IEEE İTÜ Öğrenci Kolu Kulübü İşleyiş

Rehberi

A. İsim ve Adres

Bu organizasyon “Institute of Electrical and Electronics Engineering İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrenci Kolu Kulübü” veya kısaca “IEEE İTÜ Öğrenci Kolu Kulübü” olarak adlandırılmış olup, “İTÜ Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx – Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx/Xxxxxxxx” adresinde faaliyet gösteren bir öğrenci kulübüdür (bundan sonra “Kulüp ”olarak anılacaktır.).

Bu isim ile İstanbul Teknik Üniversitesi, İTÜ Kulüpler Birliği ve IEEE Turkey Section’a bağlı olarak çalışmalarını sürdürmektedir.

B. Amaç

IEEE İTÜ Öğrenci Kolu, mesleki kariyer bilinci oluşturmak, üniversiteyi iş dünyasına tanıtmak, üniversite öğrencilerinin iş dünyasında faaliyet gösteren

şirketlerle iletişim kurmasını sağlamak, üniversite öğrencilerinin teknik gelişimine katkıda bulunmak ve dünyada gelişen teknolojiden haberdar olmalarını sağlamak amacıyla etkinlikler ve projeler organize eden bir öğrenci kulübüdür.

1. Misyon

IEEE İTÜ üyelerinin ve kulübün etkileşim içinde olduğu bireylerin araştırmacı, liderlik becerilerine sahip, paylaşımcı, kendine güvenen, girişimci ve mesleklerinde teknik ve sosyal açıdan fark yaratan bireyler olmalarını sağlamak.

2. Vizyon

• İTÜ’de tüm öğrenciler tarafından en çok bilinen öğrenci kulübü olmak,

• IEEE Türkiye yapısında lider öğrenci kulübü haline gelmek,

• Yıl içerisinde yaptığı akademik çalışmalar ve teknik projeler ile adından söz etxxxxxx,

• Yenilikçi önerilerimiz ve iş disiplinimiz sayesinde Türkiye’de ve Dünya’da şirketlerin çalışmalarında tercih ettiği gözde bir öğrenci kulübü olmak.

C. Üyelik

1. Üye olma

İTÜ öğrencisi olan herkes kulübe üye olabilir. IEEE İTÜ komite ve

takımlarında çalışmaya gönüllü olmak üyelik için yeter koşuldur. Kulübe üye olmak için;

✓ IEEE İTÜ sitesindeki üyelik formunu doldurarak ve komite toplantılarından en az birine katılarak, komitenin mail ve Facebook gruplarına kabul edilmesi ile üyeliğe kabul işlemi tamamlanır.

Kulübe üye olan herkes kulüp tüzüğünü kabul etmiş sayılır.

2. Üyelikten çıkma ve çıkarılma

Kulüp üyeleri kulüp çatısı altındaki faaliyetlerini devam ettirmeme

isteğinde bulunmakta özgürdür. Kulüpte görevi olan üyeler xxxxxxxxx@xxxxx.xxx veya güncel yönetim kurulu mail adresine istifa mektuplarını gönderir. Yönetim Kurulu, istifaları Xxxxx Xxxxx ile paylaşmakla yükümlüdür.

İdari Kurul üyelerinden birinin görevinden ayrılması halinde, yerine geçecek kişiyi; ilgili komitenin Yönetim Kurulu, temsilcilik göreviyse Yönetim Kurulu tarafından bir üye önerilir ve İdari Kurulda onaya sunulur.

Yönetim Kurulu üyelerinden birinin görevlerinden ayrılması durumunda bu göreve Yönetim Kurulu tarafından bir önceki sene İdari Kurul görevi yapmış veya mevcut senede İdari Kurul görevi yapmakta olan uygun bir üye aday gösterilir.

Yönetim Kurulu Başkanı’nın görevi bırakması ve görevinden alınması halinde yönetim feshedilir ve yeniden seçimler yapılır. Bu durumda seçimin denetimi Denetleme Kurulu tarafından gerçekleştirilir. Denetleme Kurulu’ndan

Yönetim Kurulu’na aday çıkması halinde aday olan kişi ya da kişiler seçim sürecini yönetemez.

Kulüp üyelerinden birinin ihracına İdari Kurul’da karar verilir. Bir üye hakkında ihraç isteminde bulunan üye gerekçelerini ve isteğini Yönetim Kurulu’na bildirir. Bu istem Yönetim Kurulu tarafından gündem maddesi olarak İdari Kurul üyelerine önceden bildirilmelidir. Bir üye hakkında ihraç isteminde bulunan üye gerekçelerini belirtir. İhracı istenen üye idari kurula savunmasını yapmak üzere davet edilir. Savunmasını yapan üye hakkında İdari Kurul üyelerinin %70inin ihraç yönünde oy kullanması ihraç kararı için yeterlidir. Bu durumda Yönetim Kurulu kulüpten ihraç edilen üyeyi Kulüpler Birliği’ne bildirmekle yükümlüdür.

