SABANCI ÜNİVERSİTESİ

XXXXXXX ÜNİVERSİTESİ

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TEKNİK ŞARTNAMESİ

1. İŞİN KONUSU

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılımı Hizmet Alımı İşi; (İDARE) standart dosya

planının oluşturulması, oluşturulan standart dosya planı ve İDARE'nin iş süreçleri çerçevesinde kurum içerisinde kullanılmak üzere Portal uygulaması, Doküman Yönetim Sistemi, Arşiv Yönetim Sistemi, İş Akışı Yönetim Sistemi, Form Yönetim Sistemi, Mesajlaşma, Görev Atama ve Uyarı Sistemi ve Evrak Takip Sisteminin kurulması bundan sonra bu iş Proje olarak isimlendirilecektir.

2. TARAFLAR

Şartname metninde, ...................... (İDARE), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.

3. PROJENİN KAPSAMI

3.1. İDARE’nin elektronik belge (gelen – giden evrak, iç yazışma, evrak defteri, arşiv) iş akış ve form süreç yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistemin kurulmasıdır.

3.2. YÜKLENİCİ, İDARE’ de kullanılacak aşağıdaki süreçleri, belge tanımlarını ve şablonlarını proje kapsamında İDARE’ de hazır halde bulunduracaktır. İDARE hazır halde bulunan süreçleri ve şablonları kendi yapısına göre uyarlayacaktır.

a) Kurum Dışı Gelen Evrak Süreci

b) Kurum Dışı Giden Evrak Süreci

c) Kurum İçi Gelen Evrak Süreci

d) Kurum İçi Giden Evrak Süreci

e) E-Posta ile Gelen Evrak Süreci

f) Sorun / Talep Bildirimi

g) Öğrenci Belgesi

h) Geçici Mezuniyet Belgesi

i) Olur Evrakı

j) Komisyon Kararları

k) Kurul Kararları

l) Bilgi Edinme Evrakı

m) Öğrenci odaklı süreçlerine ait belgelerin EBYS ve AYS süreçlerine dâhil edilecektir.

İDARE’ nin faaliyetleri sonucu oluşan kurumsal belge/belgelerinin (belge, resim, grafik, video, ses vb. medyaların) merkezi ortamda dijitalleştirilerek depolanması, tüm içeriğin indekslenerek son kullanıcının arama yapabilmesi ve listelenen sonuçları görüntüleyebilmeleri, belirlenen yetki/onay süreçlerinin tanımlanarak iş akış süreçlerinin sağlanması için web tarayıcılarıyla erişebilecekleri gerekli belge ve yönetim ihtiyaçlarını karşılayacak bir platformun oluşturulması.

3.3. İDARE' nin belge/belgelerinin belge yaşam döngüsü süreçlerinin (üretim, dolaşım, düzenleme, erişim, koruma, ayıklama ve imha) kurulacak olan platformda yönetilmesi.

3.4. Planlanan platformun, bilgilerin ve belgelerin çoklu-kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılabilmesini sağlaması.

3.5. Kurulan platform içerisindeki iş süreçleri üzerinde güncelleme yapılabilen veya ihtiyaç dâhilinde

sisteme dâhil edilecek yeni iş süreçlerinin oluşturulmasına imkân sağlayacak sistemin kurulması.

3.6. İDARE'nin çalışmalarında kullanılan/kullanılacak tüm belgelerin güvenli, kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızlı erişilerek paylaşılır halde bulunmasını sağlayarak, verimliliği arttırmak ve belgelerin kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi.

3.7. İDARE bünyesinde kullanılan teknolojilerle uyumlu çalışacak, kullanıcıların web tarayıcıları ile erişebilecekleri sistemin oluşturulması.

3.8. İdare bünyesindeki belge, süreç, evrak, arşiv sistemlerinin raporlanmasını sağlayacak uygulamanın

temin edilmesi.

4. GENEL HÜKÜMLER

4.1. Bu proje kapsamında yüklenici tarafından yapılacak işler; yürürlükte olan geçerli mevzuata uygun olacaktır.

4.2. YÜKLENİCİ’ nin teklif edeceği yazılımlar tek bir platform ve tek bir portal üzerinde birlikte çalışmalıdır, ayrı ayrı önerilen yazılımlar dikkate alınmayacaktır. Yazılımda Tarayıcı ara yüzü, yazılım kütüphaneleri, e-imza kütüphaneleri ve OCR dışında üçüncü parti yazılımlar bulunmamalıdır, teklif edilecek tüm yazılımlar YÜKLENİCİ’ nin kendi ürünü olmalıdır.

4.3. YÜKLENİCİ çözümü projelendirecek, tüm yazılım tedariki ve şartnamede belirtilen tüm gereksinimleri bu süre zarfında tamamlayarak kullanıma hazır halde ürünlerin tamamını İDARE’ nin gösterdiği yere kurulumunu gerçekleştirecek, sistemi çalışır halde anahtar teslim bir sistem olarak teslim edecektir.

4.4. YÜKLENİCİ, iş planı dosyasına, İDARE tarafından kullanılması istenilen yazılım ile ilgili broşürleri ve açıklayıcı belgeleri ekleyecektir.

4.5. Teklif edilecek Elektronik Belge Yönetim Sistemi Ürünü Performans Testlerinden geçmiş TS

13298:2015 belgeli olmalıdır.

4.6. Elektronik Belge Yönetim ve Arşiv Yönetim Sistemi, elektronik imza kullanımı hususunda, 23 Xxxx 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen destekleyecektir. Uygulama bir bütün olarak TÜBİTAK UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin belirleyeceği uygulama standartlarını sağlayacaktır.

4.7. YÜKLENİCİ sözleşme hükümlerine göre sağlayacağı tüm sistemler (yazılım vb.) ile bunların herhangi bir parçasına ait marka, patent, endüstriyel tasarım ve faydalı model hak bedellerini ödeyecektir. Sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya yerine getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. YÜKLENİCİ bu konuda İDARE’ den herhangi bir istemde bulunamaz. Buna rağmen İDARE hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla YÜKLENİCİ’ ye rücu eder. İDARE’ nin talebi üzerine YÜKLENİCİ, sözleşme imzalanmadan önce, üstleneceği hizmetin fikri ve sınai mülkiyet konusu olup olmadığını, eğer bu kapsamda ise, konuya ilişkin kendisine ve üçüncü kişilere ait hak ve yükümlülükleri, İDARE’ ye tam olarak bildirmek ve belgelendirmek zorundadır. Bu ödevin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle idare herhangi bir zarara, zarar tehlikesine veya hak kaybına uğrarsa, bu nedenle uğradığı her türlü zararı diğer hakları saklı kalmak üzere (yoksun alınan kar ve kaçırılan fırsatlar dâhil) YÜKLENİCİ’ den tahsil ve tanzim eder.

4.8. YÜKLENİCİ teklif edeceği yazılımların, İDARE' nin gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken, açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasını sağlayacaktır.

4.9. Proje esnasında YÜKLENİCİ tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibi YÜKLENİCİ 'ye ait olacaktır. İlgili ödünç dosya kayıtları YÜKLENİCİ tarafından tutulacak, iş tesliminde bu tür dosyalar raporlarda belirtilecektir.

4.10. Sistem sınırsız kullanıcının aynı anda kullanımını (sorgulama, belge/evrak alışverişi, görsel/işitsel bilgi kaynakları/medyaların alışverişi, iş süreci başlatma, onaylama vb.) desteklemelidir. Sistem anlık kullanıcı sayısına sınırlama getirmemelidir.

4.11. Proje için önerilecek sistemde depolanabilecek dosyaların toplam sayısı ya da boyutları ile ilgili kullanımı kısıtlayıcı bir limit olmamalı, gerektiğinde kapasite artırılabilir olmalıdır.

4.12. İDARE, proje kapsamında teslim edilecek ürünler (yazılım v.b) ve sistem içerisinde oluşturulacak olan her türlü iş akışı, belge, şablon ve belgeler için sınırsız süreli kullanım hakkına sahip olmalıdır.

4.13. YÜKLENİCİ tüm personel bilgilerini, unvanlar, yetkiler ve yetki alanlarını sisteme tanımlayacak ve gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır.

4.14. Kurulacak sistem, günlük ortalama en az 10.000 adet evrak yoğunluğuna cevap verebilecek şekilde tasarlanacaktır.

4.15. YÜKLENİCİ tarafından teklif edilecek olan yazılım ve hizmetler, işbu Teknik Şartnamede

belirtilen maddelerin tümünü sağlamalıdır.

4.16. YÜKLENİCİ, sistemi kullanacak İDARE’ nin belirleyeceği Eğiticilere sistem kullanımı ile ilgili gerekli olan eğitim ve dokümantasyonu (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Eğitici eğitimleri İDARE tarafından gerekli görülmesi halinde birden fazla oturumlar halinde gerçekleştirilecektir. YÜKLENİCİ bu eğitimleri İDARE ile ortaklaşa planlayacaktır. Son kullanıcı eğitimleri İDARE tarafından eğitim alan Eğiticiler tarafından verilecektir.

5. PROJENİN GENEL ÖZELLİKLERİ

Alınması planlanan projenin taşıması öngörülen minimum özellikler aşağıda maddeler halinde belirtilmiş olup, İDARE’ nin ihtiyaçlarını tam karşılaması gerekmektedir.

5.1. STANDART DOSYA PLANININ HAZIRLANMASI

XXXXXXX ÜNİVERSİTESİ Standart Dosya Planı, elektronik ortamda belge teşekkülüne altyapı oluşturmak, gerek fiziksel gerekse elektronik ortamda oluşan belgelerin tüm kamu kurum ve kuruluşlarında aynı usul ve esaslar çerçevesinde dosyalanmasını sağlayarak her türlü bilgi ve belgeye kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânını sağlamak amacıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan ve 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulan Standart Dosya Planı kriterlerine uygun olarak hazırlanacaktır.

6. SİSTEM GENEL ÖZELLİKLERİ

6.1. SİSTEM MİMARİSİ

6.1.1. Uygulama dikey ve yatay genişlemeye imkân vermelidir.

6.1.2. Uygulama meta verilerini ilişkisel veri tabanında barındırmalıdır.

6.1.3. Uygulama taranmış belgeleri dosya sisteminde barındırmalıdır.

6.1.4. Sunucu için işletim sisteminin son sürümü olmalıdır.

6.2. SİSTEM ERİŞİMİ

6.2.1. Uygulama web tabanlı olacak, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, kurum dışından erişebilecek yapıda olmalıdır. İş akışı başlatma, belge onaylama vb. işlemler web arabiriminden yapılabilmelidir.

6.2.2. E-imza ve tarayıcı haricinde ActiveX gibi kullanıcı bilgisayarlarına web üzerinden program

modülü veya parçası indirilmeyecektir.

6.2.3. Uygulama offline modda da çalışabilmelidir.

6.2.4. Uygulama sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern internet tarayıcılarının son versiyonları (IE Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Chrome vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.

6.2.5. Uygulama Mobil uyumlu (responsive) olmalıdır.

6.2.6. Veri tabanına erişim kapalı olmalıdır. Ancak uygulama, sağlayacağı web servislerinin diğer sistemler ile entegrasyona imkân vermelidir.

6.3. SİSTEM ESNEKLİĞİ

6.3.1. Sistem, tüm kullanıcılar tarafından etkili ve kolay bir biçimde öğrenilebilecek ve kullanılabilecek, kolay ve kullanışlı bir ara yüze sahip olmalıdır. Ekranlar standart bir görünüme sahip olmalıdır.

6.3.2. Sistem yöneticisi uygulama ekranlarını, ekranlar üzerinde bulunan etiketleri, uygulama temalarını başka bir araca ihtiyaç duymadan ekran üzerinden kuruma özgü hale getirebilmelidir.

6.3.3. Uygulama aynı anda birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, kuruma Türkçe ve İngilizce ara yüzleri hazır olarak teslim edilmelidir. Kullanıcı arabirimi için Türkçe ve İngilizce desteği olmalıdır.

6.3.4. Yeni diller eklemek için gerekli araçlar uygulama ile birlikte teslim edilecektir.

6.3.5. Uygulama kullanıcı bazında menü görünümü düzenlenmesine olanak sağlamalıdır.

6.3.6. Uygulama kullanıcı bazında tema kullanıma olanak sağlamalıdır. Farklı kullanıcılar farklı

temalara sahip olabilmelidir.

6.3.7. Uygulama, farklı ekran boyutlarına göre şekil alabilen ”responsive arayüz/tema” desteği sunmalıdır. Kullanıcı, akıllı telefon/ tablet/ bilgisayar gibi farklı cihazlardan giriş yaptığı zaman uygulama sayfalarını sorunsuz bir şekilde görüntüleyebilmelidir.

6.3.8. Sisteme kullanıcı ve/veya yöneticinin istekleri doğrultusunda ilave alanlar tanımlanabilmelidir. Tanımlanan özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Bu özel alanların ileriki bir tarihte pasif hale getirilmesi veya yeni özel alan tanımlanması da mümkün olmalıdır. Özel alanların tarih, karakter, sayısal gibi farklı içerikte olması mümkün olmalı ve uzunluk, ön değer, zorunlu alan olması gibi parametreler sistemde bir kodlamaya gerek duymadan verilebilmelidir.

6.3.9. Sistemin ara yüz tanımlama ve düzenleme için gerekli bir geliştirme arabirimi olmalıdır. Bu geliştirme arabirimi sadece yetkili kullanıcılar tarafından çalıştırılabilmeli ve dışarıdan farklı bir kullanıcının bu kısma müdahalesi mümkün olmamalıdır. İstenildiğinde ara yüz sistem yetkilisi tarafından kolayca değiştirilebilecek şekilde açık bir mimariye sahip olmalıdır. Ara yüz üzerinde yapılacak değişiklikler otomatik olarak web istemcisinde de güncel hale gelmelidir.

6.3.10. Sistem Unicode karakter setini kullanmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı ve Türkçe

karakterler desteğini sorunsuz sağlanmalıdır.

6.3.11. Hazırlanan iş süreçleri, belge ve belge şablonları vb. içe aktarım (import)/dışa aktarım (export) yöntemleriyle bir sunucudan diğerine taşınabilmelidir. Böylece test amaçlı kullanılan bir sunucuda hazırlanan iş süreçleri ve şablonlar gerçek ortamda çalışan sunucuya aktarılabilmelidir.

