KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYUM SÜRECİ HUKUKİ DANIŞMANLIK HİZMETLERİ SÖZLEŞMESİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYUM SÜRECİ HUKUKİ DANIŞMANLIK HİZMETLERİ SÖZLEŞMESİ
I. Taraflar
a) İzmir Barosu Başkanlığı
0000 Xxxxx, Xx: 00, Xxxxxxxx / XXXXX (Sözleşmede kısaca BARO olarak anılacaktır) KEP adresi: xxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx
E-posta adresi: @xxxxxxxxxxx.xxx.xx
b) ………
……….
(Sözleşmede kısaca YÜKLENİCİ olarak anılacaktır) KEP adresi:
E-posta adresi:
VKN/TCKN:
II. Konu
Bu sözleşme, BARO’nun adresi olarak gösterilen mahalde kurulu merkezinde ve İzmir’in ilçelerindeki temsilciliklerinde gerçekleştirmekte olduğu Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyum sürecinde, YÜKLENİCİ’nin bu sözleşme ve eklerinde belirtilen hususlar çerçevesinde danışmanlık hizmeti sunmasına ilişkin hususların belirlenmesi maksadı ile düzenlenmiştir.
III. Genel Hükümler
1) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 04/04/2016 günlü Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Kanun, veri sorumlularına bir kısım yükümlülükler getirmektedir. Genel olarak: i) İdari, ii) Teknik ve iii) hukuki çalışmaların yapılmasını gerektiren bu yükümlülükler, veri sorumluluklarının “uyum süreci” olarak da adlandırılan bir kısım faaliyetlerde bulunmalarını gerektirmektedir.
2) Bu Sözleşmenin imzalanmasından önce YÜKLENİCİ tarafından teklif sunulan BARO da bahsedilen uyum sürecini tamamlamak amacıyla, YÜKLENİCİ’den danışmanlık hizmeti almak istemiştir. Bu Sözleşme de bahsedilen talep üzerine hazırlanmıştır (Ek-1 YÜKLENİCİ teklifi). XXXX tarafından kabul edilen teklif, Teknik Şartname niteliğinde olmak ve aynen uygulanmak üzere bu Sözleşmeye ayrılmaz bir ek olarak kabul edilmiştir. Teknik Şartname’de yer alan hususlar ile Sözleşme’deki hususlar arasında çelişki olması durumunda öncelikle Şartname hükümleri uygulanacak ve yorum yapılması gerekir ise BARO lehine yorum yapılacaktır.
IV. Metodoloji
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile oluşan hukuki atmosfer, veri toplayanların ve gerek çalışanlarının, gerekse onlara hizmet sunanların bu konuda farkındalıkla davranmalarını zorunlu kılmaktadır. Ayrıca Kanun, korunması gereken kişisel verilere ilişkin saptamanın, veri toplayanların iş süreçleri ve/veya iş yapış şekillerinin analizi ile ortaya çıkarılmasını zorunlu kılmaktadır. YÜKLENİCİ’den beklenen temel hizmet, Teknik Şartname kapsamı ve esasları dikkate alınarak, analizler yapılması ve bunların sonuçlarına ilişkin çıktılar üretilerek BARO onayına sunulmasıdır. Taraflar bu kapsamda hem aşağıdaki hem de Ek-1’deki hususlar çerçevesinde hareket edilmesinde mutabıktırlar.
1) BARO, öncelikle bu Sözleşme çerçevesinde çalışacak bir ekip kuracaktır. Bu ekip, İK, IT başta olmak üzere, kişisel veriye dokunan departmanlardan personeller görevlendirilmesi sureti ile oluşturulacaktır. Ekipte kimlerin yer alacağı BARO tarafından belirlenecektir. Bahsedilen ekip, BARO’nun kararına göre, aynı zamanda kabul komisyonu olarak da faaliyet gösterebilecektir.
2) Taraflar, bu Sözleşme konusu danışmanlık hizmeti bizzat YÜKLENİCİ tarafından görevlendirilecek ve tercihen kendisi tarafından istihdam edilen çalışanları eli ile yerine getirilecektir. YÜKLENİCİ, kimlerin görev alacağına ilişkin bilgiyi BARO’ya en geç bu Sözleşmenin imzalanmasından itibaren bir hafta içinde yazılı olarak bildirecektir. Bahsi geçenler dışında kimsenin iş ve işlem yapması talebinde de bulunmayacaktır.
