ЗАПИТ НА ПРОПОЗИЦІЇ №: UKRKI/RFQ/2024-010

ДАТА: 28 липня 2024 року

ЗАПИТ НА ПРОПОЗИЦІЇ №: UKRKI/RFQ/2024-010

ДЛЯ УКЛАДЕННЯ РАМКОВОГО ДОГОВОРУ(ІВ)

НА НАДАННЯ ПОСЛУГ З ОБСЛУГОВУВАННЯ ОФІСУ ДЛЯ ПРЕДСТАВНИЦТВА УВКБ ООН В КИЄВІ

ДАТА І ЧАС ЗАКРИТТЯ: 19 липня 2024р., 23:59 за київським часом

ЗНАЙОМСТВО З УВКБ ООН

Управління Верховного комісара ООН у справах біженців було засновано 14 грудня 1950 року Генеральною Асамблеєю ООН. Агентство уповноважене вести та координувати міжнародну діяльність щодо захисту біженців та вирішувати проблеми біженців у всьому світі. Його основна мета – захист прав і добробуту біженців. Воно також має повноваження допомагати людям без громадянства.

За понад шість десятиліть агентство допомогло десяткам мільйонів людей почати життя заново. Сьогодні близько 18 879 співробітників у більш ніж 137 країнах1 продовжують допомагати приблизно 94,7 мільйонам людей2. Щоб допомогти та захистити деяких із найвразливіших верст населення у світі в багатьох місцях і типах середовища, УВКБ ООН має закуповувати товари та послуги по всьому світу. Для отримання додаткової інформації про УВКБ ООН, його повноваження та діяльність див. xxxx://xxx.xxxxx.xxx.

1. ВИМОГИ

Управління Верховного комісара ООН у справах біженців (УВКБ ООН) в Україні запрошує кваліфікованих постачальників і виробників зробити тверду пропозицію для укладення рамкових договорів щодо надання послуг з обслуговування офісу для Представництва УВКБ ООН в Києві.

Будь ласка, зверніть увагу, що УВКБ ООН може укласти Рамковий Договір(и) строком на один (1) рік з можливістю продовження ще на один (1) рік на власний розсуд УВКБ ООН. Учасників, які переможуть у тендері, попросять зберегти запропоновану ціну протягом терміну дії Рамкового Договору(ів).

Прогнозовані потреби УВКБ ООН містяться в Додатку С.

Будь ласка, зверніть увагу, що кількість була вказана, щоб дати учасникам тендеру можливість отримати інформацію про прогнозовані вимоги. Це не означає, що УВКБ ООН бере на себе зобов’язання замовити кількість послуг, зазначену в Додатку С. Кількість може

1 Джерела: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxx-xx-xxxxx.xxxx; xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxx-xx-x-xxxxxx.xxxx

змінюватись і залежатиме від фактичних потреб і наявних коштів, які регулюються видачею окремих Замовлень на купівлю відповідно до Рамкового Договору.

Детальна інформація про необхідні товари та/або послуги наведено у вкладеному

Технічному завданні (Додаток А)

Наполегливо рекомендуємо уважно прочитати цей Запит на пропозицій та додатки до нього. Недотримання викладених тут процедур може призвести до дискваліфікації з процесу оцінювання.

Цей документ жодним чином не слід тлумачити як пропозицію укласти договір із вашою компанією.

Часткові пропозиції не приймаються.

2. ВІЗИТ НА ОБ’ЄКТ

Візит на об’єкт буде організовано 11 липня 2024 року об 11:00 за адресою: Представництво УВКБ ООН в Київі, вул. Xxxxxxxxx 00, x. Київ, 01032, БЦ «Євразія»

Допускається максимум два представника від компанії. Імена та контактні дані представників компанії повинні бути надані в письмовій формі не пізніше 09 липня 2024 р. до 13:00 за українським часом на електронну пошту: xxxxxxxx@xxxxx.xxx. Про зміни в складі учасників необхідно повідомити заздалегідь, інакше вони не зможуть брати участь.

Візит на об’єкт здійснюється за власні кошти учасників. Управління Верховного комісара ООН у справах біженців не буде відшкодовувати ці витрати, а учасники тендеру не зможуть включити вартість візиту на об’єкт у свою фінансову пропозицію у відповідь на запрошення до участі в цьому тендері.