6.3.12. Web arabiriminde bir belge görüntülendiğinde onay tarihçesi ve süreç içerisinde kişilerin eklediği notlarda görüntülenmelidir. Onay tarihçesinde kişi, statü, onay istek ve cevap tarihi, imzası gibi bilgiler görüntülenmelidir.

6.3.13. Kullanılacak belge ve süreç yönetim uygulamalarının; iş süreçlerinin yönetilebilir ve yeniden tasarlanabilir olması için gerekli araçları sağlaması gerekir.

6.3.14. Sistem dinamik belge listeleme özelliğiyle kullanıcıların kendi listelerini yetkileri dahilinde kendilerinin hazırlamasına imkan vermelidir. Üretilen listeler csv, xls, xlsx, pdf, docx, dosya formatlarına dönüştürülebilmelidir.

6.3.15. ODBC veya JDBC uyumlu olmalıdır.

6.3.16. SMTP protokolü ile standart mail sunucular üzerinden otomatik gönderilmesi gereken mesajlar için de çözüm sunulmalıdır.

6.3.17. Web arabirimi içerisinden, gerektiğinde belge tarama ve belge ekleme işlemleri yapılabilmelidir.

6.3.18. İş akışları ve belgeler dinamik olarak gruplanarak görüntülenebilmelidir.

6.3.19. Kullanıcılar web arabiriminde kendilerine onaya gelen belgeleri bir portal bileşeni

içerisinde görebilmelidir.

6.3.20. Kurulum ve yazılımın kolay olması için sistem modüler olmalı, ihtiyaca göre

büyüyebilmelidir.

6.3.21. Sistem/uygulama üzerinde çalıştığı işletim sistemi ve/veya güvenlik duvarı (firewall) vb. gibi ağ güvenlik uygulamaları ile sorunsuz çalışabilmelidir.

6.4. SİSTEM GÜVENLİĞİ

6.4.1. Uygulamada içereceği bilgi ve belgelerin güvenliğine ilişkin gerekli önlemler alınmış olmalıdır. Belgelerin en az 128 bit şifreleme algoritmasıyla korunması mümkün olmalıdır. Web arabirimi ve diğer tüm arabirimler için SSL iletişimi desteklemelidir.

6.4.2. Uygulama üzerinde gelen şifreleme algoritması sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

6.4.3. Uygulama kullanıcıların yaptığı işlemleri, sistemde oluşan hata raporlarını kayıt altına almalı, yetkili kullanıcılar tarafından bu raporlar takip edilebilmelidir.

6.4.4. Uygulama belge silme işlemleri yetkili kullanıcılar tarafından gerektiğinde geri alınabilir olmalıdır. Belgenin sistemden kalıcı olarak silinmesi ancak yetkili kullanıcı onayı ile gerçekleştirilmelidir.

6.4.5. Uygulama çalışan bir kullanıcı eğer belirli bir süre işlem yapmaz ise program güvenlik

nedeniyle oturumu otomatik olarak kapatmalıdır.

6.4.6. Uygulama, kullanıcı aynı anda farklı makinelerden oturum açtığı takdirde ilk açtığı oturum otomatik olarak kapatılmalıdır.

6.4.7. Uygulama kurum dışından erişim yapıldığı takdirde CAPTCHA (Resim Doğrulama) kullanmasına olanak vermelidir. Böylece robot yazılımların sisteme kullanıcı adı ve şifre deneyerek saldırmaları engellenmiş olacaktır. Kurum içerisinden erişimlerde CAPTCHA kullanılıp kullanılmayacağı sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.

6.4.8. Kullanıcıların WAN ve LAN yetkilendirmeleri ayrı ayrı yapılabilmelidir. Bir kullanıcının, kurum içerisinde iken yapabilecekleri ile kurum dışarısından yapabilecekleri, ayrı ayrı ya da birlikte kontrol edilebilmeli ve kısıtlanabilmelidir.

6.4.9. Uygulama belirli bir IP den gelen hatalı girişleri kayıt altına almalıdır. Şüpheli IP’leri otomatik olarak geçici veya kalıcı olarak bloklamalıdır. Şüpheli IP listesi e-mail ile sistem yöneticisine bildirilmelidir.

6.4.10. Uygulama ara yüzlerinde yer alan menüler, kullanıcı yetkilerine göre dinamik olmalı, kullanıcılar yalnızca yetkilerinin olduğu işlemlere ait seçenekleri görebilmelidir.

6.4.11. Sistem içerisinde veri tabanı bütünlüğünü koruyacak denetimler bulunmalı ve tutarsız veri girişi engellenmelidir.

6.4.12. Sistemin uygulama kodlarına erişimlerde gereken güvenlik önlemleri alınmalıdır.

6.5. YETKİLENDİRME

6.5.1. Kullanıcıların erişebileceği menü ve işlemleri belirleyip kısıtlayan kullanıcı rollerinin sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına olanak sağlamalıdır.

6.5.2. Uygulama menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır.

6.5.3. Sistemde, yönetim arabiriminden kolay bir şekilde kullanıcılar ve/veya gruplar yaratılabilmelidir. Sistemde tanımlanan her bir kullanıcı için isteğe bağlı olarak kurum, e- posta adresi, unvan v.b. gibi özellikler tanımlanabilmeli, üye olunan gruplar, yönetici ve diğer bilgiler, yönetici tarafından kullanım sırasında değiştirilebilmelidir.

6.5.4. Kurumsal yetki yapısına uygun olarak yetki bölümü, yetki gurubu tanımlama ve bu gruplara yetki seviyeleri atama (görme, değiştirme, silme gibi) olanakları sağlamalıdır.

6.5.5. Bir kullanıcı birden fazla yetki bölümü/grubuna dâhil olabilmelidir.

6.5.6. Gruplar, kategoriler, klasörler hiyerarşik yapıda olmalı ve yetki tanımlamaları, kalıtım mantığı ile de çalışabilmelidir.

6.5.7. Yetkilendirme her bir modül için ayrı ayrı ve detay yetki tanımlarına sahip olmalıdır.

6.5.8. Sistem organizasyon yapısının tanımlanabileceği bir araç içermelidir.

6.5.9. Sistem organizasyon yapısını manuel girişe ihtiyaç olmadan İDARE’nin bilgi sisteminden

beslemelidir.

6.5.10. Organizasyon yapısında birimler ve yöneticileri İDARE’nin bilgi sisteminden beslenmeli, manuel tanımlamaya ihtiyaç olmamalıdır.

6.5.11. Kullanıcıların dosyaların tutulduğu depolama alanına ulaşarak klasör ve dosya içeriğine ulaşmaları engellenmelidir. Erişim sadece sistem üzerinden yetkiler dâhilinde yapılabilmelidir.

6.5.12. Bir kullanıcı tarafından herhangi bir belge üzerinde düzenleme yapılırken, aynı belgelerin

başka bir kullanıcı tarafından değiştirilmesi engellenmelidir.

6.6. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON

6.6.1. Uygulama, Exchange ve SMTP sunucuları ile entegre çalışabilecektir.

6.6.2. Uygulama diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli olan web servisleri ve API’leri

barındırması gerekmektedir.

6.6.3. Active Directory ve SingleSignOn sistemleri ile entegre olarak kullanıcı doğrulamasını

yapabilmelidir.

6.6.4. Kullanıcı doğrulama metodunun sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmesi için sistem yönetim modülünde ilgili ekranlar sunulmalıdır.

6.6.5. İş akışı içinde yazılan kodlar için etkili bir API desteği bulunmalıdır. Veri tabanlarına erişim, e-mail gönderme, harici uygulamalardan iş akışı fonksiyonlarını çağırabilme, ODBC bağlantısı kurabilme, DLL çağırma vb. türdeki işlemlerde kolaylıklar sağlayacak bir API ye sahip olmalı ve bu API fonksiyonları yardım dokümantasyonunda örnek kullanımlar ile detay açıklamalı olarak bulunmalıdır.

6.6.6. API aracılığı ile XXXXX tarafından yazılmış olan uygulamalarda sistem iş akışı motoru gibi kullanılabilmelidir.

6.6.7. Harici uygulamalar içerisinden iş akışları hakkında bilgi, herhangi bir belge ile ilgili onay bilgileri ve herhangi bir belge ile ilgili ekli dosyalar ve dosya bilgilerini alabilmek için XML web servislerine sahip olunmalıdır.

6.7. SİSTEM BAKIMI VE YEDEKLEME

6.7.1. Sistem düzenli olarak sistem yöneticisi tarafından belirlenen zamanlarda kendi yedeklemesini operatör yardımı olmaksızın yapabilmelidir.

6.7.2. Sistem kapatılmadan yedekleme yapılabilmelidir.

6.7.3. Uygulama, istenilen aralıkta tam ve artırımlı dosya sistemi ve veri tabanı yedeklemesi yapabilmelidir. Aralıkları belirlemek için sistem yöneticisinin kullanacağı ara yüzler sunulmalıdır.

6.8. BELGELEME, YARDIM VE DESTEK

6.8.1. Belgelerin son sürümü yasal garanti süresi sona ermeden önce İDARE’ye teslim

edilmelidir.

6.8.2. Yardım belgeleri sürekli güncel tutulabilmeli ve bilgiler sunucuda saklanmalıdır.

6.8.3. Yardım belgeleri örnek iş akışı ve algoritmalar ile desteklenmelidir.

6.8.4. Yasal garanti süresi ve garanti süresinin sona ermesini takiben yapılacak bakım anlaşması süresi boyunca tüm güncellemeler, yeni sürümler, yamalar ve bu güncelleme ile ilgili eğitimler İDARE’ye ücretsiz olarak sunulmalıdır.

7. SİSTEM MODÜLLERİ

7.1. PORTAL SUNUCUSU

7.1.1. Portal sunucusu lisansı tüm uygulama geliştirme ve çalıştırma (Full Use) haklan (İDARE'nin diğer projelerde veya kendisinin geliştireceği uygulamalarda da bütün hakları ile kullanılmak üzere) temin edecektir.

7.1.2. Uygulama günümüz teknolojilerini kullanan bir ara yüze sahip olmalıdır. Uygulama kurum için geliştirilen diğer sistemlere erişimi sağlayacak, tek bir noktadan kurumun kullandığı ve kullanacağı uygulamalara geçiş sağlayan bir portal yapısında olmalıdır ve kurumsal portal olarak kullanılmasına imkân sağlamalıdır.

7.1.3. Portal ürünü mobil araçlar (cep telefonu, PDA vs. ) gibi değişik kanallardan gelen isteklere göre sayfaları görüntüleyebilen bir alt yapıya sahip olacaktır.

7.1.4. Rol tabanlı erişim sağlanmalıdır.

7.1.5. Kullanıcılar, erişme yetkisine sahip oldukları süreçleri uygulama ara yüzünden tetikleyerek başlatabilmelidirler.

7.1.6. Kullanıcılar, beklemede bulunan süreç adımlarını görebilmelidir.

7.1.7. Kullanıcılar, kendilerine özel filtre tanımlayabilmeli, kendi özel çalışma listelerini oluşturabilmelilerdir.

7.1.8. Kullanıcılar, süreç yürürken istedikleri aktivitelere ait notlar ekleyebilmelidir ve notlar süreç boyunca dolaşabilmelidir.

7.1.9. Uygulama içerisinde en az aşağıda listelenen portal bileşenlerine sahip olmalıdır:

a) Bekleyen Evraklarım: Barkod ile üzerinizde bekleyen evrakı bulmayı ve ilgili işlem sayfasına ulaşmayı sağlayan kontrol.

b) Bugün Oluşturanlar: Mevcut gün içerisinde kaç adet evrak sevk edildiğini gösteren kontroller bulunmalıdır.

c) Bugün Sevk Edilenler: Mevcut gün içerisinde kaç adet evrak sevk edildiğini gösteren kontroller bulunmalıdır.

d) Çalışma Planı: Üzerinizdeki görevleri ve bilgilendirme mesajlarını, kurum haberlerini ve diğer zaman bağımlı bilgileri liste halinde gösteren kontrol.

e) Evrak Arama: Genel Numaratör ve Barkod No üzerinden sorgulama yapılarak portal part içerisinde sonuçları listeleyen kontrol.

f) Görevlerim: Üzerinizdeki görevleri ve hatırlatma mesajlarını liste halinde

gösteren kontrol.

g) Harici Uygulama Başlatıcısı: Bilgisayarınızda kurulu olan harici bir uygulamayı başlatabileceğiniz kontrol.

h) HTML İçeriği: Harici bir HTML kaynağını yayınlayabileceğiniz kontrol.

i) İnternet Araması: Seçilen bir arama motoru kullanılarak İnternet üzerinden arama yapmayı sağlayan kontrol.

j) İnternet Sözlüğü: Seçilen bir İnternet sözlüğü üzerinden kelime anlamı aramayı sağlayan kontrol.

k) İşlemlerim: Kullanıcının özelleştirilmiş menü listesinden menü elemaı seçerek portalparta eklenmesini sağlayan kontrol.

l) Kategoriler: Evrak kategorilerini listeleyen ve seçilen kategoriye göre evrak arama ekranına yönlendiren kontrol.

m) Kısayollarım: Tanımladığınız kısa yolları, sistem kısa yollarını ya da genel kısa yolları gösteren hızlı erişim penceresi.

n) Klasör Arama: Genel Numaratör ve Barkod No üzerinden sorgulama yapılarak

portal part içerisinde sonuçları listeleyen kontrol.

o) Kurum Haberleri: Kurumun tamamını veya belirli birimleri ilgilendirilen haberlerin yayınlanacağı bir portal bileşeni.

p) Miadı Yaklaşan Evraklar: Miadı yaklaşan evrakı listelemek için kullanılır. Miat tarihi parametrik olarak değiştirebilmek mümkün olmalıdır.

q) Onay Bekleyen Evraklar: Onay bekleyen evrakların listelendiği bir portal bileşeni bulunmalıdır.

r) Takvim: Aylık takvimi gösteren bu kontrol ile aylar arasında gezinilebilmeli, hızlı erişim ile ileri bir tarihe gidilebilmelidir.

s) Sayaçlar: Bugün gelen görevlerimi, imzaladıklarımı, oluşturduklarımı, sevk ettiklerimi listeleyen portal bileşeni.

t) Belge Listeleri: Uygulama kullanıcıların belgeler üzerinde arama yapmalarına ve yapılan bu arama sonuçlarını portal parçası olarak sisteme eklenmesine olanak sağlamalıdır. Böylece her kullanıcı sık kullandığı belgelere kolay erişim imkânı elde edebilmelidir.

u) Kullanıcıya Özgü Menü: Kullanıcılar kendi menü yapılarını portal üzerinde ayarlayabilmeliler, menü bileşenlerine kısa yol veya fonksiyon tuşları bağlayabilmelidirler.

