Організація Mercy Corps (Мерсі Корпс) працює в Україні, Молдавії та Польщі, де швидким темпом організовує роботу для розуміння зростаючих гуманітарних потреб у міру того, як ми реагуємо. Наразі ми фінансуємо місцеві організації, які найкраще знають...
Назва: Договір з надання готельних послуг у Києві
Локація: Київ - Україна
Довідкова інформація:
Організація Mercy Corps (Мерсі Корпс) працює в Україні, Молдавії та Польщі, де швидким темпом організовує роботу для розуміння зростаючих гуманітарних потреб у міру того, як ми реагуємо. Наразі ми фінансуємо місцеві організації, які найкраще знають потреби своєї громади та вже швидко працюють над наданням допомоги біженцям та українцям всередині країни. Місцеві організації, які ми підтримуємо, розповсюджують такі предмети, як медичне приладдя та основні продукти харчування, у тому числі в східну Україну, і підтримують маргінальні групи, як-от громадяни третіх країн і члени ромської громади в України, які переїжджають до сусідніх країн.
Опис мети:
Представництво Mercy Corps в Україні зобов’язане забезпечити безпечний простір для персоналу, партнерів та інших осіб, яких вважають за потрібне.
Цілі:
Забезпечити послугу розміщення у комфортному, тихому та безпечному просторі для людей, яких організації необхідно розмістити
Діяльність:
• Забезпечити тихі, чисті, безпечні, комфортні номери, які дають гостю можливість приємного відпочинку.
• Забезпечити хороший сервіс для нашої команди.
• Включити основні необхідні послуги:
o Інфраструктура, яка має хороше освітлення, вивіски, елементи безпеки (мінімум: аптечка, носилки, вогнегасники), персонал з навичками поводження з ними, хороший стан зеленої зони (якщо така є).
o Якщо готель п'ятиповерховий і вище, - необхідні ліфти.
o Мати зону ресепшн для уваги гостям.
o Окремі ванні кімнати, чисті і в хорошому стані.
o Стандартні, безпечні, чисті номери, обладнані правильно функціонуючим санвузлом, підлоги в хорошому стані, ліжка і матраци в справному стані, чисті рушники, туалетні приналежності (туалетний папір), сміттєвий бак, душові кабіни в справному стані.
o Наявність відокремленого місця для подачі сніданку / обіду / вечері.
o Наявність загальних санвузлів у хорошому стані, дотримання всіх протоколів дезінфекції.
• Мати можливість відповісти на будь-який запит гостя 24 години на добу, 7 днів на тиждень.
• Мати персонал, який може допомагати з бронюванням.
• Відслідковувати бронювання на момент отримання заявки, коли необхідно підтвердити наявність номерів готелю.
• Гарантувати дотримання підтвердженого бронювання.
• Контролювати можливість бронювання та прогнозувати можливості, щоб вжити відповідних заходів для гарантування житла нашій команді.
• Ознайомити з інформацією про час заїзду та час виїзду під час бронювання.
• Відстежувати кількість наданих помешкань.
• Надати детальну та чітку інформацію про проживання нашому гостю.
• Гарантувати контроль доступу до готелю і номерів.
• Сприяти заходам безпеки
Результати:
• Одномісне або двомісне розміщення в готелі
• Конференц-зал необхідної місткості
o Устаткування для конференції: екран, проектор, мікрофон, маркери для дошки
o Перерва на каву
o Обід
o Вечеря
Терміни / графік:
Переможець тендеру укладатиме контракт на 12 місяців з можливістю продовження ще на 12 місяців відповідно до оцінки ефективності, загалом на 24 місяці. Починаючи з надання послуг з березня 2023 року.
Готель звітуватиме: Адміністративному працівнику
Готель буде тісно співпрацювати з:
• Адміністративним працівником
• Делегованим персоналом для координації логістики заходу
Необхідний досвід та навички:
1. Досвід надання сервісу приймання гостей
2. Досвід організації заходів
3. Хороший клієнтський сервіс
4. Можливість розміщення в ізоляції через Covid (бажано)
Оплата:
Рекомендується, щоб готель надавав Mercy Corps рахунок один-два рази на місяць
Інше:
• Постачальник може подати заявку на одну-дві з трьох послуг, які вимагаються в цьому тендері і в пропозиції необхідно вказати, які послуги доступні для надання
• Перш ніж підписати угоду, у рамках належної перевірки, команда з безпеки повинна відвідати постачальника, який також повинен відповідати технічним критеріям, для перевірки умов безпеки та захисту
Attachment 3: Scope of Work
Title: MSA for hotel services at Kyiv
Location(s): Kyiv - Ukraine
Background:
Mercy Corps is on the ground in Ukraine, Moldova, and Poland, working quickly to understand the evolving humanitarian needs as we respond. We are currently funding local organizations that know their community needs best and are already working quickly to provide assistance to refugees and Ukrainians inside the country. Local organizations we’re supporting are distributing items like medical supplies and food staples, including into eastern Ukraine, and supporting marginalized groups like third-country nationals and members of Ukraine’s Roma community crossing into neighboring countries.
Purpose Description:
Mercy Corps Ukraine required to provide safe spaces to the staff, partners and other that consider needed.
Objectives:
Provide accommodation service with comfortable, quiet, and safe spaces for the people that the organization requires to accommodate
Activities:
• To provide quiet, clean, safe, comfortable rooms that allow the guest to have a pleasant stay.
• To provide good service to our team.
• To include the basic services required:
o Infrastructure that has good lighting, signage, security elements (minimum: first aid kit, stretcher, fire extinguishers), trained personnel to handle them and good condition in green areas (if any).
o If the hotel is five stories or more, have elevators.
o Have a reception area for the attention of guests.
o Independent bathrooms, clean and in good condition.
o Standard, safe, clean rooms, equipped with a properly functioning bathroom, floors in good condition, beds and mattresses in good condition, clean towels, toiletries (toilet paper), trash can, showers in good working order.
o Include a indoor place to serve breakfast / lunch / dinner.
o To have social bathrooms in good condition and complying with all disinfection protocols.
• To be able to respond to any guest requirement 24 hours a day, 7 days a week.
• To have staff available to book.
• To track the reservations at the moment that the request is received and must be confirmed according to the availability of the hotel.
• To guarantee that the confirmed reservation is respected.
• To control the reservation capacity and predict capacity to take the appropriate measures to guarantee the lodging to our team.
• To provide information on arrival times and check in time, during the booking.
• To track number of accommodations provided.
• To present the detailed and clear account of the lodging to our guest
• To guarantee access control to the hotel and rooms.
• To promote security actions
Deliverables:
Attachment 3: Scope of Work
• Hotel Single or double accommodation
• Conference room according with the capacity needed
o Conference supplies: screen, video beam/projector, Microphone, flipchart – markers
o Coffee break
o Lunch
o Dinner
Timeframe / Schedule:
The successful tender will be contracted for 12 months with option to extend for 12 months more according with the performance evaluation, for a total 24 months. Commencing March 2023 with services provided.
The hotel will report to: Administrative officer
The hotel will work closely with:
• Administrative officer
• Delegated staff to coordinate the logistics of the event
Required Experience & Skills:
1. Hosting service experience
2. Event management experience
3. Good customer service
4. Capacity to host in isolation due to covid (desirable)
Payment:
High recommends that the hotel present Mercy Corps the invoice once or xxxxx per month
Others:
• Provider can apply for one, two of three of services require in this tender, and in it proposal must indicate which services is available to provide
• As a part of the due diligence, Security team should visit provider(s) which comply the technical criteria to validate safety and security conditions, before to sign the agreement