Contract

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür, T.C. Burdur Xxxxxx Xxxx Ersoy Üniversitesi Tarım ve Hayvancılıkta Standardizasyon ve Belgelendirme Uygulama ve Araştırma Merkezinde kurulmuş olan Yönetim Sistemi kapsamında, müşterilerine sunduğu belgelendirme hizmeti için gelen taleplerin alınması, sözleşmenin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için uygulamaların tanımlanması amacıyla oluşturulmuştur.

2. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Müşteri: Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşu hizmetini almak isteyen tüzel kişilik.

Yetkilendirme: Belgelendirme kuruluşunun tarafımıza belgelendirme faaliyetleri için başvuru yapmasını müteakip onaylanması.

Sözleşme: Yetkilendirme hizmetinin kapsamının anlatıldığı yazılı anlaşma.

3. UYGULAMA

3.1. Müşteri Taleplerinin Alınması

3.1.1. Merkezimiz tarafından verilen yetkilendirme hizmeti ile ilgili bilgi internet sitemizde yer almaktadır. Yetkilendirme için talepte bulunacak müşterilerimize telefon, e-posta ve yazılı olarak bilgi verilir. Müşteri yetkilendirme talep etmesi doğrultusunda Kuruluş Başvuru Formu (FRM.006)’nu ve Kontrol Formu (FRM.020)’nu doldurması ve formda istenilen tüm belgelerin merkezimize ulaştırılması sağlanır. Kuruluş Sözleşmesi (FRM.007)’ni de imzalayarak göndermesi bildirilir. Başvuru Formunda gerekli bilgilerin ve dokümanların eksiksiz doldurulduğu dosya sorumlusu tarafından kontrol edilir. Bilgilerde veya dokümanlarda eksik bulunması durumunda müşteri ile iletişime geçilerek tamamlanması sağlanır.

3.1.2. Başvuru Formu dosya sorumlusu ve merkez müdürü tarafından incelenir ve uygun ise merkez müdürü tarafından talep onaylanır ve talepte bulunan kişi ile iletişime geçilir. Firmaya dosya numarası verilir. Dosya numarası/müşteri numarası kuruluşa özgüdür ve onay süreci devam ettiği sürece değişmez. Dosya numarası ile T.C. Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Üniversitesinin kısaltması (MAKÜ) ile başlar ve numara verilir (Ör: MAKÜ-0001-PG.01). Hangi programdan başvuru yapıyorsa sonunda program kodu bulunmaktadır.

3.1.3. Onaylanmış Kuruluş Sözleşmesini imzalamış olan müşterimiz sözleşmede iletilen bütün

şartları kabul ettiğini beyan etmiş olur.

3.1.4. Tek tüzel kişiliğe sahip olan farklı adreslerde bulunan firmalarla tek Kuruluş Başvuru Formu (FRM.006) ve Kuruluş Sözleşmesi (FRM.007) imzalanır. Şube adresleri başvuru formunda beyanda bulunulur. Onay yazısı iki adres için ayrı ayrı düzenlenir ve şube olarak tanımlanır.

3.1.5. Karşılıklı sözleşme imzalayıp tarafımızdan aday onay belgesi alan firma Türk Akreditasyon Kurumu (TURKAK)’na başvuruda bulunmalıdır.

3.1.6. Karşılıklı imzalanan sözleşmenin bir (1) yıl geçerlilik süresi bulunmaktadır. Geçerlilik süresi sonunda başvuru işlemleri ve tarafımızdan kuruluşun değerlendirilmesi tekrar yeni başvuru gibi ele alınır.

3.1.7. Belgelendirme Kuruluşu kapsam genişletme için ilgili kapsamda Belgelendirme Kuruluşu Sözleşmesini imzalar ve başvurmak istediği kapsam belgeleri ile merkezimize başvuruda bulunabilir.

3.2. Başvurunun Gözden Geçirilmesi

3.2.1. Merkezimizde Süt Sığırcılığı İşletmeleri Belgelendirme Programı ve Küçükbaş Sürü Belgelendirme Programı kapsamımız mevcuttur.