7.1.10. Uygulama esnek bir yapıda olmalı ve yukarıda listelenenler dışında yeni portal parçacıklarının eklenmesine olanak sağlamalıdır.

7.1.11. Teklif edilecek uygulama ile kullanıcılar farklı tema seçeneklerine sahip olabilmelidir. Teklif edilecek uygulama, yeni temaların eklenmesine olanak sağlamalıdır.

7.1.12. Uygulama ile kullanıcılar portal ekranının farklı görünümlerine sahip olabilmelidir.

7.1.13. Teklif edilecek ürün kurumsal telefon rehberine sahip olmalıdır. Telefon rehberi İDARE’nin telefon rehberi otomasyonu ile entegre çalışabilmelidir. Buna benzer portal uygulamaları geliştirilebilmelidir.

7.2. MESAJLAŞMA, GÖREV ATAMA VE UYARI SİSTEMİ MODÜLÜ

7.2.1. Uygulama, kurumsal süreçlerle ilgili olarak kullanıcılar arasında görev ataması veya mesajlaşma (bilgilendirme yapılabilme) olanakları sağlamalıdır. Görev atamaları ve bilgilendirmeler kullanıcılara, sistem mesajları ve e-posta olarak bildirilebilmelidir.

7.2.2. Mesaj gönderimi ve görev atamaları bir veya daha fazla belge eklenerek

gerçekleştirilebilmelidir.

7.2.3. Sıkça kullanılan mesaj/görev atamaları şablon olarak saklanabilmeli ve çağrılarak kullanılabilmelidir. Bu şablonlar, kullanıcının tercih etmesi halinde menüye de bağlanabilmelidir.

7.2.4. Atanan bir görev yerine getirildiğinde ya da iptal edildiğinde görevi tanımlayan kullanıcı

bilgilendirilebilmelidir.

7.2.5. Bekleyen ve tamamlanmış görevler bir ara yüz üzerinden listelenebilmeli ve

güncellenebilmelidir.

7.2.6. Uygulamada bir e-posta sunucusuna veya üçüncü parti bir yazılıma gerek duyulmadan, kullanıcıların sistem içerisinden mesajlaşmaları mümkün olmalıdır.

7.2.7. Uygulamada, kullanıcı portal ekranında da gösterilebilecek şekilde, işlem bekleyen evrak listesi gibi tüm görevleri listeleyebilen, zamanı yaklaşmış ya da geçmiş olanları görsel olarak ayrılacak şekilde sunabilen bir bölüm bulunmalıdır.

7.2.8. Haftalık toplantılar gibi tekrarlayan süreçlere yönelik olarak, görevlerin belirlenen

periyotlarda otomatik olarak sistem tarafından yinelenmesi olanakları sağlanmalıdır.

7.2.9. Mesaj gönderimi ve görev atamaları, tek tek kullanıcılar için olduğu gibi kullanıcı gruplarına da yapılabilmelidir.

7.2.10. Uygulamada kullanıcı grupları tanımı yapılabilmeli ve bu gruplar üzerinden toplu evrak

ya da mesaj gönderilmesi sağlanmalıdır.

7.3. BELGE YÖNETİM MODÜLÜ

7.3.1. Klasör İşlemleri

7.3.1.1. Uygulama bilgi ve belgeleri arşivlemek üzere sınırsız sayıda klasör oluşturma özelliğine sahip olmalıdır.

7.3.1.2. Klasörler, hiyerarşik ağaç yapıda oluşturulabilmeli ve erişim hakları gibi belirlemeler, bu hiyerarşiyi kalıtım amacıyla da kullanabilmelidir

7.3.1.3. Uygulama İDARE’nin organizasyon yapısına uygun olmalıdır.

7.3.1.4. Uygulama, klasörler için özel tanım alanları oluşturulmasına izin vermelidir. Eklenecek özel alanlar, sistem kullanıcısı tarafından sınırsız sayıda ve alfabetik/sayısal/mantıksal veri türünde olabilmelidir. Sistem Yöneticisi bu değişiklileri, hiç bir programlamaya veya veritabanı değişikliğine gerek kalmaksızın uygulama üzerinden ara yüzler ile yapabilmelidir.

7.3.1.5. Uygulama klasörler için Organizasyon yapısını destekleyecek özel unvan tanımlaması yapılabilmelidir. Eklenecek unvanlar için kısıtlayıcı bir sayı olmamalı, sınırsız sayıda unvan sisteme eklenebilmelidir. Eklenen bu unvanlar gerektiğinde iş akışlarında ve sorgulamalarda kullanılabilmelidir.

7.3.1.6. Erişim yetkileri, kullanıcı grubu bazında verilebilmelidir. Hiyerarşik yapıdaki klasörlerde, eğer alt klasör için tanımlanmış erişim hakları yok ise, üst klasörlerdeki erişim hakları, kalıtım şeklinde kullanılmalıdır.

7.3.2. Belge Meta Veri İşlemleri

7.3.2.1. Uygulama sınırsız format ve sayıda değişik belge tipi tanımlamasına imkân sağlayacaktır. Farklı belge tipleri farklı meta verilere sahip olabilecektir ve ilgili ekranlarda meta verilerin hangi sırada görüneceği de belge tipine göre ayrı ayrı belirlenebilecektir.

7.3.2.2. Sistem yöneticisi tarafından sınırsız sayıda farklı meta veri tanımlaması yapılabilecektir.

7.3.2.3. Tanımlanabilecek meta veriler en az aşağıda sıralanan formatlarda olacaktır:

a) Bağlı Liste: İl-İlçe gibi

b) Evet/Hayır Kutucuğu

c) Liste Alanı

d) Maske Alanı

e) Xxxxx Xxxxx

f) Nümerik Alan

g) Ondalık Sayı Alanı

h) Tarih Alanı

i) Uzun Xxxxx Xxxxx

j) Veri Listesi

7.3.2.4. Tanımlanan meta verilerin zorunlu olup olmayacağı ve tekil olup olmayacağı tanım ekranlarından yetkili kullanıcılar tarafından belirlenecektir.

7.3.2.5. Harici uygulamaların yapılandırılmış verileri de sisteme belge olarak

kazandırılabilmelidir.

7.3.2.6. Belge sisteme kazandırılmadan önce bazı alanlar için zorunlu olarak doldurulma mecburiyeti tanımlanabilir olmalıdır.

7.3.2.7. Uygulama sınırsız sayıda numaratör tanımlanmasına imkân verecektir.

7.3.2.8. Tanımlanan numaratörler manüel, otomatik, harici ve damga numaratörü (YIL-

BİRİM-NUMARA gibi) olarak tanımlanabilecektir.

7.3.2.9. Belgelerin sınıflamak için klasörler kullanılabileceği gibi aynı klasör içerisindeki

belgeleri gruplamak için kategori mantığı da kullanılabilecektir.

7.3.2.10. Uygulama sınırsız sayıda ve hiyerarşik yapıda kategori oluşturulmasına imkân

verecektir. Bir belge birden fazla kategori içerisinde bulunabilecektir

7.3.2.11. Dosya isimlerindeki Türkçe karakterler sistem herhangi bir sorun

çıkartmamalıdır.

7.3.2.12. Belgelerin fiziksel olarak nerede tutulduğunu takip etmek için belge meta verisi olarak lokasyon bilgisi tutulabilecektir.

7.3.2.13. Uygulama meta veri olarak Dosya Tasnif Planını kullanabilecektir. Kurumunun kullandığı Dosya Tasnif Planı Uygulama üzerinde bulunacak, tanımlanacak belge tiplerine Dosya Tasnif Kodunu seçmek için kullanılabilecek kontrol sistem üzerinde bulunacaktır. Sistem yöneticisi tanımladığı belge tipine bu kontrolü ekleyebilecektir.

7.3.2.14. Devlet Organizasyon yapısında bulunan Organizasyon kodları Uygulama içerisinde bulunacaktır. Tanımlanacak belge tiplerine Organizasyon kodunu seçmek için kullanılacak gerekli kontrol sistem üzerinde bulunacaktır. Sistem yöneticisi tanımladığı belge tipine bu kontrolü ekleyebilecektir.

7.3.2.15. Belge meta verileri kullanıcı grubu bazında yetkilendirilebilecektir. Yetkiler görme ve değiştirme şeklinde olacaktır. Görme yetkisi olmayan kullanıcılar ilgili belge meta verisini görüntüleyemeyecektir. Yetkilendirme işlemi sistem yöneticisi tarafından yapılabilecektir. Yetkilendirme, belge meta verilerinin tamamı için ya da kontrollerin her biri için ayrı ayrı belirlenebilmelidir.

7.3.2.16. Bir belgeye sınırsız sayıda ilgili belge eklenebilecektir.

7.3.2.17. Belge veya Evrak Listeleme sayfalarının görünümü sistem yöneticisi tarafından ayarlanabilmelidir. Listelerde gösterilecek kolonların sırası, kolonların rengi, büyüklüğü, belge detaylarına ulaşmak için hangi kolona link verileceği gibi ayarlamalar uygulama üzerinden yapılabilmelidir.

7.3.2.18. Belge veya Evrak Meta Verilerinden istenilen alanlar barkod olarak çıktısı alınabilecektir. Farklı belge tipleri için farklı alanlar barkod üzerine basılabileceğinden ilgili ayarlama sistem yöneticisi tarafından uygulama üzerinden yapılabilmelidir.

7.3.3. Tarama

7.3.3.1. Kâğıt ortamında bulunan belgeler sistem içerisinde bulunan belge tarama ara yüzü kullanılarak doğrudan sisteme eklenebilecektir. Xxxxma ara yüzü XXXXX ve ISIS destekli tüm tarayıcılar ile çalışabilmelidir.

7.3.3.2. Tarama arayüzü üzerinde tarama özelliklerinin seçilebileceği kontroller olacaktır.

7.3.3.3. Belgenin sisteme kazandırılması esnasında, belgeler üzerinde tüm belge için OCR

(Optik karakter tanıma), ve Barcode teknolojileri sistem tarafından desteklenmelidir.

7.3.3.4. Sistem, birlikte kullanılan tarayıcılar ile uyumlu olan kağıt boyutlarını

desteklemelidir.

7.3.3.5. Türkçe, İngilizce ve özel karakterleri tanıma (OCR) yetenekleri bulunmalıdır.

7.3.3.6. Tarama işlemi sırasında sayfa çıkarma ve birleştirme yapılabilmelidir.

7.3.3.7. Taranan belgelerin kopyası kullanıcı makinesinde saklanmadan doğrudan sunucuya gönderilecektir.

7.3.3.8. Tarama ara yüzünde taranan belgeler üzerinde yakınlaştırma, uzaklaştırma, eleme, döndürme ve ters görüntüleme özellikleri gibi standart resim görüntüleme özelliklerini desteklemelidir.

7.3.3.9. Taranan belgeler tercihe göre minimum olarak PDF ve TIFF formatında

saklanabilmelidir.

7.3.3.10. Taranan belgelere Türkçe dosya ismi vermede sorun olmayacaktır.

7.3.3.11. Sistem üzerinde bulunan belgelere ilgi olarak eklenecek belgeler, belge meta

veri ekranı üzerinden taranıp eklenebilecektir.

7.3.3.12. Aylık 15.000 Sayfa OCR RunTime Lisansı teklif edilmelidir.

7.3.4. Belge Seçme

7.3.4.1. Uygulama, istemci bilgisayarların dosya sisteminde bulunan dosyaların seçilmesi, tanımlama alanlarının girilmesi ve belge yönetim sistemine yüklenmesi işlevi (file upload) için bir arayüz sağlamalıdır.

7.3.4.2. Uygulama, dijital olarak yüklenen bir dosyanın birebir eşleniğinin sistemde zaten var olması durumunda kullanıcıya uyarı mesajı verebilmelidir.

7.3.4.3. Her türlü formattaki belge tipi ve türü sisteme eklenebilecektir. Her belgelerin bir

tip, tür ve iş akışı olarak aidiyeti ve yaşam döngüsü olmalıdır.

7.3.5. Belge Yazma

7.3.5.1. Belge yazmak için sistem içerisinde gelişmiş bir metin editörü bulunacaktır. Metin editörü, güncel kelime işlem yazılımlarının sunduğu genel işlevlere sahip olmalıdır.

7.3.5.2. Metin editörü tam olarak Türkçe destekli olmalıdır.

7.3.5.3. Metin editörü ile oluşturulan metinler sisteme belge olarak kaydedilebilecektir.

7.3.5.4. Metin editörü ile oluşturulan belgeler sistem üzerinde PDF formatına

çevrilebilecektir.

7.3.5.5. Metin editörü ile oluşturulan metinler için ön izleme yapılabilecektir.

7.3.5.6. Metin editörü sayesinde istenildiğine daha önceden hazırlanan şablonlar da kullanılarak sisteme belge kazandırılabilmelidir.

7.3.6. Klasör Gözetleme

7.3.6.1. Sistem yöneticisinin belirleyeceği bir network dizinine eklenen belgeler otomatik olarak sisteme dâhil edilebilmelidir.

7.3.6.2. Meta verisi olmadan sisteme yüklenen belgeler bilgileri eksik belgeler başlığı altında listelenmeli ve sistemde belirlenmiş olan kişi ya da kişilere, metaları tamamlamaya yönelik olarak görev atayabilmelidir.

7.3.7. Belge İzi Ekleme

7.3.7.1. Taranması ve Elektronik olarak sisteme katılması mümkün olmayan veya katılmak istenmeyen video-ses kasetleri, kanun kitapları, kullanım kılavuzları vb. kaynak ve belgelerin takibi için künye bilgileri ile bulundukları yer, referans numarası vb. bilgilerin yer aldığı adres kayıtları tanımlanabilmeli ve bütün belge fonksiyonları bu kayıtlar üzerinde uygulanabilmelidir.

7.3.7.2. Sistemin e-posta özelliği bulunmalı, bir veya birden fazla belge (yönetici tarafından e-postayla gönderilmesine izin verilen belgeler) direkt olarak e-posta ekinde gönderilebilmeli veya sadece ilgili belge ya da belgelere veya künye bilgisine işaret eden bir kısa yol gönderilebilmelidir.

7.3.8. Faks Entegrasyonu

7.3.8.1. Uygulama, bağlantısı yapılan yazılım tabanlı faks cihazları üzerinden, İDARE’ye faks ile gelen belgeleri doğrudan sisteme kaydedebilmeli, kaydedilen belgelerin tanımlama bilgilerinin yetkili kullanıcılar tarafından tamamlanmasında olanak sağlamalıdır.

7.3.9. Belge İndeksleme İşlemleri

7.3.9.1. Sisteme eklenen belgelerin bütün meta verileri indekslenecektir.

7.3.9.2. Sistem içerisine kazandırılacak olan belgeler (hangi yolla kazandırılırsa kazandırılsın) indeks bilgileriyle beraber sisteme kazandırılmalıdır.

7.3.9.3. Uygulama ileri indeksleme ve arama özellikleri bulundurmalıdır. İndeksleme alanları

ve full-text indeksleme bulunmalıdır.

7.3.9.4. İsteğe bağlı olarak sisteme katılan belgelerin daha sonra indekslenmesi veya tekrar

indekslenmeleri de mümkün olmalıdır.

7.3.9.5. Sistem yöneticileri belge indeks şablonuna ek sütunlar ekleyebilmelidirler.

7.3.9.6. Sisteme atılan belgelerin metin içerikleri indekslenmeli ve aramalarda kullanılabilmelidir. Önerilen sistem en az PDF, Word, Excel, PowerPoint, Visio, HTML, TXT formatlarındaki belgelerin metin içeriklerini indeksleyebilmelidir.

7.3.9.7. Belgeler sisteme kazandırma işlemi esnasında otomatik olarak OCR’dan geçirilerek belge içerisindeki herhangi bir kelimeye göre aranabilir (full text search) şekilde sisteme kazandırılmalıdır.

7.3.9.8. Dijital olarak yüklenen dosya, resim formatında ise, OCR tekniği ile içerdiği metin bilgisi sistem tarafından otomatik olarak çıkartılarak indekslenebilmelidir. Kullanılacak OCR aracı/yöntemi Türkçe içeriği desteklemeli ve Türkçe harflerde sorun yaşanmamalıdır.

7.3.9.9. Tüm indeksleme ve OCR işlemleri, sistem yöneticisi tarafından belirlenebilecek özelliklerine göre, gerçek zamanlı olarak ya da sıra mantığı ile gerçekleştirilerek, sistemin anlık yükü kontrol altında tutulabilmelidir.

7.3.9.10. OCR işlemi, hem uygulama sunucusu üzerinde, hem de yük dağıtımı yapabilmek amacı ile harici bir sunucu üzerinde çalışabilmelidir.

7.3.10.Belge Arama

7.3.10.1. Uygulama basit arama ve çeşitli kriterler üzerinden Detaylı Arama yapabilmelidir.

7.3.10.2. Uygulama tam xxxxx xxxxx (full-text search), benzerlik arama, kullanıcı tarafından basit içerik yönetimi ile kolay arama özelliği, içerik arama, meta verileri doğrultusunda özel arama yapabilmelidir.

7.3.10.3. Arama sonuçlarının kayıt edilmesi ve daha sonra bu kriterdeki içeriklerin klasör olarak gösterilmesi mümkün olmalıdır.

7.3.10.4. Basit arama ile girilen anahtar kelime, bütün meta veriler (metin içeriği de dâhil) üzerinde aranabilmelidir.

7.3.10.5. Arama yapmak için kullanılan ekran, her türlü bilgi girişini desteklemelidir.

7.3.10.6. Detaylı arama ekranında ise kullanıcı hangi meta veriler üzerinde arama yapacağını kendisi belirleyecektir. Detaylı arama ekranı, hangi tipteki belge için yapılıyorsa, o tip belge üzerinde tanımlı meta verileri ayrı ayrı kriter girişine izin verecek şekilde gösterebilmelidir. Kullanıcılar, kendilerine özel olarak hangi kriterlerin detaylı aramalarda görünmesi istediklerini belirleyebilmeli ve istedikleri zaman kriter listelerini güncelleyebilmelidirler.

7.3.10.7. Detaylı aramada kullanılan parametreler birbirleri ile kullanıcı tercihine bağlı olarak “VE” ve “VEYA” bağlaçları ile bağlanabilecektir.

7.3.10.8. Sistem tarafından sağlanan sorgu imkânı, web servisleri aracılığı ile diğer kurumsal uygulamalar tarafından kullanılabilir olmalıdır.

7.3.10.9. Belgenin tüm künye bilgilerinden bir veya birden fazlasıyla arama yapmak mümkün olmalıdır. Sisteme eklenen tüm özel alanlar, arama ekranlarında da eklenebilmeli ve bu eklenen özel alanlarda belge bulmak için kullanılabilmelidir.

7.3.10.10.Kaydın doğası (e-posta, kağıt veya elektronik format, belge, vs..) fark etmeksizin, yetkili tüm kullanıcılar tarafından dosyalar havuza kayıt edildikten sonra indekslenmiş ve aramaya hazır olmalıdır.

7.3.10.11.Arama sonuçları, aramayı yapan kullanıcının yetkileri dâhilinde görüntülenmeli ve aramayı yapan kullanıcının yetkisi dâhilinde olmayan kayıt ve belgeler, arama sonucu olarak bile görüntülenmemelidir.

7.3.10.12.Sistem belgelerin içeriğinde de arama yapabilmelidir. İçerik tabanlı aramada belgeler aranabilir formatta (MS Office, PDF ve S-PDF, metin belgeleri, e-posta vb.) olmaları halinde daha sonra metin içerisinde geçen herhangi bir kelimeden bulunmaları mümkün olmalıdır.

7.3.10.13.İçerik arama e-postaların hem içeriğinde hem de ekindeki belgelerinde yapılmalıdır.

7.3.10.14.Birden fazla versiyonu bulunan belgelerin en son versiyonunda mı yoksa bütün versiyonlarında mı arama yapılacağı kullanıcı tarafından belirtilebilecektir.

7.3.10.15.Arama sonuçları PDF, Excel veya Text formatında dışa alınabilecektir.

7.3.10.16.Uygulama, liste sayfalarında en az PDF, TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG, PCX, PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word, MS Works, PS, EPS, RTF formatlarındaki belgelerin ilk sayfalarını resim formatında ikon olarak gösterebilmeli, aynı zamanda kullanıcı bilgisayarında belgelerin oluşturulduğu araca gerek duymadan hızlı ön izleme imkânı sunabilmelidir.

7.3.11. Belge Görüntüleme

7.3.11.1. Sisteme eklenen belgelerden en az PDF, TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG, PCX, PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word, MS Works, PS, EPS, RTF, WordPerfect, OpenOffice ve WordStar formatlarında olanları, sistem içerisinde bu belgelerin oluşturulduğu araca gerek duyulmaksızın, sunucu tarafında PDF formatına çevrilebilmeli ve bu sayede bu belgelerin görüntülenmesi için kullanıcı bilgisayarlarında harici bir araca ya da yazılıma gerek duyulmamalıdır. Sistem aynı zamanda bu belgelerin orijinal formatlarındaki hallerini de saklamalı ve kullanıcıların yetkileri dâhilinde orijinal formattaki belgelere erişimleri de mümkün olmalıdır.

7.3.11.2. Belge indirme yetkisi olmayan fakat görme yetkisi olan kullanıcılar belgeleri sistem üzerinde bulunan belge görüntüleme aracı sayesinde salt okunur bir şekilde görüntüleyecektir.

7.3.11.3. Belge görüntüleme aracı, hiçbir şekilde belgeyi kullanıcı bilgisayarına indirmeden (geçici klasörler, kullanıcı geçici klasörleri, internet tarayıcının geçici klasörleri dâhil) kullanıcıya gösterebilmelidir. Belge görüntüleme aracı, sunucu ile güvenli bir iletişim kurmalı ve görüntülenen belgenin network izleme araçları da dâhil olmak üzere yetkisi olmayan bir kullanıcı tarafından okunabilir şekilde kaydedilmesi engellenmelidir. Ayrıca, görüntüleme aracı, yetkisi olan kullanıcıların çıktı almasına olanak verirken, görmeye yetkili olan ve çıktı almaya yetkisi olmayan kullanıcıların hiçbir şekilde çıktı almalarına müsaade etmemelidir.

7.3.11.4. Görüntüleme aracı, sistem ayarlarına ve kullanıcı yetkilerine göre belirlenmiş olan filigranların da görüntülenen belgenin arka planında bulunmasına olanak sağlamalıdır.

7.3.11.5. Belgeyi görüntülemek için belgeyi oluşturan editöre veya programa ihtiyaç duyulmayacaktır.

7.3.12.Üzerine Alma (Sahiplenme) / Bırakma (İade)

7.3.12.1. Sistem üzerinde bulunan belgeleri yetkisi olan kullanıcılar değiştirebilecektir. Değiştirme işlemini yapmadan ilgili kullanıcı üzerinde değişiklik yapmak istediği belgeyi kendi üzerine alacaktır.

7.3.12.2. Belgeler listelenirken hangi kullanıcının belge üzerinde çalıştığı bilgisi

gösterilebilmelidir.

7.3.12.3. Bir kullanıcı üzerine alınan belge, diğer kullanıcılar tarafından değiştirilememelidir ve iade edilmediği sürece kilitli olmalıdır. Ancak ilgili yetkiye sahip bir sistem yöneticisi, başka bir kullanıcının üzerine almış olduğu belgelerin sahiplenme durumunu iptal edebilmelidir.

7.3.12.4. Belge değiştirme işlemi bittikten sonra, kullanıcı belgeyi iade edebilmeli ve belge için yeni bir versiyon oluşturulmalıdır. Belgenin önceki versiyonları da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dâhilinde erişilebilmelidir.

7.3.13.Versiyonlama

7.3.13.1. Sistem otomatik olarak ana ve alt versiyonları, kullanıcılar veya gruplar bazında oluşturabilmelidir. Kullanıcı tarafından versiyon yönetimini desteklemelidir.

7.3.13.2. Üzerine Alma/Bırakma işlemleri ile sistemde bulunan belge güncellendiği zaman, belgelerin yeni bir versiyonu oluşturulmalı, belgeye veya belge yapısına ilişkili tüm süreçler kayıt altında tutulmalıdır {Kim güncelledi, kayıt etti, vb.)önceki versiyonlar da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dâhilinde erişilebilmelidir.

7.3.13.3. Versiyon numaraları hem sıralı hem de kuruma özel formattaki versiyonlama mantığına uygun şekilde verilebilmeli ve versiyon numarasının formatı sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.

7.3.13.4. Sadece belgelerin içeriği değil, belgelerin meta verileri de versiyonlanmalıdır.

7.3.13.5. Bir belgelerin bütün versiyonları listelenebilmeli, kullanıcı birden çok temel ve alt versiyonu bulunan bir belgeyi görüntülemek istediği zaman, ekranda tüm versiyonları ve en son güncellenmiş olan versiyonu görüntüleyen bir ekran çıkmalıdır, gerektiği takdirde istenilen herhangi bir versiyona geri dönülebilmelidir.

7.3.13.6. İstenildiği takdirde sadece uç (en son) versiyon üzerinde veya bütün

versiyonlarda arama yapılabilmelidir.

7.3.13.7. İlk ve alakalı tüm versiyonlar ilişkilendirilmeli ve yeni versiyon önceki veya farklı belgelerle ilişkilendirilebilmelidir.

7.3.14.Belge Silme, İptal ve İmha

7.3.14.1. Uygulama, yasal mevzuata uygun ve yetki dâhilinde onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde düzenleme yapılmasını veya imzalanmasından vazgeçilmesini sağlamalıdır.

7.3.14.2. Uygulama, yasal mevzuata uygun ve yetki dâhilinde bir belgelerin sistemden silinmesine olanak sağlamalıdır. Bu olanak imzalanmasından vazgeçilen taslak ancak belgeyi oluşturan yetkili tarafından sistem üzerinden silinebilir.

7.3.14.3. Uygulama, onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanan belge üzerinde değişiklik yapmasına veya sistemden silinmesine izin vermemelidir. Ancak imza yetkilisi belgenin iptalini isteyebilir. Belge iptal isteği bir notla sistem yöneticisine

gönderilir. Sistem yöneticisi onayı ile belge iptali gerçekleştirilir. İptal edilmiş belge kullanım dışı olarak sistemde saklama süresi boyunca muhafaza edilir.

7.3.14.4. Onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanan belge üzerinde değişiklik gerçekleştirilemez, sistemden silinemez.

7.3.14.5. Yasal mevzuat ve yönetmeliklere uygun olarak belirlenmiş belgelerin saklama süreleri sonunda imha edilme işlemi sistem üzerinden kalıcı olarak silinerek gerçekleştirilmelidir.

7.3.14.6. İmha işlemi kapsamında sistemden silinen belgelerin meta verileri imha listelerine dönüştürülür. İmha listeleri sistemde muhafaza edilir. Meta veriler sistemden silinebilmelidir.

7.3.15.Kilitleme

7.3.15.1. Belgenin değiştirilmemesini sağlamak için kilitleme imkânı sunulmalıdır. Kilitlenmiş bir belgelerin üzerindeki kilidi, yalnızca kilitleyen kullanıcı ya da yetkili bir sistem yöneticisi yapabilmelidir.

7.3.15.2. Kilitleme işlemi kullanıcı tarafından yapılabildiği gibi iş akışlarında gerektiği durumlarda sistem tarafından da otomatik olarak yapılabilmelidir veya kaldırabilmelidir.

7.3.15.3. Belgeler listelenirken kilitli olup olmadıkları gösterilebilmelidir.

7.3.15.4. Sistem, iş akışları gibi süreçlerle ilgili olarak, gerektiği durumlarda belgeleri

otomatik olarak kilitleyebilmeli ve kilidini kaldırabilmelidir.

