BELGELENDİRME ANLAŞMASI
Doküman #: F101-6-TR-TUR Yayın Tarihi: 08 Haziran 2022 Sayfa 1 / 4
İşbu Belgelendirme Anlaşması (“Anlaşma”) Intertek Sözleşme Birimi ve Hizmet Anlaşmasında (“Intertek”) tanımlanan Belgelendirme Kuruluşu (Kuruluşları) ile Müşteri tarafından ve arasında akdedilmiştir.
MADDE I – Denetim Süreci
1.1 Tesisler ve Standartlar. Belirtilen standartta(standartlarda) ve/veya hüküm ifade eden diğer dokümana(dokümanlara) (“Standart”) göre yapılacak Belgelendirme Hizmetleri için Intertek ile anlaşmaya varan Müşteri işbu Anlaşma ile Intertek’in Müşterinin belirtilen tesislerinde (“Tesisler”) yer alan sistemi(sistemleri)/programı(programları) değerlendirmesi için tayin eder. Müşteri tarafından kabul edilen Hizmet Anlaşması Tesisler ve Standartlar dahil olmak üzere işbu Anlaşma gereğince belgelendirme kapsamını belirtir.
1.2 Müşteri Bilgileri. Müşteri Intertek denetiminin Müşterinin belgelendirilecek sistem(sistemler)/program(programlar) ile ilgili olarak yazılı veya sözlü tam, doğru ve en güncel bilgileri ve belgeleri temin etmesini gerektireceğini kabul eder. Müşteri Intertek’e bütün mevcut dokümanları, politikaları, prosedürleri, kılavuzları ve diğer bilgileri derhal sunmayı kabul eder. Müşterinin belirli veri, doküman ve diğer bilgileri kanuni gizlilik (ör. avukat-müvekkil) veya diğer şahsi bilgiler (ör. ticari sır) temelinde Intertek’den saklama amacında olması halinde, Intertek ve Müşteri konunun nasıl ele alınacağına dair anlaşmaya varmadığı sürece Intertek belgelendirmeyi gerçekleştiremeyebilir.
1.3 Müşteri Desteği. Müşteri ayrıca denetim sürecinin ister kadrolu ister sözleşmeli olsun Intertek’in kalifiye denetim personelini (“Denetçiler”) saha değerlendirmesi yapmasını gerektireceğini kabul eder. Müşteri kendi normal iş saatleri içinde her bir Tesisin bu şekilde değerlendirilmesine izin vermeyi kabul eder.
Intertek yönetimi temsilcileri ve/veya gözlemcileri, Akreditasyon Kurumu Yetkilileri ve diğer Yetkili Sektör Kuruluşlarından temsilciler denetimlere katılabilir. TÜRKAK’ın gerçekleştireceği tanık denetim ve plansız ziyaretleri kabul etmemeniz halinde, reddetme gerekçenizi resmi yazı ile tarafımıza ulaştırmanız gerekmektedir. Resmi yazınızdaki gerekçelerin öncelikli olarak TÜRKAK ve Intertek tarafından kabul edilmesi gerekmektedir. Eğer TÜRKAK’ın tanıklığını veya ziyaret etmesini reddetme gerekçeniz kabul edilmez ise, akredite belge(ler)iniz iptal edilebilir.
1.4 Saha ziyaretlerinin her birinde Müşteri, denetçileri sahada yönlendirmek, Tesisin ve sisteminin (sistemlerinin)/programının (programlarının) işleyişini açıklamak için gerekli yönetimi ve personeli sağlar. Buna ek olarak, saha gezisi öncesinde veya esnasında, Müşteri Tesisinde kısıtlamaların yanı sıra sağlık ve güvenlik prosedürlerini Denetçilere bilgi vermelidir.
