SUMMITS
SUMMITS
3. ULUSLARARASI AKILLI ULAŞIM SİSTEMLERİ ZİRVESİ
SPONSORLUK DOSYASI
1.0 AMAÇ
Bu dosyanın amacı, AUS Türkiye tarafından 9-10 Mart 2022 tarihlerinde Ankara’da düzenlenecek olan SUMMITS 3. Uluslararası Akıllı Ulaşım Sistemleri Zirvesi sponsorluk tür ve şartlarının belirtilmesidir.
2.0 TANIMLAR
Bu dosyada geçen;
a- AUS Türkiye: Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneğini,
b- Zirve; SUMMITS 3. Uluslararası Akıllı Ulaşım Sistemleri Zirvesini,
c- İktisadi İşletme: Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği İktisadi İşletmesini,
d- Sponsor: Zirveye sponsor olanları,
e- Sözleşme; Sponsorlar ile işletme arasında yapılacak olan sözleşmeyi,
f- Sponsorluk Dosyası; Sponsorların sponsorluk hak ve yetkileri ile sponsorluk ücretlerinin açıklanacağı iş bu belgeyi ifade etmektedir.
3.0 GENEL BİLGİLER
3.1 Zirvenin Tam İsmi 1
SUMMITS 3. Uluslararası Akıllı Ulaşım Sistemleri Zirvesi
SUMMITS 3rd International ITS Summit
3.2 Zirve Tarihi
9-10 Mart 2022
3.3 Zirve Yeri
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxx Xx:000, 00000 Xxxxxxx/Xxxxxx
3.4 Zirve Logosu
3.5 Zirve WEB Sitesi
Zirve ile ilgili tüm bilgiler xxx.xxxxxxxxxx.xxx adresinden ilan edilecektir.
3.6 Zirvenin Dili
Zirve dili Türkçe ve İngilizcedir. Bu diller arasında simultane çeviri hizmeti sağlanacaktır.
3.7 Zirvenin Düzenleyicisi
Zirve Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği tarafından düzenlenmektedir. Tüm fikri ve
sınai mülkiyet hakları Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği’ne aittir.
3.8 Zirvenin Yürütücüsü
Zirve Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği adına Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği İktisadi İşletmesi tarafından yürütülecek; Sponsorluk ve Stant Antlaşmaları İktisadi İşletme veya iktisadi işletmenin yetkilendireceği üçüncü kişi, kurum veya kuruluş tarafından yapılacaktır.
4.0 SPONSORLUK
4.1 Kimler Sponsor Olabilir?
AUS Türkiye’nin düzenlemiş olduğu zirve faaliyetine gönüllü olarak finansal destek sağlamak isteyen, işbu belgede tarif edilen koşulları yerine getiren, İktisadi İşletme’ye başvuran ve AUS Türkiye tarafından onaylanan firmalar sponsor olabilirler. Sınırlı sayıda 2 sponsorluk kabul edilecek olan kategorilerde birden fazla taliplinin olması durumunda; öncelik AUS Türkiye üyelerinde, daha sonra ise öncelik sırası ilk sponsor olmak isteyende olacaktır.
4.2 Sponsorluk Süresi
Sponsorluk süresi; AUS Türkiye’nin onayı ile İktisadi İşletme ile sponsor arasında yapılan Sponsorluk Sözleşmesi’nin (Sözleşme) imzalandığı tarihte başlar ve zirvenin tamamlandığı tarih itibariyle sona erer.
Sponsorların logoları 15 Mart 2023 tarihine kadar xxx.xxxxxxxxxx.xxx / Geçmiş Zirveler
/ 3. AUS Zirvesi başlığı altında yer almaya devam edecektir.
4.3 Sponsorlara Tanınan Genel Haklar
Zirve için farklı sponsorluk türleri belirlenmiş olup hangi tür sponsorluk olursa olsun tüm
sponsorlar aşağıda belirtilen haklardan yararlanacaklardır:
4.3.1 Sponsorların logolarına Program ve Zirve Sonuç Raporu’nda sponsorluk türü
belirtilerek yer verilmesi,
4.3.2 Sponsorların logolarına zirve web sitesinde (xxx.xxxxxxxxxx.xxx) Sponsorlar başlığı altında sponsorluk türü belirtilerek yer verilmesi ve buradan kendi web sayfalarına link verilmesi,
4.3.3 Stant kiralamak istemeleri halinde ödeyecekleri KDV hariç sponsorluk bedelinin
%15’i tutarında indirim sağlanması,
i. Stant kiralama bedeli sponsorluk bedelinin %15’inden fazla ise fark İktisadi İşletme tarafından tahsil edilecektir.
ii. Stant kiralama bedeli sponsorluk bedelinin %15’inden daha az olması durumunda, aradaki fark hiçbir suretle başka bir alanda mahsuplaşma konusu olmayacaktır.
