BİRİNCİ BÖLÜM
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.
(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,
b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,
ç) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,
ğ) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,
h) Form: Biçimli belgeyi,
ı) Format: Elektronik dosya türlerini,
i) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları,
j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
m) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları,
o) Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,
ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm
bilgileri,
r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,
s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme
ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
ş) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,
t) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Belgenin Özellikleri
Resmî yazışma ortamları
MADDE 4- (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.
Nüsha sayısı
MADDE 5- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanır.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin şeklî özellikleri
MADDE 6- (1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.
(2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst yazıları için kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı tipi ve harf büyüklüğü
MADDE 7- (1) Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Belgenin Bölümleri
Yazı alanı
MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenir.
Kurumsal logo
MADDE 9- (1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya
“Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır (Örnek 1). Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, “Başlık” alanını ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır. Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir (Örnek 1).
Başlık
MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.
(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 2).
(6) Başlığın yazımında DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır.
Sayı
MADDE 11- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla; belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için “E”, zorunlu hâller için “Z” veya olağanüstü durumlar için “O” ibarelerinden uygun olanı, DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur (Örnek 3).
(2) “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752). Zorunlu hâllerde hazırlanan belgenin kayıt numarası, el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.02-4757). İdarece kullanılan EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur.
(3) Olağanüstü durumlarda belge, fiziksel ortam esaslarına uygun olarak hazırlanır ve belgeye yetkili birim tarafından kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınır (Örnek: O-67915368-952.02.05-10). EBYS’ye erişim sağlandığında ise belge ve üstveri bilgileri EBYS’ye kaydedilir.
Tarih
MADDE 12- (1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti “.” konularak yazılır (Örnek 3). Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: 01.09.2019). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2019).
(2) Belgenin en son xxxxxxx tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve tarih bilgisi üstveri alanında yer alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci fıkrada belirtilen alanda tarih bilgisine belge görüntüsünde yer verilir.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı belirtir ve belge imzalandığı tarihte kayıt altına alınır.
(4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin bitiminde yer alabilir.
Konu
MADDE 13- (1) “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır (Örnek 3). Konu, bir satırı geçerse ikinci ve devamındaki satırlar “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
(2) Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındırır (Örnek 3).
Muhatap
MADDE 14- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.
(2) Muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda, adı büyük harflerle ve sonuna yönelme hâl eklerinden uygun olanı getirilerek yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın muhatap olduğu belgelerde “CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın birden fazla olması hâlinde ilk satıra “CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi, bir alt satıra ise parantez içinde “Sayın” ibaresinden sonra Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4).
(4) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. Ancak idarenin bağlı veya ilgili olduğu idarenin bilgi sahibi olmasının gerekli
görüldüğü durumlarda belge, söz konusu bağlı veya ilgili olunan idare aracılığıyla gönderilir. (Örnek 6/A, 6/B).
(5) Mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin adı büyük harflerle, ikinci satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak parantez içerisinde yazılır. Ancak aynı mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı birimler arasında gerçekleştirilen yazışmalarda, bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlar haricinde belge, doğrudan muhatap birime gönderilir.
(6) Birden fazla muhataba iletilecek dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılır (Örnek 15, 16).
İlgi
MADDE 15- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya belgelerin belirtildiği bölümdür.
(9) İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “…’ın … tarihli başvurusu/dilekçesi.” biçiminde yazılır (Örnek 9). Ancak belgenin muhatabı, ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer verilmez.
(10) Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü “İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe.” biçiminde yazılır. Söz konusu başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine göre değerlendirilir.
Metin
MADDE 16- (1) Xxxxx xxxxx, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.
(3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
(4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 8). İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.
(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 9). İletişim bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en alt kısmında yer verilir (Örnek 9). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt kısmında iletişim bilgisine yer verilir.
(6) Metin içinde geçen sayılar, rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta (.) işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül (,) ile ayrılır (Örnek: 10.545,72).
(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Xxxxx Xxxxxxxx ve Türkçe Sözlük’ün güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre hazırlanabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe tercümesi oluşturulur ve yabancı dille hazırlanan belge ile ilişkilendirilerek saklanır.
(9) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve/veya eğik (italik) olarak yazılabilir.
(10) Metin içinde harfler kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya ihtiyaç duyulduğunda, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)” konularak kullanılır.
(11) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltılmış biçimi yazılır (Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)).
