İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ TANITIM/TASARIM/İLETİŞİM AJANSI BELİRLENMESİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ

İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ TANITIM/TASARIM/İLETİŞİM AJANSI BELİRLENMESİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ

Madde 1 - Taraflar

İşbu şartnamede, teklif isteyen taraf Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx X-Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx / Xxxxxxxx adresinde mukim İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise Tanıtım-Tasarım-İletişim Ajansı (AJANS olarak anılacaktır) olarak tanımlanmıştır.

Madde 2 – Şartname Xxxxxx

İşbu şartname, İMİB’in faaliyet alanında bulunan Madencilik ve Doğal Taş sektörlerine yönelik yurt içi ve yurt dışında gerçekleştirilecek her türlü tanıtım, tasarım, video içerik, kurgu ve senaryo oluşturulması ile algı ve pazarlama iletişimi faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla;

- gerekli hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği,

- çalışma şekil ve koşulların belirlenmesi,

- üretilen reklam eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi,

işinin İMİB’in talimatları doğrultusunda AJANS tarafından yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.

Madde 3 – Alınacak Hizmetin Tanımı ve Kapsamı

İşbu maddede belirtilen kalemler, tam hizmet standartlarını içermektedir. İMİB’in, pazarlama iletişimi konusundaki farklı ihtiyaçlarını farklı uzmanlık kuruluşlarından (medya, promosyon, reklam veren, CRM, matbaalar vb.) karşılamaya karar vermesi halinde, İMİB işbu madde kapsamına ekleme ya da çıkarma yaparak değişikliğe gitme hakkına sahiptir.

Tekliflerin değerlendirilmesi sonrasında, İMİB ve çalışılmaya karar verilen AJANS arasında imzalanacak Sözleşme ile alınacak hizmet ve işbirliği kapsamı, taraflarca ayrıca karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir.

Buna göre, AJANS;

3.1 İMİB'in kuruluşunu, işlerini; işleyişini, ürün ve hizmetleri ile bunların mevcut ve muhtemel pazarını, rakiplerini, sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder. Madencilik sektörünün kamuoyu algısının iyileştirilmesi üzere hedef kitle analizleri yaparak, farklı hedef kitlelere yönelik medya iletişim stratejileri çalışmalarını yürütür.

3.2 İMİB'in tanıtım ve iletişim ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon, vb) hazırlar.

3.3 Reklam fikri ve mesajların oluşturulması, buna ilişkin içerik, kurgu ve senaryo hazırlanması, tasarım ve taslakların hazırlanması anlamında yaratıcı çalışmaları yapar.

3.4 Geliştirdiği ve/veya İMİB’in mevcut yaratıcı konseptleri doğrultusunda uyarladığı her türlü mecra ve iletişim aracı için (TV/Sinema, Sosyal Medya, Basın İlanı, Radyo, Açıkhava, Kurumsal Kimlik, Basılı Malzeme, POP, Hediyelik, vb.) ve İMİB’in organize ettiği veya katılım sağladığı etkinlikler için fark yaratıcı içerik ve tasarımlar sunar.

3.5 İMİB’in organize ettiği veya katıldığı yurtiçi ve yurtdışı her türlü organizasyon ve fuarda, İMİB, Turkish Stones ve Turkish Minerals algısının güçlendirilmesi, bilinirliğinin artırılması için gerekli bulunan yaratıcı içerik, tanıtım ve tasarım fikirleri sunar ve uygular. İMİB’in yıl içerisinde talep edeceği her türlü promosyon malzemesi, dergi ilanı, fuar sponsorluğu kapsamında alınan hizmetler vb. çalışmalar için yaratıcı tasarımlar oluşturur. Baskı alınacak tasarımları istenen uygun formatta hazırlar.

3.6 Fikrin yerine getirilmesi için gereken tüm çalışmaları yapar. (Fuar katılımları için konsept görsel tasarım yanında, yaratıcı konstrüksiyon tasarımları sunar, İMİB tarafından çalışılmasına karar verilen uygulayıcı firmayla irtibatta olarak gerekli revizeleri gerçekleştirir ve doğru uygulanmasını sağlar.)

3.7 İMİB’in talebi doğrultusunda; gerçekleştirdiği her türlü çalışma için uygun medya strateji, planlama çalışmalarını yaparak İMİB’in onayına sunar. Plan ve bütçe olarak onaylanan projeyi 3.kişilere aktarır ve İMİB lehine azami fayda sağlayacak şeklide hertürlü mecraya dair satın alma ve kiralama işlerini gerçekleştirir.

