DENETİM KOMİTESİ ÇALIŞMA ESASLARI
DENETİM KOMİTESİ ÇALIŞMA ESASLARI
Madde 1: Kapsam ve Yasal Dayanak
Bu çalışma esasları (“Çalışma Esasları”) Mavi Giyim Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Şirket") Yönetim Kurulu bünyesinde oluşturulan Denetim Komitesi'nin ("Komite") görev kapsamı ve çalışma esaslarını belirler.
Komite, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”), II-17.1 sayılı "Kurumsal Yönetim Tebliği" ("Tebliğ") ve ekinde yer alan Kurumsal Yönetim İlkeleri ("KYİ") de dâhil olmak üzere Sermaye Piyasası Kurulu ("SPK") düzenlemeleri ile Şirket Esas Sözleşmesi'nin ("Esas Sözleşme") ilgili hükümleri çerçevesinde Şirket Yönetim Kurulu ("Yönetim Kurulu") kararıyla kurulmuştur.
Madde 2: Tanımlar
“Bilanço” Finansal tablolarda yer alan bilançoyu ifade eder.
“Etik Kurallar” Şirket’in etik kurallarını ifade eder.
“Genel Kurul” Şirket’in genel kurulunu ifade eder.
“İlişkili Taraf İşlem(ler)i” Tebliğ’de bu terime atfedilmiş anlamı ifade eder.
“İlişkili Taraf İşlemlerine İlişkin Esaslar” Yönetim Kurulu’nun 13.04.2017 tarihli ve 2017/15 sayılı aldığı karar ile kabul ettiği esasları ifade eder.
“Kar Zarar Tablosu” Finansal tablolarda yer alan kar ve zarar tablosunu ifade eder.
“Sürekli İlişkili Taraf İşlemi” Şirket’in faaliyetleri kapsamında sürekli olarak gerçekleştirdiği İlişkili Taraf İşlemleri’ni ifade eder.
“Süreklilik Arz Etmeyen İlişkili Taraf İşlemi” Şirket’in faaliyetleri kapsamında devamlı olmayan ve tek seferlik gerçekleştirdiği İlişkili Taraf İşlemleri’ni ifade eder.
Madde 3: Amaç
Komite'nin başlıca amacı, Şirket’in muhasebe sistemi ve muhasebe uygulamalarının, Şirket'e ilişkin finansal bilgilerin kamuya açıklanmasının, Şirket’in iç kontrol ve iç denetim sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin, bağımsız denetim sürecinin ve bağımsız denetim kuruluşunun çalışmalarının gözetimidir. Komite aynı zamanda Tebliğ ve iç düzenlemeler ile kendisine atfedilen diğer görevleri üstlenir.
Komite, yürüttüğü gözetim işlevi ve uygulamaya ilişkin önerileri vasıtasıyla Şirket bünyesinde mevzuata ve Şirket içi düzenlemelere uyum seviyesinin devamlı gelişmesine, şeffaflık, hesap verilebilirlik, adillik, öngörülebilirlik ve etkinliğin güçlendirilmesine katkıda bulunmayı amaçlar.
Komite aşağıdakilerden de sorumludur:
i. Yönetim Kurulu'nun onayına tabi olarak bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun çalışmalarının gözetimi,
ii. Şirket'in yıllık ve ara dönem raporlarının ve muhasebe prosedürlerinin doğruluğunun temini için değerlendirmelerin Yönetim Kurulu’na yazılı olarak sunulması,
iii. Şirket’in İlişkili Taraf İşlemlerine İlişkin Esaslar'a uyumunun gözetimi ve bu Esaslar çerçevesinde kendisine yüklenen sorumlulukları yerine getirilmesi ve özellikle bu kapsamda işbu Çalışma Esasları’nın 8 numaralı maddesinde belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi.
Madde 4: Kuruluş ve Üyelik
Komite en az iki üyeden oluşur ve bu üyeler Yönetim Kurulu’ndaki bağımsız üyeler arasından seçilir.
