COVERINGS 2022 FUARI

COVERINGS 2022 FUARI

ÖĞLE YEMEĞİ VE CATERING HİZMETİ TEKLİF ŞARTNAMESİ

1. TARAFLAR

Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır) ve teklif veren taraf "İSTEKLİ" olarak tanımlanmıştır.

2. ŞARTNAMENİN KONUSU

5 – 8 Nisan 2022 tarihleri arasında Las Vegas/ABD’de düzenlenecek Coverings 2022, the Global Tile + Stone Experience Fuarı’nın Türkiye milli katılımını gerçekleştirecek olan İMİB organizasyonu altında fuara katılacak firmalara 4 gün boyunca 200 kişi/gün (%10 fazla opsiyonlu) atıştırmalık catering hizmeti sağlanması ile 4 gün boyunca 200 kişi/gün lunch box hizmetinin sunulmasıdır.

3. İSTEKLİ’NİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

3.1. Menülerde belirtilen ürünler Türk örf ve adetlerine göre seçilecek ve hazırlanacaktır.

3.2. Menülerde belirtilen ürünlerden biri “İMİB” tarafından servise çıkması uygun bulunmazsa yine Türk örf ve adetlerine uygun en az aynı tutar ve benzer nitelikteki farklı bir ürün ile değiştirilecek ve İMİB onayı alınacaktır.

3.3. Organizasyon alanındaki sunumlar tek kullanımlık (kullan-at) kaliteli malzemeler ile yapılacaktır.

3.4. Fuarda bulunan milli ve bireysel (talep edildiği takdirde) katılımcı Türk firmalarının stantlarına öğle yemeği olarak hazırlanan lunchbox’lar İSTEKLİ tarafından dağıtılacaktır.

3.5. Menüde yer alan yiyecek ve içeceklerin temini, hazırlanması, pişirilmesi, servise hazır hale getirilerek konuklara ikramı ve servis edilmesi, İSTEKLİ tarafından yerine getirilecektir. Bu kapsamda sözleşme konusu hizmetlerin aksama olmaksızın sunulması için gerekli sayıda personel İSTEKLİ tarafından temin edilecek ve organizasyon boyunca hazır bulundurulacaktır.

3.6. İSTEKLİ sözleşmeye konu hizmeti ifa ederken, yürürlükte bulunan her türlü temizlik, hijyen, gıda ve sağlık mevzuatına uygun davranmakla yükümlüdür.

3.7. İSTEKLİ’nin sağladığı yemek hizmetinden kaynaklanan her türlü zehirlenme ve sağlık probleminden doğabilecek tüm hukuki ve cezai sorumluluk ile yasal yükümlülükler İSTEKLİ’ye aittir. İSTEKLİ tarafından hazırlanan ikram ve yemeklerden dolayı İMİB’in, İMİB’in personelinin, firma temsilcilerinin, misafirlerin veya üçüncü şahısların hastalanması veya herhangi bir zarara uğraması halinde, bunların tedavi giderlerinden, maddi ve manevi zarar ve taleplerinden ve İMİB’in uğrayabileceği tüm zararlardan İSTEKLİ sorumlu olacaktır.

4. ÜCRET VE ÖDEME

İşbu şartnameye konu hizmetlerin bedeli, hizmetlerin tam, eksiksiz ve süresinde yerine getirilmesi şartıyla İSTEKLİ tarafından düzenlenecek faturanın İMİB’e tebliği ve İMİB tarafından onaylanmasını müteakip ödenecektir. Ödeme zamanı, şekli ve ödemeye ilişkin şartlar ihaleyi alan firma ile İMİB arasında yapılacak sözleşmede belirlenecektir.

İSTEKLİ, teklifinin kabul edilmesine müteakip sözleşme imzalanmadan İMİB’e sözleşme miktarının %100’ü oranında teminat mektubunu, İSTEKLİ’nin imza sirkülerini (şahıs işletmelerinde imza beyannamesi), İSTEKLİ’nin ünvan ve ortaklık bilgilerinin yer aldığı Ticaret Sicil Gazetesini (şahıs işletmeleri hariç), firma/ işletme antetli kağıdına banka hesap bilgileri ile firma/işletme yetkilisi ve irtibat kurulan kişinin adı - soyadı bilgileri ile telefon numarasını vermekle yükümlüdür. Bu teminat, 29 Temmuz 2022 gününe kadar muteber olup (Fuar idaresi tarafından fuarın ertelenmesi durumunda teminat mektubunun geçerlilik süresinde tekrar düzenlenecektir), hizmetin İSTEKLİ’den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. İş bu teminat mektubunun süresi, sözleşme konusu işin süresinin uzaması durumunda uzatılacaktır. Aksi takdirde, İMİB’in söz konusu teminat mektubunu nakde çevirme hakkı saklıdır.