(12) Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara “… rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “… arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar “… arz ve rica ederim.” veya “… arz/rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
c) Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.
ç) 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında “Rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
d) Belge, imza yetkisini devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.
e) Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.
İmza
MADDE 17- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak, belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında unvanına, yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilir (Örnek 9).
(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.
(3) Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, yetkili makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik imza ile imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez.
(4) EBYS’ler, belgede yer alan imzanın dayanağı olan teknik standartta belirtilen arşivleme metodunu destekler, imzanın ilgili teknik standarda göre “arşiv imzası” tipine dönüştürülebilmesini ve uzun dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte olmalıdır.
(5) Resmî yazışma sürecinde, imza yetkisi bulunan görevlilere idarece güvenli elektronik imza temin edilir. Münhasıran şahsına ait özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarda imzası aranan personelin güvenli elektronik imzasının bulunmadığı durumlarda, personelin özlük işlemine ilişkin talebi idarenin belirleyeceği usule göre alınır.
(6) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda imza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa el yazısıyla atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi renkli kalemle atılır.
(7) İdareler arası yazışmalarda belgeyi imzalayacak olan makam, muhatap idarenin ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak hazırlanacak olan ve yetkili makamlarca uygun görülen imza yetkileri ve/veya yetki devri yönergesine göre seçilir.
(8) Bakanlıklar ile bunlara bağlı, ilgili ve ilişkili kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar, belgenin mahiyeti ve aciliyet durumu değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafından imzalanır. Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar ise en üst yönetici tarafından imzalanır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin ilgili hükümleri saklıdır.
(9) Belgeyi imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Bakan a.”, “İdari İşler Başkanı a.”, “Vali a.”, “Belediye Başkanı a.” “Başkan a.” “Genel Müdür a.” veya “Rektör a.” biçimindeki ibare
ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek 10). İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.
(12) Elektronik ortamda hazırlanan rapor veya benzeri bir belge, sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması hâlinde, belgede sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından son sayfa imzalanır, son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza sahipleri tarafından ya imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde, fiziksel ortamda sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
(13) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda üst yazıya ilişkin olarak idare tarafından hazırlanan ve on ikinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi veya imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrıca idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
(14) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan dağıtımlı belgelerde, nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi imzalanan bir nüsha, 29 uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.
Ek
MADDE 18- (1) Belgede ek olması hâlinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Olur belgelerinde ise “Ek:” başlığı oluru alınan makamın imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
(2) Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa, adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı ifadeleri parantez içinde belirtilir (Örnek 12). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası, yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2).
(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan “Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları”nın güncel sürümünde belirtilen formatlarda oluşturulur.
(6) Güvenlik gerekçesi, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.
Dağıtım
MADDE 19- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:” başlığı ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 14).
(3) Dağıtımlı belgeler, dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa “Dağıtım:” başlığı altına “DAĞITIM LİSTESİ” yazılır ve ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir (Örnek 15). Ancak gerekli hâllerde dağıtım listesi “Ek” olarak da üst yazıya eklenebilir (Örnek 16).
Olur
MADDE 20- (1) Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ise imzalar el yazısıyla atılır.
(4) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar olura katılabilir. Teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde “Uygun görüşle arz ederim.” ibaresi yazılır ve bu ibarenin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır (Örnek 18/A). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında ise “Uygun görüşle arz ederim.” ibaresinin altına ilgili makam tarafından tarih yazılır (Örnek 18/B).
Paraf
MADDE 21- (1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üstverisinde tutulur (Örnek 19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmaz.
(2) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, XXXX’xxx günlük raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.
Koordinasyon
MADDE 22- (1) İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve yetkili makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf hiyerarşisinden sonra “Koordinasyon” seçimi yapılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilir (Örnek 20).
Belge doğrulama bilgileri
MADDE 23- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde, “İletişim bilgileri” alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki satırlık alanın ilk satırında “Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.” ibaresi bulunur. Belge doğrulama bilgilerini içeren “belge doğrulama kodu” ikinci satırda, “karekod” ise “İletişim bilgileri” alanının en sağ kısmında yer alır (Örnek 21).
(2) Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden sağlanır.
İletişim bilgileri
MADDE 24- (1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen idarenin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 21).
Gizlilik dereceli belgeler
MADDE 25- (1) “Hizmete Özel” gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilir.
(2) “Özel” ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir.
