Contract

1.AMAÇ ve KAPSAM

1.1. Bu talimatın amacı; Yeşilırmak Elektrik Dağıtım A.Ş. bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin hizmet üretiminin devamlılığını sağlamak için, yurt içinden ve yurt dışından tedarik edilecek olan gerekli tüm malzeme ve hizmetlerin belirlenmiş kurallar çerçevesinde satın alınması, varlık ve hizmet satışı ve sözleşme sürecini anlatmaktır. Bu talimat; XXXXX’xx, dağıtım faaliyeti kapsamında gerçekleştirecekleri her tür yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık ve hizmet satışı işlerine esas yapılacak satın alma-satma ile ihale süreç ve işlemlerini kapsar.

1.2. İş bu Satın Alma-Satma ve İhale Talimatı, 06/07/2018 tarihli ve 30470 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Satın Alma-Satma ve İhale Prosedürlerinin Hazırlanması ve Uygulanması Yönetmeliği ( Yönetmelik ) değişikliği ile belirlenen Satın alma-satma işlemlerine ilişkin usul ve esaslara uygun olarak hazırlanmıştır.

1.3. Bu talimatta, Yönetmeliğe aykırı veya açıkça ifade edilmeyen bir hükmün bulunması halinde Yönetmelik ve İlgili Mevzuat hükümleri geçerlidir.

2.TANIMLAR

a. XXXXX : Yeşilırmak Elektrik Dağıtım Anonim Şirketini,

b. Genel Müdür : YEDAŞ Genel Müdürünü,

c. Kurum: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunu,

d. Kurul: Enerji Piyasası Düzenleme Kurulunu,

e. Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,

f. Hizmet: Dağıtım faaliyeti kapsamında, arıza giderme, endeks okuma, kesme-bağlama, sayaç sökme-takma, ihbarname dağıtma, kaçak tarama, proje, hukuk, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,

g. Varlık satışı: Dağıtım Sistemi Gelirinin Düzenlenmesi Hakkında Tebliğin 13 üncü maddesi kapsamındaki varlık satış işlemini,

h. Yapım: Elektrik piyasası mevzuatında tanımlı şebeke yatırımları kapsamında yapılacak elektrik tesisleri ile diğer yapım işlerini,

i. İnternet ana sayfası: YEDAŞ resmi internet sitesinin ana sayfasını,

j. İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet yüklenicisi veya yapım yüklenicisini,

k. Yüklenici/Tedarikçi: İş üzerine kalan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

l. Taşeron (Alt Yüklenici): İşin bir kısmının veya tamamının gerçekleşmesinde yüklenici veya tedarikçinin dağıtım şirketi ile imzaladığı anlaşmadaki yükümlülüklerini üstlenen gerçek veya tüzel kişiyi,

m. Kısa liste: XXXXX’xx belirlemiş ve yayımlamış olduğu yeterlik kriterleri çerçevesinde yapım, mal, hizmet alımları için oluşturulan, yüklenici/istekli listelerinden her birini,

n. Aday: Kısa liste yeterliliği için başvuran gerçek veya tüzel kişileri,

o. Yaklaşık maliyet: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce YEDAŞ tarafından, ihale edilen işin maliyetinin belirlenmesine yönelik yapılan fiyat araştırması ve/veya hesaplamalar sonucu ortaya çıkan bedeli,

p. İhale: Bu talimatta yazılı esaslara uygun olarak mal veya hizmet alma-satmalar ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek gerçek veya tüzel kişilerin üzerine bırakıldığını gösteren ve sözleşmenin imzalanmasıyla tamamlanan iş ve işlemleri,

q. İhale dokümanı: İstekliye verilecek olan ihale konusu mal veya hizmet alma-satmaları ve yapım işlerinde isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile varsa yaptırılacak işin projesini de kapsayan özel teknik şartnameler, sözleşme taslağı ve benzeri yapılacak işi tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri,

r. İhale dosyası: İhtiyacın karşılanmasına yönelik talebin oluşturulmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje (varsa), yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale ilanı, ihale dokümanı, davetiyeler, zeyilnameler, adaylar tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme gibi yapılan iş ve işlemlerle, süreci tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri ihtiva eden dosyayı,

s. Açık ihale: Bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale metodunu,

t. Davetiye usulü ihale: Kısa listede bulunan, ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm adayların davet edilmesi ile yapılan ihale metodunu,

u. Doğrudan temin: Bu talimatta belirtilen kriterler çerçevesinde ilan ve yeterlilik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın fiyat araştırması yapılarak ve teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan alımın yapıldığı usulü,

v. Kapsam Dışı Alım: Yönetmeliğe tabi olmayan alımların yapıldığı usulü,

w. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif: Fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, işin bütünlüğü, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen teklifi,

x. Teklif: Bu talimata göre yapılacak ihalelerde isteklinin XXXXX’x sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belgeleri,

y. Çerçeve anlaşma: İhale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları için en fazla üç yıl olmak kaydı ile elektrik dağıtım şirketi ile en az üç istekli arasında, belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen anlaşmayı,

z. Sözleşme: Mal veya hizmet alımları, varlık ve hizmet satışı ile yapım işlerinde dağıtım şirketi ile yüklenici ve/veya tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

aa. Çerçeve anlaşma alım sözleşmesi: Çerçeve anlaşmaların imzalanmasını müteakip, çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılacak her bir alım öncesi çerçeve anlaşma imzalanan istekliler arasında toplanan teklifler sonucu alım yapılmasına karar verilen istekli ile yapılan alım sözleşmesini,

bb. TÜFE: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen Tüketici Fiyat Endeksini,

cc. Genel Müdür Onaylı Gerekçe Raporu : Doğrudan alımlarda kullanılmak üzere talep eden birim tarafından hazırlanan, gerekçesi açıkça yazılı olan ve talep eden ilgili birim müdür/şef, ilgili birim Koordinatörü ve Genel Müdür onaylı yazılı belgeyi,

dd. İhale Komisyonu : İhale süreçlerinin değerlendirilmesi için en az 4 (dört) kişiden oluşan komisyondur. Bu komisyon talep eden ilgili birimden, Mali İşler Direktörlüğü’nden, Hukuk Bölümü’nden ve Satın Alma Müdürlüğü’nden birer kişiyi kapsar,

ifade eder.

3.TEMEL İLKELER

Kapsam Dışı alımlar hariç;

3.1. Satın alma, varlık ve hizmet satışı işlemlerinde şeffaflık, rekabete açıklık, eşit muamele, güvenilirlik, ticari gizlilik ve kaynakların verimli kullanılması kurallarına uyulur.

3.2. İktisadî ve teknik bütünlüğü bulunan işler parçalara bölünerek ihale edilemez. Bu kapsamda, mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri, bu Yönetmelikte yer alan parasal limitlerin altında kalmak ya da diğer hükümlerin uygulanmasından kaçınmak amacıyla kısımlara bölünemez.

3.3. Yapım işleri ile SCADA, OSOS, CBS, kamulaştırmaya esas harita-plan ve dosyalarının hazırlanması işleri hariç diğer işlerde yüklenici veya tedarikçi, taşeron çalıştıramaz. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını taşerona verecek ise, bu durumu teklifinde belirtmek şartıyla,

çalıştırmak istediği alt taşeronlarla ilgili belgeleri sözleşme imzalanmasından sonra da Şirketin onayına sunulabilir. Şirketin onayına müteakip onaylı alt taşeronlar ilgili işlerde çalıştırılabilir.

3.4. YEDAŞ ihale dosyalarını lisansında tanımlı dağıtım bölgesinde muhafaza eder.

3.5. YEDAŞ birden fazla elektrik dağıtım şirketi ile birleşerek ihaleye çıkamaz.

3.6. Satın Alma-Satma ve İhale Talimatı YEDAŞ İnternet ana sayfasında kolaylıkla ulaşılacak şekilde süresiz olarak yayımlanır.

3.7. Anlaşmalar ve sözleşmeler devredilemez.

3.8. İhale dokümanı ve sözleşmede belirtmek şartı ile Sözleşme bedeli, sözleşme süresi içerisinde ve koşullarında %25(Yüzde Yirmi Beş) oranında artırılıp, azaltılabilir. Olası iş artışı kesin hesap farkları dahil olmak üzere sözleşme bedelinin %25’ini aşamaz.