V. Verilecek Danışmanlık hizmetinin kapsamı
1) Verilecek Hukuki Danışmanlık Hizmeti temelde BARO’nun Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil düzenlemelerine uyumu ile veri toplanması, işlenmesi ve aktarılması ile ilgili olarak yapılacak çalışmaları, analizleri ve değerlendirmeleri içermektedir.
2) Sözleşme kapsamında verilecek danışmanlık Hizmetlerine ilişkin detaylar Ek-1 Teklif içeriğindeki hususların temel alınması ile belirlenecektir. Bunlar temelde:
a) BARO’nun tüm işyerlerinde ve iş süreçlerinde kullandığı veri toplama yöntemlerinin yürürlükteki mevzuat ve sözleşme süresine denk gelecek şekilde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu, idari ve yargı makamlarının bilinen kararları çerçevesinde analiz edilmesi, analiz neticesinde mevzuat gerekliliklerine aykırı uygulamaların tespit edilerek veri toplama süreçlerinden çıkarılması, süreçlerde hukuki düzenlemeye uygun iyileştirmeler yapılması, gerekli politika, ilke, yönetmelik ve sair belgelerin hazırlanarak onaya sunulması,
b) Veri sınıflandırmasının ve envanterinin oluşturulmasına danışmanlık yapılması; veri sınıflandırması yapısının lokalde kullanılan veri tabanları ile uyumlaştırılmasına yönelik idari tedbirlere ve veri tabanlarının kurulacak olan VERBİS sistemine uyumlu hale getirilmesine yönelik önerilerde bulunulması,
c) Veri işleme yöntemlerinin analiz edilmesi, analiz neticesinde hukuki düzenlemelere aykırı olma riski bulunan işleme yöntemlerinin tespit edilerek uygulamadan kaldırılması, işleme yöntemlerinin hukuki düzenlemeye uygun hale getirilmesi, bununla ilgili taslak belgelerin hazırlanması,
d) Verilerin herhangi bir amaçla verildiği üçüncü kişiler ile olan sözleşmelerin ve ilişkilerin tespit edilerek, KVKK teknik ve idari gereklilikleri açısından analiz edilmesi, gerekli değişikliklerin yapılması veya yeni düzenlemeler yapılması,
e) Verilerin anonim hale getirilmesi, silinmesi ve arşivlenmesinin ilgili hukuki düzenlemelere uygun olarak yapılması için gerekli hukuki prosedürlerin, talimat, iç yönetmelik ve sair belgelerin hazırlanması ve raporlanması, proje süresince çıkarılabilecek ek hukuki düzenlemelerle mevcut sistemin uyumunun sağlanması,
f) Kurulacak Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt süreçlerinin takip ve kayda eşlik edilmesi,
g) İnsan kaynakları ve diğer ilgili birimlere KVKK teknik ve idari gereklilikleri açısından destek verilmesi, metin taslaklarının hazırlanması, varsa mevcut metinlerde gerekli değişikliklerin yapılması, çalışanların uyacakları prosedürlerin hazırlanması veya mevcutların gözden geçirilmesi,
h) Kurul, komisyon ve sair idari birimlerin verdikleri düzenleyici nitelikteki kararlar ve tesis ettikleri işlemlerin uyum süreci kapsamında takip edilerek veri toplama ve veri işlemenin her aşamasında takibi ve uyumlaştırılması,
i) Veri mahremiyeti, sözleşme konusu işler ve düzenlenecek belgelerin ne şekilde uygulanacağına ilişkin olarak, BARO merkezinde “kurum içi” eğitimlerin verilmesi,
j) Sözleşme süresince mevzuatın ve düzenleyici otoritelerin hukuki düzenlemelerinin takibi ve raporlanması.
VI. Sözleşmeye konu hizmetlerin süresi
Bu Sözleşme kapsamındaki hizmetlerin 6 altı aylık bir süreçte tamamlanacaktır.
