AKBANK MAAŞ ÖDEME PROGRAMI
AKBANK MAAŞ ÖDEME PROGRAMI
1. MAAŞ ÖDEME KURULUM
Akbank Maaş Ödeme Programı kurulum CD’si içerisinde bulunan
• DOTNET Framework folderindaki “dotnetfx11.exe” çift tıklanır.
• “Yes” düğmesi ile kuruluma başlanır
• Kurulum sırasında lisans sözleşmesi metni çıkarsa “I agree” seçeneği ve “Next” düğmeleri ile devam edilir (Windows XP dışındaki PC lerde geçerlidir)
• MAASKURULUM folderinda bulunan ““Setup.Exe” çift tıklanır.
• “Next>” düğmesi ile sonraki aşamalara geçilir.
Eğer Akbank Maaş Ödeme Programı daha önceden kurulmuş ise aşağıdaki uyarı mesajı gelecektir. Uygulamayı baştan yeniden kurmak için ”Remove e-MAAŞ” seçeneği işaretlenir ve “Finish” düğmesine basılır.
• Lisans ekranında Xxxxxx Sözleşmesi firma tarafından uygunsa “I Agree” seçimi yapılır ve “Next>” ile diğer ekranlara geçilir.
• Uygulamanın yüklenmesi istenen dizin “C:\” olarak gelecektir.Değiştirilmek istenirse “Browse” ile yeni folder seçilebilir.Folder seçiminden sonra “Next>” ile diğer ekranlara geçilir
• Kurulum bitince “Close” düğmesine basılarak işlem sonlandırılır.
2. SİSTEM GEREKSİNİMLERİ
Akbank Maaş Ödeme Programı bir Windows uygulaması olup, Windows NT tabanlı bilgisayarlara kurulabilir. İşletim sistemi olarak Windows XP, Windows 2000, Windows 2003 Server desteklenmektedir. Win9x işletim sistemlerinde desteklenmemektedir.Uygulamanın Ftp / mail işlemlerini yapabilmesi için İnternet bağlantısı olması gerekmektedir.
3. AKBANK MAAŞ ÖDEME PROGRAMI GİRİŞ
3.1. UYGULAMANIN KISAYOLU
Akbank Maaş Ödeme Programı , kurulum sonrasında bilgisayarınızın masaüstünde e-MAAS adıyla ve Start(Başlat) menüsünde Programs(Programlar) altında AKBANK e-MAAS dizini altında e- MAAS adında kısayol oluşturur.
3.2. UYGULAMANIN DOSYA VE DİZİNLERİ
Akbank Maaş Ödeme Programı, Kurulumda seçilen dizine gerekli klasörleri yaratır. Bu klasörler ve içindeki dosyalar uygulama tarafından kullanıldığından silinmemesi gerekmektedir. Klasörler AKBANK dizini altında DB, DOC, GELEN ve GIDEN ‘dir.
3.3. UYGULAMANIN İLK AÇILIŞI
Veritabanı tanıtımı sadece ilk açılış için geçerlidir.
Akbank Maaş Ödeme Programı, Microsoft Access veritabanını kullanmaktadır.Bütün işlemler ve bilgiler burada saklanmakta olup , silinmemesi gerekmektedir.
Program, kısa yolların birisinden açılır ve ilk kullanımda “VeriTabanı Bulunamadı” mesajı verir. Veritabanı tanıtıldıktan sonra ,uygulama açılımlarında bu mesajı vermez.
“OK” düğmesine bastıktan sonra karşınıza gelen ekran, uygulamanızın kullanacağı veritabanı adresini vermeniz için çıkan diyalog Kutusudur.
VeriTabanı Adresi
Seçeceğiniz Veritabanı adresi genellikle kurulum sırasında seçtiğiniz adres altında AKBANK dizini altında DB klasöründeki Odeme.mdb veritabanı olacaktır.
VeriTabanı
VeriTabanı Adresi
Kullanıcı Girişi:
Veritabanı tanıtımından sonra ekrana kullanıcı adı, şifresi ve ödeme yapılacak firmanın seçilmesi için bir kullanıcı giriş ekranı gelir. Uygulamanın ilk açılışında “Test” kullanıcısı ile işlemler yapılır.Test kullanıcısı firmada genel kullanım için uygun bir kullanıcı olup, ismi giriş yaptıktan sonra değiştirilebilir. Bu kullanıcının yetki verme gibi sistem yönetim işlevleri kapalıdır.Özellikle az kullanıcılı ve onaylama süreci olmayan firmalar için yeterli özelliklere sahip bir kullanıcıdır.Daha sonraki bölümlerde kullanıcıların adı, şifresi ve yetkilerinin nasıl değiştirilebileceği de anlatılmaktadır.
