İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POİTİKASI
Hedef Kitle: İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından kişisel verileri işlenen gerçek kişiler.
Hazırlayan: İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından onaylanmıştır.
İÇİNDEKİLER
1. GİRİŞ
1. 1. Amaç
1.2. Kapsam
1.3. Dayanak
1.4. Tanımlar
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
2. 1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve işlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun işlenmesi
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7. 1. Kişisel Veri Sahibinin Haklan
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
7.3. Kor mas Elektrik 'in Başvurulara Cevap Vermesi
7.4. Kişisel Veri Sahihinin Başvurusunun Reddedilmesi
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kuruluna Şikâyette Bulunma Hakkı
8. YÜRÜTME
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
EK 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçlan
İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
İSTANBUL KİLİT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“İSTANBUL KİLİT”) Sektörde,yaygın
market zincirlerinde,kaliteli ürünleri, eunygun fiyatla sunarak, müşteri memnuniyetini sağlamaktayız.
İSTANBUL KİLİT yürütftaüağliüyetlerde kişisel verilerin korunmasına Önem vermekte olup iş ve işlemlerinde önceliklerairasında kabul etmektedir. İSTANBUL KİLİT Kişisel Verilerin Korunması ve işlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca(“Kanun”)belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının İSTANBUL KİLİT organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. İSTANBUL KİLİT bu Politika prensipleri doğrultusunda,üstdüzeysorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
1.1. Amaç
Bu Politikanın amacı.Kanun ve ilgili diğermevzuat ile öngörüluesnul ve esasları, İSTANBUL KİLİT organizasyon ve süreçlerineuyumlulaştırarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır.İSTANBUL KİLİT kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türliüdari ve teknik önlemlerialmakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, İSTANBUL KİLİT iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3. Dayanak
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 6948 sayılı Sanayi SiciliKanunu, 4703 sayılı Ürünlerİelişkin Teknik Mevzuatın Hazırlanması ve Uygulanması Hakkında Kanunu, 132 sayılı TürkStandartları Enstitüs(üTSE) Kuruluş Kanunu ile bu Kanunda değişiklikyapan Kanunlar, 6502 sayılı TüketiciniKn orunması
Hakkında Kanun, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanununu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığvıe Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel SağlıkSigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı TürkTicaretKanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kânunuve diğerilgili mevzuattan ve diğerilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.
Yürürlüktemkeivzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğuhallerde yürürlüktemkeivzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörüdleünzenlemeler, Politika ileİSTANBUL KİLİT uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4. Tanımlar
Xxxx xxxx | Xxxxxxx bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
Başvuru Formu | Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu. |
İlgili kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
Kişisel veri sahibi | Kişisel verileri İSTANBUL KİLİT tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi. |
Kişisel verilerin silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel verilerin yok edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefî inancı, dini, | mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, demek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biometrik ve genetik verileri. |
Periyodik imha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının 1 ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme j işlemi. |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kıstaslara göre yapılandırılarak işlendiği | kayıt sistemi. |
Veri sahibi / İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Temsilcisi | Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişidir. |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
İSTANBUL KİLİT, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. İSTANBUL KİLİT, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, demek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alman önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
İSTANBUL KİLİT, kişisel verilerim hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve haklan kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, İSTANBUL KİLİT gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksikler ve eğitimlerin sonucu İSTANBUL KİLİT yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişiklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
i. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ii. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel verileri güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ayrıca plan ve programlı çalışılmaktadır.
iii. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir.
iv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta; belirlenen amaçlara bağlı ve amaçla sınırlı şekilde işlenmektedir.
v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan asgari süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin xxxx xxxx vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
i. Kişisel Xxxx Xxxxxxxxx Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
ii. Kişisel Xxxx Xxxxxxxxx Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
A. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
B. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
C. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veya sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
D. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
İSTANBUL KİLİT hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işleme zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
E. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verilini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel verilen alenileştirme amacıyla sınıflı olarak, kişisel verileri işlenebilir.
F. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
G. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, İSTANBUL KİLİT meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
İSTANBUL KİLİT özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politikamda belirlenen ilkelere uygun, Kurul'un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler
i. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen en hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
ii. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
İSTANBUL KİLİT, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu haklan konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerinin korunmasını, Politikadaki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
İSTANBUL KİLİT, kişisel veri işleme amaçlan doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. İSTANBUL KİLİT aktarma işlemlerim, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.
i. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin aktarılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
A. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
B. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
C. İSTANBUL KİLİT’ in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
D. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
E. İSTANBUL KİLİT’ in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
F. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İSTANBUL KİLİT meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
G. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Xxxxx tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, Politika ’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
A. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
B. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından xxxx xxxx aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
İSTANBUL KİLİT yönetim, insan kaynaklan-idari işler, mali işler(muhasebe-finans), planlama-lojistik- bilgi işlem, pazarlama-satış, satın alma, depo iş süreçlerinde çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçi, diğer-iş ortağı / çözüm ortağı, şirket yetkilisi, alt İşveren, aile bireyi ve yakınından oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine göre işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına xxxxx://xxxxxx.xxxx.xxx.xx/ adresinden İSTANBUL KİLİT ’in alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçlan kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat Uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine
dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.
Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortakları, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, avukatlar, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir. Yabancı ülkelere veri aktarımı söz konusu değildir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
İSTANBUL KİLİT, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, İSTANBUL KİLİT bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
İSTANBUL KİLİT, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. İSTANBUL KİLİT, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Haklan
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
i. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vi. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan İşlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
vii. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 6.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle İSTANBUL KİLİT’ e iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, İSTANBUL KİLİT’ e başvurabilir.
7.3. İSTANBUL KİLİT’ in Başvurulara Cevap Vermesi
İSTANBUL KİLİT, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde İSTANBUL KİLİT’ e iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
İSTANBUL KİLİT, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vi. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
vii. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
viii. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
ix. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xi. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; İSTANBUL KİLİT’ in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
İSTANBUL KİLİT, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. İSTANBUL KİLİT, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlüklüye konulmuştur. Politika ’nın teknik yürütümü
“Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası”(Ek-5) ile sağlanmaktadır.
İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni” (Ek-6), “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi” (Ek-7) “Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni” (Ek-8), “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni” (Ek-9), “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni” (Ek-10), “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” (Ek-11) ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’ nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden İSTANBUL KİLİT Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika ‘da meydana gelecek değişiklikler İSTANBUL KİLİT’ in internet sitesinde yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Ek 6- Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni
Ek 7- Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi
Ek 8- Çalışan KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Muvafakat namesi Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni
Ek 10- İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni
Ek 11- Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni
VERİ KATEGORİLERİ | KİŞİSEL VERİ |
Kimlik | Adı, Soyadı Xxxx-Xxxx Adı Anne Kızlık Soyadı Doğum Tarihi Doğum Yeri Medeni Hali Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No TC Kimlik No Pasaport Numarası Geçici TC Kimlik Numarası Cinsiyet Bilgisi TC Kimlik Kartı Sürücü Belgesi |
İletişim | Adres E Posta Adresi İletişim Adresi Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP) Telefon No |
Konum | Bulunduğu yerin konum bilgileri vb. |
