TÜRKİYE İHRACATÇILAR MECLİSİ TÜRKİYE TANITIM GRUBU EXPO 2020 DUBAİ BAE SERGİSİNDE TÜRKİYE PAVİLYONU KURULUM VE HİZMET İŞLERİ İLE İLGİLİ İDARİ ŞARTNAME
TÜRKİYE İHRACATÇILAR MECLİSİ
TÜRKİYE TANITIM GRUBU
EXPO 2020 DUBAİ BAE SERGİSİNDE
TÜRKİYE PAVİLYONU KURULUM VE HİZMET İŞLERİ İLE İLGİLİ
İDARİ ŞARTNAME
I – SATIN ALMA KONUSU MAL VE HİZMET
Madde 1 - Satın Alma konusu mal ve hizmete ilişkin detaylar ve Tanımlar
İstekli: Hizmet ile ilgili çalışmaları, şartnamede belirtildiği şekilde yürütmeyi ve sonuçlandırmayı taahhüt eden, işbu satın almaya teklif verecek firma (ajans).
Yüklenici: İşbu satın alma neticesinde sözleşme imzalanacak olan firma.
Hizmetin yerine getirileceği yer: Dubai
İdare: Türkiye İhracatçılar Meclisi - Türkiye Tanıtım Grubu (TTG)
Son teklif verme tarihi: 09.09.2021
Satın Alma usulü: Kapalı Zarf Usulü
İdare’ye ilişkin bilgiler:
Adresi : Dış Ticaret Kompleksi X Xxxx Xxx: 0, Xxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxx.
Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx
Telefon no : 0000 000 00 00
Elektronik posta adresi : xxx@xxx.xxx.xx
Web sitesi : xxx.xxx.xxx.xx
Madde 2 – İşin Tanımı
1 Ekim 2021 – 31 Mart 2022 tarihleri arasında BAE’nin Dubai kentinde “Fikirlere Ulaşarak Geleceği Şekillendir ” teması ile gerçekleştirilecek olan “Expo 2020 Dubai BAE Sergisi”ne Türkiye’nin katılımını teminen ülkemize tahsis olunan SM01B - Zemin Kattaki 345,27 m2’lik alanda Türkiye Pavilyonunun projelendirilmesi ve dış cephesinin 30 Eylül 2021 tarihine kadar tamamlanması, Pavilyonun iç tasarım ve tefrişatının 20 Ekim 2021 tarihine kadar tamamlanarak açılışa hazır hale getirilmesi, Sergi süresince Türkiye Pavilyonunun işletilmesi, ülkemize ayrılacak olan “Milli Gün” kapsamındaki aktivitelerin gerçekleştirilmesi ve Türkiye Pavilyonu olarak tahsis edilmiş olan alanın Sergi sonunda EXPO İdaresi tarafından talep edildiği şekilde söz konusu İdare’ye teslimi ile Sergi hazırlık sürecinde, Sergi sırasında ve Sergi sonrasında organizasyon ile ilgili yapılacak olan ve hizmetler bölümünde tanımlanan her türlü iş ve hizmetin verilmesi işidir.
Madde 3 – İşin Kapsamı
1 Ekim 2021 – 31 Mart 2022 tarihleri arasında Birleşik Arap Emirlikleri’nin (BAE) Dubai kentinde gerçekleştirilecek olan “EXPO 2020 Dubai BAE Sergisi”nin daha sonra Ticaret Bakanlığınca belirlenecek olan ana temasına uygun olarak ülkemizin sahip olduğu ulusal politikalara verdiği önemin vurgulanması amacıyla yapılacak çalışmalarla ilgili hazırlık ve organizasyon işlerine ait hizmetler ile ülkemiz pavilyonunun projelendirilmesi, kurulumu, işletilmesi,sökülmesi ve/veya devredilmesi ile ilgili tüm işlerin yerine getirilmesini kapsar.
II. TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE SUNULMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
Madde 4 - Tekliflerin sunulması
4.1. İstenen belge ve ek bilgilere mutlaka teklif mektubunda yer verilmelidir. Teklif mektuplarında, teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile açıkça yazılmalıdır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanmalıdır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmı da teklif veren tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir. Bu hususlara uygun olmayan, duyuruda belirtilen gün ve saatten sonra verilen teklifler değerlendirmeye tabi tutulmaz.
