Contract
1.0. AMAÇ
Bu prosedür, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belgelendirilmiş kuruluşlarla ilgili olarak sözleşmeye aykırı hareket, uyarma, askıya alma, belgenin iptali ve Belgelendirme Sözleşmesinin fesih edilmesi ile ilgili faaliyetlere ait esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
2.0. KAPSAM
Bu prosedür, belgeli kuruluşların sözleşmeye aykırı hareket, uyarma, askıya alma, belgenin iptali ve Belgelendirme Sözleşmesinin fesih edilmesi ile ilgili durumlarda yapılacak olan işlemleri kapsar.
3.0. SORUMLULUKLAR
Yönetim Temsilcisi, Belgelendirme Müdürü,Direktif Yöneticisi,Planlama Sorumlusu ve Inspektör(ler)
4.0. UYGULAMA,
4.1. Sözleşmeye Aykırı Hareketler,
Belge sahibi kuruluşun üretim yerinde personel, makine-teçhizat ve kalite kontrol imkanlarında olumsuz yönde bir değişiklik olduğunun veya ürünlerinin belgelendirmeye esas standardlara/kritere uygun üretilmediğinin veya belge sahibi kuruluş ile imzalanan sözleşmenin hükümlerine aykırı hareket ettiğinin tespit edilmesi halinde; Belgelendirme Komitesi kararıyla aşağıda belirtilen uygulamalar, uygunsuzluğun önem derecesine göre sırasıyla veya herhangi birinden başlayarak uygulanır.
4.2. Uyarma,
Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belgelendirilmiş ürünlerle ilgili olarak; üretim yerinde yapılan incelemeler, üretim yerinden veya piyasadan alınan ürünler üzerinde yapılan muayene ve deneyler neticesinde güvenlikle ilgili olmayan hususlarda tesbit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için Belgelendirme Komitesi kararı ile belge sahibi kuruluşa “UYARI” bildiriminde bulunulur ve belge sahibi kuruluştan gerekli düzeltici faaliyeti yapması yazılı olarak istenir.
Belge sahibi kuruluş yapılan yazılı uyarıyı takiben gerekli düzeltici faaliyetleri belirtilen süre içerisinde yapmak ve yaptığı düzeltici faaliyetleri ilgili Belgelendirme Müdürlüğü’ne bildirmekle yükümlüdür. Üretici kuruluş tarafından yapılan düzeltici faaliyetler ilgili Belgelendirme Müdürlüğü ve Direktif Yöneticisi tarafından incelenerek yapılan düzeltici faaliyetin yeterli olup olmadığı, yeni bir düzeltici faaliyet talebinin gerekli olup olmadığı kararlaştırılır. Gerekli düzeltici faaliyeti yapmayan kuruluşların belgeleri, Belgelendirme Komitesi kararı doğrultusunda, yapılan uyarıların niteliğine bağlı olarak Belgelendirme Komitesi tarafından değerlendirilir.
4.3. Askıya Alma,
Belgelendirme Müdürlüğü tarafından Belgelendirme Sözleşmesi yapılarak belge kullanma hakkı verilen kuruluşların, belgeleri, Belgelendirme Komitesi kararıyla belirli bir süre için askıya alınabilir.
Belgenin askıya alınmasını gerektirecek durumlar:
• Yapılan uyarılar paralelinde belge sahibi kuruluş tarafından gerekli düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmemesi,
• Kuruluşta yapılan ara kontroller veya piyasa kontrolleri sonucu alınan numuneler üzerinde yapılan muayene ve deneyler neticesinde üründe can ve mal güvenliği haricinde bir uygunsuzluğun tespit edilmesi,
• Kuruluşun belge sözleşmesinde belirtilen yükümlülükleri yerine getirmemesi,
• Ürüne ait belgenin ve/veya markanın, yanlış veya yanıltıcı şekilde kullanılması,
• Yönergeye aykırı hareketten dolayı uyarı bildirimi yapılarak düzeltilmesi talep edilen uygunsuzlukların düzeltilmemesi
durumlarından herhangi birinin tespit edilmesi halinde, Belgelendirme Sözleşmesi yapılarak belge kullanma hakkı verilen kuruluşun belgesi Belgelendirme Komitesi kararıyla askıya alınır. Belgenin askı süresi, tespit edilen uygunsuzluğun niteliğine göre, 6 (altı) aydan çok olmamak üzere Belgelendirme Komitesi tarafından belirlenir.
Belgenin askıya alınma kararı, ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belge sahibi kuruluşa yazılı olarak bildirilir.
Belge sahibi; askı süresince elindeki belgeyi Belgelendirme Müdürlüğü’ne iade eder ancak belge iptal edilmez. Belge sahibi askı süresi içinde, ürünün GCN TURK tarafından belgelendirilmiş olduğunu beyan edemez, belge ve sözleşme ile verilen hiç bir hakkı kullanamaz, daha önce üretilen GCN TURK Markalarından birini taşıyan ürünleri piyasaya sunamaz. Belge askı süresi içinde, askıya alma sebeplerinin belge sahibi tarafından giderildiğinin beyan edilmesi ve bunu takiben yapılacak ara kontrol sonucunda askı sebebinin ortadan kalktığının tespiti durumunda belge sahibi belge ile ilgili sertifikaları kullanabilir. Belge sahibi, belgelerinin askıya alındığı süre içerisinde daha önceki borçlarını, belgelendirme ücretleri ve GCN TURK tarafından yapılan her türlü gideri ödemekle yükümlüdür.
