TAYYAR KOÇAK (VİLLA TN)
KİŞİSELVERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
XXXXXX XXXXX (VİLLA TN)
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
BİLGİ FORMU
Sürüm:
1.0
HAZIRLAYAN
HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ ONAYLAYAN XXXXXX XXXXX
BÖLÜM 1 1.1.GİRİŞ
Xxxxxx Xxxxx (“Xxxxxx Xxxxx” veya “Villa TN”), tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve veri işleme faaliyetlerimizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler işbu politika kapsamında açıklanmaktadır.
1.2. Kapsam
Politikamız, Villa TN çalışanları haricinde tarafımızdan otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirilen, kişisel verileri işlenen tüzel ve gerçek kişilere yönelik olmakla birlikte, söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere politikamızın EK-1’ de yer alan (Ek-1 “Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılabilir.
Villa TN çalışanlarının ve çalışan adaylarının kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hususlar; “xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx” adresinde yer alan“Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası-Çalışan” ve “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası-Çalışan Adayı”içerisinde ayrıca düzenlenmiştir.
1.3. Politika Esasları ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Politika, kişisel veri sahiplerinin erişimine açık olacak biçimde “xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx” isimli internet sitesinde yayınlanır. Mevzuatta gerçekleştirilecek değişiklik ve yeniliklere paralel olarak, Politika’da yapılacak değişiklikler, veri sahiplerinin kolaylıkla erişim sağlayabileceği biçimde erişime açılacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Villa TN yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
1.4. Politika’nın Yürürlüğü
Politikamızın yürürlük tarihi 11.05.2020’dir. İşbu Politika, Villa TN internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
BÖLÜM 2
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Villa TN, Kanun’un 12. Maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını,erişimini,aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır.
1
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Kişisel veriler hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Villa TN tarafından, özel nitelikli kişisel verilerin korunması için alınan gerekli denetimler sağlanmaktadır.
BÖLÜM 3
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme,
Villa TN, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir.
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama,
Villa TN, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme,
Villa TN, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma,
Villa TN, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme,
Villa TN, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri sahibinin xxxx xxxx vermesi haricinde; kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir.
3.2.1. Kişisel Xxxx Xxxxxxxxx Açık Rızasının Bulunması,
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
2
3.2.2. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi,
Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söze dilebilecektir.
3.2.3. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması,
Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.2.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması,
Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
3.2.5. Villa TN Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi,
Villa TN hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.2.6. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi,
Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
3.2.7. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
Bir hakkın tesisi,kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.2.8. Villa TN’nin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Villa TN’nin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Villa TN faaliyet konusu gereği; özel nitelikli kişisel veriler genel olarak işlenmemektedir. Ancak, Özel Nitelikteki kişisel verilen işlenmesinin zorunlu olması durumlunda; Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
3
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından xxxx xxxx aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
3.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Xxxxxx Xxxxx ( Villa TN ), işletme politikası olarak; müşterilerinden sadece isim, soy isim ve X.X Xxxxxx ( Pasaport ) numarası gibi, faaliyeti için kanunen zorunlu kılınan kişisel verileri temin etmekte olup, işbu kişisel verileri de direkt olarak kolluk kuvvetlerinin güvenlik sistemine işlemektedir. Kolluk kuvvetleri güvenlik sistemine işlenen kişisel veriler hiçbir şekilde Villa TN tarafından kayıt altına alınmamakta ve saklanmamaktadır.
Xxxxxx Xxxxx( Villa TN ) hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere(üçüncü kişi şirketlere,resmi ve özel mercilere,üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. Maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
3.4.1.Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da bir kaçının mevcut olması halinde Xxxxxx Xxxxx( Villa TN ) tarafından gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.
• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerin aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Xxxxxx Xxxxx( Villa TN ) tarafından aktarılması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının Xxxxxx Xxxxx( Villa TN )’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi,kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Villa TN meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
BÖLÜM 4
4.1. Kişisel Veri Sahiplerinin Aydınlatılması
Villa TN, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak için gerekli süreçleri yürütmektedir. Bu kapsamda veri sahiplerine sunulan aydınlatma metinlerinde aşağıda sıralanan bilgiler bulunmaktadır:
• (1) unvan,
• (2) Veri sahiplerinin kişisel verilerinin hangi amaçla işleneceği,
• (3) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• (4) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• (5) Veri sahibinin hakları olan;
4.2. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Villa TN’ye başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirsiniz:
• (1) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• (2) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• (3) Kişisel verilerinizin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• (4) Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• (5) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• (6) KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• (7) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• (8) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
4.3. Mevzuat Gereği Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları Dışında Kalan Haller
KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki hallerin KVK Kanunu’nun kapsamında olmaması sebebiyle, kişisel veri sahiplerinin aşağıda yer alan konularda haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:
• (1) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• (2) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• (3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve
kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• (4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde zararın giderilmesini talep etme hariç olmak üzere, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:
• (1) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• (2) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• (3) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• (4) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
4.4.Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri, bölüm 4.2.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları ”) sayılmış haklarına ilişkin taleplerini Şirketimize iletebileceklerdir. Bu doğrultuda;
“xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx” adresinden
Ulaşılabilecek “Veri Sahibi Başvuru Formu”ndan yararlanabileceklerdir.
4.5. Kişisel Veri Sahiplerinin Taleplerinin Sonuçlandırılması
Veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin taleplerini Villa TN’ye yazılı olarak iletmeleri durumunda, Villa TN veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede veya en geç otuz (30) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
Villa TN, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Ayrıca, Villa TN kişisel veri sahibinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
Veri sahibinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, Villa TN tarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.
Bölüm 5
5. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Ve Gizliliğinin Sağlanması
Villa TN tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.
Bu kapsamda; Villa TN tarafından gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınmakta, Villa TN bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.
Tekrardan belirtmekte fayda var ki; Villa TN, müşterilerinden xxxx xxxx alarak almış olduğu kişisel verileri kendi bünyesinde temin etmemektedir. Alınan kişisel veriler; direkt olarak kolluk kuvvetlerinin güvenlik sistemine işlenmekte ve sözleşme edimlerinin yerine geitirlmesi sonrasında Villa TN tarafından anonim hale getirilmekte ya da imha edilmektedir..
5.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Şirketimiz Tarafından Alınan İdari Tedbirler
Villa TN, müşterilerinden xxxx xxxx alarak almış olduğu kişisel verileri kendi bünyesinde temin etmemektedir. Alınan kişisel veriler; direkt olarak kolluk kuvvetlerinin güvenlik sistemine işlenmekte ve sözleşme edimlerinin yerine geitirlmesi sonrasında Villa TN tarafından anonim hale getirilmekte ya da imha edilmektedir.Kişisel verilerin başka nedenlerle Villa TN tarafından işlenmesi durumunda alınan tedbirler aşağıdaki gibidir;
• Kişisel verilerin korunması hukukuna ilişkin olarak çalışanlarını eğitmekte ve bilinçlendirilmelerini sağlanır.
• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş olan sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmesi temin edilir.
• Villa TN tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri detaylı olarak incelenmekte, bu kapsamda, KVK Kanunu’nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için atılması gereken adımlar tespit edilir.
• KVK Kanunu’na uyumun sağlanması için yerine getirilmesi gereken uygulamaları tespit ederek, bu uygulamaları iç politikalar ile düzenler.
5.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Villa TN Tarafından Alınan Teknik Tedbirler
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkân verdiği ölçüde teknik önlemler alınmakta ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmekte ve iyileştirilmektedir.
• Alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik düzenli aralıklarla denetim yapılır.
• Villa TN bünyesinde işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili çalışanlar ile sınırlandırılır
5.3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
Villa TN tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti kapsamında, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kimseler tarafından elde edilmesi durumunda, vakit kaybedilmeksizin durum KVK Kurulu’na ve ilgili veri sahiplerine bildirilecektir.
5.4. Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesinden Sorumlu Birimin Tespiti
Villa TN tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında Villa TN bünyesinde hukuk birimimizle birlikte “Kişisel Verilerin Korunması Kurulu” kurulmuştur.