3.9. İhale dosyalarının içerikleri, ihale ilan formatı, kısa liste yeterlik kriterleri, sözleşme formatı, idari şartname formatı, teknik şartname formatı gibi uygulamaya yönelik ayrıntılı düzenlemeler, bu talimatta yer alan esaslar doğrultusunda YEDAŞ tarafından hazırlanan ihale süreç ve işlemlerini kapsayan satın alma talimatı ile belirlenir.

3.10. İlanlar açık ve net olmalıdır. İstekli ve aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa liste başvurularına ilişkin bilgilere erişimi sağlanır.

3.11. Her bir ihale için, ayrı bir ihale dosyası düzenlenir ve işin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilir.

3.12. İhale dosyasında yer alan onaylı sözleşme evrakları taranarak sistemde muhafaza edilir.

3.13. Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin, ihalesi yapılmadan önce fiyat araştırması ve/veya hesaplamaları yapılarak yaklaşık maliyet belirlenir ve ihale dosyasında bulundurulur.

3.14. İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterler rekabeti engelleyici hususlar içeremez.

3.15. Talep eden ilgili birim/Koordinatörlük tarafından doğrudan temin, süre uzatımı ve ilave iş taleplerinde Genel Müdür Onaylı Gerekçe Raporu alınır.

3.16. Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlar İmza karşılığı elden, İadeli taahhütlü mektupla veya Kayıtlı elektronik posta yöntemlerinden birinin kullanılması ile yapılır.

3.17. İhalelere, kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen firmalar katılamazlar. İsteklilerin yasaklı olarak ihaleye katılması halinde geçici teminatları irat kaydedilerek ihale dışı bırakılır.

3.18. Değerlendirmelerde fiyat dışı unsurların da geçerli olacağı ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre altıncı fıkrada belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında belirtilir.

3.19. İhale dosyasında Teminatlar (Geçici ve Kesin Teminat) ve teminat olarak kabul edilecek değerlerle ilgili hususlar; İdari Şartname içerisinde belirtilir.

✓ İhalelerde teklif bedelinin % 3’ü oranında ve 3 (üç) ay süreli Geçici teminat alınır. Geçici teminat ihaleyi kazanan firma ile sözleşme imzalanmasından sonra isteklilere iade edilir. Teklifler açıldıktan sonra teklifinden geri dönen, ihalelere katılım yasağı olmasına rağmen katılım sağlayanların geçici teminatları irat kaydedilir.

✓ İhalelerde sözleşme bedelinin % 6’sı oranında ve işin niteliğine göre süreli kesin teminat alınır. Kesin teminat sözleşme hükümlerinin yerine getirilmesine istinaden iade edilir.

✓ Teminat olarak kabul edilecek değerler, Tedavüldeki Türk Parası, Euro, Dolar ve Bankalar tarafından verilen Teminat Mektupları kabul edilebilir.

3.20. İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler ihale dokümanında belirtilerek işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir.

Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, idari şartnamede belirlenerek, alım konusu iş veya benzer işler tarif edilir.

XXXXX tarafından ihale konusu iş ile ilgili olarak teknik yeterlilikte istenecek iş deneyim tutarları, isteklinin toplam teklif bedeli tutarının % 150’sinden fazla %90’ından az olmayacak şekilde idari şartnamede belirlenerek istenecektir.

3.21. İhale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, hizmet alım işleri için üç yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, XXXXX tarafından gerekçeleri ve sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla en fazla bir yıl daha uzatılabilir.

3.22. İhale süreçlerinin değerlendirilmesi en az 4 (dört) kişiden oluşan komisyon marifetiyle yapılır. Bu komisyon talep eden ilgili birimden, Mali İşler Direktörlüğü’nden, Hukuk Birimi’nden ve Satın Alma Müdürlüğü’nden birer kişiyi kapsar. Alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

3.23. İhaleye teklif veren isteklilerin üzerine sözleşme bırakılmaması halinde veya kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde sözleşme bırakılmama veya yeterli görülmeme gerekçeleri istekli veya adaya Yönetmelikte belirtilen süreler içerisinde bildirilir. Kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçeleri bildirilir. Aynı şekilde ihalenin sonucu da tüm isteklilere bildirilir. Yapılan tüm bildirimler anlaşılır ve açık bir şekilde yazılı olarak yapılır.

