SÜRDÜRÜLEBİLİR EĞİTİM GELİŞİM VE MÜKEMMELLİK DERNEĞİ (SEGM) DENETİM KURULU VE İÇ DENETİM YÖNERGESİ
SÜRDÜRÜLEBİLİR EĞİTİM GELİŞİM VE MÜKEMMELLİK DERNEĞİ (SEGM) DENETİM KURULU VE İÇ DENETİM YÖNERGESİ
1. GENEL BİLGİLER
1.01. Amaç ve Kapsam
Bu yönergenin amacı, Sürdürülebilir Eğitim Gelişim ve Mükemmellik Derneği’nin (SEGM) tüzüğünde yer alan Denetim Kurulu’nun işleyişini, görevlerini ve sorumlu olduğu hususları belirlemektir.
1.02. Hukuki Dayanak
Bu yönerge, 4/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununun 9. maddesi, 4721 sayılı kanunun 86. Maddesi ve SEGM Tüzüğü’nün 14. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
1.03. Tanımlar
Bu yönergede geçen;
Genel Kurul: Sürdürülebilir Eğitim Gelişim ve Mükemmellik Derneği’nin en yetkili karar organını,
Yönetim Kurulu: Sürdürülebilir Eğitim Gelişim ve Mükemmellik Derneği’nin Yönetim Kurulu’nu (YK),
Denetim Kurulu: SEGM Denetim Kurulu’nu,
Dernek: 5253 sayılı Dernekler Kanunu ile 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’na gore 06.02.2019 tarihinde kurulan SEGM’i ve iktisadi işletmesini,
Rapor: Dernek iç denetim raporunu ifade eder.
2. DENETIM KURULU’NUN YETKİ VE SORUMLULUKLARI
SEGM Denetim Kurulu, 5253 sayılı kanunun 9. maddesinin 2. fıkrası amir hükmüne göre;
a. SEGM’nin tüm faaliyetlerinin SEGM Tüzüğü’nde ortaya konan temel amaçlar doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğini,
b. Defter, hesap ve kayıtların mali mevzuata uygun yürütülüp, yürütülmediğini, mali kayıtlar ve bu mali kayıtlara esas gelir ve gider evraklarının sahih olup olmadıklarını,
6 ayda bir denetim sonucunu raporlayarak YK’ya, toplandığı zaman ise Genel Kurul’a sunmakla mükellef kılınmıştır.
SEGM Denetim Kurulu bu mükellefiyeti dışında dernek tüzüğü ile emredilen ve temel mevzuata aykırı olmayan diğer denetim görevlerini de yapmakla sorumludur.
3. DENETIMDE İNCELENECEK KONULAR:
Denetim Kurulu, dernek üyelik işlemleri, Genel Kurul toplantıları, dernek faaliyetleri, derneğin tutması zorunlu defterleri, vermesi gereken beyanname ve taşınmaz malları gibi, Dernekler Tüzüğü’nce kendisine yüklenen incelemeleri, Ek-1’de ayrıntısıyla belirtildiği şekliyle gerçekleştirir ve Ek-2’deki örnek “Denetim Raporu”nu doldurarak 6 ayda bir YK’ya gönderir. Genel Kurul’da da bu raporları sunar.
4. DENETIM KURULU İLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLAR 4.01Belgelerin istenmesi ve verilmemesi durumunda yapılacaklar:
5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 9. maddesinin 3. fıkrası “Denetim Kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.” şeklindedir.
Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu talebine cevap vermediği ve/veya olumsuz cevap verdiğinde ilgili Cumhuriyet Başsavcılığı’na suç duyusunda bulunabilir; YK’nın kanuna aykırı fiillerini ve denetimi engellediğini beyan ederek dernek Genel Kurulu’nun olağanüstü olarak toplanmasını YK’dan talep edebilir.
4.02 Bağımsız denetmenlere Denetim raporu hazırlatılması:
5253 Sayılı Kanunun 9. Maddesi, 1. fıkrası, 1. cümlesi “Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya Denetm Kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir.” şeklindedir. Denetim raporu, Yönetim Kurulu’na veya Genel Kurul’a, Denetim Kurulu tarafından sunulacağından raporun tüm sorumluluğu da kanunen ve usulen Denetim Kurulu’na aittir. Denetim Kurulu’nun Genel Kurul’a sunacağı denetim raporu, Genel Kurul’a Yönetim Kurulu’nu ibra aşamasında yol gösteren tespitler bütünüdür.