VII. Danışmanlık hizmetleri bedeli
1) Yukarıda belirtilen hizmetlerin verilmesi için YÜKLENİCİ’ye ödenecek bedel
=………………...- (……………..) TL + KDV’dir.
2) Ödemeye ilişkin sair hususlar, Ek-1 Teklif metnindeki gibidir.
3) Yukarıda belirtilen hizmetler için İzmir İli sınırları dışında yapılabilecek tüm masraflar (ulaşım, konaklama vs.) ile resmi harç ve sair resmi giderler yukarıda belirtilen Danışmanlık ücretine dâhil olmayıp, ayrıca ödenecektir.
VIII. Gizlilik ve fikri mülkiyet hükümleri
1) Sözleşme konusu çalışmalar çerçevesinde, çalışma öncesi, çalışma sırasında ve sonrasında YÜKLENİCİ’nin BARO ve üyeleri hakkında edindiği veya edineceği tüm Bilgi/Bilgiler’in gizliliği esas olup, korunmaları işbu sözleşme hükümlerine tabidir.
2) Taraflar arasında yukarda belirtilen çalışmalar kapsamında ayrıca sözleşme/sözleşmeler akdedilmesi halinde de, anılan sözleşme/sözleşmelerde Bilgi alışverişi konusunda ayrıca bir düzenleme yapılmadığı sürece, işbu Gizlilik Sözleşmesi, anılan diğer sözleşme/sözleşmelerin ayrılmaz parçasını teşkil edecektir.
3) YÜKLENİCİ, Sözleşme konusu iş ve işlemleri konusunda ehil ve yetkin personeli ve/veya yöneticileri aracılığı ile gerçekleştirecektir. Gizli bilgi olarak kabul edilen her türlü bilgiyi kendi personeline “bilmesi gereken” prensibi ile aktaracak ve görevlendireceği tüm personelin veya yöneticisinin/temsilcisinin de gizlilik ile ilgili prensiplere uymasını temin edecektir.
4) YÜKLENİCİ, kendisine bu Sözleşme konusu iş ve işlemleri (taahhütlerini) gerçekleştirebilmesi amacıyla teslim edilen tüm bilgileri veya belgeleri, sadece bu amaçlar için kullanacaktır.
5) YÜKLENİCİ tarafından geliştirilmesi muhtemel ve hukuken eser niteliği taşıyabilecek tüm unsurların yaratılması BARO tarafından verilen bilgi, talimat ve gerçekleştirilen bedel ödemeleri çerçevesinde olacağından, bunlar üzerindeki hak sahipliği de BARO’ya ait olacaktır. YÜKLENİCİ bu çerçevede; BARO’ya teslim edeceği taslaklar, yazılar veya eser niteliğinde olacağını değerlendirdiği her türlü sonucun /bölümün devri konusunda herhangi bir üçüncü kişi ile sözleşme ilişkisine girmediğini, bunların orijinal ve fikri mülkiyet haklarının tamamen kendisine ait olduğunu ve bunlara ilişkin olarak üçüncü kişilere herhangi bir taahhüt, izin vermediğini veya bunlar üzerinde herhangi bir üçüncü kişinin hak iddiasında bulunması durumunda BARO’nun zarara uğramaması için gereken her türlü desteği sunacağını ve zararların önüne geçilmesi için gereken tüm iş ve işlemleri yerine getireceğini beyan, kabul ve taahhüt etmiştir.
6) YÜKLENİCİ, bu Sözleşme konusu iş ve işlemleri yerine getirirken kendisi tarafından geliştirilmesi ve eser niteliği taşıması söz konusu olabilecek her türlü çıktı, ürün veya bölümlere ilişkin sahip olması muhtemel mali hakların Fikir ve Sanat Eserleri Kanunun
00 xxx 00’inci maddeleri çerçevesindeki işleme, çoğaltma, yayma, temsil ve işaret ses ve görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim haklarını ve yine aynı Kanun’un 00 xxx 00. maddeleri arasındaki yer alan manevi hakları kullanma yetkisini süre ve yer sınırlaması olmaksızın BARO’ya devretmiştir. BARO bunların yurt içinde veya dışında, dilediği herhangi bir vasıtayla çoğaltabilecektir, dağıtabilecektir, yayabilecektir, temsillerde kullanabilecektir, kamuya arz edebilecektir, işaret ses veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletebilecektir, gerekli ekleme, eksiltme veya değişiklikleri yapabilecektir, asıl veya işlenmiş hallerini kuruluş amacına uygun şekil ve amaçlarla kullanabilecektir; YÜKLENİCİ bu haklara ve kullanımlara itiraz etmeyecektir.