Kullanıcı adı, şifre ve firma (∗) seçilerek “Enter” tuşuna yada “Tamam” düğmesine basılır.
test
Kullanıcı Adı Şifre
Firma
(∗) Firma ve kullanıcı tanıtım 3. bölümde anlatılmıştır.Firma ve kullanıcı tanıtımları yönetici (admin) tarafından belirlenir. Programın ilk açılışı için genel kullanıcı olan “test” kullanıcısı ,”test” şifresi ile ,”Deneme A.Ş.” firması” seçilerek giriş yapabilir.
Eğer hatalı bilgi girilirse ekranda aşağıdaki şekilde uyarı mesajı verilir.
Hatalı Giriş
Şifre Değiştirme:
Kullanıcı Giriş ekranından ayrıca kullanıcı şifresi değiştirilebilir. Bu işlem için “Şifre Değiştirmek için tıklayınız” simgesine basılır.
Yukarıdaki ekrandan şifresi değiştirilmek istenen kullanıcı adı seçilerek, eski şifresi girilir ve yeni şifre 2 kez girilerek “Kaydet” düğmesine yada “Enter” a basılır.
Onay isteyen mesaj kutusuna “Yes” düğmesine basılarak yeni şifre kaydedilmiş olur.
Xxx Xxxxxx giriş:
Giriş işleminden sonra Akbank Maaş Ödeme Programı’nın ana ekranı gelir.
Ekranın sol tarafında kullanacağınız menüler,üst kısımda seçilen kullanıcı, firma ve hesap bilgileri yer almaktadır.İlk kullanıcı olan test ile giriş yapıldığında varsayılan değerler üst menüde görünür.
Kullanmak istediğiniz menülere 1 kez basarak ilgili ekranlara geçebilirsiniz
4. AKBANK MAAŞ ÖDEME PROGRAMININ FİRMAYA UYARLANMASI
4.1. DOSYA,DİZİN TANIMLARI
Akbank MAAŞ Ödeme Programı tarafından kullanılan , firma bazında genel tanımların yapılabileceği, değiştirilebileceği ekran olan “Sistem Tanımları “, “Sistem Yönetim” Menüsünden tıklanır.
Sistem Tanımları Ekranından tanım yapılmak istenen firma seçilir.
Veri Tabanı:
Veri Tabanı Adresi girişi.
“Veri Tabanı” bölümünde uygulamanın kullandığı veritabanı adresi yazılarak yada “Gözat” düğmesi ile belirlenir.
“Kaydet” düğmesine bastıktan sonra uygulamanın yeni veri tabanı ile çalışması için kapanacağı uyarısı aşağıdaki mesaj kutusu ile gelir.
Dosya & Talimat:
Maaş Ödeme listelerinin ve talimatlarının varsayılan olarak kaydedildiği adresler “Dosya & Talimat” bölümünden tanımlanabilir.
Transfer:
Maaş Ödeme dosyalarının gönderilebileceği Akbank Ftp /e-mail adres ve tanımları “Transfer” bölümünden tanımlanabilir.
Onay (*)
(*) Kullanıcı onay sistemi sadece onay mekanizması olan firmalar için açıklanmıştır.
Bütün firmalar için tek bir seferde Personel Onay seviyesi “Onay” bölümünden tanımlanabilir.
Tanımlar yapıldıktan sonra “Kaydet” yada “Alt+K” düğmesine basılarak kaydedilir.
4.2. FİRMA TANIMLARI
4.2.1. Firma / Hesap Tanımları
Firma/Firmaların Akbank hesap bilgilerinin tanıtılması, maaş ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için zorunludur. ”Sistem Yönetim” menüsünden “Firma Tanımları” tıklanır. Firmalar Ana Ekranı açılır.İlk kullanım değilse daha önceden yapılmış firma hesap tanımları görüntülenir. İlk kullanım için Deneme A.Ş. isimli firma tanımları yapılmıştır. Deneme A.Ş.’nin detay bilgileri kullanılacak firma bilgileri ile güncellenerek uygulama kullanılabilir
Yeni Firma Tanımı:
Firma Listesi ekranından “Yeni” düğmesine basılır yada Klavyeden “Alt” ve “Y” tuşlarına basılır.