Kulüp Organları ve Görevleri maddesinde yer alan birinin görevinden alınması istemi Yönetim Kurulu’na bildirilir. Yönetim Kurulu ve İdari Kurul’da yer alan komite yönetimi oy çokluğuyla bir üyeyi görevinden alabilir.

D. Kulüp Organları ve Görevleri

1. Yönetim Kurulu

Kulüp başkanı, başkan yardımcıları, xxxxxx ve genel sekreterin katılımı ile oluşan kuruldur.

Yönetim Kurulu toplantıları 2 haftada bir en az 1 kere yapılmak zorundadır. Bu toplantılara kulüp başkanı başkanlık eder. Tüm YK üyeleri toplantıya bu şekilde

hazırlıklı gelmek zorundadır. Yönetim Kurulu toplantısı diğer üyelere kapalı olmakla beraber, gereken durumlarda ekstra katılımcı davet edilebilir.

Yönetim Kurulu, İdari Kurul’a 2 ayda bir rapor sunmakla yükümlüdür.

Yönetim kuruluna ait olan xxxxxxx@xxxxx.xxx, bütün mail gruplarının sahibidir.

a. Yönetim Kurulu Başkanı

IEEE İTÜ Öğrenci Kolu’nda en kıdemli pozisyondur. Temel görevi koordinasyonu sağlayarak işlerin düzenli ve planlı gitmesini sağlamaktır.

Kulüp adına hazırlanmış her belgede imza yetkisi bulunur. IEEE İTÜ

mail gruplarının tamamının yöneticisidir. Mail gruplarını düzenlemek amacı ile bir görevli atayabilir. Yönetim Kurulu daimi üyesidir.

Yönetim Kurulu Başkanlığı’na aday olunabilmesi için 1 yıl yönetim kurulu üyeliği yapılmış olması gerekir. Görev süresi 1 (bir) yıldır ve her sene öğretim yılı sonunda seçimi yapılır. Görevler;

• Koordinasyonu sağlamak,

• Yönetim kurulu toplantılarına başkanlık etmek,

• İdari kurul toplantılarına başkanlık etmek,

• IEEE Türkiye öğrenci kolları toplantılarına aktif katılım göstermek,

• Xxxxxxxx birlikte mali gider planını ayarlamak.

• Dış işlerden sorumlu başkan yardımcısı ile birlikte mali gelirlerin denetlenmek.

• Uluslararası IEEE, IEEE Türkiye ve Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile ilgili yazışma ve raporlamaları yapmak (Raporlar: Student Branch Annual Report, Officer Report, Annual Plan, IEEE Global Ödülleri Başvuruları, Yönetim Kurulu Değişim Belgesi, Yıllık Plan ve Yıllık Rapor)

• Görev süresi başında tüm İdari Kurul’u IEEE Türkiye Öğrenci Kolları mail grubuna eklemek ve görev süresi sonunda yeni yönetimi IEEE Türkiye Öğrenci Kolları mail grubuna bildirmek.

Başkan, bu görevlerin haricinde çeşitli alt komitelerin denetçisi olabilir.

b. Dış İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı

IEEE İTÜ Öğrenci Kolunda genel koordinasyonun sağlanmasında Yönetim Kurulu Başkanıyla beraber çalışır. IEEE İTÜ mail gruplarında “yönetici” olarak çalışır. Yönetim Kurulu daimi üyesidir. Xxxxx adına hazırlanmış her belgede imza

yetkisi bulunur. Başkan yardımcılığı seçimleri her öğretim yılının sonunda yapılır ve adayların bir yıllık idari kurul tecrübesine sahip olması gerekir.

Görevler;

• Sponsorluk sözleşmelerinin Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü süreci ile ilgili olan ilişkileri yürütmek,

• Sponsorluk Sözleşmeleri sponsor olunan etkinlik koordinatörü veya komite başkanı ile birlikte hazırlayıp onaylamak,

• Kulübün gelirlerini kontrol etmek,

• Kulübün gelir-gider koordinasyonunda saymanla birlikte çalışmak,

• Kulüp etkinliği olmayıp, kulübe dışarıdan gelen etkinlikleri kabul etmek ve gerekli komitelere yönlendirmek,

• Sponsorluk dokümanlarının ve mail gruplarının düzenlenmesi, etkinlik koordinatörleriyle birlikte hazırlanması, bir sonraki seneye aktarımının yapılmasını sağlamak,

• Her sponsorlu etkinliğe sponsor bulunması konusunda İdari Kurul üyeleriyle iletişim halinde olmak.