IX. Bilgi’nin Açıklanması
1) Bilgi YÜKLENİCİ’ye sözlü ve yazılı olarak, elektronik ortamda, bilgi’yi içeren bir malzeme teslim edilerek, bilgi’ye erişim sağlanarak (örneğin, Bilgi içeren bir veri tabanına erişim sağlanarak) aktarılacaktır.
2) Sözlü açıklama dışındaki hallerde Bilgi/Bilgiler, BARO tarafından YÜKLENİCİ’ye yazılı veya elektronik ortamda aktarılır, bu dokümanlar düzenlendikleri tarihte, kendiliğinden işbu sözleşmenin Ekini teşkil ederler. Bu suretle açıklanan ve işbu sözleşmenin Eklerini teşkil eden Bilgi/Bilgiler işbu sözleşme hükümlerine tabi olacaktır.
3) YÜKLENİCİ, BARO’nun kendisi ve üyeleri de dahil olmak üzere edindiği ve edineceği her türlü Bilgi/Bilgilerin gizliliğini, bunların korunması yönünde, açıklanmasını ve kullanılmasını istemediği kendi Bilgilerinin korunmasına gösterdiği azami özeni göstermeyi ve bunları gizli tutmayı kabul, beyan ve taahhüt eder.
4) YÜKLENİCİ, bu Sözleşmede belirtilen çalışmalar öncesi, çalışmalar sırası veya sonrasında -anılan çalışmalar ile ilgili olarak taraflar arasında ayrıca sözleşme/sözleşmeler imzalandığı takdirde, bu sözleşmeler süresince de BARO, üyeleri ve ilişkili sair üçüncü kişiler tarafından iletilen tüm Bilgi/Bilgilerin gizliliğini koruyacağını, bunların sadece taraflar arasında sürdürülecek olan bu Sözleşme konusu çalışmalar kapsamında ve bu amaçla kullanılacağını, BARO’nun tabi olduğu mevzuat gereği meydana gelebilecek yasal denetim, düzenleme ve yasal zorunluluklar ile kendi kontrol alanını aşan haller dışında, BARO’nun önceden yazılı onayı olmaksızın, kendisi veya çalışanları tarafından hiçbir surette ifşa edilemeyeceğini beyan ve taahhüt eder. Kamu tarafından zaten bilinen veya yürürlükteki kanun ve mahkeme kararlarına istinaden ifşa edilmiş bilgiler işbu sözleşme kapsamında gizli tutulması gereken bilgi değildir.
5) YÜKLENİCİ, Bilgi’yi, Kanunen açıkça yetkili kurum, kuruluş, merci ve/veya kişiler tarafından taraflardan birine ait bilgi ve/veya belge talep edilmesi durumunda yasal olarak ifşa edilmesi gereken bilgiler hariç ancak aşağıdaki kişilere açıklayabilir:
• YÜKLENİCİ’ın “bilmesi gereken prensibi dahilinde” çalışanlarına,
• BARO’nun önceden yazılı onayını almak koşulu ile üçüncü kişilere.
6) Yukarıda bahsedilen üçüncü kişilere açıklama yapılmadan önce YÜKLENİCİ, bu kişilerin Bilgiye erişimlerine ilişkin olarak bu sözleşmenin koşullarına uygun davranmalarını sağlayacak yazılı bir sözleşme yapacak, sözleşmenin metni konusunda BARO’nun önceden onayını alacaktır.
7) YÜKLENİCİ, herhangi bir şekil veya sebeple üçüncü kişiler ile paylaştığı her türlü bilgi hakkında BARO’yu yazılı olarak bilgilendirecektir.