Özlük | Bordro Bilgileri Disiplin Soruşturması İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları Özgeçmiş Bilgileri Performans Değerlendirme Raporları |
Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb. |
Müşteri İşlem | Fatura Senet Çek Bilgileri Giriş-Çıkış Bilgileri Sipariş Bilgisi |
Fiziksel Mekân Güvenliği | Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri Kamera Kayıtları |
İşlem Güvenliği | İşlem Güvenliği (İP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi) İP Adres Bilgileri İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri Şifre ve Parola Bilgileri |
Risk Yönetimi | (ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi) |
Finans | Bilanço Bilgileri Finansal Performans Bilgileri Kredi ve Risk Bilgileri |
Finans | Malvarlığı Bilgileri Banka Hesap Numarası IBAN Numarası |
Mesleki Deneyim | Diploma Bilgileri Gidilen Kurslar Meslek İçi Eğitim Bilgileri Sertifikalar Transkript Bilgileri |
Pazarlama | Alışveriş Geçmişi Bilgileri Anket Çerez Kayıtları Kampanya Çalışmasıyla Elde Edilen Bilgiler |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü, Ses Kaydı |
Özel Nitelikli Kişisel Veriler | |
Sağlık Bilgileri | Engellilik Durumuna Ait Bilgiler Kan Grubu Bilgisi Kişisel Sağlık Bilgileri Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları Test Sonuçlan Muayene Verileri Reçete Bilgileri |
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza Mahkûmiyetine İlişkin Bilgiler Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler |
Biometrik Veri | Parmak İzi Bilgileri |
Aile Bilgileri | Çocuk Sayısı Aile Cüzdanı Eş Çalışma Bilgisi Çocuk Eğitim Bilgisi |
Çalışma Verileri | Departmanı Çalışma şekli Mesleği Son Şirket Bilgileri Referans |
İmza | Kişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel işaretler |
Web Sitesi Kullanım Verileri | Başvuru Formu Doldurulma Tarihi Aldığı veya Alamadığı Teklifler Üye Okluğu Tarih Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları Son Login Tarihi IP Adresi Tarayıcı Bilgileri Konum Verileri |
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi | Anket Verileri |
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi | Firmaya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. |
İtibar Yönetimi Bilgisi | Firma'nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna İlişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler. |
Olay Yönetimi Bilgisi | Firma'nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler. |
Sigorta Özel Sağlık Sigortası Verileri | Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri Özel Sağlık Sigortası Verileri |
Araç Bilgileri | Araç plakası, marka, model, model yılı, motor şasi numarası, ruhsat tescil tarihi, ruhsat örneği, hasarsızlık bilgileri. |
Uyum Bilgileri | Uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
Denetim ve Teftiş Bilgileri | Forum Yaşam Hastanesi' nin iç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler. |
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi |
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi |
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi |
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi |
Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini |
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi |
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi |
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi |
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi |
Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi |
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi |
Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi |
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Talep / Şikâyetlerin Takibi |
Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini |
Xxxxxxx Xxxxxxx Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Ücret Politikasının Yürütülmesi |
Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi |
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri |
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi |
İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi |
İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış Kayıtlarının Toplanması |
Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi |
EK 3 -Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçlan
İSTANBUL KİLİT Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak çalışan adayı, çalışan, hissedar, ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, veli vasi temsilci ve ziyaretçinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir;
Veri Aktanım Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı |
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri | İSTANBUL KİLİT faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler | Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı |
Hissedarlar | İSTANBUL KİLİT ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişiler | İSTANBUL KİLİT ‘in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin planlanması, Yürütümü ve denetimi Amacıyla sınırlı |
İş Ortakları | İSTANBUL KİLİT nın ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı bankalar | İş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç ve faaliyetleri ile sınırlı |
Tedarikçi | İSTANBUL KİLİT' e veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar | İSTANBUL KİLİT' in dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı |
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine göre İSTANBUL KİLİT’ ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı |
Özel Sigorta Şirketleri | Özel sağlık, emeklilik. BES uygulamaları | Özel sigorta kayıt ve bildirimleriyle kapsamıyla sınırlı |
Danışmanlar | Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar | Danışmanlık Sözleşmesi ile sınırlı |
Denetçiler | İlgili mevzuat uyanınca denetim yetkisine sahip denetçiler | Mevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları |
Hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı |
Yönetim Kurulu Üyeleri Firmamızın | Yönetim Kurulu Üyeleri | Firmanın Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı |
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren kurum veya kuruluşlar | Yürüttükleri faaliyet alanlarına giren konular ile ilgili sınırlı |