KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI İÇİNDEKİLER

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

BÖLÜM 1

AMAÇ, KAPSAM, TANIMLAR VE DAYANAK

BÖLÜM 2

GENEL ESASLAR

1. GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER

2. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

3. ŞİRKET BİNA, İŞLETMELERİ GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

4. ŞİRKET BİNA ve İŞLETMELERİNDEKİ ZİYARETÇİLERE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

5. YÜRÜRLÜK VE UYGULAMA

BÖLÜM 3

ROL VE SORUMLULUKLAR

BÖLÜM 4 YÜRÜTME

BÖLÜM 5 EKLER

BÖLÜM 1

AMAÇ, KAPSAM, TANIMLAR VE DAYANAK

Amaç

Madde 1:

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. KVKK, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmektedir.

MATRİX Danışmanlık Denetim Limited Şirketi (“MATRİX”) için müşterilerinin, potansiyel müşterilerinin, çalışanlarının, çalışan adaylarının, işbirliği içinde olduğu kurumların ve çalışanlarının, paydaşlarının, iş ortaklarının, hissedarlarının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin gizliliği ve güvenliği büyük önem taşımaktadır. MATRİX, KVKK yürürlüğünün çok öncesinde başlanan ve sürdürülmekte olan çalışmalarla, KVKK’na uyum için gerekliliklerin lâyıkıyla yerine getirilmesini ve uluslararası standartlarda bir veri koruma ve işleme politikası oluşturulmasını hedeflemektedir. İşbu politikanın temel amacı, yukarıda sayılan kişiler başta olmak üzere, kişisel verileri MATRİX tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.

Kapsam

Madde 2:

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ile MATRİX tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde benimsenen ve uygulamada dikkate alınan ilkeler ortaya konulmaktadır. Politika’da ayrıca, MATRİX’in kişisel verileri hangi amaçlarla işledikleri, kişisel veri toplama yöntemi, bunun hukuki amacı, verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği ve ilgililerin haklarına ilişkin bilgi verilmektedir.

KVKK kapsamında, MATRİX, “veri sorumlusu” olup, Politika’daki bilgi ve ilkeler MATRİX için geçerlidir. MATRİX, bu Politikayı, 7 Ekim 2016 tarihinden itibaren geçerli olacak şekilde, onaylayarak kabul etmiştir. Politika, MATRİX’in internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

Tanımlar

Madde 3:

Xxxx Xxxx : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan, veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen rızadır.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel Veri Sahibi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler, çalışanlar ve çalışan adaylarıdır.

Kişisel Veri : Gerçek bir kişinin kimliğini belirleyen veya kimliğini belirlenebilir kılan her türlü bilgidir. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad- soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi ve yeri, sosyal güvenlik numarası, görüntüleri, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Öğrenildiği takdirde Kişisel Veri Sahibi’nin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte bilgilerdir. (Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.)

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Veri ihlalleri: Kişisel verilerin kanuna aykırı şekilde ele geçirilmesi, toplanması, değiştirilmesi, kopyalanması, dağıtılması veya kullanılmasına dair haklı şüphelerin olduğu olaylardır.

Dayanak

Madde 4:

Bu Politika MATRİX tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesi amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata dayanılarak oluşturulmuştur.

BÖLÜM 2 GENEL ESASLAR

Madde 5:

1. GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER

MATRİX, kişisel verileri, mevzuat tarafından öngörülen sınırlar dâhilinde, aşağıdaki şekilde işlemektedir.

1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi:

İşlenen kişisel veriler, MATRİX’in ürün ve hizmetlerinin türü ve niteliğine göre değişebilmektedir. Kişisel veriler otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ofisler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, iş ilişkisi içerisinde olduğu kurumlar, paydaşlar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir.

MATRİX’e ait ürün ve hizmetlerden yararlanıldığı müddetçe kişisel veriler işlenebilecek ve verilerin doğruluğu ve güncelliğini sağlamak amacıyla gerektiğinde güncellenebilecektir. Ayrıca, ürün ve hizmetlerden yararlanmak amacıyla, MATRİX’in ofis binaları, fiziken ziyaret edildiğinde veya çağrı merkezleri kullanıldığında, internet sayfaları ve/veya sair sosyal ve dijital mecraları ziyaret edildiğinde veya MATRİX’in düzenlediği etkinlik, seminer, organizasyon, eğitim gibi faaliyetlere katılım sağlandığında da kişisel veriler işlenebilecektir.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Usul:

