SORUMLULAR
SORUMLULAR
Genel Müdür, Pazarlama Satış Sorumlusu
TALİMAT
1.1 Müşterilerden Tekliflerin alınması ve Ürün şartlarının belirlenmesi
1.1.1 Özel Müşteri talepleri
❑ Müşteriler, faks mesajı, mektup veya sözlü olarak teklif isteyebilirler. Sözlü olarak alınan teklif istekleri için, Müşteri Görüşme Formu’na müşteri ve talepleri ile ilgili bilgiler ayrıntılı bir şekilde kaydedilir. Bu talepler ,
• Hizmet bilgisi ( Hizmet cinsi)
• Hizmet Süresi
• Kullanılacak Malzeme bilgisi
• Ödeme şartları
• Müşteri malı
• Kullanılacak Araç-Gereç durumu
• Kullanılacak İş gücü
2.1.2 İhale Bilgisi
❑ Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx tarafından resmi gazete, internet vb. ortamlardan sürekli olarak takip edilir.
❑ Değerlendirmeye alınacak ihaleler belirlenir ve İhale dosyası temin edilerek değerlendirmeye alınır.
2.2. Hizmete bağlı şartların gözden geçirilmesi
❑ Her türlü Hizmet talepleri Genel Müdür ve Genel Koordinatör tarafından Müşteriye teklif sunulmadan önce gözden geçirilir.
• Genel Koordinatör araç-gereç, malzeme ihtiyaçları ve maliyetler gibi kriterleri değerlendirir,
• Genel Müdür Kuruluşun Xxxxxx ihtiyaçlarını karşılayabilme yeteneğini değerlendirir. Bu değerlendirme sonuçları “Hizmet Talebi Değerlendirme Formuna” kayıt edilir.
2.3. Teklifin Sonuçlandırılması
❑ Değerlendirme sonucu talep kabul edilirse “Hizmet talebi değerlendirme formu” onaylanır, eğer teklif kabul edilmez ise nedeni forma yazılır.
2.4. Teklifin Hazırlanması 2.4.1.Özel Müşteri
❑ Genel Koordinatör kabul edilen özel müşteri hizmet talepleri için gerekli olan verileri (Hizmet cinsi, fiyatı , ödeme şekli, yükümlülükler vb). içeren Hizmet Sözleşmesini hazırlar.
❑ Genel Koordinatör hazırladığı Sözleşmeyi, Genel Müdüründe onayını aldıktan sonra Müşteriye iletir. Sözleşme dışında ek olarak, varsa şu belgeler de iletilebilir.
• Teklif için hazırlanmış malzeme listeleri,
• Müşterinin özel istekleri ile ilgili diğer belgeler.
2.4.2. İhale Faaliyetleri
❑ İhale Takip Sorumlusu değerlendirme sonucu girilmesine karar verilen ihaleler için müşteri tarafından istenilen evrakları tamamlayarak ihale teklif dosyasının oluşturulmasını sağlar.
❑ Teklif dosyası kuruma belirlenen zamanda iletilir ve ihalenin sonuçlanması beklenir.
2.5 Kesin Sözleşme
2.5.1. Özel Müşteri
❑ Müşterinin Sözleşmeyi değerlendirmesinden sonra, müşteri kabul ederse sözleşme imzalanır.
❑ Mevcut sözleşme ile müşteri talepleri arasında çelişkili bir durum söz konusu ise, çelişkili hususlar aşağıdaki şekillerde giderilmeden Hizmet talebi kabul edilmez.
• Müşterinin talebini verilen Sözleşmeye uygun olarak değiştirmesi,
• Çelişkili hususları gideren yeni sözleşme sunulması ve Müşterinin bu teklifi kabul ederek Sözleşmenin yenilenmesi ve Genel Müdür tarafından tekrar onaylanması
❑ Çelişkili bir durum söz konusu değilse, Hizmet talebi kabul edilir ve müşterinin Sözleşmeyi imzalaması ile hizmet faaliyeti başlar.
2.5.2. İhale Sözleşmesinin İmzalanması
❑ Girilen İhale Kuruluşumuz lehine sonuçlanırsa müşteri ile Sözleşme imzalanır.
2.6.Sözleşmede değişiklik
❑ Müşterilerden gelen değişiklik talepleri yazılı olarak istenir. Yazılı olarak gelmeyen talepler Genel Koordinatör tarafından bir tutanak haline getirilir.
❑ Değişiklik talepleri Genel Koordinatör ve ilgili bölümler tarafından değerlendirilir. Değişiklik talebi Kuruluşumuza ek bir maliyet getiriyorsa bu durum da Genel Müdüründe değişiklik için görüşleri alınır.
❑ Değerlendirme sonucunda değişiklik talebi için ne yapılacağına karar verilir. Karar Müşteriye bildirilir. Müşterinin de onayı alınır. Gerek duyuluyorsa sözleşme dokümanlarında yeniden düzenlemeler yapılır.
❑ Değişiklik bilgisi ilgili bölümlere yazılı yada sözlü olarak iletilir.
2.7.Müşteri dosyasının hazırlanması
Genel Koordinatör Her müşteri için müşteri dosyası hazırlar ve hizmet gerçekleştirme süreci boyunca müşteri ile ilgili dokümanları burada saklar. Bu dokümanlar;
• Müşteri bilgileri
• Sözleşme
• İş programı
• Müşteri yazışmaları
• Teknik ve idari şartnameler
• Şartnamelerin gerektirdiği dokümanlar vb.
2.8. Sözleşme Sonrası Faaliyetler
❑ Sözleşme imzalandıktan sona yapılacak hizmetle ilgili olarak gerekli dokümanlar hazırlanır. Bu dokümanlar ;
- Mevcut hizmet yeri bilgileri ( Temizlik için,oda sayısı, pencere sayısı, kat sayısı, kapı sayısı vb.)
- İş programı (Günlük, haftalık ve aylık olabilir. Gerek duyuluyorsa müşteri onayı da alınabilir )
- Mevcut dokümanlarda revizyon (kontrol formları vb.) yada yeni dokümanların eklenmesi olabilir.
- Organizasyon şeması (Hizmet Yerine Göre)
❑ Genel Koordinatör hizmetin başlaması için gerekli satın alma bilgilerini Satınalma Sorumlusuna, Hizmet bilgilerini de ilgili bölümlere iletir ve bu şartların kuruluşta anlaşılmasını sağlar.