Візит на об’єкт є обов'язковим, враховуючи складність вимог. Заявки учасників тендеру, які не відвідали об’єкт, не будуть оцінюватись.

3. ЗАПИТ НА РОЗ’ЯСНЕННЯ:

Запити на роз’яснення надсилаються письмово (на електронну адресу) на: xxxxxxxx@xxxxx.xxx

Кінцевий термін подання Запитів на роз’яснення - 12 липня 2024 року, 23:59 (за київським часом).

УВКБ ООН збере отримані запитання та відповість усім учасникам, які беруть участь у тендері, невдовзі після кінцевого терміну подання запитань.

4. ПІДГОТОВКА ПРОПОЗИЦІЇ

Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому запиті пропозицій.

Будь ласка, зверніться до наступних Додатків і використовуйте їх, щоб підготувати свою пропозицію. Ваша пропозиція повинна містити наступне:

4.1 Зміст КВАЛІФІКАЦІЙНИХ ВИМОГ

• Свідоцтва про реєстрацію: Копія свідоцтва про реєстрацію в уряді України, з роком заснування не менше ніж за 3 роки до кінцевого терміну подачі заявки для участі в тендері

• Свідоцтво про реєстрацію платника ПДВ: Документ(и) про реєстрацію компанії в податковій службі в Україні (тобто загальні умови оподаткування, платник єдиного податку, ПДВ)

ОБОВ'ЯЗКОВА ВИМОГА

• Додаток D: Реєстраційна форма постачальника - будь ласка, заповніть і завірте підписом і печаткою компанії (див. інструкції нижче)

• Додаток E: Загальні умови контрактів на товари та послуги УВКБ ООН (ред. липень 2018 р.) англійською та українською мовами. У разі будь-яких суперечностей або невідповідностей між двома версіями перевагу матиме версія англійською мовою

• Додаток F: Кодекс поведінки постачальників ООН - прочитайте та підтвердіть, що ви приймаєте його умови, підписавши Реєстраційну форму постачальника (див. Розділ 7)

• Додаток G: Порядок документального оформлення податкової звітності (для компаній-платників ПДВ) - будь ласка, прочитайте та підтвердіть прийняття, завіривши його підписом та печаткою компанії

• Додаток H: Керівництво УВКБ ООН «Вимоги з охорони праці до підрядників».

Компанії, які «ще не зареєстровані» і зацікавлені у веденні бізнесу з УВКБ ООН в Україні повинні подати (заповнену, завірену підписом та печаткою компанії) форму реєстрації постачальника, що додається до цього документа, і надати всю необхідну документацію. Кваліфікованих постачальників буде додано до бази даних постачальників після підтвердження того, що вони підходять на основі поданої реєстраційної форми постачальника та підтверджуючих документів. Перевірка передбачає розгляд кількох факторів, таких як: Фінансовий стан; Основна діяльність; Досвід; Договірна дієздатність.

Для компаній, які «вже зареєстровані» в УВКБ ООН в Україні, надішліть порожню форму реєстрації постачальника чітко вказуючи свій ідентифікатор постачальника УВКБ ООН (завіряється печаткою компанії). Постачальники повинні переконатися, що інформація та документація (наприклад, банківські реквізити, фінансова звітність; державні сертифікати, ліцензії та дозволи; адреса офісу; контактні дані – ім’я, номер телефону, адреса електронної пошти тощо), надані у зв’язку з їх реєстрацією, є актуальними. Перевірте та переконайтеся, що ваша компанія зареєстрована під повною офіційною назвою. Щоб оновити свій профіль, заповніть відповідний розділ реєстраційної форми постачальника, яку ви оновлюєте.

ВАЖЛИВО:

Будь-яка неправдива або неповна інформація у формі реєстрації постачальника може призвести до відхилення заявки або скасування вже існуючої реєстрації.