Firma Giriş ve Güncelleme Ekranından Firma adı,Şube Kodu/Adı,Para Kodu(*), Hesap numarası yada IBAN numarası, Talimatta çıkması istenen Firma uzun adı,Akbank tarafından verilen Ürün Referans Kodu, firmanın vergi numarası ve Vergi Dairesi girilerek “Firma Kaydet” düğmesine yada “Alt+K” tuşlarına basarak tanım yapılır
Aynı ekrandan yeni firma tanımları yapılmaya “Yeni Firma” düğmesi yada “Alt+Y” tuşları ile devam edilir.
*Para Kodu: YTL,USD ve EUR olarak seçilebilir.
Firma Bilgileri Güncelleme:
Daha önceden yaratılmış olan Firma hesap bilgilerinde düzenleme yapmak için “Firmalar” ekranından değiştirilmek istenen firma seçilir.Firma seçili iken “Enter” a basarak yada firma üzerine çift tık yaparak yada Firma seçili iken “Detay” yada “Alt+D” düğmesine basarak firmanın detaylarına Firma Giriş ve Güncelleme ekranından girilir.İlgili alanlar değiştirilerek “Kaydet” yada “Alt+K” ile yeni bilgiler güncellenir.
Firma Silme:
Firma Listesi ekranından silinmesi istenen firma seçilir ve “Sil” yada “Alt+S” düğmesine basılarak silinir.
Ayrıca Firma Giriş ve Güncelleme ekranına girdikten sonra da aynı şekilde “Firma Sil” yada “Alt+S” düğmesine basılarak firma silinebilir.Onaylama mesaj kutusundan “Yes” düğmesine basılarak silme işlemi gerçekleştirilir.
4.2.2. Firma Onay Sistemi(*)
(*) Firma onay sistemi sadece onay mekanizması olan firmalar için açıklanmıştır.
Akbank Maaş Ödeme Programı Onay sistemi; çok kullanıcılı , çok firmalı ve çok seviyeli onay yapısına sahip firmaların , personeline Akbank hesabından yapacakları maaş ödemelerini rahatlıkla hazırlamalarını sağlar. Uygulamanın firma onay sistemine uyarlanması mümkündür.
Onay sistemi tanımları sistem yöneticisi olarak tanımlanmış kullanıcı tarafından yapılır.Onay sisteminin uygulamaya tanıtım aşaması aşağıdaki sıra ile yapılırsa kolaylık sağlanır.
• Firmaların onay seviyesinin tanımlanması
• Personel işlemleri için firmadan bağımsız, uygulama bazlı onay seviyesinin tanıtılması
• Firma bazında onay Kurallarının tanıtılması
• Kullanıcıların onaylama yetkilerinin firma ve işlem bazında tanıtılması Uygulamada kısaca kullanıcıların yapacağı
• Maaş ödeme giriş,güncelleme/silme
• Maaş ödeme paketi toplu onay
• talimat oluşturma/güncelleme/silme
• maaş ödeme paketini Bankaya gönderme,
• personel hesap/güncelleme/silme
işlemleri onaylama sistemine girebilir. Firmanın onaylama yapısını belirleyip, yönetici (admin) tarafından kullanıcı, personel ve firma bazında onaylama yetki ve derecelendirmesi yapması gerekmektedir.
Firmalar ekranından tanımlanmış olan onay seviyesine göre firmanın onay kuralları senaryosu için Sistem Yönetim menüsünden “Firma Onay Kuralları” tıklanır.
Gelen ekrandan ilgili firma , onay seviyesi ve onay istenen işlemler seçilir. “Ekle” düğmesine basılarak “Kurallar” alanına eklenir. İşlemler bittikten sonra “Kaydet” yada “Alt+K” ile firmanın onay kuralları kaydedilir.
Onay Limiti (YTL)
Firma Seçimi
“Onay Kural” ekranından istenilmeyen kural seçilerek “Çıkar” düğmesine basılırsa , istenilmeyen kural kaldırılmış olur.
Firma Onay Kuralları, Ödeme işlemlerinde yapıldığı gibi Personel bilgilerinde de mümkündür. Personel
ekleme, güncelleme, personel hesaplarını değiştirme, silme gibi işlemlerde yine firma isterse Onay kuralları tanımlayabilir. Personeller , firmadan bağımsız onay sistemine girerler. Çünkü her personel , her firma için geçerlidir. Bu durum , aynı personellerin her firma için tekrar tekrar kopyalanmasını önler.