• Proje dosyalarının hazırlanması konusunda idari kurula yardımcı olmak ve proje dosyalarını onaylamak,

• Sene içerisinde düzenlenecek olan tüm etkinlikleri anlatan 3-4 sayfalık bir doküman hazırlamak,

• Xxxxx Yönetimi Ekibi’nin denetlenmesinden sorumlu olmak.

Başkan Yardımcısı bu görevlerin haricinde çeşitli alt komitelerin denetçisi olabilir.

c. İç İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı

yetkisi bulunur. Başkan yardımcılığı seçimleri her öğretim yılının sonunda yapılır ve adayların bir yıllık idari kurul tecrübesine sahip olması gerekir.

Görevler;

• Etkinlik takviminin oluşturulması sürecinde koordinatörlerle birlikte rol almak, aksaklıkların farkına varmak ve düzenli olarak 2 ayda bir kontrolünü yapmak,

• Teknik projelerin gelişmesini sağlamak ve teşvik etmek,

• Teknik anlamda da komiteler arası iletişimi sağlamak,

• Sosyal Etkinlik Takım Lideri’ni denetlemek,

• ITK koordinatörü ile birlikte etkinliğin hazırlanmasından sorumlu olmak.

Başkan Yardımcısı bu görevlerin haricinde çeşitli alt komitelerin denetçisi olabilir.

d. Genel Sekreter

IEEE İTÜ Genel Sekreteri kulüp içerisindeki dökümantasyondan sorumludur.

IEEE İTÜ mail gruplarında “yönetici” olarak çalışır. Yönetim kurulunun daimi üyesidir. Kulüp adına hazırlanmış her belgede imza yetkisi bulunur. Genel Sekreterlik seçimleri her öğretim yılının sonunda yapılır ve adayların bir yıllık idari kurul

tecrübesine sahip olması gerekir.

Görevler;

• Uluslararası IEEE, IEEE Türkiye ve Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile ilgili yazışmaları yapmak ve raporlamalar için gerekli belgelerin temininde yardımcı olmak, (Raporlar: Student Branch Annual Report, Officer Report, Annual

Plan, IEEE Global Ödülleri Başvuruları, Yönetim Kurulu Değişim Belgesi, Yıllık Plan

ve Yıllık Rapor)

• Yönetim Kurulu, İdari Kurul ve komite toplantı tutanaklarının bulunacağı bir klasör oluşturmak ve bu klasörün güncel tutulmasını sağlamak,

• İdari Kurul toplantısından 1 gün önce gündem maddelerini idari kurul mail grubunda paylaşmak,

• Yönetim ve idari kurul toplantı tutanaklarını düzenlemek, 1 gün içinde idari kurul üyeleri ile internet üzerinde paylaşmak,

• Kulüple ilgili bütün raporları dönemlik olarak internet ortamında paylaşmak,

• Kulüp defterlerini tutmak,

• Komite sekreterlerini eğiterek, sınıf ve etkinlik izinlerinin kendi denetimiyle alınmasını sağlamak

• Kulüp içerisindeki her türlü raporlamanın zamanında yapılmasını

sağlamak.

Sekreter aşağıda belirtilen belge ve defterleri tutmak ve istendiğinde Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü’ne sunmakla yükümlüdür.

a. Üye Kayıt Defteri: Üye isimlerinin ve bilgilerinin bulunduğu defterdir.

b. Kulüp Karar Defteri: Yönetim Kurulu ve genel kurul tarafından alınan kararların bulunduğu defterdir.

c. Demirbaş Defteri: Kulübün demirbaş eşyasının kaydını içerir. Yeni satın alınan eşyanın; satın alınma tarihinden en geç on beş gün içerisinde gereği için, Kültür ve Sanat Birliği’nden demirbaş eşya numarası alındıktan sonra bu deftere kaydedilmesi zorunludur.

d. Gelen – Giden Evrak Defteri: Kulüp akademik yıl içerisinde yapmış oldukları etkinliklerle ilgili belgeleri gelen-giden evrak defterine kaydederler. Bu defter kulübün faaliyetleri ile ilgili belgelerin birer kopyasından oluşur.

Genel Sekreter bu görevlerin haricinde çeşitli alt komitelerin denetçisi olabilir.

e. Sayman

IEEE İTÜ Öğrenci Kolu Saymanı kulübün tüm gelir ve giderlerini elinde

tutar. IEEE İTÜ mail gruplarında “yönetici” olarak çalışır. Yönetim kurulunun daimi üyesidir. Kulüp adına hazırlanmış her belgede imza yetkisi bulunur. Sayman kulübü kendi hatasından dolayı zarara uğrattığında bu zararı karşılamakla yükümlüdür.

Saymanlık seçimleri her öğretim yılının sonunda yapılır ve adayların bir yıllık İdari Kurul tecrübesine sahip olması gerekir.

