Contract
Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Destek Hizmetleri Biyomedikal Ünitesi
Teknik Şartname
(7) ADET TIBBİ CİHAZIN BAKIM ONARIM TEKNİK ŞARTNAMESİ
Yüklenici Ek-1 cihaz listesinde belirtilen cihaz ve sistemlerin bakım ve onarımları ile her türlü yedek parça ve malzemenin ekli liste hariç) bedelsiz olarak teminini sözleşmede belirtilen şartlar dahilinde yerine getirmeyi üstlenecek, buna karşılık idare ise söz konusu bakım ve onarımların yüklenici ve onun yetkili elemanlarınca yapılmasını kabul edecektir.
Yüklenici sözleşme ekinde yer alan ve teknik özellikleri belirtilen ve bundan böyle "Sistem" olarak anılacak olan makine ve ekipmanın bakım, onarımlarında gerekli olan parçaları, temin ederek teknik sorumlunun kontrolünde ve idarenin göstereceği depolara ve/veya cihazların kullanılacağı (monte edileceği) yerlere (bundan böyle "Teslim Mahalli olarak adlandırılacak) nakledecek, söz konusu parçayı yerine monte ederek bakımı yapılan veya arızalı cihazları normal halde işler duruma getirecektir.
Bunlara karşılık olarak idare, arızalı olduğu önceden raporla belirlenen ve teknik sorumlunun bilgisi dahilindeki sistemin onarımında kullanılmasına karar verilen ve Yüklenici tarafından temin edilecek olan parçanın teslim mahalline yerleştirilmesini sağlayacak gerekli hazırlıkları yapacaktır.
İdare kullanılacak parçanın yurt dışından getirilmesi gerekiyorsa idare, söz konusu parçanın Türkiye'ye ithali ile yapılması gerekli her türlü yazışma, müsaade ve gümrük belgelerinin hazırlanmasında yardımcı olacak ve Sözleşme şartlarına uygun olarak işin tutarını Yüklenicinin ödeyebilmesi için gerekli işlemleri yerine getirecektir.
Bakım anlaşması yapılan tıbbi cihazın üretici firma paremetreleri ve sıklığına göre yılda enaz birkez belirtilen referans değerler arasında olacak şekilde kalibrasyonlarını yapacaktır. Eğer bunlarda yoksa elektrik güvenliği testleri her cihaz için yapılacaktır. Aynı zamanda bu durumun Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Yönetiminin formatını belirlediği şekilde dökümante edilmesi ve kalibrasyon durumunun bizzat cihazın üzerinde Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri tarafından belirlenecek kodlama sistemine uygun olarak gösterilmesi yüklenici firmanın yükümlülüğüdür. Kalibrasyonlar İlaç ve Tıbbi Cihaz kurumu tarafından kalibrasyon yetki belgesi almış kişiler tarafından yapılacaktır. Bu hususlar doğrultusunda yetki belgesi ve kalibrasyon yapıldığına dair belgeler bakım faturasına eklenecektir.
Sözleşme süresince Yüklenici, sözleşmede koruyucu ve arıza bakımı yapılacak olan sistemlerin tümü için gerekli olan yedek parçayı , arızalı olduğu, değiştirilmesi ve temini gerektiği Bölüm ve Teknik Sorumlu tarafından onaylanan malzemeyi temin ederek montajını yapacak ve çalışır hale getirecektir.
Her türlü müdahale (koruyucu bakım, kalibrasyon, modifikasyon, arıza giderme v.b.) firma tarafından hazırlanan bir raporla belirlenecektir. Bu rapor Sözleşme gereğince firma personeli tarafından hangi işlerin yapıldığını, sistemin son durumunu, diğer teknik verileri, yapılan müdahalelerin işe başlama ve bitirme zamanlarını belirlenecektir. Hizmet tamamlandığında iki (2) nüsha düzenlenen bu rapor, İdarenin belirleyeceği yetkililer tarafından da onaylanacak ve bir nüshası imzalayan yetkiliye verilecektir. Firma, sistemlerin üretici firma referanslarında geçen bakım prosedürü, checklist ve ayarlamaları içeren işlem basamakları için gerekli formları bakım planı ile birlikte Teknik sorumluya teslim edecek ve her bakımda bunları eksiksiz doldurup bir kopyasının ilgili bölüme teslim edecektir. Firma periyodik bakımlarını cihaz listesindeki takvime göre gerçekleştirecektir.
Sözleşme kapsamındaki tüm cihazlarda, oluşan arızaların bildirimi için idare Arıza Bildirim Formunu kullanacak ve bu formda arızanın hangi cihazda oluştuğu, arızanın ne olduğu, formun kim tarafından doldurulduğu, ne zaman firmaya bildirildiği ve sistemin ne zaman firmaya verildiği bilgileri olacaktır.
Cihazın herhangi bir kısmında arıza olması halinde İdare durumu normal çalışma günleri (pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Resmi tatil günleri ve hafta tatili (cumartesi, Pazar) ve normal çalışma saatleri içerisinde yükleniciye telefon veya arıza bildirim formunu faks ile bildirecek yüklenici aynı faks üzerine “faks alınmıştır, tarih, saat ve imza atarak” geri faks çekecek ve yüklenici sözleşme şartlarına uygun olarak müdahale edecektir.