3.8 Madde 3.1-3.2-3.3-3.4-3.5-3.6 kapsamındaki tüm çalışmalarla ilgili İMİB’in onayladığı plan ve bütçeler kapsamında gerekli prodüksüyon ve organizasyonları gerçekleştirir, İMİB’in onayı ile 3.şahıslarla çalışır, gerekli satın almaları gerçekleştirir, her türlü yapım sorumluluk ve takibini üstlenir.

3.9 Çalışmalarla ilgili belirli günlerde koordinasyon ve bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. AJANS, toplantı tutanaklarını hazırlayarak İMİB’e teslim edecektir.

3.10 AJANS taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek adına İMİB için en az bir müşteri temsilcisi ve bir asistan atayacaktır. Raporlama ve organizasyon birimleri ile yönetici destekleri bu ekibi tamamlayacaktır. İMİB’in AJANS’tan herhangi bir zamanda personelini değiştirmesini talep etmesi halinde AJANS, personeli değiştirecektir.

3.11 AJANS adına, AJANS tarafından belirlenecek yetkili bir kişi tüm hizmet süreçlerinin içerisinde olacaktır.

Madde 4 - Onay, Yetki, Değişiklik/Düzeltme

3. maddede belirtilen hizmetler ve işler İMİB'in onayı olmadan başlatılamaz.

4.1. Onay

AJANS, bir kampanya için İMİB'in genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunacaktır.

- Reklam metni, tasarım, grafik, modeller, video, storyboard ve/veya senaryo

- Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, film yapım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı, vb.) üretim maliyet tahminleri

Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyit edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde İMİB'ce onay verildiği kabul edilir. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi esastır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce verilecektir.

4.2. Değişiklik, Düzeltme ve Hatalar

İMİB tarafından reklam planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda AJANS, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirir.

Madde 5 – AJANS’ın Gizlilik Taahhüdü

5.1. AJANS, Birlik’ten ve/veya Şartname konusu iş kapsamında herhangi bir şekilde elde etmiş olduğu, temin etmiş olduğu ve/veya sadece taraflar arasında kalması gereken bilgileri/belgeleri mevcut anlaşma konusu ile sınırlı kalmak üzere kullanacak; kesinlikle üçüncü tüzel/gerçek kişilere bilgileri aktarmayacak, bu bilgi/belgeleri kendi pazarlama ve satış faaliyetlerinde kullanmayacak, görevli personeli ve talimatı ile hareket edenlerin de bu hususlara riayet etmesini sözleşme süresi ile sınırlı olmaksızın sağlayacaktır.

5.2. AJANS, Birlik’ten almış olduğu ve/veya elde etmiş olduğu bilgileri/belgeleri anlaşmanın bitiminde Birlik’e aynen iade edecek, kısmen ya da tamamen kullanmayacak, kopyalamayacak, Birlik tarafından talimat verilmesi halinde bilgileri tamamıyla yok edecektir.

5.3. AJANS, Şartname konusu iş kapsamında Birlik’ten elde edindiği bilgi/belgeleri, sözleşme feshedildikten sonra olsa bile üçüncü kişilere aktarılması/aktarması, kendisi tarafından kullanması ve/veya tedbirsizlik sonucu üçüncü kişilerin eline geçmesine sebebiyet vermesi ve/veya elemanları/talimatı ile hareket edenlerin de bu hususlara sebebiyet vermesi durumunda Birlik’in uğramış olduğu maddi/manevi tüm zarar ve ziyanı karşılamanın yanında işbu Şartnamenin 22. maddesindeki cezai şartı da ödeyecektir. Bu durum ve hallerde Birlik’in tek taraflı ve tazminatsız olarak sözleşmeyi derhal fesih hakkı olacaktır.

5.4. İşbu Şartname konusu iş kapsamında gerek AJANS gerekse de AJANS adına her hangi bir sıfat altında hizmet gören kişiler tarafından öğrenilen ve/veya erişilen Birlik’e ve/veya müşterilerine ait herhangi bir biçim altındaki herhangi bir ve her türlü bilgi gizli niteliktedir. Bu bilgiler gerek AJANS veya AJANS adına hizmet gören kişiler tarafından hiçbir biçimde kullanılmayacak veya üçüncü kişilere ifşa edilemeyecektir ve AJANS anılan bilgilerin ifşasına ve/veya bu bilgilerin üçüncü kişiler tarafından erişilmesine veya öğrenilmesine mani olmak için gereken her türlü önlemi alacaktır, aksi halde Birlik’in uğradığı zararı tamamen ve nakden tazmin edecektir. İşbu madde ile getirilmiş gizlilik ve tazminat yükümü süresiz olup sözleşme herhangi bir nedenle sona ermiş olsa dahi devam edecektir.

