（2）科研合同。科研项目技术委托合同由承办部门填写《科研项目技术委托合同签署审批表》报科技处审批，合同金额超过人民币 10 万元的，还需在科技处审核后报分管科 技的校领导审批，合同文本上由项目负责人和科技处负责人签署，加盖“湖南中医药大学科研业务章”。产学研合同由承办部门填写《湖南中医药大学产学研合同签署审批表》报科 技处审核、分管科技的校领导审批，合同文本上由项目负责人和分管科技的校领导签署，加盖“湖南中医药大学科研合同专用章”，合同金额超过人民币 500 万元的还需校长...

湖南中医药大学文件

校行发〔2020〕29 号

关于印发《湖南中医药大学合同管理办法(修订稿)》

的通知

各部门、单位、学院、附属医院：

《湖南中医药大学合同管理办法(修订稿)》已经学校审定，现予以印发，请遵照执行。

湖南中医药大学 2020 年 10 月 21 日

湖南中医药大学合同管理办法

(修订稿)

第一章 总则

第一条 为规范湖南中医药大学（以下简称“大学”）的合同管理，明确管理者责任，提高管理效率，制定本办法。本办法所管理的合同是指学校与法人或自然人等民事主体之间设立、变更、终止民事经济关系的协议。

第二条 合同管理的决策机构是校（院）党委会、校长办公会，校长代表学校行使合同管理权。

第三条 大学设立合同监管机构(发展改革处)，对全校的合同统一监管，监管机构的组织结构由校（院）党委会决定。

第四条 合同目的应当符合大学的根本利益；合同行为应当合法；合同管理应追求交易公平，防范交易风险，保障交易安全。

第五条 合同由承办部门直接承办，由监管机构实施监管，承办者、监管者及其它合同管理人员共同承担合同管理责任。

第二章 合同管理者职责

第六条 合同承办部门是指基于其工作职责，负责合同签订、实施的直接管理机构，是合同管理的第一责任者。主要管理职责有：

（1）负责合同立项、资信调查、可行性论证。

（2）组织合同的谈判。

（3）起草合同文本。

（4）组织合同的签订。

（5）负责合同的履行、变更、解除。

（6）服从监管机构的监督和指导，依照规定报送审批、备案材料。

（7）及时向监管机构通报合同履行中的违约风险，负责处理合同纠纷，配合监管机构处理合同纠纷案件。

（8）建立合同台帐，实行履约跟踪、统计、报告制度。

（9）管理合同其它相关事项。

第七条 承办部门应当指定合同承办人，负责合同的具体实

施。

承办人无法继续履行工作职责的，应将尚未终止的合同承办

任务向接任者交割，并向监管机构提交变更报告。

第八条 合同监管机构的职责是依法对所有合同进行全面监管，协同承办部门，组织审查会签，共同控制合同风险。主要管理职责有：

（1）建立健全合同监管制度，监督、检查、考核各单位合同管理情况。

（2）组织合同管理知识培训，提高合同管理者的水平，负责合同承办人员资格审查。

（3）建立合同台帐，为重要合同建立合同管理日志，负责合同档案的管理。

（4）参与重大合同的论证、谈判，协助起草合同文本。

（5）对合同主体、内容、形式的合法性进行论证，负责合同的全面审核。

（6）管理合同专用章，签署合同文书。

（7）监管合同的履行。

（8）协助处理合同纠纷，负责处理合同纠纷案件。

（9）管理其他合同相关事项。

第九条 财务部门协助对合同的价款、支付方式、资金预算、财务手续、担保财产等进行审查，并配合合同管理系统建设，开放相关接口与权限，实现合同管理与财务管理的无缝对接。

