Contract
1. AMAÇ
Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti
KVKK Aydınlatma Metni ve Veri Politikası
Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. olarak; müşterilerimiz, ziyaretçilerimiz, tedarikçilerimiz ve çalışanlarımız dahil olmak üzere gerçek kişilerin kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, insan haklarına ilişkin
ülkemizin tarafı olduğu Uluslararası Sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ile verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanılmasının sağlanması önceliğimizdir.
Bu nedenle, sayılanlarla sınırlı olmamak üzere; çalışanlarımızın, tedarikçilerimizin, müşterilerimizin, ziyaretçilerimizin, , internet sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımızın, kısacası faaliyetlerimiz sırasında
edindiğimiz bütün kişisel verilere ilişkin verinin işlenmesi, saklanması, aktarılmasına ilişkin işlemleri Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına (“Politika”) göre
gerçekleştirmekteyiz.
Kişisel verilerin korunması ve kişisel verileri toplanan gerçek kişilerin temel hak ve hürriyetlerinin gözetilmesi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin politikamızın temel prensibidir. Bu nedenle kişisel verilerin işlendiği tüm faaliyetlerimizi, özel hayatın gizliliğinin korunması, şahsi bilgilerin gizliliği, haberleşmenin gizliliği, düşünce ve inanç özgürlüğü, etkili kanun yollarını kullanma haklarını gözeterek sürdürmekteyiz.
Kişisel verilerin korunması maksadı ile ilgili verinin niteliğinin gerektirdiği tüm idari ve teknik koruma
tedbirlerini, mevzuat ve güncel teknolojiye uygun şekilde almaktayız. İşbu Politika, ticari, tanıtım-pazarlama veya sosyal sorumluluk ve benzeri faaliyetlerimiz sırasında paylaşılan kişisel verilerin KVKK'da anılan ilkeler çerçevesinde işlenmesi, saklanması, aktarılması ve silinmesi ya da anonim hale getirilmesine dair izlediğimiz yöntemleri açıklamaktadır.
2. KAPSAM
Ziyaretçilerimiz, iş bağlantılarımız, iş ortaklarımız, çalışanlarımız, tedarikçilerimiz, üçüncü kişiler de dahil olmak üzere Şirket tarafından işlenen tüm kişisel veriler bu Politika'nın kapsamındadır.
Politikamız, Şirket'in sahibi olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesine yönelik faaliyetlerde uygulanmakta olup KVKK ve kişisel verilere ilişkin ilgili diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası standartlar gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır.
3. TANIM ve KISALTMALAR
Bu bölümde Politika'da geçen xxxx xxxxx ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb. kısaca açıklanır.
SOMAL : Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti
Xxxx Xxxx : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onay.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya
belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Çalışan : Şirket Personeli.
Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi) : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, sağlık bilgileri, parmak izi, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri
kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması,
saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
KVKK : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Politika : Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
4. ROL VE SORUMLULUKLAR
4.1. Veri Sorumlusu ve Temsilcisinin Kimliği
KVKK’nun 3’üncü maddesinin 1’inci fıkrasının (ı) bendinde veri sorumlusu, “Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel
kişiler” olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede veri sorumlusu Somal Sac Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti’dir. Yönetim
Kurulu, Politika'ya, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım
mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesinin üst gözetiminden sorumludur. Kişisel Verilerin Korunması ve
İşlenmesi Politikası, Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. Politikanın oluşturulmasının, uygulanmasının ve gerektiğinde güncellenmesinin sağlanması konusunda yetkili onay mekanizmasıdır.
4.2 Denetim Birimi
Görev alan çalışanlarla beraber dış hizmet alınan firmaların Politika'ya uyumu için gerekli tedbirlerin alınması ile
Politikaya aykırı hususların incelenmesi amacıyla konuların incelenmesinden Denetim Birimi sorumludur
4.3 Bilgi Sistemleri Komisyonu
İşbu Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi ve güncellenmesinden, Bilgi Sistemleri Komisyonu sorumludur. Bu Politika'yı gerektiğinde güncelliği ve geliştirme ihtiyaçları açısından değerlendirir. Hazırlanan dokümanın kurum portalında yayınlanması Bilgi Sistemleri Komisyon Yöneticisi'nin sorumluluğundadır.