3.24. Çerçeve anlaşma, ihale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları için en fazla üç yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşmadır. Bu kapsamda;

1. Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer. Süresi belli olan çerçeve anlaşmalarda miktar ve anlaşma bedeli belirtilmesine gerek bulunmamaktadır.

2. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere Yönetmelikte belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.

3. İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren on iki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.

4. Satın alma öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden alınan teklifler arasında en düşük teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanır. Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde, çerçeve anlaşma alım sözleşmesi imzalanamaz. Çerçeve anlaşma alım sözleşmesi kapsamında alınan tekliflerin değerlendirilmesinde fiyat dışı unsurlar geçerli olmayacak, ihale komisyonu en düşük teklif fiyatı üzerinden değerlendirme yaparak karar verecektir. Çerçeve anlaşma alım sözleşmesi öncesi, teklif fiyatları elden teslim, iadeli taahhütlü ya da Elektronik Posta yolu ile alınabilir. Çerçeve alım sözleşmesi kararı en düşük teklif fiyatı üzerinden değerlendirme yapılarak belirlenir, fiyat dışı unsurlar geçerli değildir. Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri ise miktar ve bedel içermek zorundadır.

5. Çerçeve anlaşma alım sözleşmesine esas teklif fiyatları, isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez. Güncelleme yöntemi ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla, çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.

4. SATIN ALMA-SATMA UYGULAMALARI

4.1.SATIN ALMA UYGULAMALARI

4.1.1. Satın alma sürecinin başlangıcından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan işlemlerin yürütülmesinden ve kontrol edilmesinden Satın Alma Müdürlüğü sorumludur.

4.1.2. Malzeme/Hizmet alımına ilişkin iş tanımının, teknik ve mali yeterlik koşullarının ve değerlendirme kriterlerinin, keşif listesinin ve yaklaşık maliyetin hazırlanması ile satın alma sonrasında geçici kabul, kesin kabul işlemleri de dahil olmak üzere sözleşmenin amir hükümlerinin yürütülmesinden, satın almayı talep eden Birim/Koordinatörlük sorumludur.

4.1.3. Talep sahibi birimin, satın alma talebi oluşturma aşamasında ihtiyaç duyduğu malzemenin Şirket bünyesindeki depoların stoklarında mevcut olup olmadığı SAP üzerinde otomatik olarak kontrol edilir. Stoklarda talebi karşılayacak yeterli miktarda malzeme bulunması durumunda talep sahibi birimin sistem üzerinden yaptığı rezervasyon doğrultusunda Satın Alma Müdürlüğü eşgüdümünde depodan malzeme teslim edilir.

4.1.4.Talep edilen malzeme, şirket bünyesindeki depoların stoklarında bulunmadığı takdirde talebe ilişkin satın alma süreci bu talimat doğrultusunda yürütülür.

4.2.SATMA UYGULAMALARI

4.2.1. Varlık ve hizmet satışı sürecinin başlangıcından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan işlemlerin yürütülmesinden ve kontrol edilmesinden Satın Alma Müdürlüğü sorumludur.

4.2.2.Varlık ve hizmet satışına ilişkin talebin oluşturulmasından ve keşif listelerinin hazırlanmasından İşletme ve Yatırım Koordinatörlüğü, iş tanımının, teknik ve mali yeterlik koşullarının, değerlendirme kriterlerinin ve yaklaşık maliyetin hazırlanmasından Satın Alma Müdürlüğü, satış sonrasında kontrol ve teslimat işlemleri ve sözleşmenin amir hükümlerinin yürütülmesinden Tedarik Zinciri Koordinatörlüğü, satışa ilişkin fatura düzenlenmesinden Mali İşler Direktörlüğü sorumludur.

4.2.3.Varlık ve hizmet satış süreci bu talimat doğrultusunda yürütülür.