4.3.4 Zirveye ücretli katılım olması durumunda, KDV hariç sponsorluk bedelinin
2.000’de 1’i oranında ücretsiz katılım davetiyesi hakkı,
4.3.5 Sponsorların kendi iletişim araçlarında (web sitesi, e-posta, sosyal medya hesapları, yazılı ve görsel dokümanlar vb.) zirve adını tam olarak belirtmek veya zirve logosunu kullanmak şartı ile sponsor olduklarını belirtme ayrıcalığı,
4.4 Sponsorluk Türleri, Bedeli ve Diğer Haklar
Zirve için planlanan Sponsorluk Türleri aşağıda belirtilmiştir:
4.4.1 Ana Sponsor
Sadece bir (1) Ana Sponsorluk verilecek olup, madde 4.3’te belirtilen haklara ek olarak;
i. Açılış konuşmalarında yer alma
ii. Panellerden birinde panelist olma,
iii. Zirve çantası üzerinde logosuna yer verme, 3
iv. Zirve çantasına bir adet katalog koyma,
v. Gala yemeğine 4 kişilik katılım hakkı tanınacaktır.
Ana Sponsorluk Ücreti: 100.000 (Yüzbin) TL + KDV
4.4.2 Altın Sponsor
Toplamda en fazla üç (3) Altın Sponsorluk verilecek olup, madde 4.3’te belirtilen haklara ek olarak;
i. Panellerden birinde panelist olma,
ii. Zirve çantasına bir adet katalog koyma,
iii. Gala yemeğine 3 kişilik katılım hakkı tanınacaktır.
Altın Sponsorluk Ücreti: 75.000 (Yetmişbeşbin) TL + KDV
4.4.3 Gümüş Sponsor
Toplamda en fazla beş (5) Gümüş Sponsorluk verilecek olup, madde 4.3’te belirtilen haklara ek olarak gala yemeğine 2 kişilik katılım hakkı tanınacaktır.
Gümüş Sponsorluk Ücreti: 50.000 (Ellibin) TL + KDV
4.4.4 Bronz Sponsor
Sınır olmaksızın isteyen tüm kişi, kurum, kuruluş veya şirkete verilecek olup, madde 4.3’te belirtilen haklara ek olarak gala yemeğine 1 kişilik katılım hakkı tanınacaktır.
Bronz Sponsorluk Ücreti: 25.000 TL (Yirmibeşbin)+ KDV
4.4.5 Ödül Sponsoru
Zirve bünyesinde 5. Ulaşımda Aklın Yolu Ödül Töreni yapılacaktır. Bu bölümde en az 1 kişiye 15.000 TL Start-Up Ödülü ile 2 adet 7.500 TL Akademi ödülü verilecektir. Bu ödül için sponsor olmak isteyenler her hangi bir ödül için sponsor olabilecekleri gibi tamamına da sponsor olabileceklerdir. Ödül sponsorlarına madde 4.3’te tanınan haklara ek olarak;
i. Ödül alanlara sahnede ödül verme,
ii. Gala yemeğine 1’er kişilik katılım hakkı tanınacaktır.
a. Start-Up Ödül Sponsorluk Ücreti :15.000 TL (Onbeşbin)+ KDV
b. Akademi Ödül Sponsorluk Ücreti:15.000 TL (Onbeşbin) + KDV
4.4.6 Yaka Kartı Sponsoru
Sadece bir (1) sponsorun kabul edileceği bu sponsorluk türünde madde 4.3’te
tanınan haklara ek olarak sponsorun logosuna yaka kartlarında ve kart iplerinde 4
yer verilecektir.