5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER
KVKK uyarınca veri sorumlusu olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükler aşağıda sıralanmıştır:
5.1. Aydınlatma yükümlülüğümüz
Veri sorumlusu olarak kişisel verileri toplarken;
• Kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceği
• Kimliğimiz, varsa temsilcimizin kimliğine ilişkin bilgiler
• İşlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
• Verileri toplama yöntemimiz ve hukuki sebebi
• Kanundan xxxxx xxxxxx, hususlarında İlgili Kişi'yi aydınlatma yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Şirket olarak kamuoyuna açık olan işbu Politika'mızın açık, anlaşılır, kolay erişebilir olmasına özen göstermekteyiz.
5.2. Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğümüz
Veri sorumlusu olarak uhdemizde bulunan kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için mevzuatta öngörülen idari ve teknik tedbirleri almaktayız. Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler ve alınan tedbirler işbu Politika'nın 9. ve
10. bölümlerinde detaylandırılmaktadır.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
6.1. Kişisel veriler
Kişisel veriler; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgilerdir.
Kişisel verilerin koruması sadece gerçek kişiler ile ilgili olup tüzel kişilere ait, içerisinde gerçek kişiye ilişkin bilgi içermeyen bilgiler kişisel veri koruması dışında bırakılmıştır. Bu nedenle işbu Politika tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz.
6.2. Özel nitelikli kişisel veriler
Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları ile kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili
verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
7.1. Kişisel verileri işleme ilkelerimiz
Kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz.
7.1.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme
Kişisel verileri dürüstlük kurallarına uygun, şeffaf ve aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde işlemekteyiz.
7.1.2. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama
İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme prosedürlerimizde gerekli tedbirleri alırız. Kişisel Veri Sahibi'ne de mevcut verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataları düzeltmesi için bize başvurulmasına olanak sunarız.
7.1.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
Şirket olarak kişisel verileri; kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, mevzuat ve ticari hayatın olağan akışı çerçevesinde faaliyetlerimizi sürdürmek için belirlenen meşru amaçlarımız dahilinde işlemekteyiz.
7.1.4. Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması
Kişisel verileri açık ve kesin olarak belirlediğimiz amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlemekteyiz.
İlgili olmayan veya işlenmesine ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktayız. Bu nedenle, yasal gereklilik olmadığı sürece özel nitelikte kişisel verileri işlememekte veya işlememiz gerektiğinde konuya ilişkin xxxx xxxx almaktayız.
7.1.5. Kanuni düzenlemeler tarafından öngörülen ve ticari meşru menfaatlerimiz süresince kişisel verilerin saklanması
Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle,
işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız. Mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan
kalması durumunda kişisel verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmekteyiz. Saklama sürelerine ilişkin ilke ve prosedürlerimiz işbu Politika'nın 9.1. maddesinde detaylandırılmaktadır
7.2. Kişisel verileri işleme amaçlarımız
Kişisel verileri aşağıda sayılan amaçlar kapsamında işlemekteyiz:
• Ticari Faaliyetlerimizi yürütmek
• Sözleşme kapsamında ve hizmet standartları çerçevesinde destek hizmeti sağlamak
• ziyaretçilerimizin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek ve verdiğimiz hizmetleri bu kapsamda şekillendirmek ve güncellemek
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirilmesini sağlamak
• Şirket ile iş ilişkisinde bulanan kişiler ile irtibat sağlamak
• Pazarlama
• Uyumluluk yönetimi
• Satıcı / tedarikçi yönetimi
• Yasal raporlama yapmak
• Faturalandırma
• SOMAL çalışan adayları ve işverenler arasındaki iletişimi sağlamak
• Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek
• Kurumsal iletişimi sağlamak
• Satış kampanyalarını bireyselleştirmek ve ilgi alanlarına göre kampanya ve promosyon önerisi yapmak
• SOMAL özelinde ürün satın alımı sonrası firma ile nakliye ya da teknik servis arasında irtibatı sağlamak
• SMS, Elektronik posta ile bülten göndermek, pazarlama faaliyetinde bulunmak ya da bildirimler de
Bulunmaktır.
