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闵行区民政局合同管理制度暂行办法

为了加强对合同的管理，明确工作职责和管理权限，维护合同的合法性和严肃性，依据《中华人民共和国民法典》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》及其他相关法规规定，结合实际情况，特制定本办法。

一、总则

（一）本制度所称的合同，是指本机关及所属事业单位与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。

（二）本制度所称的合同管理，是指本机关及所属事业单位依法订立、变更、解除、履行、终止以及审查、监督、归档等一系列管理行为的总称。

（三）本制度适用于以本机关及所属事业单位名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。

二、合同管理机构和职责

（四）合同管理采取归口管理与分类负责相结合的形式。

1.局办公室（法制科）是合同管理的归口部门，负责合同的归档和保管；

2.机关科室及所属事业单位各职能部门是合同的负责执行部门，依据部门工作职责，负责相应合同的拟定、审核、签订管理和移交工作。

（五）合同管理职责。

1.合同负责执行部门职责

（1）负责登记合同台帐，汇编合同相关材料；

（2）贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定；

（3）负责合同的论证、起草、谈判和签订工作；

（4）及时跟踪签订合同的履行情况，直至合同履行完毕；

（5）在合同履行过程中，碰到履行困难需要变更、解除合同，或产生合同纠纷，按照法律规定及合同约定执行；

2.合同归口管理部门职责

（1）局办公室（法制科）负责收集、汇总、整理合同，统一编号、装订、存档；

（2）协助各职能部门对归档合同查询、借阅、复印；

三、合同签订与审核

（六）合同正式签订前，必须由分管领导、相关职能部门负责人和法律顾问等进行合同审批，依工作职责对合同文本进行审核，共同做好合同管理工作。

（七）合同的签订必须审查对方的主体资格、资信情况、履约能力，查看《法定代表人身份证明书》、《营业执照》等有关文件原件，并将复印件留存；对方资信不明的，应要求对方提供相应的担保，否则不能与之签订合同。

（八）国家、本市和闵行区规定，政府采购的合同项目，按政府采购相关规定实施。

四、合同的履行、变更、解除和纠纷的处理

（九）合同签订、履行、验收。

1.5万元以上的合同签订时必须按照招投标，比价，比选等相关约定签订。签订后不得随意改变合同约定。合同履约，必须按照合同条款进行。

2.合同生效后应当全面履行。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准，没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续等为准。

3.无论是货物采购、服务采购。在支付的时候务必做到验收合格，并且保留验收相关材料。若有未按时按量完成的，需要相应扣款或打折支付。5万元以下的各类采购的验收，付款审批单签署完毕视为验收通过。5万元以上的各类采购的验收，须填写《5万元以上采购项目验收单》。

（十）合同负责执行部门要适时了解合同履行情况。如合同不能履行，应依法及时采取措施，避免或减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时通知对方，并妥善保存有关资料和证据。

（十一）发现对方不履行或不完全履行合同时，合同负责执行部门除书面催促对方继续履行外，应当立即将对方情况及时报告分管领导或主要领导，以便采取相应措施。

（十二）当事人可以依法变更合同。

 1.当我方需要变更合同时，应双方协商一致后，签订变更协议。

2.对方要求变更合同时，如果同意变更亦应签订变更协议；如果不同意变更，应立即书面通知对方。因变更合同造成我方损失的，应当向对方提出索赔。

（十三）当事人可以依法解除合同。

1.当需要解除合同时，应根据法律规定和合同约定条款解除合同，通知对方并说明理由。

2.当接到对方要求解除合同的通知时，应立即回复对方，表明我方意见。因解除合同造成我方损失的，应向对方提出索赔。

（十四）发生合同纠纷时，应按我国《民法典》等有关法律法规和本制度规定妥善处理。

五、合同档案管理

（十五）合同档案的范围包括每个项目的上会材料、招投标、比价、比选、合同文本、验收材料、发票复印件等。

（十六）归档的书面合同及附件，由局办公室（档案室）档案室保存原件。

（十七）合同档案管理其他规定。

1.每年1月31日前，由机关科室及所属事业单位（殡仪馆自收自支单位除外）将上年度的合同档案移交至局办公室（档案室）归档。

2.一般合同档案保存为10年,重大合同档案应当永久保存。

3.借阅和复印合同档案必须按规定办理手续,严防丢失。

4.未经审核或未按审核意见修改的合同，不得送交部门法定代表人签字，印章管理部门不得盖章，财务部门不得拨款结算。

六、合同印章管理

（十八）区民政局合同印章由局办公室（法制科）负责管理。

（十九）合同印章的使用必须严格遵循局办公室（法制科）印章使用审批程序。设立使用登记台账，严格登记制度。未有局主要领导签字批准的合同不得用印。

七、合同监督检查

（二十）合同履约过程需要加强全过程监督，及时纠偏，确保履约进度。

（二十一）履行合同监督检查职责时，受检查部门要如实提供与检查事项有关的资料，并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。

八、附则

（二十二）本制度自公布之日起施行。

（二十三）由局办公室（法制科）负责解释。

附件：1. 年闵行区民政局合同情况汇总表

附件：2.合同档案交接表

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