5. COVID-19 ÖNLEMLERİ

5.1. Sunumda kullanılan tüm malzemeler gıda kodeksine uygun sertifikalı kullan-at malzemelerden oluşturulacaktır.

5.2. Çatal, bıçak ve kaşıklar gıda kodeksine uygun, sertifikalı kullan-at 1. sınıf ürünlerden oluşturulacaktır. Her bir set şeffaf ağzı kapalı poşetlerde ve kâğıt peçete ile sunulacaktır.

5.3. Meze ve tadımlık ürünler gıda kullanımı için üretilmiş ağzı kapaklı kullan-at plastik kaplarda servis edilecektir.

5.4. Sandviçler ağzı kapalı ve etiketli şeffaf poşetlerde sunulacaktır.

5.5. Stantta tüketilen ürünlerin atılması için bir atık kutusu bulundurulacaktır.

5.6. Stantta catering görevlileri maske, yüz maskesi, eldiven ile hizmet verecek; çalışma alanlarında dezenfektan bulundurulacaktır.

5.7. Stantta tek kullanımlık mini ıslak mendiller kullanılacaktır.

5.8. Atıştırmalık alanda ziyaretçilerin kullanımı için dezenfektan bulundurulacaktır.

6. GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

6.1. İSTEKLİ, hizmetin ifa edilmesi sırasında İMİB tarafından verilen teknik, ticari ve mali, hukuki, operasyonel bilgi ve belgeleri gizli bilgi olarak kabul edeceğini ve yalnızca bu HİZMETİN amacına ulaşmak için kullanacağını ve İMİB’in yazılı izni olmadan üçüncü kişilere ve kamuoyuna açıklamayacağını, bu doğrultuda hazırlanacak tarafsızlık ve gizlilik beyannamesini imzalayacağını, gerçekleştirilen görüşme ve değerlendirmeler sonucunda hazırlayacağı raporu/belgeleri kesinlikle İSTEKLİ gizliliği dikkate alınarak oluşturacağını

kabul, beyan ve taahhüt eder. Bu hüküm bu sözleşmenin geçerlilik süresinden sonra da geçerli olacaktır. Aksi takdirde İSTEKLİ, İMİB’in bu nedenle uğrayacağı maddi, manevi her türlü zararı tazminle mükelleftir.

6.2. İSTEKLİ, İMİB’den aldığı gizlilik gerektiren belgeleri ve sırları, İMİB adına yürütülen ve karşılığı İMİB tarafından ödenen araştırmalardan elde ettiği bilgileri, iş bu şartnameye ve imzalanacak Sözleşme’nin hükümlerine dair bilgileri İMİB’in izni olmadan hiç kimseye açıklamamayı ve paylaşmamayı taahhüt eder.

6.3. İSTEKLİ işbu şartnamenin ve imzalanacak sözleşmenin her ne gerekçe ile olursa olsun sona ermesinden sonra İMİB’den elde ettiği her türlü teknik bilgi ve teknolojileri gizli olduğu bildirilmiş olsun veya olmasın süresiz olarak gizli tutacağını, işbu bilgiler ile her türlü müşteri/personel ve ilgili diğer kişilere ait bilgileri, belge, kâğıt ve çıktıları üçüncü şahıs ve kuruluşlara vermeyeceğini kabul ve taahhüt eder.

6.4. İSTEKLİ, verilen hizmetin sona ermesinden sonra, yukarıda belirtilen İMİB’e ait her türlü bilgiyi ihtiva eden yazılı belgeleri, dijital ortamda muhafaza edilen bilgi ve belgeler ile sair her türlü materyali derhal İMİB’e elinde bulundurduğu tüm kopyalarıyla birlikte teslim etmeyi, bunlardan teslim edilemeyenleri ise İMİB’in yazılı onayı akabinde imha edip neticeden İMİB’e yazılı olarak haberdar etmeyi kabul ve taahhüt eder.

6.5. İSTEKLİ tarafından hazırlanacak/sunulacak hizmetler, raporlar, çıktılar, görüşler ve tavsiyeler İMİB’e ait olacak ve onun mülkiyetine intikal edecektir. İSTEKLİ, İMİB’in ticari sırlarını, iş nedeniyle bilgi sahibi olduğu her türlü kaynak ya da belgeleri kamuya veya üçüncü bir kişiye açıklayamaz.

6.6. İMİB iş bu Şartname kapsamında, İSTEKLİ’ye, İSTEKLİ yetkililerine, çalışanlarına veya üçüncü kişilere ilişkin kişisel verileri yalnızca kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şartname konusunun gerçekleştirilmesi, şartname kapsamında yapılan çalışmaların tanıtılması veya başarısının ölçülmesi amaçları ile kullanacaktır.

