BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler
TÜRKİYE JUDO FEDERASYONU BAŞKANLIĞI SATIN ALMA VE TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ TALİMATI
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç:
Madde 1- Bu Talimatın amacı, Türkiye Judo Federasyonunun ulusal ve uluslararası sportif faaliyetlerine ilişkin yurtiçinden veya yurtdışından ithal edilerek yapılacak, her türlü mal ve hizmet alımları, gelir getirici işlemler ile bu işlemlere ilişkin usul ve yöntemler ile taşınır mal işlemlerinin hangi usul ve esaslar dahilinde yürütüleceğinin belirlenmesi amacı ile düzenlenmiştir.
Kapsam:
Madde 2- Bu Talimat Judo Federasyonunun ulusal ve uluslararası sportif faaliyetlerine ilişkin mal ve hizmet alımları ve gelir getirici işleri ile taşınır mal işlemlerini kapsar.
Federasyonun ulusal ve uluslararası sportif faaliyetlerine ilişkin mal ve hizmet alımları dışındaki mal ve hizmet alımları ile her türlü yapım işleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine tabidir.
Dayanak:
Madde 3- Bu talimat 3289 sayılı Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun Ek 9. Maddesi, 14/7/2004 tarihli ve 25522 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Spor Genel Müdürlüğü Özerk Spor Federasyonları Çerçeve Statüsü ile 26 Xxxx 2007 tarihli ve 26415 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Türkiye Judo Federasyonu Ana Statüsü’ne dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar:
Madde 4- Bu talimattaki;
a)Kanun : 3289 sayılı Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri hakkındaki Kanunu,
b)Ana Statü : Türkiye Judo Federasyonu Ana Statüsünü,
c) Federasyon : Türkiye Judo Federasyonunu,
ç) Yönetim Kurulu : Türkiye Judo Federasyonu Yönetim Kurulunu,
d) Başkan : Türkiye Judo Federasyonu Başkanını,
e) Başkan Vekili : Türkiye Judo Federasyonu Başkan Vekilini,
f) Genel sekreter : Türkiye Judo Federasyonu Genel Sekreterini,
g) İdari ve Mali İşler Birimi: Bu Talimatın yürütülmesinden sorumlu ve Xxxxxxxxxx adına her türlü mal ve hizmeti satın almaya yetkili Federasyon birimini,
ğ) Komisyon : Bu Talimat hükümleri uyarınca kurulan Satın Alma Komisyonunu,
h) İşletme : Ana Statü uyarınca Federasyon faaliyetlerini desteklemek amacıyla kurulan şirket veya kuruluşu,
ı) Bütçe : Bir mali yılda Federasyonun gelir ve giderlerini gösterir hesap tablosunu,
j) Alım : Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır mal ve haklarını,
k) Satım : Her türlü malzeme ve ihtiyaç maddeleri, hizmet ve hakların satımını,
l) Hizmet : Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların alınması, kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Gider İşlemleri
Uygulama Esasları:
Madde 5- Harcamalar, Yönetim Kurulunca hazırlanan ve Genel Kurulca kabul edilen bütçeye göre yapılır. Yönetim Kurulu, Genel Kuruldan bütçe harcama kalemleri arasında değişiklik yapma konusunda yetki almak koşuluyla bütçe kalemleri arasında değişiklik yapabilir.
Satın Alma Yetkisi:
Madde 6- Federasyon adına satın almaları, Komisyon, Federasyon Başkanı, Başkan Vekili, Genel Sekreter ve İdari ve Mali İşler Satın Alma Görevlisi 11. maddedeki limitler dahilinde ayrı ayrı veya birlikte yapar.
Onaylar:
Madde 7- Satın alınması, kiralanması, trampa işlemleri ve hizmetler için, satıcılarından ve satın alacaklardan temin edilecek teklif, numune, şartname, plan, proje ve referanslar hazırlanarak satın alma onayının alınması zorunludur. İhalesi yapılacak olan her iş için bir onay belgesi hazırlanır. Onay belgelerinde ihale konusu olan işin nev’i, niteliği, miktarı, tahmin edilen bedeli, ödenek tutarı, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları, ihalede uygulanacak usul, yapılacaksa ilanın şekli ve adedi, alınacaksa geçici teminat miktarı ve satın alma komisyonu üyelerinin kaç kişi ve kimlerden oluşacağı belirtilir.