7.3.16.Belge Yayınlama

7.3.16.1. Uygulama, bir belgelerin tanımlama bilgilerinin değiştirilmesi yoluyla yetkili kullanıcıların erişim ve kullanımına sunulmasını sağlamalıdır.

7.3.16.2. Yayından kalkmış statüsündeki bir belge sadece belgeyi oluşturan kullanıcı ya da ilgili yetkiye sahip sistem yöneticisi tarafından görülüp, değiştirilebilmelidir.

7.3.16.3. Belge yayınlama statüsü, iş akışı üzerinde tanımlanan bir işlem yoluyla da gerçekleştirilebilmelidir.

7.3.17.Belgeyi Yayından Kaldırma ve İptal

7.3.17.1. Uygulama, bir belgelerin tanımlama bilgilerinin değiştirilmesi yoluyla kullanıcıların erişim ve kullanımına kapatılmasını sağlamalıdır.

7.3.17.2. Yayından kalkmış statüsündeki bir belge, sadece belgeyi oluşturan kullanıcı ya da ilgili yetkiye sahip sistem yöneticisi tarafından görülüp, değiştirilebilmelidir.

7.3.17.3. Uygulama, yetkilinin e-imza ile imzaladığı bir belgenin kullanılmayacağına dair isteğine uygun olarak belgenin sistem içerisinde iptal edilmesini ve kullanıma kapatılmasını sağlamalıdır. İlgili belgeyi imza yetkilisi ve yetkilendirdiği personel dışında erişim engellenmelidir.

7.3.17.4. Belgeyi yayından kaldırma işlemi, iş akışı üzerinde tanımlanan bir işlem yoluyla da gerçekleştirilebilmelidir.

7.3.18.Onaylama

7.3.18.1. Uygulama ile Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Yönetim Sistemine eklenen belgeler için kullanıcı onayı istenebilmelidir.

7.3.18.2. Onay istenen kullanıcılar, sistem mesajı ve/veya e-posta üzerinden bilgilendirilebilmelidir.

7.3.18.3. Onay işleminde, birden fazla kullanıcı ya da kullanıcı grubu da seçilebilmeli, ve seçilen kişilerin tümünün, seçilen kişilerden birisinin ya da seçilen kişilerden

kullanıcının belirleyeceği sayıda kişinin onayının gerektiği belge bazında tanımlanabilmelidir.

7.3.18.4. Çok seviyeli ve daha karmaşık onay süreçleri için iş akışı yönetiminde bu işlevleri gerçekleştirmeye yönelik özellikler bulunmalıdır.

7.3.19.Bilgilendirme

7.3.19.1. Uygulama, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Yönetim Sistemine eklenen belgeler

için seçilen kullanıcılara otomatik bilgilendirme olanağı sağlamalıdır.

7.3.19.2. Bilgilendirme, sistem mesajı ve/veya e-posta şeklinde gerçekleştirilmelidir.

7.3.19.3. Bilgilendirme için gönderilecek mesajlar, kullanıcı ya da kullanıcı grubu şeklinde

belirlenebilmeli ve mesajın gönderileceği kişi sayısında bir kısıtlama olmamalıdır.

7.3.20.Belge Gönderimi

7.3.20.1. Belgeler tek tek veya klasör olarak sistem kullanıcılarına veya dış kullanıcılara e- posta olarak gönderilebilmelidir. Birden çok belgelerin gönderiminde, sıkıştırma özelliği kullanılabilmelidir.

7.3.20.2. Sistem kullanıcılarına belgeler hem ek hem de bağlantı olarak gönderilebilmelidir.

7.3.20.3. Sistem dışı kullanıcılara belgeler hem ek olarak hem de bağlantı olarak

gönderilebilmelidir.

7.3.20.4. Bağlantı şeklinde gönderilen belgeler için erişim, süreye bağlı olarak aktif

kalabilmeli ve ilgili süre dolduktan sonra bu bağlantı kullanılamamalıdır.

7.3.20.5. Birden fazla belge aynı anda gönderirken belgeler sıkıştırılarak gönderilmelidir.

7.3.20.6. Belge e-posta işleminde belgelerin yanı sıra mesaj da gönderilebilmelidir.

7.3.20.7. Belgeler sistem üzerinden faks olarak gönderilebilmelidir.

7.3.21.Belge Zimmetleme

7.3.21.1. Belgelerin kimin üzerine zimmetlendiği bilgisi sistemde tutulabilmelidir.

7.3.21.2. Zimmetleme yapılan personele göre sorgulama yapılabilmelidir.

7.3.21.3. Zimmetleme işlemi iş akışlarında işlem olarak kullanılabilmelidir.

7.3.21.4. Zimmet işlemi, aynı anda sadece bir kullanıcı için tanımlanabilmeli ve üzerinde zimmet bulunan bir belge, bu zimmet kaldırılmadan başka bir kullanıcıya zimmetlenememelidir.

7.3.22.Belge Paraflama

7.3.22.1. Sistem üzerinde dijital imza kullanılarak paraflama işlemi yapılabilmelidir.

7.3.22.2. Sistem üzerinde dijital imza kullanmadan fakat elektronik olarak paraflama işlemi yapılabilmelidir.

7.3.22.3. Belge üzerinde bulunan paraflar listelenebilmelidir.

7.3.22.4. Belge paraflama işlemi iş akışlarında işlem olarak kullanılabilmelidir.

7.3.23.Belge İmzalama

7.3.23.1. Uygulama kullanıcıların sisteme ekledikleri belgeleri elektronik imza ile imzalamalarına olanak sağlamalıdır. İmzalama işlemi için ek bir program veya modül kurulmasına veya ek programlama yapılmasına gerek olmamalıdır. Elektronik imzalama sistemin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.

7.3.23.2. Sistem, en az TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG, PCX, PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word, MS Works, PS, EPS, RTF, WordPerfect ve WordStar formatındaki belgelerin PDF formatına çevrilerek imzalanmasına olanak sağlamalıdır.

7.3.23.3. Elektronik olarak imzalanacak belge, taranmış belge ve dijital dosya imzalamadan önce sunucu tarafında PDF formatına çevrilmeli daha sonra çevrilen PDF imzalanmalıdır. Sistem PadES veya CadES imzalama yapabilmelidir.

7.3.23.4. Elektronik imza ile imzalama yapılırken kullanıcının elektronik imzasının geçerliliği kontrol edilmelidir. Geçersiz imza ile imzalama işlemine izin verilmemelidir.

7.3.23.5. Uygulama aynı belge üzerine hem seri hem de paralel olarak farklı kullanıcıların imza atmasına olanak sağlamalıdır.

7.3.23.6. Uygulama hem kurum dışında hem de kurum içinde elektronik olarak imzalanan belgeleri sisteme dâhil ederken aşağıda belirtilen bilgileri belge üzerinde bulunan imzalardan otomatik olarak alabilmeli ve bu bilgilere erişime olanak sağlamalıdır.

a) İmzalayan Kişinin TC Kimlik Numarası

b) İmzalayan Kişinin Adı, Soyadı

c) İmzalayan Kişinin e-posta adresi

d) İmzalayan Kişinin Bağlı Olduğu Şube

7.3.23.7. Elektronik imzalama işlemi için Zaman Damgasını Zaman Damgası sunucusu kullanılarak eklenebilmelidir.

7.3.23.8. Teklif edilen sistemin padES veya CadES imzalama için TUBİTAK denetiminden geçtiğini gösteren rapor teklif zarfında sunulacaktır.

7.3.23.9. Teklif edilen uygulama güncel web browserlarda (Internet Explorer, Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari) e-imza kullanımına olanak vermelidir.

7.3.23.10.Elektronik imzayı görüntülemek için ek bir yazılıma ihtiyaç duyulmamalıdır.

7.3.23.11.IOS işletim sistemine ait MAC bilgisayarlarda da e-imza kullanımına olanak

vermelidir.

7.3.24.Belge Üyelik Sistemi

7.3.24.1. Uygulama, belge eklenmesi, değiştirilmesi, silinmesi, açılması, e-posta ile gönderilmesi gibi durumlarda, istenirse mesaj, elektronik posta gibi yöntemlerle istenilen kişilere bilgi verilmesini sağlamalıdır.

7.3.24.2. Kullanıcılar, üye oldukları belge, klasör veya kategori içerisine evrak eklendiği zaman ya da içerisindeki belgede bir değişiklik olduğu zaman veya eklenen bir belgeyi başka bir kullanıcı görüntülediği zaman, kendilerine otomatik olarak mesaj gelmesini sağlayabilmelidirler.

7.3.25.İşlem Günlüğü

7.3.25.1. Uygulamada, belgelerin kullanımına yönelik(görüntüleme, güncelleme, ekleme, sahiplenme, silme vb.) kullanıcı erişim günceleri oluşturulmalıdır.

7.3.25.2. Belgelerin iş akışları üzerinde kullanımına yönelik olarak, iş akışı tarihçeleri

tutulup, izlenebilmelidir.

7.3.25.3. Kullanıcılar tarafından, birimlerin yaptığı tüm işlemlere ait performans belirleme işlemi takip edilebilmelidir.

7.3.26.Kişisel Şifreleme

Özel veya gizli belgeler, sahibinin belirleyeceği özel bir anahtar ile ikinci kez şifrelenebilmeli ve anahtar kelimeyi bilmeyen kişilerin belgeyi okuması engellenebilmelidir. Sistem yöneticisinin kişisel şifrelenen belgeleri raporlama, şifreyi kaldırma ve değiştirme yetkisi olmalıdır.

8. EVRAK YÖNETİM MODÜLÜ

8.1. GELEN EVRAK İŞLEMLERİ

8.1.1. Gelen evrak meta (künye) bilgileri, Kurum’un Evrak Birimi gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.1.2. Gelen evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir.

8.1.3. Gelen evrak taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.1.4. Gelen evrakın hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir.

8.1.5. Gelen evrak için genel bir kurum nümeratörü üzerinden ‘gelen evrak numarası’

verilebilmelidir.

8.1.6. Gelen evrak numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir. Ayrıca, nümeratör olarak harici bir kaynak (veri tabanı, üçüncü parti sistem vb.) kullanılabilmelidir.

8.1.7. Kamu kuruluşlarından gelen evrakın kaydı sırasında, evrak üzerindeki sayı girildiğinde, hangi kurumun, hangi biriminden geldiği otomatik olarak gösterilmelidir.

8.1.8. Evrakın dosya kodu girildiğinde, hangi dosya tasnif planına karşılık geldiği otomatik

olarak gösterilmelidir.

8.1.9. Evrakın eki istenirse taranarak evraka dâhil edilebilmelidir.

8.1.10. Evrakın ilişkili olduğu başka evrak var ise seçilerek, bu evrak üzerinden erişilmelerine olanak sağlanmalıdır.

8.1.11. Gelen evrak bir cevap yazısı ise, hangi evraka cevap olduğu seçilerek, bu evrak üzerinden erişim sağlanmalıdır.

8.1.12. Evrakın gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir.

8.1.13. Evrak için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci başlatılabilmelidir.

8.1.14. Gelen evrak bir veya birden fazla kurum birimine sevk edilebilmelidir.

8.1.15. Evrak sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği belirtilebilmelidir.

8.1.16. Evrakın sevk edildiği birimler, birim nümeratörü üzerinden ‘birim gelen evrak numarası’

verebilmelidir.

8.1.17. Evrakın sevk edildiği birim, gerekirse bunu kendi alt birimlerine sevk edebilmeli, bir

personele zimmetleyebilmelidir.

8.1.18. Gelen evrakın hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dâhilinde sorgulanabilmelidir.

8.1.19. Kendisine evrak sevk edilen birim, gerektiğinde sevki iptal edip evrakı iade edebilmelidir.

8.1.20. Kurumun evrak akış sürecinde bir değişiklik olduğunda, yazılım güncellemesi gerekmeden yeni evrak akış süreci tanımlanıp, evrak kaydına devam edilebilmelidir.

8.1.21. Gelen evrak için, Kurum Genel Evrak birimi tarafından ve ayrıca sevk edildiği birimler tarafından Gelen Evrak Defterleri oluşturulabilmelidir.

8.1.22. Gelen evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir.

8.1.23. Uygulamanın tam metin (full-text) arama yapılabilmeli.

8.2. GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ

8.2.1. Giden evrak meta (künye) bilgileri, Kurum’un Evrak Birimi gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.2.2. Giden evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir.

8.2.3. Giden evrak taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.2.4. Evrak hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir evrak oluşturabilecek ve giden evrak sürecine dahil edebilmelidir.

8.2.5. Dijital olarak hazırlanmış bir evrak e-imza ile imzalanabilmeli ve giden evrak sürecine dahil edilebilmelidir.

8.2.6. Giden evrağın hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir.

8.2.7. Giden evrak için genel bir kurum numaratörü üzerinden ‘giden evrak numarası’

verilebilmelidir.

8.2.8. Giden evrak numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir. Ayrıca, numaratör olarak harici bir kaynak (veri tabanı, üçüncü parti sistem vb.) kullanılabilmelidir.

8.2.9. Kurumdan giden evrağın kaydı sırasında, evrak üzerindeki sayı girildiğinde, hangi kurumun, hangi birimine ait olduğu otomatik olarak gösterilmelidir.

8.2.10. Evrağın dosya kodu girildiğinde, hangi dosya tasnif planına karşılık geldiği otomatik

olarak gösterilmelidir.

8.2.11. Evrağın eki istenirse taranarak evraka dâhil edilebilmelidir.

8.2.12. Evrağın ilişkili olduğu başka evrak var ise seçilerek, bu evrak üzerinden erişilmelerine olanak sağlanmalıdır.

8.2.13. Giden evrak bir cevap yazısı ise, hangi evraka cevap olduğu seçilerek, bu evrak üzerinden erişim sağlanmalıdır.

8.2.14. Evrağın gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir.

8.2.15. Evrak için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci başlatılabilmelidir.

8.2.16. Giden evrak bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay ve paraf

bilgileri sorgulanabilmelidir.

8.2.17. Giden evrak üst birimlere ve Kurum Genel Evrak birimine sevk edilebilmelidir.

8.2.18. Evrak sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği belirtilebilmelidir.

8.2.19. Evrağı gönderen birimler, birim numaratörü üzerinden ‘birim giden evrak numarası’

verebilmelidir.

8.2.20. Giden evrağın hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dahilinde

sorgulanabilmelidir.

8.2.21. Evrağı sevk alan birim, gerektiğinde sevki iptal edip evrakı iade edebilmelidir.

8.2.22. İDARE' nin evrak akış sürecinde bir değişiklik olduğunda, yazılım güncellemesi gerekmeden yeni evrak akış süreci tanımlanıp, evrak kaydına devam edilebilmelidir.

8.2.23. Giden evrak için, evrakı gönderen birim ve ayrıca Kurum Genel Evrak birimi tarafından Giden Evrak Defterleri oluşturulabilmelidir.

8.2.24. Giden evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir.

8.2.25. Uygulama tam metin (full-text) arama yapılabilmeli.

8.3. İÇ YAZIŞMA İŞLEMLERİ

8.3.1. İDARE bünyesindeki birimler arası yazışmalar Birim Giden İç Yazışma ve Birim Gelen İç yazışma olarak kaydedilmelidir.

8.3.2. İç yazışma evrakı meta (künye) bilgileri, İDARE'nin gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.3.3. İç yazışma evrak kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni evrak kaydına devam edilmelidir.

8.3.4. Giden iç yazışma evrakı taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.3.5. Evrak hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir evrak oluşturabilecek ve iç yazışma giden evrak sürecine dâhil edebilmelidir.

8.3.6. Dijital olarak hazırlanmış bir iç yazışma e-imza ile imzalanabilmeli ve giden iç yazışma

sürecine dâhil edilebilmelidir.

8.3.7. Bir birimden diğer bir birime sevk edilen Giden İç Yazışma türündeki evrak, sevk edildiği birime Gelen İç Yazışma türünde kaydedilmelidir. Yani, iç yazışmalar, gönderen birim için ‘giden evrak’, alan birim için ‘gelen evrak’ olmalıdır.

8.3.8. Giden İç Yazışma evrakı bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay

ve paraf bilgileri sorgulanabilmelidir.

8.3.9. İDARE dışından birime gelen evrak ile gelen iç yazışmalar aynı Birim Evrak

numaratöründen numara alabilmelidir.

8.3.10. İDARE dışına giden evrak ile başka birime giden iç yazışmalar aynı Birim Evrak

numaratöründen numara alabilmelidir.

8.3.11. Gelen/giden iç yazışma evrakının hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü

yetki dâhilinde sorgulanabilmelidir.

8.3.12. Giden evrak için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir.

8.3.13. Full Text Arama yapılabilmelidir.

8.4. EVRAK DEFTERLERİ

8.4.1. Kuruma gelen evrak için Genel Evrak Birimi tarafından evrak meta bilgileri kullanılarak ‘Kurum Gelen Evrak Defteri’ oluşturulabilmeli ve yazdırılabilmelidir.

8.4.2. Birimlere gelen evrak için evrak meta bilgileri kullanılarak ‘Birim Gelen Evrak Defteri’ oluşturulabilmelidir.

8.4.3. Birim Gelen Evrak defteri, Kurum dışından gelen evrakları ve gelen iç yazışmaları

listelemelidir.

8.4.4. Kurum dışına giden evrak için Genel Evrak Birimi tarafından evrak meta bilgileri kullanılarak ‘Kurum Giden Evrak Defteri’ oluşturulabilmeli ve yazdırılabilmelidir.

8.4.5. Birimlerden giden evrak için evrak meta bilgileri kullanılarak ‘Birim Giden Evrak Defteri’ oluşturulabilmelidir.

8.4.6. Birim Giden Evrak defteri, Birimlerden Kurum dışına giden evrak ve birimlerden diğer birimlere giden iç yazışmaları listelemelidir.

9. İŞ AKIŞI YÖNETİM MODÜLÜ

9.1. İŞ AKIŞI TASARIMI

9.1.1. Uygulama kurumun iş akışı süreçlerini tanımlanabilmesi ve iş süreçlerinin takip edilebilmesi için entegre bir iş akışı tasarım aracı ve motorunu barındırmalıdır.

9.1.2. İş akışları grafiksel bir ortamda sürükle-bırak teknolojisi kullanılarak görsel bir yönetim aracından tasarlanabilmelidir. Her bir adımın parametrelerine ve akışın tamamına müdahale edilebilmelidir.

9.1.3. Kullanıcı dostu ara yüzlerle karmaşık süreçler dahi programlama yapmadan geliştirilebilmelidir.

9.1.4. Tüm akışlar seviyesinde kurumsal iş kuralları tanımlanabilmeli ve yönetilebilmelidir.

9.1.5. Grafiksel ara yüz belli işlemleri gerçekleştiren hazır parçalara (component) sahip olmalıdır.

9.1.6. İş akışı tasarımında başka iş akışları kullanılmasına imkân vermelidir.

9.1.7. İş akışı içerisinden başka iş akışlarının tetiklenmesine imkân vermelidir.

9.1.8. İş akışı içerisinde web servisleri çağrılmasına imkân vermelidir.

9.1.9. Uygulama iş süreçleri içerisinde İDARE'nin kullanmakta olduğu programlar ve veri tabanları ile web servisler ile entegrasyon kurabilmelidir.

9.1.10. Uygulama, bir iş akışı tasarımı yapılırken, kurumun ileride çıkabilecek ihtiyaçlarını karşılayabilmek ve esneklik sağlamak için sistem dışında geliştirilen program parçacıklarını eklenti olarak kullanabilecektir. Bu eklentiler, bağımsız olarak İDARE tarafından da geliştirilebilecek ve sistem içerisinde kullanılmaları için hiçbir kodlama gerektirmemelidir.

9.1.11. İş akışı içerisinde tanımlanan her bir aktivite için statik veya dinamik (iş akışı çalıştırma aşamasında) süre tanımlanabilmelidir.

9.1.12. İş akışı içerisinde tanımlanan her bir aktivite için statik veya dinamik kullanıcı veya unvan tanımlanabilmelidir.

9.1.13. İş akışlarındaki iş tanımları, gecikme/tamamlanma/iptal edilme durumlarına göre akışın farklı yollar üzerinden ilerlemesine olanak sağlamalıdır.

9.1.14. Tanımlanan iş akışlarının bir menüye bağlanarak kullanıcılar tarafından doğrudan çalıştırılma olanağı sağlanabilmelidir

9.1.15. Herhangi bir sürecin modellemesi mümkün olmalıdır. Yani paralel, şartlı, sıralı süreçlerin tanımlanmasına izin vermeli; süreçler diğer alt süreçleri çağırabilmeli, farklı süreç aktiviteleri arasında bağlantı kurulabilmelidir.

9.1.16. Uygulama, belge yaşam döngüsü boyunca kullanılabilen tüm belge işlevlerini (belge onayla, kilitle, yayınla gibi) iş akışı tanımlarında da kullanılabilmelidir. İş akışı tasarımında, iş akışını yönetmek için kullanılan (iş akışını kes, paralel akışı birleştir, iş akışını tamamla gibi) işlemler kullanılabilmelidir. İş akışı tasarımında, kullanıcı işlevlerine yönelik (görev atama, mesaj gönderme gibi) işlemler yapılabilmelidir.

9.1.17. İş akışı tasarımında sistem üzerinde bulunan belge ve form işlemleri kullanılabilmelidir.

9.1.18. İş Akışı Tasarım aracında asgari olarak aşağıdaki tasarım öğeleri bulunmalıdır. İş akışı tasarlanırken aşağıda bulunan fonksiyonları yerine getiren tasarım parçacıkları sürükle bırak yöntemi ile kullanılarak iş akışları modellenecektir.

a) Evrak/ Belge İşlemleri

1. Evrak Bilgilerini Güncelle: Bu işlem ile iş akışında geçen evrakın bilgilerinin bir kullanıcı tarafından güncellenmesini sağlanacaktır.

2. Evrak Ekle: Bu işlem ile iş akışında kullanıcının, belirlenen türde bir evrakı sisteme eklemesini sağlanacaktır.

3. Evrak Detayları Görüntüleme: Bu işlem ile iş akışında seçilen bir evrakın künye bilgilerinin bir kullanıcı tarafından görüntülenmesini sağlanacaktır.

4. Yeni Evrak Versiyonu Yükle: Bu işlem ile dijital bir evrak için yeni sürüm

yüklenmesini sağlanacaktır.

5. Evrak Türü Değiştir: Bu işlem ile bir evrakın türünün değişmesi sağlanacaktır.

6. Evrakı Kopyala: Bu işlem ile bir evrakın kopyasının çıkartılması sağlanacaktır.

7. Evrakı Sil: Bu işlem ile bir evrakın silinmesi sağlanabilecektir.

8. Evrakı İmha Et: Bu işlem ile bir evrakın imha edilmesi sağlanacaktır.

9. Evrakı PDF Formatına Çevir: Bu işlem ile bir evrakı PDF formatına çevrilmesi sağlanacaktır.

10. Numaratörden Değer Al: Bu işlem ile bir evrakın, belirlenen bir otomatik

numaratörden numara alması sağlanacaktır.

11. Evrak Tarihçesine Bilgi Ekle: Bu işlem ile bir evrakın tarihçesine özel bir bilgi ya da açıklama kaydedilmesi sağlanacaktır.

12. Evraka Not Ekle: Bu işlem ile bir ya da birden çok evraka not eklenmesi sağlanacaktır.

13. Evraktaki Tüm Notları Kaldır: Bu işlem ile bir ya da birçok evraktaki tüm notların silinmesi sağlanacaktır.

14. Evrak Alanına Değer Ata: Bu işlem ile bir evrakın üzerindeki indeks alanlarına değer ataması yapılabilecektir.

b) Evrak / Belge Sevk ve Dağıtım İşlemleri

1. Evrakı Zimmetle: Bu işlem ile bir evrakı, seçilen bir kullanıcıya zimmetleme sağlanacaktır.

2. Evrakın Zimmetini Kaldır: Bu işlem ile varsa evrak üzerindeki zimmetin kaldırılması sağlanacaktır.

3. Evrakı Toplu Sevk Et: Bu işlem ile bir veya birden fazla evrakı birden fazla

birime gereği ve bilgisine sevk edilmesi sağlanacaktır.

4. Evrakı Sevk Et: Bu işlem ile bir evrakın seçilen bir birime ya da kişiye sevk edilmesi sağlanacaktır.

5. Evrak Sevkini İade Et: Bu işlem ile yanlış sevk edilmiş bir evrakın iade

edilmesi sağlanacaktır.

c) Evrak / Belge Durum İşlemleri

1. Evrak Statüsünü Değiştir: Bu işlem ile bir evrakın statüsünü Dağıtıldı, Dağıtımda Bekliyor ve Dağıtılmayacak şeklinde değiştirilmesi sağlanacaktır.

2. Evrak Versiyon Türünü Değiştir: Bu işlem ile bir evrakın versiyonunu Belge Statüsü ile Dağıtıldı, Paraf ve İmza Tamamlandı, İmza Aşamasında, Oluşturma Aşamasında, Paraf Aşamasında ve Paraf/İmza Reddedildi şeklinde değiştirilmesi sağlanacaktır.

3. Evrakın Öncelik Durumunu Değiştir: Bu işlem ile seçilen evrakın öncelik durumunun değiştirilmesi sağlanacaktır.

4. Evrakı Beklemeye Al: Bu işlem ile bir evrakın bekletilmesi sağlanabilecektir.

5. Evrakı Beklemeden Çıkart: Bu işlem ile bir evrakın bekletmesinin kaldırılması sağlanabilecektir.

6. Evrakı Belgeye Çevir: Bu işlem ile bir evrakın belgeye çevrilmesi sağlanabilecektir.

7. Evrakı Belge Statüsünden Çıkart: Bu işlem ile bir evrakı belge statüsünden çıkartılması sağlanabilecektir.

8. Evrakı Sonlandır: Bu işlem ile bir evrakın sonlandırılması sağlanabilecektir.

9. Evrakı Sonlanmamış Yap: Bu işlem ile bir evrakın sonlandırılma statüsünün kaldırılması sağlanacaktır.

10. Evrakı İptal Et: Bu işlem ile seçilen evrakın iptal edilmesi sağlanabilecektir.

11. Evrak İptalini Kaldır: Bu işlem ile seçilen evrakın iptalinin kaldırılması sağlanacaktır.

d) Paraf ve İmza İşlemleri

1. Evrak İçin Paraf İste: Bu işlem ile seçilen evrakın bir ya da birden çok kullanıcının parafına sunulmasını sağlanacaktır.

2. Evrak Paraflarını Kaldır: Bu işlem ile evrak üzerindeki tüm parafların kaldırılması sağlanacaktır.

3. Evrak İçin Islak İmza İste: Bu işlem ile seçilen evrakın bir ya da birden çok kullanıcının ıslak imzasına sunulması sağlanacaktır.

4. Evrak Islak İmzalarını Kaldır: Bu işlem ile evrak üzerindeki tüm ıslak imzaların kaldırılması sağlanacaktır.

5. Evrakı E-İmzaya Sun: Bu işlem ile bir evrakın bir ya da birden çok kullanıcı tarafından imzalanması sağlanabilecektir.

6. Evrak İçin Elektronik Paraf İste: Bu işlem ile bir evrakın bir ya da birden çok kullanıcı tarafından elektronik olarak paraflanması sağlanabilecektir.

e) Onay, Yayın ve Kilitleme İşlemleri

1. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx: Bu işlem ile evrakı bir ya da birçok kullanıcının onayına gönderilmesi sağlanacaktır.

2. Evrakı Onay Bekliyor Yap: Bu işlem ile bir evrakı onay bekliyor durumuna geçirilmesi sağlanacaktır.

3. Evrakı Onaylandı Yap: Bu işlem ile bir evrakın onaylanmış statüsüne getirilmesini sağlanacaktır.

4. Evrakı Onayını Ret Yap: Bu işlem ile bir evrakın onay statüsü reddedilmiş olması sağlanacaktır.

5. Evrakı Kilitle: Bu işlem ile bir evrakı kilitli konuma getirip, güncellenmesi

engellenecektir.

