TOBB EKONOMİ VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ ETKİNLİKLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM
TOBB EKONOMİ VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ ETKİNLİKLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
(16.04.2014 tarih ve S-2014-07/10 sayılı Senato kararıyla kabul edilmiştir.)
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu yönerge Üniversitenin lisans öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerde bulunabilmeleri amacıyla kurulacak toplulukların kuruluş ve işleyişini düzenler.
Tanımlar
MADDE 2 – (1) Bu Yönergede geçen;
a) Üniversite: TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesini,
b) Öğrenci Etkinlikleri Komitesi (ÖEK): Rektör tarafından atanan, biri başkan olmak üzere en az beş öğretim üyesinden oluşan, yeni komite atanana kadar görevine devam edecek olan, Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun doğal üyesi olduğu komiteyi,
c) Topluluk: Madde 1’de belirtilen amaca uygun şekilde kurulan öğrenci grubunu,
ç) Sağlık, Spor ve Tanıtım Müdürlüğü (SSTM) : Rektörlük adına öğrenci toplulukları ile ilgili tüm işleri yürütmekle görevli birimi,
d) Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusu (ÖES): Sağlık, Spor ve Tanıtım Müdürünü,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş Esasları
Yeni topluluklar
MADDE 3 – (1) Bir öğrenci topluluğunun kurulabilmesi için 6’ ncı maddede yer alan üyelik koşullarına uygun en az 7 öğrencinin kurucu üye olarak SSTM’ye başvurması gerekir. Başvuru sırasında başvuru formu, bütçe taslağı ve topluluğun ne tür faaliyetler yapacağını içeren kısa bir etkinlik takviminin sunulması gereklidir. Bu başvurular SSTM tarafından incelendikten sonra önerilerle birlikte ÖEK’ne sunulur. Topluluk ÖEK’nin onaylaması halinde işlerlik kazanır.
(2) Her öğrenci topluluğunun, Üniversitenin akademik/idari personelinden, en az bir danışmanı olması önerilir. Danışmanı olan toplulukların danışmanlarını başvuru formunda belirtmesi gereklidir.
(3) Topluluk başvuruları her akademik yılın birinci döneminde ÖEK tarafından ilan edilen takvimde belirtilen tarihlerde yapılır.
(4) Topluluk isimlerinin Türkçe olması tercih edilir.
(5) Özel amaçlı topluluklar (spor vb.) ilgili uzman ve birimlerden görüş ve onay alındıktan sonra kurulurlar.
(6) Benzer uğraş alanları ve amaçları olan topluluklar ÖEK tarafından ortak bir topluluk adı altında birleştirilebilir.
(7) ÖEK tarafından kurulmasına karar verilen topluluklar Genel Kurullarını toplayarak Yönetim Kurulu listelerini ve yıl boyunca yapacakları etkinliklerin takvimini iki hafta içinde SSTM’ye sunmak zorundadır.
Mevcut topluluklar
MADDE 4- (1) Mevcut topluluklar her akademik yılın başında XXX tarafından ilan edilen takvime göre aşağıdaki belgelerle birlikte SSTM’ye başvuruda bulunur:
Yönetim kurulu listesi,
Geçmiş yılın etkinlik raporu,
Etkinlik takvimi ve taslak bütçe.
(2) Eğer mevcut topluluklarda birden fazla yönetim kurulu listesi için başvuruda bulunulursa;
a) Bu topluluklarda seçime gidilir.
b) Seçim takvimi ÖEK tarafından ilan edilir. Seçim ile ilgili işlemler ilan edilen takvime göre SSTM tarafından yürütülür.
c) Adaylar seçim takvimine göre tanıtım faaliyetlerini ve üye kayıtlarını yaparlar.
ç) SSTM, bir idari personel ve ÖEK üyesi bir akademik personelden oluşan seçim kurulunu kurar.
d) Seçimler ÖEK tarafından ilan edilen tarihte ve saatler arasında sandık usulü ile yapılır. Sandıklar adayların da hazır bulunduğu seçim kurulu tarafından açılır ve sayım işlemi yapılır. Sonuçlar tutanak ile kayıt altına alınır ve ilan edilir.
e) Ortak eğitim programında olan öğrenciler, üyelik ve oy kullanma işlemlerini elektronik posta yoluyla yapabilir.