Sözleşme kapsamındaki sistemlerin periyodik bakım ve arıza onarımları ile ilgili olarak Yükleniciye, çağrı gelir gelmez, servis elemanlarından herhangi biri (normal bakım programı aksatılmaksızın), Ek-1 de belirtilen cihazların erişim süreleri içerisinde arıza mahalline gidecek ve söz konusu arızayı yerinde görüp onarımını tamamladıktan sonra matbu arıza formunu düzenleyerek teknik sorumlu ve ilgili bölüm tarafından gerekli kontrol ve testleri yapıldıktan sonra form yüklenici, ilgili bölüm ve teknik sorumlu tarafından onaylanır ve birer kopyası da bu bölümlere teslim edilir. Yüklenicinin teknik servis raporu bu formun doğal ekidir.
Normal çalışma günleri, Sözleşmede yer alan sistemlerle ilgili bakım onarım hizmetlerinin verileceği günler olup (Pazartesi-Cuma), normal çalışma saatleri de sabah saat 08.00'dan akşam saat 18:00’a kadar olan süre üzerinden kabul edilir. İdare tarafından normal çalışma günleri ve saatleri dışında koruyucu bakım onarım hizmeti talep edildiği takdirde bu tür hizmetlerin ücreti sözleşme ücreti içersinde kabul edilir ve ayrıca bir ücret talep edilmez. Saatler bölüm ile yüklenici arasında kararlaştırılacaktır.
Yüklenici tarafından düzenlenen arıza tespit formlarına göre söz konusu arızanın muhteviyatını tetkik etmek, Yüklenici tarafından arıza sonrası, düzenlenen raporların ışığında aylık istihkakları hazırlayarak ekinde gereken belge ve bilgileri sağlamak, Yüklenici tarafından yapılan işleri denetlemek, Sözleşme kapsamında yer alan sistemlerde yapılacak koruyucu bakım veya onarım işinin mahiyetine göre sözleşme hükümlerinin uygulanmasını sağlamak, Teknik sorumlunun görev ve yetkilerindendir.
Yüklenici, bakım onarım hizmetlerini yürütürken bölümündeki servis elemanlarının yetersiz kaldığı durumda teknik eleman desteği verecek, yedek parça teminini ve diğer hususları idarenin işletme zararlarına yol açmayacak veya bu zararları asgariye indirecek şekilde sağlamak için elinden gelen çabayı gösterecektir. Bu şekildeki gecikmeler cihazların Arıza kaynaklı çalışma Dışı ( Down-time) süresine eklenecektir.
Bölüm, Yüklenici tarafından verilecek çalıştırma kılavuz ve talimatlarına uygun şekilde sistemlerin "alışılagelmiş çalıştırma bakımını" sağlayacak, ekipmanı dikkatli şekilde çalıştıracak ve özellikle iklimsel (hava) etkili, nem, toz v.s. olmak üzere zararlara karşı koruyucu her türlü tedbiri alacaktır.
Bölüm, Yüklenicinin servis elemanlarına teknik sorumlu ile birlikte sistemin yanına girme hakkı ve yeterli çalışma sahası yanı sıra Sözleşme uyarınca icra edilecek koruyucu önleyici ve düzeltici bakım ve diğer tüm faaliyetler için gerekli kolaylığı gösterecektir.
Bölüm, sözleşmede yer alan sistemlerde herhangi bir bozukluk olması veya ekipmanın istendiği şekilde çalışmaması halinde bu durumu derhal Yükleniciye Arıza Bildirim Formunu doldurup, bildirecek ve Yüklenicinin bilgisi olmaksızın sistemin yapısını değiştirici bir ilave veya değişiklik yapmayacaktır.
Bölüm, sözleşme konusu cihazların her biri için ayrı ayrı olmak üzere çalışma dışı (bakım veya arıza sebebiyle) kalan süreleri, başlama ve bitiş saatleriyle (toplam durma süresini) kaydedecek bu bilgileri Yüklenici, sorumlu elemanlarına imzalatarak teknik sorumluya her ay sonunda rapor edecektir. Bu raporda durma sebebi ile ilgili özel bilgiler de yer alacaktır. Formu yüklenicinin imza etmekten kaçınması, sonucu değiştirmez.
Yüklenici, sistemde veya yedek parça temininde ortaya çıkan her türlü xxxxx, xxxx, xxxxxxx veya arızanın neden olduğu, doğrudan zarar, ziyan, kaza veya yaralanmalardan sorumlu olacaktır.
Yüklenici, mevcut sistemlerde bakım hizmetine yönelik veya sistemin çalışma ömrünün uzatılması amacı ile elinden gelen çabayı gösterecek, bu çalışmalarda en gelişmiş teknoloji ile en kaliteli materyal ve en yüksek kalite kontrol parametreleri kullanarak gerçekleştirmek için çaba sarf edecektir.