6. Evrakı Yayınla: Bu işlem ile bir evrakın yayınlanması sağlanacaktır.

7. Evrakı Yayından Kaldır: Bu işlem ile bir evrakın yayından kaldırılması sağlanacaktır.

8. Kurum Haberi Yayınla: Bu işlem ile bir kurum haberi yayınlanması sağlanacaktır.

f) İlişkilendirme İşlemleri

1. Evrakı İlişkilendir: Bu işlem ile iki evrakın birbiri ile ilişkilendirilmesi sağlanabilecektir.

2. Evrakın İlişkisini Kaldır: Bu işlem ile iki evrakın birbiri ile olan ilişkisinin kaldırılması sağlanabilecektir.

3. Evrak Eki Belirle: Bu işlem ile bir evrakın eki olarak kullanılacak ek-evrakın belirtilmesi sağlanabilecektir.

4. Evrak Ekini Kaldır: Bu işlem ile evrakın seçilen ekini kaldırılması sağlanacaktır.

5. Evrak Cevabı Belirle: Bu işlem ile bir evrakın cevabının belirlenmesi sağlanacaktır.

6. Evrak Cevabını İptal Et: Bu işlem ile bir evrakın cevabının iptal edilmesi sağlanacaktır.

g) Gönderim İşlemleri

1. Evrakı E-Posta ile Gönder: Bu işlem ile seçeceğiniz bir evrakı e-posta ile bir e-posta adresine gönderilmesi sağlanacaktır.

2. Xxxxxx Xxxx ile Gönder: Bu işlem ile seçeceğiniz bir evrakı faks ile bir faks numarasına gönderilmesi sağlanacaktır.

3. E-Posta Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya e-posta gönderilmesi

sağlanacaktır.

4. Mesaj Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya mesaj gönderilmesi sağlanacaktır.

5. Toplu Bilgilendirme Gönder: Bu işlem ile kullanıcının iş akış çalışırken seçeceği birim ve unvandaki kullanıcılara Bilgilendirme mesajı gönderilmesi sağlanacaktır.

6. SMS Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya SMS gönderilmesi sağlanacaktır.

7. Evrak Geri Bildirimi Gönder: Bu işlem ile bir evrak için eğer geri bildirim talebi var ise, SMS veya e-posta ile geri bildirim gönderilmesini sağlanabilecektir.

h) İş Akışı İşlemleri

1. İş Akışını Kes: Bu işlem ile iş akışının iptal edilmesi sağlanacaktır.

2. İş Akışını Baştan Başlat: Bu işlem ile iş akışının baştan başlatılması sağlanacaktır.

3. Harici Eklenti Kullan: Teklif edilecek sistem kurum tarafında daha sonra geliştirilecek program parçacıklarını iş akışında kullanabilmelidir. İş akışı tasarımında Harici eklentilerin kullanılmasına olanak sağlayan bir iş akışı tasarım parçacığının bulunması gerekmektedir.

4. Web Servis Kullan: Teklif edilecek sistem kurum tarafında daha sonra geliştirilecek web servislerini iş akışında kullanabilmelidir. İş akışı tasarımında Web Servis kullanılmasına olanak sağlayan bir iş akışı tasarım parçacığının bulunması gerekmektedir.

5. Performans Kriteri Belirleme: Her bir akış için ölçülecek performans değerleri iş akışı tasarım aracı üzerinden girilebilmelidir. İş akışları çalıştığında ilgili performans değerleri sistem tarafından toplanmalı ve raporlanabilmelidir.

9.1.19. İş akışı tasarımlarına, sistemde tanımlanmış dinamik formlar da dâhil edilebilmelidir.

9.1.20. Uygulama ile kâğıt üzerinden yürütülen kurumsal form işlemlerinin dijital ortamda yürütülmesi, iş akışlarına bağlanarak kullanılması sağlanmalıdır. İş akışları üzerinde, form alanlarına girilen değerlere göre iş akışlarının koşullu olarak değişik yollardan ilerlemesi sağlanmalıdır.

9.1.21. Formlar üzerinde tanımlanan yetki bölümlerinin erişim kontrolü iş akışları üzerinde kontrol edilebilmelidir. Formlar, bütün olarak ya da parça parça farklı kullanıcı veya kullanıcı gruplarına yetkilendirilebilmelidir.

9.1.22. Uygulama, iş akışı tasarımlarını güncelleme ve görüntüleme olanakları sunmalıdır. İş akışı tanımları, sonradan kopyası çıkartılabilecek, yazıcıya gönderilebilecek ya da üzerinde değişiklik yapılabilecek şekilde veritabanında saklanmalıdır.

9.1.23. Uygulama üzerinde çalışan süreçler ile ilgili dinamik performans bilgilerini gerçek zamanlı olarak izlenmesine imkan sağlamalıdır.

9.1.24. Aktiviteler grafiksel çevrimiçi olarak izlenebilmeli (işlem süresi, sürecin hangi adımının o an işletildiği, vb.) ve loglanabilmelidir.

9.1.25. Tasarımı tamamlanmamış iş akışları geçici olarak kaydedilebilmelidir.

9.1.26. Uygulama, tanımlanan iş akışları için yetkilendirme imkânı sunmalıdır. Yetkilendirme Görme, Değiştirme, Silme, Çalıştırma şeklinde olmalıdır.

9.1.27. Uygulamada, tasarlanan iş akışları için hangi kullanıcı grubunun ne tür erişim hakkı olduğu grafiksel bir ara yüz üzerinden belirlenebilmelidir.

9.1.28. Uygulama, güncellenen iş akışı tanımları için iş akışının yeni bir versiyonunu yaratmalıdır. Eski iş akışı üzerinde devam eden iş akışları eski versiyon üzerinde işlemeye devam etmelidir.

9.1.29. Uygulamada, yetkisi olan tüm kullanıcılar iş akışı tanımlayabilmelidir.

9.2. İŞ AKIŞI ÇALIŞTIRILMASI

9.2.1. İş akışı ana menü üzerinden çalıştırılabilmelidir.

9.2.2. Uygulama, belli bir klasöre ve/veya belge kategorisine, belge eklendiğinde, bir iş akışının otomatik olarak başlatılmasını sağlayabilmelidir.

9.2.3. Otomatik başlayacak bir iş akışı için, tetiklemenin kaynağı olan belge ile ilgili bilgilerin iş akışındaki parametreler ile eşleştirme tanımları kaydedilebilmeli ve sonrasında otomatik çalışacak iş akışlarında bu eşleştirme, sistem tarafından kullanılmalıdır.

9.2.4. Çalışmakta olan aktif iş akışlarının statüsü hem grafiksel olarak hem de liste formunda izlenebilmelidir.

9.2.5. Uygulama, bir iş akışı çalışırken, (kullanıcıların verilen sürede tamamlamadıkları işlevlerden kaynaklanacak) gecikmeler için uyarılar oluşturulmasına olanak sağlamalıdır.

9.2.6. Uygulamada, evrak iş akışı içerisinde bir ya da birden çok kullanıcıya, kullanıcı grubuna veya unvana gönderilebilmeli, bu gönderimlerde açıklamalar girilebilmeli, süre belirtilebilmeli, görev zamanı gelmeden önce uyarılar gösterebilmeli, gecikme durumunda iş akışında farklı işleyişler tanımlanabilmelidir.

9.2.7. İş akışlarının yaşam döngüsüne ve aşamalarına ilişkin, işe başlama ve bitirme zamanlarının aşılması durumundan amirlerin haberdar olabilmeleri sağlanmalıdır. Amirler kendilerine bağlı personelin süreçlerini kontrol edebilmelidir.

9.2.8. Kullanıcılar iş akışlarında kullanılmak üzere belirli tarihler arasında kendilerine vekâlet edecek kullanıcıları sistemde tanımlayabilirler.

9.2.9. Aktif vekâleti olan kullanıcılar üzerine atanan görevler otomatik olarak vekâlet verilen kullanıcılara da atanır. Vekâlet eden kullanıcı veya asıl kullanıcı görevi tamamladığı zaman görev tamamlanmış olarak kabul edilir.

9.2.10. Uygulamada, iş akışlarının kullanımına yönelik kullanıcı erişim günceleri oluşturulmalıdır.

9.2.11. Tekrarlayan iş akışları tanımlanabilmelidir. Tekrarlama periyotları (her N günde bir, her haftanın N. günü, her ayın N. günü vb.) sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.

9.2.12. Tekrarlayan iş akışları kullanıcı müdahalesine gerek duymadan sistem tarafından başlatılabilmelidir.

10. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON

10.1. WEB SERVİS ENTEGRASYONU

10.1.1. Uygulama, iş akışı tasarımında ve çalıştırılmasında web servisleri kullanabilmelidir.

10.1.2. Kullanılmak istenen web servisin adresi iş akışı tasarım aracı üzerinden sisteme girildiğinde web servisin sağlamış olduğu fonksiyon listesi kullanıcıya sunulmalıdır.

10.1.3. Kullanıcı web servisi hangi parametrelerle çağrılacağını dinamik ve statik olacak şekilde tanımlayabilmelidir.

10.1.4. İş akışı, web servisinden dönen sonuca göre farklı yollar izleyebilmelidir.

10.1.5. İş akışı, web servislerini hem senkron hem de asenkron çağırabilmelidir.

10.2. HARİCİ PROGRAM PARÇACIĞI ENTEGRASYONU

10.2.1. Uygulama, iş akışı tasarımında ve çalıştırılmasında kurumun geliştireceği kod parçacıklarını kullanabilmelidir.

10.2.2. Kullanılmak istenen program parçacığı iş akışı tasarım aracı üzerinden seçildiğinde program parçacığının sunduğu fonksiyon listesi kullanıcıya sunulmalıdır.

10.2.3. Kullanıcı fonksiyonu hangi parametrelerle çağrılacağını dinamik ve statik olacak şekilde tanımlayabilmelidir.

10.2.4. İş akışı, fonksiyondan dönen sonuca göre farklı yollar izleyebilmelidir.

10.2.5. İş akışı, program parçacığını hem senkron hem de asenkron çağırabilmelidir.

10.3. HARİCİ PROGRAM PARÇACIĞI ENTEGRASYONU

10.3.1. Uygulama üzerinden iş akışlarında SMS göndermek mümkün olmalıdır.

10.3.2. SMS göndermek için uygulamaya SMS sağlayıcılarının sunmuş olduğu Web servisleri çağırmak için pluginler yüklenebilmelidir. Yeni plugin yüklemek için kodlama yapmaya ve sistemi durdurmaya gerek olmaması gerekmektedir.

10.3.3. Teslim edilecek sistem en az 3 farklı servis sağlayıcı ile entegre olmuş şekilde teslim

edilecektir.

11. YARDIM MODÜLÜ

11.1. Uygulama çevrim içi yardım sistemine sahip olmalıdır.

11.2. Yardım sayfaları tamamen Türkçe olmalıdır.

11.3. Kullanıcı çalıştığı ekran üzerindeki yardım düğmesine bastığı zaman o ekran ile ilgili yardım sayfası açılmalıdır.

11.4. Yardım sistemi web temelli (html) olmalıdır ve sunucu üzerinde tutulmalıdır. İstemci

bilgisayarlara yüklenmesi gerekmemelidir.

11.5. Sunucu üzerinde uygulama güncellemeleri yapıldıkça, sunucu üzerindeki yardım sayfaları da

güncellenmelidir.

11.6. Yardım sayfaları, görsel öğelerle desteklenmiş ve açıklayıcı olmalıdır.

11.7. Yardım modülü üzerinde farklı sayfalara erişim olanağı sunulmalı, kullanıcının eğitim belgeyi

amaçlı kullanımını desteklemelidir.

12. KULLANICI YÖNETİM MODÜLÜ

12.1. İdarenin kullanmakta olduğu bilgi sistemiyle entegre olmalıdır.

12.2. Birimler bazında sistem yöneticisi atanabilecek, birim sistem yöneticileri kendi biriminde çalışan kullanıcıların hesaplarını yönetebilecek, diğer birimlerin kullanıcılarına müdahale edemeyeceklerdir.

12.3. Kullanıcı yetkilendirmesi WAN ve LAN için ayrı yapılabilecektir. Kullanıcının sahip olduğu roller ve içinde bulunduğu gruplar WAN ve LAN için ayrı olabilecektir.

12.4. Kullanıcılar yetkileri dâhilinde belirli zaman aralığı için kendilerine Vekil atayabileceklerdir. Vekil olarak atanan kullanıcı Vekil olarak atayan kullanıcı üzerine gelen görevleri görebileceklerdir.

12.5. Kullanıcı doğrulaması için en az şu metotlar desteklenecektir.

a) Uygulama Doğrulaması: Kullanıcı adı ve şifresi uygulama tarafından doğrulanır.

b) Windows Doğrulaması: Kullanıcı, kullanıcı adı ve şifresi girmeden Windows’ a girdiği kullanıcı adı ve şifre kullanılarak otomatik doğrulama yapılır.

c) LDAP/Active Directory: Kullanıcı doğrulaması kurumun sahip olduğu LDAP veya Active Directory sunucuları üzerinden yapılır.

d) Harici Uygulama Doğrulaması: Kullanıcı Adı ve Şifresi başka bir programın kullandığı veri tabanı üzerinden doğrulanır.

e) Web Servis Doğrulaması: Kullanıcı Adı ve Şifresi sağlanan bir web servis üzerinden sağlanır. Hangi doğrulama metodunun kullanılacağı sistem yöneticisi tarafından seçilebilmesi ve ilgili parametrelerin girilebilmesi için Kimlik Doğrulama Metodunun seçilebileceği ekranlar Uygulama üzerinde olacaktır.

f) Çift faktör doğrulama: Uygulama ikinci bir doğrulama yöntemine de imkan

vermelidir.

13. ERİŞİM HAKLARI YÖNETİM

13.1. Erişim hakları grup bazında ve rol bazında yetkilendirme ile yapılacaktır.

13.2. Kullanıcılar bir veya birden fazla grup içerisinde olacaklardır.

13.3. Gruplara sistem içerisinde bulunan evraklar üzerinde Listeleme, Görme, Değiştirme, Ekleme, Silme hakları, 3 kademeli (İzin Ver, İzin Verme, Başka Gruplardan Gelen Haklarını Ezerek İzin Verme) şeklinde tanımlanabilecektir. Belgeye erişim izni olmayan kullanıcılara Güvenli Görüntüleme yani kullanıcı bilgisayarına indirmeden görüntüleme hakkı verilebilecektir. Güvenli Görüntüleme Hakları ise, Gör, Çıktı Al, Gizlemesiz Gör, Not Al gibi işlemleri kapsayacaktır.

