İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ BİRLEŞİK ARAP EMİRLİKLERİ
İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ BİRLEŞİK ARAP EMİRLİKLERİ
DOĞAL TAŞ SEKTÖREL TİCARET HEYETİ ORGANİZASYONU İHALE ŞARTNAMESİ
MADDE 1- TARAFLAR:
Xxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxx. Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx X-Xxxx X.X. 00000 Yenibosna / Bahçelievler / İSTANBUL adresinde yerleşik İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (bundan böyle bu şartname içerisinde “İŞVEREN” olarak ifade edilecektir)
Teklif veren taraf ise “İSTEKLİ” olarak tanımlanmıştır.
MADDE 2- YAPTIRILACAK İŞİN KONUSU
İşbu Şartname, İstanbul Maden İhracatçıları Birliği ile ilgili olarak 15-18 Nisan 2019 tarihleri arasında düzenlenecek olan Birleşik Arap Emirlikleri’ne (Dubai) yönelik yurtdışı pazarlama faaliyeti kapsamında sektörel ticaret organizasyon ve uygulama faaliyetleri ile ilgili olarak işbu ihalede yer alan hükümler uyarınca İSTEKLİ tarafından İŞVEREN’e verilecek hizmete ilişkin yükümlülük ve şartları belirlemek üzere düzenlenmiştir.
MADDE 3- YAPILACAK İŞİN ŞARTLARI:
İSTEKLİ, İŞVEREN’e aşağıda belirtilen konular ve şartlar dâhilinde hizmet vermeyi taahhüt eder:
3.1 İSTEKLİ’NİN SORUMLULUKLARI:
3.1.a. Ulaşım:
• EK-2’de yer alan çizelgeye ve EK-1’deki taslak programa uygun uçuş numaraları belirtilen uçaklardan temin edilebileceği gibi, fiyat avantajı sağlayacak alternatif bir güzergâh üzerinden de temin edilebilecektir.
• İsim ve tarih değişikliği yapılamayan promosyon bilet teklif edilmeyecektir. Teklif edilen bilete ilişkin tüm değişiklik ve iptal koşulları detaylı olarak bildirilecektir.
• Grup için yapılan uçak rezervasyonlarında hak edilen ücretsiz bilet sayısı teklifte açıkça belirtilecektir.
• Tüm yolcular için ön taraflarda ve koridor bloke edilmelidir. Talep edildiği takdirde değişiklikler yapılacaktır.
• Tüm yolcuların check-in’leri yapılacaktır.
• Tüm boarding pass’lerin soft halleri uçuştan önce İŞVEREN’e e-mail ile gönderilmelidir.
• Heyetin ekli program çerçevesinde havalimanından alınıp heyet sonunda havalimanına bırakılmasına ve 2. gün brief toplantısının yapılacağı yer ile otel arasındaki transfer hizmeti, hizmetin verileceği aracın koltuk sayısı, ekstra masraflar ve çalışma saatleri detaylı olarak bildirilecektir.
• Kişi sayısında 5 kişilik azalma/artma olması durumunda ihalede verilen fiyatlar geçerli olacaktır.
• Belirtilen tarihler arasında gerçekleşen tüm program boyunca acentenin bir temsilcisi heyete eşlik etmek zorunda olacaktır. Bu kişinin masrafları acente tarafından karşılanacaktır.
3.1.b. Konaklama:
• EK 2’de belirtilen otellerde kalınması tercih sebebidir. Bu otellerin müsait olmaması, ikili iş görüşmelerine uygun salonu bulunmaması veya bölgenin ortalamasının üzerinde fiyat vermesi durumunda bu oteller gibi merkezi konumda olan ve aynı kalite de başka bir otel için de teklif verilebilir.
• Heyet için ayrılacak odalar, rezervasyon iptallerinde cezaya düşmeyecek şekilde rezerve edilecektir.
• Uçuş saatleri sebebiyle otele girişte erken check-in alınması gerekecektir. Çıkışta da yine geç check-out alınması opsiyoneldir.