Komite üyelerinin en az birinin denetim/muhasebe ve finans konusunda beş yıllık tecrübeye sahip olması gerekir.
Komite üyeleri Yönetim Kurulu tarafından her yıl en geç Şirket’in olağan genel kurul toplantısını takip eden ilk Yönetim Kurulu toplantısında belirlenir. Görev süresi sona eren Yönetim Kurulu üyeleri yeniden görevlendirilebilir.
Madde 5: Toplantılar
Komite üyelerinin salt çoğunluğunun mevcudiyetiyle toplanır ve karar alır. Üyelerin oybirliğiyle toplantı harici karar alınması mümkündür.
Komite, İlişkili Taraf İşlemlerine İlişkin Esaslar çerçevesinde acil olarak toplandığı haller hariç olmak üzere, en az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere toplanır. Komite toplantıları, zamanlama olarak mümkün olduğu ölçüde Yönetim Kurulu toplantıları ile uyumlu olarak, yapılması planlanan her bir Yönetim Kurulu toplantısı öncesinde Şirket merkezinde veya komite üyelerinin bulunduğu başka bir yerde gerçekleştirilir.
Komite yapmış olduğu tüm çalışmaları yazılı hale getirir, kaydını tutar ve Komite çalışmaları ile Komite toplantılarına ilişkin sonuçlara ilişkin bilgileri içerecek şekilde Yönetim Kurulu'na raporlama yapar. Komite, kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili tespit ve önerileri derhal Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir. Komite toplantılarına ilişkin tutanaklar Komite üyeleri tarafından onaylanarak Komite kararları ile birlikte saklanır.
Komite başkanı tarafından davet edilmedikçe Komite üyelerinden başka kimse Komite toplantılarına katılamaz.
Madde 6: Rapor, Belge ve Finansal Verilerinin Gözetimi
Komite, kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların (dipnotlar dâhil), Şirket tarafından izlenen muhasebe ilkelerine, gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin olarak Şirket'in sorumlu yöneticileri ve bağımsız dış denetçi görüşlerini alarak, kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir. Bunun yanı sıra Komite, (kendisi tarafından incelenen ve onaylanan finansal tablolardan türetilen bilgiler haricinde) Şirket tarafından idari mercilere veya kamuya iletilen diğer rapor veya finansal bilgileri de yukarıdaki esaslar çerçevesinde inceler.
Madde 7: Bağımsız Denetim
Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmaları Komite'nin gözetiminde gerçekleştirilir.
Şirket'in hizmet alacağı bağımsız denetim kuruluşu ile bu kuruluştan alınacak hizmetler Komite tarafından belirlenir ve Şirket Genel Kurulu’nun onayına sunulmak üzere Yönetim Kurulu’na bildirilir.
Komite, bağımsız dış denetçiden bağımsız denetimlerde bağımsız olduğunu doğrulayan yazılı bir beyanı alır ve bağımsız dış denetçinin seçiminin Yönetim Kurulu'na önerilmesinden önce dış denetçinin bağımsızlığını tehdit edebilecek unsurlar varsa bunlar hakkındaki değerlendirmesini Yönetim Kurulu'na raporlar.
Komite, finansal tablolar hakkındaki değerlendirmelerin tartışılması ve bağımsız dış denetçinin faaliyetleri hakkında bilgi alınması amacıyla bağımsız dış denetçiyi toplantılara davet edebilir.
Komite, bağımsız dış denetçinin ortaklığın muhasebe politikası ve uygulamalarıyla ilgili önemli hususları, daha önce Şirket yönetimine iletilen ilgili muhasebe standartları ve muhasebe ilkeleri çerçevesinde alternatif uygulama ve kamuya açıklama seçeneklerini, bunların muhtemel sonuçlarını ve uygulama önerisini, Şirket yönetimi ile arasında gerçekleştirdiği önemli yazışmaları Komite ile paylaşma yükümlülüğünü yerine getirmesini gözetir.
Komite, yasal düzenlemeler çerçevesinde bağımsız dış denetçinin yeniden seçimine ilişkin sınırlamaları göz önünde bulundurur.