Yaka Kartı Sponsorluk Ücreti: 20.000 TL (Yirmibin)+ KDV
4.4.7 İkram Sponsoru
Zirve katılımcılarına zirve süresince ikramlarda bulunulacaktır. Öğle yemeği yemek kutusu (lunchbox) olarak takdim edilecek ve burada kullanılacak kutu veya ambalajın üzerinde sponsorun logosuna yer verilecektir. İkram sponsoruna ayrıca gala yemeğine 2 kişilik katılım hakkı da tanınacaktır.
İkram Sponsorluk Ücreti: 40.000 TL (Kırkbin)+ KDV
4.4.8 Gala Sponsoru
Zirvenin ilk günü akşamı üst düzey protokol katılımlı bir gala yemeği düzenlenecektir. Madde 4.3’te tanımlanan haklara ek olarak; gala yemeğinin yapılacağı salonun sahne arkasına konacak panoda destekleyen kuruluşlarla birlikte gala sponsorunun logosuna da yer verilecektir.
Gala Sponsorluk Ücreti:40.000 TL (Kırkbin) + KDV
4.4.9 Medya Sponsoru
Zirvenin reklam ve tanıtımını ücretsiz yapacak medya kuruluşu madde 4.3’te belirtilen ayrıcalıklara karşılık Medya Sponsoru olarak kabul ve ilan edilecektir.
Gala Sponsorluk Ücreti:50.000 TL (Ellibin) + KDV
4.4.10 Teknoloji (Panel) Sponsoru
Zirve süresince düzenlenecek her bir panelden sonra ve son gün Zirve Değerlendirme Anketine katılanlar arasından bir kişiye akıllı telefon veya tablet verilecektir. Çekiliş esnasında sahne arkası ekranlarda bu hediyelerin Teknoloji Sponsoru tarafından sağlandığına dair görseller geçecektir. Teknoloji sponsoruna aynı zamanda gala yemeğine 1 kişilik katılım hakkı da tanınacaktır.
Teknoloji Sponsorluk Ücreti: 20.000 (Yirmibin) TL+ KDV
4.4.11 Ulaşım Sponsoru
Zirve için özellikle yurtdışından gelecek veya yurtiçi olmasına rağmen ulaşım giderleri AUS Türkiye tarafından karşılanması istenen misafirlerin geliş gidiş ulaşımlarını karşılayacak kurum veya kuruluş Ulaşım Sponsoru olarak kabul edilecektir. Ulaşım sponsoruna aynı zamanda gala yemeğine 1 kişilik katılım hakkı
da tanınacaktır. 5
Karşılanacak ulaşım giderlerinin üst sınırı karşılıklı anlaşma ile belirlenecektir.
4.4.12 Destekleyiciler
Yukarıda belirlenenler haricinde zirveye sponsor olmak isteyenler için sınırsız sayıda Destekleyiciler adı altında sponsorluk verilebilecektir. Bunlara sadece madde 4.3’te belirtilen ayrıcalıklar tanınabileceği gibi, masraflarını kendileri karşılamak kaydı ile ayak izi gibi uygulama yapmalarına da izin verilebilecektir. Maddi kaynak sağlamayan ancak zirvenin gerçekleşmesi için çaba gösterenlerde destekleyiciler adı altında duyurulacaktır.
4.5 Sponsor Logoları
Sponsorlar sözleşmeyi imzalamaları ve ilk ödemelerini yapmalarının akabinde, logolarını vektörel formatta AUS Türkiye’ye ileteceklerdir. Sponsorların logo veya isim/markaları kabul ettikleri sponsorluk türü altında sözleşme imzalama sıralarına göre yer alacaktır.
4.6 Sponsorların Duyurulması
Sponsorlar ilk ödemeyi yapmalarını müteakip sponsorluk hak ve ayrıcalıklarından faydalanma hakkını kazanmış olacaklardır. Herhangi bir nedenle sözleşmenin AUS Türkiye tarafından fesih edilmesi halinde, sözleşmesi feshedilen sponsor tüm hak ve
ayrıcalıklardan yararlanma haklarını kaybetmiş olacaklardır. Bu andan sonra kullanacakları hak ve ayrıcalıklar AUS Türkiye tarafından yasal zemine taşınabilecektir.