3.1.c. İkili İş Görüşmeleri
• 16 Nisan 2019 tarihinde konaklanan otelin uygun bir salonu kiralanarak katılımcı firmalar yerel firma yetkilileri ile ikili iş görüşmeleri yapacaktır
• Toplantılar sırasında gün boyu coffee break hizmeti alınacaktır.
• Katılımcılara öğlen xxxx xxxx öğle yemeği servis edilecektir.
3.1.d. Sektörel Bilgilendirme Toplantısı
• 17 Nisan 2019 tarihinde konaklanan otelin uygun bir salonu kiralanarak tiyatro düzeni kurulacaktır. Katılımcı firmalar Yarım gün süresince yapılacak olan sunumu dinleyeceklerdir.
• Toplantılar sırasında yarım gün coffee break hizmeti alınacaktır.
• Katılımcılara öğlen xxxx xxxx öğle yemeği servis edilecektir.
• 1 adet projeksiyon ve mikrofon sunum için otelden kiralanacaktır.
3.1.e. Transferler:
• Transferlerin taslak programda belirtilen şekilde yapılması gerekmektedir.
• Transferler için seçilen otobüslerin görsellerinin ve özelliklerinin işveren ile heyet öncesi paylaşılması gerekmektedir.
• Transferler için seçilen otobüslerin klimalı, rahat ve seyahat güvenliği etkilemeyecek özelliklere sahip olması gerekmektedir.
3.1.f Tercüman:
• Heyet sırasında özellikle ikili görüşmelerin ve saha ziyaretlerinin yapılacağı gün için 3 adet Türkçe-İngilizce-Arapça bilen tercümana ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgilendirme Toplantısının yapılacağı gün ise opsiyonel olarak 1 tercüman kullanılabilir.
3.1.g. Akşam Yemeği:
• 16 Nisan 2019 akşamı heyete nezih bir restoranda fiks menü akşam yemeği organize edilmesi planlanmaktadır. Birden çok menü seçeneği içerisinden menüyü İŞVEREN seçecektir.
Organizasyon firması; vize, konaklama, uçak biletleri ve transferlerle ilgili olası iptal durumlarında cezai yükümlülükleri açıkça belirtmelidir. Aksi halde, tüm cezai sorumluluklar organizasyon firması tarafından karşılanacaktır.
Seyahatlere ilişkin faturalar üzerinde uçuş sınıfı bilgisi ya da fatura ekinde e- biletler bulunacaktır, ayrıca konaklamaya ilişkin faturalara otelde yapılan harcamalara ilişkin belgeler eklenecektir.
3.2 İSTEKLİ’NİN GÖREVLİ PERSONELİNİN, UYGULAMALARINDAN DOĞACAK SORUMLULUĞU
3.2.a İSTEKLİ görevlendirdiği personelin çalışmasından, davranışlarından, fiillerinden doğabilecek; zarar, ziyan, kayıp veya ihmali sonucu, doğacak gecikme ve hatalardan tek başına sorumlu olduğunu gayrikabili rücu kabul, beyan ve taahhüt eder.
3.2.b. İŞVEREN, bir neden göstererek işbu sözleşme içeriği ile ilgili görevlerine devam etmesini istemediği İSTEKLİ personelinin değiştirilmesini talep etme hakkına sahip olacaktır. İSTEKLİ işbu talebin kendisine yapıldığı tarihten itibaren 15 (onbeş) iş günü içerisinde, taahhüt edilen niteliklerde personeli temin ile yükümlü olacaktır. İSTEKLİ, bu nedenle İŞVEREN’den herhangi bir hukuki talep hakkı doğmayacağını gayri kabili rücu kabul, beyan ve taahhüt eder.
