ABONE İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
ABONE İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
ABONE İŞLERİ VE SU TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ TEŞKİLAT YAPISI VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNERGE
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, TANIMLAR
Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresi Abone İşleri Dairesi Başkanlığı Abone İşleri ve Su Tahakkuk Şube Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu yönerge, Abone İşleri ve Su Tahakkuk Şube Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.
Hukuki Dayanak
Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresi Abone İşleri Dairesi Başkanlığının Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliği’nin 17. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- Bu Yönergede adı geçen;
a) DESKİ : Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresini,
b) İdare : Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğünü,
c) Genel Müdür : Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürünü,
d) Genel Müdürlük : Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarını,
e) Daire Başkanı : Abone İşleri Dairesi Başkanını,
f) Daire Başkanlığı : Abone İşleri Dairesi Başkanlığını,
g) Şube Müdürü : Abone İşleri ve Su Tahakkuk Şube Müdürünü,
h) Şube Müdürlüğü : Abone İşleri ve Su Tahakkuk Şube Müdürlüğünü,
İfade eder .
İKİNCİ BÖLÜM
ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN KURULUŞU VE GÖREVLERİ
Kuruluşu
ABONE İŞLERİ VE SU TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
Abone İşleri Birimi
Tahakkuk İşleri Birimi
Saha İşleri Birimi
Madde 5- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 3 (üç) Birimden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir.
Şube Müdürlüğünün Görevleri
Madde 6- Şube Müdürlüğünün görevleri aşağıda sayılmıştır:
a) Su aboneliği için başvuranların evraklarını incelemek, kayıtlarını tutmak ve abone dosyalarının arşivlenmesini sağlamak,
b) Abone sözleşmelerini Genel Müdür adına imzalamak, yeni abone sözleşmelerinin kaydının tutulmasını sağlamak,
c) Yeni abone kaydı ve abonelik devir işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
d) Abonelikten çıkma işlemlerinde teminat iadesinin alınması için gerekli evrakları düzenlemek ve abonelik sözleşmesinin fesh edilmesini sağlamak,
e) Su abonelerinin tüketim endekslerinin tespiti, faturalandırılması ve faturaların tebliğ edilmesi işlemlerini yapılmasını sağlamak,
f) Su abonelerinin tüketim endekslerinin, el bilgisayarlarına yüklenmesini ve okuma bilgilerinin merkeze aktarılmasını sağlamak,
g) Yeni abonelerin sayaç bağlantı yerlerini kontrol ederek tesisatta bulunan sayaçların bağlanmasını sağlamak,
h) Su abonelerine ait sayaçlarda, değişme, sökme-takma, kesme-açma, arıza giderme, sayaç yeri ıslahı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
i) Arızalı ve şikâyet konusu olan sayaçların testini yaptırmak,
j) Mevcut aboneliklerde takılı olan su sayaçlarının, su kullanan birim sayısına göre, sayacın çalışma debisine uygun olup olmadığının tespitinin yapılmasını sağlamak,
k) Arıza vb. nedenlerle sökülen sayaçların test ayar istasyonunda ölçüm değerlerinin alınmasını sağlamak,
l) Kaçak su kullanımını önlemek için aylık su tahakkuklarını kontrol etmek, ettirmek,
m) Kaçak su şikâyetlerini değerlendirmek ve ilgili şubeye yönlendirmek,
n) Su borcunu ödemeyen abonelerin suyunu kesmek, borcunu ödeyen abonelerin suyunu tekrar bağlanmasını sağlamak.
Şube Müdürü
Madde 7- Denizli Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Abone İşleri Dairesi Başkanlığının Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliği’nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Genel Müdür veya bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısına ve Abone işleri Dairesi Başkanına karşı birinci derecede sorumludur.
Birimlerin/Şefliklerin Görevleri
Madde 8- Madde 5’te Şube Müdürlüğü Teşkilat Şeması’nda gösterilen birimlerin/şefliklerin görevleri:
Abone İşleri Birimi:
a) Gayrimenkulüne su bağlatmak isteyen gerçek ve tüzel kişilerin talepleri ile ilgili dilekçelerin neticelendirilmesini sağlamak,
b) Abone İşleri Servisini yönetmek,
c) Yeni abone kaydı, yer değiştirme ve abonelikten çıkma işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
d) Abone sözleşmelerinin abone sözleşmesini tesis eden abone işleri görevlisi ve ilgili tarafından imzalanmasını sağlamak,
e) Daire Başkanlığına gelen yazıların kayda alınmasını, havale edilen bağlı müdürlüğe iletilmesini, süresi içinde cevaplanmasını ve Daire Başkanlığına gelen ve giden evrak sisteme kayıt edilerek dosyalanmasını sağlamak,
f) İmzalanan abone sözleşme dosyalarının düzenli bir şekilde arşivlenmesini sağlamak,
g) Aboneleri ilgilendiren sözlü talep ve şikâyetlerin bir noktadan alınarak ilgili servislere yönlendirilmesini ve işlem sonuçlarının başvuru sahibine iletilmesi işlerinin kaydedilmesini sağlamak,
h) Abone kayıt işlemlerini yaptığı gerçek ve tüzel kişilerden yürürlükte olan Bütçe Kararnamesi ve Tarifeler Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda teminat bedellerini ve abonelik ücretlerini tahakkuk edilmesini sağlamak,
i) Aboneliğini iptal ettirmek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin, sözleşme fesih işlemlerini başlatmak için ilgili servise iş emri oluşturmak, hazırlanan son fatura dahil ödendikten sonra sözleşme iptalini sonuçlandırmak,
j) Abonelere depozitoların ödenmesi için; depozito iadesi almak isteyen abonelerin belgelerini hazırlayarak ödenmesini sağlamak,
k) Aboneye ait mülkün yıkılması veya yıkılacak olması nedeniyle yapılan abone kesin iptal işlemlerini başlatmak, sayacın alınması ve suyun şebekeden kesilmesi işlemleri için ilgili birime iş emri göndermek,
l) Bu amaçla kaydedilen başvuruların süresi içinde yazılı veya telefonla cevaplanmasını sağlamak,
m)Süresi içinde sonuçlandırılmayan iş süreçleriyle ilgili olarak müdürüne ayrıntılı rapor sunmak,
n) Yapılan yeni abone kayıtları nedeniyle, evsel sayaç bağlantı şartnamelerine uygun olarak saha kontrollerinin yapılması, şartlar yerine getirilmiş ise sayaç takılması ve işlem sonuçlarının bildirilmesi için ilgili birime iş emri gönderilmesini sağlamak,
o) Xxxxxxx, aylık ve yıllık raporlarını hazırlayarak müdürlüğe xxxxxx,
p) Personelin işe devamlılığını sağlamak ve çalışma temposunu yükseltmek, şikâyet ve sorunlarını dinleyip çözüm bulmak, çalışma yerlerinin fiziki şartlarını iyileştirmeye çalışmak ve personeli kurum hedef ve ihtiyaçları yönünde en verimli şekilde çalıştırmak,
q) Birim ile ilgili yazı, tutanak ve formları teslim almak, gerekli cevapları yazmak, paraf sonrası Şube Müdürlüğüne sunmak, yazışmaların sınıflandırılıp, standart dosya planına göre dosyalanarak arşivlenmesini sağlamak,
r) Görev alanına giren konularda teknolojik ve güncel gelişmeleri takip etmek,
s) İlgili birimlere havale edilen yazıların süresi içinde cevaplanmasını sağlamak, süresi içinde cevaplanmayan yazıları tespit ederek raporlamak,
t) Birimin görevleri hakkında, aylık ve yıllık faaliyet raporları ile icmalleri hazırlayarak müdürlüğe sunmak,
u) Mevzuatın gerektirdiği, amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak.
Tahakkuk İşleri Birimi
a) Tahakkuk biriminde ve bağlı olduğu birimlerde yapılan iş ve işlemlerinin doğru bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
b) Şehir şebekesinden ve yeraltı (atık su) su kullanan ve hizmetlerinden faydalanan abonelere ait tahakkukların düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak,
c) Ücret ve Tarifeler Listesi’nin ilgili maddelerinde yasak fiil olduğu belirtilen ve cezai işlem gerektiren hususlar hakkında, yapılan tespitleri rapor haline getirmek ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,
d) Tahakkukların yürürlükte olan Bütçe Kararnamesi, Ücret ve Tarifeler Listesi’nin hükümlerine göre yapılmasını sağlamak,
e) Tahakkuk yapılan abonelerle ilgili endeks okuma elemanlarınca tespit edilen adres, daire sayısı, tarife türü, atıksu durumu, ÇTV durumu gibi rapor bildirimlerine göre faturalandırılmasını sağlamak,
f) Evden çıkma, abonelik iptali veya sayaç değişimi nedeniyle ara dönemde yapılan tahakkukların merkezde hazırlanarak abonelere tebliğ edilmesini sağlamak,
g) Abonelerden sökülen ve abonelere takılan yeni sayaç bilgilerinin kaydedilmesini sağlamak,
h) Abonelere ibraz edilen faturalarla ilgili itirazların değerlendirilerek en kısa sürede neticelendirilmesini sağlamak,
