Договор про приєднання до Сервісу iDocHUB

Договор про приєднання до Сервісу iDocHUB

м. Київ

Акціонерне товариство «Укртранснафта» (далі – Товариство), в особі директора з інформаційних технологій Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, який діє на підставі довіреності

№ 102 від 03.02.2020, з однієї сторони, та особа, яка приєдналась до зазначеного Договору, шляхом здійснення входу до Сервісу IDocHUB у порядку, передбаченому Додатком № 1 до цього Договору, в подальшому «Користувач», з іншої сторони, спільно іменовані як Сторони, а кожна окремо як Сторона, керуючись нормами Цивільного та Господарського кодексів України, Законами України: «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно- телекомунікаційних системах», уклали цей Договір про приєднання до Сервісу iDocHUB (далі – Договір) про наступне:

ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

Для цілей цього договору Сторони погодили використання таких термінів та їх визначення:

Сервіс iDocHUB – сервіс автоматизації взаємодії електронними документами АТ «Укртранснафта» з контрагентами та співробітниками;

Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис (електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис), який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (далі – КЕП або електронний підпис);

Електронний первинний документ – первинний документ (акт приймання- передачі наданих послуг або видаткова накладна), який містить відомості про господарську операцію (товар, послугу), що складається (створюється) за згодою в електронній формі (електронний первинний документ) з використанням ресурсів Сервісу iDocHUB, містить всі обов’язкові реквізити, зазначені у частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV (із змінами та доповненнями) (далі – Закон про бухгалтерський облік), в тому числі дату складання електронного первинного документа;

Дата складання електронного первинного документа – обов’язковий реквізит електронного первинного документа, визначений частиною 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік. Дата складання електронного первинного документа не залежить від дати накладання кваліфікованих електронних підписів Сторін цього Договору.

Дата підписання електронного первинного документа – є дата накладення останнього (Замовника) з передбачених КЕП.

Видаткова накладна – первинний документ, який підтверджує факт передачі товару (переходу права власності) від постачальника/продавця до замовника/покупця.

Акт приймання – передачі послуг – первинний документ, який підтверджує факт надання послуги (переходу права власності) виконавцем замовнику.

Всі інші терміни та визначення, що використовуються у цьому Договорі, тлумачяться у відповідності до чинного законодавства України.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Цей Договір є договором приєднання в розумінні ст. 634 ЦК України і може бути укладений лише шляхом приєднання Користувача до всіх його умов в цілому шляхом здійснення входу до Сервісу iDocHUB та підписання цього Договору у порядку, передбаченому Додатком № 1 до цього Договору.

1.2. Товариству належить Сервіс iDocHUB, доступ до якої здійснюється через мережу Інтернет за адресою: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx, що функціонує в мережі Інтернет.

1.3. Сервіс iDocHUB, на підставі договору з Міністерством цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), від 26.02.2020 № 85-ІСЕІ взаємодіє із інтегрованою системою електронної ідентифікації Мінцифри, яка забезпечує електронну ідентифікацію й автентифікацію фізичних і юридичних осіб, які проходять електронну ідентифікацію в Сервісі iDocHUB, сумісність та інтеграцію схем електронної ідентифікації, їх взаємодію із Сервісом iDocHUB і забезпечення захисту інформації та персональних даних із використанням єдиних вимог, форматів, протоколів та класифікаторів.

Товариство дотримується усіх необхідних вимог і правил щодо роботи Сервісу iDocHUB.

1.4. Користувач використовує Сервіс iDocHUB під свою відповідальність. Товариство не приймає на себе ніякої відповідальності, в тому числі, і за відповідність інформації та меті Користувача, окрім випадків відповідальності, прямо передбачених чинним законодавством та цим Договором.

1.5. Використання Сервісу iDocHUB регламентується цим Договором, іншими договорами, що укладаються між Товариством та Користувачем, Законами України:

«Про електронні документи та електронний документообіг», «Про інформацію»,

«Про захист персональних даних», «Про електронні довірчі послуги» «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» іншими законодавчими та нормативно-правовими актами України, які регулюють відносини між Сторонами.