Yüklenici, çalışır duruma getirilen sistemlerin kullanımı süresince imalat tekniklerinde ve kullanımı iyileştirici cihaz özelliklerinde, patent ve versiyon değişikliği kapsamına girmeyen her türlü Güncelleştirme (UP-DATE) işlemini hastane yönetimini bilgilendirerek ücretsiz olarak yapmakla yükümlüdür.
Down time: Mücbir sebepler ve resmi kurumlarca ithalatı özel izinlere tabi olan (firma bu durumu belgeleyecektir) durumlar dışında, üretimin hiç yapılamadığı ve hasta alınamadığı durumlar down-time olarak hesaplanacaktır.
Kısmi down time:Ancak üretimin efektif olmadığı veya performansın düşük olduğu durumlar (cihazın çalışmasını durdurmamakla birlikte, hizmetin kalitesini etkileyen cihazın aksesuar ve yedek parçalarının teminindeki gecikmeler)da geçen sürenin yarısı down-time (kısmi down time) olarak kabul edilecektir.
Sözleşme dahilindeki cihazların sökülmesi ve nakil istekleri yüklenicinin yükümlülükleri dışındadır.
Yenileri ile ücretsiz değiştirilen arızalı parçaların mülkiyeti Yükleniciye ait olacaktır.
İdarenin stoklarında mevcut yedek parçaların, herhangi bir cihazın arızası durumunda Yüklenici tarafından yedek parça temininde gecikme sonucu hizmetin aksamasına meydan vermemek için kullanılması durumunda Yüklenici, kullandığı yedek parçanın orijinalini temin ederek, bir bedel talep etmeksizin idareye teslim edecektir.
İdare, Model Yükseltme (up grade) gerektiğinde firmanın teklif ettiği fiyatı yurt içi veya yurt dışındaki hastanelere mal oluş fiyatını araştırma ve teklif edilen fiyat elde edilen fiyattan yüksekse aradaki farkı ödememe hakkını saklı tutar.
Yüklenici, Güncelleştirme (up-date), Model Yükseltme (up-grade) ve kullanım gibi cihaz ile ilgi herhangi bir eğitim verilmesi gerekirse hiçbir ücret talep etmeyecektir.
Yüklenici, el emeği, teknisyenin seyahat masraflarını, vb. masrafları talep etmeyecektir.
İdare iş bu sözleşme ve garanti şartlarının ihlalinden ve bu şartların yerine getirilmesindeki yüklenicinin ihmalinden doğabilecek doğrudan zararlar nedeni ile tazmin hakkını saklı tutar.
Yedek parça temin süresi cihazların sözleşme dönemi içindeki asgari çalışma süresini (up-time süresini) etkilemeyecektir. Aksi durumda sözleşmenin 16. maddesinin hükümleri uygulanır.
İstenildiğinde teknik bilgi, destek ve gerekli doküman teknik sorumluya verilecektir.
Cihazların erişim süreleri, Sözleşme dönemi içindeki asgari çalışma (up-time) oranları ve günlük çalışma süreleri ek-1 de bulunan bakım onarım yapılacak cihaz listesinde belirtilmiştir.
Cihazın iş bu sözleşmenin eki olan bakım programında taahhüt ettiği periyodik bakımın yapılmadığının tespitinde ,ilgili döneme ait bakım ücretinin tamamı ödenmez. (Her bir cihaz için ayrı ayrı hesaplanacaktır)
Sözleşme yapılan cihazlar ve buna bağlı bulunan alt ünitelerde; idare sözleşme döneminin herhangi bir tarihinde bir cihazın hizmet dışı kalmasına karar verir ve bu kararını Yükleniciye yazılı olarak bildirir ise, bu cihazın hizmet dışı kaldığı tarihten sonraki bakım ücreti ödenmez.
İdare, sözleşme kapsamındaki sistemlere ilişkin ister koruyucu-önleyici ister düzeltici olsun bütün bakımın yanlızca yüklenici tarafından yapılacağı hususunu temin edecektir. Ancak servis talebi zamanında karşılanmayıp, hizmetin aksamasına sebebiyet verilmemesi için idare söz konusu bakımı yüklenicinin dışında başka bir şirkete yaptırmaya hak kazanacaktır. Bu durumda ikinci firmaya ödenen tüm masraflar ve yapılan harcamaların bedeli yükleniciden tahsil edilecektir.
Söz konusu cihazlar için her türlü parça dahil (ekli liste hariç) periyodik ve arıza bakımı, ayrıca orijinal parça takma taahhüdü verilecektir. Herhangi bir yedek parça (ekli liste hariç) için ücret istenmeyecek olup, bakım onarım bedeli içerisinde kabul edilecek, Yüklenici tarafından idareye hiçbir masraf çıkarmadan cihaza takılacaktır. İstisnai listede yer alan bir parçaya ihtiyaç duyulduğunda sözleşmede belirlenen oranlar doğrultusunda, sipariş verilecektir. Bu oranların yetmediği durumlarda gerekli yedek parçalar için, ayrı bir alım ile temin yoluna gidilecektir.
Firma ücretli parça değişimlerinde değişen parça hakkında tutanak düzenleyip Biyomedikal Ünitesine teslim etmek ile yükümlüdür.
Sayfa 3 / 3