項目編號 00607 項目名稱 學術交流合約簽署標準作業流程 承辦單位 學術交流組 作業程序說明 1.洽談合作可能，送國際處評估。締約對象應經選擇及評估，有助 本校學術發展及提升、有意共同合作、願互惠平等對待為合作前提。2.雙方商議合約草案雙方商議合約草案之精神：以互惠平等為原則，至少需有中文或英文版本，內容項目必須 有合約名稱，合約起訖、簽約人、簽約日期等。合約內容由主導單位負責與對方協商，協商方式不拘，可以電子郵件、電話、傳真、會談等方式進行。3.校對校草約由國際事務處...

國際事務處學術交流組作業程序說明表

項目編號	00607
項目名稱	學術交流合約簽署標準作業流程
承辦單位	學術交流組
作業程序說明	1.洽談合作可能，送國際處評估。 締約對象應經選擇及評估，有助本校學術發展及提升、有意共同合作、願互惠平等對待為合作前提。 2.雙方商議合約草案 雙方商議合約草案之精神：以互惠平等為原則，至少需有中文或英文版本，內容項目必須有合約名稱，合約起訖、簽約人、簽約日期等。合約內容由主導單位負責與對方協商，協商方式不拘，可以電子郵件、電話、傳真、會談等方式進行。 3.校對校草約 由國際事務處學術交流組或其他單位與合作對象擬訂合作事項通則，並以對等的精神，由校長代表簽約。 4.院系所中心草約 由院系所中心與合作對象擬訂合作事項通則，並以對等精神，與對方協商由主導之院系所中心之院長、系主任、中心主任代表簽約。 5.國際事務處審查作業 院系所中心與合作對象擬訂合作事項通則後，國際事務處學術交流組提供技術性意見及技術性審核。如： A.錯字 (如學校名稱、簽約人姓名、格式等) B. 對等關係 (如院對院、校對校、雙方是否權益對等) 如有以上錯誤，則在合約草案上註明並退回原承辦單位更正 C.合約內容是否牽涉學校權益 6.國際事務處將合約送本校法律顧問審閱 由本校特約律師協助審閱本校所有草約，以維護本校權益，避免日後可能產生的糾紛。 7.合約草稿內容確認後，由國際處做彙整於行政會議報告。行政會議通過後， 即可進行簽署。 8.校對校合約由校長簽約

	校對校合約由校長簽約。合約至少一式兩份，簽約形式不拘，可採通信或現場簽約，雙方簽署完成後，各執一份正本留存。 9.院系所中心草約確認後正式上簽 簽呈內容需包含簽約學校背景簡介，合作緣起及合約內容重點簡述；若為續簽合約，須另包含先前合作狀況。由校長裁示核可後，始得簽約。 10. 院系所中心簽約 院系所中心合約由主導之院系所中心之院長、系主任、中心主任代表簽約。合約至少一式兩份，簽約形式不拘，可採通信或現場簽約，雙方簽署完成後，各執一份正本留存。 往後若合約有任何異動，如中止、終止、更改，須知會國際事務處。 11. 合約簽署完成後，正本送交國際處學術交流組存查，並由國際處統一公告各院。
控制重點	一、簽約單位、簽約人請以對等單位及職稱為原則。國家及城市名稱可依據雙方協議彈性處理。簽約精神則以平等互惠為基本原則。 二、國際事務處提供技術性意見及技術性審核。如： （一） 錯字 (如學校名稱、簽約人姓名、格式等) （二） 對等關係 (如院對院、校對校、雙方是否權益對等)如有以上錯誤，則在合約草案上註明並退回原承辦單位更正。 （三） 合約內容是否牽涉學校權益 三、承辦單位應檢附或說明合作對象相關資料，以為簽約案核可與否之依據。四、完成行政流程後，進行合約簽署，可以通信簽約或現場簽約進行，地點不 拘。
使用表單	一、學校背景資料 二、已填入雙方機構單位名稱、內容及立約人之草約三、依據律師意見修改後之草約 四、完成上簽至校長室之簽呈 五、簽署完成之合約一式兩份

00607

國際事務處 學術交流組 作業流程圖學術交流合約簽署標準作業流程

洽談合作可能 國際處與院系所中心

確定合作意向，送國際處評估

是

雙方商議合作草案，確定和約簽署對象

否

提行政會議報告

審查作業是

系院所中心草約內容包括

✓ 合約彙整表格

✓ 定讞版本合約

✓ Cover Letter

國際處

簽呈內容包括 是

上簽呈

✓ 簽約單位背景簡介

院系所中心

✓ 合作緣起

✓ 合約內容重點簡述

(或為續約狀況之xx) 是

簽約

✓ 定讞版本合約

國際處、院系所中心

正本送國際處存查

國際處學術交流組

執行合約

國立交通大學內部控制制度自行檢查表

      年度自行檢查單位： 國際事務處   

作業類別(項目)： 學術交流合約簽署標準作業流程 檢查日期： 年 月 日

檢查重點	自行檢查情形		檢查情形說明
	符合	未符合
一、作業流程有效性
(一)作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 (二)內部控制制度是否有效設計及 執行。
二、簽約單位、簽約人請以對等單位及職稱為原則。國家及城市名稱可依據雙方協議彈性處理。簽約精神則以平等互惠為基本原則。 三、國際交流處提供技術性意見及技術性審核。如： （一）錯字 (如學校名稱、簽約人姓名、格式等) （二）對等關係 (如院對院、校對校、雙方是否權益對等)如有以上錯誤，則在合約草案上註明並退回原承辦單位更正。 （三）合約內容是否牽涉學校權益 四、承辦單位應檢附或說明合作對象相關資料，以為簽約案核可與否之依據。 五、完成行政流程後，進行合約簽署。可以通信簽約或現場簽約進行，地點不拘。
結論/需採行之改善措施： 經檢查結果，        之內部控制制度設計及執行，無重大缺失

註：1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行檢查表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1

類之作業流程合併 1 份自行檢查表，就作業流程重點納入檢查。

2.自行檢查情形除勾選外，未符合者必須於說明欄內詳細記載檢查情形。填表人： 複核： 單位主管：