler | İlgili birimde-süresiz |
Talim ve Terbiye Kurulu Mütalaaları | İlgili birimde-süresiz |
Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar, kararlar | İlgili birimde-süresiz |
Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve değerlendirme raporları | İlgili birimde-süresiz |
Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler. | İlgili birimde-10 yıl |
Kurum,kuruluş ve şahıslarla yapılan sözleşmeler,protokoller | İlgili birimde-süresiz |
Xxxxınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla ilgili plan,program ve raporları | İlgili birimde-5 yıl |
Okul,kurum ve öğretmen denetleme raporları | İkinci bir denetim geçirmek şartıyla İlgili birimde-3 yıl |
Faaliyet programları,brifing dosyaları,faaliyet raporları ve çalışma takvimi | İlgili birimde-1 yıl |
Yıllık İcra plan ve programlarıyla ilgili dokümanlar | İlgili birimde-5 yıl |
Genel Kurul,yönetim kurulu kararları ve bilançolar | İlgili birimde-10 yıl |
Özel Eğitim uygulananlara ait her türlü test,rapor ve benzeri belgeler | İlgili birimde-süresiz |
Merkezi sistemle yapılan sınav sonuçları | İlgili birimde-1 yıl |
Eğitimci lider tezleri | İlgili birimde-süresiz |
İmtihan kağıtları ve tutanakları | Okulda-2 yıl |
Öğrenci yoklama fişleri | Okulda-2 yıl |
Stajyerlik onayları | İlgili birimde-15 yıl |
Okul ve kurum açma kapama onayları | İlgili birimde-süresiz |
Yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme onayları | İlgili birimde-5 yıl |
Yıllık,mazeret ve sağlık izini onayları | İlgili birimde-3 yıl |
Terfi teklifi cetvelleri | İlgili birimde-1 yıl |
İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakil kararnameleri | İlgili birimde-3 yıl İl MEM.Süresiz |
Kadro ihdas ve tenkisleri | İlgili birimde-5 yıl |
Kadro kaydı | İlgili birimde-süresiz |
Kadro değişikliği cetvelleri | İlgili birimde-süresiz |
Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme listeleri | İlgili birimde-10 yıl |
Vizeli kadro cetvelleri | İlgili birimde-5 yıl |
Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetveller | İlgili birimde-süresiz |
Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı | |
Vizeli cetvelleri | İlgili birimde-5 yıl |
Sigorta primi belgeleri | İlgili birimde-süresiz |
Öğrencilerle ilgili sözleşxxxxx | Xxxxxx-5 yıl |
İl MEM,öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara hazırlama kursları fon hesabı formu | İl MEM,5 yıl |
İlçe MEM,öğrencileri yetiştirme ve İmtihanlara kurs merkezi toplam bütçesi formu | İlgili birimlerde-5 yıl |
İstatistikler ve ilgili dökümanlar | Bilgiyi veren birimlerde 1 yıl, değerlendirecek birimde süresiz. |
Tarihçeler | İlgili birimde-süresiz |
TBMM'de verilen soru önergelerine gönderilen cevaplar | İlgili birimde-1 yıl |
Film (negatif) | İlgili birimde-süresiz |
Film (Pozitif-Kopya) | İlgili birimde-10 yıl |
Eğitim ve öğretimle ilgili şura,seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf,albüm, slayt ses ve görüntü bantları | İlgili birimde-süresiz |
Kullanılmayan (Deşifre olmayan)imtihan soruları | İlgili birimde-süresiz |
Merkezi sistemle yapılan imtihanlara ait soru kitapçıklarının birer örneği | İlgili birimde-süresiz |
UNESCO,yerli ve yabancı kuruluşlarca yurtiçinde veya yurtdışında sağlanan imkanlarla staj,kurs, mastır, doktora öğrenimi görenlere ait evrak | İlgili birimde-süresiz |
İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap ve diğer | İlgili birimde-5 yıl |
eğitim araçları | |
Hibe yolu ile temin edilen makine,teçhizat,taşıt ve benzeri malzemelere ait belgeler | İlgili birimde-süresiz |
Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir- teslim,sayım,kayıttan düşme tutanakları ve benzeri belgeler | İlgili birimde-5 yıl |
Xxxxxxxx eşya tahsis emirleri | İlgili birimde-5 yıl |
Satın alma işlemleriyle ilgili karar İhale evrakı ve benzeri | İlgili birimde-5 yıl(Sayıştay ilamı kesinleşmesi şartıyla) |
Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlar | Okulda-3 yıl |
Resmi PTT pulu istek fişleri,makbuzları ve sarf cetvelleri | İlgili birimde-5 yıl |
Döner sermaye muhasebesi ve işlemleriyle ilgili belgeler | İlgili birimde-5 yıl |
Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas görüşler | İlgili birimde-süresiz |
Öğrencinin tahakkuk eden yevmiyeleri cetveli(Döner Sermayeli kurumlarda) | İlgili birimde-5 yıl |
Bina,arsa ve arazi tahsisi onayları,tapu, tapu tahsis belgeleri ve imar planları | İlgili birimde-süresiz |
Gayrimenkul kamulaştırma,satın alma belgeleri | İl MEM ve İlgili birimlerde-süresiz |
İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek tahsis,tenkis ve aktarma yazıları | İlgili birimde-1 yıl |
Ödeme emirleri ve icmali | İlgili birimde-1 yıl |
Bütçe ve yatırım teklifleri | İlgili birimde-1 yıl |
Kanun teklifleri(Kanunlaştıktan sonra) | İlgili birimde-1 yıl |
Sayıştay ilamları,yargı kağıtları ve Sayıştayla bu konuda yapılan yazışmalar | İlgili birimde-1 yıl |
İcra kesintileri listesi | İlgili birimde-1 yıl |
1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği gereğince tutulacak defter ve belgeler | İlgili birimde-süresiz |
Milli Güvenlik Siyaseti ile ilgili yazışmalar dosyası | İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz |