TEDARİKÇİ AYDINLATMA METNİ

TEDARİKÇİ AYDINLATMA METNİ

1 – VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ HAKKINDA

Dörtyol Ticaret ve Sanayi Odası (bundan böyle ‘Kurum olarak anılacaktır.) olarak 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘Kanun’) kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, hazırladığımız işbu ‘Aydınlatma Metni’ ile Tedarikçilerimize, Kanun’da yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. ve “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. maddesi çerçevesinde; hangi amaçla kişisel verilerin işleneceği, işlenen kişisel verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan diğer haklarla ilgili olarak bilgi vermekteyiz. Tedarikçilere ait kişisel veriler, Kanun uyarınca, “veri sorumlusu” sıfatıyla Xxxxxxxxx tarafından aşağıda belirtildiği kapsamda işlenebilecek ve aktarılabilecektir.

2- İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Kurum, tedarik süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel verileri işlemektedir:

• Müşteri İşlem : Faturalar, Çek Senet Bilgileri

• Kimlik: Xx Xxxxx, İmza, TC Kimlik Numarası, Vergi Kimlik Numarası

• İletişim: Adres, Telefon Numarası, E-Posta Adresi

• Fiziksel Mekan Güvenliği: Kamera Kaydı, Ziyaretçi Giriş Çıkış Kayıtları

• Hukuki İşlem: Dava Dosyaları

• Finans: İban bilgileri

3- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI

Kurumumuz tarafından, Kurum faaliyetleri dolayısıyla Rekabetin Korunması Hakkındaki Kanun, Vergi Kanunları gibi Kurum’umuzun tabi olduğu Rekabet Hukuku ve Vergi Mevzuatı çerçevesinde Rekabet Kurumu, Gelir İdaresi Başkanlığı ve diğer benzeri ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının düzenlemeleri ve gerekse akdettiğimiz sözleşmelere taraf olunması, sözleşmenin ifası nedenleri ile sözlü, yazılı ya da elektronik nitelikteki kişisel veriler toplanmakta ve işlenmektedir. Bu kişisel veriler, Kurumumuzun faaliyet konuları ile ilgili hizmetleri sunabilmek ve hizmetlerin kalitesini arttırabilmek, Kurumumuzun üretim, depolama, satış, pazarlama ve dağıtım gibi faaliyetlerini yerine getirebilmek ve yine Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve benzeri gibi çeşitli yasalardan kaynaklanan bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme gibi yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenecek ve saklanacaktır. Bunlara ilaveten, kişisel veriler, Kurumumuzun nihai noktada müşteri memnuniyeti esası çerçevesinde yürütmekte olduğu tüm ticari ve sınai faaliyetlerinde ürün ve hizmet kalitesini arttırabilmesi amacıyla, tüm satın alma ve tedarikçi portföyü oluşturma süreçlerinden başlayarak, tedarikçi değerlendirme ve satın alma uygulamalarına yönelik tedarik zinciri ve satın alma yönetimi çerçevesindeki çalışmalar, Kurumumuzun ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Kurumumuzun insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçları çerçevesi kapsamında da kullanılabilecektir. Tüm bu süreçte, kişisel veriler, Kanun’un 5. Ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

4- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE AKTARILMA AMACI

Kurum tarafından toplanan kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve işbu dokümanda belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, Kanun’un 8. maddesine uygun olmak suretiyle üçüncü kişi ve kurumlara aktarabilecektir. Kurum faaliyetlerimiz kapsamında verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir. Kişisel verilerinizin aktarılabileceği kişi ve kurumlar hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve hukuken yetkili özel hukuk /

kamu hukuk tüzel kişileri ile ilgili bankalar, şirket ortakları, bağlı ortaklıklar, şirket iştiraklerinden oluşmaktadır.

5- KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ ve HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel veriler, Xxxxxxxxx tarafından yürürlükteki mevzuata uygun bir şekilde yazılı, sözlü ve elektronik ortamda satın alma ve tedarik zinciri yönetiminden sorumlu uzman ve yönetici çalışanlarımız, teknik ekipte bu konuyla görevlendirilmiş ve yetkilendirilmiş uzmanlarımız, insan kaynakları ve personel yönetimi uygulamalarından sorumlu uzman ve yöneticilerimiz, iş ortaklarımız ve Kurum’imiz ile sözleşme ilişkisi bulunan ve bu nitelikteki görevle yetkilendirilmiş olan çeşitli kanallar aracılığıyla toplanabilir. Kişisel veriler, ticari faaliyetlerimizi yürütmek ve Kurumumuzin sürekliliğini sağlamak amacıyla gerçekleştirdiğimiz çalışmaların dayandığı farklı hukuki nedenlerle toplanmaktadır. Bu hukuki nedenler çeşitli vergi yasalarından, ticaret hukuku düzenlemelerinden ve sair yasal yükümlülüklerden kaynaklanmaktadır. Bu hukuki sebeplerle toplanan veriler Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilecek ve aktarılabilecektir.

6- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ ve İMHASI

İşbu Aydınlatma Metni’nde anılan kanallar vasıtasıyla Kurum’imiz ile paylaşılmış olunan kişisel veriler, Kurum ile olan iş/ticari ilişki süresince ve sona ermesinden itibaren TBK madde 146 ile TTK madde 82 uyarınca 10 yıl saklanmaktadır. Saklama süresinin bitiminden itibaren ilgili kişinin talebi üzerine re’sen veya ilk haziran ya da aralık ayında Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenen usullere göre imha edilmektedir.

7- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVKK’NIN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahipleri;

1-) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2-) Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3-)Kişisel verilerin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4-) Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5-) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

6-) KVKK 7. Maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesini isteme,

7-) (5) ve (6) numaralı bentler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

8 -) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9-) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın

giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

8- VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU YÖNTEMİ

Tedarikçilerimiz ilgili kişi olarak, kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanmak için öncelikle veri sorumlusuna başvurmak zorundadırlar. Kanunun 14’üncü maddesine göre Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na doğrudan şikâyette bulunulamaz. İlgili kişi, kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanmak için öncelikle veri sorumlusu sıfatıyla şirketimize başvurmak zorundadır. Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVKK’nın 13. Maddesinin 2. Fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanacaktır. Yanıtlarımız KVKK’nın 13. Maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi halinde, Kurumumuz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

Bu çerçevede Kurumumuza başvurunuzu açık, anlaşır bir şekilde kimlik ve adres bilgilerini ekleyerek;

• “Numune Evler Mah., Xxxx Xxxxxx Cad. No:8, 31600 Dörtyol/Hatay” adresimize bizzat yazılı ve ıslak imzalı olarak teslim etmek suretiyle veya Noter aracılığı ile göndermek suretiyle,

• xxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx mail adresimize güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalamak suretiyle yapabilirsiniz.

Başvuru yapılırken uyulması gereken usul ve esaslar hakkındaki daha detaylı bilgiye Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” ile ulaşabilirsiniz.