Etkinlikler
MADDE 5 – (1) Topluluklar Anayasa’da ifade edilen; devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe ve yasalara aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.
(2) Topluluklar, Üniversitenin akademik ortamına ve YÖK Öğrenci Disiplin Yönetmeliğine uygun düşmeyecek etkinliklerde bulunamazlar.
(3) Topluluklar amaçları doğrultusunda özel beceri gerektiren etkinliklerde ve üyelerin bu becerilere sahip olması konusunda geliştirici çalışmalarda bulunabilirler.
(4) Topluluklar kendi kuruluş amaçlarında belirtilen tanımlamaların dışına çıkan konularda etkinlik yapamazlar.
(5) Topluluklar Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü etkinliği ayrıntılı olarak 10 gün önceden SSTM’ye Faaliyet Bildirim Formu doldurarak bildirirler. ÖES’nin gerekli incelemeyi yapması ve ÖEK başkanının onayı ile topluluklar etkinliklerini yapabilirler. Ancak ÖEK Başkanı, gerekli görmesi halinde bazı faaliyetleri Rektörlüğün onayına sunabilir. Rektörlük onayına sunulan faaliyetlerde onay alınmadan etkinlik duyuruları yapılamaz.
(6)
Akademik yılın başında verilen yıllık etkinlik planı
doğrultusunda topluluk etkinlikleri her yıl sonunda ÖEK tarafından
değerlendirilir. ÖEK’nin yapacağı değerlendirme sonucunda
etkinlik yapmayan toplulukların bir sonraki dönemde çalışmalarına
son verilebilir.
(7) Topluluk yönetimi ve üyeleri
bireysel maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.
(8)
Topluluklar kendi organizasyonları olmadıkça, firmaların
ticari organizasyonlarının Üniversitedeki tanıtımlarına aracı
olamazlar.
(9) Topluluklar, kendi organizasyonlarının tanıtımı için kullanacakları afiş, el ilanı, broşür gibi tanıtım malzemesinin basım öncesi ön onayını SSTM’den almak zorundadırlar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Mali Esaslar
Bütçe
MADDE 6- (1) Mevcut topluluklar her akademik yılın başında, yeni kurulan topluluklar ise kuruluş belgeleri ile birlikte bütçe tekliflerini ÖEK’ne onay için sunarlar. Üniversite topluluklara etkinliklerinde kullanılması amacıyla bütçe tahsisi yapar.
Gelir kaynakları
MADDE 7-(1) Topluluklar üyelerinden aidat alamaz.
(2) Topluluklar önceden SSTM ve ÖEK’den izin almak kaydıyla sponsorluk çalışmaları yaparak mali kaynak sağlayabilirler. Sponsorluk anlaşmaları yapacakları kurumları ÖEK onayına sunarlar. Sponsorluk anlaşmaları ya bizzat Rektörlük tarafından veya Rektörlüğün yetki verdiği kişi tarafından imzalanır.
(3) Topluluklar sosyal yardım amaçlı faaliyetler yapabilirler. Fakat para yardımı toplayamazlar.
Giderler
MADDE 8- (1) Topluluklar onaylanmış etkinliklerinin tüm giderlerine (Kırtasiye, afiş, araç, malzeme, konuk ağırlama vb.) ait resmi belgeleri SSTM onayından sonra Mali İşler Müdürlüğü’ne teslim ederler.
(2) Topluluklar konaklama, ulaşım, matbaa gibi toplu ödemeleri elden yapamazlar. Ödemeler SSTM onayı ile Mali İşler Müdürlüğü tarafından yapılır.
Denetim
MADDE 9- (1) Denetim, Mali İşler Müdürlüğü tarafından yapılır. Muhasebe defterine kaydı tutulan tüm tahsilât ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur.
Üyelik
MADDE 10- (1) Üniversitenin tüm lisans öğrencileri topluluklara üye olabilirler.