3.3 İSTEKLİ’NİN GİZLİLİK TAAHHÜDÜ
3.3.a. İSTEKLİ, İŞVEREN’den ve/veya Şartname konusu iş kapsamında herhangi bir şekilde elde etmiş olduğu, temin etmiş olduğu ve/veya sadece taraflar arasında kalması gereken bilgileri/belgeleri mevcut anlaşma konusu ile sınırlı kalmak üzere kullanacak; kesinlikle üçüncü tüzel/gerçek kişilere bilgileri aktarmayacak, bu bilgi/belgeleri kendi pazarlama ve satış faaliyetlerinde kullanmayacak, görevli personeli ve talimatı ile hareket edenlerin de bu hususlara riayet etmesini sözleşme süresi ile sınırlı olmaksızın sağlayacaktır.
3.3.b. İSTEKLİ, İŞVEREN’den almış olduğu ve/veya elde etmiş olduğu bilgileri/belgeleri anlaşmanın bitiminde İŞVEREN’e aynen iade edecek, kısmen ya da tamamen kullanmayacak, kopyalamayacak, İşveren tarafından talimat verilmesi halinde bilgileri tamamıyla yok edecektir.
3.3.c. İSTEKLİ, Şartname konusu iş kapsamında İŞVEREN’den elde edindiği bilgi/belgeleri, sözleşme feshedildikten sonra olsa bile üçüncü kişilere aktarılması/aktarması, kendisi tarafından kullanması ve/veya tedbirsizlik sonucu üçüncü kişilerin eline geçmesine sebebiyet vermesi ve/veya elemanları/talimatı ile hareket edenlerin de bu hususlara sebebiyet vermesi durumunda İŞVEREN’in uğramış olduğu maddi/manevi tüm zarar ve ziyanı karşılamanın yanında işbu Şartnamenin 5.1 maddesindeki cezai şartı da ödeyecektir. Bu durum ve hallerde İŞVEREN’in tek taraflı ve tazminatsız olarak sözleşmeyi derhal fesih hakkı olacaktır.
3.3.d. İşbu Şartname konusu iş kapsamında gerek İSTEKLİ gerekse de İSTEKLİ adına her hangi bir sıfat altında hizmet gören kişiler tarafından öğrenilen ve/veya erişilen İŞVEREN’e ve/veya müşterilerine ait herhangi bir biçim altındaki herhangi bir ve her türlü bilgi gizli niteliktedir. Bu bilgiler gerek İSTEKLİ veya İSTEKLİ adına hizmet gören kişiler tarafından hiçbir biçimde kullanılmayacak veya üçüncü kişilere ifşa edilemeyecektir ve İSTEKLİ anılan bilgilerin ifşasına ve/veya bu bilgilerin üçüncü kişiler tarafından erişilmesine veya öğrenilmesine mani olmak için gereken her türlü önlemi alacaktır, aksi halde İŞVEREN’in uğradığı zararı tamamen ve nakden tazmin edecektir. İşbu madde ile getirilmiş gizlilik ve tazminat yükümü süresiz olup sözleşme herhangi bir nedenle sona ermiş olsa dahi devam edecektir.
3.3.e. Reklam, referans ve basın bültenleri amaçlı kullanımlarda taraflar önceden birbirlerinden yazılı izin almak koşulu ile faaliyetlerde bulunabileceklerdir.
3.3.f. Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından gelen zorunlu bilgi istekleri, 3.3 maddesinde tanımlanan gizlilik koşullarının dışında değerlendirilebilecektir.
4.4. İŞVERENİN SORUMLULUKLARI:
• Sözleşmede belirtilen hizmet bedeli ödemelerinin Sözleşmede belirtilen esaslar dâhilinde yerine getirilmesi,
• İSTEKLİ’nin organizasyon faaliyetlerini yürütmesinde gerek duyabileceği bilgi ve belgelerin sağlanması,
MADDE 5. CEZAİ ŞART VE ZARAR ZİYANIN TAZMİNİ
5.1 İSTEKLİ ve/veya onun talimatı ile hareket eden çalışanlarının/üçüncü şahısların sözleşme hükümlerine aykırı davranması ve/veya üzerlerine düşen yükümlülükleri yerine getirmemesi ve görevli personelin fiillerinden doğan sorumlulukları nedeniyle, İSTEKLİ 30.000 (otuz bin) Amerikan Doları tutarında cezai şartı akdin feshi tarihinde İşveren’e nakden ve defaten herhangi bir ihtara ve ihbara gerek kalmaksızın ödeyecektir.