1.6. Невід’ємними Додатками до даного Договору є:

- Інструкція з формування електронних первинних документів бізнес-партнерами АТ «Укртранснафта» за допомогою Сервісу iDocHUB (додаток № 1).

1.7. Товариство, з метою ознайомлення Користувача зі змінами в даному Договорі оприлюднює такі зміни шляхом розміщення Договору та додатків до нього, на веб-сайті, що знаходиться за адресою: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-0/. Актуальна діюча редакція Договору знаходиться в мережі Інтернет на веб-сайті за адресою xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-0/.

2. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

2.1. Користувач, на підставі вільного волевиявлення, приєднується до умов Договору в цілому та повністю, у тому числі й додатків до нього, які є його невід’ємною частиною, а Товариство надає Користувачу можливість використання Сервісу iDocHUB, який розташований в мережі Інтернет за адресою: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/.

2.1.1. Сервіс iDocHUB використовується з метою автоматизації взаємодії електронними документами Товариства із Користувачем та їх співробітниками, з використанням ресурсів якого Сторонами створюється електронні первинні документи для відображення бухгалтерського обліку господарських операцій.

2.2. Використовувати Сервіс iDocHUB Користувач зможе після здійснення входу до Сервісу iDocHUB та підписання цього Договору у порядку, передбаченому Додатком № 1 до цього Договору.

2.3. Доступ до Сервісу iDocHUB надається на безоплатній основі. Плата за користування Сервісом iDocHUB з Користувача не стягується.

3. ПРАВА ТА ОБОВЯЗКИ СТОРІН

3.1. Правила користування Сервісом iDocHUB, визначені у Додатку № 1 є обов’язкові до виконання користувачами.

3.2. Товариство має наступні права та обов’язки:

3.2.1. Товариство має виключні права на управління Сервісом iDocHUB, його розвиток, доповнення та зміну умов використання

3.2.2. Надавати надійний, безперебійний, безпечний доступ до Сервісу iDocHUB.

3.2.3. Забезпечувати користувачам, інформаційну підтримку, інформацію про первинні документи, точне визначення часу та дати подання та підписання та інші можливості визначені Сервісом iDocHUB.

3.2.4. Забезпечувати здійснення підтвердження особи користувача за допомогою способів ідентифікації, автентифікації у способи передбачені у Додатку № 1.

3.2.5. На свій розсуд робити зміни технічних характеристик та інтерфейсу Сервісу iDocHUB, що не суперечать чинному законодавству України і не перешкоджають виконанню цього Договору.

3.2.6. Забезпечити розумний та технічно можливий рівень інформаційної безпеки Сервісу iDocHUB.

3.2.7. Вимагати від Користувача усунення порушень умов цього Договору та вимагати відшкодування збитків, які заподіяні незаконними діями користувача (-ів).

3.2.8. Має інші права та обов’язки, які передбачені вимогами чинного законодавства України та випливають із суті зобов’язань, що виникають за цим Договором.

3.3. Користувач має наступні права та обов’язки:

3.3.1. Користуватись Сервісом iDocHUB сумлінно та із забезпеченням усіх необхідних заходів безпеки.

3.3.2. Використовувати Сервіс iDocHUB в рамках виконання цього Договору та вимагати від Товариства усунення порушень умов цього Договору в разі їх обґрунтованої наявності.

3.3.3. Нести персональну відповідальність за порушення вимог законодавства та/або прав та законних інтересів третіх осіб, вчинені ним під час користування Сервісом iDocHUB (в т.ч. шляхом розповсюдження/розміщення недостовірної/неправдивої інформації тощо).

3.3.4. Самостійно визначити перелік користувачів Сервісом iDocHUB та встановити права їх доступу до даних та функціоналу Сервісу iDocHUB.

3.3.5. Не передавати індивідуальне ім’я користувача та пароль доступу до Сервісу iDocHUB третім особам, забезпечити можливість доступу до Сервісу iDocHUB тільки належним чином уповноважених осіб.

3.3.6. Забезпечити захист інформаційно-телекомунікаційної системи з якої здійснюється доступ до Сервісу iDocHUB від вірусів та іншого шкідливого програмного забезпечення, у тому числі, того, яке здатне перехоплювати введення даних та їх передачу.

3.3.7. Звертатися до Товариства за консультаційною допомогою з питань роботи сервісу iDocHUB за телефонними номерами: (000) 000-00-00; (000) 000-00-00; внутрішній (27-29).

3.3.8. Користувач зобов’язаний письмово повідомляти Товариство про зміну своїх керівників, засновників (-а) учасників (-а), кінцевих (-ого) бенефіціарних (-ого) власників (- а) (контролерів (-а), акціонерів (-а) (більше 10% у власності акцій) протягом 5 (п’ять) робочих днів від дня таких змін.

3.3.9. Має інші права та обов’язки, які передбачені вимогами чинного законодавства України та випливають із суті зобов’язань, що виникають за цим Договором

3.4. При роботі в Сервісі iDocHUB Користувачу та/або уповноваженим представникам Користувача забороняється:

- розміщення, відправлення, передача або будь-які інші способи публікації інформації і матеріалів, які є незаконними, шкідливими, загрозливими такими, що порушують авторські права тощо;

- видача себе за іншу фізичну або юридичну особу, або представника фізичної чи юридичної особи без достатніх на те прав і повноважень, а також введення в оману щодо

властивостей і характеристик будь-яких суб'єктів або об'єктів, щодо яких у Сервісі iDocHUB розміщується інформація;

- копіювання, розсилка, публікація або використання іншим чином інформації та/або результатів інтелектуальної діяльності розміщених у Сервісі iDocHUB, без письмового дозволу Товариства;

- розміщення, відправлення, передача або будь-який інший спосіб публікації у Сервісі iDocHUB інформації та матеріалів про товари і послуги, які Користувач не має права пропонувати до продажу, рекламувати або робити доступною згідно із законом. У разі, якщо законодавство держави, на території якого знаходиться Користувач, містить обмеження або заборону на пропозицію певних товарів і послуг, Користувач самостійно несе відповідальність за дотримання вимог такого законодавства при розміщенні їм інформації та матеріалів про товари і послуги у Сервісі iDocHUB;

- розміщення, відправлення, передача або будь-який інший спосіб публікації інформації і матеріалів, які порушують будь-який охоронюваний законом патент на винахід, корисну модель, або промисловий зразок, товарний знак, комерційну таємницю, копірайт або інші права інтелектуальної власності та/або авторські та суміжні права третіх осіб;

- порушення законодавства України або норм міжнародного права.

4. ВІДПОВІДЛАЬНІСТЬ СТОРІН

4.1. Сторони несуть відповідальність за невиконання або неналежне виконання умов даного Договору у відповідності до цього Договору та чинного законодавства України.

4.2. Користувач несе відповідальність за свої дії, які вчиняються ним в Сервісі iDocHUB, та дії осіб, які вчиняються від його імені з використанням його даних персональної ідентифікації.

4.3. Користувач несе відповідальність за дії уповноважених представників Користувача та співробітників, які мають або мали доступ (незалежно від того, був цей доступ санкціонований Стороною, або виник з її провини) до Сервісу iDocHUB, до електронного профілю Користувача та/або його Уповноваженого представника, до апаратних засобів, програмного та інформаційного забезпечення Сервісу iDocHUB, особистих ключів та інших засобів, як за свої особисті.

4.4. Товариство не несе відповідальності за майнову та моральну шкоду, що була заподіяна Користувачу під час використання ним та його працівниками (представниками) Сервісу iDocHUB, в т.ч. але не виключно за: наслідки використання інформації, розміщеної у Сервісі iDocHUB; за будь-який збиток, який може бути нанесений комп'ютерам Користувача і даним Користувача в результаті використання Сервісу iDocHUB; за достовірність інформації Користувача; за прямі або непрямі збитки, а також будь-які інші збитки, отримані в результаті використання або неможливості використання Сервісу iDocHUB; нанесення шкоди в результаті несанкціонованого доступу третіх осіб до профілю та ресурсів Користувача; дії будь-яких третіх осіб щодо Користувача, вчинені під час використання Сервісу iDocHUB тощо.

4.5. Товариство не несе відповідальності за майнову та моральну шкоду, що може бути заподіяна Користувачу та/або третім особам у разі невиконання або неналежного виконання Користувачем умов цього Договору та чинного законодавства України під час користуванням Сервісом iDocHUB.

4.6. Користувач несе відповідальність за зміст інформації, яка ним розміщується в Сервісі iDocHUB.

4.7. Сторони несуть відповідальність за збереження інформації та допуск третіх осіб до Сервісу iDocHUB.

5. СТРОК ДІЇ ДОГОВОРУ

5.1. Даний Договір набуває чинності з моменту здійснення Користувачем входу до Сервісу iDocHUB та підписання цього Договору у порядку, передбаченому Додатком № 1 до цього Договору та діє до дати його припинення. Цей Договір припиняється:

- за згодою сторін;

- в односторонньому порядку передбаченого п. 5.2. цього Договору;

- повного виконання Сторонами інших договорів, що укладаються між Товариством та Користувачем або їх припинення чи розірвання;

- та інших випадках передбачених чинним законодавством України.

5.2. У випадку невиконання або неналежного виконання Користувачем зобов’язань за цим Договором, Товариство має право достроково розірвати цей Договір в односторонньому порядку шляхом направлення Користувачу електронного повідомлення про таке розірвання.

В такому випадку Договір вважається розірваним з дати, зазначеної Товариством у такому повідомленні.

6. ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ДОГОВОРУ

6.1. Товариство вправі в односторонньому порядку вносити зміни в даний Договір, у тому числі шляхом затвердження нової редакції Договору, за умови оприлюднення інформації про зміни в порядку, передбаченому п. 1.7. цього Договору.

6.2. Зміни до Договору набувають чинності з наступного дня після оприлюднення Товариством інформації про ці зміни, або з дати, зазначеної в оприлюдненій інформації.

6.3. Користувач зобов'язаний не рідше одного разу в 3 (три) робочих дні ознайомлюватись із інформацією, оприлюдненою Товариством у порядку, передбаченому п.1.7. цього Договору.

6.4. Товариство не несе будь-якої відповідальності у випадку, коли інформація про зміну Договору, що оприлюднена в порядку та в строки, установлені цим Договором, не була отримана та/або вивчена та/або правильно зрозуміла Користувачем.

6.5. Будь-які зміни до Договору з моменту набрання ними чинності поширюються на всіх Користувачів, що приєдналися до Договору, у тому числі, на тих, що приєдналися до Договору раніше дати набрання чинності змін до Договору.

7. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ

7.1. Інформація про користування Сервісом iDocHUB за даним Договором, про їх результати, відомості, що наведені у цьому Договорі, а також інші відомості, що стали (стануть) відомі Користувачу про діяльність, систему безпеки Товариства у процесі виконання даного Договору, носить конфіденційний характер.

7.2. Конфіденційність у розумінні цього Договору означає неприпустимість доведення відповідної інформації до відома третіх осіб без письмової згоди іншої Сторони. Дія цього пункту не поширюється на випадки обов'язкового надання (розголошення) такої інформації відповідно до вимог чинного законодавства України;

7.3. Користувач зобов'язується не розголошувати третім особам та не використовувати інформацію, яка стала йому відомою у зв'язку з укладанням та/або виконанням Договору та/або з інших причин, на шкоду Товариству.

8. ПОРЯДОК ВИРІШЕННЯ СПОРІВ

8.1. Сторони зобов’язані докладати зусиль до вирішення конфліктних ситуацій шляхом переговорів та пошуку взаємоприйнятих рішень.

8.2. При недосягненні згоди зі спірного питання, Сторони розглядатимуть спір у судовому порядку відповідно до чинного законодавства України.

9. ОБСТАВИНИ НЕПЕРЕБОРНОЇ СИЛИ

9.1. Сторона звільняється від визначеної цим Договором та (або) чинним в Україні законодавством відповідальності за порушення умов цього Договору, якщо вона доведе, що таке порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили, визначених у цьому Договорі, за умови, що настання таких обставин засвідчено у визначеному цим Договором порядку.

9.2. Під обставинами непереборної сили у цьому Договорі розуміються будь-які надзвичайні події зовнішнього щодо Сторін характеру, які виникають без вини Сторін, поза їх волею або всупереч волі чи бажанню Сторін, і які не можна за умови вжиття звичайних для цього заходів передбачити та не можна відвернути (уникнути), включаючи (але не обмежуючись) стихійні явища природного характеру (землетруси, повені, урагани, руйнування в результаті блискавки тощо), лиха біологічного, техногенного та антропогенного походження (вибухи, пожежі, вихід з ладу машин й обладнання, масові епідемії, епізоотії, епіфітотії тощо), обставини суспільного життя (війна, воєнні дії, блокади, громадські хвилювання, прояви тероризму, масові страйки, бойкоти тощо), перебої в електроживленні, глобальні перебої в роботі українських і міжнародних сегментів мережі Інтернет, збої систем маршрутизації, збої розподіленої системи доменних імен, збої, викликані хакерськими і DDOS-атаками тощо, а також видання заборонних або обмежуючих нормативних актів органів державної влади чи місцевого самоврядування, інші законні або незаконні заборонні чи обмежуючі заходи названих органів, протиправні дії третіх осіб, які унеможливлюють виконання Сторонами цього Договору або тимчасово перешкоджають такому виконанню.

9.3. Сторона, що має намір посилатися на обставин непереборної сили, повинна негайно, із застосуванням технічних засобів миттєвого зв’язку (телеграма, факсограма, електронна пошта), письмово повідомити іншу Сторону про наявність таких обставин та їх вплив на виконання зобов’язань за Договором.

9.4. Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення однієї зі Сторін про неможливість виконання прийнятих за даним Договором зобов'язань внаслідок дії обставин непереборної сили, позбавляє Сторону права посилатися на будь-яку вищевказану обставину, як на підставу, що звільняє від відповідальності за невиконання зобов'язань.

9.5. Обставини непереборної сили автоматично продовжують строк виконання зобов’язань за цим Договором. У випадку якщо обставин непереборної сили продовжуються більш ніж три місяці з моменту виникнення таких обставин, то будь-яка з Сторін має право достроково припинити дію цього Договору шляхом його розірвання в односторонньому порядку, відповідно до чинного законодавства України.

9.6. Наявність обставин непереборної сили підтверджується відповідним документом Торгово-промислової плати України або іншого компетентного органу, визначеного чинним законодавством України.

10. АНТИКОРУПЦІЙНЕ ЗАСТЕРЕЖЕННЯ

10.1. Сторони визнають та підтверджують, що вони проводять політику повної нетерпимості до діянь, предметом яких є неправомірна вигода, в тому числі до корупції, яка передбачає повну заборону неправомірних вигод та здійснення виплат за сприяння або спрощення формальностей у зв’язку з господарською діяльністю, забезпечення більш швидкого вирішення тих чи інших питань. Сторони керуються у своїй діяльності застосовним законодавством і розробленими на його основі політикою та процедурами, спрямованими на боротьбу з діяннями, предметом яких є неправомірна вигода, і корупція зокрема.

10.2. Сторони гарантують, що їм самим та їхнім працівникам заборонено пропонувати, давати або обіцяти надати будь-яку неправомірну вигоду (грошові кошти,

цінні подарунки тощо) будь-яким особам (включаючи, серед іншого, службовим особам, уповноваженим особам юридичних осіб, державним службовцям), а також вимагати отримання, приймати або погоджуватися прийняти від будь-якої особи, прямо чи опосередковано, будь-яку неправомірну вигоду (грошові кошти, цінні подарунки тощо).

11. ОБМЕЖУВАЛЬНІ ЗАХОДИ (САНКЦІЇ)

11.1. У випадку виявлення щодо Користувача або пов’язаних з ним осіб обмежувальних заходів (санкцій), передбачених ст. 4 ЗУ «Про санкції», та/або санкцій, застосованих уповноваженими міжнародними організаціями – ООН, Європейського союзу, та/або санкцій, введених в дію уповноваженими на те органами влади Сполучених Штатів Америки, що забороняють або обмежують ведення діяльності з Користувачем, Товариство достроково розриває цей Договір в односторонньому порядку шляхом направлення Користувачу письмового повідомлення протягом 5 (п’яти) календарних днів з дати виявлення обмежувальних заходів (санкцій).

11.2. В такому випадку Договір вважається розірваним на 5 (п’ятий) календарний день з дати отримання такого повідомлення Користувачем.

12. ІНШІ УМОВИ

12.1. При цитуванні матеріалів Сервісу iDocHUB, включаючи захищені авторські твори, посилання на Сервіс iDocHUB обов'язкове.

12.2. Здійснення Користувачем входу до Сервісу iDocHUB у порядку, передбаченому Додатком № 1 до цього Договору, Користувач підтверджує свою згоду на обробку персональних даних у Сервісі iDocHUB відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року № 2297-VI зі всіма змінами та доповненнями до нього з метою реалізації правовідносин на весь період розміщення інформації в Сервісі iDocHUB.

12.3. Товариство здійснює фізичні, електронні, адміністративні та технічні заходи безпеки проти несанкціонованого розкриття, зміни, використання персональних даних користувачів.

12.4. Усі правовідносини, що виникають з цього Договору або пов’язані із ним, у тому числі пов’язані із дійсністю, укладанням, виконанням, зміною та припиненням цього Договору, тлумаченням його умов, визначенням наслідків недійсності або порушення Договору, регламентуються цим Договором та відповідними нормами чинного в Україні законодавства, а також застосовними до таких правовідносин звичаями ділового обороту на підставі принципів добросовісності, розумності та справедливості.

13. РЕКВІЗИТИ ТОВАРИСТВА Акціонерне товариство «Укртранснафта»

вул. Московська, 32/2, м. Київ, 01010

код ЄДРПОУ 31570412

п/р XX000000000000000000000000000

в АТ «Ощадбанк» у м. Києві ІПН 315704126145

Директор з інформаційних технологій

А. Теодорович

Інструкція з формування електронних первинних документів бізнес- партнерами АТ «Укртранснафта» за допомогою Сервісу іDосHUB

1. Загальні принципи

Метою Інструкції з формування електронних первинних документів бізнес-партнерами АТ «Укртранснафта» за допомогою Сервісу іDосHUB (далі – Інструкція) є скорочення строків підготовки та підписання первинних документів (між АТ «Укртранснафта» та його бізнес-партнерами).

Сервіс iDocHUB – сервіс автоматизації взаємодії електронними документами АТ «Укртранснафта» з контрагентами та співробітниками.

Кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис (електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис), який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (далі – КЕП або електронний підпис);

Електронний первинний документ – первинний документ (акт приймання-передачі наданих послуг або видаткова накладна), який містить відомості про господарську операцію (товар, послугу), що складається (створюється) за згодою в електронній формі (електронний первинний документ) з використанням ресурсів Сервісу iDocHUB, містить всі обов’язкові реквізити, зазначені у частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV (із змінами та доповненнями) (далі – Закон про бухгалтерський облік), в тому числі дату складання електронного первинного документа.

Видаткова накладна – первинний документ, який підтверджує факт передавання товару (переходу права власності) від постачальника/продавця до замовника/покупця.

Акт приймання – передачі послуг – первинний документ, який підтверджує факт надання послуги (переходу права власності) виконавцем замовнику.

Договір – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі. Договір укладається за допомогою інформаційно- телекомунікаційних систем в електронній формі.

Контрагент – бізнес-партнер (виконавець, постачальник, продавець) АТ «Укртранснафта», який здійснює постачання товару/послуг згідно з Договором.

Технічна допомога АТ «Укртранснафта» – АТ «Укртранснафта» щодо використання Сервісу iDocHUB надається технічне консультування за телефоном: (000) 000-00-00, (000) 000-00-00 внутрішній (2729).