(3) Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur.
Süreli ve kişiye özel yazışmalar
MADDE 26- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya tarih, metin içinde ve ilgili üstveri alanında belirtilir.
(2) “ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle; “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içinde cevap verilir.
(3) Elektronik ortamda veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 9).
(4) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci ifade eder.
(5) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan belgenin zarfı açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili birimce EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir ve ilgilisine teslim edilir. “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS’ye kaydedilir.
Sayfa numarası
MADDE 27- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir (Örnek 9).
Üstveri elemanları
MADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde asgari olarak e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları kullanılır. e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları ile birlikte ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da kullanılabilir.
(2) İdare, ihtiyacına binaen birinci fıkrada belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanları kullanabilir.
(3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üstveride yer alan bilgiler arasında fark olamaz.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi
Belgenin çoğaltılması
MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ya da bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde,
çoğaltılan belgenin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.
Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 30- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.
(3) İdare, resmî yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlanmış belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.
(4) İdare, başka bir idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.
(5) Resmî yazışma kapsamında idare dışına gönderilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.
(6) e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde kendilerine şifreli belge iletilebilmesini talep eden idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmî yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir.
(7) İdare, e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine gönderilen resmî yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde bulunmaması hâlinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş sayılır.
Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 31- (1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı
belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gönderilir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Doğrulaması yapılan belge, muhatap idare tarafından işleme alınır.
(3) “Hizmete Özel” haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak 23/10/2010 tarihli ve 27738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”in 2 nci maddesinde yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli güvenlik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalayarak elektronik ortamda da gönderebilir.
(4) İdareye fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir.
(5) İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen belge kaydında kullanacakları etikette/kaşede en az Örnek 23’te belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.
(6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.
(7) Xxxxxxx tarafından idareye yazılan dilekçelerin; “… arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “… rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.
Belgenin iade edilmesi
MADDE 32- (1) İdareye muhatabı olmadığı hâlde elektronik ortamda güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, belge muhataba iletilebilir ve gönderen idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
(2) İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre
MADDE 33- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler için ise ilgili yazının EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder.
Tekit yazısı
MADDE 34- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir (Örnek 24).
Uygun yazılmayan belgeler
MADDE 35- (1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabî yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.
Düzenleme yetkisi ve kılavuz hazırlanması
MADDE 36- (1) Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca, bu Yönetmeliğin uygulama birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi amacıyla “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu” hazırlanır ve duyurulur.
(2) İdareler, resmî yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir.
(3) Bu Yönetmelik ile ilgili eğitim stratejilerini belirlemeye ve koordinasyonu sağlamaya, ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları düzenlemeye Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir.
Yürürlükten kaldırılan mevzuat ve atıflar
MADDE 37- (1) 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
(2) Diğer mevzuatta, birinci fıkrada belirtilen mülga yönetmeliğe yapılan atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.
EBYS’lerin uyumlu hale getirilmesi
GEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir. Bu
Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler, bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.
(2) 30 uncu maddenin birinci fıkrasında belirtilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin etmeyen idareler, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanıcı hesaplarını temin ederek DETSİS’e kaydeder ve faal olarak kullanımını sağlar.
girer.
Yürürlük
MADDE 38- (1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe
Yürütme
MADDE 39- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.
ÖRNEK 1
KURUMSAL LOGO ÖRNEKLERİ
Tek Logonun Ortalı Olarak Kullanılması Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
0,5 cm.
Tek Logonun Solda Kullanılması Örneği:
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI
1,5 cm.
0,5 cm.
1,5 cm.
İki Logonun Kullanılması Örneği:
T.C.
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI
Xxxxx Xxxxxx ve Arama Genel Müdürlüğü
0,5 cm.
1,5 cm.
1,5 cm.
1,5 cm.
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI
Orman Genel Müdürlüğü
0,5 cm.
1,5 cm.
1,5 cm.
1,5 cm.
ÖRNEK 2
BAŞLIK ÖRNEKLERİ
Merkez Teşkilatı Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
T.C. ADALET BAKANLIĞI
Ceza İşleri Genel Müdürlüğü
Bağlı İdare Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI
İletişim Başkanlığı
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI
Orman Genel Müdürlüğü
İlgili İdare Örneği:
T.C.
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI
Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü
İlişkili İdare Örneği:
T.C.