Hangi kanaldan elde edilirse edilsin, açık rızanın bulunmaması durumunda kişisel verileriniz işlenmez. Ancak KVKK’nın 5’inci maddesinde belirtilen;
• Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayati veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Hallerinde rıza olmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. SOMAL, kişisel verilerin işlenmesinde, veri
sahibinin rızasını öncelikli olarak tercih eder. KVKK’nın 6’ncı maddesi uyarınca hassa kişisel verileri ise ancak veri sahibinin rızası ile işlenebilir
7.3. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler kanunlarda öngörülen ve KVK Kurulu'nun öngördüğü idari ve teknik tedbirler alınarak ve xxxx xxxx var ise, veya mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde, tarafımızca işlenir.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi
teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından
işlenebilmekte olduğundan, tarafımızdan çalışanlarımızın verisi dışında işlenmez. Çalışanlarımıza ait bu tür veriler ise yasal zorunluluklar dahilinde ve kanunlarda öngörülen kişilerce işlenebilir.
7.4. Çerezler (Cookieler) üzerinden toplanan kişisel verilerin işlenmesi
Çerezler, web sunucusu tarafından tarayıcı aracılığı ile bilgisayara yerleştirilen küçük veri dosyalarıdır. Tarayıcı ve sunucu arasında bağlantı sağlandığında site, çerezler aracılığıyla kullanıcıyı tanır. Çerezlerin kullanılma amacı, web sitesini ziyaret eden kullanıcıya kolaylık sağlamaktır. Çerezleri, internet sayfalarımız veya mobil
uygulamalarımızın işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmeye yönelik olarak kullanmakta ve dijital
platformlarımızda geçirdiğiniz vakti daha verimli ve keyifli hale getirmeye çalışmaktayız. Bunlara ek olarak, internet sitelerimiz ve mobil uygulamalarımızda yaptığınız tercihleri hatırlamaya yönelik bazı çerezlerden yararlanmakta ve bu sayede size geliştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamaktayız. Dijital
platformlarımızda yer alan çerezler üzerinden kişisel verilerinizi toplayabilir, topladığımız verileri işleyebilir,
aktarabilir ve saklayabiliriz.
7.5. Satın Alma İşlemleri kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesi
Bir satın alma yapıldığında MÜŞTERİYE ait mali bilgiler, işlemin gerçekleştirilmesi için banka veya kredi kartı şirketleri gibi kişilere ve kurumlara aktarılır. Aktarılan veriler;
• Kredi kartı numarası
• Son kullanma tarihi
• CVV2
Veya banka hesap bilgisi gibi ödeme amaçlarına ilişkin verilerdir. Satın alma sırasında, müşteriye ait fatura ve ödeme bilgileri (isim, soy isim, T.C. Kimlik No, telefon nosu, fatura adresi), gönderilen faturalar ve üyelerden alınan ödemelere ait dekont örnekleri, ödeme numarası, fatura tutarı, fatura numarası, fatura kesim tarihi gibi veriler alınır. Bu veriler; faturalandırma sürecini yönetmek, muhasebe, satış sonrası hizmetler, iletişim,
pazarlama, denetim, kontrol, ödeme hizmet sağlayıcıları ile yürütülen süreçler kapsamında işlenir. Satın alma yapıldığında müşteriye ait mali bilgilerin işlemin gerçekleştirilmesi için banka veya kredi kartı şirketleri gibi
kişilere aktarılır. Kredi kartı bilgileri, SOMAL veri tabanlarında tutulmaz.
Yukarıda anılan veriler işbu Politika'nın 8. maddesine göre aktarılır ve 3. kişilerle paylaşılır.
Bu platform kapsamında kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işbu Politika'nın 9. maddesi kapsamındadır.
7.6. Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın aranmadığı istisnai haller
Aşağıda sayılan ve kanundan doğan istisnai hallerde xxxx xxxx alınmadan kişisel verileri işleyebiliriz:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusu olarak meşru menfaatlerimiz için verilerinizi işlememizin zorunlu olması.