Onay belgelerinde ayrıca şartname ve eklerinin bedel karşılığında verilip verilmeyeceği, bedel karşılığı verilecekse bedelin ne olacağı belirtilir.
Satın Alma Limitleri:
Madde 8- Yönetim Kurulu; her yıl Xxxx Ayı başında 11. maddeye göre Federasyon Başkanı, Başkan Vekili, Genel Sekreter ile İdari ve Mali işler Satın Alma Görevlisinin birlikte veya ayrı ayrı yapacakları alımlar ile Komisyon marifetiyle yapılacak alımların limitlerini belirler.
Komisyon:
Madde 9- Yönetim Kurulunun gerekli gördüğü her türlü alım ile Yönetim Kurulunca belirlenen limitin üzerindeki alımlar için Yönetim Kurulu tarafından en az üç, en fazla beş kişi olmak üzere Komisyon kurulur ve satın alma yetkisi verilir.
Komisyon Başkanı ve üyeleri Yönetim Kurulu tarafından tayin edilir.
Satın Alma Kararının Oluşturulması:
Madde 10- Satın alma kararları, Federasyon ihtiyaçlarının en uygun şartlarda, en iyi şekilde ve zamanında karşılanması için, alınacak mal ve hizmetlerin değerine, özelliğine ve piyasa şartlarına göre oluşturulur.
Komisyonunun Uygulayacağı Satın Alma Usulleri:
Madde 11- Komisyon, satın alma kararını onaylamaya yetkili Federasyon Başkanının uygun göreceği, aşağıdaki usullerden birini veya bir kaçını bir arada uygular:
a-Kapalı zarfla teklif alma usulü, 500.000.01.-TL ve üzeri
b-Açık eksiltme usulü,250.000.01.-TL- 000.000.00.XX c-Pazarlık usulü,200.000.01.-TL.-250.000.00.-TL
d-Emanet usul,110.000.01.-TL.-200.000.00-TL
e-Doğrudan temin usul,-1.-TL.-110.000.00-TL
Kapalı Zarfla Teklif Alma:
Madde 12- Kapalı zarfla teklif alma usulünde, konu ile ilgili en az üç firmadan teklif istenir. Bu usulde teklif sahipleri tekliflerini, kapalı ve mühürlenmiş bir zarfa (iç zarf) koyarlar. Bu zarf, teklif sahibi tarafından Federasyonun hazırlayacağı idari şartname ile istenebilecek diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa (dış zarf) konur ve mühürlenir. Dış zarfın üzerinde, teklifin hangi işe ait olduğu belirtilir ve başkaca bir yazı ve işaret bulunmaz. Teklif sahipleri, bu şekilde hazırlayacakları zarfları, idari şartnamede belirtilen gün ve saatte, şartnamede belirtilen Federasyon birimine elden teslim ederler. Belirtilen tarihten sonra gelen teklif mektupları dikkate alınmaz. Gönderilen zarflar Federasyon birimince geldikleri gün ve saat belirtilmek suretiyle kayda alınır. Bu şekilde kayda alınmamış zarflar Komisyonca işleme konmaz.
Kapalı Zarfların Komisyondaki İşlemi:
Madde 13- Kapalı zarflar, Komisyon toplantısının gün ve saatine kadar saklanır ve toplantı günü, bir tutanakla Komisyon Başkanına teslim edilir. Zarflar, idari şartnamede belirtilen son teklif verme gün ve saatinde, yada tekliflerin tamamının gelmiş olması koşulu ile Komisyonca belirlenen gün ve saatte, Komisyonda kayıt sırasına göre, gerekli görülürse isteklilerin huzurunda açılır. Evrakları eksik ve hatalı olduğu tespit edilen teklif sahiplerinin iç zarfları açılmaksızın zarf muhteviyatları ve varsa teminatları geri verilerek ihaleye alınmayacakları kendilerine bildirilir ve ihale salonundan dışarı alınırlar. Durum bir tutanakla tespit edilir. İhaleye katılacakların iç zarfları aynı sıra ile açılır. Açılan tekliflerin bir mukayese tablosunda dökülmesinden sonra, teklif sahipleri salonun dışına alınır. Komisyon gerekli incelemeyi yaptıktan sonra en uygun teklifi bir tutanakla tespit eder.