REKABET KURUMU BAŞKANLIĞI
Kararlar Dairesi Başkanlığı
Yerinden Yönetim İdaresi Örneği:
T.C.
KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı
T.C.
HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği:
T.C. ERZURUM VALİLİĞİ
İl Emniyet Müdürlüğü
Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği:
T.C.
ÇAYCUMA KAYMAKAMLIĞI
İlçe Sağlık Müdürlüğü
T.C.
FATSA KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Dumlupınar İlkokulu
Dış Temsilcilik İdaresi Örneği:
T.C.
LONDRA BÜYÜKELÇİLİĞİ
T.C.
LEFKOŞA BÜYÜKELÇİLİĞİ
Basın Müşavirliği
Bölge Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI
Orman Genel Müdürlüğü Ankara Orman Bölge Müdürlüğü
T.C.
ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Ankara Orman Bölge Müdürlüğü Kızılcahamam Orman İşletme Müdürlüğü
Doğrudan Merkezî Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI
Gelir İdaresi Başkanlığı
Diyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı
ÖRNEK 3
SAYI, TARİH VE KONU ÖRNEĞİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
2 satır boşluk
Sayı : E-68103562-823.02-138739 21.08.2019
Konu : Resmi Gazete İlan Ücreti
Belgenin hazırlanma süreci
(Elektronik Ortam, Zorunlu Hâl veya Olağanüstü Durum)
Standart Dosya Planı Kodu
Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası
Belge Kayıt Numarası
E-68103562-823.02-138739
Z-68103562-804.02-138740
O-68103562-823.02-1
Cumhurbaşkanlığına Hitap Durumu:
MUHATAP ÖRNEKLERİ
ÖRNEK 4
CUMHURBAŞKANLIĞINA
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA
Tek Cumhurbaşkanı Yardımcısı Olması Durumu:
CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA
Birden Fazla Cumhurbaşkanı Yardımcısı Olması Durumu:
CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA
(Sayın Adı SOYADI)
İdare Biriminin Belirtilmemesi Durumu:
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA
İdare Biriminin Belirtilmesi Durumu:
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA
(Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü)
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA
(Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANKARA VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
ÖRNEK 5
MUHATAP ÖRNEKLERİ
(Adres Bilgisine, Kişi Adına ve Unvanına Yer Verilmesi Durumu)
Muhatabın Adresine Yer Verilmesi Durumu:
METEOROLOJİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
Kütükçü Xxxxxx Xxxxxxx No:4 06120 Kalaba, Keçiören/ANKARA
TÜRKİYE FUTBOL FEDERASYONUNA
TFF Xxxxx Xxxxx Milli Takımlar Kamp ve Eğitim Tesisleri Çayağzı Köyü Riva/ Beykoz/ İSTANBUL
Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumu:
Sayın Adı SOYADI
Devlet Denetleme Kurulu Başkanı
Sayın Adı SOYADI Cumhuriyet Mah. Adakale Sokak No: 6/A
06430 Çankaya/ANKARA
ÖRNEK 6/A
MUHATAP ÖRNEKLERİ
(Belgenin Doğrudan Bağlı/İlgili/İlişkili İdarelere Gönderilmesi Durumunda)
Bağlı İdare Örneği:
DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞINA
VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
İlgili İdare Örneği:
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA
TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
İlişkili İdare Örneği:
KAMU İHALE KURUMU BAŞKANLIĞINA
ÖRNEK 6/B
MUHATAP ÖRNEKLERİ
(Belge Hakkında Bağlı veya İlgili Olunan İdarenin Bilgilendirilmesi Durumunda)
Bağlı İdare Örneği:
KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞINA
(Vakıflar Genel Müdürlüğü)
İlgili İdare Örneği:
SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞINA
(Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı)
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞINA
(Türkiye Petrolleri Anonim Ortaklığı Genel Müdürlüğü)
ÖRNEK 7
İLGİ ÖRNEĞİ
T.C.
AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI
Çalışma Genel Müdürlüğü
Sayı : E-41515602-902.00-0000000 04.10.2019
Konu : Personel Alımı Hakkında Görüş Talebi
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA
(Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü)
2 satır boşluk
İlgi : a) Ticaret Bakanlığının (Personel Genel Müdürlüğü) 01.09.2019 tarihli ve E-35799330-902.02- 1042579 sayılı yazısı.
b) 12.09.2019 tarihli ve E-41515602-902.00-0000000 sayılı yazımız.
c) Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının 20.09.2019 tarihli ve E-13930610-902.00-0000000 sayılı yazısı. ç) 30.09.2019 tarihli ve E-74073113-902.02-159789 sayılı yazınız.
