FMV IŞIK ÜNİVERSİTESİ IŞIK ÜNİVERSİTESİ KREATİF AJANS HİZMETİ ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ
FMV IŞIK ÜNİVERSİTESİ
IŞIK ÜNİVERSİTESİ KREATİF AJANS HİZMETİ ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER
AMAÇ VE KONUSU ……………………………………………………………………...…….3
MADDE 2. İŞİN SÜRESİ …………………………………………………………………...…...3
MADDE 3. İŞİN TANIMI VE YÜKLENİCİNİN SORUMLULUKLARI……………...…….3
(a) Stratejik Planlama Hizmeti
(b) Yaratıcı Çalışma Hizmetleri
(c) Prodüksiyon/Yapım Hizmetleri
(d) Yapılacak İşlerin Aylık Ortalama Adetleri
MADDE 4. ONAY…………………………………………………………………………...……5
MADDE 1. AMAÇ VE KONUSU
Bu Şartnamenin amacı; YÜKLENİCİ tarafından, İDARE’nin markasına ilişkin reklam ve reklamı tamamlayıcı diğer iletişim faaliyetlerinde YÜKLENİCİ tarafından verilecek hizmetlerin alınması ve kreatif ajans hizmeti işinin İDARE talimatları doğrultusunda ve ilgili Teknik Şartname ’de belirtilen usul ve esaslara bağlı olarak çalışma şartlarını belirlemek, danışmanlığın yürütülmesinde gerekli denetimin yapılmasını düzenlemektir.
MADDE 2. İŞİN SÜRESİ
İş bu şartname XXXXX tarafından tek taraflı ya da taraflarca karşılıklı olarak fesih olunmadığı sürece şartnamenin ve sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 1 (bir) yıldır.
MADDE 3. İŞİN TANIMI VE YÜKLENİCİNİN SORUMLULUKLARI
YÜKLENİCİ, şartname konusuna uygun olarak aşağıda yazılı olan yükümlülükleri yerine getirmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder. Bu hizmetlerin verilmesi sırasında ve sonrasında, tüm iletişim çalışmalarında ve şartname kapsamı dışında her zaman kullanma hakkı mevcuttur. Bu husus, YÜKLENİCİ tarafından açıkça kabul edilmiştir.
Yaratıcı Çalışma Hizmetleri;
(a) Stratejik Planlama Hizmeti:
YÜKLENİCİ; İDARE tarafından istenilen ürün/hizmetleri için mevcut ve muhtemel pazarlarda araştırma yapma, 3. şahıslar tarafından yürütülen araştırmalarda yönlendirme ve takip etme, pazar bilgilerini derleme, YÜKLENİCİ’NİN rakiplerini izleyerek bilgi edinme, edindiği tüm bilgileri analiz ederek, İDARE’NİN talepleri doğrultusunda gereken reklam ve iletişim stratejilerini oluşturma, müşteri promosyon stratejisi, sosyal medya planı ve bunlara ilişkin Stratejik Planları hazırlama hizmetlerini verecektir.
(b) Yaratıcı Çalışma Hizmetleri:
YÜKLENİCİ; İDARE tarafından onaylanan Stratejik Planlar ve bütçe çerçevesinde İDARE’YE ait ürün/hizmetler için yaratıcı çalışmaları yapacaktır. Bu kapsamda YÜKLENİCİ; kampanya kapsamında veya bağımsız olacak şekilde dijital ve/veya geleneksel mecralarda yayınlanmak üzere yaratıcı fikirler sunacak; web sitesine ilişkin içerik hazırlayacak; TV, radyo, açık hava, basın/dergi ilanı, grafik tasarımlar, logo, isim çalışması, afiş, pankart, el ilanı v.b. basılı materyaller; statik veya dinamik banner (sabit ve html vs gibi hareketli bannerların tasarımı YÜKLENİCİ tarafından yapılacak ama uygulaması ayrıca prodüksiyon olarak yaptırılıp ayrıca bütçelendirilecektir.), mailing, landing page, newsletter ve bunlarla sınırlı olmaksızın her türlü çizgi üzeri reklam ve iletişim malzemesini tasarlayacak ve hazırlayacaktır.
(c) Prodüksiyon/Yapım Hizmetleri:
YÜKLENİCİ; İDARE tarafından talep edildiği takdirde yazılı olarak onaylanan Yaratıcı Çalışmaların prodüksiyonunu/yapımını, yine İDARE tarafından yazılı olarak onaylanan bütçe çerçevesinde kendi yapacak veya Üçüncü Şahıslara yaptıracaktır.