Xxxxxx seçilecek kişinin yıl içerisindeki fatura, fiş, sözleşme gibi resmi evrakı takip edebilecek şekilde düzenli çalışma prensibine sahip olması beklenir.

Görevler;

• Kulübün tüm gelir-giderlerini içeren mali dökümanı oluşturmak ve bu bilgileri güncel tutarak internet ortamında muhafaza etmek,

• Gelir-gider dökümanını 2 ayda bir komite başkanları ile paylaşmak,

• Sene başında komite başkanlarından komite harcamalarına dair komite bütçe planı toplamak,

• Mali konularda Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ve SKS ile ilişkileri sağlamak

• Kulübün teknik projeleri için bütçeden belirli bir miktar pay ayırmakla yükümlülük,

• Kulübün gelir-gider koordinasyonunda dış ilişkilerden sorumlu başkan yardımcısı ile birlikte çalımak,

• Komitelerden aylık harcama raporu almak ve bunu Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü’ne sunmak ve paranın çıkışını sağlamak

• Kasadaki paranın kullanım önceliğini başkanla birlikte ayarlamak ve yapılan her harcamadan önce bilgi sahibi olarak gerekli olanları onaylamak

Sayman bu görevlerin haricinde çeşitli alt komitelerin denetçisi olabilir.

2. İdari Kurul

IEEE İTÜ İdari Kurulu; aşağıda maddeler ile belirtilen üyelerden oluşur. Ayrıca yeni idari kurul görevleri İdari kurul tarafından oylanır. %70 oy çokluğu sağlandığında yapıya eklenir.

Tüm İdari Kurul üyelerinin geçerli bir sebep belirtilmediği sürece Global IEEE ve varsa komite Global IEEE üyeliğinin aktif olması gerekmektedir.

Tüm İdari Kurul üyeleri gerektiği durumlarda İç İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı’nın görevlendirmesi üzerine IEEE İTÜ Teknoloji Konferansı etkinlik sürecinde görev almakla yükümlüdür.

İdari Kurul toplantıları her haftanın Pazartesi günü yapılmak zorundadır. Bu

toplantılara kulüp başkanı başkanlık eder. Genel Sekreter, toplantı gündem maddelerini toplantıdan 1 gün önce duyurur ve İK üyeleri kendi gündem maddelerini de ekler. Tüm İK üyeleri önceden belirlenen bu maddelere hazırlıklı gelmek zorundadır.

İdari Kurul toplantısı tüm üyelere açıktır. İdari kurul üyeleri aşağıdaki gibidir.

a. Yönetim Kurulu

• Başkan

• İç İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı

• Dış İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı

• Genel Sekreter

• Sayman

b. Communications Society (ComSoc)

Komite başkanı önderliğinde aşağıdaki görevleri gerçekleştirir.

✓ Haberleşme sektöründe projelerin araştırılması ve uygulamaya dönüştürülmesi,

✓ Haberleşme ve bilişim teknolojilerinin takip edilmesi, üyelere ve öğrencilere duyurulması,

✓ Dönem içerisinde en az 1 teknik gezi ve 1 seminer düzenlenip eğitim verilmesi.

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

• Başkan Yardımcısı

✓ Teknik işler, eğitim, proje ve teknik gezilerden sorumludur.

✓ Elektronik ve Haberleşme Paneli’nden ve Operator Business etkinliğinin denetiminden sorumludur.

• Başkan Yardımcısı

✓ Communications Week etkinliğinden sorumludur.

✓ İç etkinliklerin düzenlenmesini sağlar.

✓ Sponsorluktan sorumludur.

Komite, başkan ve başkan yardımcıları ile birlikte İdari Kurul’da temsil edilir. Bunun dışında komite içinden sekreter, Operator Business Koordinatörü ve

Elektronik ve Haberleşme Paneli Koordinatörü seçilecektir.

c. Computer Society (CS)

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

• Başkan Yardımcısı

✓ Sponsorluktan sorumludur.

✓ Teknik gezi ve kariyer etkinliklerinden sorumludur.

• Başkan Yardımcısı

✓ Teknik işler, eğitimler ve projelerden sorumludur.

✓ Her dönem en az 1 proje yapılması ve eğitim düzenlenmesi konusunda çalışır.

✓ Yarışma katılımlarından sorumludur.

Komite, başkan ve başkan yardımcıları ile İdari Kurul’da temsil edilir. Bunun dışında komite içinden sekreter, Yazılım Maratonu Koordinatörü ve CS101 Koordinatörü seçilecektir.

d. EESTEC LC Istanbul Komitesi

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

• Sayman

✓ Sponsorluktan sorumludur.

• Sekreter

✓ Komitenin dokümantasyonundan sorumludur.

• Başkan Yardımcısı

✓ Komite içi işleyişten ve motivasyondan sorumludur.

