ДОДАТОК – A
ДОДАТОК – A
ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ (ТЗ)
ДО ЗАПИТУ НА НАДАННЯ ПРОПОЗИЦІЇ: № UKRKI/RFP/2023-09
НА УКЛАДЕННЯ РАМКОВОГО ДОГОВОРУ(ІВ) НА НАДАННЯ СКЛАДСЬКИХ ПОСЛУГ В УКРАЇНІ
1. Довідкова інформація та обґрунтування:
Управління Верховного комісара ООН у справах біженців (УВКБ ООН) в Україні маємо намір укласти рамкову угоду (угоди) з кваліфікованими та спеціалізованими постачальниками таких послуг на надання комплексних складських послуг у різних містах України.
Необхідні послуги включають зберігання товарів; управління товарними запасами та звітність по руху та залишкам запасів, обробка вхідних і вихідних вантажів (завантаження, розвантаження, палетування, надання додаткової робочої сили та обладнання у випадку потреби). Складські послуги потрібні для безпечного та професійного зберігання та обробки товарів, які надходять до країни для різноманітних гуманітарних програм УВКБ ООН.
Склади будуть слугувати як основні хаби зберігання товарів та обладнання УВКБ ООН в Україні. Використовуватися для транзитних відправлень, та для постачання гуманітарних товарів в цільових кількостях (партіях) згідно з планами УВКБ ООН.
Непродовольчі товари для зберігання включають, але не обмежуються: ковдри; пластикова плівка; кухонні набори; пластикові каністри; спальні мішки; різноманітні матраци; сонячні лампи; різноманітні гігієнічні товари та набори; різноманітний одяг та взуття; меблі; електричні прибори; побутова техніка; комп’ютерне обладнання; генератори та різні подібні товари та обладнання. А також будівельні матеріали, такі як пиломатеріали; покрівельні листи; фанера; металопластикові вікна; OSB листи; цегла; цвяхи; пластикові труби; сантехніка; двері, тощо.
УВКБ ООН закуповує товари як на місцевому ринку України, так і у міжнародних постачальників.
Метою цього запиту на надання пропозицій є наймання професійних та спеціалізованих постачальників складських послуг для надання комплексних послуг УВКБ ООН в Україні. Будь-який договір, заключений за результатами цього тендеру (надалі іменується
«Контракт»), не є ексклюзивним. Рамковий договор(ри) розраховані на початкову тривалість 2 (два) роки з можливістю продовження на 1 (один) додатковий рік, на розсуд УВКБ ООН, за умови задовільного виконання Виконавцем вимог УВКБ ООН щодо надання Послуг.
Будь ласка, зверніть увагу, що УВКБ ООН залишає за собою право обрати більше ніж одного постачальника послуг, який покриває всі лоти або декілька. Зацікавлені компанії можуть подати свою оферту або на всі лоти, або на декілька, або на один.
Постачальник(ки) складських послуг надає(ють) послуги у зазначених локаціях (дев’ять окремих лотів). Складські послуги включають, але не обмежується: обробка вантажів, контроль та управління запасами, розвантаження/завантаження, перевірка якості товарів (перевірка на наявність видимих пошкоджень), звітування щодо виявлених пошкоджень (звіт про огляд), зберігання в контрольованому середовищі, моніторинг терміну придатності, палетування товарів, належне укладання, пакування, перепакування товарів та своєчасне звітування.
Форма надання послуг – повний аутсорсинг. Постачальник надає повний спектр необхідних складських послуг для УВКБ ООН виключно своїми силами.
Постачальнику послуг буде надавати кваліфіковане зберігання та управління запасами для досягнення наступних цілей:
i. Забезпечення отримання товарів на склад
ii. Швидке відвантаження товарів зі складу, за запитом УВКБ ООН
iii. Ведення точного обліку руху та залишків запасів
iv. Дотримування належних умов зберігання
v. Запроваджувати відповідні заходи для гарантування безпеки товарів
vi. Зберігати товари УВКБ ООН окремо від товарів інших клієнтів, якщо такі є.