4.2. Teklif mektubunda;
a) Xxxxxli firmanın imza sirkülerindeki yetkili kişilerce işbu şartnamenin son sayfası imzalanmış - kaşelenmiş ve diğer sayfaları paraflanmış hali,
b) Ekteki Teknik Şartnamenin ıslak imzalı-kaşeli nüshası
c) TTG tarafından gerekli görülmesi halinde, kısa listeye kalan firmalardan, en az aşağıda yer alan içeriğe sahip Konsept Sunumu istenebilecektir.
Projeye ilişkin genel değerlendirme, istekli firmanın yaklaşımı, mal / hizmet / işin sağlanmasında kullanacağı araç, yöntem ve standartlar; varsa firmayı diğer rakiplerinden öne çıkaran hususlar,
Slogan ve konsept önerileri,
Örnek sergileme ünitesi önerileri
Etkinlik, atölye, konuşmacı önerileri
İş/Proje Organizasyonu, projede çalışacak olan personelin nitelikleri
Taslak çalışma planı (iş kalemlerini ve aşamalarını gösteren iş - zaman çizelgesi)
Alternatif tanıtım mecralarına ve katılımı artırmaya ilişkin öneriler
Benzer iş referansları,
d) Excel formatında Maliyet Kalemlerini gösterir detaylı tabloyu içeren usb bellek.
Maliyet kalemleri tablosuna eklenmesi gereken açıklama, not ve detaylar tam/eksiksiz olmalıdır.
TTG’ye iletilecek tablo, iş/mal/hizmet ayrıntılarını (özellikleri, cinsi, malzemesi, ölçüleri vb.), birimi
(gerçekleşen adet, gün, m², kg vb.), birim ve toplam fiyat bilgilerini içermelidir.
4.3. Teklif mektubunda, ayrıca;
a) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması,
b) Kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması,
c) T.C. vatandaşı gerçek kişilerin T.C kimlik numarasının, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi
d) Teklif mektubunun adı, soyadı veya ticari unvanı yazılmak suretiyle imza sirkülerinde yetkili kişilerce imzalanmış ve kaşelenmiş olması gerekmektedir.
4.4. Teklifler, son teklif verme tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen adrese elden verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta, kargo veya kurye vasıtasıyla da gönderilebilecek olup, bunlarda yaşanabilecek olası gecikmelerden TTG sorumlu tutulamaz. Geç gelen teklif mektubunun TTG evrak kayıt birimine giriş zamanı bir tutanakla saptanır, mezkûr teklifin zamanında verilmemesi durumunda ilgili teklif işleme alınmaz.
4.5. TTG’ye verilen veya ulaşan teklifler, bu Şartnameye göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.
4.6. İstekliler teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır. Maliyet tabloları, iş kalemleri ve iş aşamaları bazında mümkün olan en detay kırılımda verilecektir.
4.7. Tekliflerin hazırlanması ve sunulması ile ilgili bütün masraflar isteklilere aittir. TTG, ihalenin seyrine ve sonucuna bakılmaksızın, isteklinin üstlendiği bu masraflardan dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.
Madde 5 – Teklif Veremeyecek Kimseler
5.1. Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a) Satın almayı yapacak TİM/TTG Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/TTG personeli.
b) Satın almayı yapacak TİM/TTG’den ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhri hısımları,
d) Bu fıkranın (a), (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
e) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler,
f) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.
Madde 6 - Bildirim ve tebligat esasları
6.1. Bildirim ve tebligat, teklif mektubunda belirtilen faks numarasına, kargo veya iadeli taahhütlü mektup yoluyla posta adresine veya imza karşılığı elden yapılır.
6.2. İadeli taahhütlü mektupla yapılan bildirim ve tebligatta mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.
6.3. Faks ile yapılan bildirim ve tebligatlarda, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.
6.4. İş ve hizmetin yerine getirilmesine ilişkin talimat ve uyarılar TTG tarafından teklif mektubunda belirtilen elektronik posta adresine de yapılabilir.
6.5. Elektronik posta ve/veya faks ile yapılan bildirim ve tebligatlarda, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.