• İletişim Sorumlusu

✓ EESTEC Uluslararası ile iletişimden sorumludur.

Komite; başkan, sekreter, sayman, başkan yardımcısı ve iletişim sorumlusu ile birlikte idari kurulda temsil edilir.

e. Laboratuvar Komitesi

Komite başkanı önderliğinde aşağıdaki görevleri gerçekleştirir.

✓ Sene içerisinde en az 1 yarışmaya katılmak,

✓ Eğitimlerin düzenlenmesi.

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

✓ Projelerden sorumludur ve denetimini yapar.

✓ Komitenin hem kendi içinde hem de diğer komitelerle kaynaşmasını sağlar.

• Başkan Yardımcısı

✓ Projeler için gerekli olan malzemelerin alımından ve evrak işlerinden sorumludur.

✓ İç etkinliklerden ve her dönem en az bir tane teknik gezi düzenlemekten sorumludur.

Komite, başkan ve başkan yardımcısı ile İdari Kurul’da temsil edilir. Bunun dışında komite içinden sekreter seçilecektir.

f. Technology and Engineering Management Society (TEMS)

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

• Başkan Yardımcısı

✓ İKZ, BFK ve CEO ile Çay Sohbetleri etkinliklerinden ve eğitimlerden sorumludur.

✓ İTÜ Çekirdek, Ginova ve diğer okulların kuluçka merkezleriyle iletişim halinde olup eğitim ve seminer düzenlemekle sorumludur.

Komite, başkan ve başkan yardımcısı ile İdari Kurul’da temsil edilir. Bunun dışında komite içerisinden sekreter seçilecektir.

g. Women In Engineering Affinity Group(WiE)

Komite başkanı önderliğinde aşağıdaki görevleri gerçekleştirir.

✓ Kadınların kariyer ve kişisel gelişimlerine katkı sağlamak ve aynı misyondaki oluşumları takip etmek

✓ Kadınları bilim ve mühendislik alanlarında temsil etmek, bu alanda çalışma bilincini artırmak ve teşvik etmek.

✓ WIE misyonunda yer alan teknik anlamda bir etkinlik düzenlemek veya katılmak yönetim kurulunun inisiyatifinde olacaktır.

• Başkan

✓ Komite içerisinde genel yönetim, motivasyon ve koordinasyonu sağlar.

• Başkan Yardımcısı

✓ Dış topluluklar ile ilişkilerden sorumludur.

✓ Bir Fincan Kariyer etkinliğinden sorumludur.

✓ Sponsorluktan sorumludur.

Komite, başkan ve başkan yardımcıları ile İdari Kurul’da temsil edilir.

Bunun dışında komite içerisinden sekreter seçilecektir

h. IEEE İTÜ Teknoloji Konferansı Koordinatörü

✓ Etkinlik için gerekli ekibin oluşturulmasından ve bu ekibin denetiminden sorumludur.

✓ Düzenli olarak İdari Kurul’a raporlama yapmakla yükümlüdür.

✓ İç İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı’nın denetiminde çalışır.

✓ Etkinlik organizasyon süreci boyunca komite ve ekiplerle iletişimde kalmalıdır.

✓ Seçilecek koordinatör önceki sene etkinlik ekibinde görev almış veya İdari Kurul üyeliği yapmış olmalıdır.

i. Marka Yönetimi Ekibi

• Tanıtım Ekip Lideri

✓ Kulübün internet ortamında kurumsallığını sağlar.

✓ Kulübün sosyal medya hesaplarının kullanımını denetler.

✓ Kulübün mail adresleri ve mail gruplarının kontrolünü sağlar.

✓ Kulüp sosyal medya hesaplarına gelen gerekli görülen mail ve mesajları Dış İşlerden Sorumlu Başkan Yardımcısı’na iletir.

✓ Kulüp arşivinin kontrolünü sağlar.

✓ Derginin genel koordinatörüdür.

✓ Komite tanıtım görevlilerinden ve gönüllülerden oluşan ekibin ekip lideridir.

✓ Kulüp web sitesinin içeriğinden sorumludur.

• Tasarım Ekip Lideri

✓ Kulübün bütün tasarımlarından sorumludur.

✓ Komite tasarım görevlilerinden ve gönüllülerden oluşan ekibin lideridir.

✓ Tasarım eğitimlerinin düzenlenmesinden sorumludur.