2. Кваліфікація постачальника складських послуг:
Постачальник послуг повинен відповідати таким вимогам:
a) Мати достатню потужність і географічне покриття для надання необхідних послуг, наприклад, необхідну складську інфраструктуру та потужності управління складами в потрібних локаціях, як зазначено у таблицях нижче.
b) Має продемонструвати міцну фінансову стабільність.
c) Повинен бути зареєстрований у всіх відповідних державних інституціях, відповідно до вимог чинного державного законодавства.
d) Повинен мати державну реєстрацію з відповідним видом економічної діяльності, як складське господарство.
e) Повинен призначити одного або кількох відповідальних осіб, який(які) будуть відповідальні за комунікацію з УВКБ ООН по всім питанням стосовно надання послуг, включно для ініціювання термінових запитів. Також бути на зв’язку в будь-який час і надавати зворотній зв’язок цілодобово.
f) Бажано мати досвід надання подібних послуг міжнародним компаніям, гуманітарним неурядовим організаціям та/або агентствам Організації Об’єднаних Націй. Маючи такий досвід надати докази із зазначенням усіх послуг що надавались(ються).
g) Повинен забезпечити, надання послуг для УВКБ ООН у першочерговому порядку протягом періоду дії контракту.
h) Повинен мати та документально підтвердити, що компанія має усе необхідне обладнання, засоби, кваліфікований персонал, досвід та інші засоби, необхідні для надання складських послуг та управління складськими запасами відповідно до найкращої комерційної практики.
i) Несе відповідальність за наявність усіх необхідних документів відповідно до національного законодавства для володіння чи оренди та експлуатації складських приміщень.
j) УВКБ ООН має контракт на страхування складських запасів із глобальним постачальником страхових послуг, однак постачальник складських послуг повинен мати свої заходи щодо забезпечення страхування товарів на зберіганні.
k) Складські приміщення мають бути застраховані, з покриванням всіх можливих страхових випадків, які можуть виникнути на складі.
Це страхування має покривати цивільну відповідальність та товари від ризиків, включаючи пожежу, крадіжку зі зломом і проникненням, пошкодження через природні причини та прорив труб. Страхове покриття від політичного насильства/війни також може бути доповненням, яке буде розглянуто УВКБ ООН. Як зазначалось вище, УВКБ ООН організовує власне страхове покриття товарів, що зберігаються на складі. Постачальник послуг повинен гарантувати, що весь персонал, найнятий постачальником послуг для надання послуг від імені УВКБ ООН, є застрахований відповідно до трудового законодавства України, УВКБ ООН не несе жодної відповідальності в цьому відношенні.
3. Вимоги до складських приміщень:
a) Територія складу повинна мати достатньо простору всередині та зовні для вільного маневрування вантажівок.
b) Постачальник послуг несе відповідальність за забезпечення наявності необхідних комунальних послуг (водопостачання, каналізація, електропостачання, інтернет тощо), підрядник за свій кошт покриває всі ці комунальні витрати.
c) Склад повинен бути оснащений достатнім обладнанням для освітлення, пожежогасіння та безпеки персоналу (наприклад, аптечками першої допомоги, ліхтариками, вогнегасниками), щоб забезпечити захист від ризиків нещасних випадків, травм, пожежі, втрати, поломки, пошкодження та крадіжки.
d) Постачальник послуг повинен забезпечувати чистоту у складських приміщеннях та загальної території складу. Проводити ефективні заходи з фумігації та боротьби зі шкідниками в належні проміжки часу, а також своєчасно надавати доказі їх виконання.
e) На складі має бути контроль доступу та реалізовані відповідні заходи безпеки для забезпечення належного зберігання товарів УВКБ ООН.
f) Товари УВКБ ООН можуть зберігатися у одному приміщені з товарами інших клієнтів,
однак товари повинні бути консолідовані в одній зоні та відокремлені від будь-яких інших товарів у складі.
g) Постачальник послуг несе відповідальність за належне та дбайливе укладання для забезпечення стабільності штабелів, ефективного використання простору, полегшення інвентаризації та запобігання пошкодженню або втраті товарів, що зберігаються.
h) Управління запасами включає, але не обмежується, вхідним та вихідним контролем. Товари, що зберігаються на складі постачальника послуг, є власністю УВКБ ООН, відвантаження можливе тільки згідно авторизованого запита, направленого відповідною особою УВКБ ООН.
i) Весь персонал повинен бути навчений виконувати свої функції. Підрядник повинен проводити регулярні тренінги для персоналу, зокрема з питань безпеки та забезпечення якості.
j) Відповідальна особа постачальника послуг відповідає за фізичне отримання товарів, підтвердження, кількісті та якості отриманих товарів відповідно до товаросупровідної документації. Крім того, він/вона повинен перевіряти товаросупровідну документацію, та повідомляти УВКБ ООН щодо отримання товару.
k) Замовлення УВКБ ООН на відвантаження або прийом товару на склад мають бути оброблені протягом не довше ніж 24 години.
l) Після отримання розпорядження на відвантаження від УВКБ ООН постачальник послуг негайно надає інформацію щодо характеристик вантажу, це включає кількість піддонів, вагу, об’єм товару, також радити щодо відповідної місткості вантажівки, необхідну для оптимального завантаження та доставки вантажу.
m) Уповноважений персонал УВКБ ООН повинен мати доступ до зони зберігання.
n) Постачальник послуг повинен надати робоче місто для двох складських менеджерів УВКБ ООН, зі столами, стільцями та інтернетом, щоб співробітники мали можливість працювати під час їх регулярних або тимчасових візитів на склад.
o) Надавати персонал для регулярного проведення фізичної інвентаризації разом з уповноваженим персоналом УВКБ ООН – щоквартально або за запитом УВКБ ООН.
p) Додатково до стандартної складської документації постачальника послуг, документація щодо залишків та товарообігу ведеться також у форматі УВКБ ООН.
q) Надання залишків в електронному вигляді на запит УВКБ ООН.
r) Можливість обробки замовлень УВКБ ООН у неробочі дні та години (за умови застосування підвищеного коефіцієнта до стандартної тарифікації).
Додаткові необов’язкові вимоги, пов’язані з екологічністю та енергозбереженням:
i) Наявність приладів для моніторингу споживання енергії.
ii) Управління відходами та забезпечення зберігання для зменшення витоку CO2.
iii) Наявність будь-яких відновлюваних джерел енергії (наприклад, сонячна), за відсутністю, встановлення сонячних панелей для живлення хоч деяких електронних пристроїв.
iv) Модернізація електричної та охолоджувальної систем та освітлення для зменшення використання єлектроєнергії.
v) Забезпечення освітлення приміщень від природного джерела.
vi) Наявність системи збору дощової води для туалетів і прибирання.
vii) Наявність гідравлічних або електричних рамп або навантажувач для полегшення завантаження та розвантаження, щоб уникнути використання навантажувачів з бензиновим або дизельним двигуном.
viii) Наявність системи контролю за накопиченням пилу.
Необхідні локації:
Лот № | Локація | Тип зберігання |
1 | Місто Київ та околиці (не далі ніж 50 км від межі міста) | Внутрішнє палетоване |
2 | Місто Київ та околиці (не далі ніж 50 км від межі міста) | Внутрішнє палетоване та не палетоване |
3 | Місто Київ та околиці (не далі ніж 50 км від межі міста) | Внутрішнє палетоване та не палетоване, включаючи зберігання пластикових вікон та склопакетів на спеціалізованих підставках. Зовнішнє, різноманітне обладнання, будівельні матеріали, в тому числі пиломатеріали під навісом або у відкритому ангарі |
4 | Місто Дніпро | Внутрішнє палетоване та не палетоване Зовнішнє, різноманітне обладнання та будівельні матеріали |
5 | Місто Львів та околиці (не далі ніж 30 км від межі міста) | Внутрішнє палетоване |
6 | Місто Вінниця та Вінницький район | Внутрішнє палетоване та не палетоване |
7 | Місто Чернівці | Внутрішнє палетоване та не палетоване |
8 | Місто Яворів та Xxxxxxxxxxx район | Внутрішнє палетоване та не палетоване Зовнішнє, різноманітне обладнання |
9 | Місто Ужгород або місто Чоп та Ужгородський район. | Внутрішнє палетоване та не палетоване Зовнішнє, різноманітне обладнання та будівельні матеріали |
Вимоги до мінімальної місткості складу у кожній локації/лоті:
Лот № | Локація | Палетне зберігання | Безпалетне зберігання великогабаритних речей (будівельні матеріали та обладнання) | |
* Мінімальна кількість палетомісць | * Мінімальна зовнішня площа для зберігання, м2 | * Мінімальна внутрішня площа для зберігання, м2 | ||
1 | Місто Київ та околиці, склад №1 | 5,000 |
2 | Місто Київ та околиці, склад №2 | 13,000 | ||
3 | Місто Київ та околиці, склад №3 | 500 | 5,000, включно з 500 для зберігання деревини під навісом або відкритим ангаром | 4,000, включно з місцем для зберігання пластикових вікон та склопакетів на спеціалізованих підставках. |
4 | Місто Дніпро | 6,000 | 1000 | 500 |
5 | Місто Львів та околиці | 10,000 | ||
6 | Місто Вінниця та Вінницький район | 2,500 | 2000 | |
7 | Місто Чернівці | 2,000 | 1000 | |
8 | Місто Яворів та Xxxxxxxxxxx район | 1,500 | 200 | 300 |
9 | Місто Ужгород або місто Чоп та Ужгородський район. | 2600 | 500 | 2,000 |
* По кожному лоту, складські потужності мають бути розташовані в одній локації і мати вказану мінімальну потужність. Пропозиції де запропоновано декілька складських приміщень які розташовані за різними адресами не розглядатимуться.
Перелік необхідних послуг по кожному лоту:
Лот №1 (Київ склад №1) та Лот №5 (Львів)
№ | Послуга | Тарифікація |
1 | Зберігання на палеті 1200 x 800 мм | палета на добу |
2 | Зберігання на палеті 1200 x 1000 мм | палета на добу |
3 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 1600 мм | палета на добу |
4 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 2400 мм | палета на добу |
5 | Механічне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | палета |
6 | Ручне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг |
7 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
8 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
9 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
10 | Комплектація/ розукомплектація | моно-палета |
11 | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг | |
12 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
13 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
14 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
15 | Перепалетування та перепакування | палета |
16 | Пакування палети вагою до 600 кг | палета |
17 | Пакування палети вагою більше 600 кг | палета |
18 | Стикерування/маркування | за стікер |
19 | Складання паспорту товару (розміри, вага, пакуваня, термін придатності) | за SKU |
20 | Надання палети без повернення | палета |
21 | Надання послуг у неробочий час та дні (вихідні та святкові) | підвищений коефіцієнт тарифікації |
Лот №2 (Київ склад №2) та Лот №6 (Винниця) and Лот №7 (Чернівці)
№ | Послуга | Тарифікація |
1 | Зберігання на палеті 1200 x 800 мм | палета на добу |
2 | Зберігання на палеті 1200 x 1000 мм | палета на добу |
3 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 1600 мм | палета на добу |
4 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 2400 мм | палета на добу |
5 | Внутрішнє безпалетне зберігання товарів | кубічний метр (m3) за добу |
6 | квадратний метр (m2) за добу | |
7 | Механічне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | палета |
8 | Ручне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг |
9 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
10 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
11 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
12 | Комплектація/ розукомплектація | моно-палета |
13 | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг | |
14 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
15 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
16 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
17 | Перепалетування та перепакування | палета |
18 | Пакування палети вагою до 600 кг | палета |
19 | Пакування палети вагою більше 600 кг | палета |
20 | Стикерування/маркування | за стікер |
21 | Складання паспорту товару (розміри, вага, пакуваня, термін придатності) | за SKU |
22 | Надання палети без повернення | палета |
23 | Механічне розвантаження/завантаження габаритних та важких матеріалів, обладнання та інше | тонна |
24 | Надання послуг у неробочий час та дні (вихідні та святкові) | підвищений коефіцієнт тарифікації |
Лот №3 (Київ склад №3)
№ | Послуга | Тарифікація |
1 | Зберігання на палеті 1200 x 800 мм | палета на добу |
2 | Зберігання на палеті 1200 x 1000 мм | палета на добу |
3 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 1600 мм | палета на добу |
4 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 2400 мм | палета на добу |
5 | Внутрішнє безпалетне зберігання товарів | кубічний метр (m3) за добу |
6 | квадратний метр (m2) за добу | |
7 | Механічне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | палета |
8 | Ручне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг |
9 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
10 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
11 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
12 | Комплектація/ розукомплектація | моно-палета |
13 | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг | |
14 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
15 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
16 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
17 | Перепалетування та перепакування | палета |
18 | Пакування палети вагою до 600 кг | палета |
19 | Пакування палети вагою більше 600 кг | палета |
20 | Стикерування/маркування | за стікер |
