DOCUMENTS İNNOVA
SÖZLEŞMELERİNİZ KAĞIT ÜSTÜNDE KALMASIN!
DOCUMENTS İNNOVA
SÖZLEŞME YÖNETİM SİSTEMİ
Dijitalleşmeyle birlikte iş dünyasında yaşanan değişimlerin başında, çoğu operasyon ve işlemin elektronik ortama taşınması geliyor. Documents İnnova, başka pek çok dokümanı olduğu gibi, iş süreçlerinin kritik bir unsuru olan sözleşmeleri de Sözleşme
Yönetim Sistemi’yle dijital ortama taşıyor. Sözleşme Yönetim Sistemi kullanan işletmeler kağıt yükünden kurtuluyor, güvenli bir arşivleme ortamı elde ediyor ve sözleşmelerini tek noktadan, merkezi bir şekilde yönetebiliyor.
İşletmeler açısından hukuki bağlayıcılığı olan sözleşmelerin hazırlanması, uygulanması, denetiminin ve analizinin yapılması süreçleri Sözleşme Yönetimi olarak tanımlanıyor. Bu idari süreçler bütünü, yaptığınız sözleşmeden maksimum verim elde etmenizi, kendinizi güvenceye almanızı ve sözleşmenin oluşum sürecinden imzalanmasına, takibine ve arşivlenmesine kadar tüm süreçleri kontrol edebilmenizi sağlıyor.
Bütün bu işlemlerin elektronik ortamda, merkezi bir sistem içinde yapılmasına yönelik Documents İnnova Sözleşme Yönetim Sistemi işletmenize ölçeklendirilebilir, mobil kullanıma uygun, e-imza ve mobil imza destekli, yenilikçi, güvenli ve kesintisiz çalışabilen bir sistem kazandırıyor.
Satın almadan finansa, hukuktan üst yönetim kademelerine kadar pek çok birimde ve seviyede sözleşme süreçlerini kolaylaştıran Sözleşme Yönetim Sistemi; müşteriler, iş ortakları, tedarikçiler ya da bayiler gibi paydaşlarınızla olan hukuki işlemlerinizi kayıt altında tutarak daha sağlıklı hale getiriyor.
Documents İnnova Sözleşme Yönetim Sistemi’nin bileşenleri
• Merkezi Kontrat Depolama
• Doküman Yönetimi
• Süreç Yönetimi
• Form Yönetimi
• Güvenlik
• Entegrasyon
• Uyarı Bildirim Yönetimi
Birinci adım: Sözleşme hazırlamanın en kolay yolu
Bir sözleşme hazırlanırken Hukuk Departmanı ya da sözleşme sahibi, doküman üzerinde düzeltmeler ya da yorumlar yapabiliyor. Bunların gözden kaçırılması ise istenmeyen sonuçlara ve sürecin takip edilemez hale gelmesine yol açabiliyor. Oysa Documents İnnova Sözleşme Yönetim Sistemi’ndeki hazır şablonlar sayesinde sözleşmeler kolayca oluşturulabiliyor ve süreç çok daha kolay takip edilebiliyor. Hazırlanan sözleşmeler, farklı rollerin farklı yetki seviyeleri dahilinde erişimine açık olduğu için online takip edilip paylaşılabiliyor ve onay aşamasına gelene kadar gerektiğinde yeniden düzenlenebiliyor.
İkinci adım: Sözleşme onay
Sözleşmelerin geçerlilik kazanması için imzalı ve onaylı olması gerekiyor. Bu süreçte dokümanın farklı noktalara gönderimi ve imza takibi zaman, emek ve maliyet kaybına neden olabiliyor. Documents İnnova ile tüm imza ve onay süreçleri elektronik ortamda e-imza ile gerçekleştirildiği için tüm taraflar açısından zaman ve maliyet tasarrufu sağlanıyor.
Sisteme yüklenen her elektronik sözleşme, kağıda basılı belgelerle aynı hukuki statüde değerlendiriliyor. Dolayısıyla herhangi bir hukuki anlaşmazlık durumunda, e-imza sayesinde hızla değerlendirmeye alınabilecek ve ilgili makamlara sunulabilecek yasal birer kanıt niteliği taşıyor.
Üçüncü adım: Arşivleme ve takip
Sözleşmelerin arşivlenmesi de sözleşme yönetimi ve hukuki süreçler açısından kritik bir konu. Bir sözleşme imzalanıp yürürlüğe girdikten sonra doğrudan Documents İnnova Sözleşme Yönetim Sistemi’nde arşivleniyor. Böylece hem elektronik ortamda bir kurumsal hafıza oluşuyor hem de fiziksel arşivlemenin getirdiği depolama ve fiziksel etkilerden koruma zorunlulukları ortadan kalkıyor.
Sözleşme kapsamındaki yükümlülükler de istendiği anda takip edilerek uyumluluk kontrolü yapılabiliyor. Belirlenen parametrelerle veya anahtar sözcüklerle sözleşme içinde online arama yapılabilmesi, ayrıca sözleşmeyle ilgili raporlama yapılabilmesi de kontrol sürecini çok daha verimli, takibi ise çok daha etkili hale getiriyor.
Avantajlar
• Etkili takip - Firma performansı, yükümlülük ve ceza, yenileme/fesih koşulları, ödemeler, pazarlık süreci (revizyon)
• Sözleşmeye konu olan belge ve dokümanların bir arada bulunması
• Tüm bilgilere lokasyondan bağımsız olarak her an erişim
• Şablonlar ile hızlı sözleşme üretimi
• Onay mekanizması ve revizyon aşamalarının aynı platform üzerinde yürütülmesi
• Raporlama ve analizlerle daha detaylı ve hızlı süreç takibi
• Sözleşme oluşturma, paylaşma, onaylama gibi aşamalarda zaman tasarrufu
• Daha güvenilir ve düzenli mutabakat
• Hukuk sisteminin üzerindeki iş yükünün azaltılması
• Kağıt maliyetlerinden tasarruf ve çevreye katkı
Documents İnnova sizin için takip etsin
Sözleşme kapsamında günü yaklaşan yükümlülükler, cezai şartlar, sözleşme yenilenme tarihi, ödeme tarihi gibi konuları artık düşünmeyin. Bırakın, Documents İnnova takip gerektiren konuları size e-posta mesajlarıyla hatırlatsın!
xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxx
Xxxxxxxx
XXX Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx XXX0 Xxxxxx Xx: 0-0 00000 Maslak
T x00 000 000 00 00
F x00 000 000 00 00
Ankara
Xxxx Xxxxxxx Xx-Xx Xxxxxx
XXXX Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxx. Xx:00, X Xxxx 00000 Xxxxxxx
T x00 000 000 00 00
F x00 000 000 00 00
444 5 INV
444 5 468
Bir Türk Telekom İştirakidir.