5.2. İSTEKLİ yine sözleşme yükümlerine aykırı davranması ve/veya üzerine düşen görevleri yerine getirmemesi ve görevli personelin fiillerinden doğan sorumlulukları nedeni ile ayrıca 5.1. fıkrasında yeralan cezai şartlardan bağımsız olarak İŞVEREN’in ve/veya bu nedenle İŞVEREN’e rücu edilen 3. şahısların uğradığı zarar ve ziyanı, derhal ödeyecek/tazmin edecektir.
5.3 İŞVEREN gerek gördüğü her zaman işbu Şartname konusu iş nedeniyle İSTEKLİ’den teminat talebinde bulunabilecektir. İstekli de işbu talebi 10 (on) işgünü içerisinde yerine getirmekle yükümlü olacaktır.
5.4 İSTEKLİ, görevli personelin her türlü kanuni alacak ve haklarının iş sözleşmesi, yasalar kapsamında eksiksiz yerine getirilmesine diğer bir ifade ile başta 1475 Sayılı İş Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 506 Sayılı Sosyal Sigortalar kanunu, 4447 Sayılı İşsizlik Sigortası kanunundan doğacak ve/veya ilgili diğer İş ve Sair Mevzuata ilişkin işlemler ile Sosyal Sigortalar ve Çalışma Bakanlığı; Bölge Çalışma Müdürlükleri, Türkiye İş Kurumu, Vergi Daireleri ve ilgili vs. resmi daireler nezdinde tüm mükellefiyet ve yükümlülüklerden sorumludur. Buna ilişkin olarak İSTEKLİ’nin kusuru ya da ihmali ile neden olduğu tüm ceza, gecikme faizi ve diğer yükümlülüklerden İstekli sorumludur.
5.5 Şartnamenin 5.4. maddesi gereği kurumlarla/görevli personel ile/üçüncü şahıslarla olası bir ihtilaf durumunda İŞVEREN, İSTEKLİ’den kanuni bildirimlerine ilişkin olarak belgeleri isteme yetkisine sahip olacaktır.
5.6 Görevli personelin İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku ile ilgili tüm yasal mevzuat kapsamından doğan ücret / ihbar / kıdem tazminat / iş güvencesinden kaynaklanan tazminatlar/ ücretler, yıllık ücretli izin, fazla çalışma/fazla sürelerle çalışma, hafta tatili ücreti, genel tatil ücreti, sair her nevi hak ve alacaklar, tazminatlardan, işçilik haklarının ve bunlara hak kazananlara ödenmesinden İstekli tek başına sorumlu olacaktır.
Ayrıca yine İŞVEREN’in bu nedenlerle görevli personele karşı herhangi bir yasal ve/veya sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüğü yoktur.
5.7.İSTEKLİ, şartnamede yer alan konuları ilgilendiren tüm bilgi, belgeler konusunda İŞVEREN’in gerek gördüğü hallerde denetim yapabileceğini kabul eder. İSTEKLİ, Şartname konusu iş kapsamındaki tüm bilgi, belge, sistem ve iş süreçlerini, İŞVEREN’in talebi doğrultusunda ve ilgili birimlerin yazılı talebi doğrultusunda ve ilgili birimlerin yazılı talepleri karşılığında İŞVEREN’in her türlü denetimine açacak ve görevlerine her türlü kolaylığı
sağlayacaktır. Yapılacak olan çalışmaların sonuçları, sözleşmenin koşullarının yerine getirildiğinin İŞVEREN tarafından irdelenmesi sürecinde resmi belge olarak kullanılabilecektir. Bu durum, işin kısmen veya tamamen bir başka tarafa devredilmesi sürecinde de geçerli olacaktır.