13.4. Kullanıcının sahip olduğu birden fazla grubun hakları kesiştiğinde haklarının birleşimi alınarak hak verilecektir. Yani kullanıcının bir belge üzerinde bir gruptan görüntüleme hakkı varsa diğer gruptan hakkı yok ise belgeyi görecek, eğer diğer gruptan Ezerek İzin Verme Şeklinde bir hakkı var ise görmeyecektir.

13.5. Kullanıcı Uygulama menülerine Erişim için Roller sahip olacaktır. Bir kullanıcı bir veya birden

fazla Role sahip olabilecektir.

13.6. Kullanıcıya gösterilecek menüler sahip olduğu Roller ile kısıtlanacaktır.

13.7. Uygulama üzerinde sınırsız sayıda Rol tanımlanabilecektir.

13.8. Rollere atanabilecek işlemler ağaç yapısında gösterilecek, seçilen işlem veya menüler ilgili kullanıcıya gösterilecektir.

14. DİSK YÖNETİMİ

14.1. Belge Yönetim Sistemine dâhil edilen bütün belgeler şifreli bir şekilde diskler üzerinde saklanmalıdır.

15. SİSTEM PERFORMANS YÖNETİMİ

15.1. Uygulama üzerinden sistem yöneticisinin kullanabileceği performans takip ekranları olmalıdır.

15.2. Bu ekran sayesinde aşağıdaki parametreler takip edilebilmelidir:

a) Anlık olarak bağlanan kullanıcıların listesi (Birimler bazında ağaç yapısında)

b) Sistemin process bazında tükettiği anlık hafıza miktarı

c) Sistemin tükettiği toplam hafıza miktarı

d) Toplam yapılan arama sayısı

e) Ortalama arama süresi

f) Son bir aydaki arama sayısı

g) Son bir aydaki arama süresi

h) Son bir haftadaki arama sayısı

i) Son bir haftadaki arama süresi

j) Anlık açık iş akış sayısı

k) Anlık açık görev sayısı

l) Toplam çalıştırılan iş akışı sayısı

m) Toplam sonlanan iş akışı sayısı

n) Son bir ayda çalıştırılan iş akış sayısı

o) Son bir ayda sonlanan iş akış sayısı

p) Son bir haftada çalıştırılan iş akış sayısı

q) Son bir haftada sonlanan iş akış sayısı

r) Toplam evrak sayısı

s) Son bir ayda eklenen evrak sayısı

t) Son bir haftada eklenen evrak sayısı

u) Anlık kullanıcı sayısı

v) Son bir ayda giriş yapan kullanıcı sayısı

w) Son bir haftada giriş yapan kullanıcı sayısı

x) Sistem hiç giriş yapmamış kullanıcı sayısı

16. ÖN BELLEK YÖNETİMİ

16.1. Teklif edilen sistem performansı artırmak için gelişmiş bir önbellek yönetim sistemine sahip olmalıdır.

16.2. Teklif edilen sistem önbellekte tutulan yapıların kontrolünü sağlayacak önbellek yönetim ekranına sahip olmalıdır.

16.3. Önbellek Yönetim Ekranı ile önbellekte tutulan nesnelerin asgari olarak aşağıda bulunan istatistiki değerleri takip edilebilmelidir.

a) Ön bellekte tutulan nesne tipi

b) İlgili nesne tipinde tutulan toplam nesne sayısı

c) İsabet sayısı: (Önbellekten erişim sayısı)

d) Kaçırma sayısı

e) Zaman aşımı sayısı

f) Hata sayısı

g) Önbellek pasif iken istek sayısı

h) Toplam istek sayısı

i) Yenilenme sayısı

j) İsabet oranı

16.4. Önbellek Yönetim Ekranı ile önbellekte tutulan bir nesnenin istenildiği takdirde istatistikleri sıfırlanabilmelidir.

16.5. Zamana bağlı nesneler için Zaman Aşımı manuel olarak tetiklenebilmelidir.

17. SİSTEM AYARLARI YÖNETİMİ

17.1. Sistemin bütünü ilgilendiren parametrelerinin yönetilebileceği Sistem Ayarları Yönetim ekranı bulunmalıdır.

17.2. Bu ekran ile asgari olarak aşağıdaki bilgiler yönetilebilmelidir.

a) Gelen evraklar için basılacak barkod etiketinin özellikleri

b) Sistem üzerinden e-posta gönderilirken kullanılacak E-posta hesap bilgileri

c) E-posta gönderiminde kullanılacak SMTP adresi

d) Yerel ağda resim doğrulama kullanılıp kullanılmayacağı

e) Internet üzerinden erişimde resim doğrulama kullanılıp kullanılmayacağı

18. IP GÜVENLİĞİ YÖNETİMİ

18.1. Teklif edilen sistem hem kurum içinden hem kurum dışından saldırılara karşı gerekli önlemleri alabilmelidir. Bu kapsamda Hatalı Giriş yapan IP adresleri loglanmalıdır.

18.2. Teklif edilen sistem sisteme ulaşan makinelerin IP’lerinin yönetilmesini sağlayacak bir ara yüze sahip olmalıdır.

18.3. Bu ara yüz ile aşağıdaki işlevler yerine getirilebilmelidir.

a) Geçici Bloklama: Sistem Yöneticisinin belirleyeceği sayıda hatalı girişler geçici olarak bloklanabilmelidir. Bloklama süresi ve hata sayısı gibi parametreler bu ekran sayesinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

b) Kalıcı Bloklama: Sistem Yöneticisinin belirleyeceği sayıda hatalı girişler kalıcı olarak bloklanabilmelidir. Hata sayısı bu ekran sayesinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

c) Bloklanmış IP’lerin listesi bu ekran sayesinde Sistem Yöneticisine sunulmalıdır. Sistem Yöneticisi gerektiği durumlarda manuel olarak da istediği IP’ yi blok listesine ekleyebilmelidir.

d) Güvenilir IP Listesi bu ekran sayesinde Sistem Yöneticisine sunulmalıdır. Sitem

Yöneticisi manuel olarak istediği IP’yi bu listeye dahil edebilmelidir.

e) Girişe İzin Verilen WAN IP Yönetimi, bu ekran sayesinde sadece sistem yöneticisi tarafından eklenen WAN IP’lerden sisteme girişe izin verilebilmelidir. WAN IP’leri eklenirken * gibi maskeleme özellikleri kullanılabilmelidir.

(bu nitelikler bir üründe olmazsa olmaz özellikler değildir, uygulama dışında da kontrol

edilebilir)

19. MOBİL UYGULAMA

19.1. Teklif edilen sistemin IOS ve Android Cihazlar için native uygulaması bulunacaktır. Mobil uygulamanın aşağıdaki fonksiyonları bulunacaktır.

19.2. Mobil Uygulama üzerinden evrak ve arşiv üzerinde arama yapılabilecek, kullanıcının yetkisi olduğu belgeler listelenecektir.

19.3. Evrak ve Arşiv Belgelerinin Uygulama üzerinden sayfa sayfa görüntülenmesi sağlanacaktır.

19.4. Evrakın ve Arşiv Belgelerinin özet künye bilgileri görüntülenebilecektir.

19.5. Xxxxxxx ve Arşiv Belgelerinin için alınan Notlar görüntülenebilecektir.

19.6. Mobil Uygulamaya girişi yapan kullanıcının üzerindeki görevler listelenebilecektir.

19.7. Mobil Uygulama üzerinden sevk işlemi yapılabilecektir.

19.8. Mobil Uygulama üzerinden Onaylama işlemi yapılabilecektir.

19.9. Mobil Uygulama İngilizce ve Türkçe ara yüzler sunacaktır.

19.10. Mobil uygulama üzerinden tüm mobil cihazlardan (ios – android) e-imza atılabilecektir.

19.11. Mobil uygulama hem android hem de IOS cihazlarlarda tüm fonksiyonları ile sorunsuz çalışmalıdır.

20. KVKK MODÜLÜ

21.1 Evrak tanım bazlı üretilebilen algoritmalar ile TC, Vergi No, E-Posta gibi verilerin gizlenebilmesi,

21.2 Taranan evrak üzerindeki kişisel verilerin (TC, Vergi No, E-Posta) gizlenebilmesi,

21.3 Taranan evrak üzerinde gizlenen verinin kopyalama yöntemi ile elde edilememesi,

21.4 Uygulama üzerinden oluşturulan evrak içerisinde yer alan kişisel verilerin

(TC, Xxxxx No, E-Posta) gizlenebilmesi,

21.5 Uygulama üzerinden oluşturulan evrak içerisinde yer alan kişisel verilerin

kopyalama yöntemi ile elde edilememesi,

21.6 Oluşturulan evrakın tarihçe bilgisinde bulunan kişisel verilerin gizlenebilmesi,

21. ENTEGRASYON YÖNTEMİ

21.1. Uygulama üzerinde sistem yöneticilerinin kullanılabileceği ve Faks Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği ekranlar olacaktır. Bu ekranlar sayesinde sistem üzerinden faks olarak gönderilen belgelerin faks sunucusuna nasıl iletileceği bilgisi yönetilebilecek, ayrıca gelen faksların hangi akışlara sokulacağı ve hangi belge tipinden sisteme kaydedileceği bilgisi yönetilebilecektir.

21.2. Uygulama üzerinde sistem yöneticilerinin kullanılabileceği ve Faks Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği ekranlar olacaktır. Bu ekranlar sayesinde sistem üzerinden gönderilen SMS’lerin hangi servis sağlayıcısı tarafından gönderileceği, gönderilirken hangi pluginlerin yüklenebileceği gibi bilgiler yönetilebilecektir.

21.3. Uygulama üzerinde sistem yöneticilerinin kullanılabileceği ve E-posta Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği ekranlar olacaktır. Bu ekranlar sayesinde sistem üzerinden gönderilen e-postaların hangi hesaptan gönderileceği gibi bilgiler yönetilebilecektir.

21.4. Uygulama üzerinde sistem yöneticilerinin kullanılabileceği ve Dizin Dinlemek için kullanılacak Dizinler yönetebileceği ekranlar olacaktır. Bu ekranlar sayesinde belirli dizinlere konulan belgeler otomatik olarak Uygulama içerisine alınacaktır.

22. EĞİTİM

22.1. Yüklenici 2 gün toplam 50 kişiye eğitici eğitimleri verecektir. İDARE’nin yetkilendireceği kişilerle birlikte hazırlanacak bu eğitim İDARE tarafından tespit edilmiş kişilere verilecektir. Bu eğitimcilerin, çalışmalar tamamlandıktan sonra son kullanıcılara yönelik eğitimleri vermesi planlanmaktadır.

22.2. Yüklenici 1 gün toplam 10 kişiye sistem yöneticisi eğitimi verecektir. Sistem yöneticileri için işletim sistemi, veri tabanı, yedekleme ve benzeri konular da kurulum ve yapılandırma eğitimi düzenlenecektir.

23. GARANTİ VE TEKNİK DESTEK

23.1. Garanti süresi, kesin kabulün yapılmasından sonra başlayacaktır. Bütün yazılımlar fatura tarihinden sonra 1 (Bir) yıl süre ile garanti, destek ve lisans bedelleriyle teklif edilecektir. Garanti süreleri belgelendirilmelidir.

23.2. İDARE’nin karşılaşmış olduğu tüm sorun ve arızalara 7/24; 4 saat içerisinde telefon ve uzaktan erişim ile müdahale edilecektir. Kesintiye neden olan kritiklik seviyesi yüksek arızalar en geç 24 saat içerisinde çözüme kavuşturulmalıdır. Bu süre içerisinde çözülemeyecek sorunlar için İDARE’ye bilgi verilecektir.

23.3. Destek hizmetleri için ücret talep edilmeyecektir. (Yerinde Destek Hizmetleri hariç)

23.4. YÜKLENİCİ’ nin, garanti süresi boyunca teslim ettiği tüm yazılımlar, İDARE’ ye hiçbir maliyet getirmeksizin 12 ay garantiye sahip olmalıdır. Garanti süresi boyunca, analiz, tasarım ve kodlama hatalarından kaynaklanan performans ve işleyiş sorunları ücretsiz olarak giderilecektir.

23.5. YÜKLENİCİ, önerdiği ürünlerin yazılım güncellemelerini garanti süresi boyunca ücretsiz olarak

yapacaktır.

23.6. YÜKLENİCİ, teklifinde yer alan ürünlerin yeni sürümleri ve yama dosyalarının, ürünün üreticisi tarafından piyasaya sürülmesinden itibaren 1 (bir) hafta içinde İDARE ’de kurulup çalıştırılmasından sorumludur.

23.7. Garanti süresi içerisinde Mevzuat değişiklikleri, iş süreçlerinin değiştirilmesi ve İdare’nin teşkilat yapısında ve birimlerinde olabilecek düzenlemeler neticesinde ihtiyaç duyulabilecek ve YAZILIM ile ilgili uygulamanın genel mimarisini etkilemeyecek tarzda olan yeni İDARE tarafından yazılı olarak YÜKLENİCİ’ ye iletilecek ve YÜKLENİCİ, İDARE ile birlikte belirlenen makul bir süre içinde ek bir bedel talep etmeden bu değişiklikleri yapacaktır.

24. PROJE PLANI

24.1. Lisansların tedarik edilip kurulması 10 gün.

24.2. İş Süreçlerinin ve uygulamanın kurum ihtiyaçlarına göre uyarlanması 60 gün.

24.3. Sistem Yöneticisi ve Eğitici Eğitimleri 3 gün.

25. SİSTEM DAHİLİNDE HAZIR TESLİM EDİLECEK ENTEGRASYONLAR

26.1 UETS Entegrasyonu

26.2 E-Devlet Entegrasyonu

26.3 Detsis Entegrasyonu

26.4 KEP Entegrasyonu

26. TEMİN EDİLECEK LİSANSLAR VE MODÜLLER

26.1. EBYS Lisansı

26.2. EBYS Mobil Uygulama Lisansı,

26.3. KVKK Modülü