Kişisel verilerin toplanması ve işlenmesi, MATRİX’in ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi, uygulanması ve insan kaynakları politikalarının yürütülmesi amaçlarıyla ve Kişisel Verilerin elde edilmesi esnasında bildirilecek diğer sair amaçlarla, KVKK Madde 5 ve Madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve aşağıda belirtilen amaçlar dahilinde gerçekleştirilecektir:

1. Müşteri ve iş ortakları verisi;

   • Sözleşmesel ilişki için veri işleme; Müşteriye (müşteri ve potansiyel müşteriler) veya iş ortağına (iş ortağının tüzel kişi olması halinde iş ortağı yetkilisine) ait Kişisel Veri ayrıca onay alınmadan bir sözleşmenin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için işlenebilir. Sözleşme öncesinde ve sözleşmeye başlama aşamasında kişisel veriler; teklif hazırlamak ya da Kişisel Veri Sahibinin sözleşmenin uygulanmasıyla ilgili taleplerini karşılamak amacıyla işlenebilir.

   • Şirketin hukuki yükümlülüğü veya kanunda açıkça öngörülmesi sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.

   • Şirketin meşru menfaatine uygun olarak veri işlenmesi; Kişisel veriler, Şirketin meşru bir menfaati için gerekli olduğunda da ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Meşru menfaatler

genellikle yasal (örn. alacakların tahsil edilmesi) ya da ekonomik (örn. sözleşme ihlallerinden kaçınma) menfaatlerdir.

• Kullanıcı bilgileri ve internet; Web sitelerinde veya uygulamalarda kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılması durumunda ilgili kişiler gizlilik bildirimi ile bilgilendirilmelidir.

1. Personel bilgileri;

   • İş ilişkisi için Kişisel Verilerin işlenmesi; İş ilişkilerinde Kişisel Veriler, iş sözleşmesinin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için gerekli olması halinde ayrıca onay alınmadan işlenmektedir. İş ilişkisi başlatılırken adayların Kişisel Verileri işlenmektedir. Eğer aday reddedilirse, adaya ait bilgiler aday daha sonraki bir seçim aşaması için uygun veri saklama süresi kadar muhafaza edilmekte bu sürenin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

   • Kanunda açıkça öngörülmesi veya Şirketin hukuki yükümlülüğü sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Çalışana ait Kişisel Veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir.

   • Meşru menfaate uygun olarak verilerin işlenmesi; Çalışana ait Kişisel Veriler, Şirketin meşru bir menfaatinin gerektiğinde de ayrıca onay alınmadan işlenebilmektedir. (örn. yasal hakların dosyalanması, uygulanması ya da savunulması ya da şirketin değerlendirilmesi) Çalışanların menfaatlerinin korunması gerektiği kişisel durumlarda kişisel veriler meşru menfaat amaçları için işleme alınmamaktadır. Veriler işlenmeden önce koruma gerektiren menfaatlerin olup olmadığı belirlenmektedir. Çalışanlara ait verilerin Şirketin meşru menfaatine dayanarak işlendiğinde, işlemenin ölçülü olup olmadığı incelenmektedir. Şirketin bu kontrol önlemini almasındaki meşru menfaatinin ilgili çalışanın korunması gereken bir hakkını ihlal etmediği kontrol edilmekte olup ve sadece ölçülü olması halinde uygulanmaktadır.

   • Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla işlenen veriler; Eğer Kişisel Veri iş ilişkisinin bir parçası olarak münhasıran otomatik sitemler vasıtasıyla işleniyor ise (örn. Personel seçiminin bir parçası veya yetenek profillerinin değerlendirilmesi olarak), Çalışan kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme hakkına sahiptir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı ise, aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi, bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

1. Kişisel Xxxx Xxxxxxxxx Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Veri, sahibinin açık rızası kapsamında ve xxxx xxxxxx belirtilen amaçlarla işlenir. Kural olarak, aşağıdaki diğer şartların varlığı halinde veri sahibinin ayrıca açık rızasının alınmasına gerekbulunmamaktadır.

2. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunda açıkça öngörülmesi halinde, veri sahibinin kişisel verileri, hukuka uygun olarak işlenir. Kanunlarda veri işlemeye izin verilen hallerde, ilgili kanunda yer alan sebep ve veri kategorileri ile sınırlı olarak veri işlenir.

3. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

4. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde (sözleşmenin kurulması veya ifasına dayalı olarak verisi işlenecek kişinin sözleşmenin taraflarından birisi olması koşuluyla) kişisel veriler işlenebilir.

5. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirmesi

MATRİX’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

6. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin kişisel verisinin, kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, alenileştirme amacı ile sınırlı olarak, ilgili kişisel veriler işlenebilir.

7. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

8. Meşru Menfaatler Nedeniyle Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla MATRİX’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

İşlenen verilerin KVKK’nda tanımlandığı şekilde Özel Nitelikli Kişisel Veri olması halinde; Kişisel Veri Sahibinin açık rızası olması halinde işlenebilir; açık rızası da yok ise, kişisel veri ancak KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki durumlarda işlenebilir:

1. Kişisel Veri Sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

2. Kişisel Veri Sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

3. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

MATRİX, kişisel verilerin korunması ve işlenmesiyle ilgili olarak mevzuatta yer verilen genel ilkeler ile şartları karşılar ve kişisel verilerin Anayasa’ya ve KVKK’na uygun olarak işlenmesini sağlamak amacıyla aşağıda sıralanan ilkelere uygun hareket eder.

1. Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinin Hukuka Ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olması MATRİX, KVKK’nun 4. maddesi uyarınca kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işler, veri sahiplerine karşı “şeffaflık” ilkesini benimser ve kişisel veri sahiplerine kendi bilgilerinin kullanımı hakkında bilgilendirmede bulunur. Bilgilendirmede, açıklık ve dürüstlük esas alınır, toplanan kişisel verilerin işlenme ve kullanım amacı hakkında net bilgi verilir ve veriler bu çerçevede işlenir. Kişisel verinin, herhangi bir hukuki gerekçe olmaksızın, veri sahibi üzerinde olumsuz etkiye sebebiyet verecek şekilde kullanımından kaçınılır.

2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması MATRİX, işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu sebeple kişisel verilerin doğru ve güncel tutulması açısından meydana gelen değişiklikler xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx’ye bildirilmelidir.

3. Kişisel Verilerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesi

MATRİX, kişisel verileri meşru ve hukuka uygun sebeplerle toplar ve işler. MATRİX, kişisel verileri, yürütmekte oldukları faaliyetlerle bağlantılı olarak, makul çerçevede ve gerekli olduğu ölçüde işler.

4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

MATRİX, işleme amacı ile ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten kaçınır. Bu çerçevede, veri işleme faaliyetinin en aza indirilmesi esastır.

5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

MATRİX, Türk Ceza Kanunu Madde 138 ve KVKK Madde 4 ve Madde 7’ye uygun olarak, işledikleri kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza ederler. Bu kapsamda öncelikle, işlemeye konu kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belirli bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilir. Yasal bir süre belirlenmişse, bu süreye uygun davranılır. Yasal süre belirlenmemişse, işleme amacının gerçekleşmesi için gerekli olan süre belirlenir ve kişisel veriler bu süreyle sınırlı olarak saklanır. Süre bittiğinde, verilerin daha uzun süre saklanmasını gerektiren hukuki bir sebep yoksa MATRİX tarafından re’sen yahut ekte bulunan veri sahibi başvuru formu aracılığıyla ve kullanılabilecek farklı teknikler ile veri sahiplerinin talebi üzerine veriler silinecek, yok edilecek yahut anonimleştirilecektir. Kişisel verilerin söz konusu yöntemler vasıtasıyla silinmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir. Ancak veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine

zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, yukarıda belirtilen prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir.

6. Kişisel Verilerin Gizliliği ve Veri Güvenliği

Kişisel veriler gizliliğe tabidir. Yetkisiz erişimi, yasal olmayan işlemleri, paylaşımı, yanlışlıkla kaybolmayı, değiştirilmeyi veya tahrip edilmeyi engellemek için uygun organizasyonel ve teknik tedbirlerle korunmalı ve kişisel seviyede gizli tutulmalıdır.

4. Kişisel Verilerin Güvenliği

MATRİX, KVKK Madde 12’ye uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, bu verilere hukuka aykırı erişimleri engellemek, bunların muhafazasını sağlamak amacıyla uygun gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta ve kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı olarak işlenmesine engel olmaktadır.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, işbu Politika’da belirtilen amaçların yerine getirilmesine yönelik olarak, İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak MATRİX’un iş ortaklarına, hissedarlarına, kanunen yetkili kamu kurumları ve kuruluşlarına, kanunen yetkili özel hukuk kişilerine, MATRİX’un tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak MATRİX tedarikçilerine, hizmet alınan kişilere veya diğer üçüncü kişilere ve/veya yurtdışına, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde gerekli güvenlik önlemleri alınarak aktarılabilecektir.