21 | Складання паспорту товару (розміри, вага, пакуваня, термін придатності) | за SKU |
22 | Надання палети без повернення | палета |
23 | Механічне розвантаження/завантаження габаритних та важких матеріалів, обладнання (пиломатеріали довжиною до 4,5 м., генератори, пачки з шифером вагою більш ніж 2600 кг та інше) | тонна |
24 | Зовнішнє зберігання різноманітного обладнання та будівельних матеріалів (довжиною до 4,5 метрів та вагою понад 2600 кг та інше) | кубічний метр (m3) за добу |
25 | квадратний метр (m2) за добу | |
26 | Зберігання пиломатеріалів під навісом або у відкритому ангарі з природною вентиляцією | квадратний метр (m2) за добу |
27 | Внутрішнє зберігання пластикових вікон та склопакетів на спеціалізованих підставках | квадратний метр (m2) вікон/склопакетів за добу |
28 | Надання послуг у неробочий час та дні (вихідні та святкові) | підвищений коефіцієнт тарифікації |
Лот №4 (Дніпро), Лот №8 (Яворів) and Лот №9 (Ужгород&Чоп)
№ | Послуга | Тарифікація |
1 | Зберігання на палеті 1200 x 800 мм | палета на добу |
2 | Зберігання на палеті 1200 x 1000 мм | палета на добу |
3 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 1600 мм | палета на добу |
4 | Зберігання на нестандартної палеті 1200 x 2400 мм | палета на добу |
5 | Внутрішнє безпалетне зберігання товарів | кубічний метр (m3) за добу |
6 | квадратний метр (m2) за добу | |
7 | Механічне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | палета |
8 | Ручне розвантаження/завантаження, включаючи перевірку цілісності упаковки та переміщення до місця зберігання/навантаження | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг |
9 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
10 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
11 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
12 | Комплектація/ розукомплектація | моно-палета |
13 | ящик, коробка, мішок, тюк до 5 кг | |
14 | ящик, коробка, мішок, тюк до 10 кг | |
15 | ящик, коробка, мішок, тюк до 20 кг | |
16 | ящик, коробка, мішок, тюк до 32 кг | |
17 | Перепалетування та перепакування | палета |
18 | Пакування палети вагою до 600 кг | палета |
19 | Пакування палети вагою більше 600 кг | палета |
20 | Стикерування/маркування | за стікер |
21 | Складання паспорту товару (розміри, вага, пакуваня, термін придатності) | за SKU |
22 | Надання палети без повернення | палета |
23 | Механічне розвантаження/завантаження габаритних та важких матеріалів, обладнання (пиломатеріали довжиною до 4,5 м., генератори, пачки з шифером вагою більш ніж 2600 кг та інше) | тонна |
24 | Зовнішнє зберігання різноманітного обладнання та будівельних матеріалів (довжиною до 4,5 метрів та вагою понад 2600 кг та інше) | кубічний метр (m3) за добу |
25 | квадратний метр (m2) за добу | |
26 | Надання послуг у неробочий час та дні (вихідні та святкові) | підвищений коефіцієнт тарифікації |
Перепалетування та перепакування:
По запиту УВКБ ООН, Постачальник послуг повинен виконувати перекомплектацію змішаних палет для створення єдиних палетних одиниць, перепаковувати товар (потрібно у рідких випадках) для зміни пакувальної одиниці або для пересортування товарів згідно певних характеристик, наприклад одежа згідно розмірам. Витрати, пов’язані з цим типом послуг, можуть узгоджуватися на індивідуальній основі.
Механічне розвантаження/завантаження негабаритних та громіздких товарів:
Коли виникає така потреба, Постачальник послуг повинен забезпечити наявність крана для розвантаження/завантаження негабаритних та громіздких предметів, наприклад мобілні будинки або промислові генератори.
Зберігання пиломатеріалів, Лот №3
Постачальник послуг повинен забезпечити зберігання пиломатеріалів під навісом або у відкритому ангарі з природною вентиляцією, мінімальний простір для зберігання ні менш 500 кв.м.
Найбільш типові види деревини для зберігання:
• Брус 25х100х4500мм
• Рейка дерев'яна 70х150х4500мм
• Xxxxxxx кроква 100х200х4500мм
Внутрішнє зберігання пластикових вікон та склопакетів, Лот№3
Постачальник послуг повинен забезпечити внутрішнє зберігання ПВХ вікон та склопакетів. Мінімальна місткость зберігання 1000 кв.м вікон ПВХ та склопакетів.
Місце зберігання повинно бути:
i. захищений від ультрафіолету та опадів;
ii. розміщено на достатній відстані від будь-яких опалювальних приладів;
iii. захищено від будь-яких механічних пошкоджень.