2. Етапи створення та проходження електронного документа в

Сервісі iDocHUB

2.1. Вхід до Сервісу iDocHUB

Для входу до Сервісу необхідно пройти за посиланням xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/ та натиснути «Увійти до системи» (мал. 1).

Мал. 1

Після входу до Сервісу iDocHUB відображається Профіль особи (далі – користувач), яку уповноважено на створення первинних документів від імені Контрагента:

 ПІБ – прізвище, ім’я, по батькові користувача;

 ІПН – ідентифікаційний номер фізичної особи користувача;

 ЄДРПОУ – код Контрагента згідно з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських об’єднань України;

 Телефон – номер телефону користувача;

 E-mail – адреса електронної пошти користувача.

2.2. Створення первинних документів

В особистому кабінеті Контрагента відображається інформація щодо укладених електронних договорів між ним та Товариством, а також інформація щодо створених в електронній формі первинних документів (видаткових накладних, актів приймання-передачі послуг) (мал. 2).

Мал. 2

Для створення первинного документа (видаткової накладної/акта приймання-передачі послуг) необхідно зайти до розділу «Документи» вибрати

«Договори» (мал. 3) та у відображеному переліку договорів обрати договір на виконання якого буде сформовано первинний документ (мал. 4).

Мал. 3

Мал. 4

Після вибору договору вибираємо вид первинного документа, який необхідно створити (видаткова накладна/акт приймання-передачі послуг) (мал. 5).

Мал. 5

2.2.1. Створення видаткової накладної

Після вибору виду первинного документа (видаткова накладна), заповнюємо необхідні поля вводу (мал. 6):

 «номер накладної» – реєстраційний номер документа, згідно з внутрішньою реєстрацією Контрагента;

 «дата накладної» – дата створення видаткової накладної.

Мал. 6

В наступному вікні заповнюються дані про Контрагента (мал. 7):

- Виконавець (найменування компанії, що виконує постачання) – скорочена назва Контрагента;

- Посада – посада працівника Постачальника, відповідального за підписання видаткової накладної;

- ПІБ – прізвище, ім’я, по батькові працівника Контрагента, відповідального за підписання видаткової накладної;

- ЄДРПОУ – код Контрагента згідно з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських об’єднань України;

- ІПН – ідентифікаційний номер фізичної особи працівника Контрагента, відповідального за підписання видаткової накладної;

- Адреса – юридична адреса Контрагента;

- Діє на підставі – вказується документ, яким уповноважено працівника Контрагента, відповідального за підписання видаткової накладної на підписання документів (довіреність тощо);

- IBAN – банківський рахунок Контрагента за стандартом IBAN;

- Телефон – номер телефону працівника Контрагента, відповідального за підписання видаткової накладної.

Мал. 7

Дані про Товариство (мал. 8) та місце поставки (мал. 9) заповнюються на підставі інформації, яка отримана від працівника Товариства, який є відповідальним за супроводження договору:

- Номер доручення – номер д документа (довіреності), яким Товариство уповноважує свого представника на приймання товару/послуги;

- Дата доручення – дата складання документа (довіреності), яким Товариство уповноважує свого представника на приймання товару;

- Отримувач (комірник) – представник Товариства, якого уповноважено на приймання товару;

- Місце доставки – визначений Договором пункт призначення, в який Контрагент має поставити товар, з метою його фізичної передачі Товариству (вибирається зі списку).

Мал. 8

Мал. 9

В наступному вікні відображається перелік товару, згідно з специфікацією до укладеного Договору. (мал. 10).

Мал. 10

Для вибору товару, який планується поставити Контрагенту необхідно перед необхідним матеріалом поставити «V» та в спливаючому вікні ввести його кількість (яку планується поставити/передати Товариству (мал. 11, 12).

Мал. 11

Мал. 12

Для контролю вірності формування видаткової накладної, існує можливість її попереднього перегляду (мал. 13, 14).

Мал. 13

Мал. 14

Для створення видаткової накладної натискаємо «Створити» (мал.15).