i) Fazla ve hatalı tahakkuk yapıldığının tespiti durumunda, tespit yapan görevlilerce hazırlanan imzalı ve onaylı belgelerini diğer destekleyici belgelerle birlikte hazırlayarak müdüre sunmak,
j) Tahakkuku yapılamayan abonelerin saha birimlerince kontrol edilmesini sağlamak, saha birimleri tarafından yapılan endeks değiştirme veya ek tahakkuk verme raporlarının incelenmesini ve tahakkuka bağlanmasını sağlamak,
k) Tahakkukla ilgili her türlü istatistik çalışmalarını yapmak ve bunları rapor haline getirmek,
l) Yürürlükte olan Bütçe Kararnamesi, Ücret ve Tarifeler Listesi’nin doğrultusunda okuma periyotlarına göre bölgesel okuma planı hazırlamak,
m)Hazırlanan plan doğrultusunda çalışılacak bölgeye ait abone bilgilerinin el bilgisayarlarına yüklenmesini (GPRS sistemi veya manüel aktarım) ve sahada oluşan okuma bilgilerinin ana sisteme aktarılmasını (GPRS sistemi veya manüel aktarım) sağlamak,
n) Yeni sözleşme yapılan abonelerin, bölgelerine göre, defter sıralarını tespit ederek, kayıtlara yansıtılmasını sağlamak,
o) Çalışma bölgelerindeki abonelikleri, adres, daire sayısı, tarife türü, ÇTV durumu yönünden incelemek, bilgilerinde değişiklik olanları bildirmek ve buna göre kayıtlarda gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak,
p) Su abonelerinin tüketim endekslerinin tespiti, faturalandırılması ve faturaların tebliğ edilmesi işlerine ait hizmet ihalesi ile sözleşmesinin yapılmasını ve sözleşme
kapsamındaki işlerin yüklenici firma tarafından sözleşmeye uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak,
q) Sahada doğru okuma yapılması için gerekli tedbirleri alarak yüklenici personeline başlangıç eğitimlerinin verilmesini sağlamak,
r) Sahada hazırlanan faturaların abonelerin ulaşabileceklere alanlara bırakılmasını sağlamak,
s) Aboneliklerde takılı olan sayaçların kontrol edilmesi ve çalışmayan, ters çalışan, patlak, buharlı, okunmaz durumda olan, camı kırık, mührü kopuk olanlar ile sarfiyatında düşüklük veya fazlalık görülenlerin tespit edilmesini ve olumsuz durumun bertaraf edilmesi için ilgili birimlere iş emri oluşturulmasını sağlamak,
t) Fatura düzenlenemeyen abonelerle ilgili tahakkuk yapılamama nedenlerinin ve olumsuz durumun bertaraf edilmesi için ilgili birimlere iş emri oluşturulmasını sağlamak,
u) Yıkılan gayrimenkullere ait aboneliklerin tespitinin yapılmasını sağlamak, bunları rapor haline getirmek, aboneliğin iptali, var ise borcun takibi ve suyun şebekeden kesilmesi gibi işlemler için ilgili birimlere iş emri oluşturulmasını sağlamak,
v) Fatura itirazlarını sahada ve her türlü belge üzerinde inceleme yaparak rapor haline getirmek, var ise fazla ve hatalı tahakkukun düzeltilmesi için tanzim edilen dönem tahakkuku değiştirme formunun ilgili birime iletilmesini sağlamak,
w) Yüklenici firma sayaç okuma elemanlarınca yapılan adres değişikliği bildirimlerini kayıt altına almak ve düzeltici kayıtları yapmak,
x) Yüklenici firma sayaç okuma elemanlarınca yapılan her türlü bildirim (farklı sayaç bilgisi, kaçak kullanım ihbarı, tarife dışı kullanım vb.) ve raporları kayıt altına almak ve olumsuz durumun bertaraf edilmesi için gerekli iş emirlerini oluşturmak,
y) Fatura itirazlarını sahada ve her türlü belge üzerinde inceleme yaparak rapor haline getirmek, var ise fazla ve hatalı tahakkukun düzeltilmesi için tanzim ettiği dönem tahakkuku değiştirme formunun ilgili birime iletilmesini sağlamak
z) Tahakkuklarının düştüğü tespit edilen bölgelerde planlanan pilot çalışmalara eşlik etmek ve yüklenici tarafından yapılan iş ve işlemlerin sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadığı hususunda farklı bölgelerde kontrol yapmak ve kayıt altına almak,
aa) İhale edilen ve yüklenici firmalar tarafından yapılan işlere ait hazırlanan hak ediş evraklarını destekleyici belgeleri ile birlikte kontrol edilmesini ve ödemeye bağlanmak üzere ilgili Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak,
bb) Birimin görevleri hakkında, aylık ve yıllık faaliyet raporları ile icmalleri hazırlayarak müdürlüğe sunmak,
cc) Daire Başkanlığına gelen yazıların kayda alınmasını, havale edilen bağlı müdürlüğe iletilmesini, süresi içinde cevaplanmasını ve Daire Başkanlığına gelen ve giden evrak sisteme kayıt edilerek dosyalanmasını sağlamak,
dd) İlgili birimlere havale edilen yazıların süresi içinde cevaplanmasını sağlamak, süresi içinde cevaplanmayan yazıları tespit ederek raporlamak,
ee) Birimin görevleri hakkında, aylık ve yıllık faaliyet raporları ile icmalleri hazırlayarak müdürlüğe sunmak,
ff) Mevzuatın gerektirdiği, amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak.