Şartnamede yer almasa dahi komisyonca gerek görülmesi halinde ihale kapalı zarf usulü ile teklif sunan taliplerden biri ile pazarlık veya bir fazlası ile açık eksiltme usulü ile tamamlanabilir.
Açık Eksiltme Usulü:
Madde 14- Açık eksiltme usulünde Komisyon, teklif sahiplerinden idari şartname ile talep edilen evrakları inceler ve eksiltmeye katılmayacaklar salonun dışına alınarak eksiltme işlemine başlanır. Eksiltmeye, tek istekli kalıncaya kadar devam edilir. Çekilenlerin eksiltme kağıdına imzaları alınır. İmzadan kaçınılması halinde komisyon durumu tutanakla tespit eder. Tek kalan istekli, daha fazla eksiltme yapamaz ise eksiltme tutanağı tek kalan istekli ve Komisyon üyeleri tarafından imzalanır.
Komisyonun tespiti tutanakla kesinleşir ve satın alma işlemi bu karara uygun olarak, satın alma komisyonunca gerçekleştirilir.
Pazarlık Usulü:
Madde 15- Pazarlık usulü ile yapılan satın almalarda teklif alınması belli bir şarta bağlı değildir. Komisyon tarafından işin nitelik ve gereğine göre bir veya birden fazla istekliden yazılı veya sözlü teklif almak ve bedel üzerinde anlaşmak suretiyle yapılır. Pazarlığın ne suretle yapıldığı ve ne gibi tekliflerde bulunulduğu ve üzerine ihale yapılanların neden dolayı tercih edildiği pazarlık kararında belirtilir.
Emanet Usulü:
Madde 16- Yapılmasında yarar ve zorunluluk görülen işlerin Yönetim Kurulunun onayı alınarak kurulacak emanet (satın alma) komisyonu tarafından, tamamen veya kısmen taşeronlara verilerek yaptırılmasıdır.
Doğrudan Temin Usulü:
MADDE 17- İhtiyaçların ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temini usulüne başvurulabilir.
İlan Verme:
Madde 18- Yeterli sayıda ve kalitede teklif almayı temin edebilmek amacıyla kapalı zarf veya açık eksiltme usullerinde ilan verme yoluna başvurulabilir. Verilen ilanlar basın yoluyla veya Federasyonun internet sitesinde satın alma tarihinden en az 10 gün önce yayınlanır.
Teminatlar:
Madde 19- Komisyon kanalıyla yapılan satın alma işlemlerinde teklif sahiplerinden teminat alınabilir.
Geçici Teminatlar:
Madde 20- Geçici teminatlar, teklifle birlikte verilir ve dış zarf içinde, idari şartnamenin istediği belge ile belgelenir. Bu teminat tutarı idari şartnamede belirtilir ve tutarı tahmini bedelinin % 3’ünü aşamaz. Tahmini bedel içermeyen şartnamelere ilişkin tekliflerde federasyon tarafından belirlenen tutarda teminat sunulur. Geçici teminat ihaleyi kaybeden firmalara 15 gün içinde iade edilir. Teklif sahibinin teklifinden vazgeçmesi veya kati siparişten sonra sipariş şartlarına uymaması halinde, geçici teminat Federasyona irat kaydedilebilir.
Kesin Teminat:
Madde 21- İhaleyi kazanan firma kesin sipariş verilmesi halinde, sipariş tutarının %10’nu tutarında kati teminat sunar. Kesin teminat süresizdir ve her halükarda işin tümüyle istenen nitelikte tamamlanmasından ve varsa SSK ilişkisi kesildikten sonra iade edilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra, firma yükleniminden vazgeçtiği veya her ne sebeple olursa olsun şartname hükümlerini ihlal ettiği ve sözleşmenin ihlaline sebebiyet verdiği takdirde ayrıca protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın sözleşme iptal edilerek teminat Federasyona irat kaydedilir.