Özel nitelikli kişisel verilerin İlgili Kişi'nin açık rızası olmadan işlenebileceği istisnai durumlar işbu Politika'nın 7.3 maddesinde belirtilmiştir
8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
8.1. Kişisel verilerin yurt içine aktarımı
Şirket olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK'da öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve düzenlemeler doğrultusunda hareket etmekteyiz. Mevzuatta yer alan istisnai haller saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli veriler İlgili Kişi'nin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere
tarafımızdan aktarılmaz. KVKK ve sair mevzuatın öngördüğü istisnai hallerde İlgili Kişi'nin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, mevzuatın öngördüğü istisnai haller ile;
• Politika'da açıklanan hallerde
• Özel nitelikli kişisel veriler hususunda Politika’nın sayılan hallerde
KVK Kurul'unun ve ilgili mevzuatın öngördüğü tedbirlerin alınması ile birlikte Xxxxxx Xxxx'xxx sağlığına ve özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım
hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlara, xxxx xxxx aranmadan aktarılabilir
8.2. Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı
Kişisel verileri kural olarak İlgili Kişi'nin açık rızası olmadan yurt dışına aktarılmaz. Ancak işbu Politika'nın istisnai hallerinin birinin var olduğu durumlarda yurt dışında bulunan üçüncü kişilerin ancak:
• KVK Kurulu'nun ilan ettiği yeterli korumanın olduğu ülkelerde bulunması
• Yeterli korumanın olmadığı ülkelerde yer alması halinde Türkiye'de ve söz konusu yabancı ülkedeki veri
sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu'nun iznin bulunması hallerinde
xxxx xxxx olmadan kişisel veriler yurt dışında aktarılabilir.
8.3. Kişisel verilerin aktarıldığı kurum ve kuruluşlar
Kişisel veriler;
• Tedarikçilerimize
• İş ortaklarımız ve iş bağlantılarımıza
• Teknik servislere
• Nakliye firmalarına
• Kargo firmalarına
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine
• Bağımsız denetim firmaları
• Ortaklarımıza,
Yukarıda açıklanan ilke ve kurallara göre aktarılabilir.
8.4. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasına ilişkin aldığımız tedbirler
8.4.1. Teknik tedbirler
Kişisel verileri korumak için sayılanlarla sınırlı olmamak üzere;
• Kişisel verilerin mevzuata uygun olarak işlenmesi ve saklanması için şirket içi teknik organizasyonu yapmak
• Kişisel verilerinizin saklanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik altyapıyı oluşturmakta
• Oluşturulan teknik alt yapının süreçlerini takip etmekte ve denetimlerini yapmakta
• Aldığımız teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürleri belirlemekte
• Teknik tedbirleri periyodik olarak güncellemekte ve yenilemekte
• Riskli durumlar yeniden incelenerek gerekli teknolojik çözümler üretilmekte
• Virüs koruma sistemleri, güvenlik duvarı ve benzeri yazılımsal veya donanımsal güvenlik ürünleri kullanmakta ve teknolojik gelişmelere uygun güvenlik sistemleri kurmakta
• Teknik konularda uzman çalışanlar istihdam etmekteyiz.
8.4.2. İdari tedbirler
Kişisel verilerinizi korumak için sayılanlarla sınırlı olmamak üzere;
• Şirketimiz içerisindeki şirket ve iştirak çalışanları da dahil olmak üzere kişisel verilere erişim politika ve
prosedürleri oluşturmakta
• Çalışanlarımızı kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmekte ve eğitmekte
• Çalışanlarımız ile yaptığımız sözleşmelerde ve/veya oluşturduğumuz Politikalarda, şirket Çalışanlarımız
tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almakta
• Birlikte çalıştığımız veri işleyenler veya veri işleyenlerin ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini
denetlemekteyiz.
9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
9.1. Kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanması
Kişisel verileri mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel verilerin işleme amacının
gerektirdiği süre boyunca saklamaktayız. Kişisel verileri birden fazla amaç ile işlediğimiz hallerde, verinin işleme amaçlarının ortadan kalkması veya İlgili Kişi'nin talebi üzerine verilerin silinmesine mevzuatta bir engel
olmaması durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilerek saklanır. Yok etme, silme veya anonimleştirme hususlarında mevzuat hükümleri ve KVK Kurul kararlarına uyulur.