6.7. İSTEKLİ, İş bu şartname kapsamında yapılan faaliyetler çerçevesinde aldığı, İMİB Yöneticilerine ve çalışanlarına ait veya İMİB tarafından Sözleşme kapsamında verilen, üçüncü kişilere ait kişisel veriler, yalnızca iş bu Şartname konusu hizmeti gerçekleştirmek için, amaçları doğrultusunda ve sözleşme kapsamında kullanacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.

6.8. İSTEKLİ, iş bu şartname kapsamında aldığı kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari önlemleri alır. Herhangi bir veri ihlali olduğu takdirde İSTEKLİ bu durumu derhal İMİB 'e ve KVK Kurumuna bildirir

6.9. İSTEKLİ, imzalanacak sözleşmenin içeriğini ve bu şartname kapsamında İMİB hakkında edindiği her çeşit bilgiyi (özellikle planlanmış reklam projeleri, tedarikçiler, alım fiyatları vb.) gizli tutacaktır, eğer ki bu bilgiler İSTEKLİ’nin bir kusuru olmadan herkesçe biliniyor olsun ya da ileride bilinecek olsun, bu sır tutma yükümlülüğü sözleşmenin bitiminden sonra da devam edecektir.

6.10. Belirtilen sır tutma yükümlülüğü, sözleşmenin yürürlüğe girmesi ile hukuki düzenlemeler çerçevesinde, kendisine bu bilgiler verilebilecek olan işçilere, serbest elemanlara, alt işverenlere ve üçüncü kişilere de sirayet eder.

6.11. İSTEKLİ, sır tutma yükümlülüğüne aykırı hareket ederse ve bu yükümlülüğe aykırı hareket etmediğini ispatlayamaz ise, İMİB’e her aykırı hareketi için, hemen muaccel olmak üzere, İMİB tarafından belirlenecek miktarda cezai şartı ödemeyi kabul, beyan ve taahhüt eder. İMİB’in cezai şart ödenmesi talebi İSTEKLİ’nin saklama şartına uyması gerekliliğini ortadan kaldırmaz. İMİB’in bundan dolayı uğrayacağı zararın ayrıca tazminini talep etme haklı saklıdır.

7. İMZALANACAK SÖZLEŞMEYE İLİŞKİN HÜKÜMLER: SÖZLEŞME SÜRESİ VE FESİH

7.1. Sözleşme imza tarihinde yürürlüğe girer ve sözleşmeye konu hizmetlerin Coverings 2022, the Global Tile + Stone Experience Fuarı sırasında belirlenen şartlarda sunulmasını müteakip olarak fuar süresince devam eder.

7.2. Yukarıda anılan sözleşme süresine ve dikkate alınması gereken fesih sürelerine rağmen, İMİB 5 (beş) gün öncesinden yazılı olarak ihbar etmek şartıyla tek taraflı fesih hakkına sahiptir.

7.3. Aşağıdaki durumların varlığı halinde, İMİB sözleşmeyi ihbar süresine uymaksızın feshetme hakkına sahiptir:

- İSTEKLİ yazılı olarak uyarılmasına rağmen şartnamede belirtilen teslimat süresine kusurlu olarak riayet etmezse,

- İSTEKLİ’nin aleyhinde iflas davası açılması ya da iflas talepli icra takibinde bulunulması ya da İSTEKLİ tarafından iflasın ertelenmesi talebinde bulunulması.

İMİB’in ihbar süresine uymaksızın fesih hakkının kullanmasından sonra da, İSTEKLİ Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini İMİB’in yazılı talebi halinde en fazla 1 ay daha sözleşmedeki şartlar altında devam ettirmeye yükümlüdür.

8. GENEL HÜKÜMLER

8.1. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan şartnamenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, şartname taraflarınca zaman kaybetmeden şartnamenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.

8.2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İMİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

8.3. Taraflar bildirdikleri adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

8.4. İSTEKLİ, fuar idaresi tarafından belirlenecek genel ve teknik koşullara uymakla, yükümlüdür. İSTEKLİ sorumluluğunda olan konularla ilgili olarak, fuar idaresinin keseceği herhangi bir ceza, yaptırım veya tazminat İSTEKLİ’nin sorumluluğunda olacaktır.

8.5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra yüklenici firma ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra,

şartnamede yer alan tüm şart ve hükümleri yansıtan ve her iki tarafça da bağlayıcı olacak bir sözleşme İSTEKLİ ile imzalanacaktır.