Kesin teminat taahhüdün, idari ve teknik şartname ile sözleşme hükümlerine uygun olarak yapıldığı anlaşıldıktan; Federasyonun herhangi bir alacağının olmadığı tespit edildikten ve SSK ile ilgili işlerde ilişiksiz belgesi getirilip kesin kabul işlemi tamamlandıktan sonra geri verilebilir.
Teminat Şekli:
Madde 22- Geçici veya kati teminat olarak tedavüldeki Türk parası, banka teminat mektubu, bloke çek veya Devlet tahvilleri, kabul edilir. Kamu kuruluşlarından teminat alınmaz. Banka teminat mektupları doğrudan, nakit ve tahviller federasyon hesabına yatırılarak alınacak makbuzların dış zarfa konulması suretiyle verilir. Tanzim edilecek makbuzlarda tahvillerin taşıdığı faiz kuponlarının hangi yıla ait olduğu belirtilir.
Dış Alımlarda Teminatlar:
Madde 23- Dış alımlarda teminatlar Dış Ticaret Rejimi hükümlerine ve sipariş şartlarına uygun olarak alınır.
Şartnameler:
Madde 24- Gerekli görülen her satın almada ve satın alma komisyonunca yapılacak alımlarda idari ve teknik şartnameler hazırlanır.
Teknik Şartnameler:
Madde 25- Satın alınacak mal ve hizmete ait her türlü teknik nitelikler teknik şartnamelerde belirlenir. Teknik şartnamelerin hazırlanmasında gerek görülmesi halinde satın alınacak malzemeler konusunda teknik bilgiye sahip kişilerden de faydalanılır. Teknik şartnameler talep edilen mal ve hizmeti en iyi şekilde tanımlayabilmek için gerek görülmesi halinde çizim, numune, elde edilebilen her türlü görsel belge ve referans gibi belgelerle desteklenirler.
İdari Şartnameler:
MADDE 26- Teknik şartnamelere ilave olarak aşağıdaki hususları kapsayan bir de idari şartname düzenlerler.
İdari şartnamelerde en az şu bilgiler yer alır:
a) Yaptırılacak işin, hizmetin veya alınacak malın mahiyeti, cinsi, miktarı
b) İhale edip etmeme veya işi yaptırıp yaptırmamakta Federasyonun serbest olduğu,
c) Teslim tarihi, yeri, tesellüm şekli ve uygulanacak usuller, ç) Ödeme şartları ve yeri,
d) Vergi, resim harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği,
e) Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları,
f) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
g) Teklif sahiplerinden istenen şartlar ve belgeler, ğ) Satın almanın hangi usulde yapılacağı,
h) Teklif sahibine ilişkin istenilecek belgeler ı) Gerekli görülen diğer belgeler
Bildirim:
Madde 27- İhale sonucu, komisyon kararı Federasyon Başkanının onayı ile kesinleştiği tarihten itibaren, verilen süre içerisinde ihaleyi kazanan firmanın kanuni tebligat adresine yazılı olarak bildirilir. Teklif sahibi, Federasyonunun gönderdiği tebligatın taşıdığı tarihten itibaren bildirim ile öngörülen süre içerisinde Federasyona başvurup kesin teminatını yatırmak ve sözleşme imzalamak zorundadır. Teklif sahibi bu süre içerisinde kesin teminatını yatırıp sözleşme imzalamadığı veya kesin teminatını yatırıp sözleşmeyi imzalamadığı veya kesin teminatını yatırarak siparişi kabul ettiğini yazılı olarak teyit etmediği takdirde ihale iptal edilerek geçici teminat Federasyonca irat kaydedilir. Alıma konu olan mal ve hizmet için yeniden teklif alma işlemi başlatılır.