3.2.2. Belgelendirme kuruluşlarının hangi kapsamda başvuruda bulunmak istedikleri başvuru formunda belirtilir. Müşteriye belgelendirme kapsamımız hakkında bilgi verilir. Tarafımıza farklı tür hayvan işletmesi kapsamında yetki almak için talepte bulunulması durumunda talep öneri olarak değerlendirilir ve Şikâyet ve İtiraz Prosedürü (PRS.09)’ne göre kayıt altına alınır. Merkez müdürü katılımı ile toplantı düzenlenerek talep değerlendirilir. Talep gerçekleştirilemeyecek ise başvuru talebinin ret edildiği sebebi ile kuruluşa yazılı olarak bildirilir. Kapsama dâhil etmemiz aşamasında yeterli bilirkişi kadromuzun olması ve iletilen öneriye olan arz-talep yoğunluğu göz önüne alınır. Süt Sığırcılığı İşletmeleri Belgelendirme ve Küçükbaş Sürü Belgelendirme kapsamı dışında tarafımızdan diğer kapsamların (et sığırcılığı, tavuk vb.) eklenmesi durumunda müşterilere bilgi e-posta veya yazılı olarak bilgi verilir.

3.2.3. Yetkilendirilmiş kuruluş tarafından yeni kapsamda başvuru talebi olması durumunda yeni bir başvuru süreci olarak değerlendirilir. Başvuru değerlendirme sonrasında yeni kapsamda belge düzenlenerek belgelendirme sürecine başlanabilir.

3.2.4. Merkezimiz tarafından ücretlendirme politikası yılbaşında belirlenecek olup kuruluş başvuru sırasında ve yılsonunda belgelendirme faaliyeti göstermiş olduğu işletme başına tahakkuk edilen ücreti ödemeyi kabul eder.

3.3. Sözleşme İptali

3.3.1. Kuruluş tarafından sözleşme iptali talep edilmesi durumunda karşılıklı fesih gerçekleşebilir. Kuruluş ile yapılan sözleşmenin iptalinin olması durumunda kuruluşun sertifika vermiş olduğu firmaların sertifika geçerlik süresince geçerliliği devam eder fakat tekrar sertifika geçerlilik süresi uzatılamaz ve yeni bir firma ile program kapsamında yeni sözleşme yapılamaz.

3.3.2. Başvuruda bulunan firmanın sözleşmede belirtilen şartlara aykırı davranması, marka ve logoyu kötüye kullanması veya izin verildiği şekilde kullanmaması, Üniversitemiz adına veya itibarına herhangi bir şekilde zarar vermesi durumunda sözleşme yazılı bildirimde bulunarak tarafımızdan fesih edilebilir.

3.3.3. Sözleşmenin iptal olması durumunda firmanın tüm hakları feshedilir, Süt Sığırcılığı İşletmeleri Belgelendirme Programı ve Küçükbaş Sürü Belgelendirme Programı kapsamında belgelendirme faaliyetlerinde bulunamaz, marka ve logo kullanamaz.

3.3.4. Tarafımızca tespit edilmiş olan uygun olmayan durum ile ilgili belgelendirme kuruluşu düzeltici faaliyetlerini tamamlayıp başvuru sürecini Belgenin Askıya Alınması ve Geri Çekilmesi Prosedürü (PRS.10)’nde belirtildiği şartlarda tekrar başlatabilir.

3.4. Müşteri ile karşılıklı imzalanan sözleşme belgesi ve diğer kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRS.02)’ne göre muhafaza edilir. Sözleşmede meydana gelen değişiklikler revizyon numarası verilerek iptal edilen eski revizyonu ile birlikte müşteriye ait dosyada muhafaza edilir. Revizyon nedenleri belgenin üzerinde belirtilir ve müşterinin imzasının alınması dosya sorumlusu tarafından sağlanır.

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR/REFERANSLAR

Kuruluş Başvuru Formu (FRM.006) Kuruluş Sözleşmesi (FRM.007) Şikâyet ve İtiraz Prosedürü (PRS.09)

Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRS.02) Kontrol Formu (FRM.020)

Belgenin Askıya Alınması ve Geri Çekilmesi Prosedürü (PRS.10)

5. REVİZYON TARİHÇESİ

Revizyon No	Revizyon Tarihi	Revizyon Mahiyeti
01	18.03.2021	Dokümanda belgelendirme faaliyetleri ile ilgili tanımlamalar kaldırılmış ve program sahibi olarak başvuruda bulunan belgelendirme faaliyetleri ile ilgili sözleşme süreci tanımlanmıştır.
02	14.07.2021	3.2.1 maddesinde Bronz, gümüş ve altın çiftlik A, B ve C Sınıfı işletme olarak değiştirilmiştir. 3.2.4 maddesi eklenmiştir.
03	12.10.2021	Küçükbaş Sürü Belgelendirme Programı eklenmiştir.