Contract

Договір про визнання документів в електронній формі

м. « » 2020 р.

(назва) ,в особі (ПІБ) , що діє на підставі , (в подальшому іменоване як Сторона

1) та

(назва) , в особі (ПІБ) , що діє на підставі , (в подальшому іменоване як Сторона 2)

які надалі по тексту поіменовані разом як Сторони, а кожне окремо як Сторона, дійшли до взаємної згоди і уклали цей Договір про визнання документів в електронній формі між Сторонами (далі по тексту - Договір), відповідно до чинного цивільного законодавства про наступне:

1. Визначення термінології/понять в діючому Договорі

Сторони узгодили наступні визначення термінів, які вживаються по тексту цього Договору:

1.1. Електронні документи (далі - Е-документи) – належно оформлені документи, інформація в яких зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, які передбачені чинним законодавством.

Сторони домовилися, що на виконання умов цього Договору будуть застосовуватися Сторонами наступні види електронних документів:

Рахунок-фактура.

Акт здачі-прийняття робіт (послуг). Видаткова накладна.

1.2. Електронний підпис/Кваліфікований Електронний Підпис (надалі по тексту - КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа; це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис, що дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписанта. КЕП є аналогом власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.

1.3. Інші терміни, що не зазначені в цьому Договорі використовуються в розумінні Закону України від 05.10.2018 р. №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», Закону України від 22.05.2003р.

№851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України від 16.07.1999р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», Наказ МФУ від 24.05.1995р. №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку» та чинного законодавства України.

2. Предмет Договору

2.1. Предметом Договору є визнання Сторонами документів вказаних у п.1.3. цього Договору, в електронному вигляді із застосуванням КЕП.

3. Порядок формування, обміну та підписання електронних документів

3.1. Обмін документами за цим Договором здійснюється з застосуванням положень та всіх норм Закону України від 05.10.2018 р. №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», Закону України від 22.05.2003р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України від 16.07.1999р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», Наказ МФУ від 24.05.1995р. №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку».

3.2. Підписуючи даний Договір за допомогою КЕП, та направляючи його Стороні 1 в електронній формі, Сторона 2 погоджується з обміном документами, що зазначені у п. 1.3. в електронному вигляді та підтверджує проведення ним всіх потрібних налаштувань, для належного виконання умов даного Договору.

3.3. Сторони домовилися про те, що в процесі виконання вже укладених договорів та договорів, що будуть укладені у майбутньому, документи, передбачені п.1.1. даного Договору, будуть укладатися в формі електронних документів для підтвердження описаних в них господарських операцій.

3.4. Кожна Сторона зобов’язана щоденно слідкувати за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні.

Сторона, яка здійснює надсилання Е-документа, вважається Стороною-відправником, а Сторона, яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем.

3.5. Сторона 1 не несе відповідальність, якщо Сторона 2 не має доступу до документів викладених Стороною 1 у відповідних програмах зазначених у даному Договорі, внаслідок відсутності зв’язку чи доступу до мережі Інтернет, перебоїв у мережах живлення, відсутності чи несправності апаратних засобів Сторони 2, закінчення чинності, анулювання КЕП уповноваженої особи Сторони 2.

3.6. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною в строки, встановлені умовами відповідного договору, що був укладений між Сторонами. До моменту передачі іншій Стороні,

Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. E-документи, які передаються, підписуються у всіх випадках з використанням КЕП відповідної Сторони. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа здійснюється Стороною-одержувачем з використанням Відкритого ключа і Посиленого сертифіката відкритого ключа.

3.7. Сторони зобов’язуються забезпечити чинність КЕП уповноважених ними осіб, забезпечити конфіденційність особистих ключів, вести архів документів із накладеними на них КЕП.

3.8. Датою E-документів, зазначених в п. 3.1, є дата складання відповідних E-документів.

3.9. E-документи також вважаються підписаними і набирають чинності у випадках, коли вони були підписані КЕП Стороною-відправником та надіслані Стороні-одержувачу протягом передбаченого відповідним підписаним між Сторонами договором строку, якщо Сторона-одержувач не підписала такі E-документи та не надіслала Стороні-відправнику мотивованої відмови від підписання E-документів протягом 5 робочих днів з моменту надсилання підписаних КЕП E-документів Стороною-відправником. Мотивована відмова від підписання E-документів може надсилатися через механізм відхилення E-документа з обов’язковим надання коментарів про обгрунтовані причини відхилення.

3.10. У разі виникнення спірних питань пов’язаних з автентичністю документів в електронному вигляді та часом їх відправлення, заінтересована Сторона Договору направляє іншій Стороні письмове повідомлення з обґрунтуванням причини своєї вимоги та вказівкою дати і номера електронного документа, що є предметом спору (далі – Вимога). Відповідь на Вимогу надсилається у письмовому вигляді протягом 10 днів з дати отримання Вимоги. При недосягненні згоди між Сторонами спори вирішуються у судовому порядку.

3.11. Сторони дійшли згоди, що розірвання (скасування) E-документа, підписаного обома Сторонами з використанням КЕП, здійснюється виключно шляхом складення та підписання Сторонами Акту про анулювання E-документа.

3.12. У випадку, коли одна із Сторін заявляє про втрату конкретного E-документа, який попередньо набрав чинності, повторне підписання такого E-документа не здійснюється. При цьому Сторона, яка

зберігає власний примірник E-документа, зобов’язується за зверненням Сторони, яка втратила цей E-документ, надати його доступними електронними каналами зв’язку, або на носії електронної інформації.

3.13. Якщо при звірці Сторонами даних про підписання E-документів будуть виявлені розбіжності, то по замовчуванню будуть застосовуватися наступні умови чинності E-документів:

а) юридичну силу буде мати той E-документ, який був останній підписаний Сторонами з

використанням КЕП (у випадку наявності кількох різних E-документів по одній і тій самій господарській операції);

б) E-документ, який набув чинності згідно умов цього Договору, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами згідно п. 3.11. цього Договору.

в) за результатами конкретної господарської операції пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ, при наявності за цією ж операцією однорідних/аналогічних по суті документів, складених в письмовій (друкованій) формі, незалежно від дати їх оформлення;

г) КЕП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки).

Сторони домовилися, що E-документи, які відправлені, завірені КЕП, мають повну юридичну силу, породжують права та обов'язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються рівнозначними документам, що складаються на паперовому носієві.

Підтвердження передачі Е-документів (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимним підтвердженням фактичного прийому-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.

3.14. Сторони погоджуються, що використання засобів криптографічного захисту інформації (далі за текстом ЗКЗІ), які реалізують шифрування і КЕП, достатньо для забезпечення конфіденційності інформаційної взаємодії Сторін щодо захисту від несанкціонованого доступу та безпеки обробки інформації, а також для підтвердження того, що:

- E-документ надходить від Сторони, яка його передала (підтвердження авторства документа);

- E-документ не зазнав змін при інформаційній взаємодії Сторін (підтвердження цілісності та автентичності документа);

- фактом отримання E-документа є події, описані в даному Договорі.

3.15. З метою забезпечення безпеки обробки та конфіденційності інформації Сторони зобов'язані:

- не допускати появи в комп'ютерному середовищі, де функціонує система для обміну Е-документами, комп'ютерних вірусів і програм, спрямованих на її руйнування;

- не нищити та / або не змінювати архіви відкритих ключів КЕП, електронних E-документів;

- не використовувати для підписання E-документів скомпроментовані ключі.

4. У випадку неможливості виконання зобов'язань за цим Договором, Сторони негайно, але не пізніше одного робочого дня повідомляють про це одна одну доступними засобами зв’язку (телефоном, електронною поштою тощо). Умови даного Договору не виключають можливості спільного використання документів в паперовому та електронному вигляді.

5. Сторони самостійно забезпечують збереження програмного забезпечення, яке використовується для обміну електронними документами, ключів електронного підпису та електронних документів, розміщених на своїх комп'ютерах.

6. Сторони розуміють, що задля забезпечення реалізації цивільно-правових та

господарсько-правових відносин, що виникають з даного Договору, кожна Сторона час від часу може та/або передає іншій Стороні, як «третій особі» відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», персональні дані своїх працівників та/або посадових осіб, задіяних у виконанні умов даного Договору. Сторони гарантують, що персональні дані, які ними передаються отримані у порядку передбаченому законом і належним чином отримана згода на їх передачу.

Прийом-передача персональних даних, інші можливі дії з такими даними, у зв'язку з виконанням даного Договору або інших договорів, укладених Сторонами, будуть здійснюватися Сторонами при повному дотриманні ними законодавства України про захист персональних даних, у тому числі Закону України «Про захист персональних даних».

7. При вирішенні всіх інших питань, пов’язаних з електронним документообігом, які не врегульовані цим Договором, Сторони керуються чинним законодавством.

8. Цей Договір є договором приєднання у розумінні ст.634 Цивільного кодексу України.

9. Цей Договір набирає чинності з моменту підписання його Стороною 2 з використанням КЕП.

СТОРОНА 2

СТОРОНА 1