1.5 Denetim süreci. Intertek’in denetim süreci ile ilgili ayrıntılar Intertek’in web sitesinde yer almaktadır. Web sitesine ulaşmak için: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxx-xxxxx-xxxxxxxxxxxxx/
xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx
Doküman #: F101-6-TR-TUR Yayın Tarihi: 08 Haziran 2022 Sayfa 2 / 4
1.6 Uygunluk Denetimi Olmaması. Müşteri bu denetimin yasal/düzenleyici bir uygunluk denetimi olmadığını ve bu nedenle herhangi bir yasal ve/veya düzenleyici gerekliliğe uygun olduğunu veya bunları ihlal ettiğini tespit etmeye yönelik Intertek’in Müşterinin işlemlerini ve Tesislerini gözden geçirme yükümlülüğü olmadığını bilmelidir.Denetçinin belgelendirme kapsamında herhangi bir yasal ve/veya düzenleyici gerekliliğin ihlal edildiğini gözlemlemesi halinde, Denetçi bu gözlemini resmi bir şekilde doğrudan Müşteriye bildirir. Müşteri gerekli işlemi yapar, gerekli düzenleyici kuruluşa bildirimde bulunur. Denetçi gözlemini Müşteriye bildirdiğinde, Intertek ve Denetçi daha sonra ortaya çıkacak sorumluluktan veya düzenleyici kuruluşa doğrudan yapılacak bildirimlere yönelik bağımsız sorumluluktan muaf olur. Bu faaliyete yönelik Müşterinin yanıtı Standarda uygunluğunu doğrulamak için Denetçi tarafından bir sonraki ziyaretinde takip edilecektir.
Müşteri, yasal gerekliliklerin önemli ölçüde ihlal edilmesi durumunda İhlal Bildirimi (Notice of Violation) alırsa veya yönetim sistemi belgelendirmesiyle ilgili ciddi bir olay yaşarsa (örneğin, ISO 45001 gibi İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi belgesine sahipken İSG ile ilgili bir kazanın yaşanması ya da ISO 14001 belgesine sahipken çevre kazası yaşanması), Intertek'e hemen bildirimde bulunmak zorundadır.
MADDE 2 - Belgelendirme, Logo Kullanımı ve Müteakip Denetimler
2.1 Belgelendirme ve Logo Kullanımı için Sınırlı Lisans. Belgelendirme Denetiminin tamamlanmasının ve Intertek’in sistemin(sistemlerin)/programın(programların) mevcut Gereklilikleri karşıladığını tespit etmesinin ardından, Intertek Müşterinin belgelendirilmiş sisteme(sistemlere)/programa(programlara) sahip olduğunu listeler ve tescil eder. Belgelendirme gerçekleştiğinde, Intertek Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) sertifikalı olduğunu belirtmek için izin verilen koşullarda Akreditör işaretinin (“Belgelendirme İşaretleri”) yanı sıra belirlenen Intertek belgelendirme işareti (işaretleri)için sınırlı kullanım hakkını haiz olduğunu kabul eder. Bütün Belgelendirme İşaretleri Intertek web sitesinde xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxx/ ve xxxxx://xxx.xxxxxxxx- xxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx yer alan F205-TR-TUR’da Sertifikaların ve Belgelendirmelerin ve Akreditasyon İşaretlerinin Kullanımı-belirtilen Intertek Gerekliliklerinde ortaya konulan kısıtlamalara tabi olarak kullanılır. Intertek Müşterinin Belgelendirme İşaretini (işaretlerini) kullanımı ile ilgili olarak işbu Anlaşma gereklilikleri ve Intertek gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek için tek hak sahibidir. Müşteri Intertek’in yanıltıcı olduğunu tespit ettiği Belgelendirme İşareti kullanımını derhal durdurmayı kabul eder.
2.2 Şirketin Sorumluluğu. Müşteri kullanıcı şikayetlerini etkili bir şekilde ele almak için bütün şikayetlerinin kayıt altına alınması ve sistemi(sistemleri)/programı(programları) ile ilgili çözüm getirecek işlemler dahil olmak üzere belgelenebilir bir sistem sağlar ve Intertek tarafından istenilen gerekli verileri temin eder.