MADDE 6- ÖDEME ŞARTLARI:
Şartname konusu yurtdışı pazarlama faaliyetine yönelik ihalenin sonuçlanmasını müteakip imzalanacak sözleşme ile toplam bedelin %50’si, faaliyetin sonuçlanmasını ve faaliyetlerin başarı ile tamamlandığının İŞVEREN tarafından tespit edilmesini takiben geri kalan
%50’si, İSTEKLİ’nin banka hesabına havale yöntemi ile ödenecektir.
MADDE 7- FİYAT ARTIŞI:
İSTEKLİ, faaliyetler süresince herhangi bir sebepten fiyat revizesi talep etmeyecektir.
MADDE 8-TEMLİK:
İSTEKLİ işbu Şartname konusu işten doğan hak ve yükümlülüklerini herhangi bir kişi ya da kuruma kısmen ya da tamamen devir ve temlik edemez.
MADDE 9 - GÜVENLİK:
İŞVEREN kendisinin çalışma alanları içerisinde genel güvenlik uygulamaları kapsamında ve gizlilik esasları çerçevesinde İSTEKLİ çalışanlarına gerekli dolaşım imkânını sağlayacaktır. Bununla birlikte İSTEKLİ, İŞVEREN’in çalışma alanlarına girişte, çıkışta ve çalışma alanları içerisinde İŞVEREN’in genel güvenlik kurallarına uyacaktır. Ayrıca İstekli, çalışma alanlarında İŞVEREN’in Bilgi Teknolojileri güvenlik politikaları ve kurallarına uyacaktır.
MADDE 10 – TEKLİF VERME:
10.1. Teklif Verme Usulü
Teklif son gönderim tarihi 21.02.2019 Perşembe günü, saat 16.00’ya kadardır. Teklifler kapalı zarfta, zarfın ağzı İstekli tarafından mühürlenmiş, teklif konusu zarf üzerine yazılmış ve imzalanmış olarak gönderilecektir. Teklifler komisyon huzurunda açılarak değerlendirilecek olup, verilen tarihten sonra elimize geçen teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak ekli sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacak ve hizmet kapsamı, taraflarca ayrıca tek tek karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir.
Firmalar tekliflerini Amerikan Doları üzerinden vereceklerdir.
10.2. Teklif İçeriği
• Verilen teklif, ekteki (EK-1) taslak program doğrultusunda yukarıda belirtilen hizmetlerin tamamını kapsamaktadır.
• Ulaşım, konaklama, transferler, akşam yemeği ve rehber/tercüman 5 xxx xxxxxx oluşturmaktadır. Firmalardan gelecek tekliflere göre bu hizmetler farklı firmalardan alınabilecektir.
• Tekliflerin EK-2’de yer alan hizmet kalemleri şablonuna göre ayrı ayrı verilmesi gerekmektedir.
• Yapılacak sözleşmeden doğacak her türlü vergi, resim, harç, ücret ve mali yükümlülük İSTEKLİ tarafından ödenecektir.
10.3. Teklif Gönderme Adresi
Tekliflerin kargo ile gönderileceği adres:
İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ
Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxx. Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx X Xxxx Xxx-0 Xxxxx Xxxxxx, 00000 Xxxxxxxxx-XXXXXXXX
Tel: 0 000 000 00 00 Faks: 0 000 000 00 00 Web: xxx.xxxx.xxx.xx
E-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
10.4. Teklif Veremeyecek Olanlar:
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
• Satın almayı yapacak olan TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
• Satın almayı yapacak olan TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
• Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
• Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
• Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler,
• Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
10.5. İhale Dışı Bırakılma Nedenleri
Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;
• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
• İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
MADDE 11 - TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
11.1 Teklifler, İŞVEREN Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
11.2 Yapılan değerlendirme sonucunda teklifler hakkında alım kararı verilmemesi halinde İSTEKLİLERİN İŞVEREN’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep hakları yoktur.
MADDE 12 - İHALEDEN VAZGEÇME
12.1 İŞVEREN gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
12.2 İŞVEREN’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İsteklilerin İşveren’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep hakları yoktur.
MADDE 13 - UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların halinde İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.
EK-1: Taslak Program
EK-2: Hizmet Kalemleri Teklif Formu