SERGİ SÖZLEŞMESİ
I M C E T
2 0 1 7
SERGİ SÖZLEŞMESİ
1. SERGİ ADI: Türkiye 25. Uluslararası Madencilik Kongresi ve Sergisi
2. TARAFLAR: Sergiyi Düzenleyen TMMOB Maden Mühendisleri Odası (bundan sonra ODA olarak anılacaktır) ve sergiye katılan şirketler (bundan sonra FİRMA olarak anılacaktır).
3. YER ve SÜRE: Starlight Convention Center, Kızılağaç, Manavgat / Antalya, 11-14 Nisan 2017
4. SERGİLEME DÜZENİ
4.1 Sergi alanının plânlaması, ODA tarafından yapılacak ve FİRMA kendilerine tahsis edilmiş alanlarda bu sözleşme şartlarına uygun olarak ürün ve hizmetlerini sergileyeceklerdir. ODA, gerek gördüğü durumlarda sergi alanları için çizilmiş bulunan genel yerleşim plânlarını değiştirme hakkına sahiptir. Sergi alanı plânı ekte sunulmuştur. Sergilenen ürünlerin tanıtımı ile ilgili teknik ve ticari bilgiler, her FİRMA’nın standında bulunduracağı görevlileri tarafından verilecektir.
4.2 Komşu standları kiralayan FİRMA zaman içinde değişebilir. Bu değişiklikler nedeni ile diğer FİRMA ODA`yı sorumlu tutamaz ve hak talep edemez.
4.3 Asansörün boyut ve taşıma kapasitesinin (maksimum ağırlık: 1100 kg. kabin yüksekliği: 220cm. kabin derinliği: 195cm. kabin eni: 170cm. kapı girişi: 120cm.) ve geçiş koridorlarının müsait olmaması vb. gibi sebepler nedeniyle malzemenin standa taşınamamasından ODA sorumlu değildir. Asansörün taşıma kapasitesini aşan yüklemeden kaynaklanan hasar FİRMA tarafından karşılanacaktır. FİRMA sergi alanına sevk edilen hiçbir malzemesi için ODA`yı alıcı olarak gösteremez. FİRMA’nın alanda olmaması nedeni ile OTEL tarafından teslim alınan malzemeler ile ilgili olarak: FİRMA eksik ve yanlış teslimat, zarar görmüş malzemeler, yanlış depolama, gibi nedenler ile ODA`yı sorumlu tutamaz ve bu konuda herhangi bir nedenle tazminat talep edemez.
4.4 Standart Stand: ODA tarafından suntalam panel ve alüminyum profillerden yaptırılarak standın sınırlarını belirleyen, projede belirlenen cephe sayısına ve sergi süresince FİRMA’ya kiralanan, sistemdir. Her stand için iki adet sandalye, bir masa, bir çöp kovası ve bir adet priz sisteme dâhildir. Stand plânları ekte sunulmuştur. 1 Nisan 2017 tarihinden önce FİRMA tarafından talep edilen farklı hizmet ve ekipman istekleri, ODA tarafından uygun görülür ise, ücreti karşılığında sağlanacaktır. Standart standların taşıyıcı özelliği olmadığından pano, profil gibi hiçbir elemanı delinmez, çivi çakılmaz ve üzerine yapışkanlı reklam malzemesi yapıştırılmaz. Ancak üzerine çift taraflı bant kullanarak hafif resim asılabilir. Sergilenecek ürünler stand alanı ve alana ait hava sahası içinde kalacak şekilde tasarlanmalıdır.
4.5 Özel Stand: Firmanın kendisine ait özel standlar, stand alanı ve hava sahası içinde kalacak şekilde tasarlanmalıdırlar. Stand derinliği 2 metre olup özel stand komşu stand alanlarına ve koridorlara taşamaz, standın duvar ve tavan konstrüksiyonu için yer delinemez ve ankraj yapılamaz. Zemine yapıştırılacak halı ve benzeri malzemeler için yalnızca çift taraflı bant kullanılabilir ve standın sökümünde bu bantların yerden temizlenmesi zorunludur. Yapıştırıcı malzemeler kesinlikle kullanılamaz. ODA FİRMA’ya stand alanının herhangi bir yerine elektrik enerjisi için bir priz bırakır. Firma kendi imkânlarıyla elektrik dağılımını,
I M C E T
2 0 1 7
aydınlatmasını gerçekleştirir. Firma tarafından stand kurulu alana delme, kesme, çizme vb. zarar verirse bu zarar firma tarafından ödenir.