AUS Türkiye sponsorları zirve web sayfalarında, zirve programı kitapçığında, zirve sonrası hazırlanacak zirve sonuç bildirgesinde, zirve alanına yerleştirilecek iki (2) adet Sponsor Panosunda ve uygun mecralarda ilan edecektir. Sponsorların logo veya isim/markaları kabul ettikleri sponsorluk türü altında sözleşme imzalama sıralarına göre yer alacaktır.
Örnek bir yerleşim planı aşağıda verilmiştir.
SPONSORLAR
ANA SPONSOR
6
ALTIN SPONSORLAR
GÜMÜŞ SPONSORLAR
_________
____________________
Kazım
Tel: + 90 312
_________Türkiye Akıllı Özalp Mahallesi Rabat 809 7579 // GSM: + 9
Ulaşım Sistemleri Derneği Sokak No:12/1 GOP-Ça 0 538 542 7975 // e mai
______________________ kaya ANKARA xxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
______________
BRONZ SPONSORLAR
İKRAM SPONSORU MEDYA SPONSORU YAKA KARTI SPONSORU
START_UP SPONSORU AKADEMİ SPONSORLARI TEKNOLOJİ SPONSORLARI
PANEL SPONSORLARI
DESTEKLEYİCİLER
7
4.7 Sponsorluk Dışı Alanlar
Zirve sırasında dağıtılacak çantalara sadece AUS Türkiye, Zirve ve Ana Sponsor logoları konacaktır. Bloknot, kalem, zirve program kitapçığı, kayıt masaları, toplantı salonlarına reklam alınmayacaktır.
5.0 SÖZLEŞME
Zirve AUS Türkiye tarafından gerçekleştirilmekle birlikte, zirveye yönelik tüm işlemler ve mali konular Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği İktisadi İşletmesi ile çözümlenecektir. Faturalar iktisadi işletme tarafından düzenlenecektir.
Tüm sponsorlar, sponsorluk türüne göre ekte verilen Sponsorluk Sözleşmesi imzalanacaktır. Sponsorlar bu sponsorluk sözleşmesinin imza tarihi itibarı ile değil sözleşmede belirtilen peşinatın (ilk ödemenin) yapılmasını müteakip yasal olarak sponsor olacaklardır. Sponsorluk sözleşmesi imzalamadan ve sözleşmenin 6’ncı maddesindeki ilk ödeme şartı yerine getirilmeden bu hakları kullanmak isteyenlere karşı AUS Türkiye’nin yasal yollara başvurma hakkı saklıdır.
5.1 Fatura Düzenleme ve Ödemeler:
5.1.1 Fatura Düzenleme:
Taraflar arasındaki tüm ödemeler fatura karşılığı yapılacaktır.
5.1.2 Ödeme Planı:
Sözleşmede ödeme planı yer alacak ve iktisadi işletme belirlenen ödeme planına göre fatura düzenleyerek sponsora iletecektir. Ödemeler en fazla 2 taksit halinde yapılabilecektir.
Sponsorlar, sponsorluk bedelinin %40’ını Sponsorluk Sözleşmesi’nin imzasını takiben 3 (üç) iş günü içerisinde iktisadi işletmenin banka hesabına yatıracaklardır (ilk ödeme). Bu ödeme yapılmadan imzalanan sponsorluk sözleşmesi geçerlilik kazanmayacaktır ve sponsorluk sözleşmesindeki maddeler yok hükmünde kabul edilecektir.
Sponsorlar; sponsorluk bedelinin kalan kısmını (%60 ikinci ödeme) ise en geç zirvenin yapılacağı tarihten 60 gün öncesinde (9 Xxxx 2022) iktisadi işletmenin banka hesabına yatıracaklardır. Sponsor tarafından ikinci ödemenin yerine getirilmemesi halinde AUS Türkiye’nin kanun yoluna başvurma hakkı saklıdır.
5.1.3 Ödemelerde Gecikme ve Cezalar:
i. İlk ödemenin zamanında yapılmaması sözleşmenin feshi anlamına gelir. İlk 8
ödeme yapılmadan hiçbir haktan yararlanılamaz.
ii. Sponsor tarafından ilk ödeme yapılıp ikinci ödeme zamanında yapılmaz ise yapılan ödemenin %20’si ceza-i şart olarak irat kaydedildikten sonra kalan bakiye sponsora iade edilecektir.
iii. Sponsorun sözleşmeden cayması veya sözleşmenin iktisadi işletmece tek taraflı olarak feshi durumlarında iktisadi işletmece yapılacak geri ödemelerde sponsor yukarıda belirlenen ceza miktarını düşerek fatura düzenleyecek ve iadesini alacaktır.
iv. Sponsordan kaynaklı fesih durumlarında sponsor alacağı bedeli düzenleyeceği fatura tarihinden itibaren 60 (Altmış) gün içerisinde tahsil edecektir.