……………………………………………………………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………………………………….………………………………
……………………………………………………………………………………….……………………………………………
………………………………………………………………………….…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….
……….……………………………………………………………………………………………………………………
….……………………………………………………………………………………………………………………….…………
…………………………………………………………………………………………………………….………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Adı SOYADI
Bakan a.
Bakan Yardımcısı
Ek:
1- İlgi (a) Yazı (2 Sayfa)
2- İlgi (c) Yazı (1 Sayfa)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Emek Mahallesi, 17. Cadde No:13 PK:06520 Çankaya-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………….@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 8
METİN ÖRNEĞİ
İlgi Olmaması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası:
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI
Muhasebat Genel Müdürlüğü
Sayı : E-25358323-843.00-0000000 14.09.2019
Konu : 2018 Yılı Kesin Hesap Çalışmaları
2 satır boşluk
Paragraf Başı
STRATEJİ VE BÜTÇE BAŞKANLIĞINA
2 satır boşluk
………………………………………………………………………………………………………………………….…
………………...........………………………………………...........………………………………………...........………………...
…...………………………………………………………………………………………………………………………………….
..........………………………………………...........………………………………………...........
Adı SOYADI
Bakan a.
Bakan Yardımcısı
İlgi Olması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası:
T.C.
KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI
Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürlüğü
Sayı : E-95245679-934.01.19-1319950 22.08.2019
Konu : Malzeme Alımı Ödemesi
DEVLET MALZEME OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
2 satır boşluk
İlgi : 19.08.2019 tarihli ve E-45808673-105.04.05.01- 2388615 sayılı yazınız.
1 satır boşluk
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………...........………………………………………...........………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………...........………………………………………...........………………………………………...........
Adı SOYADI
Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürü
ÖRNEK 9
BİRDEN FAZLA SAYFALI BELGE ÖRNEĞİ
T.C. ADALET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
GÜNLÜDÜR | ||
Sayı | : E-21509278-903.06.01-595742 | 20.08.2019 |
Konu | : Emeklilik Talebi (Adı SOYADI) | |
PERSONEL GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
2 satır boşluk
İlgi : a) Adı SOYADI’nın 10.08.2019 tarihli dilekçesi.
b) Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 12.08.2019 tarihli ve E-50316838-901-2568799 sayılı yazısı.
1 satır boşluk
………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………….………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..............
……………………………………………………………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………
……………………………………………………………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………
………………………………………………………………………………………………………………….…………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………
……………………………………………………………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
T.C. Adalet Bakanlığı 06659 Kızılay-Çankaya-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………….@xxxxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………...................................
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………....................................................................
..................
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
2 - 4 satır boşluk
Adı SOYADI
Strateji Geliştirme Başkanı
Ek:
1- İlgi (a) Dilekçe (2 Sayfa)
2- İlgi (b) Yazı (1 Sayfa)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
T.C. Adalet Bakanlığı 06659 Kızılay-Çankaya-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………….@xxxxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 10
İMZA ÖRNEKLERİ
İmza Yetkisi Devrinde İmza Örneği:
Adı SOYADI
Bakan a.
Bakan Yardımcısı
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı a.
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürü
Adı SOYADI
Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürü a.
Kimlik Kartları Daire Başkanı
Adı SOYADI
Vali a.
Vali Yardımcısı
Adı SOYADI
Büyükşehir Belediye Başkanı a.
Genel Sekreter
Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör a.
Rektör Yardımcısı
Vekâlet Durumunda İmza Örneği:
Adı SOYADI
Temel Eğitim Genel Müdür V.
Adı SOYADI
Strateji Geliştirme Başkan V.
Adı SOYADI
Belediye Başkan V.
Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör V.