4.03 İstifa, ölüm gibi sebeplerle Denetim Kurulu’nun durumu:
Türk Medeni Kanunu’nun 72. maddesi ile derneklerde bulunması zorunlu tutulan organlardan sayılan Denetim Kurulu, istifalar veya ölüm gibi nedenlerle toplantı ve karar yeter sayısı bulunmayan (1) üye mevcuduna düştüğünde, bu organın yeniden teşekkülü için ivedilikle “Olağanüstü Genel Kurul”a gidilir.
Denetim Kurulu üyeliklerinin yedekler dâhil tamamının istifa, ölüm veya herhangi başka bir sebeple boşalması halinde, SEGM Yönetim Kurulu, SEGM Genel Kurulu’nu, “Olağanüstü Genel Kurul”a çağırmakla mükelleftir. Olağanüstü Genel Kurul, yeni Denetim Kurulu’nun teşekkülü gündemi ile toplanır ve Denetim Kurulu asıl ve yedek üyeliklerinin seçimini yapar.
Denetim Kurulu; üyeliklerinin tamamının boşalması ve/veya toplantı ve karar yeter sayısı oluşturamayacak mevcuda düşmesi halinde, Yönetim Kurulu’nun, Genel Kurul’u re’sen olağanüstü toplantıya çağırmaması durumunda, dernek üyelerinin beşte birinin Yönetim Kurulu’na Olağanüstü Genel Kurul için yazılı başvurusu ile de Merkez Yönetim Kurulu Genel Kurulu Olağanüstü Genel Kurul’a çağırmaz ise; Türk Medeni Kanunu’nun 75. maddesinin 2. fıkrası amir hükmü;“Yönetim Kurulu, Genel Kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.” hükmü gereği ilgili sulh hukuk hâkimliğine başvuru yapılır.
5. YÜRÜRLÜK
Bu yönerge, SEGM Yönetim Kurulu tarafından kabul edildikten sonra yürürlüğe girer ve Denetim Kurulu asli ve yedek üyelerine iletilir.
Ek: İç Denetim Raporu Rehberi
EK-1. İÇ DENETİM RAPORU REHBERİ
DERNEĞİN DENETLENMESİNDE İNCELENECEK KONULAR
1.01. Dernek Üyelik İşlemleri
Türk Medeni Kanunu’nun 64. maddesi gereğince;
a. Üyelik başvurularının yazılı olarak yapılıp yapılmadığı,
b. Bu başvuruların yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde karara bağlanıp bağlanmadığı,
c. Sonucun başvuru sahibine yazılı olarak bildirilip bildirilmediği,
d. Üye bilgilerinin DERBİS’e girilip girilmediği konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.02. Genel Kurul Toplantıları
Türk Medeni Kanunu’nun 62., 72., 83. ve 98. maddeleri ve Dernekler
Yönetmeliği’nin 12., 16. ve 17. maddeleri gereğince;
a. SEGM’nin olağan Genel Kurul toplantısını tüzüğünde belirtilen zamanda ve Merkez Yönetim Kurulu’nun çağrısı üzerine yapıp yapmadığı,
b. Genel Kurul’a katılma hakkı bulunan üyelerin tamamına Hazirun Listesi’nde yer verilip verilmediği,
c. Genel Kurul’un toplantıya çağrılması, toplantı yeri, toplantı yeter sayısı, toplantı usulü ve toplantılarda karar alınması ve toplantıların yapılması ile ilgili diğer konularda, Türk Medeni Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve SEGM Tüzüğü’nde bulunan hükümlere uyulup uyulmadığı,
d. Dernek federasyona, federasyon konfederasyona üye ise; üye olduğu üst kuruluşta kendisini temsil edecek en az üç üyesini genel kurulunda seçip seçmediği,
e. Varsa, şubelerin olağan genel kurul toplantılarını, tüzüğünde aksine bir hüküm belirtilmemişse, merkez olağan genel kurulu toplantısından en az iki ay önce tamamlayıp tamamlamadığı,
f. Olağan veya olağanüstü Genel Kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, MYK ve Denetim Kurulları ile diğer organlara seçilen asli ve yedek üyeleri
içeren ve Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” ve eklerinin mülki idare amirliğine, şubeler tarafından ayrıca genel merkezlerine bildirilip bildirilmediği,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.03. Dernek Faaliyetleri
Türk Medeni Kanunu’nun 90., Dernekler Kanunu’nun 30. maddesi gereğince derneğin;
a. Tüzüğünde gösterilen amaç ve bu amacı gerçekleştirmek üzere sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları dışında faaliyette bulunup bulunmadığı,
b. Anayasa ve kanunlarla açıkça yasaklanan amaçları veya konusu suç teşkil eden fiilleri gerçekleştirmek amacıyla faaliyette bulunup bulunmadığı,