Bu kapsamda, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun temel görevleri aşağıda belirtilmektedir:
• Çalışan kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları hazırlamak ve yürürlüğe koymak,
• Çalışan kişisel verilerinin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede Villa TN içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak,
• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Villa TN içinde ve işbirliği içerisinde olunan kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak,
• Villa TN’nin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak,
• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
• Kişisel veri sahiplerinin; Villa TN’nin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikalardaki değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak,
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Villa TN operasyonlarında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak,
• KVK Kurulu ve KVK Kurumu ile olan ilişkileri yönetmek,
• Villa TN yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
BÖLÜM 6
6. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Veri İşleme Faaliyetine Konu Olan Kişisel Veri Grupları
6.1. Kişisel Veri Kategorileri
Villa TN tarafından, aşağıda belirtilen gruplardaki kişisel veriler kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
Kimlik Bilgisi | Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, X.X. xxxxxx numarası, uyruk bilgisi, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, işyeri bilgisi, sicil no., vergi numarası, unvan, biyografi vb. Bilgiler ile ehliyet, mesleki kimlik, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler |
İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası vb. bilgiler |
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi | Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b. |
Finansal Bilgisi | Villa TN ‘nin kişisel vei sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine gore yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel verilerile banka hesapnumarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, borç/alacak bilgisi gibi veriler |
Görsel/İşitsel Bilgi | Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç) |
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Villa TN yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
6.2. Kişisel Verilerinin İşlenme Amaçları
Kişisel verileri, veri işleme şartlarına ve ilkelerine uygun olarak aşağıda sıralanan amaçlarla Villa TN tarafından işlenmektedir. Aşağıda yer alan amaçların varlığı, her kişisel veri sahibi özelinde değişiklik gösterebilmektedir.
• Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi
• Bankacılık İşlemleri
• İşletmeci Aday değerlendirmesi
• İş Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Hukuk İşlerinin Takibi
• Xxx Xxxx / İstihdam
• Personel Temin Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması
• Villa TN’nin Sunduğu Hizmetlere Bağlılık Oluşturulması ve/veya Arttırılması Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• İşletmecilik Başvurusu
• Sözleşme Süreçlerinin ve/veya Hukuki Taleplerin Takibi
• Villa TN Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Verilerin Doğru ve Güncel Olmasının Sağlanması
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
• Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
BÖLÜM 7
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Villa TN, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
BÖLÜM 8
8.1. Bina, Tesis Girişleri ile Bina Tesis İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri İle İnternet Sitesi Ziyaretçileri
Villa TN tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Villa TN binasında güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.
8.2. Bina,Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyetleri
Villa TN binasında güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir.
Villa TN tarafından Kanun’un 10.maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Ayrıca, Şirketimiz, Kanun’un 4. Maddesine uygun olarak,kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı,sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.
Villa TN tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç Politikamızda sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda izlemeye tabi tutulmamaktadır.
Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
8.3. Xxxx,Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi
Villa TN tarafından, güvenliğin sağlanması ve politikamızda belirtilen amaçlarla, şirket binasında misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik güvenlik amacıyla kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Misafir olarak Villa TN’ye gelen kişilerin asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda
aydınlatılmaktadırlar.
Bölüm 9Tanımlar
Politikamızda kullanılan terimlere ait tanımlar aşağıda yer almaktadır:
Xxxx Xxxx | : | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme | : | Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yönetmelik | : | 20 Ekim 2016 tarihli ve 29863 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik |
Kişisel Sağlık Verisi | : | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi. |
Kişisel Veri | : | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri Sahibi | : | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | : | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
KVK Kanunu | : | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
KVK Kurulu | : | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
KVK Kurumu | : | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | : | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. |
Politika | : | Halden Getir Ticaret Limited Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası |
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası | : | 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası. |
Türk Ceza Kanunu | : | 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu. |
Veri İşleyen | : | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. |
Veri Sorumlusu | : | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir. |
BÖLÜM 10- UYUŞMAZLIK
− KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
EK 1– Kişisel Veri Sahipleri
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMASI |
Topluluk Müşterisi | Villa TN ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın, iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında şirketimizin iş ilişkiler iüzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek/tüzel kişiler |
Ziyaretçi | Villa TN’nin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla Girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler |
Çalışan Adayı | Villa TN’ye herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini incelememize açmış olan gerçek kişiler. (detaylar için bk. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası-Çalışan Adayları) |
Çalışan | Villa TN tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insane kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve alt yapısının sağlanması, hukuki uyum vb faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen şirketimizç alışanları(detaylar için bk. KişiselVerilerinKorunmasıveİşlenmesiPolitikası-Çalışan) |
Üçüncü Kişi | Bu Politika ve Villa TN Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek/tüzel kişiler (Örn. eskiçalışanlar) |
EK2–Şirketimiz tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir.
VeriAktarımıYapılabilecek Kişiler | Tanımı | VeriAktarımAmacı |
KanunenYetkiliKamuKurumv eKuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine gore Villa TN’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu Kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |
KanunenYetkiliÖzelHukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümlerine göre; Villa TN’den bilgi ve belge almaya yetkili özel Hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |