Contract
«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ ТОВ «ФК «ЄДИНИЙ ПРОСТІР» № 1-ОД від «20» серпня 2019 р. |
ПРАВИЛА надання послуг з факторингу м. Київ – 2019 рік |
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФІНАНСОВА
КОМПАНІЯ «ЄДИНИЙ ПРОСТІР» (у подальшому - «Товариство»), у своїй діяльності при здійсненні, дотримується цих Правил, що регулюють порядок надання фінансових послуг. Правила визначають умови та порядок укладання договорів факторингу з клієнтами, порядок їх зберігання, а також зберігання інших документів, пов’язаних з наданням цього виду фінансових послуг, порядок доступу до документів та іншої інформації, пов’язаної з наданням фінансових послуг, та систему захисту інформації, порядок проведення внутрішнього контролю щодо дотримання законодавства та внутрішніх регламентуючих документів при здійсненні операцій з надання цього виду фінансових послуг, відповідальність посадових осіб, до посадових обов’язків яких належить безпосередня робота з клієнтами, укладання та виконання договорів факторингу.
Правила розроблені відповідно до вимог Цивільного кодексу України, Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг», та інших нормативно – правових актів, якими регламентовано порядок надання цього виду фінансових послуг.
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Вимоги визначені Правилами поширюються, у разі їх існування, на філії та структурні підрозділи Товариства.
1.2 Відповідальність за організацію діяльності Товариства зі здійсненням факторингових операцій несе Директор, відповідно до статуту та законодавства України.
1.3 У цих правилах терміни вживаються у такому значенні:
1.3.1 Боржник – суб’єкт господарювання, який має боргові грошові зобов’язання відносно Клієнта, відповідно до цивільно-правової угоди.
1.3.2 Клієнт – юридична або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, яка відступає або зобов’язується відступити факторові право грошової вимоги до третьої особи (Боржника), забезпечене у вигляді застави майна та/або корпоративних прав; або відступає право грошової вимоги до третьої особи (Боржника) з метою забезпечення виконання свого зобов’язання перед Фактором.
1.3.3 Фактор – Товариство, яке відповідно до договору факторингу передає або зобов’язується передати грошові кошти в розпорядження другої сторони (Клієнта) за плату, а Клієнт відступає або зобов’язується відступити Факторові своє право грошової вимоги до третьої особи (Боржника) та усі права на заставлене майно, яке є забезпеченням виконання зобов’язань Боржника згідно угоди між Клієнтом та Боржником.
1.3.4 Фінансові послуги факторингу – це сукупність таких операцій з фінансовими активами (крім цінних паперів та похідних цінних паперів):
1) фінансування клієнтів – суб’єктів господарювання, які уклали договір, з якого випливає право грошової вимоги;
2) набуття відступленого права грошової вимоги, у тому числі права вимоги, яке виникне в майбутньому, до боржників – суб’єктів господарювання за договором, на якому базується таке відступлення;
3) отримання плати за користування грошовими коштами, наданими у розпорядження клієнта, у тому числі шляхом дисконтування суми боргу, розподілу відсотків, винагороди, якщо інший спосіб оплати не передбачено договором, на якому базується відступлення.
1.3.5 Договір факторингу – договір, що укладається між Клієнтом та Фактором, та передбачає фінансування під відступлене право грошової вимоги, відповідно до якої одна сторона (Фактор) передає або зобов’язується передати грошові кошти в розпорядження другої сторони (Клієнта) за плату, а Клієнт відступає або зобов’язується відступити Факторові своє право грошової вимоги до третьої особи (Боржника).
1.3.6 Предмет договору факторингу (Вимога) – право грошової вимоги, строк платежу за якою настав (наявна вимога), а також право вимоги, яке виникне в майбутньому (майбутня вимога), на підставі цивільно-правового договору між Клієнтом та Боржником.
1.3.7 Відповідальний працівник Фактора – працівник, що перебуває з Товариством в трудових відносинах та на якого безпосередньо, згідно наказу Директора Товариства, покладається оформлення Договору факторингу.
1.3.8 Дійсність грошової вимоги – полягає у тому, що на момент відступлення Клієнтом свого права грошової вимоги Клієнт згідно чинного законодавства України має право на відступлення свого права грошової вимоги і йому (Клієнту) не відомі обставини, внаслідок яких Боржник має право не виконувати вимогу.
1.3.9. Органом, уповноваженим ухвалювати рішення про укладення Договору факторингу (Уповноважений орган) є Директор Товариства з урахуванням його повноважень, визначених Статутом Товариства.
2. УМОВИ, ПОРЯДОК ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ ТА УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ
ФАКТОРИНГУ З КЛІЄНТАМИ
2.1 Надання Товариством фінансової послуги факторингу регламентується на підставі Договору факторингу, що укладається тільки в письмовій формі та яким визначаються взаємні зобов’язання та відповідальність сторін, що не можуть змінюватися в односторонньому порядку без згоди обох сторін.
2.2 Рішення про укладення договору факторингу приймається уповноваженим органом на підставі Заяви, поданої Клієнтом та аналізу предмету Договору факторингу.
2.3 Строк прийняття рішення про укладення Договору факторингу не може перевищувати 20 робочих днів, але, у випадку складності предмету Договору факторингу та в залежності від суми Договору факторингу, може бути збільшений за рішенням Директора.
2.4 Рішення про укладення Договору факторингу приймається на підставі наступних документів:
- Заяви Клієнта встановленої форми та заповненої у встановленому порядку;
- Документа, що підтверджує право вимоги.
2.5 Клієнти – юридичні особи, суб’єкти підприємницької діяльності, для розгляду їх заяви подають наступні документи:
- копії засновницьких документів;
- копію виписки або витяг з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб- підприємців;
- копію довідки про внесення до державного реєстру;
- копію довідки 4–ОПП;
- копію довідки про реєстрацію у державних фондах соціального страхування;
- документи (наказ та \ або протокол Загальних Зборів), що підтверджують повноваження керівника та головного бухгалтера;
- інформацію про предмет діяльності;
- інші документи на вимогу Фактора.
2.6 Клієнти – фізичні особи, суб’єкти підприємницької діяльності, для розгляду їх заяви подають наступні документи:
- копію паспорта;
- копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номеру;
- копію виписки або витяг з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб- підприємців;
- копію документа, що підтверджує взяття фізичної особи – підприємця на облік в органі Державної Податкової Служби;
- копію документа, що підтверджує реєстрацію фізичної особи – підприємця у відповідному органі Пенсійного фонду України;
- копію документа, що підтверджує реєстрацію фізичної особи – підприємця у інших державних фондах соціального страхування;
- інші необхідні документи на вимогу фактора.
2.7 Оформлення Договору факторингу на підставі прийнятого рішення уповноваженого органу здійснює відповідальний працівник Товариства, який призначається наказом Директора Товариства.
2.8 Договір факторингу, якщо інше не передбачено законом, повинен містити:
2.8.1. назву документа;
2.8.2. назву, адресу та реквізити суб’єкта підприємницької діяльності;
2.8.3. прізвище, ім’я і по батькові фізичної особи – суб’єкта підприємницької діяльності, яка отримує фінансові послуги, номер Свідоцтва про державну реєстрацію та її адресу;
2.8.4. найменування, місцезнаходження юридичної особи – суб’єкта підприємницької діяльності;
2.8.5. найменування фінансової операції (Факторинг);
2.8.6. розмір фінансового активу, зазначений в грошовому виразі, строки його внесення та умови взаєморозрахунків;
2.8.7. строк дії договору;
2.8.8. порядок зміни та припинення дії договору;
2.8.9. права та обов’язки сторін, відповідальність сторін за невиконання чи неналежне виконання умові договору;
2.8.10. інші умови за згодою сторін;
2.8.11 посилання на внутрішні правила надання фінансових послуг
2.8.12. підписи та реквізити сторін.
2.9 Договір факторингу є дійсним незалежно від наявності домовленості між Клієнтом та Боржником про заборону відступати право грошової вимоги, або щодо його обмеження.
2.10 Клієнт відповідає за дійсність грошової вимоги, право якої відступається і яка пред’явлена до виконання Фактором, якщо інше не встановлено Договором факторингу.
2.11 Фактор несе ризик невиконання або неналежного виконання Боржником грошової вимоги самостійно, якщо інше не встановлено Договором факторингу.
2.12 Фактор для надання фінансової послуги факторингу за Договором факторингу може використовувати як власні кошти, так і кошти, отримані у кредит.
2.13 Відповідно до законодавства України, Фактор може укладати наступні види Договорів факторингу, залежно від виду умов договору:
1) «Факторинг без регресу»;
2) «Факторинг з регресом»;
3) Факторинг, за яким оплата боргу здійснюється Клієнту;
4) Факторинг, як вид фінансування під забезпечення виконання зобов’язань у вигляді права грошової вимоги;
5) Надання додаткових (супутніх) послуг за Договором факторингу (даний вид Договору факторингу не зазначається в назві і використовується залежно від домовленості між Клієнтом та Фактором).
2.14 За Договором факторингу без регресу, Фактор зобов’язується фінансувати Клієнта шляхом купівлі у нього права грошової вимоги. У такому випадку Фактор набуває права власності на всі суми, які він одержить від Боржника на виконання вимоги, а також несе ризик одержання менших сум, крім випадку, якщо недоотримання сум було викликано недійсністю вимоги Клієнта до Боржника, у частині недоодержаних сум.
2.15 За Договором факторингу з регресом Фактор зобов’язується фінансувати Клієнта шляхом купівлі у нього права грошової вимоги, яка супроводжується поручительством Клієнта за виконання Боржником свого обов’язку. У разі укладання такого виду Договору факторингу до нього додається договір Поруки (Поручительства).
2.16 За Договором факторингу, який передбачає вид факторингу, за яким сплата боргу здійснюється Клієнту, Фактор зобов’язується фінансувати Клієнта, що поєднується з договором Комісії, за яким Клієнт зобов’язується вчиняти від свого імені дії, направлені на одержання коштів за проданою вимогою, та перераховувати їх Фактору. У разі укладання такого виду договору факторингу до нього, додається договір Комісії.