5.5. Reklam, referans ve basın bültenleri amaçlı kullanımlarda taraflar önceden birbirlerinden yazılı izin almak koşulu ile faaliyetlerde bulunabileceklerdir.

5.6. Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından gelen zorunlu bilgi istekleri, 4. maddede tanımlanan gizlilik koşullarının dışında değerlendirilebilecektir.

Madde 6 – Fikri Mülkiyet Hakları

6.1 İşbu Şartname konusu hizmetler kapsamında hazırlanan ve İMİB’e teslim edilen bilgi, belge, tasarım ve grafikler de dâhil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm materyallerin fikri sınai ve mülkiyet hakları İMİB’e aittir. Söz konusu materyallerin kullanma, basma, yayma, çoğaltma, kopyalama, dağıtma, işaret, ses veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, temsil de dahil olmak üzere tüm münhasıran kullanım, çoğaltma, yayma, kopyalama, basma, dağıtma, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma, işaret ses ve/veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, görsel, yazılı,

elektronik ve sair ortamlarda ve basında gösterim, temsil hakları da herhangi bir yer, süre, sayı ve içerik sınırlaması olmaksızın İMİB’e aittir. AJANS tarafından herhangi bir şekilde telif ya da başka nam altında ücret talep edilmeyecektir. AJANS, dışarıya yaptırdığı işlerde bu tür hakları, İMİB'in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür.

6.2 Bu şartname konusu iş kapsamında üretilen, geliştirilen ve hazırlanan dokümanlar ve materyaller ile ilgili olarak 3. şahıslar tarafından Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar AJANS’ye aittir.

Madde 7 – Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Kapsamında Sorumluluk

7.1. AJANS, Birlik iş bu şartname kapsamında, Birlik’e, Birlik üyelerine veya üçüncü kişilere ilişkin kişisel verileri yalnızca kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme konusunun gerçekleştirilmesi, başvuru kapsamında yapılan çalışmaların tanıtılması veya başarısının ölçülmesi amaçları ile kullanacaktır.

7.2. AJANS, İş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında yapılan faaliyetler çerçevesinde aldığı, Birlik Yöneticilerine ve çalışanlarına ait veya Birlik tarafından şartname ve daha sonra imzalanacak Sözleşme kapsamında verilen, üçüncü kişilere ait kişisel veriler, yalnızca iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşmeyi gerçekleştirmek için, sözleşme amaçları doğrultusunda ve sözleşme kapsamında kullanacaktır.

7.3. AJANS, iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında aldığı kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari önlemleri alır. Herhangi bir veri ihlali olduğu takdirde AJANS bu durumu derhal Birlik 'e ve KVK Kurumuna bildirir.

Madde 8 - Tekliflerin Sunulacağı Yer, Son Teklif Verme Tarih ve Saati

8.1. AJANS, işbu şartnamede detayları belirtilen tanıtım, reklam, basın(medya), iletişim faaliyetleri hizmetleri için fiyatlandırma (aylık ücret ve toplam 1 yıllık sözleşme süresini kapsayacak şekilde) yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklifi imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte 13 Ekim 2022 Perşembe günü saat 17:00’ a kadar xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx mail adresine göndermesi gerekmektedir.

Teklif İçeriği:

1. Fiyat Teklifi

2. İş Örnekleri ve Referans Listesi

8.2 Verilen teklif, yukarıda belirtilen hizmetlerin tamamını kapsamalıdır.

8.3 Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.

8.4 Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.

8.5 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 10 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB’i bilgilendirecektir. Sözleşmeden xxxxx xxxxx vergisi ve her türlü vergi, resim, harç ve masraflar AJANS tarafından karşılanacaktır.

8.6. Teklif Veremeyecek Olanlar:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar

dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

• Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,

• Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,

• Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

• Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

• Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen AJANS’lar ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen AJANS’lar,

• Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

8.7. İhale Dışı Bırakılma Nedenleri

Aşağıda belirtilen durumlardaki AJANS’lar, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

• Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

• İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

Madde 9. - Xxxxxxxx Xxxxxxme

9.1. Birlik gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

9.2. AJANS’lar, Birlik’ in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde Birlik’ ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

Madde 10 – Xxxxx, Harç ve Diğer Giderler

10.1. Mal ve hizmet alımına, sözleşmeye, protokole ve taahhüdün tamamının yapılmasına ait bütün vergi (damga vergisi dahil), resim, harçlar, sözleşme giderleri ve benzeri giderler ile ulaşım, nakliye ve her türlü sigorta giderleri işi alana aittir.

