İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ PR-BASIN AJANSI BELİRLENMESİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ

İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ PR-BASIN AJANSI BELİRLENMESİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ

1. TARAFLAR

İşbu şartnamede, teklif isteyen taraf Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx X-Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx adresinde mukim İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise PR-Basın-Tanıtım Ajansı (AJANS olarak anılacaktır) olarak tanımlanmıştır.

2. ŞARTNAMENİN KONUSU

İşbu şartname, İMİB’in faaliyet alanında bulunan Madencilik ve Doğal Taş sektörlerine yönelik yurt içi ve yurt dışında gerçekleştirilecek her türlü tanıtım, reklam ve medya(basın) faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla;

- gerekli hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği,

- çalışma şekil ve koşulların belirlenmesi,

- üretilen reklam eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi,

işinin İMİB’in talimatları doğrultusunda AJANS tarafından yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.

3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI

İşbu maddede belirtilen kalemler, tam hizmet standartlarını içermektedir. İMİB’in, pazarlama iletişimi konusundaki farklı ihtiyaçlarını farklı uzmanlık kuruluşlarından (medya, promosyon, reklam veren, CRM, matbaalar v.b.) karşılamaya karar vermesi halinde, İMİB işbu madde kapsamına ekleme ya da çıkarma yaparak değişikliğe gitme hakkına sahiptir.

Tekliflerin değerlendirilmesi sonrasında, İMİB ve çalışılmaya karar verilen AJANS arasında imzalanacak Sözleşme ile alınacak hizmet ve işbirliği kapsamı, taraflarca ayrıca karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir.

Buna göre, AJANS;

3.1 İMİB'in kuruluşunu, işlerini; işleyişini, ürün ve hizmetleri ile bunların mevcut ve muhtemel pazarını, rakiplerini, sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder.

3.2 İMİB'in tanıtım ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon önerileri, vb) hazırlar.

3.3 Reklam fikri ve mesajlarını oluşturmak için yaratıcı çalışmaları yapar.

3.4 Geliştirdiği ve/veya İMİB’in mevcut yaratıcı konseptleri doğrultusunda uyarladığı her türlü mecra ve iletişim aracı için (TV/Sinema, Basın İlanı, Radyo, Açıkhava, Kurumsal Kimlik, Basılı Malzeme, POP, Hediyelik, vb) ve İMİB’İn organize ettiği veya katılım sağladığı etkinlikler için fark yaratıcı öneriler sunar.

3.5 İMİB’in organize ettiği veya katıldığı yurtiçi ve yurtdışı her türlü organizasyon ve fuarda, İMİB, Turkish Stones ve Turkish Minerals algısının güçlendirilmesi, bilinirliğinin artırılması için yaratıcı organizasyon, tanıtım fikirleri sunar ve uygular. Fikrin yerine getirilmesi için gereken tüm çalışmaları yapar. Turkish Stones markasının yurtdışında bilinirliğini artırmak için proje önerileri sunar.

3.6 İMİB’in talebi doğrultusunda; Gerçekleştirdiği her türlü çalışma için uygun medya strateji, planlama çalışmalarını yaparak İMİB’in onayına sunar. Plan ve bütçe olarak onaylanan projeyi 3.kişilere aktarır ve İMİB lehine azami fayda sağlayacak şeklide hertürlü mecraya dair satın alma ve kiralama işlerini gerçekleştirir.

3.7 İMİB’in yurt içi ve yurt dışındaki medya (basın) İlişkilerini yönetir, basın bülteni hazırlar, basın toplantısı, xxxx xxxxx ve röportajlar gibi medya etkinliklerini İMİB’in onayı ile organize eder. Bu kapsamda aşağıdaki faaliyetleri yerine getirir;

3.7.1. Yurt içi ve Yurt dışı Medya ve Basın İlişkilerinin Yönetilmesi Kapsamında;

-

- Ulusal, yerel ve dijital iletişim stratejisinin oluşturarak İMİB’in onayına sunulması, İMİB tarafından onaylanan strateji doğrultusunda uygulama / aksiyon planı hazırlanması,