X. Özen gösterme yükümlülüğü
1) YÜKLENİCİ, bu Sözleşme konusu iş ve işlemleri gerçekleştirmek konusunda uzman ve deneyimli bir kuruluştur. Bu Sözleşme konusunu oluşturan yükümlülükleri yerine getirirken de azami gayret ve özen gösterecek; tedbirli davranacaktır. Sözleşmenin Gizlilik ve Fikri Mülkiyete ilişkin diğer tüm hükümleri saklıdır.
2) YÜKLENİCİ, bu Sözleşme konusu iş ve işlemleri gerçekleştirirken sadece kendine lisanslı yazılım ve ürünleri kullanacaktır. Lisanssız herhangi bir ürün kullanmayacaktır.
XI. Kişisel verilerin işlenmesi ve kapsamı
1) Taraflar, BARO tarafından aktarılan bilgilerden gerçek kişilere ilişkin her türlü bilginin, tüzel kişilere ilişkin olmakla birlikte gerçek kişilere ilişkin bilgileri içeren her türlü bilginin kişisel veri olduğunu, bu bilgilerin 6698 Sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na” uygun olarak ve bu sözleşmedeki şartlarla işleneceğini kabul eder.
2) Taraflar, BARO ve/veya varsa grup şirketlerinin aktardığı kişisel verileri, iş bu Sözleşmeye ilişkin hizmet kapsamında, Sözleşme amacına uygun, işlendiği amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlemeyi, bu Sözleşme kapsamındaki hizmetin görülmesi için gerekli olan süre sonuna kadar muhafaza etmeyi, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silmeyi, yok etmeyi veya anonim hâle getirmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder.
3) Taraflardan her biri, herhangi bir şekilde diğer taraf ve varsa grup şirketlerinin işbu Sözleşmedeki işlemler nedeni ile ve/veya veri sorumlusu sıfatıyla “Kişisel Verileri Koruma Kuruluna” şikâyet edilmesi halinde işbu sözleşme –taraflar arasında ayrıca sözleşme/sözleşmeler yapıldığı takdirde ilaveten bu sözleşmeler- ile öngörülen koşullar doğrultusunda, kendisi ile ilgili olduğu ölçüde, diğer tarafa her türlü belge, bilgi ve hukuki desteği sağlayacağını, kişisel verisi işlenen gerçek kişi tarafından açılacak olan herhangi bir davada da yine işbu sözleşme –taraflar arasında ayrıca sözleşme/sözleşmeler yapıldığı takdirde ilaveten bu sözleşmeler- ile öngörülen koşullar doğrultusunda, kendisi ile ilgili olduğu ölçüde, kendisi ile ilgili olduğu ölçüde her türlü belge bilgi ve hukuki desteği sağlayacağını, ayrıca kendisinden kaynaklanan bir nedenle davanın kesin olarak diğer taraf aleyhine neticelenmesi halinde diğer tarafın tüm zarar ve ziyanını ilk yazılı talep üzerine karşılamayı kabul, beyan ve taahhüt eder.
XII. Tebligat Adresleri
Taraflar, bu sözleşme sebebiyle yapılacak tüm bildirimler için işbu sözleşmenin 1. maddesinde belirtilen adreslerini yasal yerleşim/faaliyet ve tebligat adresi olarak belirlediklerini kabul ve beyan ederler. Bu adreslerde meydana gelebilecek değişikliği diğer tarafa yazılı olarak bildirmedikleri takdirde, bu adrese yapılacak tebligatların geçerli sayılacağını kabul, beyan ve taahhüt ederler. Ayrıca, yine aynı maddede bildirilen KEP ve e- posta adreslerine yapılacak bildirimler de karşı tarafa hukuken geçerli şekilde yapılmış bildirim olarak kabul edilecektir.
XIII. Uygulanacak Hukuk, Yetkili Mahkeme ve İcra Daireleri
Bu Sözleşmenin tarafları, bu sözleşmeden doğacak her türlü uyuşmazlıkların çözümlenmesinde, Türk Hukuku’nun uygulanacağını ve İzmir (Merkez) Mahkeme ve İcra Daireleri’nin yetkili olacağını kabul ederler.