4.2 Зміст ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Технічні відомості про товари та/або послуги, запитувані УВКБ ООН, можна знайти в Технічному завданні (Додаток А). Ваша технічна пропозиція повинна бути лаконічно викладена за допомогою Форми технічної пропозиції (Додаток B) та включаючи необхідні супровідні документи, які перераховані нижче:

• Додаток В: Форма технічної пропозиції – будь ласка, заповніть, підпишіть та надішліть, включаючи такі підтвердження:

o Профіль компанії: Додайте документи, що описують довідкову інформацію про компанію; багаторічний досвід та організаційну структуру, а також будь- яку іншу відповідну інформацію.

o Відповідність вимогам: Учасників тендеру просять підтвердити, що компанія здатна надати повний спектр послуг, перерахованих у ТЗ, у повній відповідності до вимог, викладених у ТЗ.

o Резюме запропонованого персоналу проекту: Резюме (біографії) запропонованого інженера з технічного нагляду має бути надано, резюме мають містити як мінімум академічну та професійну освіту наступного персоналу. Очікується, що запропонований персонал матиме мін. п'ять (5) років досвіду роботи у відповідній сфері.

o Підтверджений минулий досвід: Учасники тендеру повинні надати документальні підтвердження виконання відповідних контрактів подібного обсягу, підписаних з компаніями чи організаціями, та/або їх результати протягом останніх трьох (3) років, підтверджені копіями замовлень/контрактів на закупівлю або рекомендаційних листів чи актів про виконання робіт. Мінімум два подібні контракти загальною вартістю 20 000 доларів США або вище.

o Відповідність вимогам безпеки: Прохання до учасників підтвердити відповідність ДБН X.3.2-2-2009 «Охорона праці та промислова безпека в будівництві. Основні положення», на виконання Наказу № 441 МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ від 09.03.2022 «Про затвердження Порядку надання першої медичної допомоги особам у невідкладних ситуаціях».

o Участь у візиті на об’єкт: Учасники тендеру мають надати офіційний лист від УВКБ ООН, що підтверджує відвідування об’єкту.

4.3 Зміст ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Використовуючи надану Форму фінансової пропозиції (Додаток C), учасники тендеру повинні запропонувати «ціну все включено». Надсилайте пропозицію тільки в гривнях.

ВАЖЛИВО: Ваша фінансова пропозиція повинна містити ставки в єдиній валюті, гривні. Ставки, зазначені переможцем(ами), можуть бути проіндексовані на офіційний рівень інфляції (YOY у%, опублікований Національним банком України) на другий договірний рік. Будь-які зміни ставок підлягають попередньому письмовому підтвердженню від УВКБ ООН.

• ДОДАТОК С: Форма фінансової пропозиції - будь ласка, заповніть, підпишіть за завірте печаткою компанії.

Примітки:

o УВКБ ООН звільняється від усіх прямих податків і митних зборів. У зв’язку з цим, ціна повинна бути вказана без ПДВ, однак, якщо Учасник є платником ПДВ, це повинно бути зазначено в Додатку С.

Важливо: Будь ласка, зверніть увагу, що подання пропозиції вважається прийняттям Загальних умов контрактів УВКБ ООН та умов, наведених у цій тендерній документації.

5. ТЕРМІН ДІЇ ПРОПОЗИЦІЙ

Пропозиції мають бути дійсними протягом періоду 90 календарних днів після кінцевого терміну подання, як це передбачено Розділом 7 «Інструкції щодо подання пропозицій» цього запиту пропозицій. Пропозиція, дійсна протягом меншого періоду, може бути відхилена як невідповідна.

УВКБ ООН може попросити учасників тендеру продовжити термін дії їхніх пропозицій до закінчення терміну дії пропозиції за виняткових обставин. Запит та відповідь оформляються письмово. Учасник xxxxxxx може відмовитися від продовження терміну дії своєї пропозиції, і в цьому випадку він може відкликати свою пропозицію без будь-якого штрафу. Учасник тендеру, який погоджується на запит, не зобов’язаний та не має права змінювати свою

пропозицію. Усі ціни залишаються фіксованими до закінчення терміну дії пропозиції, до якого укладається договір.