(d) Yapılacak İşlerin Aylık Ortalama Adetleri:
YILLIK AJANS İŞ KALEMLERİ |
|||
Yapılan İş |
Mecra |
Aylık / Ortalama |
Dönem |
Afiş Tasarımı |
Kurum İçi / Kurum Dışı |
8 |
Yıl Boyunca |
Mailing Tasarımı |
Kurum İçi / Kurum Dışı |
10 |
Yıl Boyunca |
Banner Tasarımı |
Kurum İçi |
4 |
Yıl Boyunca |
Newsletter |
Kurum İçi |
1 |
Yıl Boyunca |
Davetiye Tasarımı |
Kurum İçi / Kurum Dışı |
1 |
Yıl Boyunca |
Kulüp Faaliyet Kitapçığı |
Kurum İçi |
2 |
Yıl Boyunca |
Logo Tasarımı |
Kuluçka Merkezi |
1 |
Yıl Boyunca |
Kurumsal Şablon |
Kurum içi |
1 |
Yıl Boyunca |
Kampanya Dönemleri |
Mecra |
Kampanya Dönemi Ortalaması |
Dönem |
Tercih Dönemi (Haziran - Ekim arası) |
Outdoor tasarımları |
15 adet |
Mayıs ayı kampanya hazırlık dönemi; Haziran ortası itibariyle kampanyanın başlatılması ile süreç başlar, Ekim ayına kadar devam eder. |
Dijital Yayın Tasarım ve uyarlamaları |
50 adet |
||
Prodüksiyon Çalışması (fee dışı) |
1 |
||
Geleneksel Yayın Reklam Tasarımı |
2 |
||
Okul Xxx Xxxx, Xxxxx vs giydirme |
15 adet |
||
Kayıt Rehberi |
1 |
||
Broşür |
5 |
||
Katalog |
1 |
||
Akademik Açılış Töreni (Eylül’ün son haftaları) |
Sahne Tasarımları |
4 adet |
Ağustos ayının son haftalarında hazırlık dönemi başlar; Eylül sonu süreç biter. |
Bayrak, flama, tag tasarımı |
2 |
||
Öğrenci Rehberi |
1 |
||
Bahar Festivali (Nisanın son haftaları) |
Afiş |
2 |
Mart sonu hazırlık süreci başlar, Nisan ortası iletişim başlatılmış olur. |
Mailing |
3 adet |
||
POP malzemeler (dönkartlar) |
2 adet |
||
El broşürleri (program broşür vb) |
1 adet |
||
Sahne Tasarımları |
1 adet |
||
(e) İhaleye Girebilecek Kreatif Ajansların Kriterleri:
Sanat yönetmeninin en az 10 yıllık mesleki deneyime sahip olması,
Sanat yönetmeninin son 5 yılda Grafik Tasarımcılar Meslek Kuruluşu (GMK)’ndan en az 5 ödül almış olması,
Sanat yönetmeninin son 5 yılda Amerika’daki mesleki olarak kabul görmüş bir tasarım yarışmasından ödül almış olması,
Ajansın son 5 yılda Avrupa tasarım ödüllerinden ödül almış olması,
Ajansın Reklamcılar Derneği tarafından düzenlenen, Kristal Elma Ödülü sahibi olması
MADDE 4. ONAY:
3’inci maddede belirtilen çalışmalar ve işler İDARE’NİN onayı olmadan başlatılamaz.
YÜKLENİCİ, bir kampanya için İDARE’NİN genel onayını aldıktan sonra, onaylanan kampanya kapsamında yer alan aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunar.
Reklam metni, tasarım, grafik, modeller, storyboard ve/veya senaryo
Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (fotoğraf çekim, dia alım/kiralama, baskı vb.) üretim maliyetleri tahminleri. (İDARE tarafından kampanyanın onaylanması ihtimalinde ,üretim maliyetleri belli olduktan sonra , maliyet karşılığı belge sunulup ödemeler yapılır.)
İDARE, YÜKLENİCİ’nin yazılı onay talebine mutlaka geri dönüş yapmalıdır. İDARE tarafından yazılı onay verilmedikçe YÜKLENİCİ, bu şartname konusu çalışma/kampanya/vb faaliyeti başlatamaz; Yazılı onay olmaksızın herhangi faaliyet yürütmesi durumunda, bu faaliyetin hukuki, mali sonuçlarından bizzat sorumlu olacaktır. Yazılı onay talepleri e-mail yolu ile de verilebilir.
MADDE 5. ÖLÇÜM VE RAPORLAMA
Yüklenici, XXXXX’XXX her aylık çalışmalarını ay sonunda rapor eder.
MADDE 6. TEKLİF KOŞULLARI VE ÖDEME PLANI
Aylık ücreti içeren tüm hizmetler ayın son haftası karşılıklı belirlenen tarihte faturalandırılır.
İDARE tarafından içeriklerin hazırlanması için görsel kaynak sağlanmaması durumunda stok-hazır görseller gerekli olduğu kadar satın alınarak ayrıca bütçelendirilecektir.
Proje bedeli içeren iş kalemlerinde, (örneğin reklam filmi çekimi veya prodüksiyon işleri) teklifin kabulünde proje bedelinin %40’lık bölümü, proje bitiminde ise kalan %60’lık bedel ise iş tesliminin ardından kurumlar arası anlaşmaya bağlı olarak faturalandırılacaktır.
Prodüksiyon maliyetleri %50 ön ödemelidir. İki kurumun belirlediği ödeme vadesinde ödenecektir.
Ödeme vadesi 60 gündür.
Döviz cinsinden yapılan tüm satın almalar bütçe onayı sonrasında fatura tarihindeki Merkez Bankası satış kurundan hesaplanacaktır.
Shutterstock Görsel Satın Alım Bedeli; İlgili tarihteki döviz kuruna göre faturalandırılacaktır. Stock video satın alımları dahil değildir, ilgili videonun bedeli ayrıca faturalandırılacaktır.
6