Medya sözcüsü için medya eğitiminin verilmesi,

- Basın kriz yönetiminin yapılması, İMİB ve madencilik aleyhine çıkan haberler için İMİB’in talimat ve onayı doğrultusunda aksiyon oluşturulması,

- İMİB ve maden sektörünün iş hedeflerine paralel olarak iletişim ile ilgili ihtiyaçlarının belirlenmesi ile hizmetlerin hedef kitleye anlatılmasına yönelik stratejik iletişim planının hazırlanması ve İMİB'in onayına sunulması ve İMİB’in tarafından onaylanan planın yürütülmesi,

- İMİB ile hedef basın mensupları arasındaki ilişkilerin güçlendirilmesi,

- Basından gelen soruların İMİB'in talimatları doğrultusunda yanıtlanması,

- İMİB temsilci/yetkililerinin çeşitli etkinlikler kapsamında yapacakları konuşmalar için konuşma metinleri ve sunumların hazırlanması,

- Günlük medya analizleri yapılarak İMİB’e gönderilmesi, İMİB ve sektöre olan ilgiyi artırmak için yaratıcı projeler geliştirilmesi,

- Yapılacak organizasyonların İMİB’in talimatları doğrultusunda planlanması ve İMİB'in onayı ile işleyişinin sağlanması,

3.7.2. Basın Toplantısı kapsamında;

- İMİB için hedef basın listelerinin hazırlanması, düzenlenmesi ve İMİB'in onayının alınması ve İMİB’in onayının alınması,

- Basın toplantısı duyurusunun yapılması,

- Basın katılımının kontrolü ve izlenmesi,

- Basın dosyalarının hazırlanması ve İMİB'in onayına sunulması ve İMİB’in talep ettiği revizyon ve düzenlemelerin yapılması,

- Fotoğraf / video çekimlerinin ayarlanması (bütçenin önceden İMİB tarafından yazılı olarak onaylanmış olması şartı ile)

- Basının karşılanması ve kurum-basın koordinasyonunun sağlanması,

- Etkinlik sonrası toplantıya katılamayan medya kuruluşlarına basın dosyasının gönderilmesi,

3.7.3 Basın Bülteni Kapsamında;

- Basın bültenlerinin, ihtiyaçlar ve İMİB’in talimatları doğrultusunda zamanlamalarına karar verilmesi ve İMİB’in talimat ve onayı doğrultusunda yazılması, basına servis edilmesi,

-

- Çalışma planı içinde yer almasına karşın basın toplantısı gerektirmeyen, ancak habersel değeri bulunan aktivite, bilgilendirme ve görüşleri içeren basın bültenlerinin İMİB'in talimat ve onayı doğrultusunda hazırlanması,

Her ay İMİB tarafından önceden onaylanmış bir şekilde yayınlanacak olan bülten ve dergilerin ulusal basında yer almasının sağlanması, (yüksel tirajlı hedef kitleye en direk ulaşılabilecek gazete ve dergilerde)

3.7.4 Xxxx Xxxxx ve Röportajlar Kapsamında;

- Yazılı basın ve TV röportajları (İMİB tarafından veya İSTEKLİ tarafından ayarlanan röportajlar), basın toplantıları vb. medya etkinliklerinin İMİB'in talimatı doğrultusunda organize edilmesi,

- Haberin konusu ve içeriği çerçevesinde; ulusal yazılı ve görsel medyanın yanı sıra, sektör dergileri ile temasa geçilerek xxxx xxxxx çalışmaları yapılması,

3.8 Madde 3.1-3.2-3.3-3.4-3.5-3.6-3.7 kapsamındaki tüm çalışmalarla ilgili İMİB’in onayladığı plan ve bütçeler kapsamında gerekli prodüksüyon ve organizasyonları gerçekleştirir, İMİB’in onayı ile 3.şahıslarla çalışır, gerekli satın almaları gerçekleştirir, her türlü yapım sorumluluk ve takibini üstlenir.

3.9 Çalışmalarla ilgili belirli günlerde koordinasyon ve bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. AJANS, toplantı tutanaklarını hazırlayarak İMİB’e teslim edecektir.