Ekip; iki lider ile Xxxxx Xxxxxxx temsil edilir.

j. Sosyal Etkinlik Takım Lideri

✓ Komiteler arası koordinasyonu ve kaynaşmayı sağlamak,

✓ Komiteler arası etkinliklerin düzenlenmesine teşvik etmek,

✓ Balodan sorumlu olmak,

✓ ITKK temsilcisi olmak,

k. Sosyal Sorumluluk Projeleri Temsilcisi

✓ IEEE İTÜ ve ITKK çerçevesinde IEEE Global ve IEEE Türkiye’nin belirlediği şekillerde mühendislik ve bilim alanında bilinçlendirme amacı altında sosyal sorumluluk projeleri gerçekleştirmek,

✓ IEEE İTÜ bünyesinde bulunan komitelerin aktif üyelerinden bir ekip oluşturmak ve bu ekibi yönetmek,

✓ IEEE Türkiye SSP ile IEEE İTÜ arasında köprü kurup aktif ilişkiler sağlamak.

3. Kulüp Denetleme Kurulu

✓ Devam eden senenin başkanının istifası halinde olağanüstü seçimleri Denetleme Kurulu yönetir. Denetleme Kurulu’ndan Yönetim Kurulu’na aday çıkması halinde aday olan kişi ya da kişiler seçim sürecini yönetemez.

✓ Denetleme Kurulu yapı toplantısı, dönem arası yapı toplantısı, feedback toplantısı ve Yönetim Kurulu seçimlerini yönetir.

✓ Tüzüğün düzgün işlenmesi için tüm kulübü denetlemek, Denetleme Kurulu’nun sorumluluğundadır.

✓ İdari Kurul düzeyinde çözülemeyen durumların denetimi, değerlendirmesi ve çözüme ulaşmasında görevlidir.

4. Yapı Toplantısı

Her yıl adaylıkların açılmasından önceki hafta sonu yapılır.

İdari Kurul üyelerinden ve Yönetim Kurulu’nun seçtiği üyelerden

oluşur.

İzleyicilerin toplantıya üyesi olarak katıldığı komite işleyişi tartışılırken

söz hakkı vardır.

Kulüp işleyiş rehberindeki değişiklikleri ve kulüp yapısını her akademik yılın sonunda, bir sonraki akademik yıl için seçer.

İdari kurul üyelerinin %70 çoğunluğunun katılımının sağlanmadığı yapı toplantısı geçerli sayılmaz.

E. Adaylık ve Seçim

1. Aday olma koşulları

Bir üyenin komite içi görevlerine aday olabilmesi için, komitede ilk geldiği toplantıdan sonra %70 oranında devam zorunluluğunu sağlaması gerekmektedir.

Ayrıca üyelik en geç seçimlerden 5 önceki toplantıda başlamış olmak zorundadır.

Yönetim kurulundaki herhangi bir göreve (başkanlık hariç) aday olabilmek için, halen İdari Kurul üyesi olma zorunluluğu bulunmaktadır. Yönetim Kurulu adaylarının aktif IEEE üyesi olması zorunludur.

Yönetim kurulu başkanlığına aday olabilmek için o yılın Yönetim Kurulunda bir yıl üyelik yapmış olmak zorunludur. Yönetim Kurulu Başkanı adaylarının aktif IEEE üyesi olması zorunludur. Yönetim Kurulu’ndan başkanlığa aday çıkmaması

halinde 2. turdan itibaren, çıkan adayların seçilememesi durumunda 3. turdan itibaren

halen görevde olan komite başkanları ve Denetleme Kurulu’nun oybirliğini alma koşulu ile İdari Kurul üyeleri de aday olabilir.

Denetleme Kurulu’na en az ikisi önceki dönem Yönetim Kurulu’nda görev almış olan en az 3, en fazla 5 kişilik takımlar ekip halinde aday olabilir. Aday olan ekipler Xxxxx Xxxxx tarafından oylanır.

2. Seçim Süreci

Geçersiz oy: Oy işleme dışındaki (oy için ayrılan alan dışında karalama yapmak, herhangi bir seçenek için işaretleme yapmamak, birden fazla seçim için işaretleme yapmak, bütünlüğüne zarar verilmiş olan oy pusulasını kullanmak, paraflanmamış olan oy pusulasını kullanmak) oylar geçersiz oy olarak tanımlanacaktır.

Geçersiz oylar yüzdeye dahil edilmez.

a. Komite içi seçimler

Komite içi seçimlerde oy kullanabilmek için, komiteye katılınan ilk

toplantıdan itibaren %70 (EESTEC LC Istanbul Komitesi %60) devam koşulunu sağlamış olmak gereklidir. Ayrıca üyelik en geç seçimlerden 5 önceki toplantıda başlamış olmak zorundadır. Bu koşulun demokrasiyi sağlamadığı durumlarda

inisiyatif Yönetim Kurulu’na aittir.

Komite içi seçimler komiteden seçilecek iki sayman ve bir Yönetim Kurulu üyesi gözetiminde “kapalı oy, xxxx xxxxx” ilkesiyle yapılır.

Birden çok aday bulunan durumlarda oyların çoğuna sahip olan aday seçilir.