9.2. Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin aldığımız tedbirler
9.2.1. Teknik tedbirler
• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesi için teknik alt yapılar ve bunlara ilişkin denetim mekanizmaları oluşturmakta
• Kişisel verilerin güvenli şekilde saklanması için gerekli tedbirleri almakta
• Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte
• Oluşabilecek risklere karşı iş sürekliliği ve acil durum planları oluşturup bunların uygulanmasına ilişkin sistemler geliştirmekte
Kişisel verilerin saklama alanlarına ilişkin teknolojik gelişmeler uyarınca güvenlik sistemleri kurmaktayız.
9.2.2. İdari tedbirler
• Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlarımızı bilgilendirerek farkındalık
yaratmakta
• Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle iş birliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı şirketler ile yapılan sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli
saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekteyiz.
10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
10.1. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerimiz
Kişisel verilerin;
• Hukuka aykırı işlenmesini önlemek,
• Hukuka aykırı erişimini önlemek,
• Hukuka uygun olarak saklanmasını sağlamak,
Için teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetlerine göre idari ve teknik tedbirler almaktayız.
10.2. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemek için aldığımız tedbirler
• Şirketimiz içerisinde gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmakta,
• Çalışanlarımızı kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi hakkında eğitmekte ve bilgilendirmekte,
• Şirketimizin yürüttüğü faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde değerlendirilmekte, söz konusu değerlendirme sonucunda ilgili birimlerin gerçekleştirdiği ticari faaliyetler özelinde kişisel verileri işlemekte,
• Kişisel verilerin işlenmesi amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde kişisel verileri işleyen şirketler ile yapılan sözleşmelerde; kişisel verileri işleyen kişilerin gerekli güvenlik tedbirlerinin almasına ilişkin hükümlere yer vermekte,
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak ifşa edilmesi veya veri sızıntısı olması halinde KVK Kurul'una durumu bildirerek bu hususta mevzuat tarafından öngörülen incelemeleri yapmakta ve tedbirleri almaktayız.
10.2.1. Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için;
• Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte,
• Teknik tedbirleri periyodik olarak güncellemekte ve yenilemekte,
• Şirketimiz içerisinde erişim yetkilendirme prosedürleri oluşturmakta,
• Aldığımız teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürleri belirlemekte,
• Şirketimiz içerisinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerini mevzuata uygun şekilde oluşturmakta ve
periyodik olarak denetimlerini yapmakta,
• Oluşabilecek risklere karşı acil yardım planları oluşturup bunların uygulanmasına ilişkin sistemler geliştirmekte,
• Çalışanlarımızı kişisel verilere erişim, yetkilendirme hususlarında eğitmekte ve bilgilendirmekte,
• Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması gibi faaliyetler amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde kişisel verilere erişim sağlayan şirketler ile yapılan sözleşmelerde; kişisel verilere erişim sağlayan kişilerin gerekli
güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekte,
• Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemeyi sağlamak üzere teknolojik gelişmeler dahilinde güvenlik sistemleri kurmaktayız.
10.2.2. Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşası durumunda aldığımız tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşasının engellenmesine yönelik idari ve teknik tedbirler almakta ve ilgili
prosedürlerimize uygun şekilde bunları güncellemekteyiz. Kişisel verilerin yetkisiz olarak ifşa edildiğinin tespit etmemiz halinde bu durumu İlgili Kişi'ye ve KVK Kurul'una bildirmek için sistem ve alt yapılar oluşturmaktayız.
Alınan tüm idari ve teknik tedbirlere rağmen hukuka aykırı bir ifşa gerçekleşmesi durumunda KVK Kurulu
tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu'nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan
edilebilecektir.
11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında Kişisel Veri Sahibi'ni bilgilendirmekte ve bu bilgilendirmeye ilişkin
sistem ve alt yapılar kurmaktayız. Kişisel Veri Sahibi'nin kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanması için gerekli olan teknik ve idari düzenlemeleri yapmaktayız. Kişisel Veri Sahibi kişisel verileri üzerinde;
• Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok
edilmesini isteme
• Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
Haklarına sahiptir.
