Ek1: SÖZLEŞME ŞARTLARI

Ek1: SÖZLEŞME ŞARTLARI

Bundan böyle “ECOGEN” olarak anılacak “ECOGEN Denetim ve Sertifikasyon LTD. ŞTİ.” tarafından yürütülen kontrol ve sertifikasyon faaliyetleri için uygulanan Kontrat Şartları

1. Genel

1.1 ECOGEN’nin standart hizmetleri aşağıdakilerin hepsini veya herhangi birini içerebilir: Ürün, süreç, faaliyet ve yönetim sistemlerinin Kontrol Edilmesi ve Sertifikalandırılması. Kontroller; değerlendirme, denetim, stoklar ve gözetimi içermek amacıyla tanımlanmaktadır.

2. Teklif

2.1 Müteşebbis, ECOGEN tarafından hazırlanarak imzalı bir şekilde kendisine gönderilen teklifi kabul etmesi halinde, teklif ile birlikte ayrı bir doküman olarak gönderilen sözleşme ve şartlarını imzalar. Müteşebbisin sözleşmeyi imzalamasıyla, bu doküman resmen Sözleşme haline gelmiş olur.

3. Müşteri / Müteşebbise ilişkin Yükümlülük ve Kısıtlamalar

3.1 Müteşebbis; ECOGEN tarafından iletildiğinde uygun değişikliklerin uygulanması dahil, sertifikasyon şartlarını her zaman yerine getirmelidir.

3.2 Sertifikasyonu devam eden üretim için kullanıldığında sertifikalandırılmış ürünün, ürün şartlarını karşılama durumunun sürdürülmesi gerekmektedir.

3.3 Müteşebbis, aşağıda belirtilenler için gerekli tüm düzenlemeleri yapmalıdır:

a) Dokümantasyon ve kayıtların incelenmesi ve ilgili donanım, mekan/mekanlara, alan/alanlara, personele ve müşterinin taşeronlarına erişimle ilgili hususlar dahil, kontrol ve gözetimin (gerekliyse) gerçekleştirilmesi,

2) Şikâyetlerin araştırılması,

3) Söz konusu ise gözlemcilerin katılımı.

3.4 Müteşebbis’in sertifikasyon ile ilgili beyanlarının, sertifikasyon kapsamı ile tutarlı olması gerekmektedir.

3.5 Müteşebbis ürün belgelendirmesini, ECOGEN’in itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmamalı ve ürün belgelendirmesi ile ilgili olarak ECOGEN’in yanıltıcı ve yetkisiz olarak kabul edebileceği herhangi bir beyanda bulunmamalıdır.

3.6 Müteşebbis; sertifikasyonun askıya alınması, geri çekilmesi veya sonlandırılmasıyla birlikte, sertifikaya herhangi bir atıf içeren her türlü reklam konusunun kullanımına son vermeli ve sertifikasyon programının gerektirdiği tedbirleri (örneğin, müteşebbis sertifikalarının iade edilmesi) ve gerekli olan diğer her türlü tedbiri almalıdır.

3.7 Müteşebbisin sertifikasyon dokümanlarının kopyalarını başkalarına vermesi durumunda, dokümanların bütünlüğü bozulmadan veya sertifikasyon programında belirtildiği şekilde çoğaltılmasın sağlamalıdır.

3.8 Dokümanlar, broşürler veya reklamlar gibi iletişim ortamlarında ürün belgelendirmesine atıf yaparken, ECOGEN’ in şartlarına veya sertifikasyon programında belirtilen şartlara uymalıdır.

3.9 Logoların kullanımına ilişkin ve ürün ile ilgili bilgi hakkında sertifikasyon programında öngörülebilecek olan her türlü şarta uymalıdır. TÜRKAK akreditasyon markasının kullanımı ile ilgili xxx.xxxxxxx.xxx.xx üzerinde yer alan sertifika ve logo kullanım prosedürü içerisindeki şartlara uymalıdır.

3.10 Sertifikasyon şartlarına uyumluluk ile ilgili kendisine bildirilen tüm şikâyetlerin kaydını tutmalı ve istendiğinde ECOGEN’e ibraz etmeli ve

a) Bu tür şikâyetlere ve ürünlerde tespit edilen Sertifikasyon şartlarına uyumluluğu etkileyen her türlü kusura karşı uygun faaliyetleri gerçekleştirmelidir.

b) Gerçekleştirilen faaliyetleri dokümante etmelidir.