c. Askerliğe, millî savunma ve genel kolluk hizmetlerine hazırlayıcı öğretim ve eğitim faaliyetlerinde bulunup bulunmadığı ve bu amaçları gerçekleştirmek üzere kamp veya eğitim yerleri açıp açmadığı, üyeleri için özel kıyafet veya üniforma kullanıp kullanmadığı,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.04. Yurt Dışından Yardım Alma
Dernekler Kanunu’nun 21. ve Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin 18. – 21. maddeleri gereğince;
a. Derneğin yurtdışından yardım alıp almadığı,
b. Yurt dışından nakdi yardım alınması durumunda bunun bankalar aracılığıyla alınması zorunluluğuna uyulup uyulmadığı,
c. Derneğin varsa, yurtdışından aldığı ayni veya nakdi yardımlar için Dernekler Yönetmeliği’nin ekinde bulunan EK- 4 formu ile mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunup bulunmadığı,
d. Söz konusu yardımların amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı, (varsa, yurt dışındaki kişi, kurum veya kuruluşlarla yapılan protokol, sözleşme ve benzerlerinde öngörülen şartlara uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı),
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.05. Derneğin Defterleri ve Kayıt yöntemleri
Dernekler Kanunu’nun 11. ve Dernekler Yönetmeliği’nin 31. – 37. maddeleri gereğince, işletme veya bilanço esasına göre defter tutan derneğin, tutulması zorunlu olan ve aşağıda belirtilen defterlerin İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığı’nın 2006/1 ve 2007/2 sayılı tebliğlerinde belirtilen hususlar dikkate alınarak;
a) Bilanço esasında defter tutulması halinde,
a.1) Belirtilen defterleri usulüne uygun tutup tutmadıkları,
a.2) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defterinin Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Maliye Bakanlığı’na verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılıp yapılmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.06. Derneğin Giderleri
Türk Medeni Kanunu’nun 90., Dernekler Kanunu’nun 11. ve Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin 38. – 41. maddeleri gereğince;
a. Dernek harcamalarının derneğin amacına uygun olarak, dernek tüzüğü ve yönetim kurulu kararlarına istinaden yapılıp yapılmadığı,
b. Harcama belgelerinin Denekler Yönetmeliği’nde öngörülen fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzu ile yapılıp yapılmadığı,
c. Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için Ayni Yardım Teslim Belgesi; kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için ise Ayni Bağış Alındı Belgesi düzenlenip düzenlenmediği,
d. Dernek tarafından kullanılan alındı, harcama ve diğer belgelerin; özel kanunlarında belirtilen süreler saklı kalmak üzere, düzenli olarak beş yıl süreyle saklanıp saklanmadığı,
e. Derneğin tuttuğu defter esasına göre, yılsonu (31 Aralık) İşletme Hesabı Tablosu veya Bilanço ve Gelir Tablosu düzenleyip düzenlemediği,
f. Derneğin gelir ve gider kayıtlarına ve bunlara ilişkin belgelere göre; dönem içindeki gelir ve giderler, önceki dönemden devir, banka, kasa, varsa borç ve alacak ve benzeri ile ilgili hesaplar arasında mutabakat bulunup bulunmadığı,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
1.07. Alındı Belgeleri
Dernekler Kanunu’nun 11. ve Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin 42. – 47. maddeleri gereğince;
a. Dernek tarafından bastırılan Alındı Belgesi ciltlerinin usulüne uygun olarak bastırılıp bastırılmadığı,
b. Matbaadan teslim alınma sırasında, Alındı Xxxxxxxxx’xxx, cilt seri ve sıra numarası ile başka herhangi bir yerinde hatası bulunup bulunmadığının sayman üye tarafından kontrol edilerek bir tutanakla teslim alınıp alınmadığı,
c. Alındı Xxxxxxxxx’xxx eski ve yeni saymanlar arasında bir tutanak ile devir teslimi yapılıp yapılmadığı,