8.6. Taraflar arasındaki ihtilaflarda Türk Hukuku geçerli olup münhasıran İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır

8.7. İMİB, organizasyonda yer alan ve almayan 3. şahısların, organizasyon mahallindeki İSTEKLİ ’ye ait mallara, mevcut ve getirilecek eşyaya vereceği zarardan sorumlu değildir.

8.8. Sözleşme konusu hizmetlerin yürütülmesi sırasında XXXXXXX tarafından görevlendirilen personel İSTEKLİ’nin gözetimi ve sorumluluğunda olacaktır. Personelin her türlü fiil ve davranışlarından İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ’nin görevlendirdiği kişilerin fiil ve davranışları nedeniyle İMİB’in zarara uğraması halinde, İSTEKLİ İMİB’in zararlarını tazmin edecektir.

8.9. İMİB bir gün önceden haber verilmek üzere menü sayılarında artış ve azalış talebinde bulunabilir. Bu durumda artış ve azalış sayılarına göre İSTEKLİ ‘ye eksik ya da fazla ödeme yapılacaktır.

9. MALİ HUSUSLAR

9.1. Teklifte belirtilecek öğle yemeği ve catering hizmet bedelle detaylı bir şekilde ayrı ayrı olarak verilecektir.

9.2. Ödemeler, usulüne uygun fatura mukabilinde banka aracılığıyla yapılacaktır. Ödemeye ilişkin diğer hususlar ise, (gerekli olması halinde) Sözleşme içerisinde yer alacaktır. Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç XXXXXXX tarafından ödenecektir.

10. TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA

10.1. İSTEKLİ, işbu şartnamede detayları belirtilen hizmetler için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, ekli Öğle Yemeği ve Catering Teklif Formları ile beraber, İSTEKLİ‘ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte Kapalı Zarf ile (Zarfın üzerine İSTEKLİ’nin isim ve teklif konusu yazılmak ve zarfın kapanan kısmı da İSTEKLİ tarafından imzalanmak ve kaşelenmek suretiyle) elden veya posta yoluyla en geç 8 Aralık 2021 Çarşamba günü saat 15:00’e kadar, Yenibosna Merkez Mahallesi Sanayi Caddesi No: 3. Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Kat:6 (Maden Sektörü Şubesi) 34197 Yenibosna /Bahçelievler, İstanbul (Yetkili: P. Xxxxx Xxxxxxxx) teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden İMİB sorumluluk kabul etmez.

Teklif İçeriği:

1. Fiyat Teklifi

2. İş Örnekleri ve Referans Listesi

Tekliflerin Kargo İle Gönderileceği Adres:

İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

Yenibosna Merkez Mahallesi Sanayi Caddesi No: 3. Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Kat:6 (Maden Sektörü Şubesi) 34197 Yenibosna /Bahçelievler, İSTANBUL

10.2. Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.

10.3. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, İSTEKLİ yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.

10.4. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında İSTEKLİ; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB’i bilgilendirecektir.

11. MÜCBİR SEBEPLER

Taraflardan herhangi biri şartname uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinin herhangi birisini savaş (savaş ilan edilmiş olsun ya da olmasın), işgal, terör olayları, isyan, iç savaş, iç karışıklık ya da düzensizlik, grev, sabotaj, lokavt, yangın, yıldırım, deprem, sel gibi doğal afetler, başta korona virüsü olmak üzere dünya çapında ortaya çıkan epidemik salgınlar gibi ya da buna benzer şekilde tarafın kontrolünde olmayan ve makul çabaya karşın etkilenen tarafça önlenmesi mümkün olmayan haller (“Mücbir Sebep“) nedeniyle yerine getiremezse ya da yerine getirmede gecikirse, diğer Tarafa karşı sorumlu tutulmayacaktır. Şartname kapsamındaki hizmetlerin tamamının ya da bir kısmının ifası bir veya birden fazla Mücbir Sebep olayı nedeniyle 7 günden fazla durursa ya da engellenirse İMİB işbu hizmeti almaktan vazgeçme hakkına sahiptir.

İşbu ihaleden ve şartname konusu hizmetin alınmasından Mücbir Sebep nedeniyle Birlik tarafından vazgeçilmesi halinde İSTEKLİ herhangi bir hak talebinde bulunmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.

12. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İstekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler

dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İstekliler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

13. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İstekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

• İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

14. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

14.1. Teklifler, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.

14.2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ’nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

14.3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ’lere yazılı olarak bildirilecektir.

14.4. İSTEKLİ’ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

15. İHALEDEN VAZGEÇME

15.1. İMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. İMİB’in hiçbir şekilde İSTEKLİ veya başka bir kişi ile sözleşme veya anlaşma yükümlülüğü bulunmamaktadır.

15.2. İSTEKLİ’ler, İMİB’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

16. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk Hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi Tahkim kuralları uygulanacaktır.