6. ЗМІНИ ДО ДОКУМЕНТІВ ПРО ЗАПИТ ПРОПОЗИЦІЙ

У будь-який час до кінцевого терміну подання пропозицій УВКБ ООН може внести зміни до документів із запитом пропозицій, опублікувавши доповнення. Будь-яке видане доповнення являється частиною документів про запит пропозицій і він надсилається в письмовій формі всім зацікавленим учасникам тендеру та/або компаніям, безпосередньо запрошеним УВКБ ООН взяти участь у процесі закупівель.

7. ВАРТІСТЬ ПІДГОТОВКИ ТА ПОДАЧІ ПРОПОЗИЦІЇ

Учасник тендеру несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням своєї пропозиції, і УВКБ ООН не несе відповідальності за ці витрати, незалежно від проведення чи результату тендерного процесу.

8. ІНСТРУКЦІЯ ЩОДО ПОДАЧІ ПРОПОЗИЦІЙ

Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому Запиті пропозицій, а потім надіслані електронною поштою на xxxxxxxx@xxxxx.xxx не пізніше, ніж: 19 липня 2024 р., 23:59 год за київським часом (кінцевий термін подання).

Будь ласка, зверніть увагу на наступні вказівки щодо електронного подання:

• Ваша пропозиція має бути написана англійською або українською мовою (бажано англійською) та надіслана у форматі PDF;

• Ваші пропозиції повинні бути надіслані у форматі PDF (для додатків також може бути запропонований формат Excel або інші);

• Зверніть увагу на той факт, що залежно від електронної платформи, яку використовує учасник тендеру, існує обмеження щодо розміру вкладень електронної пошти, які можна надіслати. Тому може знадобитися надіслати більше одного електронного листа, щоб відправити пакет документів;

• Ви несете відповідальність за перевірку того, щоб усі електронні листи були отримані належним чином до кінцевого терміну подачі заявок;

• Будь ласка, в полі теми електронного листа вкажіть наступне:

UKRKI/RFQ/2024- 010 _[Назва вашої компанії]_[Кількість надісланих електронних листів (приклад: 1/2, 2/2)].

УВКБ ООН може на власний розсуд продовжити термін подання пропозицій, письмово повідомивши про це всіх потенційних учасників. Продовження кінцевого терміну може супроводжуватися внесенням змін до тендерної документації, підготовленої УВКБ ООН за його власною ініціативою або у відповідь на запит про роз’яснення від потенційного учасника.

9. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЙ

Пропозиції оцінюються за такими критеріями:

• Кваліфікація та відповідність на основі інформації та документальних підтверджень, наданих відповідно до Розділу 3.1 «Зміст кваліфікованих вимог».

• Відповідність технічним вимогам на основі інформації та документальних підтверджень (і зразків, якщо є), наданих відповідно до Розділу 3.2 «Зміст технічної пропозиції».

• Цінова пропозиція «все включено» на підставі інформації та документального підтвердження, наданого згідно з Розділом 3.3 «Зміст фінансової пропозиції»

Рамковий Договір(и) укладається з кваліфікованим учасником (учасниками), чия пропозиція має найнижчу ціну (для всього прогнозованого обсягу вимог) та відповідає мінімальним технічним вимогам.

10. УМОВИ ОПЛАТИ

Стандартні умови оплати УВКБ ООН становлять 30 календарних днів після задовільної доставки товарів та/надання послуг, отримання рахунку (супровідних документів) їх прийняття УВКБ ООН.

Усі банківські витрати, пов’язані з платежами, здійсненими Постачальнику від УВКБ ООН, несе Постачальник;

Будь-яке замовлення на закупівлю (ЗЗ), видане в результаті цього Запиту на пропозицію, буде виконано лише в українській валюті (гривні). Виплати розпочинаються УВКБ ООН лише після підтвердження успішного завершення.

11. НЕУСТОЙКА

У разі затримки Виконавцем, без шкоди для інших прав і засобів правового захисту УВКБ ООН, УВКБ ООН може за власним вибором вимагати неустойку за таку затримку в розмірі 0,1% від вартості відповідних товарів та/або послуг за кожен календарний день затримки після дати, коли надання товарів та/або послуг мало бути завершено. Заявлена неустойка не може перевищувати 5% від загальної вартості відповідного замовлення.