ÖRNEK 11
İKİ YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Adı SOYADI Adı SOYADI
Genel Müdür Yardımcısı Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürü
İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Adı SOYADI Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürü | Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı | Adı SOYADI Kalite Kontrol Daire Başkanı |
ÖRNEK 12
EK ÖRNEKLERİ
Bir Adet Ek Olması Durumu:
Adı SOYADI
Bakan
Ek: Kararname Taslağı (13 Sayfa)
Birden Fazla Ek Olması Durumu:
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Genel Müdürü
Ek:
1- Yönetmelik Taslağı (12 Sayfa)
2- Dosya (1 Adet)
Ekin Liste Olarak Düzenlenmesi Durumu:
Adı SOYADI
Güvenlik İşleri Genel Müdürü
Ek: Ek Listesi (10 Adet)
ÖRNEK 13
EK LİSTESİ ÖRNEĞİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
Sayı : E-67915368-645-141116 26.08.2019
Konu : Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) Süreçleri
POSTA VE TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
İlgi : a) 14.06.2019 tarihli ve E-39998445-123.09-1963 sayılı yazınız. b) 28.06.2019 tarihli ve E-67915368-645-119581 sayılı yazımız.
c) 18.07.2019 tarihli ve E-39998445-123.09-2463 sayılı yazınız.
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı a.
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürü
Ek: Ek Listesi (7 Adet)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
EK LİSTESİ
1- İlgi (a) Yazı (3 Sayfa)
2- İlgi (b) Yazı (5 Sayfa)
3- İlgi (c) Yazı (2 Sayfa)
4- Başvuru Formu (1 Sayfa)
5- Aktivasyon Formu (1 Sayfa)
6- API Desteğine İlişkin Taahhütname (1 Sayfa)
7- Entegrasyon Desteğine İlişkin Taahhütname (3 Sayfa)
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 14
DAĞITIM ÖRNEKLERİ
Ek ve Dağıtım Başlığının Birlikte Olması Durumu:
Adı SOYADI
Cumhurbaşkanı Yardımcısı
Ek: İlgi (a) Yazı (1 Sayfa)
Dağıtım:
Adalet Bakanlığına
Hazine ve Maliye Bakanlığına
Sadece Dağıtım Başlığının Olması Durumu:
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Dağıtım:
Dışişleri Bakanlığına
Hazine ve Maliye Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına
Dağıtımın Gereği ve Bilgi Şeklinde Olması Durumu:
Adı SOYADI
Bakan
Dağıtım:
Gereği: Bilgi:
Hazine ve Maliye Bakanlığına Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına İçişleri Bakanlığına
Bazı Dağıtım Yerlerine Ek Konulmaması Durumu:
Adı SOYADI
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanı
Ek:
1- Xxxx Xxxx (1 Sayfa)
2- Dosya (1 Adet)
Dağıtım:
Dışişleri Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı) Xxxxxx ve Maliye Bakanlığına
Milli Savunma Bakanlığına (Ekler Konulmadı)
ÖRNEK 15
DAĞITIM LİSTESİ ÖRNEĞİ
Dağıtımın Üst Yazının Devamında Kullanılması Durumu:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
Sayı : E-67915368-010.03-141842 28.08.2019
Konu : Yönetmelik Taslağı Değerlendirme Toplantısı
DAĞITIM YERLERİNE
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….……………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Ek: Yönetmelik Taslağı (12 Sayfa) Dağıtım:
Dağıtım Listesi (21 Muhatap)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
DAĞITIM LİSTESİ
Adalet Bakanlığına
Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına Çevre ve Şehircilik Bakanlığına
Dışişleri Bakanlığına
Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına Gençlik ve Spor Bakanlığına
Hazine ve Maliye Bakanlığına Milli Eğitim Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına Sağlık Bakanlığına
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına Tarım ve Orman Bakanlığına
Ticaret Bakanlığına
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığına Devlet Denetleme Kurulu Başkanlığına Milli İstihbarat Teşkilatı Başkanlığına
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkanlığına Emniyet Genel Müdürlüğüne
Gelir İdaresi Başkanlığına
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğüne
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 16
Dağıtımın Belge Eki Olarak Kullanılması Durumu:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
Sayı : E-67915368-010.03-141842 28.08.2019
Konu : Yönetmelik Taslağı Değerlendirme Toplantısı
DAĞITIM YERLERİNE
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Ek:
1- Yönetmelik Taslağı (12 Sayfa)
2- Dağıtım Listesi (22 Muhatap)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: ………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
EK-2
DAĞITIM LİSTESİ
Gereği:
Adalet Bakanlığına
Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına Çevre ve Şehircilik Bakanlığına
Dışişleri Bakanlığına
Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına Gençlik ve Spor Bakanlığına