d. Dernek gelirlerinin, Alındı Belgesi veya bankalar aracılığıyla toplanıp toplanmadığı ve bu belgelerin ilgili defterlere kaydedilip kaydedilmediği,
e. Dernek adına gelir tahsil etmeye yetkili olan kişilerin, tahsil ettikleri paraları otuz gün içinde veya tahsilatı 4.035 TL’yi geçenler, (Bu tutar her yıl Maliye Bakanlığınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranına göre artırılır) bu süreyi beklemeksizin tahsil ettikleri parayı en geç iki iş günü içinde dernek saymanına teslim edip etmedikleri veya derneğin banka hesabına yatırıp yatırmadıkları,
f. Dernek adına gelir tahsil eden kişi veya kişilerin, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilerek, bu kişiler adına dernek yönetim kurulu başkanı tarafından onaylanan yetki belgesinin düzenlenip düzenlenmediği,
g. Dernek tarafından düzenlenen yetki belgelerinin birer suretinin dernekler birimine verilip verilmediği,
h. Yetki Belgesi düzenlenen kişi veya kişilerin görevinden ayrılması, ölümü, görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin yönetim kuruluna bir hafta içerisinde teslim edilip edilmediği,
i. Alındı belgelerinin, yönetim kurulu kararı ile yetki verilen kişilerce düzenlenip düzenlenmediği,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
2.0.1. Beyanname
Dernekler Kanunu’nun 19. ve Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin 83. maddeleri gereğince,
a. Derneğin Yönetim Kurulu Başkanı tarafından her takvim yılının ilk dört ayı içinde bir önceki yıla ait Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK-21 Dernek Beyannamesi’nin mülki idare amirliğine, (varsa Şube Yönetim Kurulu Başkanı tarafından ise ayrıca genel merkezlerine) verilip verilmediği,
b. Beyannamelerin gerçeği yansıtıp yansıtmadığı, dernek kayıtlarıyla karşılaştırıldığında herhangi bir tutarsızlığın bulunup bulunmadığı,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
3.0.1. Ortak Projeler
Dernekler Kanunu’nun 10. ve Dernekler Yönetmeliği’nin 91. maddeleri gereğince,
a. Derneğin, kamu kurum ve kuruluşları ile birlikte yürüttüğü bir proje bulunup bulunmadığı,
b. Yapılacak protokol gereği oluşturulan Proje Yönetim Grubu tarafından, Protokol ve Proje, Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK- 23 formu ile protokol tarihini izleyen bir ay içinde valiliğe bildirilip bildirilmediği,
c. Proje çerçevesinde yapılacak harcamalar için ortak bir hesabın açılıp açılmadığı ve harcamaların bu hesaptan yapılıp yapılmadığı,
Dernekler Yönetmeliği’nin 91. maddesinin ikinci fıkrasında belirlenen diğer esas ve usullere uyulup uyulmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır.
3.0.2. Platformlar
Dernekler Kanunu’nun 25. ve Dernekler Yönetmeliği’nin 94. maddeleri gereğince;
a. Derneğin herhangi bir platforma üye olup olmadığı,
b. Üye olduğu platformda derneği temsil edecek kişi veya kişiler için yetkili organının kararının bulunup bulunmadığı,
c. Oluşturulan platformun faaliyete geçebilmesi için temsilciler tarafından mutabakat tutanağı düzenlenip düzenlenmediği,
d. Düzenlenen mutabakat tutanağında platformun oluşturulma amacı, çalışmaların yürütüleceği yerleşim yeri, yönetim grubu üyeleri ile koordinatörün isimlerinin belirlenip belirlenmediği,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
4.0.1. Derneğin Taşınmaz Malları
Dernekler Kanunu’nun 22. maddesi ile Dernekler Yönetmeliği’nin 93. maddesi gereğince;
a. Varsa, derneğin edindiği taşınmazları tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde Xxxxxxxxx Yönetmeliği’nin ekinde bulunan EK- 26 formu ile Mülki İdare Amirliği’ne bildirilip bildirilmediği,
b. Dernek için gerekli taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda Genel Kurul’un Yönetim Kurulu’na yetki verip vermediği,
Derneğin taşınmaz mallarının dernek yararı doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır.