İhalelerde Federasyonun Serbestliği:
Madde 28- Federasyon özel hukuk hükümlerine tabi olup, işi ihale edip etmemekte, kısmen etmekte veya dilediğine vermekle serbesttir. Bu madde hükmü tüm şartnamelerde açıkça belirtilir
Federasyonun yukarıda belirtilen ulusal ve uluslararası faaliyetlerinin dışındaki her türlü mal, hizmet alımları ile yapım işleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen ihale usullerine tabidir.
Teklif Alınmayacak veya Alım Yapılmayacak Kişi ve Kuruluşlar:
Madde 29- Doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif alınmayacak kişi ve kuruluşlar şunlardır:
a) Yetkili mercilere geçici yada sürekli olarak Kamu Kuruluşlarının ihalelerine girmeleri yasaklanmış olanlar
b) Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu, Tahkim Kurulu ve tüm Yan Kurul Üye ve Başkanları, Federasyonunun tüm çalışanları,
c) Tüm kurulların Başkan ve Üyeleri, Satın Alma Komisyonu Başkan ve Üyelerinin 3. dereceye kadar (bu derece dahil) kan veya sihri hısımları,
ç) Federasyon Yönetim ve Denetim Kurullarında herhangi bir görev yapıp bu görevlerinden ayrılanlardan ayrılışlarından itibaren henüz bir yıl geçmemiş olanlar.
yapılır.
Muayene ve Kabul İşlemleri:
Madde 30- Federasyon malzeme sorumlusunun da katılımı ile muayene komisyonunca
Komisyon ihtiyaç duyması halinde satın alınacak mal ve hizmetin özelliğini dikkate alarak
komisyona Federasyon kurul üyelerinden kişi/kişileri teknik üye olarak alabilir.
Muayene Komisyonu muayene edeceği mal ve işleri;
a) Şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olup olmadığının,
b) Süresi içinde teslim edilip edilmediğinin,
c)Evsaf ve numunesine uygun olup olmadığını inceler. Uygun olanların kesin kontrolü yapılır,
olmayanlar reddedilir.
Kitap, Dergi, Diğer Periyodik Olmayan Yayın Alım ve Abonelikler:
Madde 31- Her türlü periyodik ya da periyodik olmayan yayınlar ve abonelikler Yönetim Kurulu Kararı ile yapılır. Satın alma işlemi bu talimat hükümlerine tabidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Taşınır Mal İşlemleri
Taşınır malların kayıt işlemleri:
Madde 32- Federasyon hizmet ve faaliyetlerinin sürdürülmesi için ihtiyaç duyulan, satın alınan, ithal edilen veya satın alma dışı yollardan elde edilen taşınırların sorumluları tarafından fiziki olarak görülüp sayılarak teslim alınması sağlanmalıdır. Satın alınan, hibe edilen veya satın alma dışı yollardan elde edilen taşınırlar, alındıktan sonra doğrudan kullanıma verilmeyerek stoklanıp daha sonra dağıtımı yapılacak ise taşınır işlemleri yapıldıktan sonra depo sorumlusu tarafından ambara alınır. Ambara alınan tüketim malzemeleri ambar defterine kaydedilir. Dayanıklı taşınırlar defterine kaydedilir.
Taşınırlar, normal kullanım sırasında, çok kullanma sebebiyle hizmette kullanılmayacak derecede yıpranmış ve bozulmuş olması, eski ve hurda hale gelmesi, tamir edilemeyecek durumda olması veya tamir edilmesinin ekonomik olmaması ya da, kimsenin ihmal ve kusuru olmadan kırıldığının, çalındığının, kaybolduğunun belgelendirilmesi hallerinde, bir tutanak düzenlendikten sonra kayıttan silinir.
Görev yapan sorumluların başka görevlere atanmaları veya ayrılmaları halinde devir teslim yapılmalıdır.
Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmesi:
Madde 33- Federasyonun hizmet ve faaliyetlerinin sürdürülmesi için ihtiyaç duyulan, satın alınan, ithal edilen veya satın alma dışı yollardan elde edilen taşınırlar taşınır kontrol yetkilisi tarafından fiziki olarak görülüp sayılarak iki nüsha taşınır işlem fişi düzenlenir.
Taşınır işlem fişinin aslı nakit veya mahsup evrakına eklenir, diğer nüshası dip koçanında bırakılır.