Мал. 15

На завершальному етапі відбувається підписання видаткової накладної (мал. 16) шляхом накладення КЕП уповноваженого представника Контрагента.

Мал. 16

Після формування Контрагентом первинного документа та його підписання в Сервісі іDocHUB він автоматично направляється працівнику АТ «Укртранснафта», відповідальному за ведення Договору. Працівник АТ «Укртранснафта», відповідальний за ведення Договору, отримує на e-mail відповідне повідомлення щодо поставленого завдання по узгодженню первинного документа в Cистемі UnityBase.DocNet.

2.2.2. Створення акта приймання-передачі послуг

Після вибору виду первинного документа (акт приймання-передачі послуг), заповнюємо необхідні поля вводу (мал. 17):

 «номер акта» – реєстраційний номер документа, згідно з журналом реєстрації Контрагента;

 «дата акта» – дата складання акта приймання-передачі послуг – обов’язковий реквізит електронного первинного документа, визначений частиною 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік. Дата складання електронного первинного документа не залежить від дати накладання кваліфікованих електронних підписів сторін Договору.

Мал. 17

В наступному вікні заповнюються дані про Контрагента (мал. 18):

- Виконавець (найменування компанії, що виконує постачання) – скорочена назва Контрагента;

- ПІБ – прізвище, ім’я, по батькові працівника Контрагента, відповідального за підписання акта приймання-передачі послуг;

- Посада – посада працівника Контрагента, відповідального за підписання акта приймання-передачі послуг;

- ЄДРПОУ – код Контрагента згідно з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських об’єднань України;

- ІПН – ідентифікаційний номер фізичної особи працівника Контрагента, відповідального за підписання акта приймання-передачі послуг;

- Адреса – юридична адреса Контрагента;

- Діє на підставі – вказується документ, яким уповноважено працівника Контрагента, відповідального за підписання акта приймання- передачі послуг, на підписання документів (довіреність, тощо).

Мал. 18

Дані про Товариство – вказується прізвище, ім’я, по батькові працівника Товариства, що є відповідальним за прийняття наданих Контрагентом послуг та підписання акта приймання-передачі послуг (мал.19).

Мал. 19

В наступному вікні відображається перелік послуг відповідно до укладеного Договору (мал. 20).

Мал. 20

Перед послугою, яка надана Товариству, і по якій створюється акт приймання-передачі послуг, необхідно поставити «V» та в спливаючому вікні ввести кількість послуг, які надаються Товариству (мал. 21, 22).

Мал. 21

Мал. 22

Для контролю достовірності формування акта приймання-передачі послуг, існує можливість його попереднього перегляду (мал. 23, 24).

Мал. 23

Мал. 24

Для створення акта приймання-передачі послуг натискаємо «Створити» (мал. 25)

Мал. 25

На завершальному етапі відбувається підписання акта приймання- передачі послуг (мал. 26) шляхом накладення КЕП уповноваженого представника Контрагента.

Мал. 26

Після формування Контрагентом первинного документа та його підписання в Сервісі іDocHUB він автоматично направляється працівнику АТ «Укртранснафта», відповідальному за ведення Договору. Працівник АТ «Укртранснафта», відповідальний за ведення Договору, отримує на e-mail відповідне повідомлення щодо поставленого завдання по узгодженню первинного документа в Cистемі UnityBase.DocNet.

2.3. Підписання первинного документа Товариством

Після опрацювання первинного документа представником Товариства, працівнику Контрагента, відповідальному за формування первинних документів, на е-mail та телефонний номер надходить повідомлення щодо

підписання чи відхилення первинного документа, а в особистому кабінеті Контрагента (система іDocHUB) в розділі первинних документів (мал. 7) на проти документа з’являється відповідний статус (мал. 28).

Мал. 27

Мал. 28

Також, у разі відхилення первинного документа, відповідальний працівник Товариства відповідно до положень укладеного Договору направляє на адресу Контрагента Мотивоване заперечення та Акт виявлених недоліків.

Директор з інформаційних

технологій X.X. Xxxxxxxxxx

Головний бухгалтер X.X. Xxxxxxxx