4.3. KULLANICILAR
4.3.1. Kullanıcı Tanımları
Akbank Maaş Ödeme Programı kullanıcılarının , şifrelerini tanımlamak , onay ve yetkilerini gözlemlemek için “Sistem Yönetim” Menüsünden ”Kullanıcı Tanımları“ tıklanır.
Yeni Kullanıcı Tanımlama:
Kullanıcılar ekranında “Yeni” yada “Alt+Y” düğmesine basarak Kullanıcı Girişi ve Güncelleme ekranına geçilir. Kullanıcı Adı girildikten sonra “Şifre Gir” düğmesine basarak, yeni şifre 2 kez girilir. “Kaydet” yada “Alt+K” düğmesine basılarak , yeni kullanıcı tanımlanmış olur. Kullanıcıya sistem yöneticisi tarafından “Sistem Yöneticisi” hakları verilebilir.
Kullanıcıya Admin hakları verilebilir.
Kullanıcı şifresi tanıtmak için.
Kullanıcı Güncelleme:
Kullanıcılar ekranından güncellenmesi istenen kullanıcı seçilerek “Enter”, “Detay” yada “Alt + D” düğmesine basıldığında kullanıcı bilgileri ekranda görüntülenir.Kullanıcı ad yada şifrede değişiklik yaptıktan sonra “Kaydet” yada “Alt+K” düğmesine basılarak güncelleme işlemi tamamlanmış olur.
Kullanıcı Silme:
Kullanıcılar ekranından silinmesi istenen kullanıcı seçilerek “Sil” yada “Alt+S” düğmesine basılarak yada “Detay” ile Kullanıcı Girişi ve Güncelleme ekranına geçtikten sonra “Sil” yada “Alt+S” düğmesine basılarak silme işlemi tamamlanmış olur.
4.3.2. Kullanıcı Yetkileri
Kullanıcıların firma bazında, işlem yapma yetkilerini belirlemek için “Sistem Yönetim” Menüsünden “Kullanıcı Yetki Tanımları” tıklanır.
Kullanıcı ve işlem yapacağı firma seçilir. Sağ liste kutusunda seçilen kullanıcının, seçilen firma için hangi işlemleri yapmaya yetkisi olduğu , yani hangi ekranlara girebileceği ve hangi ekran fonksiyonlarını kullanabileceği seçilir.
“Kaydet” yada “Alt+K” düğmesine basılarak kullanıcı yetkisi verilmiş olur. Diğer kullanıcılar içinde aynı işlemi tekrarlamak gerekmektedir.
4.3.3. Kullanıcı Onay Tanımları(*)
(*) Kullanıcı onay sistemi sadece onay mekanizması olan firmalar için açıklanmıştır.
Kullanıcılara firma ve işlem bazında onay verme yetkisi tanımlamak için “Sistem Yönetim” Menüsünden “Kullanıcı Onay Yetkisi” tıklanır.
Onay verebilecek seviyedeki kullanıcının onaylayacağı işlemler ve üst limit (YTL) in tanıtılabileceği ekrandır. Onaylayıcı kullanıcı , burada tanımlanan işlemler gerçekleştiğinde, kendisinin onayına sunulan işlemleri “onaylama” yada “reddetme” hakkına sahip olabilir.Onaylayıcının işleminden sonra diğer kullanıcılar işlemlerine devam edebilir. Örneğin , “Ayşe” onaylayıcısı, X firmasının girişi yapılan maaş ödeme işlemlerini onayladıktan sonra, “Xxx” kullanıcısı talimatını basabilir.
Kullanıcının Onay verebileceği firma ve “Onaylama Yetkisi Listesi’nden , onay verebileceği işlemler seçilir.Onay seviyesi belirlenerek ,istenirse ödemelerde onaylayabileceği limitte belirlenebilir.Verilen üst limitten daha fazla tutardaki işlemleri onaylama yetkisi kısıtlanmış olur.Seçilen onay yetkileri “Ekle” düğmesi ile tanımlanır.İstenilmeyen Onay yetkileri “Çıkar” düğmesi ile silinebilir.İşlemler bittikten sonra “Kaydet” yada “Alt+K” düğmesine basılarak kullanıcı onay yetkisi verilmiş olur.
Satıcı İşlem Onayı Firmadan bağımsızdır.
Onay tanımı yapılan kullanıcı
Onaylanacak İşlemler
Onaylayıcının yetkisi olan firma