11.1. Kişisel verilere ilişkin hakların kullanılması
Kişisel Veri Sahibi, Kişisel verileri ile ilgili talebini açık ve anlaşılır bir şekilde, yazılı ve ıslak imzalı olarak, kimlik fotokopisi, ehliyet yahut pasaportunun sadece ön yüzünü eklemek kaydıyla, Faxxxx Xxx. 0-0, 00000 Xxxxx Xxx.
Xxxxx Xxxxxxxx XXX/Xxxxx/Xxxxxxx xdresine iletebilir. Bunun haricinde başvurular posta yoluyla (adi yazılı
şekilde ve ıslak imzalı, kimlik ön yüzü fotokopisi ekli), iadeli taahhütlü mektup ve noter ihtarı yoluyla yapılabilir. Bu şekilde yapılan başvurular dikkate alınacak olup, KVKK gereğince e-posta başvurularının hukuki geçerliliği söz konusu değildir ve SOMAL, bu konuda yapılan e-posta başvuruları kapsamında işlem yapmak yükümlülüğünde değildir. Başvurular sırasında sunulan kimlik ön yüzü fotokopisi, SOMAL tarafından verilen cevap yazısı ekinde, mevzuatın tayin etmiş olduğu sürede saklanır ve süre sonunda imha edilir. Başvuruda;
a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya
varsa kimlik numarası,
c) Xxxxxx ön yüzü fotokopisi
ç) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
d) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
e) Talep konusu,
Bulunması zorunludur. Yazılı başvurularında kimlik ön yüzünü sunmak istemeyen kişiler, veri sahibi olduğunu
ispatlamak amacıyla SOMAL merkezine yapacakları şahsi başvuru ile kimliklerini gösterip, dilekçelerini sunmak zorundadırlar. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun tarafımıza ulaştığı tarih, başvuru
tarihidir. Söz konusu talepler bireysel olarak yapılacak olup yetkisiz üçüncü kişilerin kişisel veriler ile ilgili yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
11.2. Başvurunun değerlendirilmesi
11.2.1. Başvurunun cevaplandırılma süresi
Kişisel verilere ilişkin talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve her halükârda en geç 30 (otuz) gün içinde
ücretsiz olarak veya KVK Kurulu tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücret mukabili sonuçlandırılır. Başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge
talep edilmesi söz konusu olabilecektir.
11.2.2. Başvuruyu reddetme hakkımız
Kişisel veriler ile ilgili başvurular;
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, pazarlama, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi
• Kişisel verilerin özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi
• Kişisel Xxxx Xxxxxx tarafından alenileştiren kişisel verilerin işlenmesi
• Başvurunun haklı bir nedene dayanmaması,
• Başvurunun ilgili mevzuata aykırı bir istem içermesi,
• Başvuru usulüne uyulmaması
Hallerinde gerekçelendirilerek reddedilir.
11.3. Başvurunun değerlendirilme usulü
İşbu Politika'da belirtilen cevaplandırma süresinin başlayabilmesi için yapılan taleplerin 11.1 maddesinde ki yöntemlerle ve başvuranın kimliğinin tevsik edici bilgi ve belgelerle göndermeniz gerekmektedir. Kimlik, ehliyet ve/veya pasaport ön yüzü fotokopisi, SOMAL tarafından kabul edilmektedir. Talep kabul edilir ise ilgili işlem
uygulanır ve yazılı veya elektronik ortamda bildirim yapılır. Talebin reddi halinde ise, gerekçesi açıklanarak yazılı veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirilir. Veri sahibi tarafından aksi bildirilmedikçe, bildirimin adi
yazılı yahut elektronik ortamda yapılması konusunda takdir hakkı SOMAL’a aittir.
11.4. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na olan şikâyet hakkı
Başvurunun reddedilmesi, verdiğimiz cevabı yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; başvuru sahibinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içerisinde KVK Kurulu'na şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır.
12. DOKÜMANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
İşbu Politika, basılı kâğıt ve elektronik olarak xxxxx://xxx.xxxxx.xxx.xx/ internet sitesinde olmak üzere iki farklı ortamda saklanır