3.10 AJANS taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek adına İMİB için bir müşteri/medya temsilcisi ve bir asistan atayacaktır. Raporlama ve organizasyon birimleri ile yönetici destekleri bu ekibi tamamlayacaktır. İMİB’in AJANS’tan herhangi bir zamanda personelini değiştirmesini talep etmesi halinde AJANS, personeli değiştirecektir.

3.11 AJANS adına, AJANS tarafından belirlenecek yetkili bir kişi tüm hizmet süreçlerinin içerisinde olacaktır.

4. ONAY, YETKİ, DEĞİŞİKLİK/DÜZELTME:

3. maddede belirtilen hizmetler ve işler İMİB'in onayı olmadan başlatılamaz.

4.1. ONAY:

AJANS, bir kampanya için İMİB'in genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunacaktır.

- Reklam metni, tasarım, grafik, modeller, video, storyboard ve/veya senaryo

- Zaman, yer ve bütçeyi kapsayan medya planları

- Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, film yapım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı, vb) üretim maliyet tahminleri

Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyit edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde İMİB'ce onay verildiği kabul edilir. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi asıldır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce verilecektir.

4.2. DEĞİŞİKLİK, DÜZELTME VE HATALAR:

İMİB tarafından reklam planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda AJANS, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirir.

5. FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI

5.1 AJANS tarafından verilen hizmetler kapsamındaki bilgi, belge, tasarım ve grafikler de dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm materyallerin fikri sınai ve mülkiyet hakları İMİB’e aittir. Söz konusu materyallerin münhasıran kullanım, çoğaltma, yayma, kopyalama, işaret, ses ve görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma hakları da her halükarda ve taraflar arasındaki sözleşme sona erdikten sonra dahi İMİB’e aittir. AJANS tarafından herhangi bir şekilde telif ya da başka nam altında ücret talep edilmeyecektir.

5.2 AJANS tarafından bu Şartname konusu iş kapsamında üretilen, geliştirilen ve hazırlanan dokümanlar ve materyaller ile ilgili olarak 3. şahıslar tarafından Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar AJANS’a aittir.

6. TEKLİF VERME ŞEKLİ

6.1. AJANS, işbu şartnamede detayları belirtilen tanıtım, reklam, basın(medya) faaliyetleri hizmetleri için;

fiyatlandırma (aylık ücret ve toplam 1 yıllık sözleşme süresini kapsayacak şekilde) yaparak, imzalı teklif mektubunu, AJANS’a ait imza sirküleri ve

ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte kapak kısmı kaşelenmiş ve imzalanmış, üzerinde konusu yazan Kapalı Zarf ile elden veya posta yoluyla en geç 08.12.2017 Cuma günü saat:16:00’a kadar, Çoban çeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi A Blok 6 Kat Maden Sektörü şubesine elden veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden İMİB sorumluluk kabul etmez.

Teklif İçeriği:

1. Fiyat Teklifi

2. İş Örnekleri ve Referans Listesi

Tekliflerin kargo ile gönderileceği adres:

Xxxxxx Xxxx: Xxxxxx XXXX

IMMIB Maden Sektör Şubesi Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxx. X Xxxx 0.Xxx

6.2 Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.

6.3. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.

6.4 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB’i bilgilendirecektir.

6.5 Komisyon kararından sonra 15 iş günü içinde bir yıl süreli ajans hizmet sözleşmesi düzenlenecektir.

6.6 TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a) Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,

b) Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,

c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

ç) Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

d) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler,

e) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

6.7 SEÇİM SÜRECİ DIŞINDA BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki AJANS’lar, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ajans seçim sürecinin dışında bırakılacaktır;

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

• İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

7. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

7.1. Teklifler, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.

7.2 Değerlendirmede, uygun fiyat ve AJANS’ın benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

7.3 Değerlendirme sonuçları AJANS’lara yazılı olarak bildirilecektir.

7.4 AJANS’lar, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

8. SEÇİM SÜRECİNİN İPTALİ

8.1. İMİB gerekli gördüğü takdirde işbu şartnameye konu olan ajansın belirlenmesine yönelik seçim sürecini erteleme ve/veya iptal etme hakkına sahiptir.

8.2. AJANS’lar, İMİB’in herhangi bir nedenle AJANS seçimi sürecini erteleme ve/veya iptal etmesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

9. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu sözleşmeden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.