Hazine ve Maliye Bakanlığına Milli Eğitim Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına Sağlık Bakanlığına
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına Tarım ve Orman Bakanlığına
Ticaret Bakanlığına
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığına
Devlet Denetleme Kurulu Başkanlığına Milli İstihbarat Teşkilatı Başkanlığına
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkanlığına Emniyet Genel Müdürlüğüne
Gelir İdaresi Başkanlığına
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğüne
Bilgi:
Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına
ÖRNEK 17
OLUR ÖRNEĞİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
Sayı : E-33397501-903.07.02-141868 28.08.2019
Konu : Yurt Dışı Görevlendirme (Adı SOYADI)
İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI MAKAMINA
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Adı SOYADI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürü
OLUR Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Ek: Davet Mektubu (2 Sayfa)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 18/A
FİZİKSEL ORTAMDA HAZIRLANAN OLUR ÖRNEĞİ GİZLİ
T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
Emniyet Genel Müdürlüğü
Sayı : Z-11837526-951.01.01-23453211 24.08.2019
Konu : İç Güvenlik
BAKANLIK MAKAMINA
……………………………………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………….………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
İmza
Adı SOYADI
Emniyet Genel Müdürü
Uygun görüşle arz ederim. (Tarih)
İmza
Adı SOYADI
Bakan Yardımcısı
OLUR
(Tarih) İmza
Adı SOYADI
Bakan
20.08.2019 Şube Müdürü : Xxx XXXXXX (Paraf) 20.08.2019 Daire Başkanı : Xxx XXXXXX (Paraf)
Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xx:00 00000 Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………@xxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxx.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 |
GİZLİ
ÖRNEK 18/B
ARA KADEMELERİ İÇEREN OLUR ÖRNEĞİ
T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı : E-48154937-602.00-0000000 21.08.2019
Konu : Orta Vadeli Program Hazırlanması
BAKANLIK MAKAMINA
……………………………………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………….………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
Adı SOYADI
Strateji Geliştirme Başkanı
Uygun görüşle arz ederim.
Adı SOYADI
Bakan Yardımcısı
OLUR Adı SOYADI
Bakan
Ek: Komisyon Üyeleri Listesi (43 Kişi)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
İçişleri Bakanlığı Ek Bina Libya Cad. Becerikli Sok. No:16 06427 Ahmetler-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………@xxxxxxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
ÖRNEK 19/A
ELEKTRONİK BELGENİN YAZDIRILMASI DURUMUNDA PARAF ÖRNEĞİ
T.C.
CUMHURBAŞKANI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
GÜNLÜDÜR | ||
Sayı | : E-68244839-170.01-159411 | 01.10.2019 |
Konu | : Cumhurbaşkanı Kararı | |
DIŞİŞLERİ BAKANLIĞINA
……………………………………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………….……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….……………………………
……………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Adı SOYADI
İdari İşler Başkan V.
Ek: Karar Sureti (1 Sayfa)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………..@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
BELGE ÜSTVERİLERİ
Üstveri Detayları
Tarih | 01.10.2019 |
BelgeNo | E-68244839-170.01-159411 |
Belge ID | FD0ED29F-BD59-424C-9257-FD1C0CDAD662 |
Konu | Cumhurbaşkanı Xxxxxx |
DagitimListesi | Dışişleri Bakanlığı |
Ekler | Karar Sureti (1 sayfa) |
Ilgiler | - |
Olusturan | DETSİS Kodu: 68244839 Adı: Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü |
DosyaAdi | E-68244839-17001-159411.eyp |
SdpBilgisi | Kod: 170.01 Ad: Mevzuat İşleri |
Belge İmzacıları
Kişi | Görev | Amaç | Yetki Devreden | Vekalet Veren | Tarih |
Adı SOYADI | İdari İşler Başkan V. | Onay | - | Adı SOYADI İdari İşler Başkanı | 01.10.2019 19:51:21 |
Belge Parafçıları
Kişi | Görev | Amaç | Yetki Devreden | Vekalet Veren | Tarih |
Adı SOYADI | Uzman | Paraf | - | - | 01.10.2019 09:06:27 |
Adı SOYADI | Daire Başkanı | Paraf | - | - | 01.10.2019 10:41:35 |
Adı SOYADI | Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürü | Paraf | - | - | 01.10.2019 14:48:44 |
Adı SOYADI | Güvenlik İşleri Genel Müdürü | Xxxxxxxxxxxx | 01.10.2019 15:34:21 |
ÖRNEK 19/B
FİZİKSEL BELGEDE PARAF ÖRNEĞİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
ACELE | ||
Sayı | : O-43807551-903.07.02-12 | 20.08.2019 |
Konu | : Kurum Dışı Görevlendirmeler | |
SAĞLIK BAKANLIĞINA
……………………………………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………….……………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………….……………………………..