3.11 Sertifikasyon şartlarına uyma yeterliliğini etkileyebilecek değişiklikler hakkında ECOGEN’i gecikmeksizin bilgilendirmelidir. Değişikliklere örnekler, aşağıdakileri içerebilir:

- Yasal, ticari, yapısal statü veya sahiplik,

- Organizasyon ve yönetim (örneğin, kilit konumdaki yönetici, karar mercii veya teknik personel),

- Ürün veya üretim yöntemindeki değişiklikler,

- İletişim adresi ve üretim yerleri,

- Kalite yönetim sistemindeki önemli değişiklikler.

Ref: Sözleşme.

Sayfa 1/5

4. Kontrol

4.1 ECOGEN, Yönetmelik ve/veya Standartlarda belirtildiği üzere kabul edilen koşullara Müteşebbisin uyup uymadığını kararlaştırmak amacıyla ilgili yükümlülüklere uygun olarak kontrol yapacaktır.

4.2 ECOGEN’nin tamamen kendi takdirine bağlı olarak ek kontrol yapılmasını gerekli veya makul görmesi durumunda, söz konusu ekstra kontrol masrafları Müteşebbisin hesabına olacaktır. Bu masraflar, ECOGEN ve Müteşebbis tarafından kararlaştırıldığı üzere yıllık bir ücrete dayanacaktır ve yapılan gerçek masrafları baz alarak ücretlendirilecektir.

4.3 Müteşebbisin ECOGEN tarafından belge incelemesi için gerekli olan şartlar dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla kontrol faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla gerekli olan tüm düzenlemeleri yapması gerekmektedir. Buna ek olarak, Müteşebbisin ECOGEN ve sertifikasyon sürecine dahil olan tüm makamların (akreditasyon kuruluşu, Bakanlık yetkilileri gibi) kontrol amacıyla Sözleşme kapsamına dahil olan tüm alan, tesis ve birimlere ulaşmasını sağlaması, ilgili kayıtları ve şikayetlere çözüm bulmak amacıyla yeterli sayıda personeli hazır bulundurması gerekmektedir.

4.4 ECOGEN’nin kontrol amacıyla gerekli olduğunu belirtmesi durumunda, analiz numunelerinin Müteşebbis tarafından mevcut kılınması gerekmektedir.

4.5 ECOGEN gerekli gördüğü hallerde numune alma hakkına sahiptir. Alınan numuneler, ECOGEN’nin resmi web sitesi xxx.xxxxxxx.xxx.xx üzerinde yer alan Taşeron Listesindeki anlaşmalı olduğu ve TS EN ISO 17025 Standardına göre akredite Laboratuvarlara analiz için gönderilecektir. Taşeron laboratuvar kullanımından önce müşteri/müteşebbis bilgilendirilir.

5. Sertifikasyon

5.1 Müteşebbise kapsama ilişkin bir müteşebbis sertifikası verilmesi durumunda, aşağıdaki hususların sağlanması koşuluyla bu sertifika, sertifikada belirtilen geçerlilik tarihine kadar geçerli olacaktır:

a) incelendikleri tarihte söz konusu kontrole dayalı olarak bir müteşebbis sertifikası verilen üretim metodu ve ünitelere ilişkin herhangi bir sapma, tadil ve/veya diğer değişikliklerin meydana gelmemesi, söz konusu üretim yöntemi ve üretim birimleri ve

b) Sözleşmenin herhangi bir nedenden dolayı feshedilmemesi koşuluyla.

5.2 ECOGEN personeli veya ECOGEN adına kontrolü gerçekleştiren Tarafça veya söz konusu Tarafla Sertifikasyonla ilgili olarak sözlü taahhüt veya sözleşmeler ECOGEN’i herhangi bir şekilde bağlamaz. Sadece ECOGEN tarafından resmi yazılı sertifikasyon kararının alınması üzerine, ECOGEN tarafından Müteşebbise müteşebbis sertifikası verilecektir.

5.3 ECOGEN tarafından müteşebbis sertifikasının Müteşebbise özel verilmemekte olduğunu garanti altına alınmıştır.

6. Gizlilik

6.1 Yapılan kontrollerle ilgili olarak edindiği tüm bilgilerin gizli bilgi (Bundan böyle “Bilgi” olarak anılacaktır) olarak kabul edilmesini sağlamak amacıyla gereken tüm önlemleri alacak ve Bilgileri Kanun ve/veya Belgelerin mecbur tuttuğu haller dışında Müteşebbisin önceden yazılı rızasını almadan üçüncü bir tarafa ifşa etmeyecektir.