Geçerli olan oyların %70’inin herhangi bir aday için tercih belirtmediği durumda seçim bir sonraki tura kalır. Tek aday olan durumlarda, adayın seçilebilmesi için geçerli olan oyların %70’nin adayın seçilmesi yönünde kullanılması gerekir. % 70’in altındaysa seçimler bir sonraki tura kalır.

Komitelerde seçilen adaylar bir sonraki İdari Kurul toplantısında güvenoyu alarak, göreve resmen başlamış olurlar. Güvenoyu için %70’in üzerinde oy alınması gerekir. Güvenoyunun alınmadığı görevler için yeniden seçim yapılır. Güven oyu “kapalı oy, xxxx xxxxx” ilkesiyle yapılır.

Seçimlerin geçerli olabilmesi için adaylara verilen oyların toplamı, pusula sayısının en az %70’i olmak zorundadır.

b. Yönetim Kurulu Üyelerinin Seçimi

Yönetim kurulundaki herhangi bir göreve (başkanlık hariç) aday olabilmek için, halen İdari Kurul üyesi olma ve İdari Kurul toplantılarının %70’ine devam gösterme zorunluluğu bulunmaktadır.

Seçimler idari Kurulda “kapalı oy, xxxx xxxxx” ilkesiyle, İdari Kuruldan seçilecek iki sayman ve bir Yönetim Kurulu üyesi gözetiminde yapılır.

Bu seçimde oy kullanabilmek için İdari Kurul üyesi olmak zorunludur.

Birden çok aday bulunan durumlarda oyların çoğuna sahip olan aday seçilir.

Seçilen kişiler onaylanmaz ise seçim tekrardan açılır.

c. Yönetim Kurulu Başkanı

Yönetim kurulu başkanlığına aday olabilmek için o yılın Yönetim Kurulu’nda bir yıl üyelik yapmış olmak zorunludur.

Seçimler idari Kurulda “kapalı oy, xxxx xxxxx” ilkesiyle, İdari Kuruldan seçilecek iki sayman ve bir Yönetim Kurulu üyesi gözetiminde yapılır.

Bu seçimde oy kullanabilmek için İdari Kurul üyesi olmak ve İdari Kurul toplantılarının %70’ine devam göstermek zorunludur.

Birden çok aday bulunan durumlarda oyların çoğuna sahip olan aday seçilir.

F. Kurum ve Kuruluşlarla İlişkiler

Aşağıda belirtilen kurum ve kuruluşlarla ilişkiler ve yapılması gereken görevler, yönetim kurulunun sorumluluğundadır ve inisiyatifindedir.

1. Uluslararası IEEE ile İlişkiler

Uluslararası IEEE ve R8 ile ilişkiler:

• IEEE tarafından düzenlenen toplantı, seminer, yarışma ve konferansların takibi ve duyurulması,

• IEEE Global ödüllerine katılım,

• IEEE’ye yıllık raporlama ve kulübün aktifliğinin korunması

• Hibe Programlarına katılım

2. IEEE Türkiye ile İlişkiler

IEEE Türkiye ile ilişkiler:

• IEEE Türkiye yapısı ve Öğrenci Kolları tarafından düzenlenen toplantı, seminer, yarışma ve konferansların takibi ve duyurulması,

• SBTR mail grubunun ve IEEE Türkiye sosyal kanalların takibi

• Kongre ve Kurultaylara katılım ve katılacak üyelerin seçimi

• ITKK Projesi kapsamında seçilecek Kardeş Kollar

• Marmara Bölge Toplantılarına Katılım

3. Rektörlükle İlişkiler

İTÜ Rektörlüğü ile ilişkiler:

• Her eğitim-öğretim yılı başında ziyaret edilerek etkinliklerden ve kulüpten haberdar edilmesi

• Gerekli birimler ve ofislerle iletişimde kalınarak kulüp faydasının gözetilmesi

4. İTÜ Kulüpler Birliği ve Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile İlişkiler

İTÜ Kulüpler Birliği ve Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile ilişkiler:

• Bütün duyuruların takip edilmesi ve gerekli olanlarının duyurulması

• Gerekli tarihlerde istenen belgelerin teslimi

• KSB Kulüpler Seminerine düzenli katılımın sağlanması

• Bütün etkinlik izin ve sözleşmelerinin onaylatılması

F. Mali Konular

IEEE İTÜ üyelerinden hiçbir üyelik ücreti almaz. Bütün gelirleri etkinlik sponsorluklarından oluşur.

Kulüp gelirleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (SKS Özel Bütçe Hesabı) Vakıfbank Maslak Şubesi Şube Kodu: 401 IBAN No: TR07 0001 5001 5800 7296

8556 62 adresine yatırılır.

Bu hesapta bulunan paranın harcanma takvimi, borçların ödenmesi ve bütçenin düzenlenmesiyle sayman sorumludur.