gg) Su sayacının çalışmadığı tespit edilen veya diğer nedenlerle tüketim endeksi belirlenemeyen abonelere, Ücret ve Tarifeler Listesi’nin ilgili Maddelerine göre, kıyas usulü ile tahakkuk yapılmasını sağlamak,
hh) Sayaç değişim servisi veya borçtan kapama-açma servisinden yönlendirilen sayaç içi okunamayan sayaçların tutanakla açılarak kontrollerini sağlamak,
ii) Fazla sarfiyat ve arıza gibi nedenlerle sökülen su sayaçlarının kontrol, bakım ve takip işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
jj) Test edilmek üzere sökülen sayaçların yetkili İl Bilim, Sanayi ve Teknoloji Müdürlüğü Ölçüler ve Ayar Şube Memurluğu elemanlarınca ayar istasyonunda kontrol edilmesini sağlamak,
kk) Sayaç kontrolü yapılacak olan abonelerin sayacının kontrolünün yapılmasını sağlamak,
ll) Sayaç değişim servisi veya borçtan kapama-açma servisinden yönlendirilen sayaç içi okunamayan sayaçların tutanakla açılarak okunmasını işlemi yapmak,
Saha İşleri Birimi:
a) Ekiplerin görev dağılımını ve çalışma planını düzenli bir şekilde yapmak,
b) Sorunlu olan işler için ekipler ile bir araya gelerek çözüm üretmek,
c) Saha ekiplerince abone adresinde yapılacak iş ve işlemler için detaylı bir şekilde fotoğraflanması ve düzenli olarak protokol tutulmasını sağlamak,
d) Yetki alanı içerisine giren iş ve işlemlerin aksatılmadan belirlenen süre içerisinde düzenli bir şekilde yapılmasından sorumludur.
e) Borçtan kapama-açma işlemi yapılacak olan borçlu abonelerin listesinin borç tebliğ tarihine göre Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının ilgili Müdürlüğünce hazırlanmasını sağlamak,
f) Borçtan kapama-açma servisine ait evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını
sağlamak, Borçlarını süresi içerisinde ödemeyen abonelerin ve tahliyeden dolayı boşaltılan yerlere ait suların kesilmesini ve borçlarını ödeyen abonelerin sularının açılmasını sağlamak,
g) Borç uyarı tebligatında belirtilen süre içinde borcunu ödemeyenler hakkında su kesim iş emirlerini hazırlamak ve GPRS üzerinden yükleniciye iş emri göndermek,
h) Rutin kesim planı içerisinde suları kesilemeyen aboneler için ayrı bir ekip ve destekle işlem yapılmak üzere yükleniciye iş emri oluşturmak,
i) Saha kontrollerinin yapılması için ilgili personelleri yönlendirmek ve kontrollerin sonuçlanmasını sağlamak,
j) Yüklenici tarafından yapılan iş ve işlemlerin sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadığı hususunda farklı bölgelerde kontrol yapmak ve kayıt altına almak,
k) Bunların dışında idarece verilecek iş ve işlemleri yapmak,
l) Mevzuatın gerektirdiği, amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER
Servis Oluşturulması
Madde 9- Şeflik/Birimlerin içerisinde servis oluşturulması, İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı’nın koordinesinde Daire Başkanı’nın onayı ile gerçekleştirilir.
Değişiklik
Madde 10- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Genel Müdür onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Genel Müdür onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı’nın koordinesinde gerçekleştirilir.
Yürürlük
Madde 11- Bu yönerge hükümleri Genel Müdür onayıyla yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 12- Bu yönerge hükümlerini Genel Müdür yürütür.
(Bu yönerge, Genel Müdürlüğün 13.03.2020 tarih ve 6474 sayılı Onay’ı ile 13.03.2020 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.)