2.17 За Договором факторингу, який передбачає відступлення права грошової вимоги як забезпечення виконання зобов’язань Клієнта перед Фактором, Фактор зобов’язується сплатити обумовлену у Договорі факторингу суму дебіторської заборгованості та прийняти зобов’язання Боржника. У разі перевищення отриманої суми від Боржника Фактор зобов’язаний надати Клієнту звіт і передати йому суму, що перевищує суму боргу, який забезпечений відступленням права грошової вимоги, якщо інше не встановлено Договором факторингу. Якщо сума, одержана
Фактором від Боржника, виявилася меншою від суми боргу Клієнта, який забезпечений відступленням права грошової вимоги, Клієнт зобов’язаний сплатити Факторові залишок боргу.
2.18 Фактор може укласти Договір факторингу з Клієнтом на частину суми грошової вимоги. У такому випадку Фактор купує частину вимоги, яку негайно сплачує Клієнту, а Клієнт відступає Фактору грошову вимогу в повному обсязі. Після стягнення з Боржника на свою користь суми боргу Фактор переводить на користь Клієнта грошові кошти, що перевищують суму купленої частини грошової вимоги (з вирахуванням вартості власних послуг).
2.19 Додаткові (супутні) послуги можуть надаватися Фактором за Договором факторингу та/або за договорами доручення чи комісії, які є додатками до укладеного Договору факторингу. До додаткових (супутніх) послуг належать:
- ведення обліку грошових вимог, щодо дебіторської заборгованості за Договором факторингу;
- надання поруки за виконання боржником свого обов'язку за грошовими вимогами постачальників товарів (послуг);
- пред’явлення до сплати грошових вимог від імені постачальників товарів (послуг) або від власного імені;
- інші не заборонені законодавством України послуги, спрямовані на одержання коштів від Боржника, зокрема (але не виключно): ведення переговорів в інтересах Клієнта; виставлення претензій; пред’явлення позовів; представництво в суді; пред’явлення виконавчих листів; інші види послуг, спрямовані на одержання коштів від боржника, що не заборонені чинним законодавством України.
2.20 Договір факторингу є оплатним. Фактор може отримувати плату за користування грошовими коштами, наданими у розпорядження Клієнта, у тому числі, шляхом дисконтування суми боргу, розподілу відсотків, винагороди та іншим способом, визначеним у Договорі факторингу.
2.21 Боржник зобов’язаний здійснити платіж Факторові за умови, що він одержав від Клієнта або Фактора письмове повідомлення про відступлення права грошової вимоги Факторові і в цьому повідомленні визначена грошова вимога, яка підлягає виконанню, а також названий Фактор, якому має бути здійснений платіж. У разі несплати Боржником грошової суми у терміни, передбачені угодою між Клієнтом та Боржником, Фактор має право на звернення стягнення на предмет застави.
2.22 У випадку, коли відсутнє повідомлення про відступлення права грошової вимоги Фактору, Боржник має право вимагати від Фактора надання йому в розумний строк доказів того, що відступлення права грошової вимоги Фактору справді мало місце. Якщо Фактор не виконає цього обов’язку, Боржник має право здійснити платіж Клієнту на виконання свого обов’язку перед ним.
2.23 Якщо Договором факторингу допускається наступне відступлення права грошової вимоги, воно здійснюється відповідно до чинного законодавства України.
2.24 Операції факторингу здійснюються відповідно до чинного законодавства України.
2.25 Строк передачі грошових коштів в розпорядження Клієнта визначається відповідно до умов договору факторингу.
3. МОНІТОРИНГ ФАКТОРИНГОВИХ ОПЕРАЦІЙ
3.1 Товариству, як фінансовій установі, під час здійснення (надання) факторингових послуг забороняється вступати в договірні відносини з анонімними особами.
3.2 Товариство, як фінансова установа, зобов’язане ідентифікувати Клієнта та Боржника за Договором факторингу відповідно до законодавства України, яке регулює відносини в сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, отриманих злочинним шляхом або фінансування тероризму. У разі, якщо виникає сумнів стосовно того, що особа виступає від власного імені, фінансова установа повинна ідентифікувати також особу, від імені якої здійснюється фінансова операція.
3.3 Ідентифікація не є обов’язковою при здійсненні кожної операції, якщо Клієнт був раніше ідентифікований відповідно до законодавства, яке регулює відносини у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом.
3.4 Після здійснення факторингової операції уповноважена особа Товариства здійснює моніторинг за ходом її реалізації. Моніторинг здійснюється шляхом контролю Товариства за фінансово – господарською діяльністю Боржника, який передбачає:
1) перевірку та оцінку фінансового стану Боржника на підставі фінансової звітності;
2) контроль за виконанням зобов’язань Боржника до повного їх виконання.
4. ПОРЯДОК ЗБЕРІГАННЯ ДОГОВОРІВ ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ, ПОВ’ЯЗАНИХ З
НАДАННЯМ ФІНАНСОВИХ ПОСЛУГ
4.1. Договори з часу підписання (укладання) і до передачі їх в архів Товариства зберігаються за місцем їх формування в справах.
4.2. Метою забезпечення збереженості договорів справи повинні перебувати у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
4.З. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
4.4. Видача договорів (їх копій) у тимчасове користування стороннім особам та установам здійснюється з дозволу керівництва Товариства. На видану справу заводиться картка- замінник справи та/або робиться запис у відповідному журналі, у якій зазначається підрозділ Товариства, яким було укладено договір, номер договору, дата його укладання, а також кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів про одержання і прийняття справи .
4.5. Вилучення документа із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення договору допускається з дозволу керівника Товариства з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії договору.
4.6. Договори факторингу групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі, складання підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справи.
4.7. Договори тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
4.8. Визначення документів для знищення і складання провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період, акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються керівництвом Товариства одночасно з описами справ.
5. ПОРЯДОК ОБЛІКУ ДОГОВОРІВ ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ, ПОВ’ЯЗАНИХ З НАДАННЯМ ФІНАНСОВИХ ПОСЛУГ
5.1. З метою забезпечення зберігання Договорів та інших документів, які пов'язанні з наданням факторингу Товариство має облікову та реєструючу систему Договорів. Облікова та реєструюча система Договорів, укладених Товариством, створюється відповідно до вимог чинного законодавства.
5.2. Облік Договорів здійснюється шляхом ведення Товариством журналу обліку укладених та виконаних договорів за рахунок власних коштів.
5.2.1 Журнал обліку укладених та виконаних договорів за рахунок власних коштів ведеться в хронологічному порядку та мас містити таку інформацію:
а) номер запису за порядком;
б) дату і помер укладеного Договору; в) повне найменування Клієнта;
г) ідентифікаційний код (в разі, якщо це юридична особа, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ) Клієнта;
г) розмір фінансових послуг в грошовому виразі згідно з умовами Договору про надання факторингу та дату зарахування (перерахування) фінансового активу на поточний рахунок фінансової компанії за Договором;
д) дати закінчення дії Договору.
5.2.2. У разі необхідності Товариство може доповнити журнал обліку укладених га виконаних договорів з факторингу додатковою інформацією.
5.2.3. Журнал обліку укладених та виконаних договорів факторингу ведеться Товариством в електронній формі з забезпеченням можливості розкриття інформації відповідно до законодавства України. Товариством зобов'язане забезпечити зберігання електронної форми журналу таким чином, щоб забезпечити можливість відновлення втраченої інформації у разі виникнення будь-яких обставин непереборної сили.
5.3. Договори зберігаються протягом п'яти років після припинення зобов'язань за Договором. Додатки до Договорів зберігаються разом з відповідними Договорами.
6. ПОРЯДОК ДОСТУПУ ДО ДОКУМЕНТІВ ТА ІНШОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ПОВ’ЯЗАНОЇ З НАДАННЯМ ФАКТОРИНГУ ТА СИСТЕМУ ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ
6.1. Порядок доступу до документів та іншої інформації, пов'язаної з наданням фінансових послуг, а саме надання фінансових операцій з факторингу та особливості системи захисту інформації визначається окремими внутрішніми документами Товариства, які затверджуються у порядку, встановленому статутом Товариства.
6.2. Клієнту забезпечується право доступу до інформації щодо діяльності Товариства. Уповноважені посадові особи зобов'язані на вимогу клієнта надати наступну інформацію:
• відомості про фінансові показники діяльності Товариства та її стан, які підлягають обов’язковому оприлюдненню;
• перелік керівників Товариства та її відокремлених підрозділів;
• перелік послуг, що надаються Товариству;
• ціну/тарифи фінансових послуг;
• кількість акцій фінансової установи, які знаходяться у власності членів її виконавчого органу, та перелік осіб, частки яких у статутному капіталі Товариства перевищують п'ять відсотків;
• іншу інформацію з питань надання фінансових послуг та інформацію, право па отримання якої закріплено в законах України.
6.3. Посадові особи керівних органів та працівники Товариства забезпечують конфіденційність інформації, що надається Клієнтом і становить його комерційну або професійну таємницю.
7. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ ЩОДО ДОТРИМАННЯ ЗАКОНОДАВСТВА ТА ВНУТРІШНІХ РЕГЛАМЕНТУЮЧИХ ДОКУМЕНТІВ ПРИ ЗДІЙСНЕННІ ОПЕРАЦІЙ З НАДАННЯ ФІНАНСОВИХ ПОСЛУГ З ФАКТОРИНГУ
7.1. Товариство запроваджує систему внутрішнього контролю, адекватну характеру та масштабу її діяльності, метою якої є перевірка того, що операції здійснюються лише у суворій відповідності до чинного законодавства, статуту Товариства, цих Правил та наявних внутрішніх регламентуючих документів.
Внутрішньому контролю, зокрема, підлягають:
Договори факторингу;
операції, вчинені на виконання укладених договорів;
ефективність надання фінансових послуг з факторингу (в розрізі строків, суми договору) та оцінка ризиків, пов'язаних з їх наданням;
рівень комп'ютеризації та інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності Товариства;
внутрішня та зовнішня звітність Товариства, адекватність відображення результатів діяльності Товариства;
організація та ведення бухгалтерського та управлінського обліку, а також їх відповідність меті та завданням діяльності Товариства у відповідності з вимогами чинного законодавства;
ефективність управління трудовими та матеріальними ресурсами Товариства.
7.2. Основним завданням внутрішнього контролю Товариства є:
дотримання правил, планів, процедур, законів України; збереження активів; забезпечення достовірності та цілісності інформації;
економічне та раціональне використання ресурсів Товариства;
досягнення відповідних цілей під час проведення операцій або виконання завдань та функцій Товариства.
7.3. Внутрішній контроль Товариства здійснюється Директором та відповідальним працівником Товариства і включає виконання наступних заходів:
реєстрація вхідної інформації щодо контрагентів;
первинний аналіз економічної доцільності надання певних підвидів кредитів;
суворе дотримання внутрішніх правил та процедур, передбачених для укладення договорів;
перевірка дотримання внутрішніх правил та процедур, передбачених для укладення та виконання договорів, в тому числі щодо оцінки фінансового стану клієнта;
перевірка повноти реєстрації вхідної інформації;
аналіз фінансово - правових наслідків укладення договорів; оцінка ризиків та причин їх виникнення;
супроводження та контроль за виконанням договорів;
перевірка внутрішньої та зовнішньої бухгалтерської і фінансової звітності Товариства; оцінка здатності відповідних відділів Товариства належним чином зберігати активи; оцінка доцільності, рентабельності придбання матеріальних ресурсів, коштів,
раціональність та ефективність їх використання;
оцінка здатності працівників Товариства досягати відповідних операційних або програмних цілей і виконання необхідних завдань;
виявлення та аналіз прогалин і недоліків у процедурі та кваліфікаційному рівні працівників Фінансової установи за наслідками здійснених контрольних заходів;
організація семінарів та навчання працівників Товариства з метою поліпшення їх фахового рівня.
Ступінь відповідальності посадових осіб та працівників Товариства встановлюється відповідно до укладених з ними трудових договорів, посадових інструкцій, затверджених керівником Товариства, та згідно вимог чинного законодавства України.
7.4. Контроль, що здійснюється керівником Товариства, базується як на аналітичній інформації, поданій службовцями та фахівцями, так і на основі власних контрольних заходів,а саме:
ознайомлення під особистий підпис працівників та посадовців Товариства зі Статутом, та внутрішніми положеннями (правилами) Товариства та іншими внутрішніми регламентуючими документами для забезпечення належного виконання покладених на таких осіб трудових (посадових) обов'язків; перевірка дослідження компетентності працівників, відповідність посадам, які вони обіймають; аналіз обсягу активів, ліквідності та обсягу наданих фінансових послуг,ефективності заходів Товариства з формування та використання резервів;стан та якість виконання фінансово-економічних планів;
конкурентоспроможність Товариства; складність та обсяг наданих фінансових послуг, їх фінансова ефективність; раціональність витрат на утримання Товариства; ступінь інформаційно- аналітичного забезпечення діяльності Товариства;
адекватність та ефективність існуючих заходів внутрішнього контролю;
доцільність та можливість здійснення організаційних та процедурних змін у фінансовій установі;
Ступінь відповідальності керівника Товариства визначається трудовим контрактом,посадовою інструкцією та вимогами чинного законодавства України.
7.5. Порядок взаємодії підрозділів Товариства щодо здійснення ефективного внутрішнього контролю визначається внутрішніми трудовими правилами, посадовими інструкціями та трудовими договорами і договорами цивільно-правового характеру.
7.6. Повноваження Директора та/або відповідального працівника згідно порядку
проведення внутрішнього контролю щодо дотримання законодавства та внутрішніх
регламентуючих документів при здійсненні операцій з надання фінансових послуг з факторингу:
- Контроль за здійснення надання даної фінансової послуги здійснює Директор фінансової компанії та/або призначений наказом директора відповідальний працівник фінансової компанії, який повинен мати відповідний фаховий рівень згідно з вимогами законодавства України, що регулює відносини у сфері надання фінансових послуг.
- Директор та/або відповідальний працівник фінансової компанії на якого покладені обов`язки контролю за фінансовою послугою не менш ніж один раз на місяць здійснює перевірку усіх укладених договорів, щодо надання даного виду послуги з метою контролю дотримання співробітниками фінансової компанії вимог цих правил та чинного законодавства України.
- Директор та/або відповідальний працівник виконує такі основні функції в сфері проведення внутрішнього контролю.
- Організовує роботу по проведенню перевірок щодо дотримання працівниками фінансової компанії вимог законодавства та внутрішніх (локальних) нормативно-правових документів при укладенні та виконанні договорів з даної фінансової послуги.
- Організовує роботу по проведенню інвентаризації, узагальнює наслідки документальних перевірок та інвентаризації, повідомляє про них директора фінансової компанії.
- Проводить перевірки стану збереження коштів і матеріальних цінностей, достовірності обліку і звітності.
- Здійснює контроль за усунення недоліків і порушень, виявлених попередніми перевірками та інвентаризаціями.
- Розробляє пропозиції щодо удосконалення контролю, збереження фінансових коштів та матеріальних цінностей, поліпшує роботу працівників фінансової компанії при укладанні та виконанні договорів з даної фінансової послуги.
- За наслідками перевірок та інвентаризації складається акт про виявлення або відсутність правопорушень.
- Директор фінансової компанії на підставі акта про виявлення або відсутності порушень з боку працівників щодо здійснення фінансових операцій на даному виду фінансових послуг вживає відповідні заходи щодо усунення порушень та притягнення винних осіб до відповідальності передбаченої даними правилами та чинним законодавством України.
8. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПОСАДОВИХ ОСІБ, ДО ПОСАДОВИХ ОБОВ’ЯЗКІВ ЯКИХ НАЛЕЖИТЬ БЕЗПОСЕРЕДНЯ РОБОТА З КЛІЄНТАМИ, УКЛАДАННЯ ТА
ВИКОНАННЯ ДОГОВОРІВ
8.1 Посадові особи Товариства, до посадових обов’язків яких належить безпосередня робота з клієнтами, укладання та виконання договорів факторингу зобов’язані:
- виконувати свої посадові обов’язки на підставі посадових інструкцій, цих Правил та внутрішніх регламентуючих документів Товариства;
- керуватись у свої роботі чинним законодавством України;
- надавати органам контролю Товариства документи, необхідні для контролю відповідності здійснення ними своїх посадових обов’язків;
- надавати інформацію про виконання ними посадових обов’язків органам контролю Товариства;
- не завдавати шкоди інтересам Товариства, не порушувати прав та інтересів клієнтів Товариства;
- нести встановлену законом майнову відповідальність.
8.2 Посадові особи, до посадових обов’язків яких належить безпосередня робота з клієнтами, укладання та виконання договорів факторингу, несуть відповідальність за вчинювані ними дії в порядку та в межах, передбачених чинним законодавством України та Статутом Товариства.
8.3 Ступінь відповідальності посадових осіб, до посадових обов’язків яких належить безпосередня робота з клієнтами, укладання та виконання договорів факторингу, визначається відповідно до положень чинного законодавства.
9. ПОРЯДОК ФОРМУВАННЯ СТРАХОВОГО РЕЗЕРВУ
9.1. Страховий резерв формується по конкретній заборгованості або по портфелю однорідних заборгованостей, однорідність яких визначається характеристиками кредитного ризику, що обумовлюється діяльністю конкретного контрагента або групи контрагентів, заборгованість яких включена до портфелю однорідних заборгованостей. Під можливими збитками розуміється ризик понесення збитків через неповернення боргу, у тому числі нарахованих процентів та комісій.
9.2. Страховий резерв формується за рахунок частини доходу незалежно від фінансового результату Товариства таким чином, щоб наприкінці кожного місяця його розмір відповідав сумі необхідного резервування.
9.3. Розмір страхового резерву, що створюється за рахунок збільшення витрат Товариства, не може перевищувати розміру, що встановлюється відповідними законами про відповідну небанківську фінансову установу, але не більше 10 відсотків суми боргових вимог, а саме: сукупних зобов'язань дебіторів такої небанківської фінансової установи на останній робочий день звітного податкового періоду. До суми зазначеної заборгованості не включаються зобов'язання дебіторів, які виникають під час здійснення операцій, що не включаються до основної діяльності Товариства.
9.4. З метою визначення розміру страхового резерву елементи розрахункової бази страхового
резерву класифікуються на основі професійного судження керівника Товариства без врахування наявності забезпечення в одну з п'яти категорій ризику:
- перша категорія ризику - в діяльності контрагента відсутні реальна та потенційна загрози збитків та є причини припускати, що контрагент повністю і своєчасно виконає свої зобов'язання. Характеризується відсутністю кредитного ризику (вірогідність фінансових збитків у зв'язку з невиконанням контрагентом
зобов'язань дорівнює нулю). Строк виконання контрагентом зобов'язань перед Товариством ще не настав;
- друга категорія ризику - аналіз діяльності контрагента виявив існування помірної потенційної загрози збитків. Характеризується помірним рівнем кредитного ризику (вірогідність фінансових збитків внаслідок невиконання або ж неналежного виконання контрагентом своїх зобов'язань обумовлює знецінення заборгованості в розмірі від 1 до 20 відсотків). Період прострочення виконання контрагентом зобов'язань перед Товариством складає від 30 до 60 календарних днів;
- третя категорія ризику - аналіз діяльності контрагента виявив існування серйозної потенційної чи помірної реальної загрози збитків. Характеризується значним кредитним ризиком (вірогідність збитків внаслідок невиконання або неналежного виконання контрагентом зобов'язань обумовлює знецінення даного зобов'язання в розмірі від 21 до 50 відсотків). Період прострочення виконання контрагентом зобов'язань перед Товариством складає від 60 до 90 календарних днів;
- четверта категорія ризику - аналіз діяльності контрагента виявив одночасне існування потенційних та помірних загроз або суттєвих реальних загроз часткових збитків. Характеризується високим рівнем кредитного ризику (вірогідність фінансових збитків внаслідок невиконання або неналежного виконання контрагентом своїх зобов'язань обумовлює їх знецінення в розмірі від 51 до 100 відсотків). Період прострочення виконання контрагентом зобов'язань перед Товариством складає від 90 до 180 календарних днів;
- п'ята категорія ризику - аналіз діяльності контрагента виявив, що вартість окремого елемента розрахункової бази страхового резерву буде повністю втрачена внаслідок невиконання контрагентом договірних зобов'язань, обумовлює повне знецінення зобов'язання. Період прострочення виконання контрагентом зобов'язань перед Товариством складає більше 180 календарних днів.
9.5. Розрахункова величина страхового резерву по кожній категорії ризику визначається арифметичним добутком суми розрахункової бази страхового резерву на відповідну норму резервування. Загальна величина страхового резерву дорівнює арифметичній сумі величин розрахункового страхового резерву по кожній категорії ризику.
9.6. Страховий резерв формується в межах суми боргу балансової вартості активів, по яких існує ризик понесення збитків). При класифікації елементів розрахункової бази Товариство
оцінює фінансовий стан контрагента з метою виявлення вірогідності невиконання або неналежного виконання ним своїх зобов'язань.
9.7. Вартість елементів розрахункової бази страхового резерву, які забезпечені заставою, при включенні до розрахункової бази страхового резерву зменшується на такі величини вартості застави:
- сто відсотків від справедливої вартості майнових прав на депозити, іменних ощадних (депозитних) сертифікатів, цінних паперів, що емітовані державою;
- сімдесят відсотків від справедливої вартості нерухомого майна, що належить до житлового фонду;
- п'ятдесят відсотків від справедливої вартості недержавних цінних паперів, іншого нерухомого майна, майнових прав на нерухоме майно, що належить до житлового фонду, рухомого майна, інших майнових прав і дорогоцінних металів.
9.8. Оцінка фінансового стану контрагента проводиться Товариством самостійно, виходячи з оцінки впливу факторів ризику, виявлених в результаті аналізу фінансової звітності контрагента та інших даних щодо фінансового стану та результатів діяльності контрагента згідно з методикою,
затвердженою внутрішніми документами небанківської фінансової установи.
9.9. Аналіз фінансового стану контрагента здійснюється не рідше одного разу на місяць Директором Товариством.
9.10. Перелік показників, що використовуються для аналізу фінансового стану контрагента, та порядок їх обчислення визначаються Товариством самостійно залежно від сфери діяльності контрагента, задач аналізу, з урахуванням всієї наявної інформації як на звітні, так і на проміжні дати.
9.11. Джерела отримання можливої інформації щодо факторів ризику визначаються небанківською фінансовою установою самостійно.
9.12. Розрахунок норми резервування по кожній і-й категорії ризику здійснюється за такою формулою:
D
ci
Re = --------- x K x 100%
i D + D r ci si
де:
R - норма резервування по кожній і-й категорії ризику, %;
i
D - заборгованість, що була оскаржена в судовому порядку та
ci (або) залишилась непогашеною зі строком затримки понад 180 днів, яка була віднесена на і-ту категорію ризику, грн.;
D - заборгованість, повернута контрагентами самостійно, що
si
припадає на і-ту категорію ризику, грн.;
K - коефіцієнт повернення заборгованості за рішенням суду (у
r разі відсутності заборгованості, яка була повернута за рішенням суду, приймається за одиницю).
10. ПОРЯДОК ДОСТУПУ СПОЖИВАЧІВ ФІНАНСОВИХ ПОСЛУГ ДО ДОКУМЕНТІВ ТА ІНШОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ПОВ`ЯЗАНОЇ З НАДАННЯМ ФІНАНСОВИХ
ПОСЛУГ, ФІНАНСОВОЮ УСТАНОВОЮ
10.1. Доступ та використання документів та іншої інформації в паперовому вигляді та
електронному вигляді в Товаристві здійснюється відповідно до наступного порядку:
Окремі документи Товариства використовуються в роботі лише тих структурних підрозділів Товариства, які уповноважені здійснювати користування такими документами відповідно до своїх функціональних (службових) обов`язків на підставі відповідних статутних документів Товариства та відповідно до своїх службових обов`язків;
До документів з обмеженим доступом відносяться наступні документи, які не підлягають опублікуванню та публічному поширенню:
- Протоколи засідань ревізійної комісії;
- Рішення посадової особи про надання фінансової послуги;
- Звітність до органів державної влади за винятком інформації, яка підлягає опублікуванню, відповідно до вимог чинного законодавства;
- Договори з клієнтами Товариства та їх особові справи;
- Кадрові документи;
- Вхідна та вихідна кореспонденція Товариства;
- Документи по фінансовому моніторингу відповідно до окремих внутрішніх положень і документів Товариства.
Документи з обмеженим доступом, що зберігаються в Товаристві, видаються виконавцем для тимчасового користування тільки у приміщення Товариства. Документи Товариства з обмеженим доступом надаються у тимчасове користування тільки таким стороннім особам, не є повноважними представниками компетентних органів державної влади з дотриманням вимог законодавства. На видану справу заводиться картка-замінник, у якій визначається номер справи, підрозділ Товариства, яким було укладено договір, номер договору, дата його укладання, а також кому видана справа, дата її повернення.
10.2. Всі документи повинні знаходитись в приміщеннях, а випадках, передбачених законодавством, - у сейфі, що унеможливлює їх викрадення, псування, або знищення.
До службової інформації відносяться будь-яка інформація про укладені договори про надання фінансових послуг або інформація, пов`язана із розглядом документів щодо надання фінансових послуг, наявна у Товаристві, що не є загальнодоступною, і яка ставить осіб, що володіють такою інформацією в силу свого службового становища, трудових обов`язків або договору, укладеного з Товариством, у переважне становище в порівнянні з іншими особами (далі – службова інформація).
Особи, що володіють службовою інформацією, пов`язаною із наданням фінансової послуги, не мають права передавати її третім особам.
Порядок роботи зі службовою інформацією, яка відноситься до відомостей конфіденційного характеру, регламентується на підставі розпоряджень Керівника Товариства та здійснюється у відповідності до Статуту Товариства та чинного законодавства України.
Співробітники (посадовці) Товариства не мають права використовувати в особистих цілях або передавати не уповноваженим на те особам службову інформацію.
10.3. Процедура захисту робочих робочих місць співробітників Товариства і місць зберігання документів, що містять службову інформацію, від безперешкодного доступу, спостереження й правомірного використання, передбачає наступні заходи:
- розміщення робочих місць співробітників Товариства таким чином, щоб виключити можливість несанкціонованого перегляду документів і інформації, відбитої на екранах моніторів;
- використання надійних систем захисту службової інформації від неправомірного використання, що охороняють від втрати інформації, витоку службової інформації;
- розміщення документів, що містять службову інформацію, у режимних приміщеннях, доступ у які обмежений технічними засобами;
- використання процедури здачі й приймання під охорону режимних приміщень по закінченню робочого дня, а також використання для цього технічних засобів контролю доступу;
- зберігання документів, що містять службову інформацію, у сейфах, шафах, файл-боксах або в спеціально обладнаних приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ до службової інформації і її неправомірне використання;
- регулярне проведення перевірок дотримання заходів, що забезпечують конфіденційність діловодства, у тому числі місць зберігання документів, що містять службову інформацію;
- доставка документів, що містять службову інформацію засобами, що мінімізують несанкціонований доступ до неї і її неправомірне використання;
- укладання договорів про нерозголошення конфіденційної інформації.
10.4. Віднесення, порядок доступу та умови припинення доступу до інформації з обмеженим доступом здійснюється у відповідності із рішенням Керівника Товариства у порядку, встановленому законодавством.
10.5. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, в межах їх повноважень, визначених законодавством, на підставі письмового запиту, мають право на отримання службової інформації виключно у відповідності до вимог чинного законодавства України.
10.6. Клієнту забезпечується право доступу до інформації щодо діяльності Товариства. Уповноважені посадові особи зобов`язані на вимогу клієнта надати наступну інформацію:
- відомості про фінансові показники діяльності Товариства та її стан, які підлягають обов`язковому оприлюдненню;
- перелік керівників Товариства та її відокремлених підрозділів;
- перелік послуг, що надаються Товариству;
- ціну/тарифи фінансових послуг;
- кількість акцій фінансової установи, які знаходяться у власності членів її виконавчого органу, та перелік осіб, частки яких у статутному капіталі Товариства перевищують п`ять відсотків;
- іншу інформацію з питань надання фінансових послуг та інформацію, право на отримання якої закріплено в законах України.
10.7. Посадові особи керівних органів та працівники Товариства забезпечують конфіденційність інформації, що надається Клієнтом і становить його комерційну таємницю та/або службову інформацію.
10.8. На вимогу Клієнта уповноважена особа Товариства забов`язана надати інформацію згідно з вимогами статті 12 Закону України “Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг”, Закону України “Про інформацію” та інших законодавчих актів, щодо надання інформації Клієнту та/або розкриття інформації державним органам.
11.ОПИС ЗАВДАНЬ, ЯКІ ПІДЛЯГАЮТЬ ВИКОНАННЮ КОЖНИМ ПІДРОЗДІЛОМ ФІНАНСОВОЇ УСТАНОВИ
11.1 Завданням керівництва Товариства є здійснення розробки напрямків та найбільш ефективних способів надання фінансових послуг.
11.2. Завданням бухгалтерського відділу є правильне відображення операцій з надання фінансових послуг на підставі укладених договорів з урахуванням вимог чинного законодавства України.
11.3. Завданням працівників юридичної служби є аналіз правових аспектів операцій з надання фінансових послуг, контроль за дотриманням норм чинного законодавства при укладенні договорів, здійснення захисту прав та інтересів Товариства правовими засобами.
11.4. Завданням фінансово-економічного відділу є оцінка фінансових ризиків, аналіз фінансово- економічного стану підприємства та розробка шляхів оптимізації діяльності Товариства.
11.5. Завданням відділу по роботі з клієнтами є супроводження укладених договорів про надання фінансових послуг.