H. Kulüp İç İşleyişi

1. Komiteler

IEEE İTÜ komiteleri belirlenen gün ve saatlerde toplantılarını, haftalık olarak gerçekleştirir. ( özel durumlarda saatlerde değişiklikler yapılabilir.)

•	ComSoc	Salı Günleri
•	WIE	Salı Günleri
•	Laboratuvar Komitesi	Çarşamba Günleri
•	Computer Society	Çarşamba Günleri

•	EESTEC LC İstanbul	Perşembe Günleri
•	TEMS	Çarşamba Günleri
•

2. Raporlama

Her komite Yönetim Kurulu inisiyatifince belirlenen aralıklarla Yönetim Kurulu’na yazılı veya sözlü olarak rapor bildirmekle görevlidir. Bunun için kendisine bağlı olduğu koordinatörlerinden rapor toplamakla ve bunları düzenleyip göndermekle görevlidir.

Yazılı olan raporlamalar IEEE İTÜ Antetli Kâğıdına, Times New Roman 12 Font ile yazılır. PDF formatında İdari Kurul mail grubuna atılır.

3. Etkinlik Onaylama Sistemi

Küçük, tek günlük kulübe ait etkinlikler, iç ilişkiler başkan yardımcısının izniyle gerçekleşir. Bu etkinlikler yapılmadan en az bir hafta önce başkan yardımcısına bildirilmelidir.

Büyük etkinlikler için, sponsorluk dosyası ve deadline takvimi ile bahar dönemi sonuna kadar Yönetim Kuruluna sunulur. Onaylandığı takdirde etkinlik yapılır.

4. Kulüp Odası Kullanımı

Kulüp odasının temizliği, tertip ve düzeninin denetlenmesinden Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı sorumludur. Bu amaçla Başkan yardımcısı odanın kullanımına ilişkin kurallar

koymakta özgürdür. Kulüp odasında gerçekleşecek komite toplantılarında kulüp odası komite başkanının sorumluluğundadır.

Kulüp odasında bulunan kilitli dolapların anahtarları başkan ve başkan yardımcısında bulunur. Odada genel sekreter ve saymana ait birer çekmece bulunur. Diğer çekmeceler idari kurul üyeleri tarafından paylaşılır.

Komiteler iç işlerden sorumlu başkan yardımcısından onay almak koşuluyla aralarında anlaşarak toplantıları için Kulüp Odasını kullanmakta özgürdür. Ancak her toplantı sonrası kulüp odasını temiz ve düzenli bırakmak yine komitenin İdari Kurul üyelerinin sorumluluğundadır.

Kulüp odasında kulüp odası kuralları yer alacaktır ve bu kurallara uyulması zorunludur.

Kulüp odasında çöp bırakanlar ve düzeni bozanlar hakkında kulüp yönetimi cezai yaptırım uygulayabilir.

5. Üye Motivasyonu ve Tecrübe Aktarımları

Okulun açıldığı 2. Hafta yapılan Kulüpler Festivali’nde kulüp ve bütün komiteleri tanıtılır. tanışma toplantıları yapılarak yeni üyelerle tanışılır. Okulun 3.

Haftası, hafta sonu yapılacak oryantasyonla bütün kulübün birbirini ve kulübü tanıması sağlanır.

İdari Kurul Tecrübe Aktarımı Kampı yeni Yönetim Kurulunun belirleyeceği tarihte yapılır.

6. Kulüp Panosu ve Fakülte Fotokopicisinin Kullanılması

IEEE İTÜ Öğrenci Kolu fakülte içerisinde bir duyuru panosuna sahiptir. Panoda yapılan tüm afişlemelerden IEEE İTÜ sorumludur bu nedenle kulüp yönetiminin bilgisi dışında IEEE İTÜ’ye ait olmayan hiçbir etkinliğin duyurusu panoda yapılmayacaktır.

Kampüs içerisinde afişleme işlemleri KSB tarafından belirlenen prosedürlere göre yapılır.

Fakülteler içerisindeki duyuru panolarına afişleme yapılabilmesi için fakülte sekreterliğinin asılacak afişleri paraflaması gereklidir. Fakülteler dışındaki yerlere okulun gerekli birimlerinden izin alındığı takdirde afişleme yapılabilir.

Kulüp işleyişi sırasında yapılan yazışmalar, tanıtım faaliyetleri ile ilgili basım

işlemleri fakülte fotokopisinde yapılabilir. Fotokopi çekimi ancak İK üyelerinin bilgisi dahilinde yapılabilir. Tutar, fotokopicideki deftere IEEE İTÜ adına fotokopiyi çektiren üyenin adı ile kaydedilir.

Document Metadata

Table of Contents

IEEE İTÜ Öğrenci Kolu Kulübü İşleyiş

Document Metadata