12. ПЕРЕВІРКА

Можлива незалежна перевірка Товарів і Послуг третьою стороною, про що буде повідомлено під час покупки. Перевірку організовує та оплачує УВКБ ООН. Будь ласка, зверніть увагу, що плата за перевірку, яка є результатом невиконання зобов’язань постачальником, стягується безпосередньо з постачальника. Місце перевірки: УВКБ ООН повідомляє про це під час укладання контракту (замовлення на закупівлю).

13. ПРАВО УВКБ ООН ПРИЙМАТИ БУДЬ-ЯКУ ПРОПОЗИЦІЮ ТА ВІДХИЛЯТИ БУДЬ-ЯКУ АБО ВСІ ПРОПОЗИЦІЇ

УВКБ ООН залишає за собою право прийняти вашу заявку повністю або частково.

УВКБ ООН залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію, а також скасувати процес відбору та відхилити всі пропозиції в будь-який час до присудження Контракту, не несучи таким чином жодної відповідальності перед Учасниками тендеру, яких це стосується, або будь-якого зобов’язання інформувати відповідних учасників тендеру про підстави рішення УВКБ ООН.

УВКБ ООН залишає за собою право звернутися до одного або кількох Учасників тендеру, щоб укласти кілька рамкових договорів, які були укладені в результаті цього тендеру, і вести прямі переговори з Постачальником, щоб задовольнити майбутні вимоги УВКБ ООН або будь-яких інших установ ООН.

УВКБ ООН може на власний розсуд збільшити або зменшити запропонований обсяг під час укладання договору та не очікує значних змін заявленої ставки.

УВКБ ООН не зобов’язане вибирати будь-яку з компаній, що подає пропозицію, і жодним чином не зобов’язує себе вибирати компанію, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, договір буде укладено з компанією, яка подала таку пропозицією, яка буде вважатися найбільш

відповідальною потребам, а також відповідатиме загальним принципам УВКБ ООН, включаючи економію та ефективність і найкраще співвідношення ціни та якості.

14. ПОСТ КВАЛІФІКАЦІЯ

УВКБ ООН залишає за собою право провести посткваліфікаційну перевірку, спрямовану на визначення достовірності інформації, наданої учасником тендеру. Така пост кваліфікація має бути повністю задокументована та, серед тих, які можуть бути перелічені в цьому запиті пропозицій, може включати, але не обмежуватися цим, усе або будь-яку комбінацію з наступного:

• Перевірка точності, правильності та достовірності інформації, наданої Учасником щодо поданих юридичних, технічних та фінансових документів;

• Запити та перевірка довідок у державних установах, які мають юрисдикцію щодо Учасника тендеру, або у будь-якої іншої організації, яка могла мати справу з Учасником тендеру;

• Запити та перевірка рекомендацій з іншими попередніми клієнтами щодо якості виконання поточних або попередніх завершених контрактів;

• Фізична перевірка офісів, відділень або інших місць, де ведеться бізнес Учасника тендеру, з повідомленням або без повідомлення Учасника;

• Оцінка якості поточних і завершених результатів, робіт і заходів, подібних до вимог Покупця, якщо такі є; і

15. ГЛОБАЛЬНИЙ ДОГОВІР ООН ТА ІНШІ ФАКТОРИ

УВКБ ООН підтримує Ініціативу Глобального договору ООН, висунуту 31 січня 1999 року Генеральним секретарем ООН Кофі Аннаном, яка має об’єднати компанії з установами ООН, працівниками та громадянським суспільством для підтримки десяти принципів у сферах прав людини, праці, навколишнього середовища та анти-корупції. Ми закликаємо наших постачальників приєднатися до Ініціативи Глобального договору ООН.

16. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ДЛЯ КОНТРАКТІВ УВКБ ООН ДЛЯ ПОСТАЧАННЯ ТОВАРІВ

Зверніть увагу, що Загальні умови Договорів УВКБ ООН (ред. липень 2018) мають суворо дотримуватись для будь-якого майбутнього контракту.

Дякуємо за Вашу увагу.

Адам Алі, старший спеціаліст із закупівель, УВКБ ООН в Україні

Adam Ali

Digitally signed by Adam Ali Date: 2024.06.28 11:38:58

+03'00'