6. Kişisel Veri Sahibinin KVKK Madde 11’de Sayılan Hakları

KVKK Madde 11 uyarınca:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

4. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

6. KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

7. Veri Sorumlusuna Başvuru

Kişisel Veri Sahipleri, KVKK’nun uygulanmasıyla ve ilgili KVKK madde 11 kapsamındaki yukarıda sayılan taleplerini işbu Politika’nın ekinde bulunan veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir nüshasını MATRİX iletişim adresine, posta, e-posta yahut iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirleyeceği diğer yöntemlerle iletmelidir. Formun doldurulması yahut MATRİX’e gönderilmesi hakkında detaylı bilgiler, ekte bulunan başvuru formunda yer almaktadır.

MATRİX, talepleri en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Değerlendirme sonucu yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgiliye bildirilir ve talebin kabulü halinde KVKK’na uygun şekilde gereği yapılır.

Kişisel Veri Sahiplerinin başvurularının reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren 60 gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na KVKK madde 14 uyarınca şikayette bulunabilir.

8. İstisnalar

Aşağıda sayılan KVKK kapsamı dışında tutulan haller için Kişisel Veri Sahibi bu konularda yukarıda sayılan haklarını ileri süremezler ve bu nedenle MATRİX bu kapsamda iletilen talepleri yerine getirme yükümlülüğü altında değildir:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVKK gereğince aşağıdaki hallerde Kişisel Veri Sahibi zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç diğer haklarını aşağıda belirtilen durumlarda ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

• Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya

düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Paylaşılan bilgilerin/verilerin doğru olması ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi, KVKK anlamında veri üzerinde sahip olunan hakların kullanabilmesi ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olup, yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumluluklar tamamen Kişisel Veri Sahibi’ne aittir.

Madde 6:

2. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

MATRİX, kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’nun 12(1). maddesinde öngörülen tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak.

MATRİX’un bu kapsamda aldığı önlemler aşağıda sayılmıştır:

İdari Tedbirler:

• MATRİX, kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır.

• İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, MATRİX bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

• Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, MATRİX, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile çerçeve sözleşme imzalar yahut sözleşmelere ekleyeceği hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

• MATRİX, kişisel verilerin korunması, işlenmesi, hukuka aykırı erişimin engellenmesi, güvenli ortamda saklanması hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline bu hususlarda gerekli KVK eğitimlerini verir.

• MATRİX, gerekli gördüğü hallerde, kendisi tarafından veya üçüncü kişilerce, uhdesinde olan gizli bilgilerin KVKK’na uygun şekilde korunup korunmadığını denetler.

Teknik Tedbirler:

• MATRİX, veri güvenliğini sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam eder ve personeline gerekli KVK eğitimlerini verir.

• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

• Kurulan sistemler kapsamında risk analizi, veri sınıflandırması, bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

• Kişisel verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek ve/veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.

• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

• Kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınır, periyodik olarak güncellenir ve yenilenir.

Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılır ve hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılır.

Madde 7:

3. MATRİX BİNA GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ

ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

MATRİX tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, MATRİX binalarında misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Madde 8:

4. MATRİX BİNALARINDA ZİYARETÇİLERE SAĞLANAN İNTERNET

ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

MATRİX tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; MATRİX tarafından Bina içerisinde kaldığı süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya MATRİX içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Madde 9:

5. YÜRÜRLÜK VE UYGULAMA

Bu Politika 10.12.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Madde 10:

BÖLÜM 3

ROL VE SORUMLULUKLAR

Politika, MATRİX Danışmanlık Ltd.Şti, İnsan Kaynakları tarafından takip edilir.

• Veri Sorumlusu; MATRİX veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili açıldığında veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek, kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.

• İlgili Kişi; MATRİX bünyesinde yer alan tüm iştirakler için Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt için gerekli olan İlgili Kişi atanması gerçekleştirecek olup işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.

• Veri İşleyen; MATRİX’in verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler

• Sorumluluk; Kişisel verilerin MATRİX adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak MATRİX ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. MATRİX; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin gizlilik politikasına uyumunu denetler.

Madde 11:

BÖLÜM 4 YÜRÜTME

Bu Politika’yı MATRİX Danışmanlık Ltd. Şti., İnsan Kaynakları yürütür.