5.PARASAL LİMİTLER

5.1. Çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılan sözleşmeler hariç, tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, XXXXX’xx uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının

%10’unu aşamaz. Bu oran kapsamında hesaplanan tutarın 20.000.000 TL’nin altında olması halinde üst limit tutarı 20.000.000 TL olarak kabul edilir. Çerçeve anlaşma süresi bir yıldan fazla olduğu durumda, çerçeve anlaşmalar için bu limitler iki kat olarak uygulanır. Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankasınca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır. Şebeke İşletim Sistemi Yatırımları karakteristiğindeki işler için bu fıkrada belirtilen parasal üst limitler uygulanmaz.

5.2. Parasal Limitlerin Güncellenmesi

Bu talimatta yer alan parasal limitler yönetmeliğin yayımlandığı yılın haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir:

MLt = MLt-1,*TÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6

(2) Bu formülde geçen;

MLt : t yılına ilişkin limit (TL), MLt-1 : t-1 yılına ilişkin limit (TL),

TÜFEt-1,6 :Bir önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini, TÜFEt-2,6 :İki önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini ifade eder.

6. İHALE YÖNTEMLERİ 6.1.Kapsam Dışı Alım

✓ Gayrimenkul satın alma ve kiralama ile elektrik, su, doğal gaz, telefon, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam, bağımsız denetim hizmetleri, mali müşavirlik, tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları haricindeki sigorta alımları,

✓ Ar-Ge projeleri kapsamında yapacağı alımlar,

✓ İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak 100.000 TL’nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işleri,

✓ 4/11/1983 tarihli ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunundaki yükümlülükleri yerine getirmek üzere 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun II sayılı cetvelinde yer alan üniversitelerden hizmet alımı,

✓ 10.000 TL üzerindeki kapsam dışı alımlar, liste halinde kayıt edilir ve söz konusu alımlarla ilgili evraklar ile birlikte dosyalanır.

6.1.1.Kapsam Dışı Alım Usulü

✓ Talep sahibi birim SAP sisteminde Satın Alma (SAT) talebini oluşturur.

✓ SAT ekine yaklaşık maliyet çalışması, varsa teknik şartnamesini, sözleşme taslağını vb. dokümanları ekler.

✓ SAT onay süreci tamamlandıktan sonra ihale süreci başlatılır.

✓ Tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanımak suretiyle bulunan tüm isteklilere mail olarak teklif daveti gönderilir.

✓ İhale sürecine ilişkin İhale Komisyon Kararı Genel Müdür’ün onayına sunulur.

✓ İhaleyi alan yüklenicinin/tedarikçinin firma adının yer aldığı ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin mail adreslerine gönderilir.

✓ Bu hususa ilişkin gerekçeleri ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler süreç dosyasında muhafaza edilir.

6.2.Doğrudan Temin

✓ İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,

✓ Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,

✓ Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi,

✓ Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya elektrik dağıtım şirketleri tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması.

6.2.1. Doğrudan Temin Usulü

✓ Talep sahibi birim SAP sisteminde Satın Alma (SAT) talebini oluşturur.

✓ SAT ekine Genel Müdür onaylı gerekçe raporunu, varsa teknik şartnamesini, sözleşme taslağını vb. dokümanları ekler.

✓ Onay süreci tamamlanan talep için ihale süreci beklenmeden piyasada fiyat araştırması yapılır, tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile Şirket’in ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılır.

✓ İşin içeriğine göre sözleşme yapılabilir.

✓ Bu hususa ilişkin gerekçeleri ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler süreç dosyasında muhafaza edilir.

6.3.Davetiye Usulü İhale

✓ Sözleşme bedeli 1.000.000 TL’ye kadar olan işler bu kapsamda ihale edilebilir.

✓ İhale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarına haiz kısa listede yer alan tüm isteklilere davet gönderilir,

✓ Kısa Listede olan isteklilerden Kısa Liste Prosedürüne göre sunmuş olduğu yeterlik belgeleri ayrıca istenmez.

6.3.1.Xxxxxxxx Xxxxx İhale Yöntemi

✓ İhaleye davet tarihi ile son teklif verme tarihi arasında en az 7 iş günü olmalıdır.

