Contract
1.UYGULAMA
Bu prosedür, XXXXX tarafından yapılacak olan satın alma – satma ve sipariş sürecine ilişkin değerlendirmenin satın alma – satma ve ihale prosedürü doğrultusunda tamamlanmasına müteakip, seçilen tedarikçi/yüklenici ile imzalanacak sözleşmenin oluşturulması ve yürürlüğe konulması ve sipariş yöntemini anlatır.
Bu prosedürün uygulanmasından, ihale sürecinin başlamasından itibaren, sözleşme imzalarının tamamlanmasına kadar yürüyen süreçte Satın Alma Müdürlüğü ve sözleşmenin imzalanmasından itibaren ise satın almayı talep eden ilgili Birim sorumludur.
Satın alma - satma faaliyetini talep eden birim talebin ekine koyacağı sözleşme taslağını Satın Alma Müdürlüğünden ister. Gerekli düzenlemeleri, taslak sözleşmeye açıklama ekleyerek yapar ve talebin ekine koyar. Satın Alma Müdürlüğü gerekli değişiklikleri ilgili birimlerden teyit eder.
Taslak sözleşmelerde tadilat yapılması gereken durumlarda Hukuk Bölümü görüşü talep eden ilgili birim tarafından alınır. İhale dokümanına konulan sözleşme, ihale sonrasında değiştirilemez.
Satın alma - satma ihale süreci sonunda sözleşme öncelikle belirlenen tedarikçi/yüklenici tarafından ıslak/elektronik/dijital imza ile imzalanır. İmzaların geçerliliği, güncel imza sirküleri incelenerek kontrol edilir.
Sözleşmenin belirlenen tedarikçi/yüklenici tarafından imzalanmasını müteakiben; sözleşme öncelikle ilgili iş birimi tarafından onaylı sözleşmede herhangi bir değişiklik yapılmadığını teminen parafe edilir. Bu paraftan sonra Hukuk Bölümü tarafından da sözleşmenin hukuki inceleme sonrasındaki aslına uygun olduğu parafe edilir. Bunun ardından İmza sirkülerinde belirlenen limitler doğrultusunda sözleşmenin YEDAŞ yetkili imzaları tamamlanır.
İmzalanan sözleşmenin parafları ve imzaları taşıyan son hali ve varsa ilgili ekleri; tedarikçi/yüklenici, talebi yapan ilgili birim, İş Sağlığı Güvenliği ve Çevre Müdürlüğü (sadece hizmet ve yapım işi sözleşmeleri) ve Mali İşler Direktörlüğü ile elektronik posta yoluyla paylaşılır.
Sözleşmenin damga vergisi kontrolleri Mali İşler Direktörlüğü tarafından yapılır. Damga vergisinin hesaplanması, belirlenmesi ve gecikmeksizin ödenmesine ilişkin sorumlu birim Mali İşler Direktörlüğü’ndedir.
Sözleşmede belirtilmiş olan kesin teminat; tedarikçi/yüklenici tarafından sözleşme imza sürecinde alınır. Kesin teminat, sözleşme imzasından önce Satın Alma Müdürlüğü tarafından takip edilerek sözleşmede aranan şartlara uygun olduğu kontrol edilerek yükleniciden/tedarikçiden alınarak banka teminat mektubu ise, aslı kasada muhafaza edilmek üzere Finans Müdürlüğü’ne zimmetle teslim edilir ve Finans Müdürlüğü tarafından asıl tasdiki yapılan bir kopyası ihale dosyasında muhafaza edilir.
Sözleşmenin aslı tüm süreçlerin tamamlanmasını müteakiben xxxxxxxxx gecikmeksizin Hukuk Bölümü’ne muhafazası için teslim edilir. Sonradan başka bir sözleşme nüshası ya da varyasyonu bulunması/ortaya çıkması durumunda Hukuk Bölümü tarafından muhafaza altına alınan sözleşme esastır.
Yapım ve Hizmet Alım işlerinde Yüklenici ile imzalanan yer teslim tutanağının Satınalma Müdürlüğü’ne taranarak e-posta ortamında iletilmesinden, talebi yapan ilgili Birim sorumludur.
Sözleşmeye esas teklif referans alınarak sistemde sözleşme tanımlanır. Sisteme girişi yapılan sözleşme Satın Alma Müdürü tarafından onaylanır. Malzeme ve aylık hak edişi olmayan alımların satın alma siparişi (SAS) Satın Alma Müdürlüğü tarafından oluşturulur. Aylık hak edişi olan alımların satın alma siparişi (SAS) talebi yapan ilgili birim tarafından oluşturulur.
SAP sistemine tanımlanan Sözleşmenin bedeli aşılamaz. İlgili birim ihtiyacı doğrultusunda sistemde ilave iş talebi oluşturur ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından ana sözleşme bedelinin % 25 ini aşmayacak şekilde ek sözleşme yapılır. Ek Sözleşme de ana sözleşme gibi SAP sistemine tanımlanır.
Yapılan sözleşmelere istinaden firmalara sipariş e-postası gönderilir.
SAP sisteminde; satın alma siparişleri ile sözleşmelerde tespit edilen ve düzeltilmesi gereken maddi hataların değiştirilmesi yetkileri Genel Müdür bilgisi dâhilinde yalnızca Satın Alma Müdürlüğü’ndedir.
Kesin teminat mektubunun/nakdi teminatın iadesi; iade isteyen yüklenici/tedarikçi tarafından ilgili iş birimine yazılı başvuru yapılır. Yazılı başvuru üzerine ilgili iş birimi Hukuk Bölümüne yazı/e-posta ile başvurarak iadeye konu teminat yönünden yüklenici/tedarikçinin mevcutta dava, icra, arabuluculuk talebi hukuksal risklerinin bulunup bulunmadığını teyit etmek zorundadır. Hukuk Bölümü’nden gelecek teyide göre ilgili iş birimi tarafından teminat mektubu iade formu hazırlanır ve gereken sıralı onaylar alındıktan sonra Finans Müdürlüğü’ne formu teslim eder, iade işlemi Finans Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Teknik kabule dayalı kısmi teminat iadeleri bu kuralın dışındadır. İlgili iş biriminin teknik kabulü ve sözleşmede yazılı kısmi iade şartlarının varlığının bulunması durumunda, ilgili iş birimi Hukuk Bölümü’nden ilgili yüklenici/tedarikçi açısından hukuki risk bulunup-bulunmadığını yazılı olarak teyit ettikten sonra doğrudan Finans Müdürlüğünü kısmi iade hususunda talimatlandırır.
Çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılan sözleşmeler hariç, tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, her bir sözleşme yılı için uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’unu aşamaz. Bu oran kapsamında hesaplanan tutarın 30.000.000 TL’nin altında olması halinde üst limit tutarı her bir sözleşme yılı için 30.000.000 TL olarak kabul edilir. Sözleşme süresi bir yıldan fazla olduğu durumda üst limit tutarı, her sözleşme yılı için uygulanması gereken üst limitlerin toplamı olarak uygulanır.
Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankasınca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır.
2. KAYITLAR ve REFERANS
Satın Alma-Satma ve İhale Prosedürü