İlk defa belgelendirilecek firmalarda yukarıda belirtilen durumlardan bir veya birkaçının olması halinde firmanın başvurusu askıya alınır. 3 ay askı süresi içerisinde bekletilir. Askı süresi içerisinde de yine firmanın uygunsuzluklarını kapatmaması halinde firmanın başvurusu iptal edilir. Firmanın daha sonra tekrar başvurması halinde belgelendirme süreci yeni bir başvuru olarak ele alınır ve tüm süreç yeniden başlatılır. Firmanın belgesi bulunmadığından dolayı belgelendirme ile ilgili haklardan yararlanamaz ve hiçbir yerde başvurusunu deklare edemez.
Kuruluş, askı süresi boyunca belgeyi ve varsa kullanma hakkı verilen Markaya ait logoyu ürünleri üzerinde kullanamaz. Ayrıca belge sahibi kuruluş; askı süresince ürününün belgeli olduğunu beyan etmemek, markalı ürünleri piyasaya vermemek ve daha önce piyasaya sunmuş olduğu marka taşıyan kusurlu ürünlerini piyasadan toplamakla yükümlüdür. Belgenin askıya alınması halinde, askı süresince belgelendirmeye atıf yapan reklâm malzemelerini kullanamaz.
Belgenin askıya alınma süresi içinde, kuruluşun belge sözleşmesinde belirtilen yükümlülükleri yerine getirmesi veya bu süre içinde yapılacak ara kontrol değerlendirmesi sonucunun olumlu olması durumunda, Belgelendirme Komitesinin kararıyla belgenin askıya alınma işlemi iptal edilir. Kuruluşun, askıya alma süresi içerisinde uygunsuzlukları gidermemesi/giderememesi durumunda Belgelendirme Komitesi kararıyla belgesi iptal edilir.
4.4. Belgenin İptali ve Belgelendirme Sözleşmesinin Xxxxx,
Aşağıdaki durumlardan birinin gerçekleşmesi halinde GCN TURK tarafından hiçbir uyarı yapılmasına gerek kalmaksızın Belgelendirme Komitesi kararı ile belge iptal edilir.
⮚ Üretim yerinin değişmesi,
⮚ Belgelendirme Müdürlüğü’ne yazılı olarak bildirim yapılmadan belge kapsamındaki üründe değişiklik yapılarak üretilmesi,
⮚ Üretim yeri Başvuru sahibine ait değilse, üretim yeri ile yaptığı sözleşmenin sona ermesi ve yenilenmemesi,
⮚ Ara kontrol sonucunda, üretim yerinde ürünün belgelendirmeye esas teşkil eden standarda veya kritere uygun olarak üretilmediğinin tespit edilmesi,
⮚ Belge Sahibinin belgenin iptalini yazılı olarak talep etmesi ve belgeyi iade etmesi,
⮚ Belge sahibinin başvuru, üretim yeri incelemesi veya Belgelendirme Müdürlüğü’nin üreticinin beyanını esas aldığı işlemlerle ilgili olarak gerçeklerle bağdaşmayan beyanda bulunması,
⮚ Belgenin ve/veya GCN TURK Markalarının kapsamı haricinde kullanılması,
⮚ Belge sahibinin hukuki olarak iflas etmesi,
⮚ Yönergeye aykırı hareket edilmesi,
⮚ Belge Sahibinin GCN TURK’ye karşı hukuki ve mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi,
⮚ Belge Sahibinin GCN TURK Markalarını haksız kullanması, ve yukarıda açıklanan durumlara benzer diğer haller.
Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilen kuruluşa ilgili Belgelendirme Müdürlüğü tarafından durum yazılı olarak bildirilir. Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilerek belgesi iptal edilen kuruluş, Belgelendirme Sözleşmesi ile kendisine verilen belgeyi en geç 30 gün içerisinde GCN TURK’ye iade eder. Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilen belge sahibi kuruluş, mevcut borçlarını ve fesihten doğan masrafları ödemekle yükümlüdür.
Yönergelere aykırı hareketten dolayı Sözleşmesi feshedilen Belge Sahibinin, bu işleme konu ürünü için yapacağı başvuruları, ürün aynı veya değişik ticari markalarda ve/veya aynı veya farklı üretim yerlerinde üretilse bile sözleşmenin feshi tarihinden itibaren 6 ay müddetle işleme konulmaz.
Belge iptali ve/veya Belgelendirme Sözleşmesi fesih kararları, GCN TURK’nin internet sitesinde ve Belgelendirme Müdürlüğü’nün gerekli görmesi halinde Resmi Gazetede ve/veya yazılı ve görsel basında ilan edilir. Kuruluş, fesih
kararının tebliğini takiben iptal edilen belge ve/veya feshedilen Belgelendirme Sözleşmesi ile ilişkilendirilmiş markayı kullanmaya derhal son verir ve belgeyi en geç 30 gün içerisinde Belgelendirme Müdürlüğü’ne iade eder. Belge sahibi kuruluş, bu markayı stokta mevcut ürünleri üzerinden kaldırmakla ve ayrıca yazışma, satış bağlantıları, ilan ve reklamlarında bu belgenin ve markanın kullanımını durdurmakla yükümlüdür. Fesihten sonra belge ve GCN TURK Markasını kullanmaya devam eden kuruluşlar için hukuki işlemler başlatılır.
5.0. İLGİLİ DÖKÜMANLAR
Uygunluk Değerlendirme Prosedürleri
6.0. REVİZYON DURUMU
Revizyon Tarihi | Revizyon No | Revizyon Yapılan Madde | Açıklama |
27.09.2011 | 01 | 4.3 | İlk belgelendirilen kuruluşların başvurusunun askıya alınması eklendi. |