Madde 8: İç Denetim
Komite, İç Denetim politika ve prosedürlerini gözden geçirir ve varsa değişiklik önerilerini Yönetim Kurulu’nun onayına sunar.
Komite İç Denetim Direktörü’ nün atanmasına veya görevden alınmasına ilişkin görüşünü Yönetim Kurulu onayına sunar.
Komite, İç Denetim Direktörüyle iç denetim bütçesini, kaynak planını, faaliyetlerini ve İç Denetim Departmanı’nın organizasyon yapısını gözden geçirir. Komite, yıllık denetim planını ve plandaki tüm önemli değişiklikleri gözden geçirir ve Yönetim Kurulu’nun onayına sunar.
Komite, yılda en az bir kere, İç Denetim Direktörü’ nün performansını gözden geçirir ve buna uygun olarak yıllık ücret ve yan hak ayarlamalarıyla ilgili Yönetim Kurulu’nun onayını alır.
Komite, IIA tarafından yayımlanmış İç Denetim Tanımına, Etik Kurallara ve Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartlarına uygunluk da dâhil olmak üzere iç denetim faaliyetlerinin etkinliğini gözden geçirir.
Madde 9: İlişkili Taraf İşlemlerine İlişkin Görevler
Komite, Şirket’in; bir önceki yıla ait Kar Zarar Tablosu’nda yer alan brüt karının veya bir önceki yıla ait Bilanço’sunda yer alan toplam varlıklarının %1’ni aşan her bir Süreklilik Arz Etmeyen İlişkili Taraf İşlemi’ne ilişkin hüküm ve koşulları incelemek üzere olağanüstü toplantılar düzenler ve söz konusu sınırı aşan her bir Süreklilik Arz Etmeyen İlişkili Taraf İşlemi ile ilgili Yönetim Kurulu’na rapor sunar.
Komite, Tebliğ’in veya diğer ilgili kural ve düzenlemelerin bağımsız değerleme raporunun hazırlanmasını gerektirdiği hallerde bağımsız değerleme raporunun alınmasını ve söz konusu bağımsız değerleme raporuna yapılan atıfların denetim komitesi raporuna eklenmesini sağlar.
Komite, ilgili çeyrek yıl finansal tabloların yayımlanmasını müteakip gerçekleştireceği toplantılarında söz konusu dönemde yıllık onayı alınmış, başka bir deyişle Yönetim Kurulu kararına bağlanmış Sürekli İlişkili Taraf İşlemi uyarınca gerçekleştirilen İlişkili Taraf İşlemleri’ni inceler. Komite, söz konusu İlişkili Taraf İşlemleri’ne ilişkin yıllık incelemesinin ardından Yönetim Kurulu’na bir rapor sunar ve bu rapor daha sonra Şirket’in yıllık faaliyet raporlarına dâhil edilir.
Madde 10: İç Kontrol Sistemi
Komite, Şirket iç kontrol sistemine ilişkin olarak görüş ve önerilerini, Şirket üst yönetimi ve bağımsız dış denetçinin konuya ilişkin bildirimlerini de dikkate alarak, Yönetim Kurulu'na iletir.
Komite hem iç denetimin hem de bağımsız dış denetimin yeterli ve şeffaf bir şekilde yerine getirilmesinin sağlanması için gerekli her türlü tedbirin alınmasını sağlar.
Yönetim Kurulu, finansal tablo ve yıllık raporları imzalamakla yükümlü olan görevlilerin, ortaklıkla ve konsolide finansal tablolar kapsamına giren bağlı ortaklıklar, iştirakler ve müşterek yönetime tabi teşebbüsler ile ilgili önemli bilgilere ulaşmalarını sağlayacak tedbirleri almakla yükümlüdür. İmza yükümlüsü görevliler gerek işletmenin iç kontrol sistemiyle, gerekse kendilerinin bilgiye ulaşma sistemiyle ilgili eleştiri ve önerilerini Yönetim Kurulu'na, Komite'ye, Şirket’in bağımsız dış denetimini yapmakta olan denetim kuruluşuna bildirmekle ve yıllık rapor incelemeleri sırasında kullandıkları iç kontrol sistemi hakkında bilgi vermekle yükümlüdürler.