10.2. Yüklenici, gider kalemlerinde fark oluşması halinde, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir

hak talebinde bulunamaz.

Madde 11 - Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi

11.1 Teklifler, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

11.2 Değerlendirmede, uygun fiyat ve AJANS’ın benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

11.3 AJANS, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt eder.

11.4 İhale sonucunda yapılacak sözleşmeye göre; İMİB, sözleşme süresi içinde 15 gün öncesinden yapacağı yazılı ihbar ile sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda tarafların fesih tarihine kadar olan mali hakları saklıdır.

Madde 12 - Xxxxxxxx Xxxxxxme

12.1. İMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

12.2. AJANS, İMİB’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

Madde 13 - Anlaşmazlıkların çözümü

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır

Madde 14 – 14 ana madde ve 6 sahifeden ibaret olan işbu teklif şartnamesi aşağıda şirket kaşesinde unvanı yazılı bulunan şirket yetkilisi tarafından okunup, anlaşılıp itirazsız olarak imzalanmıştır.

TEKLİF SAHİBİ ŞİRKETİN UNVANI

Şirket Yetkilisinin Adı ve Soyadı

İmzası

EK: Planlanan Faaliyetler/Talep edilebilecek İşler Listesi (1 Sayfa)

İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

2022-2023 Yılı Planlanan Faaliyetler

• TV programları, Tanıtım Videoları, Bilgi Ekranları

- CNN Türk Çalışan Türkiye

- Hayatımız Maden bilgi ekranları

- İçinde Ne Var? Bilgi ekranları

- Tanıtım Videoları

- Madencilik algısını iyileştirmek üzere yürütülecek belgesel çalışmaları

• Milli Katılım Organizasyonları:

- Marmomacc Verona Fuarı – Verona/İtalya

- Coverings Fuarı – ABD

- Katılımın olası olduğu muhtelif Fuarlar

• Sektörel Xxxxxxxx(Yıllık 5)

• Yurt İçi ve Yurt Dışı Info Stant Katılımları: Tahmini 5 katılım

• Sektörel Toplantılar (Çalıştay, Basın Toplantıları, Madenciler Günü Etkinliği)

• Tasarım Yarışması

• Ödül Törenleri

• PR Firmasının önereceği etkinlikler

• Şube genelinde yapılacak promosyon ve tanıtım çalışmaları

Yukarıdaki Faaliyetler Kapsamında İstenebilecek Tasarım Çalışmaları

• Kurumsal Kimlik çalışmaları ve Birlik logo değişikliği

• PR firmasının önereceği çalışmalara ait tasarımlar

• Sektörel marka broşürlerinin tasarımı ve baskıya hazır hale getirilmesi

• Yıllık Çalışma Raporu Tasarımı ve Baskıya Hale Getirilmesi

• Tanıtım Sunumu Hazırlanması

• Tanıtım Filmi Görsellerinin Tasarlanması

• Sektörel Dergi Reklam Çalışmalarının Hazırlanması

• Yıl içerisinde yapılacak etkinliklerde kullanılmak üzere: defter, kalem, ajanda, çanta vb. promosyon malzemelerin tasarımları

• Tüm organizasyonlar için Afiş, İlan, Roll-up, Back-drop, Sahne giydirme, Stand görseli, davetiye tasarımı

• Yıllık takvim tasarımları

• Tasarım yarışması kapsamında ödül tasarımı

• Stand Görsel Tasarımı

• Billboard, afiş, ilan tasarımları ve baskıya hazır hale getirilmesi

• Fuar katılımcı broşürü hazırlanması ve baskıya hazır hale getirilmesi

• Fuar hazırlık kitabı tasarımı ve baskıya hazır hale getirilmesi

• Katılımcı firma ismi ve logolu E-imza, e-davetiye tasarımları

• Fuar İdaresinden alınacak ek sponsorlukların tasarımları

• Ticaret heyetleri kapsamında kullanılacak görsel materyallerin tasarlanması

• Yıl içerisinde talep edilecek ön görülmemiş diğer tasarım çalışmaları