第十条 审计部门协助对合同资金来源、资产流转程序及合同价款、结算方式的合法性进行审查，并对需要签订书面合同的基建、改造、维修等项目进行合同金额审计。

第十一条 监察部门负责对合同管理程序的正当性及管理人员的xx性进行监督检查，对违法、违纪问题进行调查处理。

第十二条 其它部门依据其工作职责，承担相应的合同管理责任。

第三章 合同的签订

第十三条 招标文件作为合同管理的重要组成部分，应按照

《湖南中医药大学招投标管理办法》相关程序审批。省政府采购等校外招标项目招标文件需提交校长办公会审定；招标项目标的超过 1000 万元的或涉及重大民生问题、师生切身利益的，项目

招标文件需提交校（院）党委会审定。

第十四条 与他人达成交易协议，金额超过或预计超过人民币 2 万元的必须签订书面合同。在学校招标限额内，同一类型的合同，同一或关联供应商，同一承办人在一个预算管理年度内以询价协商的方式只能签订一次，政府采购另有规定的除外。严禁将同一项目拆分规避合同监管和招投标监管的行为。

第十五条 职能部门、二级学院及其它非独立法人分支机构，签订书面合同时，统一以大学的名义签署，上述各二级单位没有单独对外签署合同的权利。

第十六条 达到政府采购的，合同金额 100 万到 300 万以内

的，由承办部门组织合同谈判。合同金额超过 300 万元、1000万元以内的，在签署合同文本之前必须组织合同谈判，合同谈判由承办部门负责组织，承办部门分管校领导主持，合同监管机构及其他相关职能部门参与，由承办部门制作谈判备忘录。合同超过 1000 万元的或涉及重大民生问题、师生切身利益的项目，合同谈判由合同监管机构负责组织，校长主持，承办部门分管校领导、合同监管机构分管校领导、承办部门及其他相关职能部门参与，由合同监管机构制作谈判备忘录。

第十七条 合同监管机构认为必要时，可以邀请法律顾问及相关部门对合同进行审查会签，受邀参与会签的部门应根据其合同管理职责，对合同进行尽职审查并签署审查意见。

第十八条 合同承办人应将合同草案、《合同签署审批表》、

谈判备忘录以及监管机构认为必须提交的其他说明材料，报送监管机构审核。

符合本条例规定，达到签约条件的合同，监管机构签署审核通过意见。

未按本条例规定履行相应程序、所附资料不全的合同，监管机构提出补正意见，承办部门整改后重新报送。

第十九条 监管机构审核通过后，合同金额 300 万元以内的，承办人需将合同草案及相关资料送本部门或业务的分管校领导审批，合同文本需由承办部门负责人签署；合同金额超过 300万元、1000 万元以内的，承办人需将合同草案及相关资料送本部门或业务的分管校领导审批，合同文本需由承办部门负责人及分管校领导签署；合同超过 1000 万元的或涉及重大民生问题、师生切身利益的项目，承办人需将合同草案及相关资料送本部门或业务的分管校领导审核、校长审批，合同文本需由承办部门负责人、分管校领导及校长签署。