BÖLÜM 5 EKLER

Madde 12:

EK-1 Veri Sahibi Başvuru Formu

EK-1

MATRİX DANIŞMANLIK DENETİM LTD. ŞTİ. VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU

1. GENEL

Siz veri sahipleri tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. ve 13’üncü maddeleri uyarınca yapılacak başvuruları ivedilikle, etkin ve kapsamlı bir şekilde değerlendirebilmek ve çözümleyebilmek adına, işbu Başvuru Formu, veri sorumlusu sıfatıyla MATRİX Danışmanlık Ltd. Şti.(“MATRİX”) tarafından hazırlanmıştır.

2. BAŞVURU YOLU

Siz veri sahipleri, KVKK’nun 11. ve 13. maddeleri uyarınca; veri sorumlusu sıfatı taşıyan Şirketimize, KVKK'nun uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi yazılı olarak işbu formun doldurulması suretiyle veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle:

• İşbu veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir kopyasını Xxxxxxxx Xxx. 0000 Xxxxx XXXXX Xxx. Xx:0/0 Xxxxxx-Xxxxxxx/XXXXXX adresine şahsen başvurarak,

• İşbu veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir kopyasını Xxxxxxxx Xxx. 0000 Xxxxx XXXXX Xxx. Xx:0/0 Xxxxxx-Xxxxxxx/XXXXXX adresine iadeli taahhütlü mektup yoluyla,

• İşbu veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir kopyasını xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx e- posta adresine elektronik imzalı olarak, iletebilirsiniz.

Siz veri sahipleri, başvurularınızı Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilirsiniz.

3. VERİ SAHİBİNE İLİŞKİN BİLGİLER

KVKK’nun ilgili maddesi uyarınca yapacağınız başvurunuzla ilgili olarak, sizleri tanıyabilmemiz ve MATRİX tarafından gerekli araştırma, değerlendirme ve çözümlemeleri yapabilmemiz amacıyla aşağıdaki bilgileri eksiksiz şekilde doldurmanızı rica ederiz.

Ad ve Soyad*

(Yabancılar için) Uyruk*

T.C. Kimlik No veya Yabancıysa Pasaport veya Kimlik No*

Adres*

Telefon Numarası*

E-posta Adresi*

Faks Numarası (isteğe bağlı)

*Doldurulması zorunlu alanlar.

Yukarıda tarafımıza sunmuş olduğunuz kişisel verileriniz, işbu formun değerlendirilebilmesi, sonuçlandırılabilmesi ve sizinle iletişime geçilebilmesi amacıyla alınmakta ve başka amaçlarla veri işlemeye konu olmamaktadır.

MATRİX ile olan ilişkinize dair uygun olan seçeneği işaretleyerek, mevcut ilişkinin hâlen devam edip etmediğini aşağıdaki boşlukta belirtiniz.

Müşteri	....	Çalışan Adayı	....
İş Ortağı	....	Çalışan	....

Ziyaretçi .... Diğer ( )

4. VERİ SAHİBİNİN TALEPLERİ

Veri sahibi olarak, KVKK’nun 11. ve 13. maddeleri kapsamında bilgi sahibi olmak istediğiniz durum/durumlar için lütfen aşağıda yer verilen listedeki ilgili kutucuğu işaretleyiniz.

TALEBİNİZ	GEREKEN BİLGİ/BELGE	SEÇİMİNİZ
1. Kişisel verilerimin MATRİX tarafından işlenip işlenmediğini öğrenmek istiyorum.	Özel bir veri türüne dair bilgi almak istiyorsanız lütfen belirtiniz.............................................
2. MATRİX tarafından kişisel verilerimin hangi amaçla işlendiğini öğrenmek istiyorum.	Özel bir veri türüne dair bilgi almak istiyorsanız lütfen belirtiniz.............................................
3. MATRİX tarafından kişisel verilerimin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.	Özel bir veri türüne dair bilgi almak istiyorsanız lütfen belirtiniz.............................................
4. Eğer kişisel verilerim yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa, aktarılan üçüncü kişileri bilmek istiyorum.	Özel bir veri türüne dair bilgi almak istiyorsanız lütfen belirtiniz.............................................
5. Kişisel verilerimin eksik veya yanlış işlendiği düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum.	Xxxxx ve yanlış işlendiğini düşündüğünüz bilgileri ve bu bilgilerin doğrusunun nasıl olması gerektiğini lütfen belirtiniz. ……………………………………………………
6. Eksik/yanlış işlendiğini düşündüğüm kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum.	Xxxxx ve yanlış işlendiğini düşündüğünüz bilgileri ve bu bilgilerin doğrusunun nasıl olması gerektiğini lütfen belirtiniz. ……………………………………………………