4.6 FİRMA özel stand kurduracağı kuruluşu kongre sekreterliğine bildirecektir. Aksi durumda sorumluluk sergi sahibine aittir. FİRMA standının diğer firmaların haklarını ihlal edecek şekilde yerleştirilmesi veya ODA değerlendirmesi neticesinde geçerli sayılan şikayet nedeni ile FİRMA’nın standı ODA tarafından değiştirilebilir veya uzaklaştırılabilir.
5. SERGİ KOŞULLARI
5.1 Sergi, 11 Nisan 2017 Salı günü saat 12:00’de açılacak ve 14 Nisan 2017 Cuma günü saat 11:00’de kapanacaktır
5.2 FİRMA açılış günü sergi malzemelerini stand alanına getirip, stand hazırlığını 11 Nisan 2017 saat 12.00’den önceden tamamlamak zorundadır. FİRMA kongre süresince sergilerini açık tutmalı ve sergilenen malzemeler en geç 14 Nisan 2017 Cuma günü saat 12.00’den önce sergi alanından kaldırılmalıdır.
5.3 ODA tarafından belirlenen sergi açılış ve kapanış saatlerine FİRMA uyacaktır. Herhangi bir neden göstermeden sergi alanlarında gecelemek yasaktır.
5.4 Sergilenen ürünler, sergi saatleri içinde sergi alanından dışarı çıkartılamaz ve içeri sokulamazlar.
5.5 Sergi alanlarındaki yükleme/boşaltma ve taşıma işleri sırasında maksimum güvenlikle yapılmalı ve herhangi bir karışıklığa sebebiyet verilmemelidir.
5.6 Madde 14’ de sayılan riskler de dahil olmak üzere sergilenen malzemelerin güvenliği ve sigortalanması FİRMA’ya aittir.
5.7 Tüm stand malzemesi Kongreden sonra hiçbir zarar görmeden iade edilmelidir ve standlara verilen her türlü zarardan FİRMA sorumludur.
5.8 FİRMA sergi alanının zeminini veya mevcut duvarları delemez, çivi çakamaz ve zımbalayamaz. Sabitleme ve tutturma işlemlerinde Otel fiziki yapısına ve çevreye zarar vermeyecek yapıştırıcılar ve tutturucular kullanılmalıdır. Sergi alanına gelecek her türlü zarardan FİRMA sorumludur.
5.9 Standlarda kullanılacak video, teyp, CD çalar v.b. aletlerin diğer standları rahatsız etmesi durumunda ODA sözlü bir uyarının ardından gürültünün kaynağını kesme hakkına sahiptir.
5.10 Patlayıcı, petrol, gaz gibi yanıcı maddelerin sergi alanında kullanılması ve sergilenmesi kesinlikle yasaktır. Katılımcıların sağlığını ihlal edebilecek olan veya hukuki olarak topluma uygun olmayan malzemeler sergiye getirilmeyecektir. Bu gibi durumlarda oluşabilecek olan zarardan FİRMA sorumludur.
5.11 FİRMA personeli sergi alanının acil çıkışlarının nerede olduğunu bilmek zorundadırlar.
5.12 FİRMA kendisine ayrılan stand alanı haricinde koridorlara herhangi bir şey yerleştirmez. Tanıtım materyallerinin ancak sponsorluk kapsamında kullanılmasına izin verilir. Sergi alanında tavandan aşağı doğru hiçbir materyal asılamaz, tabana hiçbir şey sabitlenemez.
5.13 Sergi süresince sergi alanları dışındaki koridorların temizliğinden OTEL sorumludur. Sergi alanı açılmadan önce ve sergi sırasında stand içi temizliğinden FİRMA sorumludur.