第二十条 合同经校领导审批后，由监管机构加盖“合同专用章”，合同成立，基于合同特性需要加盖法人印签的除外。

第四章 合同的履行

第二十一条 承办部门主持合同的履行，合同承办人应积极行使合同权利、依法履行合同义务，促成双方合同目的的实现。

第二十二条 支付合同标的款，应由承办部门填报《合同款支付审批表》，由监管机构审核并经承办部门或分线的分管校领

导、校长审批后，交财务部门支付。

收取合同标的款、物，承办部门应及时向监管机构报送材料备案。

第二十三条 承办部门应掌控双方的履约质量，防范违约风险。违约事实发生后，应及时向监管机构提交书面通报，会同监管机构收集、固定证据，妥善处理合同纠纷。

第二十四条 监管机构对合同的履行进行全程监管，及时监控、处置违约风险。

第五章 合同的变更、中止、解除

第二十五条 承办部门或其它部门收到交易对象要求变更、中止、解除合同的法律文书、电报、电话、信函、电子数据等，应及时通报监管机构。承办部门应严格控制合同变更，确需变更的，原则上按照一次性变更原则，总变更经费一律不得超过原合同金额的 10%，同时由承办部门填写《合同变更审批单》，按照程序进行审批。总变更经费在 2 万元以内的，需由承办部门负责人、审计处负责人、发展改革处负责人、承办部门分管校领导审批。总变更经费超过 2 万元的，均需另行签订书面补充协议；超过 2 万元、10 万元以内的，需由承办部门负责人、审计处负责人、发展改革处负责人、承办部门分管校领导、校长审批；超过 10 万元、50 万元以内的，需提交校长办公会审批；超过 50 万元的，由校长办公会审议后提交党委会审定。基建项目变更超过 10%或者没有超过 10%但金额达到 100 万以上的要重新公开招标。

第二十六条 合同需要中止、重大变更或解除时，承办部门会同监管机构做出处置建议，报送签订合同的审批人审批。

第二十七条 合同发生变更、中止、解除时，应履行相应的法律手续，确保合同处置行为合法有效。

第二十七条 合同到期原则上不续签，确因工作需要需续签合同的由承办部门报校长办公会研究。续签合同原则上一年一签，续签次数原则上不得超过 2 次。

第六章 合同纠纷处理

第二十八条 交易对象的违约行为损害大学利益的，承办部门应协助监管机构积极实施权利救济，经校长批准后监管机构启动诉讼或仲裁程序。

第二十九条 交易对象追究大学合同责任时，承办部门应协助监管机构积极主动应对，进入司法程序的，由监管机构组织应诉。

第三十条 合同纠纷处理过程中，与对方达成和解协议的，和解协议的审核、审批程序与原合同签订时的程序相同。

第七章 独立法人单位的合同管理

第三十一条 大学所辖全资或控股公司、直属附属医院等独立法人单位应建立、健全合同管理制度，加强合同管理，服从合同监管机构的业务指导及监督（湘杏学院除外）。

第三十二条 校长办公会决定对所辖独立法人单位实行合同统一管理的，合同管理流程均按非独立法人分支机构执行，但

合同上加盖该单位的法人印签。

第八章 特殊合同的管理

第三十三条 下列合同的审批及档案管理由主管部门自行负责，按以下程序实施。

（1）劳动、人事合同。由用人单位向组织人事部以报告的方式提出，报分管组织人事的校领导审核，报学校主要负责人审批，签订固定格式的劳动合同，用人单位的负责人代表学校在合同文本上签署，并加盖用人单位公章，再报送组织人事部备案，加盖“湖南中医药大学人事处”公章。

（2）科研合同。科研项目技术委托合同由承办部门填写《科研项目技术委托合同签署审批表》报科技处审批，合同金额超过人民币 10 万元的，还需在科技处审核后报分管科技的校领导审批，合同文本上由项目负责人和科技处负责人签署，加盖“湖南中医药大学科研业务章”。产学研合同由承办部门填写《湖南中医药大学产学研合同签署审批表》报科技处审核、分管科技的校领导审批，合同文本上由项目负责人和分管科技的校领导签署，加盖“湖南中医药大学科研合同专用章”，合同金额超过人民币 500 万元的还需校长审批与签署。科技处根据产学研合同的性质及金额大小提请学校合同监管部门会签。科技成果转化合同参照产学研合同的管理程序执行。专利代理委托合同由承办人从 OA行政办公系统填报，经承办部门审核、科技处审核、分管科技的校领导审批，合同文本上由项目负责人签署，加盖“湖南中医药

大学”公章。

第三十四条 达到招标控制限额的合同或经校长办公会决定招标的合同，应当依法组织招标。与中标者签订的合同，内容应与招标文件及投标文件一致，对合同文本，由监管机构审核后报校领导批准。

第三十五条 大学参与投标的，投标文件及合同文本的管理参照本办法的相关规定执行。

第九章 奖惩

第三十六条 大学将合同管理纳入年度绩效考核体系，对合同管理中业绩突出，表现优秀的部门及个人进行表彰或奖励。

第三十七条 因合同管理人的过错，致使大学在合同运作中蒙受重大经济损失的，认定为合同管理事故。达到招标控制限额，采用分散签订合同等形式规避招标的，可以认定为承办部门的合同管理事故，因项目的特殊性经校长办公会或党委会批准的除外。

第三十八条 发生合同管理事故，由监管机构会同纪检监察部门主持成立调查小组，对事故进行调查并依法依纪处理。

第三十九条 独立法人单位违反本条例规定，合同监管不力，或不服从大学监管的，单位负责人应当承担相应的责任，构成合同管理事故的，依据本条例第三十七条处理。

第十章 附则

第四十条 x办法所称合同管理包括资信调查、谈判、条款

拟定、审查会签、审核、审批、履行、变更、终止、权利救济、备案、立卷归档等全过程的管理。

第四十一条 x办法所称合同管理人包括：合同承办机构负责人、承办人；监管机构负责人、审核人、监管人、档案管理人；合同会签部门审查人；审核、审批合同的校领导。

第四十二条 x办法所称“以内”均包含本数。

附件：1.《合同签署审批表》

2.《合同价款支付审批表》

3.《合同变更审批单》

附件 1

合同签署审批表

同编号： 填表日期： □ 标准同 □ 非标准同
同名称		同金额
缔约方式	□ 招标：□法定 □自主；□公开 □邀请；□委托 □自行 □ 竞争性谈判 □ 单一来源采购 □ 询价协商
同目的
承办部门		承办人：	联系电话：
			电子邮箱：
同相对方	单位名称
	联系人
	联系方式

承办部门负责人意见：

会签部门审查意见：

会签部门审查意见：

律师审查意见：

监管部门审核意见：

分管校领导审核意见：

同审批权人意见：

备注：表格大小可以根据内容自行调整，用 A4 纸双面打印。填报部门应对填报内容的真实性负责。是否进行会签和律师审查由监管部门决定。同编号为年号加部门名称简称加“字”加序号，譬如发展改革处2012 年的x0 xx， xxxx：（0000）发改处字第 003 号。

附件 2

合同价款支付审批表（第 次）

同编号：

同名称
承办部门		承办人：	联系电话：
			电子邮箱：
同总价款		同已付款
x次付款金额 及付款单位		同待付余款 （本次支付后）
收款单位	□甲方： □乙方：		同签署审批人
同约定付款日期
同履约情况（对方是否按同规定履行）：
承办部门负责人意见：

监管部门意见：

承办部门分管校领导审批意见：

分管财务工作校领导审批意见：

备注：表格大小可以根据内容自行调整，用 A4 纸双面打印。填报部门应对填报内容的真实性负责。

同编号：

合同价款支付审批表（第 次）

同名称
承办部门		承办人：	联系电话：
			电子邮箱：
同总价款		同已付款
本次付款金额 及付款单位		同待付余款 （本次支付后）
收款单位	□甲方： □乙方：		同签署 审批人
同约定付款日期
同履约情况（对方是否按同规定履行）：
承办部门负责人意见：
监管部门意见：

审计部门意见：

承办部门分管校领导审批意见：

分管财务工作校领导审批意见：

校长审批意见：

备注：表格大小可以根据内容自行调整，用A4 纸双面打印。填报部门应对填报内容的真实性负责。

附件 3

同编号：

合同变更审批单

同名称
承办部门		承办人：	联系电话：
			电子邮箱：
同原金额		拟申请变更金额
变更比例		其他变更内容
同相对方			同签署原审批人
原同缔约方式	□政府采购：控制价    ，中标价 □校内自主招投标：控制价    ，中标价 □询价协商：预算金额    ，原同金额
原同性质	□固定总价 □固定单价
变更原因：		承办人：
承办部门负责人意见：

审计部门意见：

监管部门意见：

承办部门分管校领导审批意见：

校长审批意见：

校长办公会/党委会意见：

备注：表格大小可以根据内容自行调整，用A4 纸双面打印。填报部门应对填报内容的真实性负责。

湖南中医药大学办公室 2020 年 11 月 5 日印发