Madde 11: Mevzuata ve Etik Kurallar’a Uyum
Komite, Şirket Etik Kurallar’ını gözden geçirir ve düzenli olarak günceller.
Komite, Şirket bünyesinde finansal tablolar, raporlar ve idari mercilere veya kamuya iletilen diğer finansal bilgilerin aktarımı konusunda yasal gereklilikleri karşılayan yeterli ve eksiksiz bir sistem oluşturulup oluşturulmadığını ayrıca değerlendirir. Komite, Yönetim Kurulu üyeleri, üst yönetim veya diğer ilişkili taraflar arasında ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarını ve ticari sır kapsamında veya Şirket paylarının değerini etkileyebilecek nitelikteki bilginin kötüye kullanılmasını önlemeye yönelik şirket içi düzenlemelere uyumu gözetir.
Gerekli hallerde Komite, bağımsız dış denetçi ile birlikte, Şirket muhasebe veya iç kontrol sistemi içerisinde önemli görev üstlenen yetkililerin burada belirtilen düzenlemelere aykırı davranışlarını değerlendirir ve bu konuya ilişkin bulgu ve önerilerini Yönetim Kurulu ile paylaşır.
Komite, hukuk danışmanları ile birlikte, Xxxxxx tarafından uygulanan menkul kıymet alım-satım politikalarınınhukuka uygunluğunu gözetir.
Komite, hukuk danışmanları ile birlikte, finansal tablolar üzerinde önemli etkisi bulunabilecek hukuki ihtilafları değerlendirir.
Komite, Şirket kapsamında yürütülen risk yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirir ve bu amaçla Yönetim Kurulu tarafından kurulan diğer komiteler ile bilgi paylaşımında bulunur ve iş birliği içerisinde çalışır.
Madde 12: Diğer Sorumluluklar
Şirket muhasebe ve iç kontrol sistemi ve bağımsız denetim ile ilgili olarak ortaklığa ulaşan şikâyetlerin incelenmesi, sonuca bağlanması, ortaklık çalışanlarının, ortaklığın muhasebe ve bağımsız denetim konularındaki bildirimlerinin gizlilik ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesi konularında uygulanacak yöntem ve kriterler Komite tarafından belirlenir.
Komite, Yönetim Kurulu'nun talebi üzerine kendi görev alanı kapsamında değerlendirilebilecek diğer görev ve sorumlulukları üstlenir.
Komite, görev ve sorumluluk alanına giren konularda Yönetim Kurulu'nun yeterli şekilde bilgilendirilmesini sağlar. Komite kararları Yönetim Kurulu'na tavsiye niteliğinde olup Komite'nin çalışmaları ve önerileri Yönetim Kurulu üyelerinin TTK’dan doğan sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
Finansal tablo ve raporların finansal raporlama standartlarına uygun olarak hazırlanmasından, sunulmasından ve gerçeğe uygunluğu ile doğruluğundan, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde Yönetim Kurulu sorumludur.
Madde 13: Xxxxxxxxx ve Bilgiye Erişim
Yönetim Kurulu, Xxxxxx'xxx görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi için gerekli kaynakları ve desteği sağlar.
Komite, incelemesine konu olan konularla ilgili veya gerekli gördüğü hallerde, Şirket yönetici ve çalışanlarından (gerekirse mahremiyet çerçevesinde) bilgi alabileceği gibi ilgili kişileri Komite toplantılarına davet edebilir.
Komite, faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç gördüğü konularda bağımsız uzman görüşlerinden yararlanabilir. Komite'nin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetlerinin bedeli Şirket tarafından karşılanır.
Madde 14: Tadil
Denetim Komitesi Çalışma Esasları’nda yapılacak değişiklikler Genel Kurul’un onayına tabidir