5.14 Sergi alanının büyüklüğü ve kalabalıklığı göz önüne alındığında, ODA güvenlik konusunda herhangi bir garanti vermemekte ve sorumluluk taşımamaktadır. Sergi hazırlık aşamasından başlamak üzere, sergi süresince ve sergi sökümü süresince meydana gelebilecek her türlü, yangın, doğa ve toplum olayları, hırsızlık vb. gibi nedenlerle ortaya çıkabilecek zarar ziyan ve can kaybından ODA sorumlu değildir ve FİRMA gerekli önlemleri almakla yükümlüdür.
I M C E T
2 0 1 7
FİRMA kendi standının, teşhir ürünlerinin ve ekipmanının güvenliğini sağlamakla ve kıymetli eşyalarını geceleri kilitli bir bölmeye koymakla yükümlüdür.
5.15 Stand kurulumu esnasından başlayarak, sökümü tamamlanıncaya kadar; FİRMA yetkilileri mevzuatın öngördüğü gerekli iş sağlığı ve güvenliği önlemlerini alarak işin ehil kişilerce yürütümünü sağlayacaktır. Meydana gelebilecek kazalardan dolayı hukuki ve cezai sorumluklar FİRMA’ya aittir.
6. STAND KİRASI
6.1 Standart Sergi alanı birim ücretleri:
Stand Tipi | Birim Fiyatı |
A Tipi Stand | 150 €/m2 (KDV hariç) |
B Tipi Stand | 125 €/m2 (KDV hariç) |
6.2 FİRMA stand görevlileri kongre süresince her türlü etkinlikten (ultra her şey dahil: üç gece 11-14 Nisan 2017) yararlanacak olup, katılım ücretleri:
Konaklama Tipi | 1 Şubat Öncesi | 1 Şubat Sonrası |
Tek kişilik oda | 400 €/kişi | 450 €/kişi |
İki kişilik odada tek kişi | 300 €/kişi | 350 €/kişi |
Günübirlik katılım | 100 €/kişi | 100 €/kişi |
6.3 Sergi Kayıt ve Ödeme Formunu doldurup, imzalayan katılımcılar (firma, kurum veya kuruluşlar) sergi koşullarını kabul eder ve yükümlülüklerini yerine getirirler.
6.4 Maden Mühendisleri Odası, sergiye katılmak isteyen FİRMA’yı kabul etmek veya etmemek yetkisine sahiptir. Başvurusu kabul edilmeyen FİRMA tarafından yapılan ödemeler tam olarak geri ödenir.
6.5 Sergi için yapılacak rezervasyonlar en geç 01 Şubat 2017 tarihine kadar tutulacaktır. Bu tarihe kadar Sözleşmeye bağlanmamış olan rezervasyonlar geçerli olmayacak ve bu alanlar talep eden başka bir firmaya verilecektir.
6.6 Sergiye katılımın iptal edilmesi gerektiğinde, sergi ücretinden % 20 düşülerek kalan miktar geri ödenir. Bunun için iptal başvurusunun 01 Mart 2017 tarihine kadar yazılı olarak Kongre sekreterliğine yapılması gerekir. Bu tarihten sonra yapılacak iptal başvurularında hiçbir geri ödeme yapılmaz.
6.7 FİRMA sergiye katılım haklarını üçüncü kişilere devredemez veya bir kısmını bir başkasına kiralayamaz ve/veya kısmen de olsa kullandıramaz.
6.8 Bu anlaşmanın şartları, sergi katılım ücretinin ödenmesi, Sergi Kayıt ve Ödeme Formunun doldurulması ve kongre sekreterliğine gönderilmesi durumunda geçerli olur.
6.9 Oda belirtilen şartları değiştirme, madde ekleme veya çıkartma haklarını saklı tutmaktadır, XXX’xxx kararı son karar niteliğindedir.
İletişim:
Xxxxx XXXXXXXXX | Xxx ÖNEMLİ | Xxxxx XXXXX | Xxxxx XXXXXXX | |
Tel | 0000 000 00 00 | 0000 000 00 00 | 0000 000 00 00 | 0000 000 00 00 |
FİRMA (Adı Soyadı-Kaşe-İmza)