Madde 7 – Satın alma dokümanında değişiklik yapılması
7.1. İlan yapıldıktan sonra satın alma dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin TTG tarafından tespit edilmesi veya TTG’ye yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle satın alma dokümanında değişiklik yapılabilir. Zeyilname ve TTG tarafından yapılan yazılı açıklamalar satın alma dokümanının bağlayıcı bir parçası olarak satın alma dokümanına eklenir.
7.2. Zeyilname, bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde satın alma dokümanı alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir.
7.3. Zeyilname düzenlenmesi nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde TTG, teklif iletme son tarihini zeyilname ile erteleyebilir. Erteleme süresince teklif alınmasına devam edilecektir.
7.4. Zeyilname ile teklif verme süresinin uzatılması halinde, TTG ve isteklilerin ilk teklif verme tarih ve saatine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri süre açısından, tespit edilen yeni teklif verme tarih ve saatine kadar uzatılmış sayılır.
7.5. Zeyilname düzenlenmesi halinde, tekliflerini bu düzenlemeden önce vermiş olan istekliler tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verebilirler.
Madde 8 - Satın alma dışı bırakılma ve yasak fiil veya davranışlar
Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, satın alma dışı bırakılacaktır:
a) İflas eden, iflası ertelenen, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan.
b) İflası ilan edilen, iflası ertelenen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan.
c) Satın alma tarihinden önceki beş (5) yıl içinde, TTG’e yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu, TTG tarafından ispat edilen.
d) Bu Şartname ile TTG tarafından istenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen.
e) Bu Şartnamenin 5. maddesinde satın almaya katılamayacağı belirtildiği halde satın alma katılan.
f) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla satın almaya ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek.
g) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak.
h) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek.
ı) Satın almada, kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekâleten birden fazla teklif vermek.
Madde 9 – Gizlilik
9.1. İstekli, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır.
9.2. İsteklinin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İstekli sorumlu olacaktır. İstekli, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, Türkiye İhracatçılar Meclisi Genel Sekreterliği'nin (TTG) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve ayrıca, 50.000 TL tutarında cezai şartı TTG'e ödeyecektir.
9.3. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.
Madde 10 – Xxxxxx iletme son saatinden önce satın almanın iptal edilmesi
10.1. TTG tarafından gerekli görülen veya satın alma dokümanında yer alan belgelerde satın almanın yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların tespit edildiği hallerde, satın alma saatinden önce satın alma iptal edilebilir.
10.2. Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle satın almanın iptal edildiği ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara satın almanın iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir.
10.3. Satın almanın iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce TTG’den herhangi bir hak talebinde bulunulamaz
Madde 11 - Tekliflerin değerlendirilmesi
11.1. Teklifler, TTG Satın Alma Komisyonu tarafından değerlendirilecektir.
11.2 TTG tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere, net olmayan hususlarla ilgili davetlilerden tekliflerini açıklamalarını isteyebilir.
12.3 İstekliler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde TTG’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
Madde 12 - Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesi
TTG Satın Alma Komisyonunun kararı üzerine TTG, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek satın almayı iptal etmekte serbesttir. Satın almanın iptal edilmesi halinde bu durum, bütün isteklilere gerekçesiyle birlikte derhal bildirilir. TTG bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.
III – SÖZLEŞMENİN UYGULANMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
Madde 13 – Sözleşme ve İş Programı
13.1. Teklifler değerlendirildikten sonra Komite tarafından işin yapılması için uygun görülen Yüklenici firma ile 1 hafta içerisinde sözleşme imzalanacaktır.
13.2. Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasını müteakip 5 işgünü içinde ayrıntılı iş plan & programını TTG’ye teslim edecektir. TTG, Yüklenici tarafından teslim edilen bu iş programı üzerinde değişiklikler yapılmasını, açıklama getirilmesini ya da tamamen değiştirilmesini isteyebilir.
13.3. Yüklenici, gerçekleştirilen çalışmalara dair TTG’nin talep edeceği periyotlarda raporlama yapacaktır.
13.4. Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç Yüklenici tarafından ödenecektir.
13.5. Sözleşmenin yapılması aşamasında Yüklenici, sözleşme tutarının %10’u tutarında kati ve süresiz teminat mektubunu TTG'ye vermekle yükümlüdür. Bu teminat, hizmetin Yükleniciden sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, TTG'nin söz konusu teminat mektubunu nakde çevirme hakkı saklıdır.
Madde 14 - Ödemeler
14.1. Yükleniciye ödemeler, iş/mal/hizmetlerin şartname ve akdedilecek sözleşme hükümlerine uygun olarak, tam, eksiksiz, istenen şekilde/kalitede teslim edilmesi/gerçekleştirilmesi kaydıyla; firma ve TTG’in mutabık kaldığı ödeme planına göre yapılacaktır.
14.2. Sözleşme’ye göre fiilen verilmiş iş/mal/hizmetlerin yine Sözleşme’de belirlenmiş ücretleri ödenir, bunların dışında herhang bir ad altında ödeme yapılmaz. Yüklenici, taahhüdün tamamen ifasına kadar, Kdv hariç vergi artışları, yeni vergi ve resimler konulması, fiyatların yükselmesi, taşıma ve işçi ücretlerinin artması vb. sebeplere dayanarak ilave para verilmesi veya süre uzatımı isteğinde bulunamaz.
14.3. Mal ve hizmet alımına, sözleşmeye, protokole ve taahhüdün tamamının yapılmasına ait bütün vergi, resim ve harçlarla sözleşme giderleri işi alana aittir.
14.4. Taahhüdün yerine getirilmesi esnasında öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde sözleşme bedelinin % 10’una (yüzde on) kadar ilave iş bu sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde yaptırılabilir.
Madde 15 - Müeyyide
Yüklenici’nin yükümlülüklerini işbu şartname veya akdedilecek sözleşmede belirtilen hükümler çerçevesinde gerçekleştirmemesi ya da şartname veya sözleşme hükümlerine aykırı hareket etmesi durumunda, TTG’nin başkaca zararına ilişkin her türlü hakları saklı kalmak kaydıyla Yüklenici’ye sözleşme kapsamındaki toplam mal/hizmet bedelinin belirli oranında müeyyide uygulanabilir.
IV – DİĞER HUSUSLAR
Madde 16 – TTG’nin Yetkileri ve Sair Hususlar
16.1. TTG, 4734 sayılı kanuna tabi olmayıp TTG Satın Alma Komisyonu tekliflerin değerlendirilmesinde, satın almayı yapıp yapmamakta, ertelemekte, uygun bedeli tespitte ve uygun teklif sahipleri arasında ayrıca pazarlık yapmakta veya satım konusu hizmeti dilediğine istediği şartlarda vermekte serbesttir.
16.2. Bu şartnamede bulunmayan hususlar için TTG mevzuat hükümleri ve talimatları geçerlidir. İşbu şartnamedeki hükümler ile TTG mevzuatı arasında çelişki ya da farklılık olması halinde ilgili TTG mevzuat hükümleri ve talimatları geçerlidir.
16.3. Yüklenici anılan işi şartname ve sözleşmedeki hükümlere göre yerine getirmekle yükümlüdür. Aksi durumda uygunsuzluklar tespit edilip uyarıda bulunulur. Uygunsuzlukların devamı durumunda, TTG’nin sözleşmeyi derhal fesih ve ödeme yapmama hakkı bulunmaktadır.
Madde 17 – Denetim
İş süresince TTG veya görevlendireceği kontrol grupları tarafından denetim gerçekleştirilebilir. Söz konusu denetim:
Yüklenicinin yaptığı tüm iş ve işlemleri izlemek, değerlendirmek ve denetlemek,
Proje ve organizasyon süresince, gerekli görülen hallerde ikili görüşme yapmak, toplantı düzenlemek,
Hizmetin tam ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla, yüklenici tarafından alınması gerekli her türlü tedbiri belirlemek ve bunları yükleniciye bildirmek,
ve benzeri hususlarını içerir.
Madde 18 - Anlaşmazlıkların çözümü
Anlaşmazlıkların çözümünde İstanbul Tahkim Merkezi ilk başvuru makamı olacaktır.
18 ana madde ve 6 sayfadan ibaret olan bu şartname ve ekleri, aşağıda belirtilen şirket yetkilisi tarafından okunup, anlaşılıp itirazsız olarak kabul edilerek imzalanmıştır.
TEKLİF SAHİBİ ŞİRKET UNVANI
Şirket Yetkilisinin Adı ve Soyadı
İmza-Kaşe
EK: Teknik Şartname
7