5.1.4 Ödeme Bilgileri
Sponsorluk ile ilgili ödemeler aşağıda belirtilen banka hesabına yapılacaktır. Bu hesap dışında yapılan ödemelerden doğacak yaptırımlardan dolayı AUS Türkiye ve İktisadi İşletme sorumlu olmayacaktır.
Banka Adı : Denizbank
Hesap Sahibi : Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği İktisadi İşletmesi
IBAN No : XX00 0000 0000 0000 0000 0000 00
Açıklama : Uluslararası AUS Zirvesi Sponsorluk Bedeli
6.0 ZİRVE TARİHİNDE DEčİŞİKLİK
Elde olmayan nedenlerle zirve tarihinin değişmesi halinde;
a- Zirvenin belirlenen yıl içerisinde yapılması halinde; Sponsorluk sözleşmesi geçerliliğini koruyacaktır. Bu durumda sponsorluk bedelinin son ödeme tarihi, Zirve’nin yapılacağı tarihin 60 gün öncesi olarak kabul edilecektir.
b- Zirvenin belirlenen yıl içerisinde yapılamaması halinde; bu durumun tespit edilmesi üzerine alınan ücretler kesinti yapılmaksızın sponsorların düzenleyecekleri iade faturası karşılığı sponsorların banka hesaplarına iade edilecektir. Ancak sponsorluk bedelinin zamanında ödenmemesinden dolayı daha önce iptal edilen sözleşmeler bu madde kapsamında değildir.
7.0 FESİH
Sponsor, Sponsorluk Sözleşmesini imzaladıktan sonra istediği zaman Sponsorluk Sözleşmesi 6.5.3’te belirtilen cezayı ödemek koşulu ile sözleşmeyi feshetme hakkına sahiptir. AUS Türkiye haklı sebeplere dayanarak istediği zaman sözleşmeyi feshetme hak ve yetkisine sahiptir.
8.0 İHTİLAFLARIN ÇÖZÜMÜ:
İşbu dokümana uygun olarak hazırlanacak olan Sponsorluk Sözleşmesinin yürütülmesi sırasında doğabilecek ihtilafların çözümü için öncelikli yöntem karşılıklı görüşme olacaktır.
İhtilaf durumunda Sponsor ve AUS Türkiye tarafından belirlenecek ikişer kişi (toplam 4) 9 karşılıklı görüşmelerle sorunun çözümüne çalışacaklardır. Bu görüşmelerde sorunun çözülememesi halinde Ankara Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkili olacaktır.
9.0 ZİRVE SÜRECİ TAKİBİ ve İLETİŞİM:
AUS Türkiye tarafından gerçekleştirilecek olan SUMMITS 3. Uluslararası Akıllı Ulaşım Sistemleri Zirvesi ile ilgili olarak sponsorların, destekleyen kurum, kuruluş ve firmaların ve diğer tüm katılımcıların bilgi edinebilmesi, sözleşme süreçlerinin takibi ve ön taleplerinin iletilebilmesi için iletişim bilgileri aşağıda belirtilmiştir;
Tlf 000 000 0000
Gsm 000 000 0000
e mail : xxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
Adres : Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xx:00/0 XXX-Xxxxxxx XXXXXX
10.0 ZİRVE TAKVİMİ
Zirve Tarihi
09-10 Mart 2022
WEB Sayfasının Yürürlüğe Girmesi
1 Aralık 2021
Üyelere Sponsorluk Duyurusunun Yapılması
15 Temmuz 2021
Diğer Paydaşlara Sponsorluk Duyurusunun Yapılması
1 Eylül 2021
Sponsorluk Ücretleri Ödenmesi
İlk Ödeme : Sözleşmeden itibaren 3 iş günü İkinci Ödeme : 9 Xxxx 2022
Xxx ve Altın Sponsorların Katalog Teslim Tarihi 28 Şubat 2022
Zirve Program Kitapçığı Basımı
7 Mart 2022
10