5.0.1. Yayınlar
5187 sayılı Basın Kanunu’nun 4., 5., 7., 10. maddeleri gereğince;
a. Derneğin süreli veya süresiz yayınının bulunup bulunmadığı,
b. Basılmış eserde zorunlu bilgilere (basıldığı yer ve tarih, basımcının ve varsa yayımcının adları, varsa ticari unvanları ve işyeri adresleri, ayrıca süreli yayında yönetim yeri, sahibinin, varsa temsilcisinin, sorumlu müdürün adları ve yayının türü) yer verilip verilmediği,
c. Süreli yayınlarda sorumlu müdür atanıp atanmadığı,
d. Süreli yayınların çıkarılabilmesi için, kaydedilmek üzere, yönetim yerinin bulunduğu yer Cumhuriyet Başsavcılığına beyanname verilip verilmediği, beyanname ve eklerinin teslim edildiğini gösteren bir alındı belgesi alınıp alınmadığı,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
6.0.1. Derneğin Ticari Faaliyetleri
5422 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu hükümleri gereğince;
a. Derneğin ticari faaliyetinin bulunup bulunmadığı, bu faaliyetle ilgili Kurumlar Vergisi Kanunu hükümleri gereğince kurumlar vergisi mükellefiyeti tesis ettirilip ettirilmediği,
b. Derneğin ücretli olarak çalıştırdığı personeline ait prim ve vergilerinin ilgili kurumlara yatırılıp yatırılmadığı,
c. Varsa dernek iktisadi işletmesinin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülüp yürütülmediği,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.
7.0.1. Diğer Konular
Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri gereğince;
a. Dernek hakkında adli ve idari işlem yapılıp yapılmadığı,
b. Derneğin, Dernekler Kanunu’nun 28. maddesinde belirtilen kelimeleri dernek adında kullanıp kullanmadığı,
c. Dernekler Kanununun 28. maddesinde belirtilen kelimeler dernek adında kullanılıyor ise gerekli iznin alınıp alınmadığı,
d. Derneğin, Dernekler Kanununun 29. maddesinde yasaklanan ad, işaret ve sembolleri kullanma yasağına uyup uymadığı,
e. Dernek ikametgâhı ile dernek tüzüğünde yapılan değişikliklerin süresi içinde Mülki İdare Amirliği’ne bildirilip bildirilmediği, ayrıca tüzükte yapılan değişiklikler sonucu oluşan yeni tüzüğün şubelere gönderilip gönderilmediği,
f. Dernek organlarında meydana gelen değişikliklerin süresi içinde Mülki İdare Amirliği’ne bildirilip bildirilmediği,
g. Gençlik ve Spor Dernekleri’nin, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü’nce tutulan kütüğe kayıt ve tescil ettirilip ettirilmediği,
h. Kamu yararına çalışma niteliği bulunan derneklerin yönetici ve denetçilerinin mal bildiriminde bulunup bulunmadığı,
i. Derneğin temsilciliğinin bulunup bulunmadığı, varsa, temsilciliğin adresinin, yönetim kurulu kararı ile temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından, o yerin mülki idare amirliğine yazılı olarak bildirilip bildirilmediği,
j. Dernek tarafından halka açık olarak konser, tiyatro, şenlik veya sinevizyon vb. etkinliklerin düzenlenip düzenlenmediği,
k. Dernek tüzüğünde belirtilen borçlanma usulleri ile ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı,
l. Dernek Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine ücret ödenip ödenmediği,
m. Dernek Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine ücret ödeniyorsa buna dair genel kurul kararının alınıp alınmadığı,
n. Derneğin, e-dernek uygulamasından yararlanıp yararlanmadığı,
o. Dernek tüzüğü ile varsa derneğin yetkili organı tarafından çıkarılan yönetmelik vb. alt düzenleyici işlemlerde yer alan diğer hükümlere uyulup uyulmadığı,
konularında inceleme ve araştırma yapılır.