PLANLAMA VE RAPORLAMA ŞARTNAMESİ
PLANLAMA VE RAPORLAMA ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER
Madde No:
1. Planlama
2. Raporlama
1 PLANLAMA
YÜKLENİCİ tarafından hazırlanıp İŞVEREN tarafından onaylanmış olan MASTER İŞ PROGRAMI, SÖZLEŞME’ nin bir eki olacaktır. YÜKLENİCİ, İŞVEREN’ in istekleri doğrultusunda bu MASTER İŞ PROGRAMI’ nı geliştirerek inşaat safhasında sahada uygulanabilecek bir seviyeye getirecektir.
1.1 KULLANILACAK YAZILIMLAR
İnşaat safhasında, planlama ve raporlama yapmak amacıyla CPM tekniğine uygun tarzda bilgisayar destekli paket yazılım ( Primavera 6.1 or latest ) kullanılacaktır.
Ofis otomasyonu için “ Microsoft Office “ uygulamaları ( Word, Excel , Access ve Power Point ) kullanılacaktır. Bu programlar haricinde kullanılmak istenen programlar İŞVEREN’ in onayına tabidir.
1.2 YÖNTEM
Bütün iş programları, projedeki kritik aktiviteleri gösteren “ CPM-Kritik Yol Metodu “ na göre hazırlanacaktır.
İş kalemleri ve bunların tamamlanma tarihleri ile aylık ödeme miktarları da dikkate alınarak iş programı hazırlanacaktır.
İş kalemleri, WBS sistemi kullanılarak ana paketler ve onları oluşturan alt paketler halinde sınıflandırılacak ve kat / mahal bazında gösterilebilecek şekilde düzenlenecektir.
İş programları denetim noktalarına ( milestones ) uygun şekilde hazırlanacak olup tüm denetim noktaları ( milestones ) iş programında gösterilecektir.
Keşifte yer alan iş kalemleri ve maliyetler İş programına kaynak olarak atanarak aylık bazda nakit akış tabloları oluşturulacaktır.
1.3 İŞ PROGRAMI SEVİYELERİ
YÜKLENİCİ ile imzalanan Sözleşme’de yer alan usul ve esaslara halel getirmeyecek şekilde iş programı seviyeleri şu şekilde olacaktır:
1.3.1 MASTER İŞ PROGRAMI ( SEVİYE 1 )
YÜKLENİCİ, sözleşmenin imzalanmasını müteakip en geç 5 (beş) takvim günü içinde, Master İş programını İŞVEREN onayına sunacak olup, MASTER İŞ PROGRAMI, İŞ’ lerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, ara terminleri, birbirleriyle olan ilişkilerini ve sıralarını yeterli detayda gösterecektir. YÜKLENİCİ tarafından İŞVEREN’ in
istekleri doğrultusunda geliştirilecek olan MASTER İŞ PROGRAMI, DETAYLI İŞ PROGRAMI’ na baz olacaktır.
1.3.2 DETAYLI İŞ PROGRAMI ( SEVİYE 2 )
YÜKLENİCİ, MASTER İŞ PROGRAMI’ na göre DETAYLI İŞ PROGRAMI’ nı hazırlayıp SÖZLEŞME’ nin
imzalanmasını takiben 10 (on) gün içinde İŞVEREN’ in onayına sunulacaktır. İŞVEREN’ ce onaylanmış DETAYLI İŞ PROGRAMI’ nın baseline’ı alınacak ve bundan sonra üzerinde yapılacak herhangi bir düzeltme veya değişiklik Sözleşmede tanımlanan İş Programı Değişiklikleri maddesinde tanımlanan prosedüre tabi olacaktır.
İlerleme ölçümündeki kritik dönüm noktaları ( milestone ), DETAYLI İŞ PROGRAMI’ nın sonuçlandırılmasından sonra XXXXXXX tarafından tanımlanacaktır.
YÜKLENİCİ yukarıda bahsedilen İŞ PROGRAMI doğrultusunda, “ Malzeme Temin Programı “, “Nakit Akış Programı “ ve “ Disiplinler Bazında Adam-Saat Değerleri” ni de İŞVEREN’ in onayına sunacaktır.
1.3.3 İLERİ DÖNÜK 4-HAFTALIK İŞ PROGRAMI
YÜKLENİCİ her hafta hazırladığı raporun ekinde “ İLERİ DÖNÜK 4-HAFTALIK İŞ PROGRAMI” nı da İŞVEREN’ e sunacaktır.
İLERİ DÖNÜK 4 HAFTALIK İŞ PROGRAMI belirtilen tarihe kadar, bütün disiplinlerde ve bütün hususlarda gün bazında olmak üzere, gözetim için gerekli kaynakları ve imalat için gerekli olan bu kaynakların takibini de
içerecektir. İLERİ DÖNÜK 4 HAFTALIK İŞ PROGRAMI, DETAYLI İŞ PROGRAMI’ nın tam olarak kapsamadığı inşaat aktivitelerinin kısa vadeli planlamasını da gösterecektir.
1.3.4 ÖZEL İŞ PROGRAMLARI
ÖZEL İŞ PROGRAMLARI, gerek duyulduğunda inşaat safhasında YÜKLENİCİ tarafından hazırlanıp İŞVEREN’ in onayına sunulacaktır.
İŞVEREN, YÜKLENİCİ’ nin hazırladığı ÖZEL İŞ PROGRAMI’ nı kontrol edecek ve bu programların DETAYLI İŞ PROGRAMI’ yla uyumluluğunu doğrulayacaktır. ÖZEL İŞ PROGRAMLARI, mühendislik, inşaat,
prefabrikasyon, kurulum, test ve devreye alma aktiviteleri için hazırlanacaktır.
1.4 İŞ PROGRAMI DEĞİŞİKLERİ ( REVİZYON ) VE GÜNCELLEME
Bütün İŞ PROGRAMI değişikliği talepleri sadece değişikliğin neden olduğunu açıklamakla kalmayacak, bu değişikliğin, hafifletici önlemlerini de içeren potansiyel etkileri YÜKLENİCİ tarafından İŞVEREN’ e
sunulacaktır.
İŞVEREN, değişiklik talebini ya onaylayacak ya da reddedecektir. İŞ PROGRAMI değişiklik talebi İŞVEREN’ in onayına müteakiben uygulamaya konacaktır.
YÜKLENİCİ, hazırlamış olduğu İŞ PROGRAMI’ nı her hafta Pazartesi günü güncelleyecek ve İŞVEREN’ in onayına sunacaktır.
2 RAPORLAMA
YÜKLENİCİ ile imzalanan Sözleşme’de yer alan usul ve esaslara halel getirmeyecek şekilde raporlama şu şekilde olacaktır:
2.1 GÜNLÜK RAPORLAR
YÜKLENİCİ, her gün İŞVEREN’ e sunulmak üzere günlük rapor hazırlayacaktır. YÜKLENİCİ, İŞVEREN’ in her talebinde bilgilendirmek amacıyla bu günlük raporları şantiye ofisinde arşivleyip hazır bulunduracaktır.
Günlük rapor, esas itibariyle o gün içerisinde tamamlanmış, başlamış ve devam eden imalatların açıklamaları, imalat miktarları ve ertesi gün yapılacak imalatların açıklamalarından ibaret olacaktır. İlgili bütün günlük dökümanlar günlük rapora eklenecektir. Ayrıca makina-ekipman ve işgücü kayıtları, günlük hava durumu, varsa İŞ’ in ilerleyişine sebep olan hususlar ve çözüm önerileri de günlük rapora dahil edilecektir.
Günlük rapor ekindeki her bi döküman YÜKLENİCİ’ nin yetkili personeli tarafından hazırlanarak İŞVEREN tarafından onaylanacak ve bir kopyası da YÜKLENİCİ tarafından saklanacaktır.
Günlük raporun detaylı ana hatları ve yapısı YÜKLENİCİ tarafından her bir inşaat ekibi ve özel inşaat aktivitesi için imalata başlamadan önce tasarlanacaktır. Günlük raporlar, İŞVEREN’ in onayına tabidir. Günlük rapor, sahadaki personelin sahip olduğu kısıtlı zaman yüzünden, doldurulup hazırlanması kolay olacak şekilde tasarlanacaktır.
İlerlemeyi ölçmek için gerekli verileri içeren günlük raporlar, YÜKLENİCİ tarafından hazırlanacak haftalık raporların temelini oluştururlar. Bu nedenle günlük raporlar, günlük işgücü kayıtları ve devam eden imatlara ait adam-saat kullanımlarını da içerecektir.
2.2 HAFTALIK RAPORLAR
YÜKLENİCİ, hafta boyunca sunulmuş günlük raporları derleyerek bir haftalık rapor hazırlayacaktır. YÜKLENİCİ, haftalık raporu onayladıktan sonra İŞVEREN’ e sunacaktır.
Haftalık raporun detaylı ana hatları ve yapısı, YÜKLENİCİ tarafından SÖZLEŞME’ nin kapsamına uygun olarak hazırlanacak ve imalata başlamadan önce İŞVEREN’ in onayına sunulacaktır. Bununla birlikte, bütün haftalık raporlarda herbir tanımlanan iş grubu için aşağıdaki alt başlıklar bulunacaktır.
• Bu Rapor Döneminde Gerçekleşen İmalatlar ( Hedeflenen İmalat ile karşılaştırmalı olarak )
• Sorunlar ve Alınacak Önlemler
• Sonraki Rapor Döneminde Yapılacak İmalatlar
• Sahaya Gelen Önemli Malzeme Listesi
• Personel Listesi
• Makina – Ekipman Listesi
• Aktivite Bazında Kümülatif İşgücü Kullanımı
YÜKLENİCİ, haftalık raporun yapım yönteminden haberdar olacak, sunulmuş günlük raporlarda yanlışlık tespit edildiği takdirde günlük bazda elde edilen gerekli bilgi ve veri düzeltmeleri hakkında İŞVEREN’ i bilgilendirecektir. Ayrıca YÜKLENİCİ haftalık rapor ekinde güncellenmiş iş programı, hedeflenen tarih
kıyaslamaları, gerekli hedef tarih revizyonları ile İLERİ DÖNÜK 4 HAFTALIK İŞ PROGRAMI’ nı da sunacaktır.
2.3 AYLIK RAPORLAR
YÜKLENİCİ, İŞ’ in başında belirlenmiş kesin bir tarihte aylık raporunu İŞVEREN’ e sunacaktır. YÜKLENİCİ aylık rapordaki bilgi ve verileri doğruladıktan sonra genel aylık rapor hazırlayarak İŞVEREN’ e sunacaktır.
İŞVEREN tarafından temin edilen malzeme ve ekipmanın durumunu gösteren özet tablo, YÜKLENİCİ’ nin aylık raporunun ekinde sunulacaktır. Bu noktada güncel malzeme kullanım projeksiyonu yapabilecek, malzemenin az ya da fazla olduğunu izleyebilmek mümkün olacaktır.
Aylık raporun detaylı anahatları ve yapısı, imalata başlamadan önce YÜKLENİCİ’ nin İŞ kapsamında uygun olarak belirlenecektir. Bununla birlikte, bütün aylık raporlarda herbir tanımlanan iş kalemi için aşağıdaki alt başlıklar bulunacaktır.
• Bu Rapor Döneminde Gerçekleşen İmalatlar ( Hedeflenen İmalat ile karşılaştırmalı olarak )
• Sorunlar ve Alınacak Önlemler
• Sonraki Rapor Döneminde Yapılacak İmalatlar
• Aktivite Bazında Kümülatif İşgücü Kullanımı
• Sonraki aya ait haftalık olarak düzenlenmiş Hedefler
• Ekler
YÜKLENİCİ’ nin rapor dönemi içinde başladığı işlere uygun DETAYLI İŞ PROGRAMI ve uygulanabilirse ÖZEL İŞ PROGRAMLARI aylık raporlara eklenecektir. Bütün İŞ PROGRAMLARI doğru ve güncel olarak ilerlemeye ait verileri içerecektir.
2.4 TEST SONUÇLARI
YÜKLENİCİ, İŞ’ e başlamadan önce bir “ Kalite Planı “ ( bkz. Kalite Güvence ve Kalite Kontrol Şartnamesi ) hazırlayarak İŞVEREN’ e sunacaktır. Bu “ Kalite Planı” İŞVEREN’ in incelemesine tabi olan kritik imalat ve kontrol noktalarına işaret edecektir.
İŞVEREN, YÜKLENİCİ’ nin İŞ kapsamı içindeki ve imalatların herhangi bir aşamasındaki İŞ’ lere ait deney raporu, detaylı bilgi, tablo, teknik rapor vb her türlü dökümanı isteyebilir.
2.5 FİZİKSEL İLERLEME ÖLÇÜMÜ
Fiziksel ilerleme ölçümü sistemi, tamamlamış bütün işlerin sayısal değerlendirmesini sağlamak amacıyla kullanılacaktır. İlerlemenin ölçümü için gerekli bilgi günlük, haftalık ve aylık raporlardan elde edilecektir.
İlerleme, İŞ PROGRAMI içinde yer alan imalatların tamamlanmış miktarlarına dayandırılacak ve DETAYLI İŞ PROGRAMI ile karşılaştırarak raporlanacaktır.
Her bir imalata bütçedeki kaynakları ve tarihleri atayan DETAYLI İŞ PROGRAMI, herbir imalat için harcanan kaynakları ve o imalattaki ilerlemeyi izleyebilmek için kullanılmaktadır.
Detaylı ölçüm ve hesaplamalar, ilerleyen bütün imalat kalemlerinde haftalık bazda yapılacaktır. Bu ölçüm ve hesaplama, genellikle “ Bugüne Kadar Tamamlanan “ imalat bazında yapılmaktadır. Bütün miktar
ölçümleri, İŞ PROGRAMI’ ndaki her bir imalat kaleminin temel birimlerine uygun olarak gerçekleştirilecektir.