2.3 Gözetim (Ara) ve Yeniden Belgelendirme denetimi. Müşteri Intertek’in Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) belgelendirilen Standart(Standartlar) gerekliliklerini karşılamaya devam etmesini sağlamak için belgelendirilen her bir Tesise (i) periyodik ziyaretlerde (gözetim denetimleri), Müşteri tarafından belirtilen değişikliklere yanıt olarak veya Intertek’in sistemin(sistemlerin)/programın(programların) belgelendirilen Standartların gerekliliklerine uyumlu olamayabileceğini belirten taraflardan herhangi birinden alabileceği şikayetleri araştırmak için takip edilen konularla ilgili (ii) özel ziyaretlerde (haberli veya habersiz) ve Standardın(Standartların) bütün gerekliliklerinin
devamlı olarak yerine getirildiğinin yeniden değerlendirilmesi amacıyla Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) (iii) yeniden belgelendirilmesi denetimlerinde bulunması gerektiğini kabul eder. İlk belgelendirmeden sonra yapılacak ilk gözetim tetkiki, belgelendirme tarihinden itibaren 12 ayı geçmemelidir (ideal olarak belgelendirme tarihinden itibaren 9 ay). Gözetim tetkikleri, yeniden belgelendirme yılı hariç her takvim yılında bir kez yapılmalıdır. Yeniden belgelendirme denetimi belgelendirme döneminin üçüncü yılında, belgelendirmenin sona ermesinden yaklaşık 3 ay önce gerçekleştirilir. Bu denetimlerin süresi sistem(sistemler)/program(programlar) performans geçmişine ve diğer faktörlere bağlıdır ve Müşterinin sisteminde(sistemlerinde)/programında(programlarında) büyük değişiklikler yapması veya belgelendirmenin temelini etkileyecek diğer değişikliklerin gerçekleşmesi halinde özel hükme tabidir.
2.4 Değişiklikler. Müşteri belgelendirme kapsamının değiştirilmesi talebini, veya sisteminde(sistemlerinde)/programında(programlarında) yaptığı, belgelendirmeyi ve/veya belgelendirme kurallarına uygunluğunu etkileyebilecek değişiklikler ve modifikasyonlar ile ilgili olarak Intertek Sözleşme Birimini gecikmeksizin 1 ay içinde bilgilendirmeyi kabul eder. Yasal, ticari veya kurumsal durumu veya mülkiyeti, kilit konumundaki yönetici personelde yapılan değişiklikler ve politikalarda, süreçlerde, binalarda, personelde, ekipmanda, tesislerde, çalışma çevresinde veya diğer kaynaklarda yapılan önemli değişiklikler ve/veya düzenleyici kurumdan, yasal uyum açısından bu standart veya belgelendirme kapsamı ile ilgili olarak ihlallere dair gelen önemli bildirimler içeren uygunluk durumu bu tür değişikliklere dahildir. Ayrıca, değişikliklerin Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) belgelendirilen durumunu nasıl etkileyeceğini belirlemek için Intertek tarafından talep edilebilecek mevcut dokümanları, poliçeleri, prosedürleri, kılavuzları, düzeltici faaliyetleri ve diğer bilgileri temin etmeyi kabul eder. Intertek Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) mevcut Standarda (Standartlara) hala uygun olduğunu belirlemek için gerekli ya da uygun olduğunu tespit etmesi halinde Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) tamamını veya bir kısmını yeniden denetleme hakkını haizdir.
2.5 Gerekliliklerin veya Standartların Gözden Geçirilmesi. Müşteri Standartların ve/veya Intertek’in sözleşme gerekliliklerinin zaman zaman gözden geçirilebileceğini kabul eder. Standartlarda ve/veya Intertek gerekliliklerinde yapılacak gözden geçirilmelerin kabul edilmesi halinde, Intertek gerekli ilave denetim faaliyetinin niteliğini ve kapsamını varsa gözden geçirilen gerekliliklere uyumu onaylamak için Intertek için gerekli programı Intertek belirler.