6.2 Sertifikasyon konusunda güven kazanmak veya bu güveni korumak için, ECOGEN belirli kontrollerin sonuçları hakkında (ör: şikayetlere karşılık olarak yapılan kontroller) belirli ilgili tarafların gizli olmayan bilgilere erişmesini sağlayacak veya bu bilgileri ifşa edecektir.

6.3 ECOGEN tarafından kullanılan kontrol yöntemine ilişkin edindiği tüm bilgilerin gizli bilgi olarak kabul edilmesini sağlamak amacıyla gereken tüm önlemleri alacak ve söz konusu Bilgileri Kanun ve/veya Sözleşme ve Şartlarının mecbur tuttuğu haller dışında Müteşebbisin önceden yazılı rızasını almadan üçüncü bir tarafa ifşa etmeyecektir.

Ref: Sözleşme.

Sayfa 2/5

7. Logolar

7.1 Müteşebbisin ECOGEN logosunun kullanımına ilişkin Prosedürler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla, şartlara uygun olarak davranması ve gereksinimleri karşılaması durumunda, ECOGEN tarafından onaylanan ve Müteşebbisin geçerli bir müteşebbis sertifikasına sahip olduğu ürünler üzerinde ilgili ECOGEN logolarını kullanabilir.

7.2 Müteşebbis, yönetim sistemi sertifikasının askıya alınması veya geri çekilmesi konusunda bildirim alması üzerine ECOGEN tarafından talimat verildiği üzere sertifikasyona referans olan tüm reklam konuları / beyanlarının kullanımını durduracak ve sertifikasyon kapsamı azaltıldığında tüm reklam konularını uygun bir şekilde gözden geçirecektir.

7.3 ECOGEN tarafından ECOGEN logosunu kullanma hakkının, Müteşebbise özel verilmemekte olduğunu garanti altına alınmıştır.

7.4 Müteşebbis, müteşebbis sertifikasının verildiği onaylı ürünlerde ECOGEN’nin logosunu kullanma hakkına sahiptir.

7.5 Müteşebbis; belge, broşür veya reklam gibi medyada ECOGEN tarafından verilen ürün sertifikasyonlarından bahsederken, her zaman sertifikasyon düzeninde belirtilen ya da sertifikasyon kuruluşu tarafından getirilen yükümlülüklere her zaman uyacaktır.

7.6 Müteşebbis, uygunluk işaretlerinin kullanımı ve ürünlere ilişkin herhangi bir bilgi konusunda ürün sertifikasyon düzeninde belirtilen tüm gerekliliklere uyacaktır.

8. Sözleşme ve Yönetmelik / Standartlardaki Değişiklikler

8.1 ECOGEN, sözleşme ve şartlarını tek taraflı olarak değiştirme hakkına sahiptir.

8.2 ECOGEN, Müteşebbisi Sözleşmede ve Yönetmelik / Standartlarda olan değişiklik konusunda bilgilendirecektir.

8.3 8.1. maddede öngörüldüğü üzere sözleşme ve şartları konusunda herhangi bir değişiklik meydana gelmesi halinde, Müteşebbis yakın zamanda revize edilen sözleşme ve şartlarına kayıtsız şartsız olarak bağlı kalmayı kabul eder. ECOGEN ve Müteşebbis, revize edilen söz konusu değişikliklerin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren önceki sözleşme ve şartların yerine geçeceğini kabul eder ve onaylar.

9. Sorumluluk, yükümlülük ve tazminat

9.1 Genel Şartlara ilişkin aşağıdaki maddeler, iş bu sözleşme şartlarının ayrılmaz parçası olarak kabul edilecektir: madde 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 ve 12.

9.2 Sözleşmenin ihlal edilmesi ve/veya söz konusu şartların ECOGEN tarafından yerine getirilememesi ve gerekli özenin gösterilmemesinden kaynaklanan kayıp, hasar veya herhangi bir masrafa ilişkin ECOGEN’nin yükümlülüğü, ECOGEN’nin kar kaybı ve/veya gelecek işletme kaybı ve/veya üretim kaybı ve/veya Müteşebbisle yapılan sözleşmenin feshi dahil olmak üzere dolaylı kayıp için herhangi bir talep konusunda herhangi bir sorumluluğa sahip olmaması kaydıyla söz konusu taleplerin yapılmasına neden olan ECOGEN ile yapılan özel sözleşme kapsamında gerekli olan belirli hizmetlere ilişkin olarak ödenmesi gereken tutar veya komisyon miktarının 10 (on) katına eşit bir toplam miktarı hiçbir şekilde aşmayacaktır.

Hizmet miktarına ilişkin ödenmesi gereken tutar veya komisyonun ve söz konusu hizmetlerin birine ilişkin herhangi bir talebin meydana gelmesi durumunda, ücret veya komisyon her bir hizmetin yerine getirilmesi konusunda dahil edilen belirli süreye ilişkin olarak bu maddenin amaçları için bölünecektir.

9.3 Müteşebbis, kendisinin resmi ulusal ve uluslararası ihracat ve ithalat kısıtlamalarını gözlemlemesi durumunda, ECOGEN’nin maruz kaldığı hasarların bir sonucu olarak ECOGEN’nin zarar görmesini engelleyecek ve ECOGEN’nin zararını ödeyecektir.

Ref: Sözleşme.

Sayfa 3/5

10. Ücretler

10.1 Yazılı olarak açık bir şekilde belirtilmediği veya anlaşmaya varılmadığı sürece, ECOGEN tarafından verilen veya ECOGEN ile birlikte kararlaştırılan fiyatlar net fiyatlardır ve bu fiyatlara KDV dahil değildir.

10.2 Müteşebbisin gerekli olan (seyahat günleri dahil) kontrol sayısına ve sertifikasyon masraflarına (ör: yönetim, sertifikalar vs.) dayanarak bir ücret ödemesi gerekmektedir. ECOGEN’nin makul ve gerekli gördüğü ek kontrol ziyaretleri, ilgili prosedürlere uygun olarak faturalandırılacaktır.

10.3 Diğer masraflar (ör: seyahat ve yiyecek içecek masrafları, analiz masrafları ve taahhütlü postayla sertifikaların gönderimi) doğrudan yapılan gerçek masraflarına dayalı olarak faturalandırılacaktır.

10.4 ECOGEN, ulusal, uluslararası endeks rakamları veya ECOGEN politikasına dayalı olarak kabul edilen ücretleri değiştirme hakkını saklı tutar. ECOGEN, ücret yapısında gerçekleştirilen herhangi bir değişiklik olduğunda, değişikliğin yürürlüğe girdiği günden en az üç (3) ay önce Müteşebbisi değişiklik konusunda bilgilendirecektir.

10.5 Faturanın ödenmemesi nedeniyle, Müteşebbis veya ECOGEN tarafından kontrol ziyaretinin iptal edilmesi durumunda; uçak biletleri, vize ve aşı masrafları dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla kontrol ziyareti için yapılan tüm masraflar Müteşebbise yüklenecektir.

10.6 Müteşebbisin, Sözleşme imzalandıktan sonra kontrol edilmesi gereken ünite ve/veya ürünlere ilişkin Sözleşme konusunda herhangi bir değişiklik veya ekleme yapılmasını talep etmesi durumunda, ECOGEN makul bir şekilde bunu yapmak için beklenebilir ölçüde bu değişiklikleri ve eklemeleri kabul edecektir. Müteşebbis tarafından talep edilen değişiklik ve eklemelerde ekstra masraf çıkması durumunda, ECOGEN bu ekstra masrafları tamamıyla Müteşebbise yükleyecektir.

11. Ödeme

11.1 ECOGEN’nin kontrol tarihinden iki hafta öncesinde gönderilen faturanın ödemesini almaması durumunda, kontrol ziyareti iptal edilecektir.

11.2 Müteşebbis, Taraflarca ve Taraflar arasında ücretlendirilen mahsup tutarlarına ilişkin tüm haklardan feragat eder.

Kredi tutarlarının ve/veya ECOGEN’ye ödenmemiş tutarlara ilişkin taleplerin belirlenmesine izin verilmemektedir.

12. Şartlar ve fesih

12.1 Sözleşme, Müteşebbis tarafından imzalanıp iade edildiği tarihte yürürlüğe girecek ve yerine getirildiği tarihten itibaren otuz altı (36) ay (Bundan böyle “Başlangıç Dönemi” olarak anılacaktır) yürürlükte kalacaktır, Başlangıç Döneminden itibaren Sözleşme 12.2. madde şartlarına uygun olarak feshedilmediği sürece her takvim yılında ek bir (1) seneliğine kendiliğinden uzatılacaktır.

12.2 İşbu sözleşme şartlarında veya alternatif olarak ECOGEN ve Müteşebbis arasında yazılı olarak yapılan sözleşmede aksi belirtilmediği sürece, Başlangıç Dönemi süresince, Sözleşme zamanından önce feshedilmeyebilir. Başlangıç Dönemi sona erdikten sonra, Sözleşme sözleşmeyi fesheden tarafın üç (3) aylık bir bildirim sürecini göz önünde bulundurması şartıyla diğer tarafa yazılı bir fesih bildiriminde bulunarak taraflardan diğeri tarafından feshedilebilir.

Ref: Sözleşme.

Sayfa 4/5

12.3 Sözleşme, herhangi bir bildirim sürecini göz önünde bulundurmadan aşağıdaki durumların meydana gelmesi halinde Müteşebbise yazılı bildirimde bulunarak sözleşmenin esasına ilişkin ihlalin üzerine ECOGEN tarafından derhal feshedilebilir.

Müteşebbisin Sözleşmeye ve/veya Yönetmelik / Standartlara ilişkin şartlara aykırı davranması, Müteşebbisin ECOGEN tarafından herhangi bir şekilde elde ettiği belgeleri kötüye kullanması, Müteşebbisin iflas etmesi veya iflasına ilişkin bir dosyanın talep edilmesi ya da kendisine ödemeleri durdurmasına ilişkin hak verilmesi,

Müteşebbisin son ödeme tarihi sona erdikten sonra bir ay içerisinde ECOGEN’ye borçlu olduğu herhangi bir tutarı ödeyememesi veya

Müteşebbisin ECOGEN’nin adına, itibarına veya ticaretine herhangi bir şekilde zarar vermesi durumunda.

12.4 Sözleşmenin herhangi bir nedenden dolayı feshedilmesi halinde,

Müteşebbis, Sözleşme feshedildikten sonra bir hafta içerisinde ECOGEN’ye taahhütlü postayla kapsama ilişkin belgeleri iade edecektir.

a) Kontrol edilen ve/veya sertifikalandırılan ünite ve/veya ürünlere ilişkin tüm haklar dahil olmak üzere Müteşebbisin Sözleşmeden kaynaklanan tüm hakları derhal feshedilecektir,

ECOGEN, Müteşebbis tarafından ödenmiş olan tutarları geri ödemekle yükümlü olmayacaktır.

b) ECOGEN, Sözleşme ve şartları ve kanun gereğince söz konusu Bilginin ifşa etmesi gerektiği durumu dışında, Bilgiye ilişkin gizliliği korumakla sorumlu olacaktır.

c) Müteşebbis, ECOGEN logosunu ve/veya sertifikalarını artık kullanamayacak, bu ibare ve/veya sertifikaları iptal edecek ve ECOGEN’yi bu konuda bilgilendirecektir.

13. İtiraz

13.1 Müteşebbis, ECOGEN’nin sertifikasyon kararına karşı itiraza başvurabilir veya sadece kontrol maddelerine ilişkin verilen bir kararın tekrar incelenmesi için ECOGEN’ye talepte bulunabilir.

13.2 İtiraz başvurularının kontrol kararı veya sertifikasyon kararından sonra 6 (altı) hafta içerisinde ECOGEN tarafından alınması gerekmektedir.

13.3 Sadece ECOGEN’nin Türkiye’deki ofisine yapılan başvurular ele alınır.

13.4 ECOGEN, başvuruyu ele alacak ve Müteşebbisi başvuru alındıktan sonra 5 işgünü içerisinde kararı yazılı olarak bilgilendirecektir.

14. Anlaşmazlık, uygulanacak kanun ve (ekstra) yasal masraflar

14.1 ECOGEN ve taraflar arasındaki Organik Tarım konusunda tüm anlaşmazlıkların giderilmesinde (üretim bölgesi içersinde olan) Mahkemeleri yetkili olacaktır.

14.2 ECOGEN ve Müteşebbis tarafında yapılan tüm sözleşmeler, Türk Kanunlarına tabidir.

14.3 Fatura ödemesinin zamanında yapılmaması nedeniyle ECOGEN’nin maruz kaldığı tüm adli ve ekstra adli masraflar, Müteşebbis tarafından ödenecektir. Ekstra adli masraflar, talep edilen tutarın en az %15’ine tekabül eden bir tutar olarak kabul edilir.

14.4 Müteşebbis, kendisi tarafından meydana gelebilecek duraksama, aksaklık, gecikme veya kendisinin yükümlülüklerini yerine getirmemesinden kaynaklanan her türlü maddi ve manevi tazminatı ECOGEN adına ödemeyi peşinen kabul etmiş olur.

Ref: Sözleşme.

Sayfa 5/5