……………………………………………………………………………...........
…………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
İmza
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Ek: Personel Listesi (10 Kişi)
20.08.2019 Uzman : Adı SOYADI (Paraf) 20.08.2019 Daire Başkanı : Xxx XXXXXX (Paraf) 20.08.2019 Genel Müdür : Adı SOYADI (Paraf)
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 |
ÖRNEK 20
KOORDİNASYON ÖRNEĞİ GİZLİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Güvenlik İşleri Genel Müdürlüğü
Sayı : Z-41654118-951.02.02-133496 08.08.2019
Konu : Güvenlik Eylem Planı
İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI MAKAMINA
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
İmza
Adı SOYADI
Güvenlik İşleri Genel Müdürü
OLUR
(Tarih)
İmza
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Ek : Eylem Planı (56 Sayfa)
07.08.2019 | Mühendis | : Adı SOYADI (Paraf) |
07.08.2019 | Şube Müdürü | : Xxx XXXXXX (Paraf) |
07.08.2019 | Daire Başkanı | : Xxx XXXXXX (Paraf) |
Koordinasyon : 08.08.2019 | Daire Başkanı | : Xxx XXXXXX (Paraf) |
e-Posta: …………………@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 |
GİZLİ
ÖRNEK 21
BELGE DOĞRULAMA VE İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ
İletişim Bilgisi Bölümünde Bir Kişiye Yer Verilmesi:
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: .......................@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
İletişim Bilgisi Bölümünde Birden Fazla Kişiye Yer Verilmesi:
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | ||||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: .......................@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |
Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar:
Belgeyi Üreten İdare: Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı Belge Sayısı: E-XXXXXXX-XXX-XXXXXX
Belge Doğrulama Adresi: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxx Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV
ÖRNEK 22
BELGENİN GÖNDERİLMESİNE İLİŞKİN ZARF ÖRNEĞİ
ACELE
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA
Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI | |
Tarih | |
Sayı | |
KİŞİYE ÖZEL
Adı SOYADI
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA
Kişiye Özel Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI | |
Tarih | |
Sayı | |
KİŞİYE ÖZEL
Adı SOYADI
ACELE
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA
Kişiye Özel ve Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI | |
Tarih | |
Sayı | |
Gizlilik Dereceli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
GİZLİ
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA
GİZLİ
İç Zarf:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI | |
Tarih | |
Sayı | |
Dış Zarf:
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2 Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA
ÖRNEK 23
FİZİKSEL ORTAMDA GELEN BELGENİN ETİKET/KAŞE ÖRNEĞİ
Etiket Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı | ||
Belgenin Kayıt Sayısı | ||
Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati | ||
HAVALE EDİLEN BİRİM/BİRİMLER | ||
……………………………………… ……………………………………… …………………………………….... | ||
Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar:
Belgeyi Kaydeden Birim: Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı Belgenin Kayıt Sayısı: XXXXXX
Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati: XX.XX.20XX – XX:XX Havale Edilen Birim/Birimler:
……………………………..
……………………………
…………………………….
Kaşe Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı | ||
Belgenin | Kayıt Sayısı | |
Kayıt Tarihi | ||
Kayıt Saati | ||
HAVALE EDİLECEK BİRİM/BİRİMLER | ||
Gereği | Bilgi | |
ÖRNEK 24
TEKİT YAZISI ÖRNEĞİ
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
ACELE | ||
Sayı Konu | : E-69471265-903.04-142006 : Tekit Yazısı | 29.08.2019 |
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA
İlgi : 29.07.2019 tarihli ve E-69471265-903.04-134867 sayılı yazımız.
İlgi yazımıza beş gün içinde cevap verilmesi hususunda gereğini tekiden rica ederim.
Adı SOYADI
İdari İşler Başkanı
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. | |||
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 000) 000 00 00 Faks No: (0 000) 000 00 00 e-Posta: …………………..@xxxx.xxx.xx İnternet Adresi: xxx.xxxx.xxx.xx Kep Adresi: xxxxxxxxxxxxxxxx@xx00.xxx.xx | Bilgi için: Telefon No: | Adı SOYADI Unvan (0000) 0000000 | |