✓ Yapılacak ihale için yeterlik şartlarını haiz istekli sayısı üçten az olmamalıdır.

✓ Teklifler kapalı zarf usulü alınır.

✓ Teklif zarfları, ilanda belirtilen tarih ve saate kadar XXXXX’x sunulur. İhale dokümanında belirtilen saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir.

✓ Teklifler ihale ilanında belirtilen yer ve son teklif verme tarih ve saatinde, isteyen isteklilerin de katılabileceği oturumda tutanakla açılır. Teklifler, ihale ilanında belirtilen zamana kadar açılmaz.

✓ İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve 1.oturuma geçilir.

✓ 1.Oturum da isteklilerin yeterlik zarfları açılır ve belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır, ara verilmeden ikinci oturuma geçilir.

✓ İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır.

✓ Oturumda hazır bulunmayan isteklilerden açık eksiltme ve pazarlık teklifi alınmaz.

✓ İhale komisyonu; ihale kararına yönelik olarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit etmek için yeterlilikler ile teklif fiyatının yanı sıra işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurları da değerlendirmek üzere ihale komisyonunca belirlenen yer ve zamanda ayrıca toplanır.

✓ İhale sürecine ilişkin İhale Komisyon Kararı oluşturulur, komisyon üyeleri tarafından imzalanır ve Genel Müdür’ün onayına sunulur.

✓ İhaleyi alan yüklenicinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e-posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir.

✓ İhale sonucu bildiriminde tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçesi de yer alır.

✓ İhalenin iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçesi belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

✓ İhaleye katılan istekliler; ihale kararına ilişkin şikâyet ve itirazlarını ihale karar bildirim tarihinden itibaren 7 iş günü içerisinde iadeli taahhütlü, imza karşılığı elden veya kayıtlı elektronik posta yollarından biri ile yapmalıdır.

✓ Yapılan tüm başvuru, şikâyet ve itirazlara 2 iş günü içerisinde iadeli taahhütlü, imza karşılığı elden veya kayıtlı elektronik posta yollarından biri ile cevap verilir.

✓ İtiraz süresi sonunda ihaleyi alan firmaya sözleşme xxxxxx xxxxxxilir.

✓ Tüm alımlarda, ihaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır.

✓ Yapılan tüm davet usulü ihaleler bir sözleşmeye bağlanır ve imzalanır.

✓ Sözleşme ihale dokümanlarında belirtilen şartlara aykırı düzenlenemez.

6.3.2.Kısa Liste adaylarının değerlendirilmesi

✓ Kısa listeye başvuran adaylardan, ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak kısa liste ilanında belirtilmek kaydıyla işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. Şirket tecrübelerinden faydalanılarak, adayların referansları, teknik ve malî yeterlikleri de dikkate alınarak tedarikçiler, hizmet yüklenicileri veya yapım yüklenicileri arasından ilanda da açıkça belirtilmiş olan objektif kriterlere göre tercih yapılarak YEDAŞ tarafından ana ve alt kategorilerdeki kısa listeler oluşturulur.

✓ Kısa listeye dahil olmak üzere gelen başvuruların değerlendirilmesi ve kısa listelerin güncellenmesi amaçları ile kısa listeler yılda en az iki kez YEDAŞ tarafından değerlendirilir. Kısa listede yer alan isteklilerden, yeterliklerinin devam ettiğini 12 (on iki) ayda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler kısa listelerden çıkartılır.

✓ Yapılacak işlerin tekniğine uygun olarak oluşturulan kısa listelere müracaat için gerekli bilgi ve belgeler ile kısa listelere ilişkin kriterler, elektrik dağıtım şirketinin internet ana sayfasından kolaylıkla ulaşılacak şekilde süresiz ve güncel olarak yayımlanır.

✓ Kısa liste başvuru ilanlarında aşağıdaki hususlar belirtilir;

• Başvuru yapılabilecek kısa liste kategorileri, kısa liste kategorilerinin niteliği, türü, miktarı gibi özellikler.

• Kısa listeye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.

• Kısa liste değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.