7. Kişisel verilerimin işlenmelerini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması nedeniyle silinmesini/yok edilmesini istiyorum.	Bu talebinize konu verilerin hangi veriler olduğunu ve aleyhinize olduğunu düşündüğünüz sonucun ne olduğunu belirtiniz, bu hususlara ilişkin tevsik edici bilgi ve belgelere lütfen Form ekinde yer veriniz. ……………………………………………………
8. Kişisel verilerimin işlenmelerini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması nedeniyle aktarıldıkları üçüncü kişiler nezdinde de silinmesini/yok edilmesini istiyorum.	Bu talebiniz, kişisel bilgilerinizin yalnızca bir kısmına ilişkin ise bunların hangi veriler olduğunu ve bu talebinizin gerekçesini tevsik edici bilgi ve belgelerle birlikte belirtiniz, bu hususlara ilişkin tevsik edici bilgi ve belgelere lütfen Form ekinde yer veriniz. ……………………………………………………

9. MATRİX tarafından işlenen kişisel verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum. Bu talebinizin gerekçesini ve bilgi alma talebinize ilişkin durumun sonucunu belirtiniz, bu hususlara ilişkin tevsik edici bilgi ve belgelere lütfen Form ekinde yer veriniz. ……………………………………………………

Veri sahibi adına 3. kişiler tarafından yapılacak olan başvurularda, işbu form ile birlikte noterce onaylanmış vekâletnamenin, velayet/vesayet altında bulunan çocuklar adına yapılacak başvurularda ise işbu form ile birlikte velayet/vesayet ilişkisini tevsik edici belgelerin bir suretinin tarafımıza gönderilmesi gerekmektedir.

Kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla, bilgi edinme başvurunuzun MATRİX’a ulaştığı tarihten itibaren yedi (7) gün içinde, MATRİX, veri sahibi olduğunuzu teyit etmek amacıyla sizinle iletişime geçebilecek, bu hususta sizlerden bazı bilgi ve belgeler talep edebilecektir. Bu kapsamda tarafımıza sağlamış olduğunuz bilgi ve belgeler, veri sahibi olduğunuzun teyit edilmesini müteakip derhal imha edilecektir.

Talep edilen bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda, talebimiz üzerine bilgi ve belgelerin tamamlanarak tarafımıza iletilmesi gerekmektedir. Bilgi ve belgeler tarafımıza tam olarak iletilene kadar talebin sonuçlandırılmasına ilişkin KVKK madde 13/2’de belirtilen otuz (30) günlük süre askıya alınacaktır.

5. VERİ SAHİBİNİN TALEBİNİN SONUÇLANDIRILMASI

Niteliğine göre talebiniz, KVKK uyarınca bizlere ulaştığı tarihten itibaren, en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde cevaplandırılacaktır. Cevaplarımız ve değerlendirmelerimiz, işbu başvuru formundaki seçiminize göre KVKK’nun 13. maddesi uyarınca, yazılı veya elektronik ortam vasıtasıyla

tarafınıza iletilecektir. Başvuru sonucunun posta, elektronik posta veya faks yöntemlerinden biriyle iletilmesine ilişkin bir tercihiniz varsa, lütfen aşağıda belirtiniz:

Başvuruma ilişkin sonucun e-posta adresime gönderilmesini istiyorum. .....

Başvuruma ilişkin sonucun posta aracılığı ile gönderilmesini istiyorum. .....

Başvuruma ilişkin sonucun faks yolu ile gönderilmesini istiyorum. .....

Talepleriniz MATRİX tarafından ücretsiz sonuçlandırılacak olup, cevaplama sürecinin ayrıca bir maliyet doğurması halinde, ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenen tutarlarda ücret talep edilebilecektir.

6. VERİ SAHİBİ BEYANI

KVKK uyarınca yapmış olduğum bilgi edinme başvurusunun, yukarıda belirttiğim talep/talepler çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılmasını rica eder, işbu başvuruda tarafınıza sağlamış olduğum bilgi ve belgelerin doğru, güncel ve şahsıma ait olduğunu kabul, beyan ve taahhüt ederim.

Veri Sahibi

Adı Soyadı ...........................

Başvuru Tarihi ...........................

İmza ...........................

Sayfa 1 / 16