Contract
PROSESİN AMACI | Satın Alınması İstenen Mal Ve Hizmet Alımları İle Bakım-Onarım Yaptırılmasında Şartlara Uygunluğun Sağlanmasında Uygulanacak Usul Ve Esas Adımlarını Belirlemek | ||
KAPSAMI | Genel Sekreterliğimiz Tarafından Yapılan Satın Alma İşlemlerinde Uygulanır | ||
GİRDİLERİ | Satın Alma Talep ve İstek Formları, Talep Yazıları | Çıktıları | Satın alınan ürün/mal, hizmet ve Bakım/Onarım İşi |
KAYNAKLAR | İNSAN Satın Alma Personeli | ÇALIŞMA ORTAMI Üretim ve Hizmet Alanları, Büro | ALTYAPI/MAKİNE-CİHAZ Bilgisayarlar, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS), Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS), Depolar |
ETKİLEDİĞİ PROSES | Tüm Prosesler | ETKİLENDİĞİ PROSES | Tüm Prosesler |
PERFORMANS KRİTERLERİ | Satın Alınan Mal/Hizmet ve Bakım/Onarım İşinin Geri Dönüş Oranı, Malzemelerin Ortalama Temin süresi, Hatalı Satın Alınan Malzeme Kalemi Adedi, Hizmetten Faydalananların Sayısı | ||
KONTROL KRİTERLERİ | 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu, Taşınır Mal Yönetmeliği, Satın alma Bilgileri, Teknik ve İdari Şartnameler, | ||
GÖZ. GEÇİRME PERİYODU | 6 Ay | PROSES HEDEFİ | Satın Alma Şartlarına % 100 Uygunluk |
PROSES SORUMLUSU | Satın Alma Personeli/Komisyonları /Şube Müdürü/Genel Sekreter | ||
Hazırlayan | Onaylayan |
Genel Sekreterlik | Kalite Koordinatörlüğü |
SORUMLU | PROSES AKIŞ PLANI | KONTROL KRİTERLERİ | KAYIT | ONAY |
Satın Alma Memuru | İhtiyaç Listesi Oluşturulur Birimde Veya Bağlı Birimlerde İhtiyacın Doğması Halinde Satın Alma Talebi İncelenerek İhtiyaç Listesi Düzenlenir. | Mevzuat, Ödenek Durumu | ÜBYS | Genel Sekreter |
Satın Alma Memurları, Komisyonları, Harcama Yetkilisi | Onay Belgesi ve Teklif Mektubu Hazırlanır Onay Belgesinde; İşin Tanımı, İşin Niteliği, İşin Miktarı, Varsa Yaklaşık Maliyet, Kullanılabilir Ödenek, Bütçe Tertibi Ve Doğrudan Temin Piyasa Fiyat Araştırması İçin Görevlendirilen Personelin Bulunması Gerekmektedir. Teklif Mektubunda Yapılacak Alım İçin KDV Hariç Fiyat Verilmesi Gerekmektedir. | Mevzuat, Ödenek Durumu | ÜBYS EKAP Giden Evrak, Satın alma dosyası | Gerçekleştirme Görevlisi Harcama Yetkilisi, |
Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri | Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Oluşturulur Teklif Mektupları İncelendikten Sonra, Teklifler Tutanağa İşlenir | Mevzuat, Şartnameler, Teklif Mektubu, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı | Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı | Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri, Harcama Yetkilisi |
Harcama Yetkilisi | Teklif Mektuplarına Göre Geçerli Ve En Düşük Teklifi Veren Firma/Kişiden Alım Yapılır | Mevzuat, Şartnameler, Teklif Mektubu | EKAP, Satın Alma Dosyası | Harcama Yetkilisi |
Hazırlayan | Onaylayan |
Genel Sekreterlik | Kalite Koordinatörlüğü |
Muayene ve Kabul Komisyonu, Taşınır Kayıt Yetkilisi | Mal/Hizmetin Teslim Alınması, Taşınır Kaydı Yapılması Muayene Kabul Komisyonu Tarafından Malzemeler Teslim Alınır. Kabul İşlemi Yapılınca Fatura Düzenlenir. Taşınır Giriş Kaydı Yapılarak, Taşınır İşlem Fişi Düzenlenir. | Mevzuat, Şartnameler, Teklif Mektubu | Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi, Satın Alma Dosyası | Taşınır Kayıt Yetkilisi, |
Satın Alma Memuru, Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi | Ödeme İşleminin Yapılması Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine Göre Ödeme Emri Belgesi Ekleri İle Birlikte Düzenlenerek Harcama Yetkilisinin İmzasına Sunulur. İmzadan Sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe ve Kesin Hesap Raporlama Birimine Teslim Edilerek Ödeme Yapılır. | Mevzuat, Şartnameler, Sözleşme | Satın Alma Dosyası | - |
RİSKLER | • Yeterli piyasa araştırması yapılacak firma/kişi bulunmaması, • Tedarik edilecek mal/hizmetin tamamı teslim alınmadan ödeme yapılması, • İhtiyaç fazlası ürün talebinde bulunulması. |
FIRSATLAR | • Satın alma faaliyetlerinin sistemli bir şekilde EKAP üzerinden yapılıyor olması, • Gerektiğinde sözleşme şartları belirlenerek satın alma yapılması, • Giriş̧ sırasında irsaliye üzerinden kontrollerin yapılması ve satın alma prosedürü tamamlandıktan sonra ödeme emri hazırlanması. • Sayıştay Denetimleri, |
Hazırlayan | Onaylayan |
Genel Sekreterlik | Kalite Koordinatörlüğü |