4. Контроль залишків та звітність:
Постачальник складських послуг повинен щоденно звітувати про всі вхідні та вихідні рухи за одиницею зберігання запасів (SKU) та PO, оновлюючи відповідно картки обліку, реєструючи та видаючи відповідні накладні, та оновлюючи дані у електронних системах обліку.
Постачальник послуг повинен надавати щоденні та періодичні звіти, які включають, але не обмежуються:
i. Щоденний звіт про залишки по кожному складу
ii. Щоденний звіт про рух товарів по кожному складу, включаючи документальне підтвердження вихіду та входу.
iіі. Щомісячні звіти рух товарів по кожному складу, включаючи документальне підтвердження вихіду та входу.
Крім того, Постачальника послуг має надавати специфічні звіти за запитом УВКБ ООН у разі проведення зовнішніх аудитів. А також проводити періодичне узгодження даних по залишкам з електронною системою обліку УВКБ ООН. Також брати участь у спільних щоквартальних інвентаризаціях.
5. Ключовий персонал:
З метою координації та ефективного управління необхідними послугами, постачальник послуг має призначити відповідальну особу (осіб):
i. Призначити основного менеджера, відповідального за виконання контрактних зобов’язань та комунікацію з УВКБ ООН. Менеджер повинен володіти англійською мовою (усно та письмово).
ii. Призначити достатню кількість кваліфікованого персоналу, відповідального за надання послуг для УВКБ ООН, які мають працювати пріоритетно для обробки замовлень УВКБ ООН.
iii. Вищезазначений персонал має бути доступним для виконаня послуг протягом усього терміну дії контракту з УВКБ ООН на пріоритетній основі протягом усього терміну дії контракту.
іv. Забезпечити наявність додаткового досвідченого персонала, доступного у розумній мірі для обробки екстрених запитів, або запитів у нерабочій час.
v. УВКБ ООН залишає за собою право вимагати призначення додаткового персоналу або заміни будь-якого призначеного Виконавцем персоналу, який задіяний у надані послуг УВКБ ООН, такий запит має бути виконаним негайно.
6. Ключові показники ефективності (KPI):
УВКБ ООН та Постачальник послуг щоквартально встановлюють, коркгують та оцінюють виконання контракту згідно встановлених KPI, вони мають бути встановлені протягом трьох
(3) місяців з дати набрання чинності контракта. KPI мають охоплювати:
i. Здатність виконавця швидко реагувати на запити агентства, особливо экстрені
ii. Своєчасна обробка замовлень
iii. Якість обробки замовлень, відвантаженя коректних кількостей товарів, інвентаризація без суттевих розбіжностей
iv. Дотримування та застосовуння вимог та правил УВКБ ООН щодо зберігання товарів.
7. Виставлення рахунків та оплата:
Постачальник послуг повинен дотримуватися цін, згіно його фінансовій пропозиції до цього тендеру, протягом всього терміну дії Рамкового договору, якщо зміни не будуть взаємно узгоджені з УВКБ ООН заздалегіть.
i. Постачальник послуг виставляє рахунок УВКБ ООН щомісяця, за календарний період з першого по останній день місяця
ii. Щомісячна вартість послуг має базуватися на двох компонентах: зайнятої площі, яку щодня займали товари УВКБ ООН (кількість палет, кв.м та куб.м.) та кількості наданих складських послуг.
iii. До рахунку постачальник має надавати детальну калькуляцію щодо кількісті палет, кв.м та куб.м що були зайняти щодено товарами УВКБ ООН та усіх наданих послуг;
iv. Надання послуг у неробочий час та дні (вихідні та святкові дні) тарифікується окремо із застосуванням підвищувального коефіцієнта.
v. Постачальник послуг має негайно повідомити УВКБ ООН щодо узгодження будь-якої витрат, які можуть накласти на УВКБ ООН додаткові фінансові зобов’язання.
8. Обов'язки УВКБ ООН:
i. УВКБ ООН має призначити уповноважений персонал, відповідальний за комунікацію із постачальником послуг та надання замовлень.
ii. Своєчасно надавати інформацію про надходження вантажів.
iii. Своєчасно надавати інформацію щодо відвантажень, та вантажівок для перевезення.
iv. Своєчасно повідомляти постачальника послуг про проведення планових і позачергових інвентаризацій та погоджувати кількість необхідного персоналу та технічних ресурсів.
v. Провести навчання персоналу Постачальника послуг з веденя складської документації у форматі УВКБ ООН.