• Kısa listelerin yenilenme periyotları ve tarihleri.

• XXXXX, kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenler.

6.4.Açık İhale

✓ Üst limite kadar olan tüm işlerde açık ihale usulü kullanılabilir.

✓ Tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları, çerçeve anlaşma yapılmasına yönelik ihaleler ve varlık ve hizmet satışlarında limite bakılmaksızın açık ihale yapılır.

✓ Bütün istekliler teklif verebilir.

6.4.1.Açık İhale Yöntemi

✓ Talep sahibi birim SAP sisteminde Satın Alma (SAT) talebini oluşturur.

✓ SAT ekine yaklaşık maliyet çalışması, varsa teknik şartnamesini, sözleşme taslağını vb. dokümanları ekler.

✓ SAT onay süreci tamamlandıktan sonra ihale dosyası hazırlanır.

✓ İhale ilanı, ihale tarihinden en az yedi iş günü önce, ilan niteliğinde olan zeyilname gibi hazırlık gerektiren bilgi ve belgeler, en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumunun ilan portalında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere XXXXX’xx internet ana sayfasında kolayca erişilebilecek görünür bir alanda yayımlanır ve ihale dosyasında muhafaza edilir.

✓ İhale ilanında ihalenin adı, ihale makamının adresi, telefon ve faks numarası, e-posta ve kayıtlı e- posta adresi, İhale dokümanının alınacağı adres/WEB adresi, son teklif verme tarihi ve yeri ve ihale dokümanının teslim yeri ve adresi belirtilir.

✓ İhale dokümanları; ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. Teklifi etkileyecek her türlü husus ihale dokümanında belirtilir. İhale ilanı veya dokümanlarında bulunmayan herhangi bir husus ihale veya ihaleye konu işin bir parçası olamaz. Bu husus ek sözleşmeye de konu edilemez.

✓ İhale dokümanı içerisinde bulunan, ihale sürecini tevsik edici bilgi ve belgeler isteyen isteklilere verilir.

✓ İhale tarihinden önce, ihale ilanı ve ihale dokümanına yapılacak itirazlar, ihale tarihine 2 iş günü kalıncaya kadar yapılır

✓ İstekliler, gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik zarfı ile fiyat teklifini içeren fiyat teklif zarfını ayrı hazırladıktan sonra, aynı zarfın içerisinde sunar. Her bir zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri (posta ve kayıtlı e-posta adresleri), telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alır. Zarf üzerinde isteklinin teklif tutarına ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilemez.

✓ Teklifler kapalı zarf yöntemi ile alınır.

✓ E-posta ile ihale teklifi alınamaz.

✓ Teklif zarfları, ilanda belirtilen tarih ve saate kadar XXXXX’x sunulur. İhale dokümanında belirtilen saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir.

✓ İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve 1.oturuma geçilir.

✓ İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satım ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek oturum sonlandırılır.

✓ Oturumda hazır bulunmayan isteklilerden açık eksiltme/arttırma ve/veya pazarlık teklifi alınmaz.

✓ Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir. İhalenin iptal edilmesi 5.4. madde hükümlerine uygun olarak ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilir.

✓ İhale sürecine ilişkin İhale Komisyon Kararı oluşturulur, komisyon üyeleri tarafından imzalanır ve Genel Müdür’ün onayına sunulur.

✓ İhale sonucu bildiriminde tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçesi de yer alır.

✓ İhalenin iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçesi belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

✓ Yapılan tüm başvuru, şikâyet ve itirazlara 2 iş günü içerisinde iadeli taahhütlü, imza karşılığı elden veya kayıtlı elektronik posta yollarından biri ile cevap verilir.

✓ İtiraz süresi sonunda ihaleyi alan firmaya sözleşme xxxxxx xxxxxxilir.

✓ Tüm alım ve satımlarda, ihaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır.

✓ Yapılan tüm açık ihaleler bir sözleşmeye bağlanır ve imzalanır.

✓ Sözleşme ihale dokümanlarında belirtilen şartlara aykırı düzenlenemez.

7. KAYITLAR ve REFERANS

Satın Alma-Satma Sözleşme ve Sipariş Talimatı

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata