Contract

1.UYGULAMA

Bu talimat, XXXXX tarafından yapılacak olan satın alma – satma ve sipariş sürecine ilişkin değerlendirmenin satın alma – satma ve ihale talimatı doğrultusunda tamamlanmasına müteakip, seçilen tedarikçi/yüklenici ile imzalanacak sözleşmenin oluşturulması ve yürürlüğe konulması ve sipariş yöntemini anlatır.

Bu talimatın uygulanmasından, ihale sürecinin başlamasından itibaren, sözleşme imzalarının tamamlanmasına kadar yürüyen süreçte Satın Alma Müdürlüğü ve sözleşmenin imzalanmasından itibaren ise satın almayı talep eden ilgili Birim/ Koordinatörlük sorumludur.

Satın alma - satma faaliyetini talep eden birim/koordinatörlük talebin ekine koyacağı sözleşme taslağını Satın Alma Müdürlüğünden ister. Gerekli düzenlemeleri, taslak sözleşmeye açıklama ekleyerek yapar ve talebin ekine koyar. Satın Alma Müdürlüğü gerekli değişiklikleri ilgili birimlerden teyit eder.

İhale dokümanına konulan sözleşme, ihale sonrasında değiştirilemez. Sözleşmelerde tadilat yapılması gereken durumlarda Hukuk Bölümü görüşü Satın Alma Müdürlüğü tarafından alınır.

Satın alma - satma ihale süreci sonunda sözleşme öncelikle belirlenen tedarikçi/yüklenici tarafından ıslak/elektronik/dijital imza ile imzalanır. İmzaların geçerliliği, güncel imza sirküleri incelenerek kontrol edilir.

Sözleşmenin belirlenen tedarikçi/yüklenici tarafından imzalanmasını müteakiben; sözleşme öncelikle ilgili iş birimi tarafından onaylı sözleşmede herhangi bir değişiklik yapılmadığını teminen parafe edilir. Bu paraftan sonra Hukuk Bölümü tarafından da sözleşmenin hukuki inceleme sonrasındaki aslına uygun olduğu parafe edilir. Parafe eden çalışanın imza sirkülerinde adı geçen imza yetkililerinden olması; ayrıca parafe eden çalışan tarafından isim-soyisim baş harflerinin de yazılması zorunludur. Bunun ardından İmza sirkülerinde belirlenen limitler doğrultusunda sözleşmenin YEDAŞ yetkili imzaları tamamlanır.

İmzalanan sözleşmenin parafları ve imzaları taşıyan son hali ve varsa ilgili ekleri; tedarikçi/yüklenici, talebi yapan ilgili birim, İş Sağlığı Güvenliği ve Çevre Müdürlüğü ve Mali İşler Direktörlüğü ile elektronik posta yoluyla paylaşılır.

Sözleşmenin damga vergisi kontrolleri Mali İşler Direktörlüğü tarafından yapılır. Damga vergisinin hesaplanması, belirlenmesi ve gecikmeksizin ödenmesine ilişkin sorumlu birim Mali İşler Direktörlüğü olup, damga vergisinin ödendiğine ilişkin resmi belge ihale dosyasında muhafaza edilmek üzere gecikmeksizin Satın Alma Müdürlüğü’ne gönderilir.

Sözleşmede belirtilmiş olan kesin teminat; tedarikçi/yüklenici tarafından sözleşme imza sürecinde alınır. Kesin teminat mektubu, sözleşme imzasından önce Satın Alma Müdürlüğü tarafından takip edilerek sözleşmede aranan şartlara uygun olduğu kontrol edilerek yükleniciden/tedarikçiden alınarak aslı kasada muhafaza edilmek üzere Finans Müdürlüğü’ne zimmetle teslim edilir ve Finans Müdürlüğü tarafından asıl tasdiki yapılan bir kopyası ihale dosyasında muhafaza edilir.

Sözleşmenin aslı tüm süreçlerin tamamlanmasını müteakiben xxxxxxxxx gecikmeksizin Hukuk Bölümü’ne muhafazası için teslim edilir. Sonradan başka bir sözleşme nüshası ya da varyasyonu bulunması/ortaya çıkması durumunda Hukuk Bölümü tarafından muhafaza altına alınan sözleşme esastır.

Yapım ve Hizmet Alım işlerinde Yüklenici ile imzalanan yer teslim tutanağının Satınalma Müdürlüğü’ne taranarak e-posta ortamında iletilmesinden, talebi yapan ilgili Birim/Koordinatörlük sorumludur.

İhaleye teklif veren isteklilerin, tekliflerinin SAP sisteminde oluşturulması için Mali İşler Direktörlüğü tarafından cari hesap kartı tanımlı olmayan isteklilere cari hesap kartı açılır. SAP sisteminde açılan talep (SAT) referans alınarak ihale sürecinde alınan teklifler sistemde oluşturulur. Sözleşmeye esas teklif referans alınarak sistemde

sözleşme tanımlanır. Sisteme girişi yapılan sözleşme Satın Alma Müdürü tarafından onaylanır. Malzeme ve aylık hak edişi olmayan alımların satın alma siparişi (SAS) Satın Alma Müdürlüğü tarafından oluşturulur. Aylık hak edişi olan alımların satın alma siparişi (SAS) talebi yapan ilgili birim tarafından oluşturulur.

SAP sistemine tanımlanan Sözleşmenin bedeli aşılamaz. İlgili birim ihtiyacı doğrultusunda sistemde ilave iş talebi oluşturur ve onay süreci tamamlandıktan sonra Satın Alma Müdürlüğü tarafından ana sözleşme bedelinin % 25 ini aşmayacak şekilde ek sözleşme yapılır. Ek Sözleşme de ana sözleşme gibi SAP sistemine tanımlanır.

Yapılan sözleşmelere istinaden firmalara sipariş e-postası gönderilir.

SAP sisteminde; satın alma siparişleri ile sözleşmelerde tespit edilen ve düzeltilmesi gereken maddi hataların değiştirilmesi yetkileri Genel Müdür bilgisi dâhilinde yalnızca Satın Alma Müdürlüğü’ndedir.

Kesin teminat mektubunun/nakdi teminatın iadesi; iade isteyen yüklenici/tedarikçi tarafından ilgili iş birimine yazılı başvuru yapılır. Yazılı başvuru üzerine ilgili iş birimi Hukuk Bölümüne yazı/e-posta ile başvurarak iadeye konu teminat yönünden yüklenici/tedarikçinin mevcutta dava, icra, arabuluculuk talebi hukuksal risklerinin bulunup bulunmadığını teyit etmek zorundadır. Hukuk Bölümü’nden gelecek teyide göre ilgili iş birimi tarafından teminat mektubu iade formu hazırlanır ve gereken sıralı onaylar alındıktan sonra Finans Müdürlüğü’ne formu teslim eder, iade işlemi Finans Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Teknik kabule dayalı kısmi teminat iadeleri bu kuralın dışındadır. İlgili iş biriminin teknik kabulü ve sözleşmede yazılı kısmi iade şartlarının varlığının bulunması durumunda, ilgili iş birimi Hukuk Bölümü’nden ilgili yüklenici/tedarikçi açısından hukuki risk bulunup-bulunmadığını yazılı olarak teyit ettikten sonra doğrudan Finans Müdürlüğünü kısmi iade hususunda talimatlandırır.

Çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılan sözleşmeler hariç, tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’unu aşamaz. Bu kapsamda hesaplanan üst limit tutarının, ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanın %10’unun altında olması halinde üst limit tutarı, uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’una isabet eden tutar olarak kabul edilir. Bu tutar, her yıl Haziran ayı TÜFE artış oranı ile güncellenir. Çerçeve anlaşma süresi bir yıldan fazla olduğu durumda, çerçeve anlaşmalar için bu limitler iki kat olarak uygulanır. Şebeke İşletim Sistem Yatırımları karakteristiğindeki işlere ait sözleşmeler için bu fıkrada belirtilen parasal üst limitler uygulanmaz.

Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankasınca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır.

2. KAYITLAR ve REFERANS

Satın Alma-Satma ve İhale Talimatı