2.6 Düzeltici Faaliyet, Uygulama ve Temyizler. Intertek’in Müşterinin sisteminin(sistemlerinin)/programının(programlarının) Belgelendirme Gerekliliklerini artık karşılamadığına karar vermesi halinde, Müşteri Intertek tarafından belirtilen süre içinde Intertek’in talep edebileceği bu tür düzeltici işlemlerde bulunmayı kabul eder. Müşteri bu tür uygunsuzluk veya uygunsuzluğun tekrar ortaya çıkması ile ilgili olarak uygun olduğunu belirlediği ek eylemlerde bulunabileceğini kabul eder. Diğer şeylerin arasında bütün Tesislerin belgelendirilmesinin askıya alınması veya iptal edilmesi ve Intertek’in Akreditörleri tarafından belirtilen uygunsuzluk veya lisans iptalinin diğer taraflara bildirilmesi bu tür işlemler arasında yer almaktadır. Müşteri Intertek web sitesinde xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxx/ ve xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx yer alan GOP 208-TR-TUR’da-Anlaşmazlıklar ve Temyizler Süreci- belirtildiği şekilde Intertek tarafından belirtilen herhangi bir kararı temyiz etme hakkını haizdir.
MADDE 3 – Genel Hükümler
3.1 Kayıtların Saklanması ve Gizlilik. Intertek bütün mevcut dokümanların, poliçelerin, prosedürlerin, kılavuzların ve denetim sürecinde temin edilen diğer bilgilerin asıllarını veya nüshalarını tutma hakkını haizdir. Intertek tarafından elde edilen bilgilerin halihazırda veya gelecekte Intertek’in mülkiyetinde olması, kamusal bilgi olması istisnası ve kanunda veya yasal süreçte aksi gerekli olmadığı takdirde, Intertek bu tür bilgileri gerektiği şekilde gizli tutmayı ve bu bilgileri Müşteriye zarar verecek şekilde kullanmamayı taahhüt ve kabul eder. Ayrıca, Intertek işbu anlaşma süresince ve anlaşmanın feshedilmesinin ardından denetim sürecinde elde edilen ve denetim raporlarında belgelenen bilgileri gerektiği şekilde yasaların gerektirdiği durumlar dışında gizli tutar. Ancak, yukarıda belirtilen ifadelerin Intertek’in belgelendirme ile ilgili olarak tahsis, red, askıya alma veya geri çekilme ayrıntılarını alenen ifşa etmesini veya denetim raporlarının nüshalarının tamamını veya bir kısmını Intertek Akreditörleri ve Yetkili Sektör Kuruluşları tarafından belirtilen şekilde temin etmesini veya denetim dokümanlarının nüshaları da dahil olmak üzere denetim amacıyla müşteri bilgilerine Intertek Akreditörleri ve Yetkili Sektör Kuruluşları personelinin erişimini sağlamasını engelleyeceği farz edilmez veya bu şekilde yorumlanmaz. Mevcut akreditasyon dokümanlarının gerektirdiği durumlar hariç, Intertek bilgileri üçüncü taraflara ifşa etmek için müşterinin veya kişinin yazılı iznini alır. Kanun gereğince gizli bilgilerin üçüncü taraflara ifşa edilmesinin gerekli olduğu durumlarda, Intertek kanunda aksi bir düzenleme olmadığı sürece Müşteri ve ilgili kişiyi bilginin ifşa edilmesi öncesinde bilgilendirir. Müşteriye veya üçüncü taraflara sağlanan bilgiler hakkında bildirimde bulunacaktır.
3.2 Feragat. İşbu Anlaşmanın herhangi bir hükmünden feragat veya bu nedenle yapılacak bir ihlal mütemadi feragat olarak yorumlanmaz veya bir hükümden feragat veya ihlal teşkil etmez.
3.3 Anlaşma Şartı. İşbu Anlaşma Hizmet Anlaşmasının bir parçasıdır ve Hizmet Anlaşmasının imzalandığı tarihte yürürlüğe girer ve Hizmet Anlaşması ile aynı süre yürürlükte kalır.