(2) Üniversitenin akademik ve idari personeli Topluluk Yönetim Kurulunun salt çoğunluğunun onayıyla topluluklara fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur.
(3) Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Rektörlüğün onayıyla çalıştırıcı/eğitmen olabilirler.
(4) Disiplin cezası alan öğrenciler, topluluk yönetim kurullarında görev alamazlar.
(5) Topluluklar yeni üye girişi ve/veya çıkması durumunda en kısa sürede yenilenmiş üye listelerini SSTM’ye iletmek zorundadır.
(6) Uzaklaştırma cezası alan öğrencilerin üyelikleri cezaları süresince dondurulur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Organlar
Yönetim kurulu
MADDE 11-(1) Yönetim Kurulu her akademik yıl başında biri başkan, biri sayman olmak üzere en az yedi topluluk üyesinden oluşur.
(2) Yönetim Kurulu çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, denetlenmesinden, yönergenin uygulanmasından, topluluğun mali gelir ve giderlerinden, demirbaş eşyalarından topluluk üyelerine ve ÖEK’ne karşı sorumludur.
(3) Yönetim Kurulu topluluğun verimli çalışabilmesi için gerekli organizasyon yapılanmasından sorumludur.
(4) Yönetim Kurulu topluluğun etkinlikleri ile ilgili olarak Üniversite içinde veya dışında yapacakları duyuru ve haberleşmeler için SSTM’nin iznini alır.
Belgeler
MADDE 12–(1) Aşağıdaki belgelerin her topluluk bünyesinde tutulması, geçmiş yıllara ait olanların saklanması ve istenildiğinde, topluluk üyelerine, SSTM’ne, ÖEK’ne ve Mali İşler Müdürlüğü’ne sunulması zorunludur;
Topluluk Başvuru Formu,
Üye Kayıt Dosyası: Bu dosyada üyelerin isimleri, telefon ve adres bilgileri, sınıf ve bölümlerinin belirtildiği üyelik formu bulunur.
Yönetim Kurulu toplantı tutanakları.
ç) Yıllık Etkinlik Programı: Akademik yıl içerisinde yapılması planlanan etkinlikleri (varsa ayrıntılı bütçeleriyle birlikte) içerir. d) Üniversite tarafından topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyalar listesi: Bu listeyi SSTM hazırlar ve zimmet karşılığında topluluk başkanına teslim eder. Topluluk başkanı eşyalardan SSTM, ÖEK ve Üniversiteye karşı sorumludur. Topluluk başkanı, akademik yıl sonunda üzerindeki zimmetli eşyayı SSTM’ye zimmet karşılığında vermek zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Diğer Hükümler
Cezai hükümler ve yaptırımlar
MADDE
13 –(1) Topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş
eşyaların her öğretim yılı sonunda SSTM’ye tesliminde
herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya
da eksik demirbaş eşyaların, topluluk başkanı tarafından tazmin
edilmesi talep edilebilir.
(2) Yazılı olarak
SSTM ve ÖEK’ne bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite
içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş topluluk
etkinliklerinin tespit edilmesi halinde, izinsiz etkinlikte bulunan
topluluğun yıl içindeki etkinlikleri o dönem için durdurulabilir
ya da ÖEK tarafından topluluk kapatılabilir.
(3) Madde 5.1’e aykırı hareket ettiği tespit edilen topluluklar ÖEK tarafından kapatılır. Madde 5. 2’ye aykırı hareket ettiği tespit edilen topluluklar ÖEK tarafından kapatılabilir. Bu durumlarda İlgili öğrenci/öğrenciler hakkında disiplin işlemi başlatılır.
(4) Toplulukların firmalarla yapacağı sponsorluk anlaşmaları ÖEK’nin onayından sonra işlerlik kazanır. İzinsiz/onaysız sponsorluk anlaşması yapan topluluğun etkinliği o dönem için durdurulabilir ya da topluluk ÖEK tarafından kapatılabilir.
Yürürlük
MADDE 14- (1) Bu yönerge, Üniversite Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15 -(1) Bu yönerge hükümlerini TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi Rektörü yürütür.
4